Den perfekta agendan för din nästa online-workshop

Vill du utforma online-workshops som inte bara är informativa, utan också kreativa och engagerande? Vill du att ditt distansmöte ska vara både värdehöjande och roligt? Här får du lära dig hur du kan genomföra möten i små cirklar och evenemang med stora grupper på ett sådant sätt att alla deltagare blir entusiastiska.

Inget är värre än en dåligt planerad workshop på nätet. För att hålla deltagarna motiverade behöver du en väl genomtänkt och dynamisk workshopagenda. Metoderna för en workshop på distans är jämförbara med en workshop på plats. Det är bara utförandet som måste anpassas till de digitala verktygen. Samtidigt skiljer sig online-workshops i flera avseenden mycket från traditionella evenemang på plats. Ta därför tillräckligt med tid för att bekanta dig med både innehållet och de tekniker du vill använda för att förmedla det.

För att ditt nästa onlinemöte ska bli en succé ger jag dig strategier och verktyg för att planera den perfekta onlineagendan. Det finns olika metoder för att kreativt utforma och genomföra digitala workshops.

Det får du veta i det här inlägget:

1. Rätt element för din workshop på nätet
2. Upprätta och kommunicera arbetsavtal.
3. Utformning av uppvärmningen och nätverkande av deltagarna.
4. Rätt introduktion till ämnet
5. Underhållande presentation av din föreläsning
6. Främja samarbetet mellan deltagarna. 
7. Tips för mer energi och interaktion
8. Slutlig moderering

En dynamisk dagordning - det viktigaste för din online-workshop

En dynamisk agenda är ännu viktigare online än offline. En onlineagenda måste uppfylla mycket speciella krav - just för att det är svårare att behålla deltagarnas uppmärksamhet i det digitala rummet. 

Så hur får du till stånd ett lyckat onlinemöte som är både produktivt och underhållande, och som dessutom stimulerar samarbetet mellan deltagarna? Svaret är flera olika metoder. Agendan för din online-workshop består av en blandning av föreläsningar, diskussioner, frågestunder och övningar.

Håll inmatningsfaserna korta. Oavsett om din online-workshop varar i två timmar eller två dagar bör den rena presentationstiden inte överstiga 15 minuter åt gången. Därefter följer en uppgift eller ett grupparbete där deltagarna uppmanas att bli aktiva. 

Sannolikheten för att ditt möte kommer att tas emot väl ökar ju fler gruppfaser du planerar in. Dessa kan organiseras mycket väl med hjälp av breakouts. Under dessa sessioner har deltagarna möjlighet att prata med varandra i små grupper - inte bara på en teknisk nivå utan kanske även på en personlig nivå. Du kan vara säker: Detta kommer med stor sannolikhet att öka det individuella engagemanget. 

Med längden på online-workshopen ökar också behovet av varierade övningar, gruppfaser och spännande diskussionsrundor. Förbered ett motsvarande stort antal uppgifter som kräver att deltagarna deltar aktivt, antingen enskilt eller i grupp.

Det är mycket viktigt att ta pauser. Det är här som online-workshops skiljer sig väsentligt från personliga evenemang. Var 60:e minut bör du ta en paus på minst tio minuter, så att alla deltagare kan hämta andan och få tid för sina grundläggande behov. Om workshopen på nätet sträcker sig över en hel dag eller ännu längre bör du planera in fler pauser. 

1. rätt element för din workshop på nätet

Metoderna för en workshop på distans skiljer sig inte särskilt mycket från metoderna för en online-workshop som äger rum på plats. Det finns fem element som du kan använda för alla typer av evenemang. När det gäller en online-workshop är det bara genomförandet som behöver anpassas till de tillgängliga digitala verktygen. 

Ju mer variation, desto intressantare (och effektivare) är workshopen på nätet. I samband med ett online-evenemang bör varje moment som anges här därför inte vara längre än 15 minuter:

• Föreläsningar för kunskapsöverföring (helst i början eller som en central del av online-workshopen). 
• Diskussioner i smågrupper: Utbyte om ett specifikt ämne eller en specifik fråga 
• Övningar: Utveckling och presentation av konkret innehåll av deltagarna.
• Bedömningar: Deltagarna diskuterar ett scenario eller en fallstudie.
• Frågor och svar (i stora grupper, i smågrupper eller i individuellt arbete).

2. fastställa och kommunicera arbetsavtal

Dina deltagare är ännu inte bekanta med den videosamtalstjänst som du använder? Då bör du göra dem bekanta med de viktigaste tekniska funktionerna i början av mötet. Meddela dessutom spelreglerna och de uppföranderegler som måste följas under mötet.

Detta inkluderar viktig information som mötestider och raster eller dina förväntningar på aktivt deltagande. Det är också bra att förklara vad du förväntar dig av online-workshopen och vilka läranderesultat du hoppas att deltagarna ska uppnå. Dessutom bör du berätta för din publik om och var du kommer att göra innehållet i dina presentationer allmänt tillgängligt. 

3. Utformning av uppvärmningen och nätverkande av deltagarna.

För att bryta isen samlas deltagarna i närvaroevenemang ofta i förväg för att utbyta idéer över en kopp kaffe eller för att inleda ett personligt samtal. Eller så inleder moderatorn mötet med en teambuildingaktivitet. I en distansverkstad är det däremot inte bara viktigt att komma in i gruppen, utan också att hitta rätt i verktyget. Dessa omständigheter kräver lite planering så att stämningen inte tippar över redan i början. 

I regel avgörs det redan i början av online-workshopen om deltagarna är villiga att ge dig sin uppmärksamhet eller inte. Det är viktigt att inte överväldiga någon - och samtidigt involvera varje enskild person. Precis som i offline-workshops handlar det i grunden om att utveckla teamkänsla och skapa nätverk mellan deltagarna.

Ett lovande sätt att skapa en känsla av gemenskap för de inblandade redan från början: Planera en kontroll. Detta är en inledande fråga som väcker deltagarna och uppmuntrar dem att interagera. I grupper som har arbetat tillsammans länge fungerar den här frågan som en morgonplockning. 

Hur personlig incheckningen ska vara beror på den sociala strukturen. Är det ett team vars medlemmar är beroende av varandra? Eller är det en grupp vars medlemmar sannolikt inte kommer att ses igen? I det första fallet är teamets band mer intensivt och det kan kännas fritt att bli lite personligt vid incheckningen. I det andra fallet handlar det ofta om att lära känna varandra först - personliga eller känslomässiga kontakter tenderar att vara olämpliga här. Ett tips: Om det är ont om tid kan incheckningen också ske i en chatt. Ställ en fråga och låt deltagarna svara på den samtidigt. Svaren kan sedan läsas igenom tillsammans. 

4. rätt introduktion till ämnet

För att få deltagarna entusiastiska över ett nytt ämne så snabbt som möjligt kan man använda olika metoder:

• Skalfrågor: I ett diagram - t.ex. på grundval av en skala från liten förkunskap till stor förkunskap - kan deltagarna synliggöra sina förkunskaper. 
• Cyberstorming: Denna virtuella metod för brainstorming används för att bli kreativ och hitta idéer. Alla deltagare associerar fritt ett stort antal idéer om ett specifikt ämne och utbyter dem i chatten. Målet är att få med sig ovanliga idéer och lämna vältråkiga tankegångar bakom sig.
• Mindmapping: Med hjälp av en mindmap kan du ta reda på vilka termer eller underämnen som redan är kända. När deltagarna har antecknat sina termer på tavlan kommenterar var och en kort sin anteckning. Okända ämnen som ska behandlas under evenemanget kan markeras med färg.

5. underhållande presentation av din föreläsning

Många talare som fortfarande är oerfarna med online-moderation fruktar att det är svårare att förmedla kunskap via Zoom och liknande än offline. Jag kan lugna dig: Detta är inte alls fallet. Det är bara viktigt att presentera innehållet i lämplig form och att inte överväldiga publiken med för mycket information. Använd ett fåtal kortfattade innehåll och en tilltalande design - båda dessa faktorer kommer att fånga publikens uppmärksamhet. Förresten: Samma sak gäller för personliga evenemang. 

Många tycker att det är svårt att bryta ner föreläsningar eller presentationer till det väsentliga. Gör det här viktiga steget enklare för dig själv och tänk på att deltagarna i workshopen online främst kommer att se dina bilder. Du som talare (åtminstone i föreläsningsläge) kan bara ses i mycket liten utsträckning. Det kan också finnas personer som bara deltar i ditt evenemang via en smartphone eller surfplatta. Dina bilder bör därför vara välstrukturerade och endast täcka de viktigaste punkterna.

Det är mycket praktiskt att samla in frågor som dyker upp under presentationen i chatten. Detta förfarande skyddar din input och undviker långa avbrott som gör att vissa lyssnare snabbt stängs av. Viktigt: Meddela denna regel i förväg, helst tillsammans med de andra arbetsavtalen. 

Ett annat tips: Om det är möjligt bör du stå upp under presentationen. Detta främjar resonansen av din röst och därmed din närvaro i det (virtuella) rummet.

6. främja samarbetet mellan deltagarna 

Eftersom frekventa och intensiva utbytesfaser mellan deltagarna ökar uppmärksamheten enormt, är främjandet av interaktion förmodligen det viktigaste elementet i varje lyckad workshop på nätet. Om du inte utnyttjar denna möjlighet kan deltagarna helt enkelt lyssna på en inspelning av din presentation i stället för att delta i en workshop. Du vill ju erbjuda ett mervärde med ditt onlineseminarium. 

Följande verktyg är användbara för att stimulera interaktion i form av gruppfaser:

• Breakout-sessioner främjar diskussion och utbyte i små grupper.
• Med opinionsundersökningar kan du ställa frågor om ett visst ämne och få en åsikt (t.ex. om Mentimeter eller . Echometer)
• Chat Waterfall och Round Robin används för att snabbt samla in feedback och möjliggöra brainstormingrundor.
• Digitala whiteboards (t.ex. FigJam, Concept Board, Miro eller Mural) och andra samarbetsverktyg (t.ex. Google Suite) stöder gemensamt skapande av skisser och texter samt anteckning av dokument.
• Här hittar du hundratals verktyg för samarbete i distribuerade team.

7. tips för mer energi och interaktion

Alla vet det: att sitta framför skärmen i flera timmar i sträck leder oundvikligen till att man tappar uppmärksamheten. Oroa dig inte - det är helt normalt. För att energin inte helt ska försvinna från det virtuella rummet kan du inkludera små rörelselekar i din workshop. De gör inte bara humöret bättre, utan förbättrar också deltagarnas fysiska kondition. De lossar de spända musklerna och aktiverar för nästa omgång. 

Här hittar du en stor samling verkstadsspel för att öka kreativiteten i ditt team. Du kan visa lite mod i ditt val, eftersom erfarenheten visar att deltagarna vanligtvis accepterar ett sådant erbjudande. Om du redan har erfarenhet av att underlätta distansworkshops kan du naturligtvis använda metoderna spontant. 

8. slutlig moderering

I slutet av varje onlineutbildning ska du sammanfatta vad du har lärt dig. Ge deltagarna en kort översikt över innehåll, metoder och aktiviteter och se till att det inte finns några obesvarade frågor.

En bra utcheckning ger gruppen utrymme och tid att reflektera över vad de har lärt sig. För detta kan du använda chatten en sista gång och ställa frågor till deltagarna om vad som är viktigast, vad de har lärt sig och vilka frågor de eventuellt fortfarande har kvar att tänka på. Be deltagarna att skicka sina svar samtidigt, så att alla meddelanden kan läsas samtidigt.

Utcheckningen kan också ske i form av en slutrunda där varje person i tur och ordning får säga sitt. För att inte tappa kontrollen över tiden är det bra (särskilt i större grupper) att begränsa varje bidrag - till exempel till högst tre ord.

Exempel på dagordning för en workshop på nätet

Den förmodligen viktigaste regeln för en onlineagenda är att regelbundet växla mellan föreläsningar och interaktion. 

quäntchen + glück har tagit fram en hjälpsam guide för distansverkstäder. Här hittar du värdefulla tips och idéer för att förbereda och följa upp workshops och möten online.

Slutsats om workshops på nätet

En mycket viktig faktor för att online-evenemang ska bli framgångsrika är om och hur mycket erfarenhet deltagarna har av motsvarande teknik. Deltagare med tillräckliga förkunskaper har lättare att koncentrera sig på innehållet. Om gruppen däremot aldrig har arbetat med det använda verktyget bör seminariet inte överbelasta deltagarna med specialfunktioner.

Det spelar ingen roll om deltagarna sitter framför sin bärbara dator hemma eller sin dator på kontoret: Kom ihåg att hålla dem engagerade. De lämpliga verktygen är röstningsrundor eller breakout-sessioner, ett kort utbyte (muntligt eller via chatt) eller kreativa övningar på whiteboardtavlan. Som moderator kan du läsa av deltagarnas reaktioner för att se hur deras uppmärksamhet är - och vid behov motverka detta med riktad aktivering.