Det finns människor som gör den ena uppgiften efter den andra outtröttligt och obönhörligt. Deras dagar verkar ha betydligt mer än 24 timmar. Sålde de sina själar i ett avtal med djävulen? Eller vet de bara något jag inte vet? Mina bästa tips som hjälper dig att arbeta mer produktivt.

Hur som helst, när jag ser mycket produktiva människor, går det genom mitt huvud. Och vad de kan göra. Under tiden har jag lärt mig mycket mer om vad som gör mig mer produktiv – och vad som inte gör det. En del av detta vill jag vidarebefordra till er här. Kan du fler trick och tricks? Sedan är jag glad över det och gillar att diskutera det med er, i kommentarerna.

Produktivitet kontra driftalitet

Detta verkar verkligen bekant för dig: du var "upptagen" hela dagen, men i slutändan känner du inte att du har gjort någonting. Du vet knappt vad du jobbade med. Vissa jobb är precis så. Då har du många uppgifter som aldrig riktigt slutförs. Det är därför inte en tillfredsställande känsla att något har bockats av.

Eller så har du varit upptagen, men inte med de viktiga sakerna. Och det är skillnaden mellan produktivitet och rörelse: i ett fall gör vi saker och avslutar projekt. I den andra ser vi framför allt att vi har något att göra – att må bättre eller att kunna visa något.

När dagen fortskrider kan du därför fråga dig själv om du har använt den senaste halvtimmen produktivt, det vill säga om du har arbetat med viktiga projekt och uppgifter. Eller såg du verkligen till att din hjärna hade något att göra? En nyckel till högre produktivitet är insikten att vissa uppgifter är viktiga, men inte brådskande. Andra är både viktiga och brådskande. Och andra är ingetdera.

Därför bör du fördela din tid. Och om du är lite distraherad, bör du medvetet stänga av vanliga distraktioner. Till exempel genom att ställa in din smartphone på "Stör ej". Se även våra tips för att arbeta på distans.

Prioritera: Den största paddan kommer först

Ibland finns det uppgifter som är viktiga och brådskande, men du vill egentligen inte göra dem. Deklarationen tillhör den ena eller den andra i denna kategori.

Jag har hittat ett enkelt knep för mig själv: ju större mitt motstånd mot en uppgift är, desto tidigare på dagen måste jag slutföra den. Eftersom vi bara har ett begränsat utbud av motståndskraft och "biter" per dag. På morgonen är vi fortfarande fräscha och fulla av energi. På eftermiddagen kan det se helt annorlunda ut.

Om jag gör ovälkomna uppgifter omedelbart, har detta två fördelar:

• Eftersom jag fortfarande är mentalt fräsch tar jag itu med dessa att göra med maximal energi. Som ett resultat görs de mycket snabbare än på eftermiddagen. För då letar min hjärna ständigt efter ursäkter för att kunna hantera något annat.
• Jag har en omedelbar erfarenhet av framgång på dagen eftersom jag framgångsrikt har övervunnit min inre grishund. Helst hjälper denna drivkraft mig med dagens andra att göra.

Långa projekt, korta sprintar

Många av mina uppgifter är hanterbara i omfattning. De mäter sig i timmar eller dagar, men sällan i veckor eller ens månader. När jag har ett mer långsiktigt projekt planerar jag en tydligt definierad tidsperiod för det varje arbetsdag.

Om det kräver all min uppmärksamhet och kreativitet, så är det på morgonen. Om det är mer ett hårt arbete som inte kräver en kreativ prestation, gör jag det på eftermiddagen. Men viktigt i båda fallen: Tid och längd försöker jag hålla konstant. Det är alltid otroligt hur mycket jag kan göra om jag bara arbetar konsekvent på det i en timme varje dag.

Arbetet tar så lång tid du ger det

I allmänhet är det en bra idé att tänka på hur mycket tid du vill spendera på det innan du börjar en att göra. Du kommer säkert att ha upplevt detta: en uppgift kostar dig vanligtvis en timme, men om du bara har en halvtimme att göra det kommer du att göra det.

Tips: Jobbar du som frilansare? Sedan finns det ett antal stressfaktorer som inte behöver vara det. Hur man undviker typiska frilansfel, säger jag i det här inlägget.

Det är naturligtvis viktigt här att fastställa prioriteringarna på rätt sätt: det handlar om att tydligt begränsa just de uppgifter som inte gör mycket för vår produktivitet. Eller så spelar de ingen roll.

Den underbara världen av tidinspelning

Detta inkluderar också att lära dig mer om vad du faktiskt spenderar din tid med. Frågan om tidsinspelning är också något som vissa människor motsätter sig med sina händer och fötter. Det finns verktygför detta, men ibland räcker det med en enkel stapellista.

Genom att spela in tid kan du snabbt och otvetydigt lära dig vilka svarta hål din produktivitet försvinner i. När allt kommer runt är vi omgivna av ett antal distraktioner. Och många digitala enheter och tjänster arbetar medvetet med samma trick som kasinon. Vi tittar redan på vår e-postinkorg eller "bara snabbt" på Twitter. Vi är ofta omedvetna om detta.

Ingen spänning utan avkoppling

Samtidigt blir du inte mer produktiv genom att koncentrera dig enbart på arbete utan paus och distraktion. Din hjärna behöver också stunder av återhämtning. Ibland måste vi ladda batterierna. Tristess är värdefullt!

Det viktiga är att allt har sin tid. Hur svensk Vernacular så beautifulwhite: arbete är arbete och sprit är sprit. Säg: Slutför din uppgift och belöna dig sedan medvetet med en paus.

Det magiska "Flow"

Ibland kommer du att uppleva att du arbetar produktivt och att tiden går som under flygning. Du flyger i warptunneln mot ditt mål. Med andra ord är du "i flödet". Denna känsla uppstår när vi kan ägna oss ostört åt en uppgift som intresserar och kräver oss.

Då och då behöver detta flöde en liten armhuffning. Ett tips som fungerar bra för mig: Ge detta att göra endast en begränsad tid, till exempel 30 minuter. Med lite tur är jag redan i flödet. Och sen kanske jag har gjort det på en timme, vilket jag har drivit i flera dagar. Och om inte, har jag arbetat med det i minst 30 minuter – Det är bättre än ingenting!

Välplanerat är hälften klart

Det rekommenderas ofta att planera nästa arbetsdag i förväg, antingen i slutet av den aktuella arbetsdagen eller på kvällen. Argumentet: Du vet omedelbart vad du måste göra på morgonen. Och du använder din nya energi omedelbart för produktivt arbete.

En annan punkt: Planera aldrig hela arbetsdagen. Det finns alltid något däremellan. Eller så tar dina uppgifter längre tid än man först trodde. Om du hanterar mycket mindre varje dag än du vill göra, är du frustrerad över det. Tumregeln är: du kan planera två tredjedelar av din tid, inget mer.

Bonustips: "Pomodoro-tekniken"

Som du har märkt nämner jag inte ett enda produktivitetssystem som Getting Things Done (GTD) i det här inlägget. Vissa svär vid det. För mig fungerar det inte så mycket: Jag känner att jag hanterar och sorterar mina att göra-saker mer än jag faktiskt gör. Naturligtvis kan detta vara väldigt annorlunda för dig.

Hur som helst är det ett bra sätt att ta bra element från system som fungerar för dig. En viktig idé med GTD är till exempel att skapa en permanent plats för uppgifter och idéer istället för att vilja ha allt i åtanke. Fördelen: Hjärnan använder mindre datorkraft för att inte glömma att göra. I stället kan den fokusera på viktiga uppgifter eller återställa obekräknad. För mig är det här förvaringsstället Todoist. Det finns dussintals alternativ.

Ett produktivitetsstöd som jag personligen har dragit mycket av är "Pomodoro-tekniken". Det går tillbaka till Francesco Cirillo, som delade upp sitt arbete i klara tidsperioder med hjälp av en kökslarmklocka. Grundidén: Du arbetar i 25-minutersavsnitt, följt av en 5 minuters paus. Om du har fyra sådana sektioner bakom dig tar du en längre paus, till exempel 20 minuter. Naturligtvis kan du justera dessa värden. Det bör dock finnas kvar hanterbara sektioner med regelbundna avbrott – eftersom det är den verkliga kraften.

Också viktigt: Varje avsnitt är dedikerat till exakt en fördefinierad uppgift. Du skriver ner interna eller externa distraktioner och flyttar dem till pausen eller lägger dem i planeringen för en senare tid.

I början av dagen (eller som nämnts ovan dagen innan) planerar du dina att göra-saker. Samtidigt definierar du hur mycket tid (hur många sektioner/pomodoros) du planerar för var och en. Efter varje avsnitt markerar du din att-göra och ser hur länge du har arbetat med det.

Mer struktur för dina uppgifter

Detta tillvägagångssätt kombinerar många av de tips jag har skrivit om här:

• Stora uppgifter är indelade i genomförbara mindre sektioner, vilket gör dem mer lättsmälta.
• Det är lättare att fokusera på en enda uppgift i 25 minuter, även om du snabbt blir distraherad.
• Samtidigt får du lära dig hur lång tid vissa aktiviteter tar. Då kan du antingen optimera dem eller åtminstone uppskatta dem mer realistiskt. En sådan tidsberäkning är särskilt viktig för egenföretagare, där tiden bokstavligen är pengar.
• Genom att planera framåt, inklusive tidshantering, ser du till att du inte gör mer än du kan skapa.
• Systemet säkerställer att du tar pauser. Jag ignorerar dem ibland när jag är i flödet.

I allmänhet använder jag inte denna teknik till bokstaven, eftersom den inte passar mig personligen. Samtidigt har dock många element gått över i kött och blod över tid. Till exempel har jag nu automatiskt i åtanke hur länge jag vill arbeta med en uppgift.

Min slutsats

En sak som jag knappt nämnde i den här artikeln är Verktyg. Naturligtvis finns det dussintals, hundratals appar och tjänster kring produktivitet. Se vårt bidrag Verktyg för WordPress -Proffs.

Verktyg kan vara till stor hjälp. Samtidigt är de dock ett utmärkt sätt att distrahera varandra från de viktiga och brådskande frågorna. Ja, jag använder Todoist som nämnts ovan. Andra har en textfil på sin dator för samma ändamål. Vissa använder kalenderposter. Andra förlitar sig på papper och penna. Eller på en whiteboard.

Allt det här är sekundärt. Det viktiga är att du först blir tydlig om vad som hjälper din produktivitet och vad som står i vägen för det. När detta är gjort hittar du lämpliga verktyg och hjälpmedel på egen hand.

Bilder: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico