Piratages de la productivité : accomplir plus de tâches avec moins de stress

Jan Tissler Mis à jour le 22.10.2020
7 Min.
être plus productif
Dernière mise à jour le 22.10.2020

Il y a des gens qui accomplissent inlassablement et sans relâche une tâche après l'autre. Leurs journées semblent avoir considérablement plus de 24 heures. Ils ont vendu leur âme dans un pacte avec le diable ? Ou bien savent-ils simplement quelque chose que j'ignore ? Mes meilleurs conseils pour vous aider à être plus productif.

Quelque chose ou quelque chose de similaire me traverse l'esprit quand je vois des gens très productifs. Et les choses qu'ils peuvent faire. Entre-temps, j'ai appris beaucoup plus sur ce qui me rend plus productif - et ce qui ne l'est pas. J'aimerais vous en transmettre une partie ici. Vous connaissez d'autres trucs et astuces ? Alors, j'en suis heureux et j'aimerais en discuter avec vous, dans les commentaires.

Productivité vs. agitation

Cela vous paraîtra familier : Vous avez été "occupé" toute la journée, mais au bout du compte, vous n'avez pas l'impression d'avoir accompli quoi que ce soit. Vous vous souvenez à peine de ce sur quoi vous travailliez. Certains emplois sont comme ça. Vous avez alors de nombreuses tâches qui ne sont jamais vraiment achevées. Par conséquent, vous n'avez pas le sentiment satisfaisant d'avoir coché quelque chose.

Ou peut-être que vous avez été occupé, mais pas avec les choses importantes. Et c'est la différence entre la productivité et l'agitation : dans un cas, nous faisons les choses et nous menons les projets à bien. Dans l'autre, nous regardons surtout que nous avons quelque chose à faire - pour nous sentir mieux ou pour pouvoir montrer quelque chose.

Demandez-vous donc consciemment au cours de la journée si vous avez utilisé la dernière demi-heure de manière productive, c'est-à-dire si vous avez travaillé sur des projets et des tâches importants. Ou bien vous êtes-vous simplement assuré que votre cerveau avait quelque chose à faire ? L'une des clés de l'augmentation de la productivité est la reconnaissance du fait que certaines tâches sont importantes, mais pas urgentes. D'autres sont à la fois importantes et urgentes. Et d'autres encore ne le sont pas.

Priorisation des projets
Vous pouvez également établir rapidement et facilement les priorités dans un calendrier.

Vous devriez planifier votre temps en conséquence. Et si vous êtes facilement distrait, vous devez consciemment éliminer les distractions courantes. Par exemple, en réglant votre smartphone sur "Ne pas déranger". Voir aussi notre Conseils pour travailler à distance.

Établir des priorités : Le plus gros crapaud passe en premier

Il y a parfois des tâches importantes et urgentes, mais que vous ne voulez pas vraiment faire. La déclaration d'impôt appartient à cette catégorie pour l'un ou l'autre.

J'ai trouvé une astuce simple pour moi : Plus ma résistance à une tâche est grande, plus je dois l'accomplir tôt dans la journée. Parce que nous n'avons qu'une offre limitée de résistance et de "mordant" par jour. Le matin, nous sommes encore frais et pleins d'énergie. Dans l'après-midi, les choses peuvent être très différentes.

Il y a deux avantages à effectuer immédiatement des tâches désagréables :

  • Comme je suis encore mentalement frais, j'aborde ces tâches avec un maximum d'énergie. De cette façon, ils sont finis beaucoup plus rapidement que l'après-midi. Parce qu'alors mon cerveau est constamment à la recherche d'excuses pour pouvoir s'occuper d'autre chose.
  • J'ai un sentiment de réussite immédiatement dans la journée parce que j'ai réussi à vaincre mon bâtard intérieur. Idéalement, cet élan m'aide dans les autres tâches de la journée.

Des projets longs, des sprints courts

Nombre de mes tâches sont d'une ampleur gérable. Ils se mesurent en heures ou en jours, mais rarement en semaines ou même en mois. Une fois que j'ai un projet à long terme, je lui fixe une période clairement définie pour chaque jour ouvrable.

Lorsqu'elle nécessite toute mon attention et ma créativité, c'est le matin. S'il s'agit plutôt d'un travail diligent qui ne requiert pas de maîtrise créative, je le fais l'après-midi. Mais c'est important dans les deux cas : j'essaie de garder le temps et la durée constants. C'est toujours étonnant de voir tout ce que je peux accomplir si je travaille constamment dessus pendant une heure chaque jour.

Le travail dure aussi longtemps que vous le donnez

Quoi qu'il en soit, il est bon de réfléchir au temps que vous voulez y consacrer avant de vous lancer. Je suis sûr que vous en avez fait l'expérience : Une tâche vous prend généralement une heure, mais si vous n'avez qu'une demi-heure pour la réaliser, vous la ferez.

Conseil : vous travaillez en tant que freelance ? Ensuite, il y a un certain nombre de facteurs de stress qui n'ont pas à l'être. Je vais vous dire comment éviter les erreurs typiques des free-lances dans cet article.

Ici, bien sûr, il est important de fixer les bonnes priorités : Il s'agit de limiter précisément les tâches qui contribuent peu à notre productivité. Ou qui ne sont pas vraiment importants.

Le monde merveilleux de l'enregistrement du temps

Il s'agit également d'en savoir plus sur les activités auxquelles vous consacrez votre temps. Le thème de l'enregistrement du temps est également un sujet que certains combattent bec et ongles. A cette fin, il existe Outilsmais parfois une simple feuille de décompte suffit.

Avec le suivi du temps, vous pouvez rapidement et clairement apprendre dans quels trous noirs votre productivité disparaît. Nous sommes entourés de distractions. Et de nombreux appareils et services numériques utilisent délibérément les mêmes astuces que les casinos. Nous regardons déjà dans notre boîte aux lettres électronique ou "juste rapidement" sur Twitter. Souvent, nous n'en sommes pas conscients.

Pas de tension sans détente

En même temps, vous ne deviendrez pas plus productif en vous concentrant uniquement sur le travail sans repos ni distraction. Votre cerveau a également besoin de moments de détente. Parfois, nous avons besoin de nous ressourcer. L'ennui est précieux !

L'important, c'est que chaque chose ait son temps. Comme le français sait le langage courant : le travail est le travail et l'alcool est l'alcool. Dites : "Faites votre travail et récompensez-vous ensuite consciemment en faisant une pause.

Le "flux" presque magique

Parfois, vous aurez constaté que vous travaillez de manière productive et que le temps passe vite. Vous vous dirigez tout droit vers votre destination dans le tunnel de distorsion. En d'autres termes, vous êtes "en flux". Ce sentiment naît lorsque nous pouvons nous consacrer sans être dérangés à une tâche qui nous intéresse et nous met au défi.

De temps à autre, ce flux a besoin d'être stimulé. Un conseil qui me convient bien : Ne donnez d'abord à ce to-do qu'une période de temps limitée, par exemple 30 minutes. Avec un peu de chance, je serai dans le flux avant cela. Et peut-être que dans une heure j'aurai fait ce que j'ai remis à plus tard depuis des jours. Sinon, j'y ai travaillé pendant au moins 30 minutes - c'est mieux que rien !

Bien planifié, c'est à moitié fait

Il est souvent recommandé de planifier le jour ouvrable suivant à l'avance - soit à la fin de la journée de travail en cours, soit le soir. L'argument est que vous savez ce qu'il faut faire le matin. Et vous utilisez immédiatement votre énergie fraîche pour un travail productif.

conseil d'administration du kanban
Planification du comité de projet

Autre point : ne jamais planifier toute sa journée de travail. Il y a toujours quelque chose qui arrive. Ou bien vos tâches peuvent prendre plus de temps que prévu initialement. Si vous parvenez à faire beaucoup moins que ce que vous vous êtes fixé de faire chaque jour, alors vous êtes frustré. La règle de base est la suivante : vous pouvez planifier fermement les deux tiers de votre temps, mais pas plus.

Bonus : la "technique de Pomodoro

Comme vous l'avez remarqué, dans cet article, je ne vais à aucun système de productivité comme Faire avancer les choses (GTD) sur. Certains ne jurent que par elle. Cela ne fonctionne pas très bien pour moi : j'ai l'impression de gérer et de trier mes tâches plus que je ne le fais réellement. Bien sûr, cela pourrait être très différent pour vous.

Quoi qu'il en soit, il est logique de tirer de ces systèmes les bons éléments qui fonctionnent pour vous. L'une des idées fondamentales de la GTD, par exemple, est de créer un lieu fixe pour les tâches et les idées au lieu de vouloir tout garder à l'esprit. L'avantage : le cerveau dépense moins de puissance de calcul pour ne pas oublier de faire des choses. Elle peut se concentrer sur des tâches importantes ou se remettre en selle sans être gênée. Pour moi, cet espace de stockage Todoist. Il existe des dizaines d'alternatives.

Une aide à la productivité dont j'ai personnellement beaucoup tiré est la "technique Pomodoro". Elle remonte à Francesco Cirillo, qui a divisé son travail en périodes de temps précises à l'aide d'un réveil de cuisine. L'idée de base : vous travaillez par tranches de 25 minutes, suivies d'une pause de 5 minutes. Si vous avez terminé quatre de ces sections, vous prenez une pause plus longue, par exemple 20 minutes. Vous pouvez bien sûr ajuster ces valeurs. Cependant, il devrait y avoir des sections gérables avec des interruptions régulières - car c'est là que se trouve le véritable pouvoir.

Autre point important : chaque section est consacrée à une seule tâche prédéfinie. Notez les distractions internes ou externes et reportezles à la pause ou incluezles dans votre planning pour une date ultérieure.

Au début de la journée (ou comme mentionné ci-dessus la veille), vous planifiez vos tâches. En même temps, vous définissez le temps (combien de sections / pomodoros) que vous comptez consacrer à chacune d'entre elles. Après chaque section, vous cochez votre tâche et voyez depuis combien de temps vous y travaillez.

Plus de structure pour vos tâches

Cette approche rassemble un grand nombre des conseils que j'ai écrits ici :

  • Les grandes tâches sont divisées en petites sections réalisables, ce qui les rend plus digestes.
  • Il est plus facile de se concentrer sur une seule tâche pendant 25 minutes, même si vous êtes rapidement distrait.
  • En même temps, vous apprenez en même temps la durée de certaines activités. Vous pouvez alors soit les optimiser, soit au moins les estimer de manière plus réaliste. Une telle Calcul du temps est particulièrement important pour les travailleurs indépendants pour qui le temps est littéralement de l'argent.
  • En planifiant à l'avance, y compris la gestion du temps, vous vous assurez de ne pas prendre plus que ce que vous pouvez réellement gérer.
  • Enfin et surtout, le système veille à ce que vous fassiez une pause. Accordée : Je les ignore parfois quand je suis dans le courant.

En général, je n'utilise pas non plus cette technique à la lettre, car elle ne me convient pas personnellement. Mais en même temps, de nombreux éléments sont devenus pour moi une seconde nature au fil du temps. Par exemple, j'ai maintenant automatiquement dans ma tête la durée pendant laquelle je veux travailler sur une tâche.

Ma conclusion

Une chose que j'ai à peine mentionnée dans cet article Les outils. Bien sûr, il existe des dizaines, des centaines d'applications et de services liés à la productivité. Voir notre article Outils pour professionnels WordPress.

Les outils peuvent être très utiles. Mais en même temps, elles sont une excellente occasion de se distraire des choses importantes et urgentes. Oui, j'utilise Todoist comme indiqué ci-dessus. D'autres disposent d'un fichier texte sur l'ordinateur dans le même but. Certains utilisent des entrées de calendrier. D'autres encore s'appuient sur le papier et le crayon. Ou sur un tableau blanc.

Tout cela est secondaire. Il est important que vous sachiez d'abord ce qui vous aide et ce qui nuit à votre productivité. Une fois que cela sera fait, vous trouverez par vous-même les outils et les aides appropriés.

Quels sont les problèmes de productivité que vous connaissez ? Quelles sont vos questions ? N'hésitez pas à utiliser la fonction de commentaire. Vous voulez obtenir plus de conseils pour les indépendants et les agences ? Alors suivez-nous Twitter, Facebook ou sur notre Newsletter.

Des photos : Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico

Jan est un journaliste en ligne et un spécialiste de l'édition numérique avec plus de 20 ans d'expérience professionnelle. Les entreprises le recrutent comme auteur, consultant ou rédacteur en chef. Il est également le fondateur et l'un des rédacteurs du magazine UPLOAD. Photographe Image de l'auteur : Patrick Lux.

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