Vill du planera dina projekt bättre och slutföra dem i tid? Rätt projektledning avgör om dina kunder är nöjda med dig. Och om de fortsätter att ge dig uppdrag. Vi visar vilka strategier och verktyg som kan hjälpa dig.

Den senaste tidens händelser - Corona och hemkontorets framväxt - har visat oss framför allt en sak: Att alla kan samarbeta digitalt med alla runt om i världen. Inget projekt behöver vara begränsat till kreativa hjärnor eller kunder från en enda region. Så länge du har en bra internetuppkoppling och de nödvändiga verktygen finns det ingen anledning till att dina medarbetare inte kan arbeta virtuellt.

Den nya normaliteten har dock en bieffekt som du säkert känner till: Det blir allt svårare att organisera allt. Vill du genomföra ett kundprojekt med WordPress ? Då är det viktigt att uppmärksamma rätt arbetsflöden. Annars blir utvecklingen snabbt ineffektiv. Det spelar ingen roll om du arbetar på en stor internationell byrå på WordPress eller om du arbetar som frilansare tillsammans med andra, t.ex. inom utveckling, design, SEO osv.

Det finns några beprövade metoder för målinriktad projektledning som gör ditt dagliga arbete mycket enklare. Tillsammans med nya verktyg för samarbete online ger de dig och dina partner en verklig konkurrensfördel. Det är just dessa metoder och verktyg som vi presenterar i denna artikelserie. Du kan också ladda ner hela serien som e-bok här.

Arbetsflöden för WordPress

Den riktar sig till projektledare och WordPress byråer som vill optimera effektiviteten i sitt team. Att slutföra sina projekt så organiserat och snabbt som möjligt. Dina kunder kommer att tacka dig för det. Inte alla byråer inom utveckling och marknadsföring på nätet har rykte om sig att vara strukturerade och därmed professionella.

Projektledningen är inte bara en galjonsfigur. Det avgör också om du kommer att få tillräckligt med beställningar i framtiden - både från befintliga och nya kunder.

Vi börjar med en kort översikt över hur du kan optimera din projektplanering, dina arbetsflöden och din hantering. Som Expert:in för världens mest populära CMS är ditt arbete mycket efterfrågat. Det spelar ingen roll om du fokuserar på utveckling eller design. Men dina kunder blir bara nöjda med dig om du guidar dem steg för steg genom projektet. Och om du ställer de rätta frågorna på vägen.

Vi förklarar hur du utvecklar specifika arbetsflöden och metoder för att strukturera dina projekt. Vi visar dig också hur du kan tillgodose dina kunders behov. Genom att vägleda dem genom hela projektet, från briefingfasen till design, testning och godkännande av slutprodukten. Vi tittar också på de viktigaste verktygen för projektledning och byråer, inklusive deras fördelar och nackdelar.

Vi från Raidboxes Vi är glada att vi kan dela våra resultat i WordPress projektledning med dig. Naturligtvis är vi också intresserade av att göra vår produkt ännu mer framgångsrik. Och detta med processer som är så användarvänliga som möjligt. Inte bara våra kunder, utan också vårt team är glada över detta. Du kommer att se: Ett organiserat tillvägagångssätt ökar din njutning av arbete avsevärt.

Varför projektledning är så viktigt

När man talar om projekt inom området webbplatser talar man i de flesta fall också om WordPress . Det ledande systemet för innehållshantering har drivit utvecklingen av webbprojekt i en häpnadsväckande omfattning. År 2021 kommer WordPress -webbplatserna att stå för cirka 42 procent av hela internet. Om man bara räknar de som bygger på ett innehållshanteringssystem ökar andelen till nästan 65 procent.

Den otroliga populariteten hos WordPress innebär dock att fler och fler byråer, frilansare och utvecklare hoppar på tåget. Men du kan fortfarande få poäng med bra projektledning. Strömlinjeformade processer gör att kunderna blir nöjdare - och det leder i sin tur till att du rekommenderas till nya kunder.

Konkurrensen blir allt hårdare. Som developer:in eller designer:in har du inte råd att vila på dina lagrar. Eller bara fortsätta med det som har fungerat tidigare, när det gäller funktionalitet, design eller teknik. Om du läser det här har du förmodligen redan erfarenhet av projekt för WordPress och/eller WooCommerce: Du vet hur man skapar webbplatser som ser bra ut och fungerar bra. Hur du "bygger" de webbplatser som får dina kunder att komma tillbaka till dig. Eftersom de vänder sig till rätt målgrupper och är lätta att använda (nyckelord användbarhet).

Samtidigt blir det viktigare att förstå: Med den stora efterfrågan på högkvalitativa, lättnavigerade och användarvänliga webbplatser WordPress kan du inte låta dina kontakter vänta. Du ska kunna leverera en fulländad, ren produkt i tid, trots prestationstryck och flera projekt. Allt annat kommer att göra dina kunder missnöjda, och förr eller senare kommer ryktet att spridas.

Det räcker alltså inte att vara bra på kodning eller snygg design. Du behöver inte bara ha kontroll över ditt skrivbord eller din e-post, utan även över dina anslag och uppgifter i projektledningsverktyget. Annars kommer kvaliteten på dina andra uppgifter att bli lidande med tiden. Dessutom gör du fler misstag när du är stressad. Du "fastnar".

Det är här som projektplaneringen kommer in i bilden. En stor del av denna ledningsuppgift är numera att veta hur man skapar och använder arbetsflöden. Även om varje projekt är annorlunda finns det några innovativa processer som har etablerats. Och de kan också tillämpas på dina system - oavsett om du är ensam eller arbetar i ett större team. Låt oss börja med att definiera några termer som du bör känna till för din projektledning.

Vad är ett arbetsflöde för projektledning?

Det kan låta banalt eller för enkelt, men vi bör börja med ordet "projekt". Det är viktigt att definiera en sådan. Varje projekt, även inom en WordPress -byrå, kan ha mycket olika parametrar och därmed mycket olika behov på kundsidan.

Till exempel kan positionen som projektledare eller chef ändras beroende på kundprojektet. Precis som processerna i briefingen eller i alla andra faser. Beroende på vad dina kunder vill ha. Eller beroende på vilken bransch de kommer från. Naturligtvis bör du använda din stora erfarenhet. Men förmågan att acceptera och anpassa sig till kundernas behov är ofta viktigare. Ibland är det inte till någon större nytta om du redan har en färdig processmall i huvudet om hur saker och ting ska göras. Definiera därför själv hörnstenarna i vad som utgör ett projekt. Och anpassa detta till kraven på klientsidan.

När vi ändå håller på att göra det kan vi lika gärna definiera ledningen. För att kunna leda ett projekt på rätt sätt - t.ex. att skapa en webbshop med WooCommerce - måste du vanligtvis arbeta med det själv, ta på dig rollen som moderator, se till att kommunikationen mellan de olika grupperna och avdelningarna är målinriktad, kommunicera resultaten till kunderna på ett begripligt språk och så vidare och så vidare.

En annan analogi för vad projektledare gör när de engagerar sig fullt ut i denna typ av arbetsflödeshantering är kartografi. Du förstår projektet i varje steg och tappar aldrig bort det eftersom du har kartlagt det. På så sätt är du som projektledare:in förberedd på att gå in i varje fas av projektets utveckling. Men du kan också när som helst delegera nödvändiga uppgifter. För att göra detta måste du kunna lita på vem som gör vad i teamet. Och var deras personliga styrkor finns.

Arbetsflödet är förmodligen den viktigaste komponenten och samtidigt den mest missförstådda. Ett väl utformat arbetsflöde är inte alls ett enkelt statiskt flödesschema som visar vem som arbetar med vad och vem som rapporterar till vem. Den innehåller snarare många dynamiska aspekter. Dessa hjälper ditt team att vara engagerade och fokuserade och att alltid veta vad som förväntas av dem i den aktuella fasen av projektet.

Ett stabilt arbetsflöde eliminerar irritation och förseningar i teamet. Det är slut med de dagar då du måste fråga runt för att se om någon arbetar med den sak du behöver innan du kan gå vidare till nästa uppgift. I idealfallet kommer du inte längre att köra in i en vägg eller begränsa en teammedlems produktivitet bara för att vissa beroenden inte kan lösas.

Fördelarna med ett dynamiskt, sammanhängande arbetsflöde som har inrättats innan (!) ett projekt startar är bland annat:

Mer effektivitet

Ett enda arbetsflödessystem som hela teamet arbetar med och som alla har öppen tillgång till eliminerar otaliga manuella arrangemang och avtal på papper. Samtidigt sparar det mycket tid att ta reda på vem som arbetar med vad vid en viss tidpunkt. Och vad som är projektets status vid varje given tidpunkt.

Rapportering och analyser

Med en solid arbetsflödesuppsättning kan projektledare övervaka och kontrollera varje enskild aspekt av projektet ner till den mest detaljerade nivån. Teammedlemmarna rapporterar om sina framsteg med de intervaller du anger, direkt via arbetsflödesverktyget. Du behöver inte längre leta efter statusar, i värsta fall i olika källor och format.

Du kan se på en gång om det finns ett problem någonstans i projektet eller i teamet. Då kan du erbjuda hjälp och förslag, kontrollera prioritering, omfördela uppgifter eller till och med justera ansvarsområden när det är lämpligt.

Definiera milstolpar

Ett bra arbetsflöde bör delas in i milstolpar som visar hur projektet fortskrider. Milstolpar - tillsammans med lämpliga riktmärken - skapar en konstruktiv arbetsmiljö. Detta beror på att de hjälper till att fokusera teamets arbete på små steg för att i slutändan uppnå det övergripande målet.

I webbplatsprojekt är det särskilt viktigt att noggrant planera milstolpar och deras deluppgifter. Det kan trots allt snabbt uppstå beroenden eller blockeringar mellan de enskilda arbetsmomenten. Om till exempel milstolparna 1 och 2 löper parallellt, men 3 kan inte påbörjas förrän 1 och 2 har slutförts. Eller om dina kunder måste tillhandahålla data som ännu inte är tillgängliga. En sofistikerad projekthantering blir oumbärlig när enskilda anställda arbetar med flera projekt samtidigt.

Dessutom kan du använda milstolpar för att när som helst informera dina kunder om hur projektet fortskrider. Då känner de sig inte bara informerade, utan har också förtroende för ditt arbete. Och de vet att de vid behov kan vidta motåtgärder i tid om oväntade problem uppstår. Som redan nämnts har kundnöjdhet mycket att göra med hur professionell din projektledning är. Särskilt i jämförelse med de negativa erfarenheter som nästan alla kunder redan har haft av andra byråer eller frilansare.

Bättre samarbete

Med ett sammanhängande och välplanerat arbetsflöde kan ditt team hålla kontakten hela tiden. De informeras om alla aspekter av projektets utveckling, oavsett om de arbetar på plats eller på distans. Dessutom finns de flesta moderna arbetsflödesverktyg som mobilapplikationer eller appar, vilket gör användningen ännu mer flexibel.

Stöd för ditt team

Det finns många verktyg för att arbeta i distribuerade team. Sådana verktyg kan förbättra kvaliteten på varje gruppmedlems arbete. Genom att göra det möjligt för alla inblandade att arbeta med olika delar av det övergripande projektet på det mest effektiva sättet. Här är några av de viktigaste verktygen och deras grundläggande funktion:

• Asana: Asana är ett populärt samarbetsverktyg online som ger stor flexibilitet när det gäller projekthantering och övervakning av uppgifter.
• Trello: Trellos kortbaserade system drar nytta av vår visuella förtrogenhet med anteckningsblock genom att använda en mycket liknande princip. På så sätt kan varje gruppmedlem hålla koll på alla uppgifter och kommunicera enkelt med varandra.
• Microsoft Project och Microsoft Teams: Dessa mycket använda samarbetsverktyg integrerar olika andra MS-produkter som Outlook eller fildelning. Om din byrå redan arbetar med ett Microsoft-system har du alla chattar och möten samlade på ett ställe.
• Slack : Slack är en kanalbaserad plattform för att strukturera utbytet av meddelanden mellan gruppmedlemmar och enskilda cirklar. På så sätt får du bara den information och de uppgifter som är relevanta för dig.
• Zapier: Zapier är ett verktyg som gör att du kan automatisera vissa delar av ditt arbetsflöde. Du kan koncentrera dig på de delar av ditt projekt som verkligen är viktiga.

Vi kommer att gå in mer i detalj på dessa verktyg, deras funktioner och deras respektive för- och nackdelar i de följande delarna av serien. Låt oss först titta på några siffror om hur effektiv projektledning med WordPress kan vara i praktiken. Och varför arbetsflöden är så viktiga:

• Team Focus: Multitasking är ett begrepp som ursprungligen bara gällde datorer. Människor kan vanligtvis inte utföra flera uppgifter samtidigt, även om många hävdar motsatsen. Och när de försöker blir arbetet snabbt ineffektivt. Uppskattningar visar att upp till 40 procent av den förlorade produktiviteten beror på att man ständigt växlar mellan olika uppgifter.
• Projektdokumentation på ett och samma ställe: I genomsnitt tar det 18 minuter för en yrkesman att hitta ett dokument manuellt. Murphys lag: Du hittar det alltid på det sista stället du letar...
• Automatisering i stället för hårt arbete: Enligt en McKinsey-studie lägger vd:ar 20 procent av sin tid på uppgifter som skulle kunna automatiseras. Illvilliga tungor hävdar att de övriga 80 procenten spenderas på golfbanan. Hur som helst är manuella uppgifter ofta ett stort slöseri med tid. Och de leder till frustration.
• Ökad produktivitet: Enligt marknadsundersökningsföretaget IDC förlorar företag 20-30 procent av sin omsättning varje år på grund av ineffektiva processer. Och i vissa fall är denna siffra förmodligen fortfarande alldeles för låg.
• Tidsbesparing: 60 procent av yrkena skulle kunna spara 30 procent av sin tid genom automatisering, visar en annan analys. Detta gäller även WordPress och programvaruutveckling.

Även om du anser att dessa siffror är överdrivna eller ogrundade: När du tittar närmare på dem kommer du att upptäcka att det finns många möjligheter att förbättra ditt dagliga arbete. Eller i ditt team.

Planering av WordPress -projekt

Du bör alltid vara tydlig med vad du vill uppnå i och med ett visst projekt. Innan du ens kommer till arbetsflödena måste du definiera målet och ha en fullständig förståelse för alla deluppgifter som ingår i projektet. Du behöver inte ha en fullständig teknisk förståelse för varje enskild deluppgift. Särskilt när det gäller komplexa projekt är detta nästan omöjligt. Men du bör veta vem i teamet du kan vända dig till med frågor om enskilda deluppgifter är oklara. 

En annan viktig fråga som du bör besvara är: Vad vill dina kunder egentligen uppnå med sitt projekt? Vad vill dina kunder egentligen uppnå med sitt projekt? Vad behöver de av dig? Och stämmer deras uppfattning om slutresultatet överens med vad de beställer av dig? Särskilt den sista frågan bör inte underskattas: Det är inte ovanligt att kunderna i slutet inser att de egentligen ville uppnå något helt annat med projektet. Eller att byggstenar saknas i resultatet. Här behövs ditt noggranna stöd i planeringsfasen, men också din säkra instinkt.

Fråga om och säkra projektmålet.

Hur ser då en målinriktad projektplanering ut? Vid en första anblick kan målet ofta vara tydligt. Men om man tittar närmare på kundens önskemål framkommer ofta ytterligare eller högre metamål som faktiskt är avsedda. 

Du har ett projekt, du planerar, fastställer några tidsfrister och milstolpar, tar in externa experter eller andra frilansare, fördelar uppgifterna grovt och allt är igång. Tyvärr är det inte riktigt så enkelt. Varje projektplan - särskilt i kreativa team - måste delas in i mycket konkreta, mycket noggrant genomtänkta steg. Annars kommer det hela snabbt att sluta i kaos och du kommer att bryta den ena tidsfristen efter den andra. Här är några tips för att komma igång:

1. utarbeta målen

Du kan se en projektplan som ett manus för ditt projekt. Vilken typ av historia vill du berätta? Se till att det är en film som är värd en Oscar, men som är förankrad i verkligheten. Och inte en fantasi där du överdriver eller skapar falska förväntningar bara för att vinna jobbet.

Det första steget är att ta reda på exakt vad du behöver bygga. Du måste sätta dig ner med de andra huvudpersonerna i filmen - de relevanta personerna i kundens team förstås, men också dina egna medarbetare, externa krafter och alla andra intressenter som kan spela en roll. Ju fler perspektiv och krav du känner till om projektet, desto större är sannolikheten att du undviker obehagliga överraskningar i slutet. Det som intressenterna totalt sett vill ha är din högsta prioritet. För detta krävs ibland mer kompetens inom coaching eller psykologi än expertis inom utveckling och design.

I det här skedet bör din projektplan besvara följande nyckelfrågor:

• Vilka är de nuvarande utmaningarna/problemen ("pain points")?
• Vad måste man konkret uppnå med projektet för att nå projektets mål ("Definition of Done")?
• Vilka är de viktigaste resultaten av er planering hittills?
• Vad blir resultatet av detta, vilka motstridiga krav måste lösas? Vad betyder detta för din tidsplanering och dina tidsfrister?
• Vem ska arbeta med projektet för att se till att målen kan uppnås? Definiera de olika gruppmedlemmarnas roller i förväg för att undvika förvirring senare.
• Hur definierar du milstolpar på vägen mot att nå tidsfristerna? Vem kommer att granska arbetet och definiera milstolparna när det är slutfört? Hur exakt ska kunderna involveras och när? Vem kommer att sköta kommunikationen med dem?

Om din första plan svarar på dessa frågor om projektets mål - och om du med övertygelse kan säga att svaren är realistiska - är du på god väg att skriva ett manus. En som varken underspelar eller överdriver.

2. ställa rätt frågor

Du vill vara noggrann när det gäller att undersöka bakgrunden till projektet innan du lägger fram ett första förslag för dina kunder. Börja med att gå igenom alla dokument som rör projektet, inklusive e-post och anteckningar från säljmöten med kundens team. Ställ så många frågor som möjligt, även detaljer. Som projektledare måste du förstå varje aspekt av projektet innan du tar itu med det. Detta tar mycket tid i anspråk. Men du skulle spara i fel ände om du går för fort fram i din forskning.

I vår iver att vinna och starta nya kundprojekt glömmer vi snabbt bort att arbeta strukturerat. Detta är ett typiskt misstag inom projektledning. Vi rekommenderar att du går metodiskt och kyligt analytiskt tillväga i planeringsfasen. Många kreativa människor tycker att det är svårt. Men om du blir oprecis nu kan det förfölja dig under hela projektet och även därefter.

Här är några saker som borde vara mycket tydliga för dig:

• Det önskade slutresultatet - vad exakt vill du ha och, framför allt, ska du bygga?
• Det viktigaste här är alltså att ta reda på kundernas förväntningar och behov.
• Vem kommer du att arbeta med på klientsidan? Passar valet bra både professionellt och för dig personligen? Har du något inflytande över urvalet? Vem fattar det slutgiltiga beslutet om detta? Finns det någon skillnad mellan tekniska kontakter och de som godkänner enskilda milstolpar?  
• Finns det andra intressenter som du kommer att arbeta med? Eller när det skulle vara meningsfullt att involvera dem? Till exempel experter på kundens produkt, SEO, dataskydd, rättssäkerhet eller säkerhet? Vad behöver ditt team veta om dessa personer?

Vi kommer att gå in mer i detalj på hur man anpassar ett projekt till kundens behov senare. Men att besvara de frågor som nämndes ovan är en bra början för att skapa ett utkast till projektplan. Och att åtminstone fastställa de allmänna parametrarna. Därefter kan man börja arbeta med detaljerna.

3. skissera din projektplan

När du har samlat in den information som beskrivs ovan bör du ta dig lite tid. Det är dags att steg för steg gå igenom den information som du har fått från ditt team och dina kunder. Det är klokt att sova på inmatningen innan du börjar. Naturligtvis är tiden oftast knapp när du har accepterat ett kundprojekt. Men vissa existentiella frågor om projektet kommer fram först vid en andra anblick, liksom vissa beroenden eller fallgropar.

Om du känner dig osäker på detta kan du titta på de fyra nyckelfrågorna i avsnittet "Utveckla målen" igen. Strukturen i dessa frågor är ett bra sätt att skapa en projektplan. Alternativt kan du arbeta med de delar av pusslet som du redan känner till: Vilka medlemmar i ditt team har rykte om sig att hantera vilka aspekter av projektet väl? Vad har de lyckats ta itu med tidigare? Börja med att göra en första skiss och matcha teamets medlemmar med deras styrkor.

I det här skedet handlar det bara om att grovt utforma en projektplan. Du behöver inte ha en perfekt plan ännu. Det viktigaste är att du har en kalender till hands och att du vet när varje tidsfrist löper ut för att hålla dig på rätt spår. Du bör också ha en uppfattning om hur lång tid varje steg i projektet kan ta. Detta hjälper dig att placera milstolparna i en rimlig ordning.

Se till att din skiss innehåller följande:

• Alla deluppgifter som krävs för att slutresultatet ska bli färdigt.
• Den godkännandeprocess som överenskommits med kunden: Vem ska granska arbetet? Vem har hur lång tid på sig att begära rättelser? Vilket är det maximala antalet korrigeringsslingor? Och hur förändrar detta tidsplanen för genomförandet?
• Detta resulterar i maximala tidsramar för varje uppgift och/eller för varje segment.
• Vilka resurser kommer ditt team troligen att behöva för att utföra var och en av dessa uppgifter? Det gäller både resurser på din sida och på kundens sida, men även för uppgifter som dokumentation osv.
• En lista över riktlinjer som du måste följa, inklusive projektbudget och viktiga tidsfrister.

4. samordning med ditt team

Ett välfungerande team är i ständigt utbyte med varandra. Du bör diskutera alla dina idéer med de viktigaste nyckelpersonerna och få deras synpunkter. Här är det särskilt fördelaktigt att projektplanen hittills bara är en skiss. En plan som lever: För att få ditt team att köpa in dig måste du vara villig att lyssna på feedback och ta in nya idéer. På så sätt blir planen gradvis mer konkret men också mer realistisk.

I det här steget bör du noggrant granska och anpassa din projektbeskrivning tillsammans med ditt team. Detta omfattar både interna och externa experter. På så sätt undviker du att behöva förklara varför det fortfarande finns obesvarade frågor och ansvarsområden under kundpresentationen.

Här kan alla ge synpunkter på vad som är genomförbart inom vilken tidsram, vad folk kan arbeta med samtidigt, vilken kunskap som behövs för vilka steg eller vilka frågor som behöver klargöras i förväg. Samtidigt kan ditt designteam börja arbeta med visuella koncept för olika delar av slutprodukten.

5. skapa en projektplan

Du har samlat in all information, gjort justeringar i din ursprungliga plan och fått alla medlemmar i ditt team med på tåget? Därefter kan du börja utarbeta den fullständiga projektplanen. Det finns flera verktyg som kan hjälpa dig med detta. Vi kommer att diskutera dessa senare. Oavsett vilken typ av utarbetande du bestämmer dig för, se till att du tar hänsyn till följande punkter:

• Visa milstolpar och prestationer visuellt genom att skriva ut dem på en tidslinje i stället för att bara räkna upp dem.
• Se till att projektmålen eller milstolparna är tydliga och mätbara.
• Definiera också vad milstolparna specifikt innebär och när de kan anses vara slutförda.
• Identifiera det team eller den person som ansvarar för en viss uppgift.
• Visa den maximala tid som varje uppgift bör ta för att undvika förseningar.
• Gå in i detalj i anteckningarna för att registrera viktiga punkter så att alla kan se dem, t.ex. tekniska krav.
• Kontrollera eventuella beroenden: Ange vilka interna och externa milstolpar som varje del av projektet är beroende av för att kunna slutföras.

Du bör gå igenom din plan med ditt team innan du presenterar den för dina kunder. Detta är det enda sättet att se till att alla faktorer har beaktats.

I de kommande delarna av vår serie förklarar vi hur du hittar rätt arbetsflöden, hur du kan öka effektiviteten i teamet och vilka verktyg som är värdefulla. Vi kommer att länka till de nya delarna här så snart de publiceras. Du kan också ladda ner dem i sin helhet som en e-bok här.