Vissa har predikat i många år att distansarbete inte bara är en nödlösning för undantagsfall. Till exempel Matt Mullenweg, medgrundare av WordPress. Att ge upp kontor helt och hållet kan vara en möjlighet att arbeta produktivt och framgångsrikt. Vad ligger bakom buzzwords som "virtuella företag" eller "distribuerade företag"? Och vad har du att tänka på?

År 2020 har meddelat nya förkortningar som "WFH" aka Work From Home. Många företag ställdes plötsligt inför en fråga som hade ignorerats fram till dess: den var tvungen att gå utan kontor. De som var oförberedda på detta föll föga förvånande ner i en djup produktivitetsdal.

Mindre mikromanagement

Detta hände helt enkelt för att grunderna inte ens var tillgängliga: de nödvändiga verktygen saknades helt eller visade sig vara otillräckliga. Men det handlar inte bara om rätt verktyg. Hur virtuella företag arbetar förändras i grunden. Hur uppgifter planeras och fördelas mellan medarbetare fungerar annorlunda. Det så kallade distansledarskapet för byråer och företag behöver mer frihet och mer förtroende – och betydligt mindre mikrohantering.

Några av dessa företag (och deras chefer) årar verkligen för den dag då de kan återgå till "business as usual". Kanske återstår det (tillfälligt!) Home Office får sedan som en bonus, med vilken du kan skryta med i jobbannonser. I praktiken kommer dock dessa organisationer att fortsätta att vara fasta och optimerade för kontor och fysisk närvaro.

Att arbeta utifrån adistans är inte ett erkänt alternativ eller ens en mer hållbar modell för närvarande, utan undantaget och betraktas som en halvkokt kopia av "verkligt arbete" på plats. Samtidigt låtsas det att "verkligt arbete" och samarbete endast är möjligt om alla personer befinner sig i samma rum eller åtminstone i samma byggnad vid fasta tider.

Det finns ingen aning om att distansarbete kan ha sina egna fördelar. Eller att modellen är det bättre alternativet för vissa uppgifter och yrkesgrupper. Då verkar det absurt att företag skulle må bra av att vara ett "distribuerat företag".

Exempel Automattic: Avlägset från övertygelse

Detta gör det ännu mer förvånande när framgångsrika företag aldrig har organiserats på ett annat sätt. Ibland berodde detta på en nödvändighet, eftersom det till en början inte fanns någon budget för ett kontor. Men den höll sig sedan till modellen eftersom den hade visat sig vara värd det.

Det bästa exemplet, bland många andra, är företaget bakom WordPress .com Och WooCommerce : Automatisk. Grundaren Matt Mullenweg gillar att prata om hur "experter" ville göra det klart för honom att denna modell aldrig skulle fungera med mer än en eller två dussin anställda. Idag har Automattic nästan 1 300 anställda – och inga fasta kontor.

Faktum är att tills för inte så länge sedan hade företaget till och med något som ett internt coworking-utrymme i San Francisco: du kunde gå dit för att göra ditt jobb och träffa dina kollegor. Men det användes mindre och mindre. Så Automattic räddade dessa rum.

Matt Mullenweg kunde känna sig bekräftad i år i vad han har predikat så länge: många företags framtid är en decentraliserad struktur utan kontor. "Illusionen att kontor handlar om arbete förstörs för alltid", skrev han i ett blogginlägg. I slutändan handlar det mer om kontroll än att skapa en hjälpsam och stödjande arbetsmiljö.

De 5 nivåerna av distribuerade företag

Han har satt upp en modell för distribuerade eller virtuella företag, som bygger på stadierna för självkörande fordon. Det står så här:

Nivå 0: Fjärr är inte ett alternativ

Distansarbete är inte möjligt eftersom du måste vara närvarande personligen för uppgiften. Tänk på hantverkare, säljare eller till och med brandmän. Naturligtvis kan det finnas situationer och framtida utveckling som åtminstone delvis förändrar detta. Överväg fjärrstyrda eller halvautonoma robotar som hjälper till att bekämpa bränder. Men som det ser ut i dag är det inte möjligt.

Nivå 1: Fjärrkontroll är endast tillgänglig för nödsituationer

Många företag befann sig i detta skede före coronapandemin. Distansarbete skulle vara teoretiskt möjligt, men det finns inget stöd för det. I en nödsituation kan anställda också arbeta utanför kontoret i en eller två dagar. Men för det mesta kommer arbetet mestadels att lämnas kvar. Detta beror också på att även grundläggande verktyg som ditt eget e-postkonto eller kalender bara är obekvämt tillgängliga när du inte längre är i det interna kontorsnätverket.

Nivå 2: Fjärr är möjlig, men endast undantagsvis

Många företag var tvungna att gå till denna nivå på grund av pandemin: de var tvungna att acceptera att många eller alla anställda skulle arbeta på distans under långa perioder. För detta ändamål skapades lämpliga tekniska grunder och nya verktyg som Zoom eller Microsoft Teams introducerades.

Men processerna och tankemodellerna har ännu inte förändrats. I stället försöker de överföra de befintliga sätten att arbeta till den digitala världen. Detta fungerar ungefär lika bra som "e-papper" -versionen av en dagstidning på en smartphone: det fungerar med svårigheter, men inte riktigt bra.

När det gäller distansarbete på denna nivå innebär detta att allt fortsätter att hända synkront och du avbryts ständigt. Chefer är oroliga för sina teams produktivitet, men ändrar inte gränsförhållandena. Istället är det meningen att programvara ska se till att de anställda faktiskt bara arbetar med sina projekt eller att du måste bevisa via den ständigt påslagna webbkameran att du faktiskt är "närvarande".

Nivå 3: Fjärr som affärsmöjlighet

Från och med nu ses arbetet utanför ett kontor inte längre som en nödlösning med många nackdelar, utan (också) som en möjlighet. Du skapar en bättre arbetsmiljö hemma eller i ett coworking space och företaget inser hur värdefullt asynkront arbete kan vara. Kommunikationen sker mer skriftligt. Den personliga komponenten spelar också en viktig roll (utan några begränsningar på grund av en pandemi): team träffas en eller två veckor om året.

Nivå 4: Fjärr är det nya normala

Väl här blir processerna genomgående asynkrona. Arbetsprestationen bedöms utifrån resultaten och inte utifrån om och hur länge medarbetarna är närvarande på en plats. Förtroende utvecklas och blir grunden för samarbete. Inte bara extroverta "talare" hörs med sina åsikter, utan allt för att det finns många sätt att delta i diskussioner.

Företag kan locka duktigamedarbetare som inte råkar bo nära kontoren eller är redo att flytta. De anställdas hemmakontor är vanligtvis bättre utrustade och mycket mer anpassade efter individuella behov än ett genomsnittligt kontor. Realtidsmöten är väl förberedda. Mångfalden stärks också eftersom varje person kan göra sitt jobb som det passar dem eller honom.

Nivå 5: Remote Nirvana

Matt Mullenweg ser detta som "Nirvana-nivån" som kanske inte går att nå. Det är mer avsett som ett incitament. På denna nivå är distribuerade företag alltid bättre, mer framgångsrika och mer produktiva än sina kontorskonkurrenter. Medarbetarnas tillfredsställelse är maximal.

Dropbox blir "Virtual First"

I allmänhet har företag som Automattic, Buffer eller Doist det lättare eftersom de har förlitat sig på distribuerade team från början. De var tvungna att se till att deras modell fortfarande arbetade med ett växande team. Men de grundläggande sätten att tänka och agera fanns redan på plats.

Det blir svårare för företag som måste förändras – vilket skedde i spåren av coronapandemin. Å ena sidan fann de ofta att distansarbete inte är så illa som de alltid trodde. Å andra sidan gladde detta tvångsexperiment också några anställda mycket.

Dropbox sa till exempel i ett officiellt uttalande att 90 procent av de 2 800 anställda kände sig produktiva hemma och inte ville återgå till en strikt femdagarsvecka på kontoret. De såg också nackdelar med att arbeta på avstånd. "Oavbruten videokonferens, ständiga anmälningar och social isolering" nämns som exempel.

Matt Mullenweg påpekar dock att Dropbox måste våga gå vidare till nästa nivå. Dessa "nackdelar" är tecken på att kontorstänkandet har överförts till den avlägsna världen oförändrat.

Det verkar som om Dropbox vill arbeta med detta. Det kommer till exempel att finnas kontor som heter "Dropbox Studios" över hela världen. Detta inkluderar tidigare platser som San Francisco, Seattle, Austin eller Dublin. Men det kommer också att finnas "jourrum för teammöten" någon annanstans. I meddelandet står det:

Som ett resultat förväntas Dropbox öka den geografiska fördelningen över tid, vilket ger teamen större frihet att välja var de bor, arbetar och hittar nya medarbetare

Där dessa "studior" finns vill företaget dynamiskt anpassa sig efter behov.

Men som stegmodellen förklarar ovan är organisationsförändringar också en del av den nya, platsoberoende arbetsvärlden. Dropbox talar om "icke-linjära arbetsdagar". I framtiden kommer företaget endast att bestämma "kärntiderna för samarbete" där tidszoner överlappar varandra. Det uppmuntrar sina anställda att utforma sina egna scheman bortsett från det. "Dropbox vill prioritera påverkan och resultat i stället för timmar slutförda." Låter nästan som om någon på Matt Mullenweg hade varit smart där ...

Dropbox är också bara det senaste exemplet från teknikindustrin. Twitter och Square hade redan meddelat att de skulle tillåta de tillfälliga hemmakontoren att vara obegränsade som ett alternativ. Och Facebooks Mark Zuckerberg förutspådde att 50 procent av dess anställda kommer att arbeta på distans inom det närmaste decenniet.

8 tips för virtuella företag

Men hur hittar du runt i den nya världen av distribuerat arbete? Företaget bakom Todo-appen Todoist har satt ihop åtta användbara tips iett blogginlägg för att hjälpa distansarbete att fungera bättre:

1. Hitta dina egna lösningar

Bara för att ett annat företag lyckas med ett visst verktyg eller arbetssätt behöver det inte passa dig och ditt företag. Titta alltid på vad grundproblemet är och leta sedan efter en lösning som passar. Exempel i inlägget: Företaget testade Slack som kommunikationskanal, eftersom så många använder den. Doist noterade dock att det inte är väl lämpat för hans globala team.

2. Förlita dig på Remote First

I organisationer som förlitar sig på en hybridmodell faller distansarbetare snabbt genom sprickorna. De glöms bort i kommunikation såväl som i kampanjer. I stället för att bara göra det möjligt att arbeta på distans bör det främjas aktivt. Det borde bli det nya normala.

3. Använd asynkron kommunikation

Hennes exempel handlar främst om internationella lag. Men även människor som inte bor över hela världen har sina egna personliga "tidszoner". Vissa människor börjar tidigt på dagen, andra föredrar att arbeta på kvällen. Vissa tar flera timmar av oavbruten koncentration, vissa arbetar i korta skurar.

4. Använd synkron kommunikation mycket specifikt

Ingen hävdar att varje fråga, varje problem, varje utmaning kan lösas via chatt. Men istället för att använda synkron kommunikation som möten som standard, bör de vara ett välplanerat och förberett verktyg för speciella stunder. Det gäller till exempel komplexa frågor, nödsituationer eller att hjälpa gruppmedlemmar att lära känna varandra bättre.

5. Arbetsflöden och regler för dokument

Ju bättre du berättar för alla hur man gör något, desto mindre frågor finns det. Bra dokumentation leder också till färre missförstånd och konflikter i byrån eller i företaget.

6. Var försiktig när du anställer nytt

Alla är inte väl lämpade för en avlägsen arbetsmiljö. Du måste kunna hantera att planera ditt eget arbete och ta mer ansvar. Kommunikationsfärdigheterna måste också vara starka (särskilt skriftliga). Matt Mullenweg har till exempel förklarat att de inte genomför anställningsintervjuer på Automattic, utan applikationschattar.

7. Förtroende är grunden för alla

Detta är en särskilt svår punkt för många ledare. Produktivitet är inte när någon ser upptagen ut (och sitter vid skrivbordet på kontoret, till exempel), utan när resultaten uppnås. Det måste finnas förtroende för att medarbetarna arbetar med sina uppgifter efter bästa förmåga.

8. Ignorera inte de negativa sitsarna i distansarbete

För det är lika tydligt att sådana experiment har misslyckats tidigare. Tänk på framträdande exempel som Yahoo och IBM. Så du bör inte anta att den här frågan är en självstartare. Snarare måste du titta på vad som gick fel i sådana fall och hur du kan hantera det. Det är också viktigt att alla berörda parter är medvetna om för- och nackdelarna för dem personligen.

Min slutsats för byråer och företag

Vad många ännu inte förstår: Mer designfrihet minskar inte produktiviteten, men ökar den. Som olika studier har visat fungerar "mer pengar" som belöning bara för mycket enkla uppgifter. Så snart människor måste ta in ännu lite mental och kreativ prestanda, vänder detta lockbete: ju större belöning, desto sämre resultat. Se den här animerade versionen av ett föredrag av Dan Pink:

Generellt sett: människor vill göra ett bra jobb, de vill utvecklas ytterligare och de vill leva självständigt. Om distansarbete implementeras korrekt kan det ge en positiv ökning av medarbetarnas produktivitet, tillfredsställelse och hälsa. Och som nämnts ovan öppnar sådana flexibla arbetsmodeller upp företag för kandidater som inte skulle ha övervägts tidigare.

Bild: Olia Danilevich