Fler och fler företag främjar sina anställdas mentala och fysiska hälsa. Vid Raidboxes flera team tar hand om det, inklusive "Mental Health". Hur vi vill säkerställa större tillfredsställelse på arbetsplatsen – och varför detta är så viktigt för oss.

Det råder ingen tvekan om det: En hel del Raidboxes går mycket bra. Holokratins innovativa rollkoncept främjar platta hierarkier och maximalt personligt ansvar. På så sätt kan alla i teamet leta efter arbetsområden som uppfattas som särskilt meningsfulla – och som matchar deras individuella styrkor. Och ändå är vi medvetna om att stressfaktorer också finns i ett företag.

Personligen tycker jag verkligen om att arbeta på Raidboxes. Inte för att vi inte har konflikter. Men eftersom vi använder metoder och vill skapa en öppen kultur för att hantera dessa stressfaktorer. I det här inlägget presenterar jag två av dessa metoder. Men först och främst: Vad kan vara möjliga orsaker till konflikter och stress i företag? Bland annat:

• En hög arbetsbelastning på grund av ett brett spektrum av projekt.
• Teamets starka tillväxt leder till nya strukturer och processer. De kan göra mer arbete än de kompenserar för.
• Konflikter uppstår också i de roller som definieras mellan varandra och därmed ansvarsområden.
• Raidboxes blir mer varierad. Detta är underbart, men utmaningar väntar även här. Till exempel när det gäller olika värden eller medveten kommunikation där ingen känner sig utesluten.

Vi vill ta itu med framväxande missnöje i god tid och ha en bestående positiv inverkan på arbetsklimatet. Detta säkerställs genom ett helt åtgärdspaket:

Psykisk hälsa

Vid Raidboxes det finns en separat roll eller ett litet team som heter "Mental Health". Detta visar hur mycket ämnet ligger våra verkställande direktörer Torben och Johannes varmt om hjärtat. Psykisk hälsa infördes av den enkla anledningen att de anställda i Raidboxes för att göra dig lyckligare. På jobbet, men också bortom om det behövs. Vårt team har bland annat följande uppgifter:

• Upptäcka tecken på kritiska psykologiska förhållanden bland anställda: interna och team.
• Kontaktperson för överbelastningar på grund av professionella eller privata utmaningar.
• Utbildning av mindfulness mot ett mångsidigt team och nya kollegor: medveten kommunikationskultur på kontoret och i Slack (eftersom vi arbetar till stor del på distans).
• Skydd mot mobbning. Lyckligtvis är detta ännu inte nödvändigt, men vi vill förhindra detta från början.
• Särskild uppmärksamhet på inåtvända behov och säkerställa retreater, såsom koncentrerat arbete.
• Stöd för att uppnå en balanserad balans mellan arbete och privatliv.

Vi har arbetat tillsammans med flera metoder för att uppnå dessa mål:

• Anonym kontaktpunkt: Detta gäller problem av något slag, oavsett om de uppstår på jobbet eller i privatlivet (och därmed också påverkar arbetssituationen).
• Tystnadsplikt: Vi är informella kontaktpersoner för alla medarbetare: för alla frågor som inte omedelbart bör ställas till ledningen/gruppledningen/kollegorna. Vi frågar alltid de människor som kommer till oss i förväg innan vi vänder oss till någon annan med deras begäran. Till exempel för att hjälpa till att lösa konflikten.
• Medling och tillsyn: Vid behov medlar vi neutralt, i konfliktsituationer mellan medarbetare: team eller mellan anställda och ledningen.
• Personligt ansvar: Samtidigt vädjar vi alltid till det personliga ansvaret hos de drabbade. Det innebär att vi ger dem tips och metoder för att ta itu med konflikten själva först – och ännu mer så. Vi gör detta för att göra lagkulturen mer öppen och transparent på lång sikt. Först när detta inte är möjligt, oavsett orsak, fungerar de andra metoderna.
• Bara prata om själen: Det finns situationer där det hjälper att kunna prata saker från själen. Enligt mottot "störningar har företräde".
• (Anonyma) undersökningar: Dessa används för att fånga status quo humör i laget. Därvid förlitar vi oss på Echometer-verktyget. Detta gör att utvecklingen av de anställda: internals och de enskilda teamen som skall mätas enligt olika kriterier.
• Anordnande av workshops: Till exempel om orsakerna och coping strategier för psykologisk stress, men också på noggrann kommunikation. Mer om detta också.

I vissa fall har mentalhälsoteamet redan den nödvändiga yrkesbakgrunden, till exempel genom tidigare jobb och utbildning. I alla andra fall fortsätter vi att utbilda oss – återigen med ekonomiskt stöd från Raidboxes.

Stärkande av det personliga ansvaret

Ett område som mental hälsa – eller vad man kan kalla det – kräver att alla anställda deltar samtidigt: inuti. Så, naturligtvis, vi kan inte ha våra ögon och öron överallt, särskilt inte vid tiden för Corona och Remote Work. Vi behöver människor som behöver tala med oss, påpeka överbelastningar i enskilda lag eller, om det behövs, säga att en annan kollega inte mår bra.

Punkten "personligt ansvar" är av central betydelse. En kanal som mental hälsa kan bara vara det första steget. Det är bra och rätt att medarbetarna kontaktar oss innan de "sväljer" sin ilska. Eller innan en kultur av att "skälla bakom" växer fram. Nästa steg är dock att motivera alla i teamet att uttrycka sig så fort en konflikt uppstår. Inom teamet, men också mot cheferna.

Utan personligt ansvar leder metoder som psykisk hälsa till att konflikter namnges (anonymt) men inte är tillräckligt lösta. I värsta fall gömmer sig missnöjda kolleger bakom kanalen, medan andra ifrågasätter dess användbarhet. Detta skulle inte minst påverka godkännandet av förfarandet.

Som redan nämnts stärker vi det personliga ansvaret genom att ge de anställda de nödvändiga metoderna för att reflektera över sig själva och att ta itu med konflikter direkt. Detta går hela vägen till små en-till-en coaching, där vi utvecklar möjliga handlingsalternativ tillsammans med de drabbade parterna – på ett mycket praktiskt sätt och vid den specifika tillämpningen.

Icke-våldsam kommunikation (GfK)

En avslappnad arbetsatmosfär har mycket att göra med hur medveten kommunikation är i företaget. Konflikter är idealiskt lösta på ett konstruktivt och kollektivt sätt. Och inte genom personangrepp eller genom att komma ur vägen vid meningsskiljaktigheter. Båda orsakar missnöje och mindre tillväxt.

Det finns ett metodiskt tillvägagångssätt för att lösa konflikter i team (och i den privata miljön), den så kallade Nonviolent Communication – grundad av den amerikanska psykologen Marshall B. Rosenberg. Raidboxes sponsrar månatliga workshops om icke-våldsam kommunikation för sina anställda, liksom tillhörande introduktionskurser (bilden går tillbaka till pre-Corona-tider):

Tränare Marianne Oshege kommer regelbundet till vårt kontor för att introducera oss till modellen. Kommunikation enligt GfK-modellen sker i fyra steg:

1. Observation: "När jag hör/ser/upplever..."
2. Namnkänslor: "Då känner jag..."
3. Uttrycker ett behov: "Jag har behovet/Det är därför jag behöver.."
4. Formulera en specifik begäran: "Kan du snälla ..."

Här igen som en bild:

Till exempel:

"Om jag inte får svar från dig via Slack, då känner jag mig inte tagen på allvar/hjälplös/frustrerad. Jag har ett behov av effektivitet/stöd/uppskattning. Därför ber jag dig att meddela mig i framtiden om du har läst mitt meddelande och tills när du kan svara på det.

Några andra enkla regler för medveten kommunikation är:

• Undvik en bedömning av din motpart eller hans eller hennes beteende. Istället, stanna hos dig själv.
• Ett verktyg för detta: Tala inte i dina meddelanden ("Du har gjort det här och det där"), utan i jag-meddelanden ("Jag tycker att..."). Detta håller konversationen konstruktiv.
• Uttrycket "Vi är av åsikten" är också sällan till hjälp. Å ena sidan kan du inte alltid anta en konsensus i laget, å andra sidan rör du dig bort från den autentiska nivån. Eller så döljer du din personliga åsikt, som du inte vill avslöja.

För många är tillvägagångssättet för icke-våldsam kommunikation ovanligt i början. Å ena sidan är människor i företagskontexten ovilliga att prata om sina känslor, å andra sidan kräver det konkreta tillvägagångssättet öppenhet och mod. Särskilt introverta personligheter står ofta inför en stor utmaning. Vissa "stötande" karaktärer, å andra sidan, ler åt de psykologiska tillvägagångssätten i början, som otvetydigt finns i de fyra stegen.

Träningspassen med Marianne Oshege hjälper oss att minska bokningarna på båda sidor. Med hjälp av konkreta exempel från vardagen lär vi oss hur konflikter kan identifieras snabbare med hjälp av GfK, hur vi bäst kan hantera dem och hur vi löser dem. Jag märker personligen (I-meddelande 😉) hur detta gör min kommunikation mer ärlig, lösningsorienterad, reflekterande och modig.

Mindfulness för företag

Allt fler företag och byråer har att göra med medvetna strukturer där alla anställdas behov ständigt återspeglas och tas upp. Men varför tar det kunskap om medveten kommunikation i första hand, i ett professionellt sammanhang?

Marianne Oshege ser följande orsak: I en alltmer komplex och fartfylld arbetsvärld väljer företag former av självorganisering med decentraliserade beslutsstrukturer för att kunna möta dessa utmaningar. Beslut som tidigare fattats efter struktur och hierarki är därför mer och mer individen.

Enligt Marianne innebär det att allt fler kompetenskrav förskjuts till den enskilda personen. Det senare står således inför situationen att de måste agera och arbeta självständigt och flexibelt. Med andra ord, de anställda: de behöver en starkare orientering för beslut och handlingar som de fattar på egen hand än de gör i klassiskt hierarkiska företag. Här krävs att alla i teamet utvecklar en inre kompass som ger orientering och orientering. Och vidare:

Jag är övertygad om att företagen behöver medveten kommunikation för att lyckas. Mindfulness hjälper oss att reagera på lämpligt sätt på omvärldens impulser. Det hjälper oss att vara i kontakt med oss på ett sådant sätt att vi inser: Vad behöver vi? Och hur hanterar vi det vi möter? Vi hittar orientering inuti, där det saknas från oss i utsidan.

Samtidigt hjälper mindfulness och medveten kommunikation till att kommunicera denna inre process och våra intentioner om åtgärder till omvärlden på ett uppskattande och samarbetsvilligt sätt. På så sätt är det möjligt för teamet att samarbeta, att hantera mångfald och att utlösa eller stå emot spänningar.

Vilka framsteg är teamet av Raidboxeseftersom vi har haft att göra med ickevåldskommunikation och medveten handling? Marianne säger:

Jag ser framsteg i det faktum att fler och fler anställda är uppvärmningen till ämnet medveten eller icke-våldsam kommunikation. De är villiga att arbeta för en annan samexistens och att investera tid för det.

Och vidare:

Det har funnits något i mitt medvetande på Raidboxes förändrad. Jag har intrycket att medarbetarna inser att det gör skillnad hur de pratar och hanterar sina kollegor. Och att det finns ett behov av beteendeförändring.

Längtan efter en uppskattande och autentisk samexistens är påtaglig. Processen som kan göra detta möjligt är Raidboxes kom definitivt igång, enligt tränaren.

Främja mindfulness

Psykisk hälsa och ickevåldskommunikation är bara två av de åtgärder med vilka Raidboxes främjar mer mindfulness. I ett team, men också mot våra kunder och samhället. Här är ett urval från olika områden:

• Social- och hälsofrämjande åtgärder: Detta görs för alla anställda: inuti. Till exempel genom företagets pensionsavsättning, anställdas budget, budgetar för personlig träning, kondition, etc.
• Rolljämlikhet: I ansvarsområdet ingår bland annat respekt för och respekt för jämställdhet. Frågor som lika möjligheter i företaget, möjlighet att förena familj och arbete, kulturell/religiös och sexuell mångfald (HBTQI+) samt åtgärder mot personlig och strukturell diskriminering.
• Roll Happy Management: Teamet av Raidboxes träffas regelbundet för gemensamma evenemang. För närvarande saktade naturligtvis tyvärr ner av den nuvarande situationen. Happy Management tar hand om organisationen av sådana evenemang, liksom välbefinnandet på kontoret och utanför. I uppstarten och den nya arbetsscenen är termen välkänd, den kallas ibland feel-good management.
• Corona Hjälp: Vi stödjer kunder från industrier som är särskilt drabbade av konsekvenserna av pandemin: kultur, gastronomi, hotellbranschen eller händelser. Läs mer om vårt program.
• Åtgärd #supportyourlocals: Corona är en kris för lokala återförsäljare, medan plattformar som Amazon gör stora vinster. Detta är ytterligare en anledning till att vi #supportyourlocals kampanjen med gratis hosting för portaler som digitalt kopplar samman lokala företag.
• Uppförandekod: Den Uppförandekoden för Raidboxes är en uppförandekod, även kallad ett teamavtal i vissa företag. Den innehåller riktlinjer för hur vi vill forma interaktionen och kommunikationen i teamet tillsammans – på ett medvetet sätt. På så sätt ger det våra åtgärder en hållbar struktur. Mer om detta snart i ett separat inlägg (prenumerera på kommentarerna om du vill bli informerad om det).

Naturligtvis inkluderar detta också vår gröna hosting. Med många initiativ i ämnethållbarhet , som indirekt också säkerställer en noggrann och social samexistens.

Att föra meddelandet vidare

Raidboxes så det rör sig redan mycket. Och ändå finns det områden där vi vill göra ännu bättre ifrån oss. Vi ser redan till att arbeta med leverantörer som själva arbetar hållbart. Men hur är det med frågor som otrygga arbetsmodeller och övervakning av anställda? Till exempel med de många onlineleveranstjänster som för närvarande dyker upp och som är under kritik? Eller på Amazon, som nyligen dokumenterats i VICE Magazine?

Det finns andra uppgifter som väntar på oss här, men det finns redan planer för dem. Till exempel som en del av en ny eller utökad hållbarhetsroll. Vi är medvetna om att våra åtgärder ger mer ekonomiska bördor internt. Eller att bekvämligheten lider på ett eller annat ställe. Men vi accepterar det. Att göra vår del som ett team för att säkerställa en bättre värld av arbete.