Negócios virtuais: Como sua equipe se sai com sucesso sem um escritório

Jan Tissler
9 min.
Empresas virtuais

Alguns têm pregado há muitos anos que o trabalho remoto não é apenas uma solução provisória para casos excepcionais. Veja Matt Mullenweg, co-fundador de WordPress . Fazer sem escritórios ao todo pode ser uma oportunidade de trabalhar de forma produtiva e com sucesso. O que está por trás de palavras-chave como "empresas virtuais" ou "empresas distribuídas"? E o que você tem que ter em mente?

O ano 2020 introduziu novas siglas como "WFH", também conhecida como Work From Home. Muitas empresas foram subitamente confrontadas com um problema que tinha sido ignorado até então: Tinha de trabalhar sem escritórios. Aqueles que não estavam preparados para isso, sem surpresa, caíram em um profundo vale de produtividade.

Menos microgestão

Isto aconteceu simplesmente porque o básico nem sequer estava lá: As ferramentas necessárias estavam completamente em falta ou revelaram-se insuficientes. Mas não se trata apenas das ferramentas certas. A forma de trabalhar tem de mudar fundamentalmente para as empresas virtuais. A forma como as tarefas são planejadas e distribuídas aos funcionários funciona de forma diferente. A chamada liderança remota para agências e empresas precisa de mais liberdade, bem como mais confiança - e significativamente menos microgestão.

Algumas destas empresas (e os seus gestores) certamente anseiam pelo dia em que possam regressar ao "business as usual". Talvez o (ocasional!) escritório em casa permaneça então como um bónus para se gabar nos anúncios de emprego. Na prática, porém, essas organizações continuarão a ser fixadas e otimizadas para o escritório e para a presença física.

Trabalhar à distância não é uma alternativa reconhecida ou mesmo o modelo mais sustentável naquele momento, mas a exceção e é visto como uma cópia mal cozida do "trabalho real" no local. Ao mesmo tempo, finge-se que "trabalho real" e colaboração só é possível se todos estiverem na mesma sala ou pelo menos no mesmo edifício em horários fixos.

Nem sequer lhes ocorre que o trabalho remoto possa ter as suas próprias vantagens. Ou que o modelo é a melhor opção para algumas tarefas e profissões. Então, parece absurdo que as empresas possam se beneficiar de ser uma "empresa distribuída".

Exemplo Automático: Remoto por convicção

Tanto maior do que o espanto quando empresas de sucesso nunca foram organizadas de forma diferente. Por vezes isto surgiu por necessidade, porque inicialmente não havia orçamento para um escritório. Mas depois o modelo ficou porque tinha provado a si mesmo.

O melhor exemplo, entre muitos outros, é a empresa por trás WordPress .com e WooCommerceAutomático. O fundador Matt Mullenweg gosta de falar sobre como "especialistas" tentaram fazê-lo entender que este modelo nunca funcionaria com mais de uma ou duas dúzias de empregados. Hoje, a Automattic tem quase 1.300 funcionários - e ainda não tem escritórios permanentes.

WordPress  Equipe de Automação
A equipe Automattic - distribuída mundialmente

Na verdade, até não faz muito tempo, a empresa até tinha algo parecido com um espaço de coworking interno em São Francisco: você podia ir lá para fazer o seu trabalho e conhecer os seus colegas. Mas foi sendo cada vez menos usado. Então a Automattic salvou esses espaços.

Matt Mullenweg poderia se sentir justificado este ano no que vem pregando há tanto tempo: o futuro de muitas empresas é uma estrutura descentralizada, sem escritórios. "A ilusão de que os escritórios são sobre trabalho foi quebrada para sempre", escreveu ele em um post de blog. No final, os escritórios são mais sobre controle do que sobre a criação de um ambiente de trabalho útil e de apoio.

Os 5 níveis de empresas distribuídas

Ele montou um modelo para empresas distribuídas ou virtuais que é modelado nos palcos para veículos autônomos. É o seguinte:

Nível 0: Remoto não é uma opção

O trabalho remoto não é possível, porque você tem que estar presente pessoalmente para a tarefa. Pensa-se aqui em artesãos, vendedores ou até bombeiros. É claro que pode haver situações e desenvolvimentos futuros que mudam isso, pelo menos em parte. Pensa-se em robôs controlados à distância ou semi-autónomos que ajudam a combater incêndios. Mas a partir de hoje, isso não é possível.

Nível 1: Remoto é apenas para emergências

Muitas empresas se encontravam neste nível antes da pandemia do coronavírus. O trabalho remoto seria teoricamente possível, mas não há suporte para isso. Em caso de emergência, os funcionários podem trabalhar fora do escritório por um dia ou dois. Mas, na maioria das vezes, é quando a maior parte do trabalho vai cair por terra. Isto também se deve ao fato de que mesmo ferramentas básicas como a própria conta de e-mail ou calendário só são acessíveis com dificuldade assim que não se está mais na rede interna do escritório.

Etapa 2: Remota é possível, mas apenas em casos excepcionais

Muitas empresas tiveram de se elevar a este nível devido à pandemia: foram forçadas a aceitar que muitos ou todos os seus empregados irão trabalhar remotamente durante um período de tempo prolongado. Para tal, foram criadas as bases técnicas adequadas e introduzidas novas ferramentas como o Zoom ou as Equipas Microsoft.

Os processos e modelos de pensamento, no entanto, ainda não mudaram. Ao invés disso, eles estão tentando transferir as formas anteriores de trabalhar para o mundo digital. Isto funciona tão bem como a versão "e-paper" de um jornal diário em um smartphone: funciona com esforço, mas não muito bem.

No caso de trabalho remoto a este nível, isto significa que tudo continua a acontecer de forma síncrona e que você está constantemente interrompido. Os supervisores estão preocupados com a produtividade das suas equipas, mas não alteram as condições de limite por este motivo. Em vez disso, o software deve garantir que os funcionários estão realmente apenas trabalhando em seus projetos, ou você tem que provar que você está realmente "presente" através de uma webcam que é constantemente ligada.

Etapa 3: Remoto como uma oportunidade

A partir daqui, trabalhar fora de um escritório não é mais visto como uma solução provisória com muitas desvantagens, mas (também) como uma oportunidade. Você cria um melhor ambiente de trabalho em casa ou em um espaço de coworking e a empresa reconhece o quão valioso pode ser o trabalho assíncrono. A comunicação tem lugar mais por escrito. A componente pessoal também desempenha um papel importante (sem restrições pandémicas): as equipas reúnem-se durante uma ou duas semanas por ano.

Etapa 4: Remoto é o novo normal

Uma vez aqui, os processos tornam-se consistentemente assíncronos. O desempenho no trabalho é avaliado com base nos resultados e não se e por quanto tempo os funcionários estão presentes em um único local. A confiança desenvolve-se e torna-se a base da cooperação. Não só os "alto-falantes" extrovertidos são ouvidos com sua opinião, mas todos, porque há muitas maneiras de participar das discussões.

As empresas podem atrair funcionários talentosos que por acaso não moram perto dos escritórios ou que estão dispostos a se mudar. Os escritórios domésticos dos funcionários tendem a estar mais bem equipados e muito mais focados nas necessidades individuais do que o escritório médio. As reuniões em tempo real estão bem preparadas. A diversidade também é reforçada porque cada pessoa pode fazer o seu trabalho de uma forma que lhe convém.

Nível 5: Nirvana remota

Matt Mullenweg vê isto como o "palco nirvana" que pode não ser alcançável. É mais como um incentivo. A este nível, as empresas distribuídas são sempre melhores, mais bem sucedidas e mais produtivas do que os seus concorrentes com escritórios. A satisfação dos funcionários está no máximo.

Dropbox torna-se "Virtual First" (Primeiro Virtual)

Em geral, empresas como Automattic, Buffer ou Doist têm isso mais fácil porque confiaram em equipes distribuídas desde o início. Eles tinham que garantir que o seu modelo ainda funcionasse com uma equipa em crescimento. Mas as formas básicas de pensar e agir já estavam em vigor.

É mais difícil para as empresas que têm de se adaptar - como aconteceu na sequência da pandemia do coronavírus. Por um lado, eles muitas vezes descobriram que o trabalho remoto não era tão mau como sempre pensaram. Por outro lado, esta experiência forçada também agradou a muitos funcionários.

A Dropbox, por exemplo, revelou numa declaração oficial que 90% dos seus 2.800 funcionários se sentiam produtivos em casa e não queriam regressar a uma semana de trabalho rigorosa de cinco dias no escritório. Para ter certeza, eles também viram inconvenientes em trabalhar remotamente. "Videoconferência ininterrupta, notificações constantes e isolamento social" são aí citados como exemplos.

Blog Dropbox
A Dropbox é também pioneira no blog sobre o tema "Cultura do Trabalho".

No entanto, Matt Mullenweg apontaria que o Dropbox teria apenas que ousar passar para o próximo nível. Estes "contras" são sinais de que a mentalidade do escritório foi transferida sem alterações para o mundo remoto.

Parece que o Dropbox quer trabalhar exactamente nisso. Haverá escritórios chamados "Dropbox Studios" em todo o mundo. Isto inclui locais anteriores como São Francisco, Seattle, Austin ou Dublin. Mas também há que haver "espaços a pedido para reuniões de equipa" noutros locais. O anúncio diz:

Como resultado, espera-se que a Dropbox tenha uma maior distribuição geográfica ao longo do tempo e que as equipas tenham mais liberdade para escolher onde vivem, trabalham e encontram novos colaboradores.

A empresa pretende ajustar dinamicamente a localização destes "estúdios" de acordo com a procura.

Mas, como o modelo por níveis acima explica, as mudanças organizacionais também fazem parte do novo mundo do trabalho, independente da localização. O Dropbox fala aqui de "dias de trabalho não lineares". No futuro, a empresa só designará "tempos centrais de colaboração" onde os fusos horários se sobrepõem. Encoraja os seus funcionários a desenharem os seus próprios horários, para além disso. "Dropbox quer priorizar o impacto e os resultados desta forma em vez de horas trabalhadas." Parece quase que alguém lá ficou esperto com Matt Mullenweg ....

Dropbox é também apenas o mais recente exemplo da indústria tecnológica. Twitter e Square já haviam anunciado que permitiriam escritórios temporários em casa por tempo indeterminado, como alternativa. E Mark Zuckerberg do Facebook previu que 50% de seus funcionários trabalharão remotamente dentro da próxima década.

8 dicas para empresas virtuais

Mas como você encontra o seu caminho no novo mundo do trabalho distribuído? A empresa por trás do aplicativo Todoist reuniu oito dicas úteis em um post de blog para fazer o trabalho remoto funcionar melhor:

1. encontre as suas próprias soluções

Só porque outra empresa tem sucesso com uma certa ferramenta ou forma de trabalhar não significa que seja um bom ajuste para si e para o seu negócio. Sempre olhe para qual é o problema fundamental e depois procure uma solução que se ajuste a ele. Exemplo no correio: A empresa testou Slack como um canal de comunicação porque muitos o utilizavam. No entanto, Doist descobriu que não era um bom ajuste para a sua equipa global.

2. Ajustar para o controle remoto primeiro

Em organizações que dependem de um modelo híbrido, os trabalhadores remotos caem rapidamente através das fendas. Elas são esquecidas tanto nas comunicações como nas promoções. Em vez de apenas permitir o trabalho remoto, ele deve ser ativamente incentivado. Deve tornar-se o novo normal.

3. Utilizar a comunicação assíncrona.

O seu exemplo gira principalmente em torno de equipas internacionais. Mas mesmo as pessoas que não vivem em todo o mundo têm os seus próprios "fusos horários" pessoais. Uma pessoa começa no início do dia, outra prefere trabalhar à noite. Alguns precisam de várias horas de concentração ininterrupta, outros trabalham em rajadas curtas.

4. Utilizar a comunicação síncrona de forma muito selectiva.

Ninguém afirma que cada pergunta, cada problema, cada desafio pode ser resolvido via chat. Mas em vez de considerar como padrão a comunicação síncrona como reuniões, elas devem ser uma ferramenta bem planejada e preparada para momentos especiais. Isto aplica-se, por exemplo, a perguntas complexas, situações de emergência ou mesmo para que os membros da equipa se possam conhecer melhor uns aos outros.

5. documentar processos de trabalho e regras

Quanto melhor você registrar como algo deve ser feito, menos perguntas haverá. Uma boa documentação também garante menos mal-entendidos e conflitos na agência ou empresa.

6. Cuidado com as novas contratações

Nem todas as pessoas se adaptam bem a um ambiente de trabalho remoto. Você tem que ser capaz de lidar com o planejamento do seu próprio trabalho e ter mais responsabilidade. As habilidades de comunicação também precisam ser fortes (especialmente escritas). Matt Mullenweg, por exemplo, declarou que eles não entrevistam na Automattic, eles têm chats de aplicação.

7. A confiança é a base de tudo.

Este é um ponto particularmente difícil para muitos líderes. Produtividade não é quando alguém parece ocupado (sentado numa secretária no escritório, por exemplo), mas quando os resultados são alcançados. Tem de haver confiança de que os funcionários estão a trabalhar nas suas tarefas o melhor que podem.

8. Não ignore os lados negativos do trabalho remoto.

Pois é igualmente claro que tais experiências falharam no passado. Pense em exemplos proeminentes como Yahoo e IBM. Portanto, não deve de forma alguma assumir que este assunto não é nada inteligente. Ao invés disso, você precisa olhar o que deu errado em tais casos e como você pode contrariar isso. Também é importante que todos os envolvidos sejam claros sobre os prós e os contras para eles pessoalmente.

A minha conclusão para agências e empresas

O que muitos ainda não entendem: Mais liberdade criativa não reduz a produtividade, mas sim aumenta-a. Como vários estudos têm demonstrado, "mais dinheiro" como recompensa só funciona para tarefas muito simples. Assim que as pessoas têm de contribuir mesmo com um pouco de esforço intelectual e criativo, este engodo transforma-se no oposto: Quanto maior for a recompensa, pior será o resultado. Veja esta versão animada de uma palestra de Dan Pink:

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De um modo geral: As pessoas querem fazer um bom trabalho, querem desenvolver-se e querem viver vidas autodeterminadas. Se o trabalho remoto for implementado correctamente, pode dar um impulso positivo à produtividade, satisfação e saúde dos colaboradores. E, como mencionado acima, tais modelos de trabalho flexíveis abrem empresas a candidatos que não teriam sido considerados no passado.

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Foto contribuída: Olia Danilevich

O Jan é jornalista online e especialista em publicações digitais, com mais de 20 anos de experiência profissional. As empresas contratam-no como autor, consultor ou editor-chefe. É também o fundador e um dos editores da revista UPLOAD. Imagem do fotógrafo: Patrick Lux.

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