Från entreprenörer till etablerade byråer använder fler och fler människor praktiska hanteringsverktyg. Men de som är mycket motiverade att registrera sig för dussintals verktyg blir inte automatiskt mer produktiva. Lea från elsch&fink, en WordPress-byrå från Münster, ger insikt i sin vardag och avslöjar vilka verktyg som hjälper till att hålla verksamheten perfekt under kontroll.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack, Zenkit och Co.: Det här är varken underjordiska band eller Pokémon, utan appar och hanteringsverktyg utformade för att göra våra liv enklare.

Organisation och ledning är viktiga i webbprojekt av alla storlekar. Men verktyg i sig kan inte göra mirakel. Eftersom endast de som hanterar ett nytt verktyg och integrerar det i det naturliga arbetsflödet kan använda det lönsamt, tidsbesparande och produktivt.

Det är därför jag idag ger en inblick i vårt byråliv på elsch&fink och berättar vilka verktyg vi använder och hur man ...

• ... Inspiration och input
• ... intern kommunikation
• ... vår projektledning

... effektivt och meningsfullt att hantera.

1. Samla nya idéer och identifiera trender

Om du designar webbplatser som ser ut som de gjorde 1998, springer kunderna iväg i massor. Designers och konceptdesigners måste skapa sina mönster med fingret på pulsen, känna igen trender och samtidigt sticka ut från mängden. Särskilt människor i den digitala branschen lever från konstant input för att utveckla ovanliga och nya idéer.

Men även om du är ansvarig för teknik, programmering eller användbarhet, bör du vara medveten om aktuella säkerhetsuppdateringar, nyligen avslöjade attackytor för WordPress eller de senaste resultaten av användarforskning.

Ett enkelt och enormt praktiskt verktyg för att samla intressanta artiklar är Feedly. Redan i gratisversionen kan du följa upp till 100 publikationer och bloggar och skapa ämnesspecifika nyhetsflöden. Så du får alltid allt innehåll från dina favoritkällor som levereras och levereras i realtid.

Slutsatsen är att om du gör ditt jobb bra och håller dig på bollen, kommer du att konfronteras med massor av innehåll varje dag. Men var ska man lagra det som verkar särskilt användbart för dig?

Med anteckningsappar kan du få grepp om informationsfloden

För många företagare och webbproffs har anteckningsappar som Evernote eller OneNote visat sitt värde. Med dessa praktiska verktyg kan du organisera och direkt redigera dina idéer, anteckningar och innehåll som du stöter på i nyhetsbrev, flöden och Co. Genom att synkronisera på alla dina enheter kan du spela in spontana idéer och kontakter på en central plats även när du är på språng.

För att dela intressant innehåll i stora grupper eller med vissa kollegor använder vi i byrån vårt interna kommunikationsverktyg, som jag kommer att prata om om ett ögonblick.

I grund och botten spelar det ingen roll om du spelar in dina fynd och idéer i en app, bokmärkena i din webbläsare eller en bra gammal anteckningsbok.

Det viktigaste är att du inte bara fångar nyligen ertagna insikter, utan också bearbetar dem och överför dem till ditt företag.

För om du saknar kopplingen till aktuella trender och utvecklingar kan du lägga på ditt företag ganska snart.

2. Spara tid och nerver med effektiv kommunikation

Särskilt inom digital verksamhet är det viktigt att kunna kommunicera snabbt, flexibelt och tillförlitligt med ditt eget team och dina kunder. I många fall kan e-post inte längre göra detta.

Vi känner alla till problemet med helt överfyllda inkorgar, där viktiga e-postmeddelanden hopplöst går förlorade mellan skräppost, nyhetsbrev och nyhetsbrev från den interna e-postlistan.

Lösningen: Ett chattverktyg för intern kommunikation. Speciellt för korta frågor, spontana förändringar eller information för vissa team erbjuder ett kommunikationsverktyg ett enormt mervärde.

Korta och snabba kommunikationskanaler tack vare Slack

I byrån använder vi bara meddelandeverktyget Slack för intern kommunikation. Även i WordPress-communityn är alla avtal, möten och projekt helt reglerade via Slack. På samma sätt har budbäraren redan visat sig med stora företag, byråer och frilansare.

Fördelarna med Slack i korthet:

• Inkorgen är fortfarande gratis för viktiga e-postmeddelanden från kunder och samarbetspartners.
• Alla meddelanden är centralt dokumenterade. Vi har till exempel vant oss vid att lägga upp en kort minut efter möten i motsvarande Slack-kanal.
• Genom ämnesspecifika chattkanaler får alla endast relevanta meddelanden i bästa fall och är mindre distraherade från arbetet.
• Dumma videor, GIF och Co. är bundlade på ett ställe: "fritidskanalen".

Även ett chattverktyg har produktivitetsfällor

Med en budbärare som Slack kan ett team bara vara så snabbt och flexibelt som den långsammaste teammedlemmen tillåter. Av denna anledning bör införandet av ett nytt verktyg vara välplanerad och överenskommen med hela teamet.

Att hitta det optimala antalet Slack-kanaler är en annan utmaning. Med för många kanaler finns det en risk att många saker kommer att diskuteras två gånger och kommunikationen blir inte mycket effektivare än med e-post. För få kanaler leder i sin tur till att du distraheras av många meddelanden som inte är relevanta för dig alls.

För att undvika dessa fel bör hela kommunikationsstrukturen regelbundet utvärderas och anpassas.

3. Hur vi tämjer projektledningsdjuret med bara två verktyg

Genom att försöka få grepp om vår egen projektledning som nystartad byrå kunde vi fylla hela böcker. Projektledningen är extremt omfattande och i sig ett separat kompetensområde.

Syftet med ett projektledningsverktyg är alltid att centralisera planering och organisering av uppgifter.

För att teamet ska fungera effektivt behöver varje medlem en översikt: Var står projektet? Vad behöver göras och vem är ansvarig? Har vi fortfarande budget? Särskilt med projekt med flera WordPress-webbplatser kommer du snabbt att nå dina gränser utan ett verktyg.

Du hittar inte det perfekta verktyget över en natt

Förutom fullfjädrade och mycket komplexa verktyg som Redbooth och Basecamp finns det också smalare alternativ på marknaden, inklusive Trello, Hygger och liknande. Dessa är särskilt lämpliga om du inte vill hantera komplexa funktioner eller undvika en brant inlärningskurva.

För mycket grundläggande krav är ett verktyg som gör det möjligt att definiera uppgifter, fastställande av tidsfrister och tilldelning av ansvariga personer, till exempel i form av checklistor, vanligtvis tillräckligt. Dessutom bör alla teammedlemmar kunna komma åt den samtidigt lokalt och mobilt.

Vi började med det analoga anteckningssystemet, sjönk i kaos, testade olika verktyg (Jira för komplicerat, Asana för enkelt då, Basecamp på något sätt inte vår sak, ActiveCollab bra, men inte tillräckligt bra) och slutligen slutade med en kombination av Trello och Moco .

Moco hjälper till med förvärv, tidsspårning och fakturering

Vi använder Moco som...

• ... mycket enkelt system för CRM för att lagra adresser och länka dem till projekt.
• ... Förvärvsverktyg för att skapa och hantera offerter. På så sätt håller vi koll på utvecklingen av våra förvärvsprocesser.
• ... Spårningsverktyg för våra projekt: Detta gör att vi alltid kan hålla ett öga på budgeten för enskilda projekt.

Användningen av Moco är relativt självförklarande och kräver lite träningstid. Men med Trello är det lite annorlunda.

Trello hjälper till med uppgiftshantering

Trello är i grunden ett verktyg för att göra-listor, vars struktur du måste föreställa dig som en samling stora brädor: Varje styrelse (kallad "board" på Trello) är ett projekt. På den hänger listor över enskilda kort. På varje kort finns en uppgift som du kan tilldela med en tidsgräns och en teammedlem.

Trellos hemlighet: Kanbanprincipen

Precis som Hygger är Trello baserad på Kanban-systemet, som ursprungligen härstammar från Japan. "Kanban" betyder något i stil med "sköld, karta". Syftet med det hela är att hålla processerna så smidiga, smidiga och snabba som möjligt.

Idén bakom det är ganska enkel:

1. Kartor: Ett projekt är uppdelat i aktiviteter. En karta skapas för varje enskild uppgift.
2. Listor: Listor skapas på projekttavlan, som vanligtvis kallas "Att göra", "Pågår" och "Klar". Systemet kan naturligtvis kompletteras, t.B. med en lista "Väntar på feedback".
3. Redigering: Team och anställda drar nu självständigt kort från "Att göra", flyttar dem till "Pågående" och efter slutförandet av arbetspaketet till "Klar".

Tack vare detta arbetssätt har alla deltagare alltid en överblick över projektets aktuella status. Den höga nivån av personligt ansvar håller också motivationen hos teammedlemmarna i linje.

För att undvika överbelastning i processen får alla bara arbeta med ett begränsat antal uppgifter. Om flaskhalsar blir uppenbara krävs en flexibel omstrukturering. Regelbundna statusmöten stöder kommunikationen i teamet.

Trello är också lämplig utan Kanban

Kanban-systemet är särskilt lämpligt för mindre projekt. När vi skapar stora och komplexa WordPress-webbplatser räcker det inte med ett enda bräde för oss. Här skulle så många olika kartor vara nödvändiga att de enskilda lagen inte längre skulle ha en överblick. Och om vi hade en separat styrelse per team, skulle ingen kunna hålla ett öga på det övergripande projektet.

Faktum är att vi inte använder Trello enligt Kanban-principen, utan skapar listor efter arbetsområde, till exempel design, informationsarkitektur, text, teknik och projektledning. Vi utbyter det som för närvarande behandlas i regelbundna möten.

Oavsett hur du slutar använda Trello, kom överens med ditt team om ett konsekvent sätt att använda det. Om en kollega i ett projekt skapar listor enligt Kanban-systemet och de andra ämnesspecifika aktiviteterna korsstiftas, får ingen hjälp. Trello har bara ett mervärde om alla följer samma system.

Slutsats: Rätt tillämpning är avgörande

Vad du inte borde göra nu är att rusa och registrera dig för Moco, Trello, Slack bara för att du har läst detta. Sådana verktyg är bara meningsfulla om du använder dem förnuftigt. Detta innebär att ett verktyg antingen måste hjälpa dig att spara tid eller avsevärt förbättra en process så att det är värt det.

Vissa saker, till exempel att använda ett internt chattverktyg, fungerar relativt tydligt. Andra verktyg kräver att användaren känner till relevanta bakgrundsprocesser och metoder. Du bör alltid väga denna ansträngning mot fördelarna. Har du några tips för att använda hanteringsverktyg som Trello och Co.? Jag ser fram emot era kommentarer!