Astuces de productivité : accomplir plus de tâches avec moins de stress

Jan Tissler Dernière mise à jour : 20.08.2021
7 Min.
travailler de manière plus productive
Dernière mise à jour : 20.08.2021

Il y a des gens qui accomplissent inlassablement et sans relâche une tâche après l'autre. Leurs journées semblent avoir bien plus que 24 heures. Ont-ils vendu leur âme dans un pacte avec le diable ? Ou bien savent-ils simplement quelque chose que j'ignore ? Voici mes meilleurs conseils pour t'aider à être plus productif·ve.

Quelque chose du genre comme ça me passe par la tête quand je vois des gens très productifs et ce qu'ils peuvent accomplir. Entre-temps, j'ai beaucoup appris sur ce qui me rend plus productif, et ce qui ne le rend pas. J'aimerais partager quelques-unes de mes découvertes avec toi ici. Tu connais d'autres trucs et astuces ? Je serais ravi de les lire et d'en discuter avec toi dans les commentaires.

Productivité vs. activité

Je suis sûr que cela te semble familier : tu étais "occupé·e" toute la journée, mais à la fin tu n'as pas l'impression d'avoir accompli quoi que ce soit. Tu sais à peine sur quoi tu travaillais au départ. Certains postes sont simplement comme ça. Tu as donc beaucoup de tâches qui ne sont jamais vraiment accomplies. Par conséquent, il n'y a pas de sentiment satisfaisant d'avoir coché une case.

Ou alors tu étais occupé·e, mais pas avec les choses importantes. C'est là la différence entre la productivité et l'agitation : dans le premier cas, nous accomplissons des choses et terminons des projets ; dans l'autre, nous faisons surtout en sorte d'avoir quelque chose à faire, pour nous sentir mieux ou pour avoir quelque chose à montrer. Pour assurer le premier scénario, il est utile de disposer d'un outil de gestion de projets ou de hiérarchisation des tâches.

Aussi, demande-toi consciemment tout au long de la journée si tu as utilisé la dernière demi-heure de manière productive, c'est-à-dire si tu as travaillé sur des projets et des tâches importants. Ou bien t'es-tu simplement assuré·e que ton cerveau avait quelque chose à faire ? Une des clés pour une meilleure productivité est de reconnaître que certaines tâches sont importantes mais pas urgentes, d'autres sont à la fois importantes et urgentes, et d'autres encore ne le sont pas.

Priorisation des projets
Tu peux également établir rapidement et facilement les priorités dans un calendrier.

Tu dois gérer ton temps en conséquence. Si tu es facilement distrait·e, tu dois consciemment arrêter les distractions habituelles, en réglant par exemple ton smartphone sur "Ne pas déranger". À ce sujet, tu peux aussi lire nos conseils pour travailler à distance.

Établir des priorités : le plus gros poisson passe en premier

Il y a parfois des tâches importantes et urgentes, mais que tu ne veux pas vraiment réaliser. Pour certaines personnes, la déclaration des revenus fait partie de cette catégorie.

Pour moi-même, j'ai trouvé une astuce toute simple : plus ma résistance à une tâche est grande, plus je dois l'accomplir tôt dans la journée. En effet, nous n'avons qu'une réserve limitée de résistance et de "mordant" par jour. Le matin, nous sommes encore plein·e·s de fraîcheur et d'énergie. L'après-midi, cela peut être complètement différent.

Si j'effectue immédiatement des tâches désagréables, cela présente deux avantages :

  • Parce que je suis encore frais mentalement, je m'attaque à ces tâches avec un maximum d'énergie. De ce fait, elles sont réalisées beaucoup plus rapidement que dans l'après-midi. Mon cerveau cherche en effet constamment des excuses pour s'occuper d'autre chose.
  • J'ai un sentiment d'avoir accompli quelque chose tout de suite dans la journée parce que j'ai réussi à surmonter mon malaise intérieur. Idéalement, cet élan m'aide dans les autres tâches de la journée.

Des projets longs, des sprints courts

Nombre de mes tâches sont d'une ampleur gérable. Elles sont mesurées en heures ou en jours, mais rarement en semaines ou même en mois. Lorsque j'ai un projet à long terme, je lui attribue une période de temps clairement définie chaque jour ouvrable.

Si elle a besoin de toute mon attention et de ma créativité, je m'en occupe le matin. Si c'est plutôt un travail chargé qui ne nécessite pas un coup de maître créatif, je le fais l'après-midi. Dans les deux cas, ce qui est important est que j'essaie de garder un rythme et une durée constantes. C'est toujours étonnant de voir tout ce que je peux faire si je travaille dessus de façon conséquente pendant une heure chaque jour.

Le travail dure aussi longtemps que tu lui permets

En général, il est bon de réfléchir au temps que tu souhaites consacrer à une tâche avant de la commencer. Tu as probablement déjà vécu cette expérience : une tâche te coûte généralement une heure, mais si tu n'as qu'une demi-heure pour l'accomplir, tu y arriveras aussi.

Un conseil : tu travailles en tant que free-lance ? Il y a alors un certain nombre de facteurs de stress qui n'ont pas à l'être. Je t'explique comment éviter les erreurs typiques des free-lances dans cet article.

Il est bien sûr important de fixer les bonnes priorités : il s'agit de limiter clairement les tâches qui contribuent peu à notre productivité ou qui ne sont pas vraiment importantes.

Le monde merveilleux de la saisie du temps de travail

Il s'agit également d'en savoir plus sur ce à quoi tu consacres réellement ton temps. La saisie du temps de travail est également une chose contre laquelle certaines personnes se battent bec et ongles. Il existe des outils pour la saisie, mais parfois une simple feuille de décompte suffit.

En saisissant ton temps de travail, tu peux rapidement et clairement apprendre dans quels trous noirs ta productivité disparaît. Après tout, nous sommes entouré·e·s de distractions, et de nombreux appareils et services numériques utilisent délibérément les mêmes astuces que les casinos. Nous vérifions déjà notre boîte de réception de notre boîte mail ou Twitter, "juste vite fait". Souvent, nous n'en sommes même pas conscient·e·s.

Pas de tension sans détente

Néanmoins, tu ne deviendras pas plus productif·ve en te concentrant uniquement sur le travail, sans pauses ni distractions. Ton cerveau a également besoin de moments de repos. Parfois, nous avons besoin de nous ressourcer. L'ennui est précieux !

L'important, c'est que chaque chose ait son temps. Comme le dit le dicton allemand : le travail, c'est le travail, et le schnaps, c'est le schnaps. En d'autres termes, fais le travail et récompense-toi ensuite consciemment en faisant une pause.

Le "flow" purement magique

Parfois, tu auras constaté que tu travailles de manière productive et que le temps passe vite. Tu voles virtuellement dans une spirale vers votre objectif, ou en d'autres termes, tu es "dans le flow". Ce sentiment se produit lorsque nous pouvons nous consacrer sans être dérangé·e·s à une tâche qui nous intéresse et nous met au défi.

De temps en temps, ce flux a besoin d'être un peu poussé. Un conseil qui me convient bien est le suivant : donne d'abord un temps limité à cette tâche, par exemple 30 minutes. Avec un peu de chance, je serai dans le flow bien avant cela. Puis, peut-être que dans une heure, j'aurai fait ce que j'ai remis à plus tard depuis des jours. Et sinon, au moins j'y ai travaillé pendant 30 minutes, c'est mieux que rien !

Un travail bien préparé est un travail à moitié accompli

Il est souvent recommandé de planifier le jour ouvrable suivant à l'avance, soit à la fin de la journée de travail en cours, soit le soir. Tu sais ainsi immédiatement le matin suivant ce que tu dois faire, et tu utilises immédiatement ton énergie fraîche pour un travail productif.

Le conseil du kanban
Planification sur le tableau de projets

Autre point : ne planifie jamais toute ta journée de travail. Il y a toujours quelque chose qui se présente entre-temps, ou bien tes tâches prennent plus de temps que tu ne le pensais au départ. Si tu parviens à faire chaque jour beaucoup moins que ce que tu avais prévu, tu vas te frustrer. La règle de base est la suivante : tu peux prévoir deux tiers de ton temps, mais pas plus.

Un conseil supplémentaire : la "technique Pomodoro"

Comme tu l'as remarqué, je n'aborde pas un seul système de productivité tels que Getting Things Done (GTD) dans cet article. Certaines personnes ne jurent que par ce système. Cela ne fonctionne pas particulièrement pour moi : j'ai l'impression de gérer et de trier mes tâches plus que de les accomplir. Bien sûr, cela peut être très différent pour toi.

Quoi qu'il en soit, c'est une bonne idée d'adopter les bons éléments de ces systèmes qui fonctionnent pour toi. Par exemple, une idée clé de la GTD est de créer un lieu fixe pour les tâches et les idées au lieu d'essayer de tout garder en tête. L'avantage est que le cerveau dépense moins de puissance de traitement en essayant de ne pas oublier de faire des choses. Il peut se concentrer sur des tâches importantes ou se reposer sans contrainte. Pour moi, ce lieu de dépôtt est Todoist. Il en existe des dizaines d'alternatives.

Une aide à la productivité dont j'ai personnellement beaucoup bénéficié est la "technique Pomodoro". Elle remonte à Francesco Cirillo, qui a divisé son travail en tranches horaires claires à l'aide d'un réveil de cuisine. L'idée de base est la suivante : tu travailles par tranches de 25 minutes, suivies d'une pause de 5 minutes. Lorsque tu en as fait quatre, tu prends une pause plus longue, disons de 20 minutes. Tu peux bien sûr ajuster ces valeurs, mais il doit rester des sections gérables avec des pauses régulières, puisque c'est c'est là que réside le véritable pouvoir de cette technique.

Autre point important : chaque section est consacrée à une tâche prédéfinie. Note les distractions internes ou externes et reporte-les à la pause ou inclue-les dans la planification pour une date ultérieure.

Au début de la journée (ou comme mentionné ci-dessus, la veille), vous planifiez vos tâches. En même temps, tu définis le temps (combien de sections / pomodoros) que tu prévois pour chacune d'entre elles. Après chaque section, tu coches la case "à faire" et tu vois combien de temps tu as travaillé dessus.

Plus de structure pour tes tâches

Cette approche unifie un grand nombre des conseils que j'ai écrits ici :

  • Les grandes tâches sont divisées en petites sections réalisables, ce qui les rend plus digestes.
  • Il est plus facile de se concentrer sur une seule tâche pendant 25 minutes, même si tu te distrais rapidement.
  • En même temps, tu apprends combien de temps prennent certaines activités. Tu peux alors soit les optimiser, soit au moins les estimer de manière plus réaliste. Ce type de calcul du temps est particulièrement important pour les free-lances pour lesquels le temps est littéralement de l'argent.
  • En planifiant à l'avance, y compris la gestion du temps, tu t'assures de ne pas prévoir plus que ce que tu peux réellement gérer.
  • Au moins, le système veille à ce que tu prennes des temps de récupération. Certes, je les ignore parfois quand je suis dans le flow.

En général, je n'utilise pas non plus cette technique à la lettre parce que cela ne me convient pas personnellement. Néanmoins, de nombreux éléments sont devenus pour moi une seconde nature au fil du temps. Par exemple, j'ai maintenant automatiquement à l'esprit la durée pendant laquelle je veux travailler sur une tâche.

Ma conclusion

Ce que j'ai à peine mentionnée dans cet article sont les outils. Bien sûr, il existe des dizaines, des centaines d'applications et de services liés à la productivité. À ce sujet, tu peux lire notre article Outils pour les professionnel·le·s de WordPress.

Les outils peuvent être très utiles, mais en même temps, ils sont un excellent moyen de se distraire des choses importantes et urgentes. Oui, j'utilise Todoist, comme mentionné ci-dessus. D'autres ont un fichier texte sur leur ordinateur à cet effet. Certain·e·s utilisent des entrées de calendrier. D'autres encore s'appuient sur le papier et le stylo ou sur un tableau blanc.

Tout cela n'est pas de grande importance. L'important est de savoir d'abord ce qui t'aide et ce qui t'empêche d'être productif·ve. Une fois cela fait, tu trouveras les bons outils et les bonnes ressources par toi-même.

Quelles astuces de productivité connais-tu ? Quelles sont tes questions à ce sujet ? N'hésite pas à utiliser la section des commentaires. Tu souhaites obtenir d'autres conseils pour les free-lances et les agences ? Alors suis-nous sur Twitter, Facebook ou via notre newsletter.

Images : Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico

Jan est un journaliste en ligne et un spécialiste de l'édition numérique, avec plus de 20 ans d'expérience professionnelle à son arc. Les entreprises le recrutent comme auteur, consultant ou rédacteur en chef. Il est également le fondateur et l'un des rédacteurs du magazine UPLOAD. Photographe de l'image d'auteur : Patrick Lux.

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