Remote Leadership: Hur jag driver en byrå var som helst

Julian Hansmann Senast uppdaterad den 22 oktober 2020
12 Min.
Senast uppdaterad den 22 oktober 2020

Chefen tornar upp sig över sin medarbetare i den stoppade verkställande stolen – auktoritär, impopulär och ovanifrån. Denna bild av ledarskap har bränt in i våra huvuden. Men det har blivit föråldrat: digitalisering, projektrelaterat arbete och samarbete formar dagens arbetsliv. Det är därför jag inte äger en verkställande stol alls - och jag har inte mitt eget kontor. Som en Digital Nomad och byrå chef, är världen mitt kontor och min laptop är min närmaste följeslagare på resor. Du kan ta reda på hur jag leder på avstånd och tar ansvar för mer än 25 anställda i ett avlägset team i denna personliga erfarenhetsrapport.

Jag har alltid varit ett teknikfan. Redan på 14Jagen byggde mina första webbplatser för kunder. Webben var fortfarande liten, men jag märkte snabbt den enorma potential som var vilande här. Efter examen från gymnasiet packade jag mina väskor och åkte till Australien för ett 9-månaders arbete & resor. Jag finansierade hela resan genom webbdesignorder.

Under 2008 var jag en av de mycket tidiga digitala nomader - redan innan denna term ens existerade. Från dagens synvinkel, en otroligt stor insats: Jag hade en enorm, bly-tung bärbar dator i mitt bagage, smartphone var en bieffekt och Wi-Fi var ofta en bristvara. Ändå har insikten segrat: Jag kan arbeta var som helst och det är enormt roligt.

Efter examen från Maastricht University i Nederländerna och UC Berkeley i Kalifornien och några lojala kunder, tog jag den digitala byrån 2012 Vänventure Grundade. Detta är första gången jag tar på mig medarbetaransvaret. Det stod klart för mig att jag ville bli företagare å ena sidan, men samtidigt vill jag vara flexibel. Även under mina studier reste jag mycket och blev inspirerad om och om igen på olika platser. Jag ville verkligen behålla denna flexibilitet. Digital Nomad och byråchef, rese- och personalansvar, passar det ihop? 

Distansledarskap innebär lika rättigheter för alla

Det sägs att företaget är en återspegling av entreprenörspersonligheten. Som globetrotter präglas min byrå också av stor frihet och personligt ansvar. När jag grundades var mitt credo: Jag vill driva en byrå där jag själv skulle vilja arbeta som anställd.

Det viktigaste beslutet för mig var att behandla alla lika. Alla friheter jag tar bör också gälla för mina anställda. Varför ska jag fästa mina anställda vid mitt skrivbord när jag har upplevt fördelarna med självbestämmande i första hand? När det gäller produktivitet, men också i allmänhet välbefinnande. 

Platsens oberoende har därför vuxit ur min personliga preferens. Jag är en slags digital nomad på deltid idag. Jag reser ca 4 månader om året och även pendla en hel del mellan våra kontor i Köln och Berlin samt olika andra möten. Det är därför jag är en passionerad lokförare och tillbringar flera hundra timmar om året på tåget, där jag också arbetar, naturligtvis.

Jag är övertygad om att systemet bara fungerar för att alla har samma rättigheter. Annars skulle det vara: "Titta, den julianska, han är redan på väg igen och vi måste sitta på huk 9-till-5 på kontoret." Under sådana förhållanden gör kollegerna rätt i att gå till barrikaderna. Det är så företag bara inte fungerar längre. Lyckligtvis!

Fördelarna med distansarbete

Vi är inte ett interkulturellt avlägset team spridda över hela världen. Vi har personal runt våra platser i Köln och Berlin. Men även här arbetar många anställda från hemmakontoret eller utnyttjar möjligheten att fritt välja sin arbetsplats – till exempel på kaféer, coworking spaces, på tåget på resor, i andra städer eller som en kombination av arbete och semester i andra länder. 

Fjärrledarskap: Arbeta med poolen

Illviljan möjligheterna av arbete som är oberoende av läget, kommer majoriteten regelbundet till kontoret, men ändrar böjligt lägen som krävs. Denna kombination av flexibilitet på jobbet och ett permanent team och kontor tas emot mycket väl av mina kollegor och sökande. Även för mig, som chef för byrån, erbjuder det följande fördelar:

Minskad personalomsättning

Enligt en Stanford studie personalomsättningen i fjärrteam minskas med 50 procent. Vi har också haft liknande erfarenheter: ett svetsat team och möjlighet att arbeta på distans förhindra kompetensflykt. Just därför att en flytt till andra städer (t.ex. till följd av partnerskapsplanering) inte nödvändigtvis leder till förändringar i arbetet. 

Lyckligare kollegor

Enligt en Studie av TINYpulse distansarbetare är gladare och mer motiverade i arbetet. Utan anonyma medarbetarundersökningar är en korrekt utvärdering svår, men utvärderingarna av KunUNu (på) ge en bra ledtråd. För en avlägsen chef, det är en utmaning att hålla ett vakande öga på stämningen i laget. Här hjälper en "öppen dörr" hela tiden. I den digitala tidsåldern innebär detta att mina anställda kan Slack och prata om alla typer av problem. För mig som chef är det också viktigt att aktivt Slack diskussioner i teamet. Naturligtvis finns det också regelbundna ansikte mot ansikte samtal.

Friskare kollegor och mindre sjukskrivning

Antalet psykiskt relaterade frånvarodagar i jobbet har ökat i flera år: 18 procent av sjukdagarna är enligt TK:s hälsorapport nu av en psykisk natur, bara ungdomar är i riskzonen. Även om du behåller högre belastningar på hemmakontoret vi ser en hög grad av självbestämmande (tid och arbetsplats) som den kungliga vägen. 

Enligt vår erfarenhet leder detta självbestämmande till mer välbefinnande och därmed till färre sjukdagar. Med flexibla arbetstider kan jag bara vända med morgonhuvudvärk och kanske börja jobba senare istället för att skriva ner mig själv klockan 9. 

Attrahera eftertraktad yrkesutövare

En organisation är bara lika bra som sina anställda. Inom tjänstesektorn är mina anställda mitt kapital och en viktig konkurrensfaktor. Bristen på kvalificerad arbetskraft är inte en dimmig prognos för framtiden, utan är redan en realitet inom nästan alla sektorer. 

Genom det platsoberoende arbetet har vi en mycket större talangpool som vi kan rita från. Attraktiva arbetsvillkor stärker också ditt eget employer brand. Och med det menar jag inte bara en hip kicker och fri kompis - utan kulturen bakom det, det är allt bara ljud och rök. 

Koncentrerat arbete

Remote har fördelen att jag aktivt kan leta efter min vila raster för koncentrerat arbete. Personligen är jag alltid mitt i handlingen i öppen planlösning kontor och snabbt låta mig distraheras av saker. Det är okej då och då.

Men jag kan arbeta mycket mer koncentrerad till vårt mindre Kontor i Berlin än på vår huvudort i Köln, där jag roterar från möte till möte, tas åt sidan eller till och med gräva i några processer själv. På kvällen märker jag hur utmattad jag är efter en sådan arbetsdag.

Remote Leadership: Hur jag driver en byrå var som helst

Utöver fördelarna finns det naturligtvis också en hel del utmaningar för oss som Fjärrteam. Speciellt när fjärrteam växer snabbt, som vi gjorde förra året. Inom 12 månader har vi fördubblat personalstyrkan till mer än 25 anställda. Detta har orsakat stor uppståndelse i interna processer. Å andra sidan var byggarbetsplatser på grund obevekligt lämnas ut.

Låt oss återgå till huvudtemat: ledarskap. Naturligtvis är ledarskap en verklig utmaning i avlägsna team, eftersom det ofta sker på distans. Nu till den avgörande frågan: Hur leder jag mina anställda om vi inte är på samma kontor, i samma stad, eller ens i samma tidszon?

Även med RAIDBOXES vissa gruppmedlemmar arbetar var som helst. Du kan se fördelarna och utmaningarna med distansarbete Ⅰ.n vår artikel läsa om detta ämne.

Distansledarskap på 2000-talet

Uppifrån och ner var igår! Mer specifikt går principen om stela hierarkier tillbaka till industrialiseringens tidsålder. Ingen skulle kunna tro att utmaningarna med ett järngjuteri på 1700-talet skulle kunna jämföras med utmaningarna i ett medelstort företag i början av 2000-talet. Trots detta är det stora antalet företag i dag fortfarande strikt hierarkiskt organiserade.   

En strikt katalog med riktlinjer, minutiöst föreskrivna arbetsinstruktioner och snäva kontroller – allt detta är instrument i den gamla arbetslivet. De kan helt enkelt inte längre möta 2000-talets utmaningar. Eftersom verkligheten är denna: Vi arbetar i agila projektgrupper, svara på meddelanden digitalt, hoppa från en uppgift till nästa, Skype med kunder och fortsätta att utbilda oss på sidan. De stora uppgifter som digitaliseringen innebär för oss kan bara utföras genom samarbete och kreativitet. 

Jag ser den optimala förberedelsen av mina medarbetare för dessa moderna arbetsmetoder som Digitalt ledarskap eller fjärrledarskap. Jag är inte ensam om detta: särskilt unga företag ifrågasätter i allt högre grad traditionella företagsstrukturer och utvecklar nya arbetsmodeller – t.ex. Holacracy (holacracy), sociokrati eller till och med avlägset.

Jag vill inte separera digitalt ledarskap och distansledarskap, eftersom de nödvändigtvis hör ihop: Remote har länge varit en realitet i det digitala. Varje gång jag skickar ett digitalt meddelande, ringer telefonsamtal eller använder andra kommunikationsverktyg arbetar jag på distans. Även de mest ihållande förespråkare för närvaro kan inte förneka att ett företag med olika platser måste fungera på distans för att förbli smidig. 

De 8 pelarna i digitalt ledarskap

Så vad skiljer Remote Leadership? Enligt min mening följande 8 saker betyder något:

  1. Mindre kontroll
  2. Mer förtroende
  3. Att ge ansvar i stället för att delegera
  4. Empowerment
  5. Inneboende motivation
  6. Förhindra silo tänkande
  7. Gruppevenemang
  8. Rätt verktyg

1. Mindre kontroll

Kommando-och-kontroll har tagit. Chefer måste säga adjö till att kunna kontrollera alla aktiviteter för sina anställda vid varje tur. studier, såsom studier av Institut av tysk ekonomi (IW) visar att produktiviteten sjunker betydligt under konstant kontroll.

För att vara ärlig, jag var också tvungen att ändra, eftersom jag av naturen jag gillar att hålla alla trådar i min hand. Här hjälper det rumsliga avståndet till det avlägsna arbetet mig att hålla mig borta från det avgörande. Känslan "Jag tror att allt glider ur mina händer" Jag var tvungen att ersätta med "De rock sak redan utan mig". 

Mindre kontroll har också fördelen för mig att hantera de väsentliga uppgifterna som chef och entreprenör. För mig innebär digitalt ledarskap också att fatta framåtblickande affärsbeslut. Jag måste hålla ett öga på marknaden, ha ny teknik på min skärm och vid behov anpassa vår tjänsteportfölj. Med andra ord, arbeta mer på företaget än i företaget.

Speciellt i tillväxtfasen var jag tvungen att medvetet dra mig ur den operativa för att bygga nya strukturer istället. Jag kunde ge upp några uppgifter helt, så att jag bara är involverad i kritiska situationer.

2. Mer förtroende

Mindre kontroll innebär automatiskt mer förtroende. Och utan tillit fungerar ingenting. Inget samhälle, ingen familj och inget sällskap. Förtroende är en av de viktigaste faktorerna för prestanda och framgångsrikt teamsamarbete. Det visar studier som vid universitetet i Münster om Förtroende för virtuella team

"Den personliga kontakt som virtuella team saknar kan kompenseras av ökat förtroende" Guido Hertel, professor i organisatorisk och ekonomisk psykologi vid universitetet i Münster

Jag måste lita på att mina anställda gör ett jobb på rätt sätt. I slutändan bryr jag mig inte om kollegan går in mellan på väg till destinationen eller matar sin guldfisk. Resultatet räknas. Erfarenheten visar att de bästa idéerna inte kommer vid skrivbordet, under högt tryck eller i stressiga situationer ändå, men när vi har våra huvuden fria att tänka kreativt. Dessa utrymmen skapas endast i en förtroenderelation.

Och precis som i fotbollen förlorar laget och vinner tillsammans. Om målvakten gör ett dåligt spel och han får en slitstark fladdrande boll i sista sekunden, då laget står tillsammans. Detta betyder inte att du inte vill göra utan en felanalys. Det är så jag ser det i företagssammanhang. Det måste stå klart att vi arbetar tillsammans med något och att varje individ bidrar till det, men att vi också kan göra misstag. 

3. Avstå från ansvar i stället för delegering

Överallt du hör att chefen har att delegera uppgifter till sina anställda. Men bara det räcker inte. Delegerad resulterar vanligtvis i anställda som bearbetar en uppgift och sedan returnera den till chefen. Detta följs av feedback, omredigering och du har redan fastnat i en till synes oändlig feedback loop som i onödan slukar en hel del resurser och nerver. 

Den bästa lösningen är därför en fullständig överföring av ansvar till den anställde. Detta leder till mer flexibla beslut utan att resultaten behöver lida. Dessutom kan anställda ofta ge varandra mycket bättre feedback än om chefen ständigt är involverad. Om du är osäker, dina kunskaper etishes är mycket mer anpassade till uppgiften.

4. Egenmakt

Empowerment innebär att tillhandahålla optimala ramvillkor så att de egna medarbetarna kan nå sin fulla potential. En högpresterande i fel position, en lärling överväldigad med uppgifter eller helt enkelt saknas teknisk infrastruktur kan vara sant bromsbelägg i utvecklingen av potential. 

Men det är inte bara tekniken som är viktig: förutom verktyg behöver de anställda framför allt frihet och ett långsiktigt perspektiv. För att främja anställda är det nödvändigt att öka deras handlingsradie. Större manöverutrymme kan utlösa verkliga motiverande ökningar. Till exempel har ett välkänt hotell tillåtit sina städare att hantera klagomål upp till 1000 euro för hand utan att rådfråga sina överordnade. Med resultatet av en betydligt högre motivation för arbete och samtidigt minskad byråkrati.  

Uppgiften för en digital ledare för idag är att främja sina egna anställda till en tekniskt bättre version av sig själva. Det finns ingen plats här för fåfänga, armbåge mentalitet och konkurrenskraftigt tänkande. Det lönar sig två gånger och tre gånger om expertisen växer ut ur företaget och kunskapsutbyte mellan dem sker aktivt. 

5. Inneboende motivation

Vad motiverar en anställd på permanent basis? Hög lön, generösa bonusar eller en tjänstebil? Inte heller – studier visar att den positiva effekten av en löneökning endast är kortfattat och 60.000 euro per år nådde sin maximala.  

Min erfarenhet visar också att i sig motiverande hjälper. I sig betyder "av ditt eget incitament". Motsatsen är den yttre motivationen, som bland annat omfattar ovan nämnda drivkrafter: pengar, provision, tjänstebilar.

Eftersom yttre motiverande effekter fizzle ut igen efter en kort tid, proaktiv värdeskapande uppstår endast från inneboende motivation. De som bara tjänar enligt reglerna kommer inte att riva något i företaget och kommer att förbli långt ifrån innovationer.

Vad hjälper egentligen? Uppskattning av arbete, frihet att fatta egna beslut, öppenhet, en öppen kultur av misstag och firandet av framgångar.

6. Förhindra silo tänkande

Enligt min mening är en stor fara för etablerade företag bristen på kunskapsutbyte på grund av avdelningssilor. Dessa tydligt åtskilda och strikt hierarkiskt strukturerade avdelningar komplicerar samarbetet och leder i värsta fall till en "stat-i-stat". Avdelningar blir så stora att de driver sina egna intressen vid sidan av företagets intressen.

Effektiva åtgärder för att förhindra silor är agilt projektarbete och fjärrteam. Fördelen med smidighet och distansarbete, som jag ser i min byrå, är den ständigt nya sammansättningen av tvärvetenskapliga projektgrupper. Det finns inga avdelningar med en skylt på dörren som säger: PR, design eller IT. Om du inte gör detta rumsliga separation i första hand och lita på avlägsenhet istället, har du en klar fördel redan från början. I början innebär det säkerligen ytterligare ansträngning att bygga de agila projektgrupperna, så att projektet inte slutar i kaos. På lång sikt drar dock företagen nytta av denna smidighet.

7. Team Evenemang

För fjärrteam spridda över hela världen kan det vara svårt att föra samman alla anställda på ett ställe. Hur bra att våra medarbetare alla bor i Tyskland och därmed ingenting står i vägen för en gemensam julfest och andra evenemang.

Dessutom har vi packat våra väskor en gång om året i tre år och flyger i en vecka till soliga områden (Mallorca, Lissabon, Krete) för att arbeta tillsammans. Detta stärker sammanhållningen enormt och skapar förtroende för laget. I oktober 2019 var vår tredje Arbetssättning (sammansättning av engelskt arbete och semester) på Krete. För många av våra snabbt växande team var det det första fysiska mötet, som tidigare kommunicerade de bara på digitala kanaler.

Remote Leadership: Hur jag driver en byrå var som helst

Jag ser regelbundna möten och evenemang som avgörande för framgången för ett avlägset företag. Vi är alla sociala varelser, vi vill lära känna de människor som vi arbetar varje dag. Som "utlänning" är det otroligt svårt att skapa en gemensam laganda. Om du har lagat mat, ätit och skrattat tillsammans, det är mycket lättare.

8. Rätt verktyg

Många tror att verktyg är det viktigaste i avlägsna team. Det är sant att verktyg definitivt är nödvändiga i den digitala arbetslivet. Verktyg måste dock alltid integreras i meningsfulla arbetsflöden. Vad är poängen med det bästa projektledningsverktyget på marknaden när de många funktionerna inte behövs ändå eller om det obarmhärtigt överväldigar anställda? I värsta fall använder enskilda medarbetare olika lösningar, vilket inte hjälper någon. Och glöm aldrig:

En dåre med ett verktyg är fortfarande en dåre. 

E-postmeddelandet har ännu inte tagit, men i agila, projektrelaterade team blir det allt mer oanvändbart. Ett e-postmeddelande är inte lämpligt om fem personer kommunicerar med varandra och det finns ytterligare tolv i CC. Nyligen, chefer tillbringar timmar varje dag bearbetning e-post som inte är relevanta för dem. Här är samarbetsverktyg en verklig välsignelse, eftersom de kan strukturera kommunikationen mycket bättre eller kommenteras direkt i användargränssnittet. 

Fördelen med sådana kommunikationsverktyg är omedelbar användning av svärmens intelligens. Hindret för att ställa en fråga i kanalen är mycket lägre än att gå in i sin chefs grannes kontor och be om råd. Således, även som en avlägsen chef, jag alltid hålla ett öga på behoven hos mina kollegor och samtidigt är vi fortsatt smidig. 

Fjärrvägledning är möjlig!

Det kan låta skrattretande för de etablerade cheferna från förra seklet: men ledarskap på avstånd är möjligt, det fungerar bra och ibland ännu bättre än om du ständigt sitter i halsen av övernärvaro. 

Remote Leadership: Hur jag driver en byrå var som helst

Remote är en långlivad verklighet som vi måste känna igen som en del av den digitala tidsåldern. Därför skulle jag råda alla företag att redan förbereda strukturer för distansarbete. Och vare sig det gäller employer branding skäl eller för att hålla intjänade anställda.

Ändå ser jag en regelbunden närvaro som en chef som en stor fördel. Då och då är det nödvändigt att känna vibrationerna i teamet första hand. Som ett full-avlägset team återstår bara de gemensamma evenemangen och mötena.  

Men det finns en hake i avlägset ledarskap som bara kan elimineras genom självdisciplin. Min digitala nomadism är nästan alltid möjligt när jag inte hänger i ett radiohål. Frestelsen är ofta bra att kontrollera e-post snabbt innanbeddorish eller att göra det eller att göra för morgondagen. 

Jag måste definiera tydliga gränser här. Det är inte alltid lätt, men med några hacka det fungerar också: anmälningar, fasta tider när jag tittar in i min e-post, daglig planering med sport, meditation och co. Jag är mycket glad över att kunna acceptera behovet av disciplin när jag å andra sidan belönas med stor flexibilitet och frihet. Mina kollegor och jag vill inte missa det längre!

Julian Hansmann är grundare och vd för byråerna Vänventure Och BannerBüro med platser i Köln och Berlin. Redan som 14-årsåldern tog han över de första webbprojekten från barnrummet för kunder och designade reklambanners. Han studerade International Business vid Maastricht University och UC Berkeley. Som digitaliseringsfläkt och startupentusiast har han redan varit med och grundat flera företag.

Liknande artiklar

Kommentarer om den här artikeln

Skriv en kommentar

Din e-postadress kommer inte att publiceras. Obligatoriska fält är * Markerade.