Skapa mer med mindre stress: Dessa verktyg gör livet enkelt för WP proffs

Leefke Krönke Senast uppdaterad den 23 jan 2020
7 Min.
Verktyg

Från entreprenörer till etablerade byråer använder allt fler praktiska ledningsverktyg. Men om du registrerar dig för dussintals verktyg med stor motivation, kommer du inte automatiskt bli mer produktiv. Lea av elsch&fink, en WordPress byrå från Münster, erbjuder inblick i deras vardag och avslöjar vilka verktyg som hjälper till att hålla verksamheten perfekt under kontroll.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack , Zenkit och Co: Dessa är inte underjordiska band eller Pokémon, men apps och verktyg förvaltning för att göra våra liv enklare.

Organisation och förvaltning är viktiga för webbprojekt i alla storlekar. Men enbart verktyg kan inte göra underverk. Endast de som i stor utsträckning hanterar ett nytt verktyg och integrerar det i det naturliga arbetsflödet kan använda det lönsamt, tidsbesparande och produktivt.

Det är därför jag idag ger en inblick i vårt dagliga byråliv på elsch&fink och berättar vilka verktyg vi använder för att ...

  • ... Inspiration och input
  • ... intern kommunikation
  • ... vår projektledning

... effektiv och förnuftig förvaltning.

1. Samla nya idéer och identifiera trender

Händer som målar en tankekarta med färgglada pennor på ett papper.

De som designar webbplatser som ser ut som de gjorde 1998 springa ifrån dem i drivor. Designers och konceptörer behöver skapa sina konstruktioner i framkant av tiden, känna igen trender och sticka ut från mängden på samma gång. Människor i den digitala industrin i synnerhet lever på konstant input för att utveckla ovanliga och nya idéer.

Men även om du är ansvarig för teknik, programmering eller användbarhet, bör du kontrollera med aktuella säkerhetsuppdateringar, nyligen avslöjade attackytor från WordPress eller de senaste rönen från användarforskning.

Feedly är ett enkelt och extremt praktiskt verktyg för att samla intressanta artiklar. Redan i den fria versionen kan du följa upp till 100 publikationer och bloggar och skapa ämnesspecifika nyhetsflöden. Så du får allt innehåll av dina favoritkällor alltid buntas och levereras i realtid.

Summan av kardemumman är att om du gör ditt jobb bra och stanna på bollen, kommer du att konfronteras med massor av innehåll varje dag. Men var att lagra vad du tycker är särskilt användbart?

Obs apps få dig till rätta med den flod av information

För många företagare och webbproffs har anteckningsappar som Evernote eller OneNote visat sitt värde. Med de här praktiska verktygen kan du organisera och direkt redigera dina idéer, anteckningar och innehåll som du stöter på i nyhetsbrev, flöden och liknande. Genom att synkronisera alla dina enheter kan du också registrera spontana idéer och kontakter på en central plats när du är på språng.

För att kunna dela intressant innehåll i en stor runda eller med vissa kolleger använder vi vårt interna kommunikationsverktyg i byrån, som jag kommer att tala om om en stund.

I grund och botten spelar det ingen roll om du fångar dina fynd och idéer i en app, bokmärket på din webbläsare eller en gammal god anteckningsbok.

Det viktigaste är att du inte bara fånga nya insikter, men också arbeta ut dem och överföra dem till ditt företag.

När allt kommer om du missar märket på nuvarande trender och utveckling, kan du hänga ditt företag ganska snart.

2. Spara tid och nerver med effektiv kommunikation

En brevlåda proppfull med tidningar.

Särskilt i den digitala verksamheten är det viktigt att kunna kommunicera snabbt, flexibelt och tillförlitligt med ditt eget team och dina kunder. I många fall kan e-post inte längre göra detta.

Vi är alla medvetna om problemet med helt överfyllda inkorgar, där viktiga mail mellan spam, nyhetsbrev och nyhetsbrev från den interna sändlistan är hopplöst förlorade.

Lösningen: Ett chattverktyg för intern kommunikation. Speciellt för korta förfrågningar, spontana förändringar eller information för specifika team, erbjuder ett kommunikationsverktyg ett enormt mervärde.

Korta och snabba kommunikationskanaler tack vare Slack

I byrån använder vi bara meddelandeverktyget för intern kommunikation Slack . Även i WordPress -Gemenskapen alla avtal, möten och projekt är helt Slack Reglerade. Messenger har också visat sig med stora företag, byråer och frilansare.

Fördelarna med Slack i korthet:

  • Inkorgen förblir gratis för viktiga e-mail från kunder och samarbetspartner.
  • Alla meddelanden är centralt dokumenterade. Vi har till exempel vant oss vid att ha möten i de lämpliga Slack kanal för att lägga upp en kort logg.
  • Genom ämnesspecifika chattkanaler får alla bara relevanta meddelanden i bästa fall och är mindre distraherad från arbetet.
  • Alberne videor, GIF och co. är buntade på ett ställe: "fritid kanal".

Även ett chattverktyg har produktivitetsfällor

Med en budbärare som Slack ett team kan bara vara så snabbt och flexibelt som den långsammaste teammedlemmen tillåter. Av denna anledning bör införandet av ett nytt verktyg vara välplanerat och överenskommet med hela teamet.

Det optimala antalet Slack hitta kanaler är en annan utmaning. Med alltför många kanaler finns det risk för att mycket diskuteras två gånger och att kommunikationen inte är mycket effektivare än med e-post. För få kanaler i sin tur distraherar dig från många meddelanden som inte är relevanta för dig alls.

För att undvika dessa fel bör hela kommunikationsstrukturen regelbundet utvärderas och justeras.

3. Hur tämjas projektledningen odjuret med bara två verktyg

Massor av post-its på en whiteboard.

Vi skulle kunna fylla hela böcker genom att försöka få grepp om vår egen projektledning som uppstartsbyrå. Projektledning är oerhört omfattande och i sig ett kompetensområde.

Syftet med ett projektledningsverktyg är alltid att centralisera planering och organisering av uppgifter.

För att teamet ska kunna arbeta effektivt behöver varje medlem en överblick: Var står projektet? Vad behöver göras och vem som är ansvarig? Är vi fortfarande i budgeten? Speciellt för projekt med flera WordPress sidor når du snabbt dina gränser utan ett verktyg.

Du kommer inte hitta det perfekta verktyget över natten

Förutom fullfjädrade och mycket komplexa verktyg som Redbooth och Basecamp finns det också smalare alternativ på marknaden, inklusive Trello, Hygger och dess gemåls. Dessa är särskilt lämpliga om du inte vill ta itu med komplexa funktioner eller kringgå en brant inlärningskurva.

För mycket grundläggande begäranden räcker det med ett verktyg som gör att du kan definiera uppgifter, ange tidsgränser och tilldela ansvariga personer, till exempel i form av checklistor. Dessutom bör alla gruppmedlemmar kunna komma åt den lokalt och mobil samtidigt.

Vi började med den analoga papper systemet, gick vilsei kaos, testade olika verktyg(Jira alltför komplicerat, Asana på den tiden för enkelt, Basecamp på något sätt inte vår sak, ActiveCollab bra, men inte tillräckligt bra) och slutligen slutade med en kombination av Trello och Moco.

Moco hjälper till med förvärv, tidsspårning och fakturering

Vi använder Moco som en...

  • ... mycket enkelt system för CRM att lagra adresser och länka dem till projekt.
  • ... Anskaffningsverktyg för att skapa och hantera offerter. På så sätt håller vi koll på framstegen i våra förvärvsprocesser.
  • ... Spårningsverktyg för våra projekt: Detta innebär att vi alltid håller ett öga på budgeten för enskilda projekt.

Användningen av Moco är relativt självförklarande och kräver lite träningstid. Med Trello är det dock lite annorlunda.

E-bok WooCommerce

Trello hjälper till att hantera uppgifter

Trello är i grunden ett verktyg för att göra-listor, vars struktur du måste föreställa dig som en samling av stora pinboards: varje vägg (kallas "Styrelsen" på Trello) är ett projekt. Listor med enskilda kort hänger på den. Varje kort har en uppgift som du kan ange en tidsgräns och tilldela en gruppmedlem.

Hemligheten med Trello: Kanban-principen

Liksom Hygger är Trello baserad på Kanban-systemet, som har sitt ursprung i Japan. "Kanban" betyder "sköld, kort". Syftet med det hela är att hålla processerna så magra, smidiga och snabba som möjligt.

Tanken bakom det är ganska enkel:

  1. Kartor: Ett projekt delas upp i aktiviteter. En karta skapas för varje uppgift.
  2. Listor: Listor skapas på projekttavlan, som vanligtvis kallas "Att göra", "Pågår" och "Klar". Systemet kan naturligtvis kompletteras, e.B med en lista "Väntar på feedback".
  3. Processing: Team och anställda nu självständigt rita kartor från "Att göra", flytta dem till "Pågår" och efter slutförandet av arbetspaketet till "Klar".

Detta sätt att arbeta ger alltid alla en tydlig överblick över den aktuella statusen för ett projekt. Den höga graden av självansvar håller också motivationen hos gruppmedlemmarna på avstånd.

För att säkerställa att det inte finns någon trafikstockning i processen, är alla endast tillåtet att arbeta på ett begränsat antal uppgifter. När flaskhalsar blir uppenbara krävs en flexibel omstrukturering. Regelbundna statusmöten stöder kommunikation inom teamet.

Trello är också lämplig utan Kanban

Kanban-systemet är särskilt lämpligt för mindre projekt. När vi har stora och komplexa WordPress webbsidor räcker inte en enda tavla för oss. Så många olika kartor skulle behövas här att de enskilda lagen inte längre skulle ha någon överblick. Och om vi hade en separat styrelse per lag, kunde ingen hålla ett öga på det övergripande projektet.

Vi använder faktiskt inte Trello enligt Kanban-principen, utan skapar listor efter arbetsområde, till exempel design, informationsarkitektur, text, teknik och projektledning. Vi utbyter det som för närvarande redigeras i regelbundna möten.

Oavsett hur du använder Trello, några av er och ditt team kommer att använda det konsekvent. När en kollega i ett projekt skapar listor enligt Kanban-systemet och de andra korsnålar tematiska aktiviteterna, får ingen hjälp. Trello har bara ett mervärde om alla använder samma system.

Slutsats: Rätt tillämpning är avgörande

Vad du inte borde göra nu är att komma undan och komma undan med Moco, Trello, Slack bara för att du har läst det här. Sådana verktyg är bara användbara om du använder dem klokt. Det innebär att ett verktyg antingen måste hjälpa dig att spara tid eller avsevärt förbättra en process för att göra det värt.

Vissa saker, som att använda ett internt chattverktyg, fungerar relativt tydligt. Andra verktyg kräver att användaren är medveten om relevanta bakgrundsprocesser och metoder. Du bör alltid väga denna ansträngning mot fördelarna. Har du några tips för att använda hanteringsverktyg som Trello och Co? Jag är nöjd med era kommentarer!

Liknande artiklar

Kommentarer om den här artikeln

Skriva en kommentar

Din e-postadress kommer inte att publiceras. Obligatoriska fält är markerade med *.