Homeoffice Tools: Så fungerar det RAIDBOXES trots Corona

Michael Firnkes Uppdaterad den 22 oktober 2020
13 Min.
Verktyg för hemmakontor
Senast uppdaterad den 22 oktober 2020

Vi på RAIDBOXES har använt vårt hemmakontor under en lång tid, helt eller till och med helt. Svåra faser som COVID-19 bemästras på ett sådant sätt att betydligt bättre. Du arbetar i en byrå eller som frilansare och letar fortfarande efter rätt infrastruktur? Vi har stor erfarenhet av hemkontorsverktyg. Och de är glada att föra dem vidare till dig.

I den här artikeln hittar du de viktigaste verktygen för distribuerat arbete. Samtidigt kommer vi att berätta hur du använder dem så effektivt som möjligt. Har ditt team liten erfarenhet av att arbeta från olika platser? Läs sedan ytterligare våra bidrag Fördelar & nackdelar med distansarbete Och Fjärrledarskap: Lokala myndigheter Av.

Innan vi börjar, ett litet tips: RAIDBOXES hjälper den nuvarande krisen dig: Du utformar en plattform för din region där lokala återförsäljare, krögare och tjänsteleverantörer presenterar sig digitalt? Ta sedan en titt på vår Initiativ om #SupportYourLocals Att. Du använder vår FREE DEV Programatt stödja dina projekt under utvecklingsfasen gratis att vara värd med oss? Sedan vi förlänga denna fas om det behövs - okomplicerad och obyråkratisk.

Din upplevelse räknas

Vilka verktyg använder du för distribuerat arbete? Vilka erfarenheter har du haft med detta? Och hur löser man de typiska utmaningarna på hemmakontoret? Diskutera med, i kommentarerna i slutet av inlägget.

Slack : Organisera distribuerade team

Slack är en slags chatttjänst för företag, byråer och team. Många företag i den tekniska miljön och i WordPress -Scen organisera sig helt via Slack . Särskilt när några av de anställda arbetar hemifrån, som i fallet med RAIDBOXES . Fler och fler företag arbetar till och med helt fjärransluten – utan huvudkontor. Sedan verktyg som Slack Viktigt.

Här är en liten inblick i hur vi Slack Använda:

  • Direktkommunikation: Ställ bara en fråga snabbt utan att lämna skrivbordet? Du kan chatta direkt med någon eller samla vem som helst i företaget/teamet för en gruppchatt. Filer kan också laddas upp och bytas ut.
  • Kanaler: Diskussioner eller resultat som endast intresserar enskilda team kommuniceras och organiseras i speciella kanaler ("kanaler").
  • Meddelanden: Bestäm vilka meddelanden och kanaler du vill ta emot vilken typ av meddelande som ska informeras omedelbart. Eller växla enskilda kanaler mute ("muten") bara för att läsa tillsammans från tid till annan.
  • Ping: Ett budskap är särskilt viktigt? Vill du att den andra personen eller teamet ska informeras omedelbart? Du kan använda så kallade pingar för detta.
  • Status: I en statuskanal kommunicerar vi om vi för närvarande arbetar och kan nås. Eller om vi vill ta en paus eller inte bli störda ("tunnlar"). Slack erbjuder också sin egen funktion och märkning.

För vissa uppgifter använder vi speciellt konfigurera speciella kanaler. Till exempel kanaler som inte används för diskussion, men där endast arbetsresultat och protokoll delas.

Slack Hemkontor
Så här ser det ut Slack På RAIDBOXES Från

Kanal ganska privat kanal allt som är roligt men har ingen direkt koppling till arbetet. Fördelarna med Slack liknande tjänster:

  • Produktivt arbete: Om ni står framför era kollegers skrivbord med varje fråga och kommentar avbryter ni oundvikligen deras arbete. Om Slack kan kontrolleras som vill läsa vad och när. Detta ökar effektiviteten när den används på rätt sätt.
  • Undvik distraktion: För Slack kan ge kaotisk kommunikation. Det är därför det är viktigt att systematiskt använda funktioner som att gå med / följa, muting, statusmeddelanden, pingar, trådar, etc.
  • Självförsörjande information: Du bestämmer var du vill läsa med. Eller så lämnar du en kanal när den inte längre är relevant för dig.
  • Arkiv: Du kan söka efter tidigare poster. På så sätt dokumenteras hela kommunikationen inom företaget, liksom dess resultat. Detta är viktigt för att undvika dubbel diskussion.
  • Fjärranslutning: Med konsekvent användning av Slack anställda på hemmakontoret är lika informerade som teamen på plats.

Du kan använda Slack också ringa telefonsamtal eller hålla onlinemöten - med eller utan kamera. Vi använder inte längre denna funktion, kvaliteten och prestanda var för dålig för oss. Mer om det senare. Du har frågor om användningen av Slack eller till andra program som anges här? Kommentarerna är öppna.

Tips: Använd trådar

Chattar i Slack kan utökas med underchattar via så kallade trådar. Detta ökar tydligheten avsevärt. Dessutom kommer du endast att informeras om nya poster i trådar om du har deltagit i respektive subdiscussion.

Som ett alternativ till Slack Serverar Microsoft-team. Chattar, möten, anteckningar och bilagor kan också kombineras. Genom att ansluta till Office 365 är tjänsten sannolikt särskilt värdefull för företag som redan har en stark infrastruktur för Microsoft.

Google Meet: Videokonferens för företag

Google tillhandahåller en mängd olika verktyg för företag. Dessa är oftast lätta att använda och inriktade på virtuellt samarbete. Detta gäller även Google Meet. Verktyget är fortfarande känt för de flesta som Google Hangouts. Det finns appar för Android och iOS för att delta i onlinemöten. Du kan också ringa in från webbläsaren, där Chrome är bäst ansluten.

Annars stöds Firefox, Edge och Apple Safari. Externa gäster kan inkluderas via en inbjudningslänk eller ett mötes-ID. Meet är integrerat i Google Suite. Detta är särskilt användbart om du använder andra verktyg från Google, till exempel kalendern. En lämplig länk för mötet skapas sedan för varje mötespost om det behövs.

Google och sekretess

Googles verktyg är kontroversiella ur sekretesssynpunkt. Innan du använder dem för ditt företag, bör du söka expertråd: Vilka är kraven i ditt fall? I vissa fall är särskilda inställningar samt ytterligare avsnitt i din sekretesspolicy nödvändiga.

Vi på RAIDBOXES har också skapat flera fasta virtuella mötesrum. Länken förblir alltid densamma. Vi träffas sedan i "Münster", "Freiburg", "Hamburg" eller "Magdeburg" - de tre sista är platserna för våra Fjärranslutna medarbetare. Detta gör det möjligt för oss att göra snabba och okomplicerade möten, även för spontana möten.

Annars använder vi onlinemötena för en mängd olika ändamål. Ibland för möten på plats med en "switch" till remoters (uppe till höger, bilden togs före Corona), eller för en virtuell kväll öl eller vatten i hemmakontor gånger:

Homeoffice Tools: Så fungerar det RAIDBOXES trots Corona
Gott humör på RAIDBOXES

Videokonferenser är svåra att hantera från en viss storlek. Vi märker också detta när, som nu, i coronas dagar, nästan alla anställda slår på hemifrån. Om ett onlinemöte har fler än tio deltagare måste du ordna det tydligt. Till exempel med följande regler och alternativ:

  • Måttfullhet: Någon borde leda mötet, få tal, skifta expansiva diskussioner och kontrollera tidsramen.
  • Dagordning: Har du svårt att behålla strukturen? Ett fördel delat dokument som alla kan redigera hjälper dig. I den bestämmer ni gemensamt vilka punkter som ska diskuteras.
  • Ljud av: Vill du förbättra ljudkvaliteten? Då ska alla vara glada så länge de bara lyssnar.
  • Medföljande chatt: De flesta system stöder en chattfunktion bredvid ljud- eller videospåret. Du kan komma i kontakt med det, till exempel om du vill beaktas av måttfullhet.
  • Delad skärm: Vill ditt team arbeta centralt med ett dokument? Eller någon vill presentera något för andra? Detta är också möjligt via funktionen "Dela skärm".

Förr i tiden använde vi RAIDBOXES Slack Samtal om videotelefoni. Men i takt med att laget växer i storlek hopade sig problemen: inställda avgångar på konferenserna samt dålig ljud- och videokvalitet. Google Meet har kört mer stabilt här, även vid låg bandbredd. Till exempel på hemmakontoret eller på språng. Testa för dig vilken tjänst som är bäst. Andra alternativ är: Skype av Microsoft eller Zoom.

Möte med eller utan video?

Vissa svär att kunna se sin motsvarighet nästan i ögonen. När allt kommer om är ansiktsuttryck en del av kommunikationen. Andra känner sig distraherade av det. Du bör diskutera med laget och prova när vilken variant är mer effektiv. På RAIDBOXES alla anställda kan själva bestämma om de vill visa sig på hemmakontoret eller inte.

Aircall: Flexibel telefon

Alla dina kunder eller partners är inte via chatt, Slack , Skype & Co. Och inte alla anställda har eller vill ha ett företag smartphone. Då måste den gamla goda telefonen komma hit, i sin moderna variant. Med tjänsteleverantörer som t.ex. Luftsamtal du kan ringa telefonsamtal från företagets dator. Oavsett om du använder Microsofts eller Apples värld.

Kvaliteten på samtalen är inte längre ett problem i tider av IP-telefoni. Tack vare ditt eget "fasta" nummer, märker ingen var du ringer - du kan ställa in riktnumret själv om det behövs. Och du är alltid tillgänglig. Guider som den virtuella telefonsvararen stöder dig också. De flesta leverantörer kan också skapa gemensamma nummer för enskilda team.

Aircall Homeoffice
Ringa och ringa från skrivbordet

Eller så kan du ansluta den virtuella telefonen till din CRM eller helpdesk. Aircall erbjuder integration för:

  • Salesforce
  • Zoho (mer om det)
  • Slack
  • Hubspot
  • Zendesk (på)
  • Intercom
  • Microsoft Dynamics & Microsoft Teams

Tredjepartsleverantörer måste tillhandahålla ett gränssnitt för att WordPress (delvis via Gravity Forms) och för att WooCommerce Möjligt. Frågan om mening uppstår – normalt din CRM kommer att vara den första anhalten.

Google Kalender: Behåll översikten över hemmakontoret

Vem arbetar när, var och var? Vilka möten och externa möten äger rum? Vem är på semester eller sjuk? Vilka anställda är för närvarande på kontoret, vilka på hemmakontoret? På grund av "Corona" och liknande utmaningar, förlorar du snabbt reda på det här. Då en virtuell kalender vettigt.

Men även den här blir snabbt förvirrande. Till exempel om det finns flera team med olika mötesstrukturer. Detta åtgärdas av olika nivåer i kalendern, som kan visas eller döljas efter behov. Således är RAIDBOXES kalender, till exempel kategorierna:

  • Interna möten
  • Externa affärsmöten
  • Information som status på hemmakontoret
  • Holiday
  • Support
  • Beläggning av de "riktiga" mötesrummen i Münster

Beroende på Roll i företaget kan vi endast visa den information som är relevant för respektive arbete. Letar du efter ett alternativ till Googles kalender? Dr Web har lanserat ett test av de viktigaste Kalenderappar Skapad. Den innehåller också lösningar som Wunderlist (som snart kommer att ersatt av Microsoft Att göra) eller Todoist, som länkar kalendern till att göra-listor.

Zoho Sprints: Projektledning och uppgiftshantering

Naturligtvis är det inte bara för avlägsna organisationer med en hög andel bostäder att planera sina projekt väl. Men i distribuerade lag blir det ännu viktigare eftersom det inte finns någon regelbunden samordning på plats. Annars kommer enskilda uppgifter att lämnas kvar eller till och med göras två gånger. Varje byrå behöver en metod och ett lämpligt verktyg. Även som frilansare kommer det att hjälpa dig att Spurter hantera det själv.

Arbeta mer produktivt

Vill du göra fler uppgifter med mindre stress? Kolla sedan in våra guider från Jan Tissler om ämnena Produktivitet Hacks Och Typiska frilansfel Att. I den får du lära dig mer om tidshantering, projektplanering och målinriktad prioritering.

Vi har provat flera verktyg för att planera våra projekt för teknik, marknadsföring och support och försäljning. Bland annat Trello, Hygger och GitScrum. Andra alternativ inkluderar Asana eller Hive. Till föll vårt val på Zoho med hans Modul Sprints.

Hur verktygen fungerar är alltid liknande:

  • Hantering av uppgifter: Medarbetare och team anger sina uppgifter eller projekt som "uppgifter", ibland viktade efter brådska. Till exempel "Skriv bidragsverktyg för hemmakontoret". Du kan också använda den för att tilldela uppgifter till andra i teamet.
  • Rätt tilldelning: Uppgifterna tilldelas olika "anslagstavlor". Dessa representerar vanligtvis avdelningsstrukturen i företaget. Så du ser alltid bara de uppgifter som är relevanta för dig och dina kollegor.
  • Struktur: Enskilda uppgifter kan grupperas i projekt för att hålla reda på det. Underaktiviteter i exemplet ovan skulle vara "Skapa inläggsbild" om du vill fortsätta på detta granulära sätt. Blogginlägget kan vara en del av ett föräldraprojekt "E-Bok för byråer".
  • Automatiskt schema: Varje uppgift rangordnas regelbundet. Är det en uppgift eller idé för framtiden ("eftersläpning")? Ska det göras i den nuvarande sprinten? Pågår den redan eller har den redan slutförts? Var har uppgifter lämnats?
  • Gemensam omröstning: I möten talar ditt team regelbundet om det aktuella läget. Detta blir snabbt tydligt vem som behöver stöd eller var kapacitet är tillgänglig för ytterligare uppgifter.

Om det implementeras konsekvent visas omedelbart om schemat för ett delprojekt äventyras. Sedan kan du omfördela dina resurser därefter. Project Management (PM) också diszipes ett team och dess medlemmar från att samla för många uppgifter för en sprint. Korrekt tillämpas, landar din byrå slutligen på realistisk tidshantering.

Sprint styrelsen
Utdrag ur en marknadsföring sprint på RAIDBOXES

Har du aldrig arbetat med ett PM-verktyg? Då arbetssättet kommer att verka obekant för dig i början. Det tar också en stund innan du eller hon använder verktyget konsekvent och fyller det med uppgifter. Som regel kommer dock de första framgångarna snart att komma. Då vill du inte missa projektledningen längre.

Google Cloud: Delad åtkomst till dokument

Tillämpningar som Google-molnet Naturligtvis gör de mycket mer än att bara hantera dokument. Spektrumet sträcker sig från gemensam projektutveckling till maskininlärning och omfattande webbanalys. I Coronas tidsålder är det dock främst de enkla sakerna som gör det dagliga arbetet bekvämare:

  • Gemensam informationsnivå: Alla i företaget har tillgång till samma dokument när som helst.
  • Strikt datalagring: Det innebär att det inte finns något arkiv distribuerat på olika företagsdatorer och inte längre olika fil- och datanivåer. Åtkomsten upprätthålls när en person är frånvarande.
  • Färre resurser: Samtidigt sparar teamet lagringsutrymme, en viktig Bidra till hållbarhet. Säkerhetskopior är också lättare att hantera och kan hanteras centralt.
  • Mer säkerhet: Arbeta på ditt hemmakontor med en anteckningsbok eller en privat dator? Då kan du eller inte bör lagra de flesta filer lokalt av sekretess- och säkerhetsskäl.

Samtidigt kan du göra ditt arbetesnabbare. Hittills är du driver filer till Slack & Co. fram och tillbaka? I framtiden skickar du bara länken till dokumentet. Detta är snabbare och effektivare.

Ett sådant moln arkiv vill vara välorganiserad så att det verkligen hjälper dig. Var särskilt uppmärksam på följande punkter:

  • Strukturerat tillvägagångssätt: Även i molnet kan du snabbt tappa spåret om det finns för många eller för få mappnivåer. Kontrollera din struktur regelbundet. Om det behövs bör endast en person kunna skapa eller ta bort nya mappar.
  • Gamla och överflödiga datanivåer: Ange regler om vem som ska lagra vilka filer, när och var. Detta inkluderar en roll per team som städar upp gång på gång.
  • Projektledare: Speciellt för enskilda projekt behöver du chefer som tar hand om lagring av loggar, erbjudanden, fakturor, etc. Annars lagras alla data lokalt i slutet. Detta förfarande lönar sig också om en annan person tar över projektet.
  • Central lagringsplats: I synnerhet kräver dokument som regelbundet redigeras av flera anställda en central version – lagrade på en koncis plats. Annars finns det snabbt flera versioner och olika arbetsinstruktioner.

Ditt företag kanske eller vill inte arbeta med Googles programvara? Kolla sedan in tjänster som Dropbox eller Microsoft OneDrive. Var uppmärksam på villkoren för dataskydd.

Moln med öppen källkod

Det finns också lösningar för din egen server, t.ex. ownCloud (egnaCloud)Pluspunkt: Tjänsten kommer från Tyskland. Vi har dock ännu inte provat det. Har du erfarenhet av ownCloud? Du är välkommen att rapportera i kommentarerna.

Google Dokument, tabeller med mera

Det är lätt att se att beroendet av Google är ganska hög i många startups och byråer. Detta beror inte minst på att Mountain View-företaget skickligt kombinerar faktorerna kompatibilitet, enkel åtkomst, medvetenhet och låga ingångspriser. Av samma skäl valde vi Google Docs & Co. Vi använder dem i hela företaget, till exempel för att dokumentera projekt och processer tillsammans.

Speciellt inom marknadsföring gör virtuella dokument samarbete enklare för oss. Internt, men även i samband med våra externa författare eller med innehållspartner. Det lönar sig nu när vi arbetar helt fördelat – och våra gästförfattare har ibland mer tid på sig att skapa nya bidrag:

  • Redaktion: Om texten kommer som en Google Doc kan vi göra kommentarer direkt i den, redigera innehållet och få ändringarna delade av författarna. Det sparar mycket tid.
  • Brainstorming: Nya bidrag idéer ständigt växer fram - mer än vad som kan genomföras. Vi samlar in dessa i ett Google-ark. Då kan vi vikta dem och använda vår Sökordsstrategi gradvis genomföra den.
  • Bortredigeringsplan: Vår redaktionella handlingsplan är också en Google-tabell, med flera flikar. Bland annat ser vi statusen för de för närvarande planerade bidragen, förhandsplaneringen för de närmaste veckorna, vilka kategorier som serveras hur ofta, vilka gästbidrag som ska göras, vem har annonserat och hur mycket externa innehållskostnader är.
  • Innehållsstrategi: Våra Strategi för innehåll registreras i ett detaljerat dokument på flera nivåer. Google Dokument gör det möjligt för oss att ständigt expandera, anpassa och starta nya projekt tillsammans. Samtidigt diskuterar vi nya punkter i förslagsläget. Ändringar dokumenteras.

Det fina med sådana verktyg är att du arbetar över hårdvarugränser. Allt du behöver är en resurs för dokumentet, sedan kan du redigera den från en webbläsare. De flesta av de anställda på RAIDBOXES arbeta med Apple, vissa med Microsoft. Med våra författare och partners ser det ut på samma sätt färgglada.

Redaktionell handlingsplan med Google-tabeller
Utdrag ur vår röda handlingsplan

Med virtuella verktyg, detta inte längre frågor. Om det behövs kan du fortfarande exportera google dokument och tabeller. Bland annat i formaten:

  • Microsoft Word eller Excel
  • Opendocument
  • RTF, PDF, .txt
  • CSV
  • HTML
  • EPUB (för e-böcker)

Du kan också skapa en kopia i molnet med ett klick för att skapa olika versioner. Arbetar du med externa innehållsleverantörer eller byråer? Var sedan uppmärksam på vilka dokument du släpper. Du kan skilja mellan ren läs- eller skrivrätt här.

TeamViewer: Fjärråtkomst och fjärrunderhåll

Jobbar dina anställda mer på hemmakontoret? Även då måste datorerna underhållas. Brådskande uppdateringar, säkerhetsproblem eller lösning av tekniska problem kommer inte att försenas förrän motgångar som Corona är över igen. Lösningen är att tillhandahålla program som Teamviewer eller AnyDesk. Med dem kan du:

  • Ansluta till en extern arbetsplats
  • Gå till respektive medarbetare för felsökning eller vägleda den andra personen
  • Distribuera uppdateringar på den andra datorn
  • Övervaka dess säkerhet, etc.

På RAIDBOXES vi använder sådana lösningar endast sporadiskt, eftersom de flesta anställda arbetar regelbundet på kontoret. Antalet av våra Fjärranslutna kollegor Växer. Vi är också för närvarande glada över att Infrastruktur för det distribuerade arbetet är redan helt tillgängligt.

Tidsinspelning: HeavenHR

Hittills har verktygsbaserad dokumentation av arbetstiden RAIDBOXES Frivilligt. Om du vill kan du använda hans tid via Klocka Spårning. Eftersom vissa älskar systematisk inspelning av tid, andra förkasta det. Lagstiftningen tvingade oss att införa en enhetlig lösning. För detta ändamål använder vi nu HeavenHR (på andra). Det är en omfattande personalhantering svit, dokumentationen är bara en del av det.

Inspelning av Homeoffice Time
Tidsinspelning på hemmakontoret

Så här fungerar hanteringen av arbetstiden i vårt fall:

  • Spårning: I webbläsaren eller via en app loggar var och en av oss in och ut när en arbetsdag börjar eller slutar. Raster registreras på samma sätt.
  • Öppenhet: Medarbetarna har en översikt över hur länge deras arbetsdag och arbetsvecka redan varar. Relaterat, vad övertid har uppstått i det förflutna.
  • Tidskonto: Vi kan konvertera dessa övertidstimmar direkt i verktyget till fritidsersättning (lediga dagar). Vi tar också semester och hantera det genom HeavenHR.
  • Förvaltning av rättigheter: RAIDBOXES ger oss frihet att självförverka när de ansöker om ledighet, etc. Se vårt bidrag till Holocracy modellsom vi använder framgångsrikt.

Jag har själv aldrig varit en vän av systematisk tid att hålla. Alltför ofta kände jag mig pressad av verktygen. Men i ett rättvist företag överskuggas sådana tvivel. Dessutom är programmen utformade så enkla att deras verksamhet snabbt blir en självklarhet.

Homeoffice: Med rätt verktyg mycket enklare

Varje morgon kastar jag HeavenHR, direkt efter det Slack . Dessutom lägger jag upp min status i motsvarande kanal. Jag måste lämna hemmet kort bort från datorn eftersom brevbäraren ringer? Detta är ganska enkelt:

  1. En kort "afk" (för "bort från tangentbordet") i statuskanalen
  2. Sedan en "re" ("tillbaka")
  3. Färdiga.

Däremellan hanterar jag mina uppgifter i Zoho, Google Docs eller i den virtuella redaktionella planen. Jag har arbetat i nio år komplett hemifrån Från. Men även i ett lokalt företag, skulle jag inte vilja ge upp de program som anges här längre.

Jag träffar mina kolleger regelbundet – för närvarande, tyvärr, uteslutande praktiskt taget via videokonferens. Med rätt verktyg vänjer du dig vid att arbeta på hemmakontoret snabbare. Och det blir gradvis effektivare. Ändå ser jag fram emot att återvända till webbplatsen så snart som möjligt att besöka Münster. För mig personligen kan inget verktyg i världen ersätta kontakten med mina kollegor.

Frågor om hemkontorsverktyg

Vilka verktyg använder du för att arbeta på hemmakontoret? Vilka frågor har du? Använd kommentarsfunktionen. Vill du bli informerad om nya bidrag till frilansare och byråer? Följ oss sedan på TwitterFacebook eller via vår nyhetsbrev.

Michael tar hand om RAIDBOXES innehåll och psykisk hälsa. I bloggaren och WordPress gemenskapen han varit aktiv sedan 2007. Bland annat, som medarrangör av WordPress Evenemang, författare och företagens blogg tränare. Han gillar att blogga otroligt mycket, professionellt men även privat. Michael arbetar och skriver Fjärr från soliga Freiburg.

Kommentarer om den här artikeln

Skriv en kommentar

Din e-postadress kommer inte att publiceras. Obligatoriska fält är * Markerade.