Feedback är egentligen en gammal sko. Ändå används den alltför ofta på ett felaktigt sätt. Alla som någonsin har arbetat i en riktig feedbackkultur känner till dess omvälvande effekt. I följande artikel ger jag dig tio tips på hur du kan utveckla en positiv feedbackkultur i ditt team.

På något sätt har alla hört feedback förut. De flesta av oss har också varit i situationen att ge eller ta emot feedback. Själv kom jag i kontakt med en riktig feedbackkultur för första gången i min studentorganisation AIESEC. Det var en uppenbarelse för mig. Öppen och ärlig feedback har hjälpt mig mest av alla personliga och yrkesmässiga utvecklingsprogram.

På Raidboxes har feedback blivit en integrerad del av företagskulturen. Innan jag berättar hur du kan förbättra din feedbackkultur ytterligare med hjälp av de tio tipsen, ska vi ta en snabb titt på vad som kännetecknar en bra feedbackkultur och vilka fördelar den har.

Varför feedback? Fördelarna i korthet

Feedback är ett obligatoriskt inslag i många företag. Anställda ombeds att delta i ett utvärderingsmöte en gång om året, åtminstone om deras närmaste chef inte har något viktigare att göra. Men om du hanterar feedback på det här sättet är det bortkastad potential.

Rätt använd har en stark feedbackkultur följande fördelar:

• Personliga konflikter kan lösas snabbare och mer effektivt.
• Missförstånd i kommunikationen kan klaras upp snabbare.
• Aggression och frustration reduceras i feedbackgivaren innan de eskalerar.
• Den som får feedback lär känna sina styrkor och svagheter mycket bättre. Detta avslöjar också möjligheter till utveckling.
• Extern och självuppfattning jämförs. Feedbackmottagaren får se sin "blinda fläck"(Johari-fönstret).
• Ömsesidiga förväntningar kommuniceras tydligt. Alla vet var de står. Det ger orientering och trygghet i det dagliga arbetslivet.
• Samarbetet löper smidigare när störande faktorer har eliminerats i feedbackdialogen.

Sammantaget lägger en positiv feedbackkultur i teamet grunden för ett bra och effektivt samarbete. Den främjar öppen kommunikation och skapar utrymme för idéer. I bästa fall skapas en relation mellan feedbackgivaren och feedbackmottagaren som präglas av uppskattning.

En stark feedbackkultur säkerställer också att ditt team fortsätter att utvecklas. Den öppna dialogen avslöjar svagheter eller, omvänt, visar att du och ditt team är på rätt väg.

Vad kännetecknar en bra feedbackkultur?

Öppenhet och förtroende är de två viktigaste byggstenarna om du vill utveckla en bra feedbackkultur i teamet. Båda bör vara fast förankrade i företagskulturen, precis som att ge feedback i sig.

Det handlar inte bara om förtroende inom team, utan även över hierarkier. Återkoppling bör vara möjlig både horisontellt (dvs. mellan kollegor) och vertikalt mellan olika nivåer i organisationen.

Det är också viktigt att feedback ges kontinuerligt - att träffas en gång om året skapar inte en feedbackkultur (se även tips 8).

Feedbacktips #1: Anteckna i förväg

Detta försummas ofta eller anses onödigt. Naturligtvis kan du spontant ge en person några feedbackpoäng. Speciellt om du bara vill ge din kritik.

För lämplig och balanserad feedback bör du dock ta minst tio minuter och notera både positiva och förbättringsaspekter. Du kommer att bli förvånad över vad jag annars kommer att tänka på.

Feedbacktips nr 2: Power Burger

Den viktigaste aspekten av att ge feedback är strukturen och sättet på vilket den ges. Här finns det många olika metoder. Power Burger är särskilt känd.

För en hamburgare finns Burger Buns, som omsluter köttet (kritiken). I början bör du berätta för adressaten om din feedback vad du värdesätter om det och vilka positiva aspekter det bör betona. Denna första introduktion tjänar till att öppna upp den andra personen och att få följande feedback med en bättre känsla.

Särskilt om du själv är upprörd av någon anledning och fokuserar mycket på negativa aspekter, kom ihåg: det finns alltid positiv feedback om en person. Om du inte kan komma på några punkter på rak arm, sätt dig ner och fundera på dem.

Nu kommer den konstruktiva kritiken, dvs. köttet i feedbackburgaren. Följande två tips ger dig ännu mer exakta tips om hur du bäst formulerar detta.

Sist men inte minst bör du avsluta på ett positivt sätt. Detta är den sista hamburgerbullen och avrundar konversationen. Båda parter lämnar samtalet med en bättre känsla. Exempel:

"Jag är dock mycket glad över att ha dig som teammedlem och jag är övertygad om att du kan förbättra dig avsevärt inom detta område."

Feedbacktips #3: Kritisera alltid från första personens perspektiv

Med feedback delar du bara ditt eget subjektiva perspektiv med någon annan. Det finns ingen objektiv sanning i sig, utan på sin höjd intersubjektivitet (flera personer uppfattar samma fakta).

Det är därför mycket viktigt att kritik formuleras ur ett förstapersonsperspektiv. Speciellt om du inte har gett frekvent feedback är detta inte en självklarhet alls. I vår vardag kommunicerar vi vanligtvis i Form av Dig.

"Du arbetar slarvigt." (Du-perspektiv)

"Det verkar som om du fortfarande skulle kunna arbeta med hur noggrant du utför uppgifter." (första personens perspektiv)

Fraser ur förstapersonsperspektivet innehåller ofta följande fraser:

"Jag uppfattar detta ..."
"Ur min synvinkel ..."
"Det förefaller mig som ...!"
"Jag känner ..."
"Det förefaller mig som ..."

När din motpart börjar diskutera med dig är det en bra indikation på att du har halkat in i ditt perspektiv. Särskilt duformuleringar ses ofta som en attack.

Feedbacktips nr 4: Ge konstruktiva förslag

Att berätta för den andra personen vad du inte gillar är ett första steg. Detta bör dock följas av en konkret indikation på vad du skulle vilja se förbättrat. Endast på så sätt kan feedbackmottagaren verkligen förändra något och uppfylla dina förväntningar i framtiden.

Exempel: "Jag skulle vilja att du låter mig titta på ditt arbete under de närmaste veckorna för att kontrollera noggrannheten."

Feedbacktips #5: Be om det andra perspektivet

Diskussioner bör undvikas till varje pris i din feedback. De hör inte hemma i en feedbackdiskussion, eftersom den som ger feedback bara delar med sig av sin subjektiva uppfattning.

Ändå är följande fråga meningsfull i slutet av en konversation:

"Vad tycker du?"

Det ger din motpart möjlighet att dela med sig av sitt perspektiv. I bästa fall - och det händer ganska ofta - ser han det på samma sätt. Om personen som får feedbacken har en annan åsikt är det helt okej. Det är upp till dig att respektera deras uppfattning.

Feedbackmottagaren har tre sätt att hantera feedback:

1. Anpassa kommunikationen

Ur hans synvinkel kan feedbacken vara fel. För honom kan det innebära att han måste förbättra vissa aspekter av sin kommunikation för att skapa en annan uppfattning om den andra personen.

Till exempel granskar den person som får feedback sitt arbete efter att det har slutförts för att kontrollera att andra personer kan förstå det. Den som ger feedback kan vara den enda som tycker att hans eller hennes arbete är otydligt. För att undvika missförstånd kan feedbackmottagaren nu vara noga med att tydligt kommunicera att han redan gör extra kontroller och att andra tycker att arbetet är tydligt. Ett exempel på ett lämpligt svar:

"Jag kan förstå varför detta intryck gavs och jag kommer att vara noga med att strukturera resultaten mer i din stil om de är relevanta för dig."

2. Accepteraoch initiera förbättringar.

Under vissa omständigheter delar mottagaren av feedbacken kritiken. Han anpassar sitt beteende därefter för att förbättra sina resultat i framtiden.

"Jag kan förstå att det krävs en annan struktur här och jag ska titta på hur jag kan ändra på det."

3. Anpassa inte uppfattning och beteende

Mottagaren av feedbacken delar inte kritiken och vill inte ändra sitt beteende ytterligare. Detta är också legitimt, men kan få negativa konsekvenser på lång sikt.

"Ur min synvinkel är det tydligt och jag tycker att det är lämpligt; andra människor borde också kunna arbeta med det. "

Feedbacktips #6: Be själv om feedback

Hur skapar man en ordentlig feedbackkultur på företaget? En kultur där kollegor också ger varandra feedback och det inte alltid är chefen som kritiserar andra.  

Eftersom vi använderholokrati på Raidboxes var det en självklar idé att avsätta en tid för feedbackdiskussioner vid de månatliga styrelsemötena. Detta ledde dock inte till mer feedback.

Målet ska vara att alla både ska ha fått feedback och få feedback. Det är bäst att göra det flera gånger och på eget initiativ.

För att få igång en riktig feedbackkultur rekommenderas följande punkter:

• Även som chef kan du be andra om feedback. Feedbackdialogen kan utformas så att den är dubbelriktad redan från början.
• Ge feedback regelbundet själv. Om någon lär sig att feedback inte är något dåligt och att det är en del av en öppen kultur, är det mer sannolikt att de själva ger feedback.
• alltid öppna diskussioner. Även om ingenting döljs i konkreta diskussioner finns det också en öppen kommunikationskultur i personliga relationer.
• Uttala er offentligt mot hädelse. Hädelse har ingen plats i ett företag. Om någon har problem med en person bör feedback sökas så snart som möjligt. Detta bör klargöras direkt och offentligt vid den första tendensen till hädelse.

Feedback Tips #7: Engagera medlare

Ibland kan det hända att särskilt allvarliga konflikter uppstår i teamet. För dessa fall bör det finnas en medlarroll i företaget som sedan modererar feedbackprocessen och uppmärksammar de punkter som nämns ovan.  

Om möjligt bör denna person ha erfarenhet av moderering och feedback och bör inte vara en del av ledningen. På så sätt kan de också säkerställa en maktbalans i kritiska frågor.

Feedbacktips #8: Ge också feedback spontant

Ett stort misstag är när feedbackkulturen degenererar till en formell åtgärd. I värsta fall sitter man tillsammans en gång om året och går igenom en checklista utan att prata öppet och ärligt med varandra. Många punkter under året är redan bortglömda och det finns inga konkreta exempel på förbättringsförslag. Vissa åsikter om andra människor har redan förankrats eftersom de inte har haft en chans att korrigera sitt beteende.

På Raidboxes är det därför ganska vanligt att en person får feedback flera gånger per kvartal eller aktivt ber om det.

Feedback Tips #9: Feedback kan också bara vara positiv

Det finns ofta en allmän uppfattning om att feedback måste vara dålig i sig eller alltid innehålla kritik. Enligt min uppfattning är detta inte fallet. Särskilt bra medarbetare gör ofta allt rätt och inspirerar människor genom att överträffa förväntningarna och inte behöva prata så mycket alls.

Du bör ändå sätta dig ner med de andra minst en gång i halvåret och låta dem veta hur mycket du uppskattar deras arbete. Särskilt om det har funnits kritikpunkter tidigare är det extra trevligt att få feedback om att dessa inte längre uppfattas som sådana och att din egen vidareutveckling uppskattas.

Feedbacktips nr 10: Ge riktad feedback

Särskilt när det redan har hållits många feedbackmöten kan det uppstå situationer där man inte längre har något nytt att säga till varandra. Det är därför viktigt att inkludera feedback i personalutvecklingen.

I slutändan är det inte bra att ständigt hålla någons styrkor och svagheter emot dem. Målet bör vara att alla arbetar enligt sin individuella personlighet inom områden som motsvarar deras styrkor. Feedbackmöten bör därför också vara ett tillfälle att ändra arbetsbeskrivningar.

Feedback baseras bäst på en styrkeprofil, som alla uppnår optimalt. Denna kan delas in i yrkesmässiga, sociala, strategiska, metodologiska och personliga kompetenser. Befordringar kan kopplas till uppnådda kompetenser. På så sätt skapas en bred transparens i företaget om vad som förväntas. Genom feedbackmötena vet sedan alla var de står just nu, utan att ständigt behöva bli uppmärksammade på brister.

Slutsats - Feedback vill övas

Jag hoppas att du kan ta med dig en eller två poäng för att ytterligare förbättra din feedbackkultur (eller ditt lags). Att ge och ta emot konstruktiv feedback kan låta enkelt till en början, men i verkligheten kräver det känslighet och praxis, särskilt vid negativ kritik.

Som du har sett finns det några saker att tänka på när det gäller feedback. I den meningen: Ha kul att öva!