I mitt förra inlägg om Holacracy beskrev jag anledningarna till att vi som grundare bestämde oss för att fokusera på ett helt annat managementkoncept. Idag kommer jag att visa dig de första stegen för hur du enkelt kan införa holakrati i din organisation. Till att börja med kommer jag att kort förklara vad holacracy är och vilka fördelar denna typ av ledning kan ge din organisation.
Holokrati - Vad är det?
Holokrati är ett ledningssystem som fördelar ansvaret transparent inom organisationen och ger alla medlemmar möjlighet att fatta egna beslut inom sitt område. Det avskaffar direkt auktoritet uppifrån och ned.
Holokrati - Vad är poängen?
Jag gick in i detalj om fördelarna i den senaste artikeln. Mycket kortfattat ger holokrati
- En högre grad av tillfredsställelse i företaget
- Mer frihet för anställda
- Mer frihet för chefen
- Bättre skalbarhet för företaget
- Större flexibilitet i företaget
- En högre produktivitet.
Kärnan i holokratin – Gör ditt jobb och anpassa dig!
För att uttrycka det enkelt består holokrati av två centrala element. Från roller och från månatliga möten där rollerna justeras.
Gör ditt jobb! - Roller som arbetsbeskrivning
Alla har förmodligen sett dem någon gång: en arbetsbeskrivning. Många ser henne förmodligen i sin jobbannons för första och sista gången. Holokratin väcker den till liv. Det blir en del av det dagliga arbetet och ankarpunkten för uppgiftsfördelning och ansvar som roll. Varje person har vanligtvis flera roller. Rollerna består av följande element:
Syfte: Varje roll har ett mycket specifikt syfte.
Ansvarsområden: Detta är arbetsuppgifterna för varje roll. De återspeglar också förväntningarna från andra teammedlemmar. Naturligtvis också de från en "tidigare" chef. Ansvarsområdena kan mycket väl omfatta 15 till 20 punkter.
Ansvarsområde: Detta är varje rolls rättigheter. Här är det rollen som bestämmer och andra måste be om tillåtelse för åtgärder inom rollens ansvarsområde.
Exempel på rollrepresentation i kort form
Roll Ekonomi
Uppgift/syfte: Säkerställa företagets likviditet
Ansvar/förväntade resultat för de andra: Färdigställa årsredovisningen senast i slutet av mars
Myndighet/ansvarsområde: Finansiella budgetar. För utgifter utanför fastställda budgetar måste finansfunktionen tillfrågas.
Rollerna kan i sin tur grupperas i avdelningar. I holokratin kallas dessa för cirklar. Den största cirkeln är företaget självt. Naturligtvis har även företaget ett övergripande syfte, som också bör konkretiseras. På Raidboxes är syftet att ge kreativa människor mer frihet.
Justera! - Månatliga styrelsemöten
Eftersom de samlade rollbeskrivningarna inte är något annat än en bolagsordning, kallas de möten där rollerna justeras för "governance-möten". Dessa möten används för att arbeta igenom mindre och större konflikter (spänningar) och införliva dem i rollbeskrivningarna.
Men oroa dig inte för det extra mötet! Hos oss varar dessa möten för närvarande mellan 30 och 45 minuter. Mötena är hårt modererade. I vilket fall som helst bör moderatorn se till att den etablerade proceduren följs.
Vilken roll som helst kan justeras, förutsatt att detta inte skadar företaget.
Det säger nästan allt. Naturligtvis skulle man kunna skriva hela böcker om holakrati. Lyckligtvis har andra redan gjort det, till exempel Brian J. Robertson, grundaren av holacracy-rörelsen. Personligen tycker jag att Robertsons bok"Holacracy" tyvärr är lite torr och inte gör systemet rättvisa. Den är dock ett måste för den som ska introducera systemet i företaget.
"*" visar obligatoriska fält
Gör det! - Vägen till mer frihet
Det är mycket mer spännande än att komma in i varje detalj i holokratin, du kan börja med det och prova det!
Testning & Start istället för Planering & Väntan
Detta är en grundläggande rekommendation för förändringshantering som har visat sig vara mycket framgångsrik för oss. Förfarandet är som följer: Besluta först om en testfas istället för en slutlig introduktion. Det är viktigt att inte insistera strikt på varje detalj under introduktionen. Det övergripande konceptet bör anpassas till respektive organisation. De två övre punkterna "rolldokument" och "styrningsmöte" är dock oundvikliga och oumbärliga.
Det rekommenderade förfarandet har fördelen att det faktiskt inleds i stället för att det bara pratas om det. Samtidigt leder det nästan alltid till att försöket snabbt övergår i något konstant när de första framgångarna uppnås. Det är lättare att komplettera ett system som fungerar än att införa ett system helt och hållet.
Steg 1 - Bestäm Holocracys lärjungar
Det bör finnas en person som har arbetat med arbetsbeskrivningar tidigare. Denna person är också moderator vid mötena och kontaktperson för frågor. Denna person bör ha viss "makt" eller inflytande i organisationen. I tveksamma fall måste han eller hon försvara konceptet för befintliga chefer eller ha befogenhet att stå framför annan personal. Det är också viktigt att denna person läser och arbetar igenom Robertsons"Holacracy". Erfarenhet av facilitering är en fördel.
Steg 2 - Fatta ett beslut för holokrati
Det är absolut nödvändigt att den högsta ledningen fattar beslutet att genomföra holokratitestet. För detta måste holokrati-disciplinen förbereda en briefing och förklara konsekvenserna. Den viktigaste konsekvensen är att befogenheten att utfärda direktiv i vissa situationer fråntas och ersätts av andra ledarskapselement.
Steg 3 - Håll en kick off-workshop om holacracy
I kick-off-workshopen förklaras konceptet och introduceras för de andra teammedlemmarna. I en andra del bör varje teammedlem börja skriva ner sina roller. 3 till 4 timmar bör reserveras för Kick Off-workshopen.
Steg 4 - Fortsätt att träna och anpassa roller
Vid tidpunkten för det första styrningsmötet bör rollerna ha kompletterats och vidareutvecklats. Styrningsmöten bör äga rum var fjortonde dag i början. Cirklarna bör själva arbeta fram sina roller. Denna del är faktiskt den mest tidskrävande. Under en period på två månader behöver förmodligen 20 timmar per person planeras. Under denna tid faller roller bort, läggs till och ändras tills en slutlig version växer fram.
Praktiska tips
Det finns ett holokratiskt verktyg som heter GlassFrog. Tyvärr gillade vi inte verktygets användargränssnitt så mycket. Eftersom vi använder Google Docs i hela företaget skapade vi helt enkelt ett "Holocracy Roles"-dokument istället. Där listas våra ca 50 olika roller. Google Docs har också fördelen att varje teammedlem kan lägga in rolländringar i förslagsläget, som sedan diskuteras och godkänns vid det månatliga styrningsmötet.
Steg 5 - Tål & Processspänningar
I princip är holokrati nu implementerat. Om det inte vore för vanan och den mänskliga naturen. Vanan leder till att gamla ledare faktiskt vill fortsätta att vara ledare och ge instruktioner eller blockera beslut. Omvänt måste de nya ledarna (de enskilda medarbetarna) förstå att ledarskap inte bara innebär fritt beslutsfattande, utan också ansvar och, framför allt, att vara en förebild för andra. Här är det viktigt att holokrati-lärjungen känner igen sådana oönskade utvecklingar och tar itu med och löser dem på lämpligt sätt med varje individ och i gruppen.
För att förstå effekten av holokrati är det bra att utgå från Tuckmans teamfasmodell. Här går varje team igenom faserna Forming, Storming, Norming och Performing. Den sista fasen av holokrati är prestationsfasen.
Gjort: lyckliga högpresterande team
Som i fotboll, i slutet av säsongen slår en 1: a FC Kaiserslautern den stora FC Bayern och blir tysk fotbollsmästare. Teamet fungerade perfekt, alla visste vad de skulle göra och i slutändan skrev de historia.
