Homeoffice Verktyg: Så fungerar det RAIDBOXES trots Corona

Michael Firnkes Senast uppdaterad den 3 december 2020
13 Min.
Verktyg för hemmakontor
Senast uppdaterad den 3 december 2020

Vi på RAIDBOXES har använt vårt hemmakontor under lång tid, helt eller delvis. Svåra faser som COVID-19 bemästrar vi så mycket bättre. Du arbetar på en byrå eller som frilansare och letar fortfarande efter rätt infrastruktur? Vi har stor erfarenhet av hemmakontorsverktyg. Och de vidarebefordrar dem gärna till dig.

I den här artikeln hittar du de viktigaste verktygen för distribuerat arbete. Samtidigt kommer vi att berätta hur du använder dem så effektivt som möjligt. Har ditt team liten erfarenhet av att arbeta från olika platser? Då kan du också läsa våra bidrag till fördelarna & nackdelarna med distansarbete samt distansledarskap: lokala byråer.

Innan vi börjar, ett litet tips: RAIDBOXES Hjälper den nuvarande krisen dig: Du utformar en plattform för din region där lokala återförsäljare, krögare och tjänsteleverantörer presenterar sig digitalt? Ta sedan en titt på våra Initiativ till #SupportYourLocals Att. Du använder vår FREE DEV programför att vara värd för dina projekt gratis under utvecklingsfasen? Sedan förlänger vi denna fas om det behövs – okomplicerat och obyråkratiskt.

Din upplevelse räknas

Vilka verktyg använder du för distribuerat arbete? Vilka erfarenheter har du haft av detta? Och hur löser man de typiska utmaningarna på hemmakontoret? Diskutera med, i kommentarerna i slutet av inlägget.

Slack : Organisera distribuerade team

Slack är en slags chatttjänst för företag, byråer och team. Många företag i den tekniska miljön och i WordPress -Scenen organiserar sig helt via Slack . Särskilt när några av de anställda arbetar hemifrån, som i fallet med RAIDBOXES . Allt fler företag arbetar till och med helt på distans – utan centralkontor. Då kan verktyg som Slack Viktigt.

Här är en liten inblick i hur vi Slack Använda:

  • Direkt kommunikation: Bara ställa en fråga snabbt utan att lämna skrivbordet? Du kan chatta direkt med någon eller samla vem som helst i företaget/teamet för en gruppchatt. Filer kan också laddas upp och utbytas.
  • Kanaler: Diskussioner eller resultat som endast intresserar enskilda team kommuniceras och organiseras i speciella kanaler ("kanaler").
  • Meddelanden: Bestäm vilka meddelanden och kanaler du vill ta emot vilken typ av meddelande som ska informeras omedelbart. Eller byt enskilda kanaler ljud av ("muten") bara för att läsa med då och då.
  • Pinga: Är ett budskap särskilt viktigt? Vill du att den andra personen eller teamet ska informeras omedelbart? Du kan använda så kallade ping för detta.
  • Status: I en statuskanal kommunicerar vi om vi för närvarande arbetar och kan nås. Eller om vi vill ta en paus eller inte bli störda ("tunnlar"). Slack erbjuder också sin egen funktion och märkning.

För vissa uppgifter använder vi speciellt inställda specialkanaler. Till exempel kanaler som inte används för diskussion, men där endast arbetsresultat och protokoll delas.

Slack Homeoffice (hem)
Så här ser det ut Slack På RAIDBOXES Från

Kanalisera ganska privat kanalisera allt som är roligt men har ingen direkt anslutning till jobbet. Fördelarna med Slack och liknande tjänster:

  • Produktivt arbete: Om du står framför dina kollegors skrivbord med varje fråga och kommentar avbryter du oundvikligen deras arbete. Om Slack kan kontrolleras vem som vill läsa vad och när. Detta ökar effektiviteten när den används korrekt.
  • Undvik distraktion: För Slack kan ge kaotisk kommunikation. Det är därför det är viktigt att systematiskt använda funktioner som att gå med / följa, stänga av, statusmeddelanden, pings, trådar etc.
  • Självförsörjande information: Du bestämmer var du vill läsa med. Eller så lämnar du en kanal när den inte längre är relevant för dig.
  • Arkiv: Du kan söka efter tidigare poster. På så sätt dokumenteras hela kommunikationen inom företaget, liksom dess resultat. Detta är viktigt för att undvika dubbelarbete i diskussionen.
  • Fjärranslutning: Med konsekvent användning av Slack anställda på hemmakontoret är lika informerade som teamen på plats.

Du kan använda Slack också ringa telefonsamtal eller hålla onlinemöten - med eller utan kamera. Vi använder inte längre denna funktion, kvaliteten och prestandan var för dålig för oss. Mer om det senare. Du har frågor om användningen av Slack eller till de andra applikationerna som listas här? Kommentarerna är öppna.

Tips: Använd trådar

Chattar i Slack kan utökas med underchattar via så kallade trådar. Detta ökar tydligheten avsevärt. Dessutom kommer du endast att informeras om nya poster i trådar om du har deltagit i respektive underdiscussion.

Som ett alternativ till Slack betjänar Microsoft Teams. Chattar, möten, anteckningar och bilagor kan också kombineras. Genom att ansluta till Office 365 kommer tjänsten sannolikt att vara särskilt värdefull för företag som redan har en stark infrastruktur för Microsoft.

Google Meet: Videokonferens för företag

Google tillhandahåller en mängd olika verktyg för företag. Dessa är vanligtvis lätta att använda och inriktade på virtuellt samarbete. Detta gäller även Google Meet. Verktyget är fortfarande känt för de flesta som Google Hangouts. Det finns appar för Android och iOS att gå med i onlinemöten. Du kan också ringa in från webbläsaren, där Chrome är bäst anslutet.

Annars stöds Firefox, Edge och Apple Safari. Externa gäster kan inkluderas via en inbjudningslänk eller ett mötes-ID. Meet är integrerat i Google Suite. Detta är särskilt användbart om du använder andra verktyg från Google, till exempel kalendern. En lämplig länk för mötet skapas sedan för varje mötespost om det behövs.

Google och sekretess

Googles verktyg är kontroversiella ur integritetssynpunkt. Innan du använder dem för ditt företag bör du söka expertråd: Vilka är kraven i ditt fall? I vissa fall är speciella inställningar samt ytterligare avsnitt i din integritetspolicy nödvändiga.

Vi på RAIDBOXES har också skapat flera fasta virtuella mötesrum. Länken förblir alltid densamma. Vi träffas sedan i "Münster", "Freiburg", "Hamburg" eller "Magdeburg" – de tre sista är våra distansanställdas platser. Detta gör det möjligt för oss att göra snabba och okomplicerade möten, även för spontana möten.

Annars använder vi onlinemötena för en mängd olika ändamål. Ibland för möten på plats med en "switch" till distanserna (uppe till höger togs bilden före Corona), eller för en virtuell kvällsöl eller vatten i hemmakontorstider:

Homeoffice Verktyg: Så fungerar det RAIDBOXES trots Corona
Bra humör på RAIDBOXES

Videokonferenser är svåra att hantera från en viss storlek. Vi märker också detta när, som nu, på Coronas dagar, nästan alla anställda slår på hemifrån. Om ett onlinemöte har fler än tio deltagare måste du organisera det tydligt. Till exempel med följande regler och alternativ:

  • Måttfullhet: Någon bör leda mötet, få tal, skifta expansiva diskussioner och styra tidsramen.
  • Dagordning: Har du problem med att behålla strukturen? Ett förde delat dokument som alla kan redigera hjälper dig. I den bestämmer ni gemensamt vilka punkter som ska diskuteras.
  • Stäng av ljudet: Vill du förbättra ljudkvaliteten? Då ska alla vara glada så länge de bara lyssnar.
  • Medföljande chatt: De flesta system stöder en chattfunktion bredvid ljud- eller videospåret. Du kan till exempel komma i kontakt med det om du vill bli beaktad av måttfullheten.
  • Delad skärm: Vill ditt team arbeta centralt med ett dokument? Eller vill någon presentera något för andra? Detta är också möjligt via funktionen "Dela skärm".

Förr i tiden använde vi RAIDBOXES Slack Efterlyser videotelefoni. Men när teamet växer i storlek hopade sig problemen: avbokningar i konferenserna, samt dålig ljud- och videokvalitet. Google Meet har körts stabilare här, även med låg bandbredd. Till exempel på hemmakontoret eller när du är på språng. Testa för dig vilken tjänst som är bäst. Andra alternativ inkluderar Skype från Microsoft eller Zoom.

Möte med eller utan video?

Vissa svär att kunna se sin motpart virtuellt i ögonen. Ansiktsuttryck är trots allt en del av kommunikationen. Andra känner sig distraherade av det. Du bör diskutera med teamet och prova när vilken variant som är mer effektiv. På RAIDBOXES alla anställda kan själva bestämma om de vill visa upp sig på hemmakontoret eller inte.

Aircall: Flexibel telefon

Inte alla dina kunder eller partners är via chatt, Slack , Skype & Co. Och inte alla anställda har eller vill ha en företags smartphone. Då måste den gamla goda telefonen komma hit, i sin moderna variant. Med tjänsteleverantörer som Aircall kan du ringa samtal från din företagsdator. Oavsett om du använder Microsofts eller Apples värld.

Kvaliteten på konversationerna är inte längre ett problem i tider av IP-telefoni. Tack vare ditt eget "fasta" nummer märker ingen var du ringer – du kan ställa in riktnumret själv om det behövs. Och du är alltid tillgänglig. Guider som den virtuella telefonsvararen stöder dig också. De flesta leverantörer kan också skapa vanliga nummer för enskilda team.

Aircall Homeoffice
Ringa och ringa från skrivbordet

Eller så kan du ansluta den virtuella telefonen till din CRM eller till din helpdesk.

  • Salesforce
  • Zoho (mer om det)
  • Slack
  • Hubspot
  • Zendesk (olika)
  • Intercom
  • Microsoft Dynamics & Microsoft Teams

Tredjepartsleverantörer måste tillhandahålla ett gränssnitt för att WordPress (delvis via gravitationsformer) och för att WooCommerce Möjligt. Frågan om mening uppstår – normalt blir din CRM den första anlöpshamnen.

Google Kalender: Behåll hemkontorsöversikten

Vem arbetar när, var och var? Vilka möten och externa möten äger rum? Vem är på semester eller sjuk? Vilka anställda är för närvarande på kontoret, vilka på hemmakontoret? På grund av "Corona" och liknande utmaningar tappar du snabbt bort det här. Då är en virtuell kalender vettig.

Men även den här blir snabbt förvirrande. Om det till exempel finns flera team med olika mötesstrukturer. Detta åtgärdas av olika nivåer i kalendern, som kan visas eller döljas efter behov. Således kan RAIDBOXES kalender, till exempel kategorierna:

  • Interna möten
  • Externa affärsmöten
  • Information som hemmakontorsstatus
  • Holiday
  • Support
  • Beläggning av de "riktiga" mötesrummen i Münster

Beroende på rollen i företaget kan vi endast visa den information som är relevant för respektive arbete. Letar du efter ett alternativ till Googles kalender? Dr. Web har skapat ett test av de viktigaste kalenderapparna. Det introducerar också lösningar som Wunderlist (som snart kommer att ersättas av Microsoft To Do)eller Todoist, som länkar kalendern till att göra-listor.

Zoho Sprints: Projektledning och uppgiftshantering

Naturligtvis är det inte bara för avlägsna organisationer med en hög andel hem att planera sina projekt väl. Men i distribuerade lag blir det ännu viktigare eftersom det inte finns någon regelbunden samordning på plats. Annars kommer enskilda uppgifter att lämnas kvar eller till och med göras två gånger. Varje byrå behöver en metod och ett lämpligt verktyg. Även som frilansare hjälper det dig att hantera dig själv i sprintar.

Arbeta mer produktivt

Vill du göra fler uppgifter med mindre stress? Kolla sedan in våra guider från Jan Tissler produktivitetshackar och typiska frilansfel. I den får du lära dig mer om tidshantering, projektplanering och målinriktad prioritering.

Vi har provat flera verktyg för att planera våra projekt för teknik, marknadsföring och support och försäljning. Bland andra Trello, Hygger och GitScrum. Andra alternativ inkluderar Asana eller Hive. Till föll vårt val på Zoho med sin sprintmodul.

Hur verktygen fungerar är alltid liknande:

  • Hantering av uppgifter: Anställda och team anger sina uppgifter eller projekt som "uppgifter", ibland viktade efter brådska. Till exempel "Skriv bidragsverktyg för hemmakontoret". Du kan också använda den för att tilldela uppgifter till andra i teamet.
  • Rätt tilldelning: Uppgifterna tilldelas olika "anslagstavlor". Dessa representerar vanligtvis avdelningsstrukturen i företaget. Så du ser alltid bara de uppgifter som är relevanta för dig och dina kollegor.
  • Struktur: Enskilda uppgifter kan grupperas i projekt för att hålla reda på det. Underaktiviteter i ovanstående exempel skulle vara "Skapa inläggsbild" om du vill fortsätta på detta detaljerade sätt. Blogginlägget kan vara en del av ett föräldraprojekt "E-Book for Agencies".
  • Automatiskt schema: Varje uppgift rangordnas regelbundet. Är det en uppgift eller idé för framtiden ("eftersläpning")? Ska det göras i den nuvarande sprinten? Är den redan på gång eller har den redan slutförts? Var har uppgifter lämnats?
  • Gemensam omröstning: I möten pratar ditt team regelbundet om det aktuella läget. Detta blir snabbt tydligt vem som behöver stöd eller var kapacitet är tillgänglig för ytterligare uppgifter.

Om det implementeras konsekvent ser du omedelbart om schemat för ett delprojekt komprometteras. Då kan du omfördela dina resurser i enlighet därmed. Projektledning (PM) diszipes också ett team och dess medlemmar från att ackumulera för många uppgifter för en sprint. Korrekt tillämpad landar din byrå äntligen på realistisk tidshantering.

Sprint Board
Utdrag ur en marknadsföringssprint på RAIDBOXES

Har du aldrig arbetat med ett PM-verktyg? Då verkar arbetssättet obekant för dig i början. Du eller ditt team tar också ett tag att använda verktyget konsekvent och fylla det med uppgifter. Som regel kommer dock de första framgångarna snart. Då vill du inte missa din projektledning längre.

Google Cloud: Delad åtkomst till dokument

Applikationer som Google Cloud gör naturligtvis mycket mer än att bara hantera dokument. Spektrumet sträcker sig från gemensam projektutveckling till maskininlärning och omfattande webbanalys. I Coronas tid är det dock främst de enkla sakerna som gör vardagen mer bekväm:

  • Gemensam informationsnivå: Alla i företaget har tillgång till samma dokument när som helst.
  • Strikt datalagring: Detta innebär att det inte finns något arkiv distribuerat på olika företagsdatorer och inte längre olika fil- och datanivåer. Åtkomsten upprätthålls när en person är frånvarande.
  • Färre resurser: Teamet sparar lagringsutrymme samtidigt, ett viktigt bidrag till hållbarheten. Säkerhetskopior är också enklare att hantera och kan hanteras centralt.
  • Mer säkerhet: Arbetar du på ditt hemmakontor med en anteckningsbok eller en privat dator? Då kan du eller bör inte lagra de flesta filer lokalt av integritets- och säkerhetsskäl.

Samtidigt kan du göra ditt arbetesnabbare. Än så länge pressar du filer till Slack & Co. fram och tillbaka? I framtiden skickar du bara länken till dokumentet. Detta är snabbare och effektivare.

Ett sådant molnarkiv vill vara välorganiserat så att det verkligen hjälper dig. Var särskilt uppmärksam på följande punkter:

  • Strukturerat tillvägagångssätt: Även i molnet kan du snabbt förlora spår om det finns för många eller för få mappnivåer. Kontrollera din struktur regelbundet. Vid behov bör endast en person kunna skapa eller ta bort nya mappar.
  • Gamla och redundanta datanivåer: Ange regler om vem som ska lagra vilka filer, när och var. Detta inkluderar en roll per team som rensar upp gång på gång.
  • Projektledare: Speciellt för enskilda projekt behöver du chefer som tar hand om lagring av loggar, erbjudanden, fakturor etc. Annars lagras alla data lokalt i slutet. Denna procedur lönar sig också om en annan person tar över projektet.
  • Central lagringsplats: I synnerhet kräver dokument som regelbundet redigeras av flera anställda en central version - lagrad på en kortfattad plats. Annars finns det snabbt flera versioner och olika arbetsinstruktioner.

Ditt företag kanske eller inte vill arbeta med Googles programvara? Ta sedan en titt på tjänster som Dropbox eller Microsoft OneDrive.

Moln med öppen källkod

Det finns också lösningar för din egen server, till exempel ownCloud. Pluspoäng: Tjänsten kommer från Tyskland. Vi har dock ännu inte prövat det. Har du erfarenhet av ownCloud? Rapportera gärna i kommentarerna.

Google Dokument, Tabeller med mera

Det är lätt att se att beroendet av Google är ganska högt i många nystartade företag och byråer. Detta beror inte minst på att Mountain View-företaget på ett smart sätt kombinerar faktorerna kompatibilitet, enkel åtkomst, medvetenhet och låga inträdespriser. Av samma skäl valde vi Google Docs & Co. Vi använder dem i hela företaget, till exempel för att dokumentera projekt och processer tillsammans.

Särskilt inom marknadsföring underlättar virtuella dokument samarbete för oss. Internt, men också i samarbete med våra externa författare eller med innehållspartners. Detta lönar sig nu när vi arbetar helt distribuerat – och våra gästförfattare har ibland mer tid att skapa nya bidrag:

  • Redaktion: Om texten kommer som ett Google Doc kan vi göra kommentarer direkt i den, redigera innehållet och få ändringarna delade av författarna. Detta sparar mycket tid.
  • Brainstorming: Nya bidragsidéer växer ständigt fram – mer än vad som kan genomföras. Vi samlar in dessa i ett Google Sheet. Då kan vi vikta dem och implementera dem gradvis med hjälp av vår sökordsstrategi.
  • Åtgärdsplan: Vår redaktionella handlingsplan är också en Google-tabell, med flera flikar. Vi kan bland annat se statusen för de nuvarande planerade bidragen, förplaneringen för de närmaste veckorna, vilka kategorier som serveras och hur ofta, vilka gästbidrag som väntar, vem som har ansökt och vad kostnaden för externt innehåll är.
  • Innehållsstrategi: Vår innehållsstrategi anges i ett detaljerat dokument på flera nivåer. Google Docs gör det möjligt för oss att ständigt expandera, anpassa och starta nya projekt tillsammans. Samtidigt diskuterar vi nya punkter i förslagssätt. Ändringar dokumenteras.

Det fina med sådana verktyg är att du arbetar över hårdvarugränser. Allt du behöver är en resurs för dokumentet, sedan kan du redigera det från en webbläsare. De flesta av de anställda på RAIDBOXES arbeta med Apple, vissa med Microsoft. Med våra författare och partners ser det lika färgstarkt ut.

Redaktionell handlingsplan med Google Tables
Utdrag ur vår röda handlingsplan

Med virtuella verktyg spelar detta inte längre någon roll. Om det behövs kan du fortfarande exportera googledokument och tabeller. Bland annat i formaten:

  • Microsoft Word eller Excel
  • Opendocument
  • RTF, PDF, .txt
  • CSV
  • HTML
  • EPUB (för e-böcker)

Du kan också skapa en kopia i molnet med ett klick för att skapa olika versioner. Arbetar du med externa innehållsleverantörer eller byråer? Var sedan uppmärksam på vilka dokument du släpper. Du kan skilja mellan rena läs- eller skrivrättigheter här.

TeamViewer: Fjärråtkomst och fjärrunderhåll

Jobbar dina anställda mer på hemmakontoret? Även då måste datorerna underhållas. Brådskande uppdateringar, säkerhetsproblem eller lösning av tekniska problem kommer inte att försenas förrän motgångar som Corona är över igen. Lösningen är program som TeamViewer eller AnyDesk. Med dem kan du:

  • Ansluta till en extern arbetsplats
  • Gå till respektive medarbetare för felsökning eller vägled den andra personen
  • Distribuera uppdateringar på den andra datorn
  • Övervaka dess säkerhet etc.

På RAIDBOXES Vi använder sådana lösningar endast sporadiskt, eftersom de flesta anställda arbetar regelbundet på kontoret. Men antalet av våra distanskollegor ökar. Vi är också för närvarande glada över att infrastrukturen för det distribuerade arbetet redan är fullt tillgänglig.

Tidsinspelning: HeavenHR

Hittills har verktygsbaserad dokumentation av arbetstider RAIDBOXES Frivilligt. Om du vill kan du spåra dina tider via Clockify. Eftersom vissa älskar den systematiska inspelningen av tiden, avvisar andra det. Lagstiftningen tvingade oss att införa en enhetlig lösning. För detta använder vi nu HeavenHR. Det är en omfattande personalhanteringssvit, dokumentationen är bara en komponent i den.

Homeoffice Time inspelning
Tidsregistrering på hemmakontoret

Så här fungerar arbetstidshanteringen i vårt fall:

  • Spårning: I webbläsaren eller via en app loggar var och en av oss in och ut när en arbetsdag börjar eller slutar. Raster registreras på samma sätt.
  • Transparens: Medarbetarna har en realtidsöversikt över hur länge deras arbetsdag och arbetsvecka redan varar. Relaterat, vilken övertid har uppstått tidigare.
  • Tidskonto: Vi kan omvandla dessa övertidstimmar direkt i verktyget till fritidskompensation (lediga dagar). Vi tar också våra semestrar och hanterar det genom HeavenHR.
  • Rättighetshantering: RAIDBOXES ger oss självförvaltningsfrihet när vi ansöker om ledighet etc. Se vårt bidrag till holokratimodellensom vi framgångsrikt använder.

Jag har själv aldrig varit vän med systematisk tidshållning. Alltför ofta kände jag mig pressad av verktygen. Men i ett rättvist företag är sådana tvivel förmörkade. Dessutom är programmen utformade så enkla att deras verksamhet snabbt blir en självklarhet.

Homeoffice: Med rätt verktyg mycket enklare

Varje morgon kastar jag HeavenHR, direkt efter det. Slack . Dessutom publicerar jag min status i motsvarande kanal. Måste jag lämna hemmet en kort stund bort från datorn för att brevbäraren ringer? Detta är ganska enkelt:

  1. En kort "afk" (för "borta från tangentbord") i statuskanalen
  2. Sedan en "re" ("tillbaka")
  3. Färdiga.

Däremellan hanterar jag mina uppgifter i Zoho, Google Docs eller i den virtuella redaktionella planen. Jag har jobbat helt hemifrån i nio år. Men inte ens i ett lokalt företag skulle jag vilja ge upp de ansökningar som listas här längre.

Jag träffar mina kollegor regelbundet – för närvarande, tyvärr, uteslutande praktiskt taget via videokonferens. Med rätt verktyg vänjer du dig vid att arbeta på hemmakontoret snabbare. Och det blir gradvis mer effektivt. Jag ser dock fram emot att setillbaka på platsen i Münster så snart som möjligt. För mig personligen kan inget verktyg i världen ersätta kontakten med mina kollegor.

Frågor om hemmakontorsverktyg

Vilka verktyg använder du för att arbeta på hemmakontoret? Vilka frågor har du? Använd kommentarsfunktionen. Vill du bli informerad om nya bidrag till frilansare och byråer? Följ oss sedan på Twitter, Facebook eller via vårt nyhetsbrev.

Liknande artiklar

Kommentarer om den här artikeln

Skriva en kommentar

Din e-postadress kommer inte att publiceras. Obligatoriska fält är markerade med *.