Astuces de productivité : accomplir plus de tâches avec moins de stress

Jan Tissler Dernière mise à jour le 22.10.2020
7 Min.
travailler de manière plus productive
Dernière mise à jour le 22.10.2020

Il y a des gens qui accomplissent inlassablement et sans relâche une tâche après l'autre. Leurs journées semblent avoir considérablement plus que 24 heures. Ont-ils vendu leur âme dans un pacte avec le diable ? Ou bien savent-ils simplement quelque chose que j'ignore ? Mes meilleurs conseils pour vous aider à être plus productif.

Cela ou quelque chose comme ça me passe par la tête quand je vois des gens très productifs. Et ce qu'ils peuvent accomplir. Entre-temps, j'ai beaucoup appris sur ce qui me rend plus productif - et ce qui ne l'est pas. J'aimerais en partager une partie avec vous ici. Vous connaissez d'autres astuces du métier ? Alors je suis heureux de les entendre et d'en discuter avec vous dans les commentaires.

Productivité vs. activité

Je suis sûr que cela vous semble familier : Vous avez été "occupé" toute la journée, mais à la fin vous n'avez pas l'impression d'avoir accompli quoi que ce soit. Vous savez à peine sur quoi vous travailliez au départ. Certains emplois sont comme ça. Vous avez alors beaucoup de tâches qui ne sont jamais vraiment accomplies. Par conséquent, il n'y a pas de sentiment satisfaisant d'avoir coché quelque chose.

Ou vous avez été occupé, mais pas avec les choses importantes. Et c'est la différence entre productivité et activité : dans un cas, nous faisons les choses et terminons les projets. Dans l'autre, nous cherchons surtout à faire avancer les choses - à nous sentir mieux ou à avoir quelque chose à montrer.

Aussi, demandez-vous consciemment tout au long de la journée si vous avez utilisé la dernière demi-heure de manière productive, c'est-à-dire si vous avez travaillé sur des projets et des tâches importants. Ou bien vous êtes-vous simplement assuré que votre cerveau avait quelque chose à faire ? Une des clés pour être plus productif est de réaliser que certaines tâches sont importantes mais pas urgentes. D'autres sont à la fois importantes et urgentes. Et d'autres encore ne le sont pas.

Priorisation des projets
Vous pouvez également établir rapidement et facilement les priorités dans un calendrier.

Vous devez gérer votre temps en conséquence. Et si vous êtes facilement distrait, vous devez consciemment arrêter les distractions habituelles. Par exemple, en réglant votre smartphone sur "Ne pas déranger". Voir aussi nos conseils pour travailler à distance.

Établir des priorités : Le plus gros crapaud passe en premier

Il y a parfois des tâches importantes et urgentes, mais que vous ne voulez pas vraiment faire. Pour certaines personnes, la déclaration d'impôt fait partie de cette catégorie.

J'ai trouvé une astuce simple pour moi-même : Plus ma résistance à une tâche est grande, plus je dois l'accomplir tôt dans la journée. C'est parce que nous n'avons qu'une réserve limitée de résistance et de "mordant" par jour. Le matin, nous sommes encore frais et pleins d'énergie. L'après-midi, cela peut être tout à fait différent.

Si j'effectue immédiatement des tâches désagréables, cela présente deux avantages :

  • Parce que je suis encore fraîche mentalement, je m'attaque à ces tâches avec un maximum d'énergie. De ce fait, ils sont réalisés beaucoup plus rapidement que l'après-midi. Parce qu'alors mon cerveau cherche constamment des excuses pour s'occuper d'autre chose.
  • J'ai un sentiment d'accomplissement tout de suite dans la journée parce que j'ai réussi à surmonter mon malaise intérieur. Idéalement, cet élan m'aide dans les autres tâches de la journée.

Des projets longs, des sprints courts

Nombre de mes tâches sont d'une ampleur gérable. Ils sont mesurés en heures ou en jours, mais rarement en semaines ou même en mois. Lorsque j'ai un projet à long terme, je lui attribue une période de temps clairement définie chaque jour ouvrable.

Si elle a besoin de toute mon attention et de ma créativité, c'est le matin. Si c'est plutôt un travail chargé qui ne nécessite pas un coup de maître créatif, je le fais l'après-midi. Mais c'est important dans les deux cas : j'essaie de garder un rythme et une durée constants. C'est toujours étonnant de voir tout ce que je peux faire si je travaille constamment dessus pendant une heure chaque jour.

Le travail dure aussi longtemps que vous le donnez

En général, il est bon de réfléchir au temps que vous voulez consacrer à une tâche avant de la commencer. Vous avez probablement déjà vécu cette expérience : Une tâche vous coûte généralement une heure, mais si vous n'avez qu'une demi-heure pour l'accomplir, vous la ferez.

Conseil : vous travaillez en tant que free-lance ? Ensuite, il y a un certain nombre de facteurs de stress qui n'ont pas à l'être. Je vais vous dire comment éviter les erreurs typiques des freelances dans ce poste.

Dans ce domaine, il est bien sûr important de fixer les bonnes priorités : Il s'agit de limiter clairement les tâches qui contribuent peu à notre productivité. Ou qui ne sont pas vraiment importants.

Le monde merveilleux de l'enregistrement du temps

Il s'agit également d'en savoir plus sur ce à quoi vous consacrez réellement votre temps. Le suivi du temps est également une chose contre laquelle certaines personnes se battent bec et ongles. Il existe des outils pour cela, mais parfois une simple feuille de décompte suffit.

En suivant votre temps, vous pouvez rapidement et clairement apprendre dans quels trous noirs votre productivité disparaît. Après tout, nous sommes entourés de distractions. Et de nombreux appareils et services numériques utilisent délibérément les mêmes astuces que les casinos. Nous vérifions déjà notre boîte de réception de courrier électronique ou "juste rapidement" sur Twitter. Souvent, nous n'en sommes pas conscients.

Pas de tension sans détente

En même temps, vous ne deviendrez pas plus productif en vous concentrant uniquement sur le travail, sans pauses ni distractions. Votre cerveau a également besoin de moments de repos. Parfois, nous avons besoin de nous ressourcer. L'ennui est précieux !

L'important, c'est que chaque chose ait son temps. Comme le dit le dicton populaire français : le travail est le travail et le schnaps est le schnaps. En d'autres termes, faites le travail et récompensez-vous ensuite consciemment en faisant une pause.

Le "flux" purement magique

Parfois, vous aurez constaté que vous travaillez de manière productive et que le temps passe vite. Vous volez virtuellement dans un tunnel de distorsion vers votre objectif. Ou en d'autres termes : vous êtes "dans le flux". Ce sentiment se produit lorsque nous pouvons nous consacrer sans être dérangés à une tâche qui nous intéresse et nous met au défi.

De temps en temps, ce flux a besoin d'être un peu poussé. Un conseil qui me convient bien : Donnez d'abord un temps limité à cette tâche, par exemple 30 minutes. Avec un peu de chance, je serai dans le courant avant cela. Et puis peut-être que dans une heure, j'aurai fait ce que j'ai remis à plus tard depuis des jours. Et sinon, au moins j'y ai travaillé pendant 30 minutes - c'est mieux que rien !

Bien planifié, c'est à moitié fait

Il est souvent recommandé de planifier le jour ouvrable suivant à l'avance - soit à la fin de la journée de travail en cours, soit le soir. L'argument : vous savez immédiatement le matin ce que vous devez faire. Et vous utilisez immédiatement votre énergie fraîche pour un travail productif.

Le conseil du kanban
Planification sur le comité de projet

Autre point : ne planifiez jamais toute votre journée de travail. Il y a toujours quelque chose qui se présente. Ou bien vos tâches prennent plus de temps que vous ne le pensiez au départ. Si vous parvenez à faire chaque jour beaucoup moins que ce que vous aviez prévu, vous allez vous frustrer. La règle de base est la suivante : vous pouvez prévoir deux tiers de votre temps, mais pas plus.

Conseil supplémentaire : la "technique Pomodoro".

Comme vous l'avez remarqué, je n'aborde pas un seul système de productivité comme Getting Things Done (GTD) dans ce poste. Certaines personnes ne jurent que par cela. Cela ne fonctionne pas particulièrement pour moi : j'ai l'impression de gérer et de trier mes tâches plus que de les accomplir. Bien sûr, cela peut être très différent pour vous.

Quoi qu'il en soit, c'est une bonne idée d'adopter les bons éléments de ces systèmes qui fonctionnent pour vous. Par exemple, une idée clé de la GTD est de créer un lieu fixe pour les tâches et les idées au lieu d'essayer de tout garder en tête. L'avantage est que le cerveau dépense moins de puissance de traitement en essayant de ne pas oublier de faire des choses. Elle peut se concentrer sur des tâches importantes ou se reposer sans contrainte. Pour moi, ce lieu de classement est Todoist. Il existe des dizaines d'alternatives.

Une aide à la productivité dont j'ai personnellement beaucoup tiré est la "technique Pomodoro". Elle remonte à Francesco Cirillo, qui a divisé son travail en tranches horaires claires à l'aide d'un réveil de cuisine. L'idée de base : vous travaillez par tranches de 25 minutes, suivies d'une pause de 5 minutes. Lorsque vous en avez fait quatre, vous prenez une pause plus longue, disons de 20 minutes. Vous pouvez bien sûr ajuster ces valeurs. Mais il doit rester des sections gérables avec des pauses régulières - car c'est là que réside le véritable pouvoir.

Autre point important : chaque section est consacrée à une tâche prédéfinie. Notez les distractions internes ou externes et reportez-les à la pause ou incluez-les dans la planification pour une date ultérieure.

Au début de la journée (ou comme mentionné ci-dessus la veille), vous planifiez vos tâches. En même temps, vous définissez le temps (combien de sections / pomodoros) que vous prévoyez pour chacune d'entre elles. Après chaque section, vous cochez la case "à faire" et vous voyez combien de temps vous avez travaillé dessus.

Plus de structure pour vos tâches

Cette approche unifie un grand nombre des conseils que j'ai écrits ici :

  • Les grandes tâches sont divisées en petites sections réalisables, ce qui les rend plus digestes.
  • Il est plus facile de se concentrer sur une seule tâche pendant 25 minutes, même si vous êtes rapidement distrait.
  • En même temps, vous apprenez combien de temps prennent certaines activités. Vous pouvez alors soit les optimiser, soit au moins les estimer de manière plus réaliste. Ce type de calcul du temps est particulièrement important pour les travailleurs indépendants, pour lesquels le temps est littéralement de l'argent.
  • En planifiant à l'avance, y compris la gestion du temps, vous vous assurez de ne pas prendre plus que ce que vous pouvez réellement gérer.
  • Au moins, le système veille à ce que vous preniez des pauses de récupération. Certes : Je les ignore parfois quand je suis dans le courant.

En général, je n'utilise pas non plus cette technique à la lettre, car cela ne me convient pas personnellement. Mais en même temps, de nombreux éléments sont devenus pour moi une seconde nature au fil du temps. Par exemple, j'ai maintenant automatiquement dans ma tête la durée pendant laquelle je veux travailler sur une tâche.

Ma conclusion

Une chose que j'ai à peine mentionnée dans cet article : Les outils. Bien sûr, il existe des dizaines, des centaines d'applications et de services liés à la productivité. Voir notre post Outils pour WordPress -Professionnels.

Les outils peuvent être très utiles. Mais en même temps, ils sont un excellent moyen de se distraire des choses importantes et urgentes. Oui, j'utilise Todoist comme mentionné ci-dessus. D'autres ont un fichier texte sur leur ordinateur dans le même but. Certains utilisent des entrées de calendrier. D'autres encore s'appuient sur le papier et le stylo. Ou sur un tableau blanc.

Tout cela est secondaire. L'important est de savoir d'abord ce qui vous aide et ce qui vous empêche d'être productif. Une fois cela fait, vous trouverez les bons outils et les bonnes ressources par vous-même.

Quels sont les problèmes de productivité que vous connaissez ? Quelles sont vos questions ? N'hésitez pas à utiliser la section des commentaires. Vous souhaitez obtenir d'autres conseils pour les indépendants et les agences ? Alors suivez-nous sur Twitter, Facebook ou via notre newsletter.

Images : Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico

Jan est un journaliste en ligne et un spécialiste de l'édition numérique, avec plus de 20 ans d'expérience professionnelle à son arc. Les entreprises le recrutent comme auteur, consultant ou rédacteur en chef. Il est également le fondateur et l'un des rédacteurs du magazine UPLOAD. Photographe de l'image d'auteur : Patrick Lux.

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