Haz más cosas con menos estrés: estas herramientas facilitan la vida a los profesionales de WP

Leefke Krönke Última actualización 23.01.2020
7 min.
Herramientas

Desde los empresarios hasta las agencias más experimentadas, cada vez son más los que adoptan herramientas prácticas de gestión. Sin embargo, quienes están muy motivados para inscribirse en decenas de herramientas no se vuelven automáticamente más productivos como resultado. Lea, de elsch&fink, una agencia de WordPress de Münster, nos ofrece una visión de su vida cotidiana y nos revela qué herramientas le ayudan a mantener el negocio perfectamente controlado.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack , Zenkit y compañía: No se trata de bandas underground ni de Pokémon, sino de apps y herramientas de gestión que se supone que nos simplifican la vida.

La organización y la gestión son importantes en los proyectos web de cualquier tamaño. Pero las herramientas por sí solas no pueden hacer milagros. Porque sólo quien maneja ampliamente una nueva herramienta y la integra en el flujo de trabajo natural puede utilizarla de forma provechosa, ahorrando tiempo y de forma productiva.

Por eso hoy voy a darles una visión de nuestra vida diaria en la agencia elsch&fink y te contamos qué herramientas utilizamos para ...

  • ...inspiración y aportación
  • ...comunicación interna
  • ...nuestra gestión de proyectos

... con eficacia y sensatez.

1. recoger ideas nuevas e identificar tendencias

Manos dibujando un mapa mental en un papel con bolígrafos de colores.

Si diseña sitios web que parecen creados en 1998, los clientes se irán en masa. Los diseñadores y desarrolladores de conceptos tienen que crear sus diseños con el dedo en el pulso del tiempo, reconocer las tendencias y al mismo tiempo destacar entre la multitud. Especialmente la gente de la industria digital vive de la aportación constante para desarrollar ideas inusuales y nuevas.

Pero incluso si es responsable de la tecnología, la programación o la usabilidad, debe estar al tanto de las últimas actualizaciones de seguridad, de las superficies de ataque recién descubiertas de WordPress o de los últimos hallazgos de la investigación de usuarios.

Una herramienta sencilla y enormemente práctica para recopilar artículos interesantes es Feedly. Incluso en la versión gratuita, puedes seguir hasta 100 publicaciones y blogs y crear feeds de noticias por temas. De este modo, siempre obtendrá todos los contenidos de tus fuentes favoritas agrupados y entregados en tiempo real.

La conclusión es: si haces un buen trabajo en tu y te mantienes al tanto, te encontrarás con toneladas de contenido cada día. Pero, ¿dónde guardas lo que te resulta especialmente útil?

Controla la sobrecarga de información con las aplicaciones de notas

Para muchos empresarios y profesionales de la web, las aplicaciones para tomar notas como Evernote o OneNote han demostrado su utilidad. Con estas prácticas herramientas, puedes organizar y editar directamente tu ideas, notas y contenidos que encuentres en boletines, feeds y similares. Gracias a la sincronización en todos los dispositivos de tu , también puedes mantener un seguimiento de las ideas y los contactos espontáneos en un lugar central mientras te desplazas.

Para compartir contenidos interesantes en grupos grandes o con colegas específicos, utilizamos nuestra herramienta de comunicación interna en la agencia, de la que hablaré en un momento.

Básicamente, no importa si capturas los hallazgos e ideas de tu en una aplicación, en el navegador de marcadores tu o en un viejo cuaderno.

Lo principal es que no sólo registre los nuevos conocimientos, sino que los procese y los transfiera a tu business.

Porque si pierde el tren de las tendencias y desarrollos actuales, podría acabar colgando su negocio muy pronto.

2. ahorrar tiempo y nervios con una comunicación eficaz

Un buzón lleno de periódicos.

Especialmente en los business digitales es importante poder comunicarse de forma rápida, flexible y fiable con su propio equipo y sus clientes. En muchos casos, el correo electrónico ya no puede hacer esto.

Todos conocemos el problema de las bandejas de entrada completamente desbordadas en las que los correos importantes se pierden irremediablemente entre el spam, los boletines y las circulares de la lista de distribución interna.

La solución: una herramienta de chat para la comunicación interna. Especialmente para consultas breves, cambios espontáneos o información para equipos específicos, una herramienta de comunicación ofrece un enorme valor añadido.

Canales de comunicación cortos y rápidos gracias a Slack

En la agencia utilizamos para la comunicación interna exclusivamente la herramienta de mensajería Slack . También en el WordPress comunidad todas las gestiones, reuniones y proyectos se gestionan completamente a través de Slack . Asimismo, el mensajero ya ha demostrado su eficacia con grandes empresas, agencias y autónomos probada.

Las ventajas de Slack de un vistazo:

  • La bandeja de entrada queda libre para los correos electrónicos importantes de los clientes y socios colaboradores.
  • Todos los mensajes se documentan de forma centralizada. Por ejemplo, hemos adquirido la costumbre de publicar breves actas tras las reuniones en el canal correspondiente de Slack .
  • De forma óptima, a través de los canales de chat por temas, todo el mundo recibe sólo los mensajes relevantes y se distrae menos del trabajo.
  • Los vídeos tontos, los GIF y demás están reunidos en un solo lugar: el "Canal Ocio".

Incluso una herramienta de chat tiene trampas de productividad

Con un mensajero como Slack , un equipo sólo puede ser tan rápido y flexible como lo permita el miembro más lento del equipo. Por ello, la introducción de una nueva herramienta debe estar bien planificada y acordada con todo el equipo.

Encontrar el número óptimo de canales Slack es otro reto. Si hay demasiados canales, se corre el riesgo de que muchas cosas se discutan dos veces y que la comunicación no sea mucho más eficaz que con los correos electrónicos. Por otro lado, un número demasiado reducido de canales hará que te distraigas con muchos mensajes que no son relevantes para ti.

Para evitar estos errores, hay que evaluar y ajustar periódicamente toda la estructura de comunicación.

3. cómo domar a la bestia de la gestión de proyectos con sólo dos herramientas

Muchos Post-Its en una pizarra.

Podríamos llenar libros enteros sobre la gestión de nuestros propios proyectos como agencia emergente. La gestión de proyectos es muy amplia y constituye un campo de especialización por derecho propio.

El objetivo de una herramienta de gestión de proyectos es siempre centralizar la planificación y la organización de las tareas.

Para que el equipo trabaje de manera eficiente, cada miembro necesita una visión general: ¿Dónde está el proyecto? ¿Qué hay que hacer y quién es responsable? ¿Seguimos dentro del presupuesto? Especialmente en proyectos de varias WordPress páginas, llegarás rápidamente a tus límites sin una herramienta.

No encontrará la herramienta perfecta de la noche a la mañana

Además de herramientas completas y muy complejas como Redbooth y Campo base también hay alternativas más ligeras en el mercado, como Trello, Hygger y similares. Estos, en particular, son estupendos si no quieres complicarte con funciones complejas o evitar una curva de aprendizaje pronunciada.

Para los requisitos más básicos, suele bastar con una herramienta que permita definir las tareas, fijar los plazos y asignar los responsables, por ejemplo en forma de listas de comprobación. Además, todos los miembros del equipo deben poder acceder a él de forma local y móvil simultáneamente.

Empezamos con el sistema de notas analógicas, nos perdimos en el caos, probamos varias herramientas (Jira demasiado complicado, Asana demasiado simple en ese momento, Basecamp de alguna manera no es lo nuestro, ActiveCollab bueno, pero no lo suficiente) y finalmente se decidió por una combinación de Trello y Moco terminó.

Moco ayuda a la adquisición, el seguimiento del tiempo y la facturación

Utilizamos Moco como...

  • ... sistema muy sencillo para que el CRM almacene las direcciones y las vincule a los proyectos.
  • ... herramienta de adquisición para crear y gestionar ofertas. De este modo, podemos seguir el progreso de nuestros procesos de adquisición.
  • ... herramienta de seguimiento de nuestros proyectos: Esto nos permite vigilar siempre el presupuesto de cada proyecto.

El uso de Moco es relativamente sencillo y requiere poca formación. Sin embargo, con Trello es un poco diferente.

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Trello ayuda a la gestión de tareas

Trello es básicamente una herramienta para listas de tareas, cuya estructura es como una colección de grandes tableros de anuncios: cada tablero (llamado "tablero" en Trello) es un proyecto. En él cuelgan listas con tarjetas individuales. En cada tarjeta hay una tarea a la que puedes asignar un plazo y un miembro del equipo.

El secreto de Trello: el principio Kanban

Al igual que Hygger, Trello se basa en el sistema Kanban, originario de Japón. "Kanban" significa algo así como "escudo, tarjeta". El objetivo de todo esto es mantener los procesos lo más esbeltos, ágiles y rápidos posible.

La idea que hay detrás es bastante sencilla:

  1. Mapas: Un proyecto se divide en tareas. Se crea un mapa para cada tarea individual.
  2. Listas: En el tablero del proyecto se crean listas, normalmente denominadas "To Do", "In Progress" y "Done". Por supuesto, el sistema se puede complementar, por ejemplo, con una lista de "Esperando respuesta".
  3. Edición deLos equipos y los empleados ahora arrastran de forma independiente las tarjetas de "Por hacer", las mueven a "En curso" y, una vez completado el paquete de trabajo, a "Hecho".

Esta forma de trabajar significa que todos los implicados tienen siempre una visión general del estado actual de un proyecto. El alto nivel de responsabilidad personal también mantiene motivados a los miembros del equipo.

Para evitar la congestión del proceso, cada uno sólo puede trabajar en un número limitado de tareas. Cuando los cuellos de botella se hacen evidentes, se requiere una reestructuración flexible. Las reuniones periódicas sobre la situación apoyan la comunicación dentro del equipo.

Trello también es adecuado sin Kanban

El sistema Kanban es especialmente adecuado para proyectos pequeños. Cuando creamos sitios web de gran tamaño y complejidad como WordPress , no nos basta con un solo tablero. En este caso, serían necesarios tantos tableros diferentes que los equipos individuales dejarían de tener una visión de conjunto. Y si tuviéramos una pizarra separada para cada equipo, nadie podría hacer un seguimiento de todo el proyecto.

De hecho, por eso no utilizamos Trello según el principio de Kanban, sino que creamos listas por áreas de trabajo, por ejemplo, diseño, arquitectura de la información, texto, tecnología y gestión de proyectos. En las reuniones periódicas intercambiamos lo que se está trabajando actualmente.

No importa cómo acabes utilizando Trello: Acuerda con tu equipo una forma coherente de utilizarlo. Si un colega de un proyecto crea listas según el sistema Kanban y el otro cruza las tareas por temas, no se ayuda a nadie. Trello sólo tiene valor añadido si todos siguen el mismo sistema.

Conclusión: la aplicación correcta es crucial

Lo que no debes hacer ahora es salir corriendo y registrarte en Moco, Trello, Slack sólo porque leas esto. Este tipo de herramientas sólo son útiles si se utilizan con prudencia. Significado: una herramienta tiene que ayudarle a ahorrar tiempo o mejorar un proceso de forma significativa para que su uso merezca la pena.

Algunas cosas, como el uso de una herramienta de chat interna, funcionan de forma relativamente inequívoca. Otras herramientas requieren que el usuario conozca los procesos y métodos de fondo pertinentes. Siempre hay que sopesar este esfuerzo con el beneficio. ¿Tienes algún otro consejo para utilizar herramientas de gestión, como Trello y similares? Espero sus comentarios.

Como Jefe de Marketing de Contenidos, Leefke tiene la vista puesta en la revista de RAIDBOXES "wp unboxed", el newsletter y los canales de medios sociales. Por eso siempre está bien informada sobre los últimos acontecimientos en la comunidad de WP. Por desgracia, rara vez se la encuentra en Muenster. Pero se dice que Hamburgo también es muy hermosa.

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