Med rätt projektledningsverktyg kan du förbättra kommunikationen i teamet, skapa projektdokumentation, undvika dubbelarbete, övervaka schemat och framför allt spara mycket tid. Vi presenterar de viktigaste verktygen.

Projektledningsverktyg minimerar överflödiga, manuella uppgifter. Med dem slipper du gå vilse i oändliga e-postkonversationer, där hälften av samtalen aldrig avslutas. Men eftersom det finns så många projektledningsverktyg att välja mellan bör du noga överväga vilket som är bäst för dina behov.

Asana

Asana är i hög efterfrågan som ett projektledningsverktyg, det har en hel lista med användbara funktioner. Även vi på Raidboxes arbetar nu med Asana (tidigare med Zoho). Det är lätt att lära sig och använda. Gränssnittet fokuserar på de väsentliga punkterna, särskilt dina milstolpar och centrala egenskaper hos dina projekt du alltid har i sikte.

Med programmet kan du organisera långsiktiga mål i en tidslinje eller byta till en listvy för teammedlemmar som visar varje individs uppgifter. Det finns också en styrelsevy så att du kan se en översikt över alla projekt. Det är därför perfekt för byråer med medelstora till stora team och parallellt kundarbete.

Asana visar dig inte bara exakt vilka uppgifter som varje teammedlem arbetar med, utan låter dig också grafiskt visa varje individs arbetsbelastning. Du kan också tilldela varje uppgift en arbetsbelastning för att prioritera vad du behöver snabbt och vad som kan vänta.

Asana har inte inbyggd fakturering eller detaljerad rapportering. Men den har möjlighet att integrera appar från tredje part för att lägga till dessa funktioner. Verktyget finns i följande varianter:

• Grundläggande: Du kan lägga in uppgifter via listan, tavlan och kalendervyn, tilldela teammedlemmar och förfallodatum. Inkluderar användning av mobilappar och Chrome-tillägg för upp till 15 teammedlemmar.
• Premium: Den här varianten ger dig anpassade fält, en tidslinjevy, avancerade sökningar och rapporter samt möjlighet att lägga till gäster. Du kan också skapa regler, lägga till formulär och milstolpar, en förvaltningskonsol och områden för privata projekt och team.
• Business: Ger möjlighet till spårning av arbetsbelastning, portföljer, anpassade regler, avancerade godkännanden och möjlighet att integrera ytterligare programvara.
• Enterprise: Kommer, enligt leverantören, bland annat med individuellt varumärke, utökad support och säkerhetskopiering, dataexport och radering samt garanterad drifttid.

Eftersom de individuella planerna ändras från tid till annan, vänligen kontrollera respektive tjänsteomfattning. Du kan också prova några av de projektledningsverktyg som beskrivs här gratis under en tid. Du bör definitivt dra nytta av detta, eftersom alla team inte kommer överens lika bra med alla programvaror.

Trello

Om du letar efter projektledningsprogramvara som är lätt att använda och har den enklaste inlärningskurvan i jämförelse, bör du prova Trello. Trellos kartbaserade användargränssnitt är vanligtvis omedelbart bekant för dem som är vana vid att "organisera" sin arbetsyta med klisterlappar. Den viktigaste skillnaden mellan Trellos Kanban-kortsystem och din förmodligen inte särskilt röriga arbetsyta är att appen håller allt organiserat åt dig. Och att ingenting kan gå förlorat.

Du kan också lägga till bilagor och använda nästan obegränsat utrymme för kommentarer i varje kort. Trellos vy är vertikal för att visualisera projekt, listor med uppgifter inom ett projekt, deluppgifter etc. Det gör det lättare för dig att hitta rätt. Det gör det lättare för dig att hitta runt.

Det här tillvägagångssättet gör det särskilt intuitivt att komma åt Trello - och alla andra verktyg som är strukturerade på liknande sätt. Den vänstra kolumnen står för det arbete som ska tilldelas, sedan drar du de enskilda uppgiftskorten till nästa kolumn till höger för att fördela och påbörja de pågående uppgifterna, sedan drar du dem ytterligare en kolumn när de granskas eller avslutas, och så vidare. Asana fungerar förresten på liknande sätt.

Trellos enkelhet är också dess största brist. Eftersom Kanban-projektplaneringen är den centrala funktionen. Utan möjlighet att byta till andra ramverk, t.ex. en utökad kalendervy eller ett omfattande Gantt-diagram. Den enkla användningen och det låga priset gör dock Trello till ett användbart verktyg för många företag.

Microsoft Project och Microsoft Teams

Microsoft Project är en av de mest omfattande plattformarna för projekthantering som finns. Med MS Project har projektledare från små till stora företag ett stort antal alternativ för att planera sitt arbete och fördela uppgifter mellan sina team. Detta inkluderar olika visuella representationer av dina projekt.

Verktyget gör det till exempel möjligt för användarna att presentera sina projekt med hjälp av anpassningsbara Gantt-diagram. Vissa föredrar denna visualisering för att fördela resurser och planera arbetsflöden över tid.

Project går långt utöver många konkurrenters programvara när det gäller ytterligare projektplaneringsfunktioner. Med budgeteringsverktygssatsen kan du till exempel beräkna "intjänat värde", vilket visar de beräknade kostnaderna och intäkterna för ett visst projekt. För vissa är detta värdelös överbelastning, för andra plikt. Det beror på den genomsnittliga storleken på dina projekt. Men också om graden av professionalism som dina kunder förväntar sig av dig.

Microsoft Teams är en populär meddelandeapp som är en sidekick till Project. Det är särskilt användbart om din arbetsmiljö redan är anpassad till Microsofts produkter. Dessa kan nu kopplas samman ganska enkelt.

Slack

Precis som sin kusin Zoom för videokonferenser har Zoom Slack har ökat enormt i popularitet till följd av Covid-19-pandemin. Plötsligt sökte alla typer av kontorsteam efter sätt att samordna och kommunicera utan att träffas personligen. Och det är precis vad Slack är perfekt för.

Oavsett om du har ett team på två personer eller driver en stor byrå förbättrar Slack din kommunikation med flera konversationer i separata kanaler, privat kommunikation med direktmeddelanden och fildelning. Slack finns i versioner för datorer och mobiler.

Den lättnavigerade layouten visar alla konversationstrådar till vänster, alla kanaler eller grupper av konversationer som du har tillgång till och alla användare som skickade ett meddelande direkt. Slack har röst- och videochattar, men de körs inte alltid så robust. Vi på Raidboxes gillar att använda Slack, men har bytt till Google Meet för videosamtal. 

Slack erbjuder en begränsad gratisversion för att prova verktyget först. De som är vana vid Slack vill oftast inte vara utan den. Men nybörjare behöver lite tid innan de inser de stora fördelarna med verktyget.

Zapier

Zapier är kanske det mest nyfikna och innovativa av alla samarbetsverktyg, för det är det inte riktigt. Istället ansluter den två eller flera andra appar via "Zaps" och låter dem interagera med varandra. Detta gör det möjligt att automatisera många arbetsmoment som du tidigare har utfört manuellt i ett team eller i gränssnittet med dina kunder.

Om du till exempel får ett e-postmeddelande med en bilaga kan du ställa in en zap i ett steg som automatiskt kopierar bilagan till Dropbox och meddelar dig via Slack . Du har möjlighet att skapa Zaps baserat på vilken utlösare som helst.

Ett annat exempel är att ställa in Zapier för att automatiskt skriva en händelse till dina teammedlemmars kalenderappar när ett Trello-kort tilldelas ett förfallodatum. Inget mer "Åh! Skulle det ske i dag? Jag glömde...". Det här är bara två idéer om oändliga möjligheter. Även om du redan använder ett projekthanteringsverktyg som saknar vissa arbetsflöden är det värt att ta en titt på Zapier. Kanske kan du utöka ditt befintliga mjukvarulandskap så att dina olika verktyg och processer "pratar" med varandra.

Tidshantering och spårning

Det finns också värdefulla verktyg som hjälper dig att hålla koll på allt och alla. Ibland ingår de i de större programmen, ibland som en separat app. Som projektledare:på en WordPress -byrå är du involverad i alla aspekter av ditt teams arbete.

Men även som frilansare måste du ha en helhetsbild i åtanke och kanske samordna externa krafter och resurser. I slutändan handlar projektledning om att hålla reda på andras paket av uppgifter. På någon nivå är det ditt jobb att leda dem som utför dessa uppgifter.

Tidshantering, tidsregistrering och övervakning är en integrerad del av din övergripande strategi. Därför bör du också känna till de lämpliga verktygen.

Vad gör programvaran för din tidshantering?

En av de viktigaste uppgifterna när man arbetar i distribuerade team är: Hur kan man registrera de faktiska arbetstimmarna i ett projekt när man arbetar från olika platser? Eller om du involverar andra frilansare eller byråer som också vill ha betalt?

Vi lever inte längre i en värld där man kan ta fram en tidsklocka. Istället kommer du förmodligen att ha entreprenörer som utför alla möjliga olika och komplicerade uppgifter över hela världen, och kanske till och med i olika tidszoner. Känner du till varje liten aspekt av arbetet med att skapa en webbplats WordPress ? Även då har du svårt att hålla reda på allt.

Det är här som hanteringen och uppföljningen av olika uppgifter kommer in i bilden. Låt oss först ta upp en obekväm sanning: Ingen tycker om att ha chefer:innehavare som tittar honom över axeln på jobbet. På samma sätt vill cheferna inte heller uppfattas som att de svingar den digitala piskan och går vilse i mikromanagement.

Det första du tänkte när du läste rubriken "Time Management and Tracking" var kanske något i stil med "Vi är inte den typen av butik. Jag litar på mitt team." Faktum är dock att tidshanteringsprogramvara gynnar både utvecklare och designers samt styrelserummet.

Framtiden är frilansande och självbestämd

Vi lever i en ny era där frilansarbete ökar medan fasta jobb minskar. Särskilt i en miljö med WordPress byråer. Och även i de fall där avtalsbaserade arbeten lyckligtvis fortfarande råder vill de anställda ha mer frihet. Till exempel i form av distansarbete eller arbetstider som faktiskt förtjänar egenskapen "flexibel". Se vår artikel om för- och nackdelar för anställda och företag.

Här är några konkreta sätt på vilka tidshantering och tidsuppföljning gynnar alla, oavsett hur och varifrån de arbetar.

1. Betala dina anställda vad de har rätt till.

De flesta anställda inom den kreativa sektorn vill inte ha ett klassiskt kontorsjobb där de längtar efter att dagen ska ta slut. De vill ha kortare och mer flexibla arbetstider. I ett jobb där du regelbundet kan anta nya utmaningar och som i gengäld ger dig en högre timlön.

Som frilansare är det däremot ofta en utmaning att se till att lönen är rätt. Många kreatörer säljer sig själva för lite och är rädda för att begära en rimlig timlön. Det finns ju andra som kan göra det "billigare". Det faktum att det är svårt att överleva försummas ofta. Samma sak gäller för att det är möjligt att hitta projekt som ger bra betalt - om kvaliteten samtidigt är rätt, se en sammanhållen projektledning.

Med hjälp av tidshanteringsverktyg behöver frilansare inte längre oroa sig för om de får vad de har rätt till. Och projektledarna behöver inte oroa sig för om de timmar som anges i fakturan verkligen har utförts. Alla kan titta på timern i appen och se vad som ska betalas för en viss uppgift eller för en viss betalningsperiod.

2. bekväm fakturering

Och inte bara det. Med detaljerade siffror kan du också försäkra dina kunder om att de betalar för exakt det som gjorts - varken mer eller mindre. Vem känner inte till den obehagliga situationen att behöva förklara att det verkligen tog så lång tid att göra den ena eller andra uppgiften. Det är som att säga: "Nej, vi kommer inte att lägga till något i räkningen".

Istället för att ha den här typen av pinsamma samtal skulle de flesta av oss nog hellre avrunda antalet timmar. Men om en viss uppgift tar 20 minuter längre tid än beräknat, och ditt team utför den uppgiften 10 gånger i veckan, är det 170 fakturerbara timmar som du ger bort varje år.

Med hjälp av verktyg för tidsplanering är det mycket lättare att bråka. Du kan hänvisa till rapporten och visa din kund exakt hur lång tid det tog för vilken del. Och du ska inte följa deras uppskattning eller approximation. Detta är särskilt användbart om du har flera externa frilansare som arbetar för dig.

3. Allt arbete redovisas.

På tal om ett agilt team som ständigt är i rörelse kan vi ställa en snabb fråga: Vem av er har inte gjort arbetsrelaterade saker på tåget, på gymmet eller under frukosten? Kanske till och med på din smartphone?

Frilansare och många anställda i den kreativa branschen är vana vid att använda appar på sina mobiltelefoner, surfplattor och datorer. Dessutom kan tidsuppföljning också spåra arbete som annars tenderar att gå obemärkt förbi: Läsa och besvara e-post, svara på kunders frågor via Slack eller videosamtal, underhålla programvaran för projekthantering och så vidare och så vidare.

Med tidsuppföljningsprogram får du och dina anställda betalt för alla de extra minuter de arbetar här och där. Det är minuter som snabbare än du tror blir till timmar.

4. hålla ett öga på budgeten

När vi inleder produktionsfasen av ett nytt projekt tenderar de flesta av oss förmodligen att ta med oss ett antal frilansare i vår överdådighet. Eller personer från andra lag. För att få igång projektet och avsluta det i tid.

Detta tillvägagångssätt kan dock snabbt gå överstyr. Det kan vara en mardröm att försöka balansera "utomstående" personers arbetstid med den interna personalens arbetstid: Då blir dina kostnader snabbt okontrollerbara. Det slutar med att du spränger den budget som dina kunder har fastställt.

Med rätt tidshantering har du alla siffror framför dig, helst på en lättläst instrumentpanel. På så sätt kan du ta ner foten från gaspedalen om de fakturerbara timmarna blir okontrollerbara. Eller omvänt kan du sätta några extra personer på projektet.

5. lämna mer exakta anbud

Känner du till situationen att ditt team ständigt överskrider uppskattningarna för uppgifter, milstolpar eller till och med hela projekt? Tidshanteringsverktyg kan hjälpa dig. När du vänjer dig vid att använda dem i dina pågående projekt kommer du att börja utveckla en uppsättning mer exakta tidsramar. Med andra ord, en uppsättning för att utföra vissa typiska uppgifter och projektfaser.

Med hjälp av dessa uppgifter kan du ge bättre uppskattningar, vilket alla kunder vill ha av dig. Och du behöver inte be ditt team att jobba hela natten för att du var för optimistisk i dina tidsuppskattningar. Vad sägs om att aldrig behöva säga: "Bara ett projekt till, tack. Det kommer att bli bättre efter det."

Verktyg för tidsplanering

Verktyg för tidshantering är inte alls Big Brother, utan kan hjälpa dig att fokusera på ditt arbete. Motivera ditt team att tala om det när som helst om de fortfarande känner sig övervakade. Övervakning är nämligen inte till någon nytta om ramarna inte accepteras. Ibland räcker det med att justera pausreglerna eller att inkludera eller utesluta vissa aktiviteter i uppföljningen så att dina kollegor känner sig mer bekväma.

Letar du efter stöd för din tidshantering eller tidsuppföljning? Då kan du ta en titt på bland annat följande program och appar:

• clockodo
• klockan
• askDANTE
• todoist

Det finns också många gratis verktyg, en enkel sökning i sökmotorerna efter "registrera arbetstid" eller "tidsregistreringsapp" kan vara till hjälp.

Slutsats: Projektledning för WordPress

I den här artikelserien har vi visat dig de viktigaste begreppen och systemen för modern arbetsflöde och projektledning. I varje steg är det viktigt att se om och hur du kan ta hänsyn till kundernas behov. Och det i varje fas av projektet, från briefing till slutgodkännande.

När du väl har inrättat ett förnuftigt projektledningssystem undrar du hur arbetet överhuvudtaget kunde ha fungerat tidigare. Som en eftertraktad byrå eller frilansare kommer du alltid att ha stressiga perioder. Men med de verktyg och strategier som nämns ovan kan du ta dig igenom dem bättre och de blir färre. En annan trevlig bieffekt: genom planering kommer du inte längre att acceptera vissa uppdrag eftersom du omedelbart inser att de inte är värda det. Eller så accepterar du dem bara om uppdragsgivaren justerar villkoren och/eller budgeten.

Vårt råd: Prova olika projektledningsverktyg och arbetssätt. Prata med andra byråer och frilansare om vad de har haft goda erfarenheter av. Det som en person tycker om är inte lämpligt för en annan och vice versa. Vi har märkt att vår projektledning går mycket smidigare sedan vi bytte verktyg.