11 Métodos para quebrar o gelo em reuniões e workshops online dinâmicos

6 min.
Ice Breaker Methods for better online sessions

Reuniões online, conferências virtuais e workshops digitais tornaram-se indispensáveis. Em comparação com eventos offline, é muitas vezes mais difícil para os/as participantes "fazerem o aquecimento" e participarem em discussões num ambiente virtual. Oliver Wüntsch, Agile Coach, tem na sua mala onze métodos para "quebrar o gelo" que facilitam o início de eventos digitais e promovem a interação. Diverte-te a experimentá-los!

Especialmente em reuniões digitais via Zoom e similares, existe o perigo de que os/as participantes se desliguem mentalmente. Um bom workshop online, por outro lado, centra-se na interação e partilha. Por conseguinte, é importante falar claramente e em frases curtas e manter o conteúdo tão variado quanto possível. Nada é pior para a atenção do que uma voz monótona a ler os slides da apresentação. Os exemplos práticos e as perguntas aos/às participantes ajudam a descontrair. Planear "quebra-gelos" onde todos/as os/as participantes podem tornar-se ativos e contribuir com a sua perspetiva. Vais ver: O entusiasmo é contagioso - tal como o humor e a diversão.

Uma vez que os seminários online carecem de interação social direta, deve planear com antecedência toda a reunião. Estás cansado/a dos/as participantes dos teus workshops que dificilmente participam e se escondem atrás de câmaras desligadas? A fim de aumentares a participação e envolvimento de todos/as os/as participantes e de manteres a atenção elevada, apresento abaixo onze métodos para quebrar o gelo:

  • Sessões de partilha em pequenos grupos
  • Waterfall chat para ideias, perguntas e comentários
  • Renomear para mais informações
  • Três hashtags para rondas rápidas de introduções
  • Round Robin para mais fluxo nas rondas de feedback
  • Closed Eyes para imagens reais do estado de espírito
  • Speed Dating para um acréscimo de adrenalina
  • Teleginástica para uma melhor circulação sanguínea
  • Desenhos rápidos para mais diversão
  • O dispositivo mais louco como exercício de relaxamento
  • Exercícios respiratórios curtos para acalmar

1. Sessões em pequenos grupos

O foco de um bom workshop online está na interatividade dos/as participantes e no facto de os/as envolver ativamente desde o início. Como moderador/a da reunião, atuas como líder, mas dás sempre espaço aos/às participantes para interagirem entre eles/as.

As chamadas breakout rooms são uma verdadeira mudança de jogo para workshops interativos em particular. Estas consistem em pequenos grupos de trabalho autónomos que podem ser criados dinamicamente pelo/a moderador/a. Nas salas de grupo, os/as participantes têm a oportunidade de intercâmbio centrado em tópicos específicos. A grande vantagem das sessões de breakout é que o trabalho virtual em pequenos grupos ajuda a criar um ambiente mais descontraído na reunião online e a estimular a participação dos/as participantes. 

Que participantes são atribuídos/as a que sala de grupo depende da predifinição na respetiva ferramenta. Ou se deixa a decisão ao acaso ou ao critérios dos/as visitantes do evento. Depois de ter decorrido o tempo predefinido para o trabalho de grupo, todos os elementos regressam automaticamente ao plenário.

2. Waterfall chat

Muitas vezes o próprio início de uma reunião determina a vontade dos/as participantes de ouvir atentamente e de participar. As pessoas mostram mais empenho quando se sentem ligadas a uma causa. Por conseguinte, é importante pegar em todos/as desde o início e criar um sentido de comunidade.

O chamado waterfall chat ajuda a chamar a atenção do teu público virtual logo no início. Com este método, todos/as os/as participantes são convidados a responder a uma pergunta através do envio de mensagens curtas no chat. Cada participante só envia a sua resposta quando o/a moderador/a a pede. Para rondas introdutórias, por exemplo, é adequada a questão sobre a experiência anterior com o respetivo tema. 

Dependendo da composição do grupo, no entanto, uma introdução "espirituosa" também pode ser útil. Possíveis questões são, por exemplo: Qual é o primeiro objeto que vês quando olhas para o teu PC? Quão desperto (numa escala de 1 a 10) estás neste momento?

Um waterfall chat não só "agita" os/as participantes, como também não põe quaisquer obstáculos. Os pensamentos de todos/as estão focados num tópico específico, e cada pessoa no chat pode expressar uma ideia. Como moderador/a, podes ler as respostas em voz alta e responder a algumas delas, se necessário. Isto ativa e liga o grupo logo desde o início.

11 Métodos para quebrar o gelo em reuniões e workshops online dinâmicos
Possíveis perguntas para o waterfall chat

3. Renomear

Este método é utilizado para as pessoas se conhecerem melhor umas à outras no grupo ou para elaborar certos grupos. Funciona de forma muito simples: pede aos/às participantes que alterem os seus nomes nas configurações da ferramenta. Por exemplo, o primeiro e último nomes podem ser alterados para alcunhas. Ou pedes a todas as pessoas que incluam não só o seu nome, mas também a cidade em que se encontram. Ao olhar para os novos nomes posteriormente, podem ser feitas comparações e identificadas semelhanças. Este pequeno quebra-gelo não só é divertido, como também promove um sentido de comunidade.

4. Três hashtags (3#s)

Este método é serve para que os/as participantes se aprensentem entre si e para se conhecerem, e funciona também para grandes grupos. Cada participante pode utilizar três hashtags (ou palavras-chave) para se apresentar às outras pessoas. Os hashtags servem para uma pessoa se descrever a si própria e podem ser, por exemplo, características ou passatempos. Especialmente com novos grupos, este quebra-gelo ajuda a tornar os/as participantes mais tangíveis. Claro, o método também pode ser aplicado a outros tópicos. 

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5. Round Robin 

Round Robin traz mais dinâmica ao brainstorming assim como às rondas de boas-vindas e de feedback. É uma variante especial do brainstorming. Começa com uma pergunta ou problema que é respondido por um/a participante. Imediatamente a seguir, esta pessoa nomeia o/ próximo orador/a, que acompanha o conteúdo anterior. Isto cria um fluxo no qual todos os membros da equipa têm uma palavra a dizer. O objetivo é envolver todos, gerar e melhorar ideias e trazer uma dinâmica positiva para a conversa.

6. Closed Eyes

Pede aos/às participantes para fecharem os olhos e responderem a uma pergunta apenas com "sim" ou "não". Para um "sim", os/as participantes levantam a mão com o polegar virado para a câmara. Um polegar a apontar para baixo significa "não". Com este método é possível obter rapidamente um feedback autêntico. Isto também é adequado para uma verificação rápida do estado de espírito: "Sei quais são os próximos passos? É também uma boa maneira de perguntares sobre as necessidades atuais: "Preciso mesmo de uma pausa."

7. Speed Dating

Neste método, duas pessoas juntam-se durante um curto período de tempo (por exemplo, três minutos) numa sessão de breakout. Posteriormente, muda-se a atribuição das salas para que todos tenham a oportunidade de conhecer outros/as participantes "em privado". O foco está na comunicação, o tema desempenha um papel secundário. Para tornar as conversas tão divertidas quanto possível, é uma boa ideia fazerem-se perguntas criativas: Hoje fiquei particularmente feliz com...? Preferes ser extremamente inteligente ou extremamente bom a lidar com as pessoas? Se um robô pudesse fazer uma única atividade por ti, qual seria?

8. Teleginástica 

Exercícios divertidos de ginástica mantêm a atenção elevada e libertam a tensão física após horas de sessão. Online, por exemplo no YouTube, há muitos exercícios que podem ser feitos em qualquer altura, tanto no escritório como em casa. Os movimento partilhados também promovem o sentido de comunidade. Por exemplo, pede aos/às participantes para caminharem à volta da cadeira, ativa o grupo para fazer yoga simples ou exercícios de alongamento para o pescoço e garganta, ou faz com que os/as participantes mostrem o seu estado de espírito atual através de gestos.

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Estes exercícios são fáceis de fazer em casa

9. Desenhos rápidos

Pequenas tarefas de desenho podem ser utilizadas para verificar o estado de espírito e motivação dos/as participantes. Além disso, oferecem a possibilidade de solicitar aos/às participantes tarefas relacionadas com o tema do workshop. Os resultados podem então ser partilhados, mostrando-se os desenhos na webcam. Aqui deves dizer aos/às participantes para arranjarem caneta e papel ou eles/as podem desenhar no seu dispositivo digital e partilhá-lo mais tarde através da partilha de ecrã.

10. O dispositivo mais louco

Neste método, os/as participantes têm um minuto para trazer para a frente da câmara o dispositivo mais invulgar que têm em suas casas. Se necessário, podes prolongar o exercício pedindo aos/às participantes que apresentem o seu dispositivo a outra pessoa em sessões de breakout sem que o dispositivo seja mostrado previamente. Baseando-se nas instruções, a outra pessoa deve adivinhar de que dispositivo se trata.

11. Exercícios respiratórios curtos

As pausas regulares curtas e ativas aumentam o desempenho e ajudam à concentração. Pequenos exercícios de meditação ou respiração são um verdadeiro "energizador". Estes permitem aos/às participantes relaxarem e desligarem-se por um curto período de tempo. Aqui podes encontrar alguns exemplos de exercícios respiratórios.

Conclusão: Workshops online bem sucedidos através de elementos interativos

Tal como a colaboração na sala de reuniões, a colaboração digital a partir das cadeiras de escritório em casa tem as suas vantagens e desvantagens. Os quebra-gelos aqui descritos ajudar-te-ão a tornar o teu próximo workshop online interativo e a criar espaço para um ambiente de trabalho produtivo. É importante deixares que todos os/as participantes tenham uma palavra a dizer no início do workshop. Sessões de breakout, discussões em pequenos grupos e exercícios de ativação ajudar-te-ão a ligar os elementos do grupo e a mantê-los envolvidos.

As tuas perguntas sobre o tema "quebrar o gelo"

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Oliver Wüntsch é um especialista em Agile Change Management. Desde 2008, como Business Coach e consultor de processos, ele tem apoiado com sucesso agências digitais e de publicidade, executiv@s criativ@s e fundador@s de start-ups em processos de mudança desafiadores e situações complexas de tomada de decisão. O pensamento ágil e os princípios de trabalho lean são para ele as respostas mais eficazes para a crescente digitalização dos mercados.

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