Förbättra feedbackkulturen

10 tips för en bättre feedbackkultur  

Feedback är faktiskt en gammal sko. Ändå används det alldeles för ofta felaktigt. Alla som någonsin har arbetat i en riktig feedbackkultur vet om den transformativa effekten. I följande artikel ger jag dig tio tips om hur du kan förbättra din feedbackkultur.

På något sätt har alla hört feedback tidigare och kanske redan gett eller fått det. För första gången i min studentorganisation AIESEC kom jag i kontakt med en riktig feedbackkultur. För mig var det en upplysning. Öppen och ärlig feedback har gett mig det mesta av alla personliga och professionella utbildningar.

Vid Raidboxes Feedback har blivit en integrerad del av företagskulturen. I följande inlägg ger jag dig tio tips om hur du kan förbättra din feedbackkultur ytterligare.

Varför feedback?

Feedback är ett måste i många företag. En gång om året kommer utvärderingsintervjun, åtminstone om chefen inte har något viktigare att göra. En feedbackkultur som används på rätt sätt ger följande fördelar:

  • Personliga konflikter kan lösas snabbare och effektivare
  • Aggression reduceras av feedbackdonator innan de eskalerar
  • Feedbacktagaren lär känna sina styrkor och svagheter mycket bättre
  • Feedbacktagaren får sin "döda vinkel" visad (Johari-fönstret)
Johari fönster
Den så kallade "blinda fläcken" är det område som är känt för andra, men som man inte är medveten om sig själv.

Feedbacktips #1: Anteckna i förväg

Detta försummas eller anses ofta onödigt. Naturligtvis kan du spontant ge en person några feedbackpunkter. Speciellt om du bara vill bli av med din kritik.

För lämplig och balanserad feedback bör du dock ta minst tio minuter och notera både positiva och förbättringsaspekter. Du kommer att bli förvånad över vad jag annars kommer att tänka på.

Feedbacktips #2: Power Burger

Den viktigaste aspekten av att ge feedback är strukturen och sättet den ges. Känd här är kraftburgaren.

Feedback Power Burger
En välkänd feedbackmetod är "power burger", även känd som "sandwichstrategi".

För en hamburgare finns Burger Buns, som omsluter köttet (kritiken). I början bör du berätta för adressaten om din feedback vad du värdesätter om det och vilka positiva aspekter det bör betona. Denna första introduktion tjänar till att öppna upp den andra personen och att få följande feedback med en bättre känsla.

Speciellt om du är upprörd av någon anledning och fokuserade mycket på negativa aspekter, kom ihåg: Det finns alltid positiva aspekter hos en person. Om du spontant inte tänker på några punkter, bör du sitta ner och tänka på det.

Nu kommer kritiken, det vill säga köttet i feedbackburgaren. Följande två tips ger dig mer detaljerade tips om hur du bäst formar dem.

Sist men inte minst bör du avsluta med något positivt. Det här är den sista hamburgerbullen och avrundar samtalet. Båda sidor går ut ur konversationen med en bättre känsla.  Till exempel:

"Jag är dock väldigt glad över att ha dig som teammedlem och är väldigt säker på att du kan förbättra dig avsevärt här igen."

Feedbacktips #3: Kritik alltid ur ett förstapersonsperspektiv

När det gäller feedback delar du bara ditt eget subjektiva perspektiv med någon. Det finns ingen objektiv sanning i sig, men på sin höjd intersubjectivity (flera människor tar samma situation).

Det är därför mycket viktigt att kritik formuleras ur ett förstapersonsperspektiv. Speciellt om du inte har gett frekvent feedback är detta inte en självklarhet alls. I vår vardag kommunicerar vi vanligtvis i Form av Dig.

"Du är lat." (Du perspektiv)

"Det verkar som om du kan öka din arbetsbelastning." (I-Perspektiv)

Fraser ur förstapersonsperspektivet innehåller ofta följande fraser:

"Jag tar det här... sant."
"Ur min synvinkel..."
"Det verkar som om...!"
"Jag känner mig..."
"Det verkar som om..."

När din motpart börjar diskutera med dig är det en bra indikation på att du har halkat in i ditt perspektiv. Särskilt duformuleringar ses ofta som en attack.

Feedbacktips #4: Ge konstruktiva förslag

Att berätta för den andra personen vad du inte gillar är ett första steg. Detta bör dock följas av en konkret antydan om vad du vill ha som en förbättring. Detta är det enda sättet för feedbacktagaren att verkligen ändra dina förväntningar i framtiden.

Exempel: "Jag vill att du ska vara på kontoret åtminstone från 9:.m till 18.m.""

Feedbacktips #5: Fråga efter det andra perspektivet

Din feedback bör undvika diskussioner. Du har inget att leta efter i en feedbackkonversation, eftersom feedbackdonatorn bara delar hans subjektiva uppfattning.

Ändå är följande fråga meningsfull i slutet av en konversation:

"Hur ser du på det?"

Detta ger din motpart möjlighet att dela hans perspektiv. I bästa fall – och det händer ganska ofta – ser han det på samma sätt. Om feedbacktagaren inte håller med är det bra. Det är upp till dig att respektera hans uppfattning.

Ge feedback
Feedbacktagaren har tre alternativ för att hantera feedback:
1. Anpassa kommunikationen

Ur hans synvinkel kan feedbacken vara fel. För honom kan det innebära att han måste förbättra vissa aspekter av sin kommunikation för att skapa en annan uppfattning om den andra personen.

Till exempel kommer feedbacktagaren till kontoret varje morgon klockan sju, men går mellan 16:30 och 17:00. Återkopplingsdonatorn kommer alltid inte till kontoret förrän klockan nio. För att undvika missförstånd kan återkopplingssvararen nu se till att kommunicera tydligt att han ofta är på kontoret mycket tidigt. Ett exempel på ett lämpligt svar:

" Jag kan förstå att detta intryck har skapats och kommer att se till att kommunicera tydligare att jag faktiskt redan arbetar mycket mer."

2. Taen tagning och initiera förbättringar

Feedbacktagaren kan dela kritiken. Han anpassar sitt beteende därefter för att förbättra sin prestation i framtiden.

" Jag kan förstå att det krävs en högre arbetsbelastning här och jag kommer att vara mer involverad inom en snar framtid."

3. Justera inte uppfattning och beteende

Feedbacktagaren delar kritik och vill inte ytterligare anpassa sitt beteende. Även detta är legitimt, men det kan få negativa konsekvenser på längre sikt.

"Ur min synvinkel uppnår jag mycket goda resultat på kort tid och anser därför att min arbetsbörda är tillräcklig."

Feedbacktips #6: Be om feedback själv

Hur etablerar man en riktig feedbackkultur i företaget? En kultur där kollegor också ger feedback till varandra och det är inte alltid chefen som kritiserar sina anställda.  

Eftersom vi på Raidboxes Med hjälp av holokrati var tanken uppenbar att hålla en plats ledig för feedbackdiskussioner vid de månatliga styrningsmötena. Detta har dock inte lett till mer feedback.

Målet ska vara att alla både ska ha fått feedback och få feedback. Det är bäst att göra det flera gånger och på eget initiativ.

För att få igång en riktig feedbackkultur rekommenderas följande punkter:

  • Även som chef, de anställda efter deras feedback frågor. Feedbackkonversationen kan utformas för båda sidor från början.
  • Ge regelbunden feedback. När någon märker att feedback är nuply och en del av en öppen kultur, är de mer benägna att ge feedback själva.
  • alltid öppna diskussioner. Även om ingenting döljs i konkreta diskussioner finns det också en öppen kommunikationskultur i personliga relationer.
  • Tala offentligt mot hädelse. Hädelse har inget med ett företag att göra. Om någon har problem med en person bör feedbackkonversationen sökas så snart som möjligt. Detta bör klargöras direkt för allmänheten i hädelsens första tendenser.

Feedbacktips #7: Slå på medlare

Ibland kan det finnas särskilt allvarliga konflikter. I dessa fall bör det finnas en medlarroll i företaget, som sedan modererar feedbackprocessen och uppmärksammar ovanstående punkter.  

Om möjligt bör medlaren ge måttlig erfarenhet och feedback erfarenhet och bör inte vara en del av ledningen. På så sätt kan det säkerställa en maktbalans även i kritiska frågor.

Feedbacktips #8: Ge feedback spontant

Det är ett stort misstag när återkopplingskulturen urartar till en formell handling. I värsta fall sitter ni tillsammans en gång om året och arbetar fram en checklista utan att prata öppet och ärligt med varandra. Många punkter under året har redan glömts bort och det finns inga konkreta exempel på förbättringsförslag. Vissa åsikter om kolleger har redan förankrats, eftersom de inte har haft en chans att rätta till sitt beteende.

Därför kommer det till Raidboxes också att en person får feedback flera gånger i kvartalet eller aktivt kräver det.

Feedbackkultur

Feedbacktips #9: Feedback kan bara vara positiv

Det finns ofta en gemensam tro på att feedback måste vara dålig i sig eller alltid involvera kritik. Jag anser att så inte är fallet. Särskilt bra medarbetare gör ofta allt rätt och inspirerar med det faktum att de överträffar förväntningarna och att det inte finns något stort behov av tal.

Ändå bör du sitta ner kort med dina kollegor minst var sjätte månad och berätta för dem hur mycket du uppskattar deras arbete. Särskilt när det har förekommit kritik tidigare är det särskilt trevligt att lära sig att dessa inte längre uppfattas som sådana och att ens egen vidareutveckling uppskattas.

Feedbacktips #10: Ge feedback på ett riktat sätt

Särskilt när det har varit många feedbackkonversationer kan situationer uppstå där du inte har något nytt att säga till dig själv. Därför är det viktigt att inkludera återkoppling i personalutvecklingen.

I slutändan är det ingen mening med att ständigt hålla en kollegas styrkor och svagheter framför sig. Målet ska vara att alla ska arbeta efter sin individuella personlighet inom områden som motsvarar deras styrkor. Återkopplingsdiskussioner bör därför också vara en möjlighet att ändra arbetsbeskrivningar.

Feedback baseras bäst på en styrkeprofil, som varje kollega uppnår i bästa fall. Detta kan delas upp efter professionell, social, strategisk, metodologisk och personlig kompetens. Lämpliga säljfrämjande åtgärder kan kopplas till kompetensutveckling. Det finns till exempel en bred transparens i företaget om vad som förväntas. Genom feedbackkonversationerna vet varje individ var han eller hon är vid den tiden, utan att ständigt bli medveten om brister.

Slutsats - Feedback vill övas

Jag hoppas att du kan ta med dig en eller två poäng för att ytterligare förbättra din feedbackkultur (eller ditt lags). Att ge och ta emot konstruktiv feedback kan låta enkelt till en början, men i verkligheten kräver det känslighet och praxis, särskilt vid negativ kritik.

Som du har sett finns det några saker att tänka på när det gäller feedback. I den meningen: Ha kul att öva!

Tyckte du om artikeln?

Med din recension hjälper du oss att förbättra vårt innehåll ytterligare.

Skriva en kommentar

Din e-postadress kommer inte att publiceras. Obligatoriska fält är markerade med *.