Hackers de la productividad: Hacer más tareas con menos estrés

Jan Tissler
7 Min.
ser más productivo
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Hay gente que incansable e imparablemente hace una tarea tras otra. Sus días parecen tener más de 24 horas. ¿Vendieron sus almas en un trato con el diablo? ¿O simplemente saben algo que yo no sé? Mis mejores consejos para ayudarte a ser más productivo.

Algo o algo similar pasa por mi mente cuando veo gente altamente productiva. Y las cosas que pueden lograr. Mientras tanto, he aprendido mucho más sobre lo que me hace más productivo y lo que no. Algo de esto me gustaría transmitirle aquí. ¿Conoces más trucos y destrezas? Entonces estoy feliz por ello y me gusta discutir con usted en los comentarios.

Productividad vs. ajetreo

Esto le resultará familiar: Has estado "ocupado" todo el día, pero al final no sientes que hayas logrado nada. Apenas sabes en qué estabas trabajando. Algunos trabajos son así. Entonces tienes muchas tareas que nunca se terminan realmente. Así que no tienes la satisfacción de saber que has dejado algo atrás.

O tal vez has estado ocupado, pero no con las cosas importantes. Y esa es la diferencia entre la productividad y el ajetreo: en un caso conseguimos hacer las cosas y completar los proyectos. En el otro, principalmente vemos que tenemos algo que hacer, para sentirnos mejor o para poder mostrar algo.

Por lo tanto, pregúntese conscientemente en el transcurso del día si ha utilizado la última media hora de forma productiva, es decir, si ha trabajado en proyectos y tareas importantes. ¿O te aseguraste de que tu cerebro tuviera algo que hacer? Una clave para una mayor productividad es darse cuenta de que algunas tareas son importantes, pero no urgentes. Otras son importantes y urgentes. Y otros no son ni lo uno ni lo otro.

Priorización de proyectos
También puedes hacer la priorización de forma rápida y fácil en un calendario.

Deberías planear tu tiempo en consecuencia. Y si se distrae fácilmente, debe eliminar conscientemente las distracciones habituales. Por ejemplo, configurando su smartphone en "No molestar". Vea también nuestro Consejos para trabajar a distancia.

Priorizar: El sapo más grande es lo primero

A veces hay tareas que son importantes y urgentes, pero que realmente no quieres hacer. La declaración de impuestos pertenece a esta categoría para algunas personas.

Encontré un simple truco para mí: Cuanto mayor sea mi resistencia a una tarea, más temprano en el día tengo que completarla. Porque sólo tenemos un suministro limitado de resistencia y "mordedura" por día. Por la mañana todavía estamos frescos y llenos de energía. Por la tarde puede parecer bastante diferente.

Hay dos ventajas en hacer tareas desagradables inmediatamente:

  • Como todavía estoy mentalmente fresco, me acerco a estas cosas con la máxima energía. De esta manera se terminan mucho más rápido que por la tarde. Porque entonces mi cerebro está constantemente buscando excusas para estar ocupado con otra cosa.
  • Tengo una sensación de éxito inmediatamente durante el día porque he superado con éxito mi bastardo interior. Lo ideal sería que este impulso me ayudara con las otras cosas del día.

Proyectos largos, carreras cortas

Muchas de mis tareas son de alcance manejable. Se miden en horas o días, pero raramente en semanas o incluso meses. Una vez que tengo un proyecto a largo plazo, programo un período de tiempo claramente definido para él en cada día laborable.

Cuando necesita toda mi atención y creatividad, es por la mañana. Si es un trabajo más diligente que no requiere dominio creativo, lo hago por la tarde. Pero en ambos casos es importante: trato de mantener constante el tiempo y la duración del trabajo. Siempre es sorprendente lo mucho que puedo lograr si trabajo constantemente en ello durante una hora todos los días.

El trabajo dura tanto como lo das...

De todos modos, es una buena idea pensar en cuánto tiempo quieres dedicarle antes de empezar una tarea. Estoy seguro de que ya has experimentado esto: Una tarea suele llevarte una hora, pero si sólo tienes media hora para hacerla, la harás.

Consejo: ¿Trabajas como autónomo? Entonces hay una serie de factores de estrés que no tienen por qué serlo. Te diré cómo evitar los típicos errores de los autónomos en este artículo.

Aquí, por supuesto, es importante establecer las prioridades correctas: Se trata de limitar claramente y con precisión las tareas que contribuyen poco a nuestra productividad. O que no son realmente importantes.

El maravilloso mundo de la grabación del tiempo

Esto también incluye aprender más acerca de lo que realmente pasa su tiempo. El seguimiento del tiempo es también algo que algunas personas luchan con uñas y dientes. Por eso hay Herramientaspero a veces una simple hoja de recuento es suficiente.

Con el seguimiento del tiempo, puedes aprender rápida y claramente en qué agujeros negros está desapareciendo tu productividad. Estamos rodeados de distracciones. Y muchos dispositivos y servicios digitales usan deliberadamente los mismos trucos que los casinos. Ya estamos buscando en nuestra bandeja de entrada de correo electrónico o "sólo rápidamente" en Twitter. A menudo no somos conscientes de esto.

No hay tensión sin relajación

Al mismo tiempo, no se volverá más productivo concentrándose únicamente en el trabajo sin descanso o distracción. Tu cerebro también necesita momentos de relajación. A veces necesitamos recargar nuestras baterías. ¡El aburrimiento es valioso!

Lo importante es que todo tiene su tiempo. Como la lengua españolesvernácula sabe: el trabajo es el trabajo y la bebida es la bebida. Diga: Haga su tarea y luego recompénsese conscientemente con un descanso.

El casi mágico "flujo"

A veces habrás experimentado que trabajas productivamente y el tiempo vuela. Literalmente estás volando hacia tu destino en un túnel warp. En otras palabras, estás "en flujo". Este sentimiento surge cuando podemos dedicarnos sin ser molestados a una tarea que nos interesa y desafía.

De vez en cuando este flujo necesita un pequeño empujón. Un consejo que funciona bien para mí: Dale a esto una cantidad limitada de tiempo primero, digamos 30 minutos. Con un poco de suerte estaré en flujo antes de eso. Y entonces podría ser capaz de hacer en una hora lo que he estado posponiendo durante días. Y si no, he trabajado en ello durante al menos 30 minutos, ¡es mejor que nada!

Bien planeado está medio hecho

A menudo se recomienda planificar el siguiente día laborable con antelación, ya sea al final de la jornada laboral actual o por la tarde. El argumento es que sabes inmediatamente lo que tienes que hacer por la mañana. Y de inmediato usas tu energía fresca para el trabajo productivo.

junta de kanban
Planificación en la junta del proyecto

Otro punto: Nunca programes tu día de trabajo completo. Siempre hay algo que viene. O tus tareas pueden llevar más tiempo del esperado. Si logras hacer mucho menos de lo que planeaste cada día, te frustrarás. La regla general es: puedes planificar dos tercios de tu tiempo con firmeza, pero no más.

Consejo adicional: la "Técnica Pomodoro"...

Como han notado, en este artículo no voy a ningún sistema de productividad como Hacer las cosas (GTD) en. Algunos lo juran. No funciona muy bien para mí: siento que me las arreglo y ordeno mis tareas más de lo que lo hago. Por supuesto, eso puede ser muy diferente para ti.

De cualquier manera, tiene sentido tomar los elementos buenos de tales sistemas que funcionan para usted. Por ejemplo, una de las ideas básicas de GTD es crear un lugar fijo para las tareas e ideas en lugar de querer mantener todo en la cabeza. La ventaja es que el cerebro gasta menos poder de computación en no olvidar las cosas que hay que hacer. En cambio, puede concentrarse en tareas importantes o recuperarse sin problemas. Para mí, este lugar de almacenamiento es Todoist. Hay docenas de alternativas.

Una ayuda a la productividad de la que personalmente he sacado mucho es la "técnica Pomodoro". Se remonta a Francesco Cirillo, que usaba un despertador de cocina para dividir su trabajo en períodos de tiempo claros. La idea básica: trabajas en secciones de 25 minutos, seguidas de un descanso de 5 minutos. Una vez que haya completado cuatro de esas secciones, se toma un descanso más largo, por ejemplo 20 minutos. Por supuesto, puede ajustar estos valores. Pero debes mantener los intervalos manejables y tener descansos regulares - porque ahí es donde reside el verdadero poder.

También es importante: Cada sección está dedicada a una sola tarea predefinida. Se notan las distracciones internas o externas y se posponen a una pausa o se incluyen en la planificación para más adelante.

Al principio del día (o como se mencionó anteriormente el día anterior) planeas tus tareas. Al mismo tiempo se define cuánto tiempo (cuántas secciones/Pomodoros) se planifica para cada uno. Después de cada sección pones una marca de verificación junto a tu tarea y ves cuánto tiempo has trabajado en ella.

Más estructura para tus tareas

Este enfoque reúne muchos de los consejos que he escrito aquí:

  • Las tareas grandes se dividen en secciones más pequeñas factibles, lo que las hace más digeribles.
  • Es más fácil concentrarse en una sola tarea durante 25 minutos, incluso si se distrae rápidamente.
  • Al mismo tiempo, se aprende al mismo tiempo cuánto tiempo duran ciertas actividades. Entonces puedes optimizarlos o al menos estimarlos de manera más realista. Tal Cálculo del tiempo es especialmente importante para los trabajadores autónomos para quienes el tiempo es literalmente dinero.
  • Al planear con antelación, incluyendo la gestión del tiempo, te aseguras de no asumir más de lo que realmente puedes manejar.
  • Por último, pero no menos importante, el sistema se asegura de que te tomes un descanso. Concedido: ...a veces los ignoro cuando estoy en la corriente.

En general, tampoco uso esta técnica al pie de la letra, porque no me conviene personalmente. Al mismo tiempo, sin embargo, muchos elementos se han convertido en una segunda naturaleza para mí con el tiempo. Por ejemplo, ahora automáticamente tengo en mente cuánto tiempo quiero trabajar en una tarea.

Mi conclusión

Una cosa que apenas mencioné en este artículo Herramientas. Por supuesto que hay docenas, cientos de aplicaciones y servicios en torno a la productividad. Vea nuestros artículos

Las herramientas pueden ser muy útiles. Pero también son una gran manera de distraerse de las cosas importantes y urgentes. Sí, utilizo Todoist como se ha mencionado anteriormente. Otros tienen un archivo de texto en su computadora con el mismo propósito. Algunos usan entradas de calendario. Otros usan lápiz y papel. O una pizarra.

Todo esto es secundario. Lo que es importante es que primero tengas claro qué ayuda y qué dificulta tu productividad. Una vez que lo hayas hecho, encontrarás las herramientas y ayudas adecuadas por ti mismo.

¿Qué hacedores de productividad conoces? ¿Qué preguntas tienes? Por favor, use la función de comentarios. ¿Quieres más consejos para los autónomos y las agencias? Entonces síguenos en Twitter, Facebook o sobre nuestra Boletín de noticias.

Fotos: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico

Jan es un periodista en línea y especialista en publicaciones digitales con más de 20 años de experiencia profesional. Las empresas lo contratan como autor, consultor o jefe de redacción. También es el fundador y uno de los editores de la revista UPLOAD. Fotografía del autor: Patrick Lux.

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