Empresas virtuais: Como sua equipe pode passar com sucesso sem um escritório

Jan Tissler
9 min.
Empresas virtuais

Alguns têm vindo a pregar há muitos anos que Trabalho remoto não é apenas uma solução provisória para casos excepcionais. Por exemplo, Matt Mullenweg, o co-fundador de WordPress . Fazer sem escritórios ao todo pode ser uma oportunidade de trabalhar de forma produtiva e com sucesso. O que está por trás de palavras-chave como "empresas virtuais" ou "empresas distribuídas"? E o que você precisa ter em mente?

O ano 2020 introduziu novas abreviaturas como "WFH", também conhecida como Work From Home. Muitas empresas foram repentinamente confrontadas com um tópico que até então tinha sido ignorado: Tinha de trabalhar sem escritórios. Aqueles que não estavam preparados para isso, caíram, sem surpresa, em um profundo canal de produtividade.

Menos microgestão

Isto aconteceu simplesmente porque nem mesmo o básico estava disponível: As ferramentas necessárias estavam completamente desaparecidos ou se revelaram insuficientes. Mas não se trata apenas das ferramentas certas. A forma como as empresas virtuais funcionam deve mudar fundamentalmente. A forma como as tarefas são planejadas e distribuídas aos funcionários funciona de forma diferente. Os chamados Liderança remota para agências e empresas precisa de mais liberdade e mais confiança - e significativamente menos microgestão.

Algumas destas empresas (e os seus gestores) certamente anseiam pelo dia em que possam voltar ao "business as usual". Talvez o (ocasional!) escritório em casa permaneça então como um bónus para se vangloriar em anúncios de emprego. Na prática, porém, estas organizações continuarão focadas e otimizadas no escritório e na presença física.

Trabalhar à distância nesse momento não é uma alternativa reconhecida ou mesmo o modelo mais sustentável, mas a exceção e é visto como uma cópia meio cheia de "trabalho real" no local. Ao mesmo tempo, finge-se que "trabalho real" e cooperação só é possível se todas as pessoas estiverem na mesma sala ou pelo menos no mesmo edifício em horários fixos.

Nem sequer lhe ocorre que o trabalho remoto seus próprios méritos poderia ter. Ou que o modelo é a melhor opção para algumas tarefas e grupos ocupacionais. Então, parece absurdo que as empresas possam se beneficiar de ser uma "Empresa Distribuída".

Exemplo Automático: Remoto por convicção

Ainda mais espantoso quando as empresas de sucesso nunca foram organizadas de forma diferente. Às vezes isto era uma necessidade, porque não havia orçamento para um escritório no início. Mas depois ficou com o modelo porque tinha provado a si mesmo.

O melhor exemplo, entre muitos outros, é a empresa por trás WordPress .com e WooCommerceAutomático. O fundador Matt Mullenweg gosta de falar sobre como "especialistas" queriam fazê-lo entender que este modelo nunca funcionaria com mais de uma dúzia ou dois empregados. Hoje, a Automattic tem quase 1.300 funcionários - e ainda não tem escritórios permanentes.

WordPress  Equipe de Automação
A equipe Automattic - distribuída mundialmente

Na verdade, até não faz muito tempo, a empresa até tinha algo parecido com um espaço de coworking interno em São Francisco: você podia ir lá para fazer o seu trabalho e conhecer os seus colegas. Mas foi sendo cada vez menos usado. Então Automática salva estes quartos a.

Este ano, Matt Mullenweg pôde se sentir confirmado no que vem pregando há tanto tempo: O futuro de muitas empresas é uma estrutura descentralizada, sem escritórios. "A ilusão de que os escritórios são sobre trabalho é destruída para sempre", ele escreveu em um post de blog. No final, trata-se mais de controle do que de criar um ambiente de trabalho útil e de apoio.

Os 5 níveis de empresas distribuídas

Estabeleceu um modelo para empresas distribuídas ou virtuais com base nas etapas para veículos autônomos. A leitura é a seguinte:

Nível 0: Remoto não é uma opção

O trabalho remoto não é possível, porque você tem que estar presente para a tarefa. Pensa-se aqui em artesãos, vendedores ou até bombeiros. É claro que pode haver situações e desenvolvimentos futuros que mudam isso, pelo menos em parte. Pense em robôs controlados à distância ou semi-autônomos que ajudam a combater os incêndios. Mas, na situação actual, isto não é possível.

Nível 1: Remoto é apenas para emergências

Muitas empresas se encontravam neste nível antes da pandemia do coronavírus. O trabalho remoto seria teoricamente possível, mas não há suporte para isso. Em caso de emergência, os funcionários podem até mesmo trabalhar fora do escritório por um ou dois dias. Mas na maioria das vezes, a maior parte do trabalho vai então parar. Isto é em parte porque mesmo ferramentas básicas como a sua própria conta de e-mail ou calendário são difíceis de acessar uma vez que você não está mais na rede interna do escritório.

Nível 2: Remoto é possível, mas apenas excepcionalmente

Muitas empresas tiveram de subir a este nível devido à pandemia: foram forçadas a aceitar que muitos ou todos os empregados trabalhariam remotamente durante muito tempo. Para isso, foram lançadas as bases técnicas e introduzidas novas ferramentas como o Zoom e as Equipas Microsoft.

Mas os processos e modelos de pensamento ainda não mudaram. Ao invés disso, está sendo feita uma tentativa de transferir os métodos de trabalho anteriores para o mundo digital. Isso funciona tão bem quanto a versão "e-paper" de um jornal diário em um smartphone: funciona com esforço, mas não muito bem.

No caso de trabalho remoto a este nível, isto significa que tudo continua a acontecer de forma síncrona e que você está constantemente interrompido. Os supervisores estão preocupados com a produtividade das suas equipas, mas isso não significa que alterem as condições de limite. Em vez disso, o software deve garantir que os funcionários estão realmente apenas trabalhando em seus projetos, ou você tem que provar que você está realmente "presente" através de uma webcam que está constantemente ligada.

Nível 3: Remoto como uma oportunidade

A partir daqui, trabalhar fora de um escritório não é mais visto como uma solução de emergência com muitas desvantagens, mas (também) como uma oportunidade. Cria-se um melhor ambiente de trabalho em casa ou em um espaço de coworking e a empresa percebe o quão valioso pode ser o trabalho assíncrono. A comunicação tem lugar mais por escrito. A componente pessoal também desempenha um papel importante (sem ser restringida por uma pandemia): as equipas reúnem-se durante uma ou duas semanas por ano.

Nível 4: Remoto é o novo normal

Uma vez aqui, os processos são consistentemente assíncronos. O desempenho no trabalho é avaliado com base nos resultados e não se e por quanto tempo os funcionários estão presentes em um local. A confiança desenvolve-se e torna-se a base para a cooperação. Não só os "oradores" extrovertidos são ouvidos com suas opiniões, mas todos, porque há muitas maneiras de participar das discussões.

As empresas podem atrair talentos Empregados vencedoresque por acaso não vivem perto dos escritórios ou que estão dispostos a mudar-se. Os escritórios em casa dos funcionários são normalmente mais bem equipados e muito mais adaptados às necessidades individuais do que um escritório médio. As reuniões em tempo real estão bem preparadas. A diversidade também se fortalece porque cada pessoa pode fazer o seu trabalho como lhe convém.

Nível 5: Nirvana Remoto

Matt Mullenweg vê isto como o "palco nirvana" que pode não ser alcançável. Pretende-se que seja um incentivo. A este nível, as empresas distribuídas são sempre melhores, mais bem sucedidas e mais produtivas do que os seus concorrentes com escritórios. A satisfação dos funcionários é máxima.

Dropbox torna-se "Virtual First" (Primeiro Virtual)

Em geral, empresas como Automattic, Buffer ou Doist têm um tempo mais fácil porque confiaram em equipes distribuídas desde o início. Eles tinham que garantir que seu modelo ainda funcionaria com uma equipe em crescimento. Mas as formas básicas de pensar e agir já estavam lá.

Será mais difícil para as empresas que têm de se converter - como é o caso da Pandemia de Coronavírus aconteceu. Por um lado, eles frequentemente descobriram que o Trabalho Remoto não é tão mau como sempre pensaram. Por outro lado, alguns empregados também gostaram muito desta experiência forçada.

Por exemplo, o Dropbox numa comunicação formal em que 90% dos 2.800 funcionários se sentiam produtivos em casa e não queriam voltar a uma estrita semana de cinco dias no escritório. É verdade que eles também viram desvantagens em trabalhar à distância. "Videoconferências ininterruptas, alertas constantes e isolamento social" são citados como exemplos.

Blog Dropbox
A Dropbox também é pioneira no tema "Cultura de Trabalho" no blog

No entanto, Matt Mullenweg destacaria que o Dropbox teria apenas que ousar ir para o próximo nível. Estas "desvantagens" são sinais de que a forma de pensar do escritório foi transferida sem alterações para o mundo remoto.

Ao que parece, o Dropbox quer trabalhar nisso exactamente. Portanto, haverá escritórios chamados "Dropbox Studios" em todo o mundo. Isto inclui locais já existentes, como São Francisco, Seattle, Austin ou Dublin. Mas também haverá "salas de convocação para reuniões de equipe" em outros lugares. A comunicação afirma

Como resultado, espera-se que a Dropbox fique mais dispersa geograficamente ao longo do tempo, dando às equipas mais liberdade para escolherem onde vivem, trabalham e encontram novos funcionários.

Onde esses "estúdios" estão disponíveis, a empresa quer se adaptar dinamicamente de acordo com a demanda.

Mas como o modelo passo a passo acima explica, as mudanças organizacionais também fazem parte do novo mundo do trabalho, independente do local de trabalho. O Dropbox fala aqui de "dias de trabalho não lineares". No futuro, a empresa só determinará as "horas centrais de cooperação" onde os fusos horários se sobrepõem. Ela encoraja seus funcionários a criar seus próprios horários longe disso. "O Dropbox quer dar prioridade ao impacto e aos resultados em relação às horas trabalhadas." Parece quase que alguém foi ver o Matt Mullenweg...

Dropbox é também apenas o mais recente exemplo da indústria tecnológica. Twitter e Square já haviam anunciado que permitiriam que escritórios temporários em casa fossem usados como uma alternativa ilimitada. E Mark Zuckerberg, do Facebook, previu que 50% de seus funcionários estarão trabalhando remotamente nos próximos dez anos.

8 dicas para empresas virtuais

Mas como você encontra o seu caminho no novo mundo do trabalho distribuído? A empresa por trás da Todo-App Todoist publicou em um post de blog oito dicas úteis compiladaspara fazer o trabalho remoto funcionar melhor:

1. encontre as suas próprias soluções

Só porque outra empresa é bem sucedida com uma determinada ferramenta ou forma de trabalho não significa necessariamente que ela se adapte a si e à sua empresa. Sempre olhe qual é o problema básico e depois procure uma solução que se encaixe. Exemplo no correio: A empresa testou Slack como um canal de comunicação porque muitos o utilizam. No entanto, Doist descobriu que não era bem adequado para a sua equipa global.

2. Ajustar para Remote First

Em organizações que dependem de um modelo híbrido, os trabalhadores remotos caem rapidamente através das fendas. Elas são esquecidas tanto na comunicação como nas promoções. Em vez de apenas permitir o trabalho à distância, eles devem ser ativamente promovidos. Deve tornar-se o novo normal.

3. Utilizar a comunicação assíncrona.

O exemplo deles é principalmente sobre equipas internacionais. Mas mesmo as pessoas que não estão espalhadas pelo mundo têm os seus próprios "fusos horários" pessoais. Algumas pessoas começam no início do dia, outras preferem trabalhar à noite. Alguns precisam de várias horas de concentração ininterrupta, outros trabalham em turnos curtos.

4. utilizar a comunicação síncrona muito especificamente

Ninguém afirma que cada pergunta, cada problema, cada desafio pode ser resolvido via chat. Mas em vez de considerar como padrão a comunicação síncrona como reuniões, elas devem ser uma ferramenta bem planejada e preparada para momentos especiais. Isto aplica-se, por exemplo, a perguntas complexas, situações de emergência ou para ajudar os membros da equipa a conhecerem-se melhor uns aos outros.

5. fluxos de trabalho e regras de documentação

Quanto melhor você registrar como algo deve ser feito de uma maneira que seja compreensível para todos, menos consultas haverá. Uma boa documentação também garante menos mal-entendidos e conflitos na agência ou empresa.

6. tenha cuidado ao contratar novos funcionários

Nem todos estão bem adaptados a um ambiente de trabalho remoto. Você tem que ser capaz de lidar com o planejamento do seu próprio trabalho e assumir mais responsabilidade. As habilidades de comunicação também devem ser fortes (especialmente escritas). Matt Mullenweg, por exemplo, explicou que na Automattic eles não conduzem entrevistas de emprego, mas bate-papos de candidatura a empregos.

7. A confiança é a base de tudo.

Este é um ponto particularmente difícil para muitos líderes. Produtividade não é quando alguém parece ocupado (sentado numa secretária no escritório, por exemplo), mas quando os resultados são alcançados. Deve haver confiança de que os empregados estão a fazer o seu trabalho o melhor que podem.

8. Não ignorar os lados negativos do trabalho remoto.

Pois é igualmente claro que tais experiências falharam no passado. Pense em exemplos proeminentes como Yahoo e IBM. Portanto, você não deve de forma alguma assumir que este tópico é uma conclusão inevitável. Ao invés disso, você deve olhar para o que deu errado em tais casos e como você pode contrariar isso. É também importante que todas as partes envolvidas sejam informadas sobre as vantagens e desvantagens para elas estão pessoalmente cientes.

A minha conclusão para agências e empresas

O que muitos ainda não entendem: Mais liberdade de desenho não reduz a produtividade, mas sim aumenta-a. Como vários estudos têm demonstrado, "mais dinheiro" como recompensa só funciona para tarefas muito simples. Assim que as pessoas têm de fazer um pequeno esforço intelectual e criativo, esta isca transforma-se no seu oposto: Quanto maior for a recompensa, pior será o resultado. Veja esta versão animada de uma palestra de Dan Pink:

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De um modo geral: As pessoas querem fazer um bom trabalho, querem desenvolver-se e querem viver vidas autodeterminadas. Se o trabalho remoto for implementado correctamente, pode dar um impulso positivo à produtividade, satisfação e saúde dos colaboradores. E, como mencionado acima, tais modelos de trabalho flexíveis abrem empresas a candidatos que não teriam sido considerados mais cedo.

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Foto: Olia Danilevich

O Jan é jornalista online e especialista em publicações digitais, com mais de 20 anos de experiência profissional. As empresas contratam-no como autor, consultor ou editor-chefe. É também o fundador e um dos editores da revista UPLOAD. Imagem do fotógrafo: Patrick Lux.

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