Virtuella företag: Hur ditt team framgångsrikt avstår från ett kontor

Jan Tissler
9 Min.
Virtuella företag

Vissa predikar sedan många år att Fjärrarbete inte bara är en nödlösning för undantagsfall. Till exempel, Matt Mullenweg, en av grundarna av WordPress . Att ge upp kontor kan vara en möjlighet att arbeta produktivt och framgångsrikt. Vad ligger bakom sökord som "virtuella företag" eller "distribuerade företag"? Och vad har du att tänka på?

År 2020 har aviserat nya förkortningar som "WFH" aka Arbete Hemifrån. Många företag konfronterades plötsligt med en fråga som hade ignorerats fram till dess: det var tvungen att gå utan kontor. De som var oförberedda på detta föll, föga förvånande, in i en djup produktivitetsdal.

Mindre mikromanagement

Detta hände bara för att grunderna inte ens var tillgängliga: De nödvändiga verktygen saknades helt eller visade sig vara otillräckliga. Men det handlar inte bara om rätt verktyg. Hur virtuella företag fungerar förändras i grunden. Hur arbetsuppgifter planeras och fördelas mellan medarbetarna fungerar olika. Den så kallade Distansledarskap byråer och företag behöver mer frihet och förtroende – och betydligt mindre mikromanagement.

Några av dessa företag (och deras chefer) verkligen längtar efter den dag då de kan återgå till "business as usual." Kanske som återstår (tillfällig!) Inrikesdepartementet får sedan som en bonus, med vilken du kan skryta i platsannonser. I praktiken kommer dock dessa organisationer att fortsätta att vara fasta och optimerade för kontor och fysisk närvaro.

Att arbeta på avstånd är inte ett erkänt alternativ eller ens en mer hållbar modell för tillfället, utan undantaget och betraktas som en halvkokt kopia av "riktigt arbete" på plats. Samtidigt låtsas det att "verkligt arbete" och samarbete endast är möjligt om alla personer befinner sig i samma rum eller åtminstone i samma byggnad på fasta tider.

Det finns ingen aning om att Remote Work egna fördelar kunde ha. Eller att modellen är det bättre alternativet för vissa uppgifter och yrkesgrupper. Då verkar det absurt att företagen skulle kunna dra nytta av att vara ett "distribuerat företag".

Exempel Automattic: Fjärrkontroll från övertygelse

Detta gör det ännu mer förvånande när framgångsrika företag aldrig har organiserats på ett annat sätt. Ibland berodde detta på en nödvändighet, eftersom det till en början inte fanns någon budget för ett kontor. Men det höll sig sedan till modellen eftersom det hade visat sitt värde.

Det bästa exemplet, bland många andra, är företaget bakom WordPress .com Och WooCommerce: Automatisk. Grundaren Matt Mullenweg gillar att prata om hur "experter" ville göra klart för honom att denna modell aldrig skulle fungera med mer än en eller två dussin anställda. Idag har Automattic nästan 1 300 anställda – och inga fasta kontor.

WordPress Automattic Team
Automattic-teamet - distribuerat över hela världen

I själva verket, tills inte så länge sedan, hade företaget även något som liknar en in-house coworking utrymme i San Francisco: du kan åka dit för att göra ditt jobb och träffa dina kollegor. Men det användes mindre och mindre. Så Automattic sparade dessa rum är en.

Matt Mullenweg kunde känna sig bekräftad i år i vad han har predikat så länge: framtiden för många företag är en decentraliserad struktur utan kontor. "Illusionen att kontor handlar om arbete är alltid förstörd," sade han. skrev han i ett blogginlägg. I slutändan handlar det mer om kontroll än att skapa en hjälpsam och stödjande arbetsmiljö.

De 5 nivåerna av distribuerade företag

Han har satt upp en modell för distribuerade eller virtuella företag, som bygger på etapperna för autonoma fordon. Den lyder som följer:

Nivå 0: Fjärr är inte ett alternativ

Fjärrarbete är inte möjligt eftersom du måste vara närvarande personligen för uppgiften. Överväg hantverkare, säljare eller till och med brandmän. Naturligtvis kan det finnas situationer och framtida utvecklingar som åtminstone delvis förändrar det. Överväg fjärrstyrda eller halvautonoma robotar som hjälper till att bekämpa bränder. Men som det ser ut i dag är det inte möjligt.

Nivå 1: Fjärr är endast tillgänglig för nödsituationer

Många företag befann sig i detta skede innan coronavirus pandemi. Fjärrarbete skulle vara teoretiskt möjligt, men det finns inget stöd för det. I en nödsituation kan de anställda också arbeta utanför kontoret i en eller två dagar. Men för det mesta kommer arbetet mestadels att lämnas kvar. Detta beror också på att även grundläggande verktyg som ditt eget e-postkonto eller kalender är endast tafatt tillgängliga när du inte längre är i det interna kontorsnätverket.

Nivå 2: Remote är möjligt, men endast undantagsvis

Många företag var tvungna att gå till denna nivå på grund av pandemin: de var tvungna att acceptera att många eller alla anställda skulle arbeta på distans under långa tidsperioder. För detta ändamål skapades lämpliga tekniska fundament och nya verktyg som Zoom eller Microsoft Teams introducerades.

Men processerna och tankemodellerna har ännu inte förändrats. I stället försöker de överföra de befintliga sätten att arbeta in i den digitala världen. Detta fungerar ungefär liksom "e-papper" version av en dagstidning på en smartphone: det fungerar med svårighet, men inte riktigt bra.

När det gäller Remote Work på denna nivå innebär detta att allt fortsätter att ske synkront och du blir ständigt avbruten. Chefer är oroade över sina lags produktivitet, men ändrar inte gränsförhållandena. Istället är programvara tänkt att se till att de anställda faktiskt bara arbetar med sina projekt eller du måste bevisa via den ständigt påslagen webbkamera att du faktiskt är "närvarande".

Nivå 3: Fjärr som en affärsmöjlighet

Från och med nu, arbetar utanför ett kontor inte längre ses som en nödlösning med många nackdelar, men (också) som en möjlighet. Du skapar en bättre arbetsmiljö hemma eller i ett coworking utrymme och företaget inser hur värdefullt asynkront arbete kan vara. Kommunikationen sker mer skriftligt. Den personliga komponenten spelar också en viktig roll (utan några begränsningar på grund av en pandemi): team träffas för en eller två veckor om året.

Nivå 4: Remote är den nya normala

Väl här blir processerna genomgående asynkrona. Arbetsprestationen bedöms utifrån resultaten och inte utifrån om och hur länge de anställda är närvarande på en plats. Förtroende utvecklas och blir grunden för samarbetet. Inte bara utåtriktad "talare" hörs med sina åsikter, men allt eftersom det finns många sätt att delta i diskussioner.

Företag kan använda begåvade Vinnande medarbetaresom inte råkar bo nära kontoren eller är redo att flytta. De anställdas hemmakontor är oftast bättre rustade och mycket mer anpassade till individuella behov än ett genomsnittligt kontor. Möten i realtid är väl förberedda. Mångfald stärks också eftersom varje person kan göra sitt jobb som det passar dem eller honom.

Nivå 5: Fjärrnitrvana

Matt Mullenweg ser detta som "Nirvana nivå" som kanske inte kan nås. Det är avsett mer som ett incitament. På den här nivån är distribuerade företag alltid bättre, mer framgångsrika och mer produktiva än sina kontorskonkurrenter. Tillfredsställelsen hos de anställda är maximal.

Dropbox blir "Virtual First"

I allmänhet har företag som Automattic, Buffer eller Doist det lättare eftersom de har förlitat sig på distribuerade team från allra första början. De var tvungna att se till att deras modell fortfarande arbetade med ett växande team. Men de grundläggande sätten att tänka och agera var redan på plats.

Det kommer att bli svårare för företag som måste byta jobb, som det har varit under Coronavirus pandemi Hände. Å ena sidan fann de ofta att Remote Work är inte så illa som de alltid trott. Å andra sidan gladde detta påtvingade experiment också en del anställda väldigt mycket.

Till exempel kan Dropbox i ett officiellt tillkännagivande 90 procent av de 2 800 anställda kände sig produktiva hemma och ville inte återvända till en strikt femdagarsvecka på kontoret. De såg också nackdelar i arbetet på avstånd. "Oavbruten videokonferens, ständiga anmälningar och social isolering" nämns som exempel.

Dropbox-blogg
Dropbox är också en pionjär i ämnet "Arbetskultur" i bloggen

Matt Mullenweg vill dock påpeka att Dropbox skulle behöva våga flytta till nästa nivå. Dessa "nackdelar" är tecken på att kontoret tänkesätt har överförts till den avlägsna världen oförändrad.

Det verkar Dropbox vill arbeta med detta. Det kommer till exempel att finnas kontor som heter "Dropbox Studios" över hela världen. Detta inkluderar tidigare platser som San Francisco, Seattle, Austin eller Dublin. Men det kommer också att finnas "jourrum för lagmöten" på annat håll. I meddelandet anges följande:

Som ett resultat av detta förväntas Dropbox öka den geografiska fördelningen över tid, vilket ger teamen större frihet att välja var de bor, arbetar och hittar nya medarbetare

Där dessa "studios" finns tillgängliga, vill företaget dynamiskt anpassa sig efter behov.

Men som stegmodellen förklarar ovan är också organisationsförändringar en del av den nya, platsoberoende arbetslivet. Dropbox talar om "ickelinjära arbetsdagar". I framtiden kommer företaget bara att bestämma "kärntider för samarbete" där tidszoner överlappar varandra. Det uppmuntrar sina anställda att designa sina egna scheman bortsett från det. "Dropbox vill prioritera effekt och resultat istället för avslutade timmar." Låter nästan som om någon på Matt Mullenweg hade varit smart där ...

Dropbox är också bara det senaste exemplet från teknikbranschen. Twitter och Square hade redan meddelat att de skulle tillåta tillfälliga hem kontor vara obegränsad som ett alternativ. Och Facebooks Mark Zuckerberg förutspådde att 50 procent av dess anställda kommer att arbeta på distans inom det närmaste decenniet.

8 tips för virtuella företag

Men hur hittar man runt den nya världen av distribuerat arbete? Företaget bakom Todo-appen Todoist har publicerat i ett blogginlägg åtta användbara tips tillsammansför att få Remote Work att fungera bättre:

1. Hitta egna lösningar

Bara för att ett annat företag lyckas med ett visst verktyg eller arbetssätt behöver inte passa dig och ditt företag. Titta alltid på vad grundproblemet är och leta sedan efter en lösning som passar. Exempel i inlägget: Företaget testade Slack som kommunikationskanal, eftersom så många använder den. Doist noterade dock att det inte är väl lämt för hans globala team.

2. Lita på Remote Första

I organisationer som är beroende av en hybridmodell faller fjärrarbetare snabbt genom sprickorna. De glöms bort i kommunikation samt i kampanjer. I stället för att bara göra det möjligt att arbeta på distans, bör det aktivt främjas. Det borde bli det nya normala.

3. Använd asynkron kommunikation

Hennes exempel handlar främst om internationella lag. Men även människor som inte bor över hela världen har sina egna personliga "tidszoner". Vissa människor börjar tidigt på dagen, andra föredrar att arbeta på kvällen. Vissa tar flera timmar av oavbruten koncentration, en del arbete i korta skurar.

4. Använd synkron kommunikation mycket specifikt

Ingen hävdar att varje fråga, varje problem, varje utmaning kan lösas via chatt. Men istället för att använda synkron kommunikation som möten som standard, bör de vara ett välplanerat och förberett verktyg för speciella stunder. Det gäller exempelvis komplexa frågor, nödsituationer eller för att hjälpa gruppmedlemmarna att lära känna varandra bättre.

5. Dokumentarbetsflöden och regler

Ju bättre du berättar för alla hur man gör något, desto mindre frågor finns. Bra dokumentation leder också till färre missförstånd och konflikter i byrån eller i företaget.

6. Var försiktig när du anställer nya

Alla är inte väl lämpade för en avlägsen arbetsmiljö. Du måste kunna hantera planeringen av ditt eget arbete och ta mer ansvar. Kommunikationsförmåga måste också vara stark (särskilt skrivna). Matt Mullenweg, till exempel, har förklarat att de inte genomför anställningsintervjuer på Automattic, men programchattar.

7. Förtroende är grunden för alla

Detta är en särskilt svår punkt för många ledare. Produktivitet är inte när någon ser upptagen (och sitter vid skrivbordet på kontoret, till exempel), men när resultat uppnås. Det måste finnas förtroende för att de anställda arbetar på sina uppgifter efter bästa förmåga.

8. Ignorera inte de negativa sitter remote work

För det är lika tydligt att sådana experiment har misslyckats tidigare. Tänk på framstående exempel som Yahoo och IBM. Så du bör inte anta att denna fråga är en självstartare. Snarare måste man titta på vad som gick fel i sådana fall och hur du kan hantera det. Det är också viktigt att alla inblandade parter är medvetna om fördelarna och nackdelarna för dem är personligen medvetna.

Min slutsats för byråer och företag

Vad många ännu inte förstår: Mer frihet att utforma minskar inte produktiviteten, men ökar den. Som olika studier har visat, "mer pengar" som belöning fungerar bara för mycket enkla uppgifter. Så snart människor måste ta in även lite mental och kreativ prestanda, vänder detta lockbete: ju större belöning, desto sämre resultat. Se den här animerade versionen av ett föredrag av Dan Pink:

Youtube

Genom att läsa in videon accepterar du YouTubes sekretesspolicy.
Läs mer

Ladda ner video

PGlmcmFtZSB3aWR0aD0iNTYwIiBoZWlnaHQ9IjMxNSIgc3JjPSJodHRwczovL3dy55b3V0dWJlLW5vY29va2llLmNvbS9lbWJlZCC91NlhBUG51RmpKYYIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIGFsbG93PSJhY2NlbGVyb21ldGVyOyBhdXRvcGxheTsgY2xpcGJvYXJKLXdyaXRlOyBlbmNyeXB0ZWQtbWVkaWE7IGd5cm9zY29wZTsgcGljdHVyZS1pbi1waWN0dXJlIiBhbGxvd2Z1bGxzY3JlZW49IiI+PC9pZnJhbWU+

Generellt sett: människor vill göra ett bra jobb, de vill utvecklas ytterligare och de vill leva självständigt. Om Remote Work implementeras korrekt kan det ge ett positivt lyft för de anställdas produktivitet, tillfredsställelse och hälsa. Och som nämnts ovan, sådana flexibla arbetsmodeller öppna företag för kandidater som inte skulle ha övervägts tidigare.

Virtuella företag: Vilka frågor har du om Jan?

Använd kommentarsfunktionen. Du vill bli informerad om nya bidrag för byråer och frilansare? Följ oss sedan på TwitterFacebook eller via vår nyhetsbrev.

Inlägg bild: Olia Danilevich

Jan är en online-journalist och digital publicering specialist med mer än 20 års yrkeserfarenhet. Företag bokar honom som författare, konsult eller redaktionschef. Förresten, han är grundare och en av redaktörerna för UPLOAD magazine. Fotograf författare bild: Patrick Lux.

Kommentarer om den här artikeln

Skriv en kommentar

Din e-postadress kommer inte att publiceras. Obligatoriska fält är * Markerade.