Tools und Apps für Freelancer gibt es fast so viele wie WordPress-Plugins. Die Herausforderung ist auch hier, die passenden Tools für deine Bedürfnisse zu finden. Ich stelle dir meine Favoriten aus Sicht eines ortsunabhängigen Webdesigners vor.

Zeit sparen: Die besten Tools für Freelancer

Jeder Selbstständige benötigt gewisse Tools, um effizient arbeiten zu können. Völlig klar. Dabei solltest du jedoch darauf achten, dass du schlussendlich immer noch mehr Zeit mit der eigentlichen Arbeit an Projekten verbringst, statt diese in die Fütterung der Tools zu investieren.

Aus diesem Grund ist es mir ganz wichtig zu erwähnen, dass ich nur Tools nutze, die für mich einen hohen Nutzen generieren. Ich könnte bestimmt weitere Services nutzen, aber der Mehrwert wäre dann aus meiner Sicht irgendwann begrenzt. Wie erwähnt, möchte ich dabei möglichst wenig Zeit damit verbringen, die Tools mit meinen Daten zu füttern.

Ich setze vorwiegend auf Premium-Software, sprich keine Gratis-Tools. Kostenlose Anbieter sind sicherlich gut und sinnvoll, um zu starten. Ich habe aber relativ schnell gemerkt, dass dann entweder der Datenschutz keinen hohen Stellenwert hat oder schlicht die Features fehlten.

Kommen wir also zu den konkreten Tool-Tipps von mir (nicht zu verwechseln mit einem Tooltip, aber dessen Einsatz will so oder so gut überlegt sein).

Akquise und Offerten

Kundenakquise ist das A und O für jeden Freelancer. Ohne Kunden keine Aufträge – und ohne Aufträge keine Einnahmen. Ich nutze dafür keine separate Software, sondern halte mich in der letzten Zeit wieder etwas mehr zurück, was Kaltakquise betrifft. Wenn, dann betreibe ich Akquise mit bestehenden Kontakten direkt auf LinkedIn.

Dabei versuche ich darauf zu achten, dass sich der potentielle Kunde nicht unter Druck gesetzt fühlt. Ich gehe in diesem Fall meist so vor, dass ich mir die entsprechende WordPress-Website anschaue und dann konkrete Tipps gebe, was ich verbessern würde. Vollkommen kostenlos.

Meine Empfehlungen zur Verbesserung der Website beinhalten meist technische Aspekte, welche sich ein Website-Betreiber oft nicht bewusst ist.

Vorteile LinkedIn-Akquise

• Potentielle Kunden kennen mich bereits, da ich in ihrem Netzwerk bin
• Sehr einfache Kontaktaufnahme
• Meist sehr rasche Rückmeldung

Nachteile LinkedIn-Akquise

• Kann als Sales Pitch rüberkommen
• Unklar, ob überhaupt Bedarf besteht
• Empfänger leitet meine Tipps einfach an den bestehenden Webmaster weiter und ich habe nichts oder nur wenig davon, dass ich einen Gratis-Tipp preisgegeben habe

Für Offerten selbst nutze ich das gute alte Microsoft Word, in meinem Fall für macOS. Alternativen gibt es natürlich auch hier einige, aber ich komme einfach unglaublich gut mit diesem Tool aus. Ich weiss, das ist nicht bei allen so…

Was mir dabei ebenfalls gefällt, ist das Modell von Office als Vollversion. Im Gegensatz zu Office 365 installiere ich die Software komplett auf meinem Laptop, bezahle einmal am Anfang dafür und dann nie mehr. Updates sind inklusive, was ich toll finde.

Vorteile Microsoft Word

• Kein Abo-Modell und damit keine monatlichen Fixkosten
• docx ein sehr bekanntes Format
• Einfacher Export in PDF möglich

 Nachteile Microsoft Word

• Manche bekunden Mühe mit der Bedienung, wenn es beispielsweise um die Verschiebung von Bildern geht

Schlussendlich wandle ich meine Offerte in Word noch in ein PDF um, was ebenfalls sehr einfach und rasch vonstatten geht.

Für PDF-Dateien selber nutze ich ein eigenes Tool: PDF Expert. Was ich daran besonders schätze, ist die Option, Unterschriften einzufügen sowie das PDF bei Bedarf bearbeiten zu können und Anmerkungen anzubringen. Auch hier stufe ich das Preis-/Leistungsverhältnis als sehr gut ein. 

Vorteile PDF Expert

• PDF-Dateien können bearbeitet werden
• Unterschriften einfügen oder direkt neu anfertigen
• Guter Preis und einmalige Anschaffungskosten

 Nachteile PDF Expert

• keine

Projektmanagement

Für kleinere Projekte nutze ich primär E-Mail zur Kommunikation und Protokollierung. Das klappt bei meinem Prinzip „Inbox Zero“ bisher wunderbar.

Für größere Projekte mag ich persönlich Trello. Die Organisation in Kacheln und Spalten macht es dabei aus meiner Sicht enorm einfach, die Übersicht zu behalten. Falls du im Team arbeitest, kannst du jede Aufgabe einem Team-Mitglied zuweisen, eine Beschreibung sowie Bilder und Links hinzufügen. Ein definiertes Datum pro Aufgabe (Deadline) sowie Erinnerungen erleichtern es, das Projekt im Zeitplan zu halten.

Vorteile Trello

• Übersichtlich
• Benutzerfreundlichkeit
• Kostenlos bis zu 10 Team-Boards

 Nachteile Trello

• Die standardmäßig eingestellten E-Mail-Benachrichtigungen für Tasks, welche bald fällig sind, können nervenaufreibend sein

Zeiterfassung

Bei der Zeiterfassung hilft mir seit Kurzem das Tool ValueTime. Entwickelt wurde die Web-App hauptsächlich von Jonas Kamber, UX Designer aus Luzern (Schweiz). Das merke ich auch umgehend: Die UX bzw. das Nutzererlebnis ist bestechend gut. Die Funktionen und Designelemente sind klar und logisch angeordnet.

Um das webbasierte Tool nutzen zu können, habe ich mich ganz einfach registriert und zu Beginn festgelegt, wie viele Stunden ich wöchentlich im Durchschnitt arbeite, wie viele Tage Urlaub ich pro Jahr einrechne sowie meinen Stundensatz.

Dann kann es bereits losgehen. Projekte, die Zeit pro Projekt, Ausgaben (beispielsweise für Plugins) sowie natürlich die Rechnungen sind einfach einsehbar. Die Handhabung und Erstellung von Rechnungen und das Erfassen der Zeit sind dabei in der Tat kinderleicht. 

Das Tool wird mit der Zeit immer genauer und zeigt folgende Werte, die für jeden Selbstständigen mit unregelmässigen Einkommen von hohem Interesse sind:

• Umsatz in der gewählten Zeitspanne
• Zeitaufwand in Stunden
• Effektiver Stundensatz in EUR, CHF oder der gewählten Währung
• Verrechenbare Stunden in Prozent (liegt meistens leider nicht bei 100%)
• Umsatz pro Arbeitstag
• Zeitaufwand pro Arbeitstag

Highlight für mich bleibt jedoch der Dark Mode, den das Tool ebenfalls bietet. Ich mag es einfach, weiß auf schwarz zu lesen und nicht umgekehrt.

Vorteile ValueTime

• Kostenlose Testversion (7 Tage)
• Geniales Nutzererlebnis
• Fairer Preis für sämtliche Features
•  Datenstandort Schweiz und komplette SSL-Verschlüsselung

 Nachteile ValueTime

• Die Standard-Übersicht kann zwar temporär angepasst werden, wechselt aber in der Ansicht immer wieder zurück auf die letzten 30 Tage
• Keine Erinnerungen, wenn eine ausgestellte Rechnung überfällig wird

Buchhaltung

Da ich selber keine Mitarbeitende beschäftige, halte ich die Buchhaltung möglichst einfach. Für meine Bedürfnisse reicht Banana völlig aus. Weiter möchte da auch genau nur so viel Zeit investieren wie nötig, da dieses Thema bei mir seit langem keine Freudensprünge mehr auslöst.

Vorteile Banana-Buchhaltung

• Perfekt für Selbstständige und Freelancer
•  Doppelte Buchhaltung möglich
• Kein Abo, schont das Budget

Nachteile Banana-Buchhaltung

•  Für komplexe Buchhaltung ungeeignet

Kommunikation

Ein langweiliges Thema? Ganz und gar nicht. Ohne die für dich richtigen Kommunikationskanäle wird es schwierig, dich im Markt behaupten zu können. Dabei ist es wichtig, dass es sowohl für dich als Freelancer als auch für deine Partner und Kunden angenehm und einfach ist, mit dir zu kommunizieren.

Ich persönlich lege großen Wert auf Effizienz und möglichst klare Kommunikation. Dies, um Missverständnisse möglichst gar nicht erst entstehen zu lassen. Denn deren Aufklärung ist jeweils sehr zeitraubend, was du in vielen Fällen direkt vermeiden kannst.

Mein wichtigstes Kommunikations-Tool ist dabei, old but gold, die E-Mail. Dabei nutze ich schon einige Jahre eine kostenpflichtige und verschlüsselte Lösung, nämlich ProtonMail. Es existieren aber auch gute Alternativen aus Deutschland, wie beispielsweise Tutanota.

Grundsätzlich favorisiere ich die schriftliche Kommunikation, weil ich dann in der E-Mail-Konversation jeweils automatisch gleich ein Protokoll vorfinde. Dies funktioniert natürlich nur, wenn die Kommunikation gut strukturiert und klar ist, was die nächsten Schritte sind.

In gewissen Fällen ist es aber natürlich notwendig, mündlich zu kommunizieren. Da verwende ich für Video Calls gerne Whereby, ein Tool aus Norwegen. Es ist sicher und aus meiner Sicht viel besser als das bekanntere Zoom.

Jetzt fragst du dich vielleicht: “Telefonierst du auch mit deinen Kunden?” Ja, manchmal tu ich das. Aber nicht klassisch, sondern besser. Ein guter Freund hat mir vor einiger Zeit empfohlen, eine lokale Skype-Nummer zu erstellen. Das habe ich dann auch gemacht. Ziemlich genial gelöst, meiner Meinung nach.

Ich kann nach wie vor ortsunabhängig arbeiten und kostenlos Anrufe auf meinem Smartphone (via der Skype-App) oder direkt auf meinem Notebook entgegennehmen.

Auslöser dafür war übrigens ein E-Mail von Google selber, welche mich darauf hingewiesen hat, dass 90 Prozent der Verbraucher mit größerer Wahrscheinlichkeit mit mir Kontakt aufnehmen, wenn bei Google My Business eine Telefonnummer hinterlegt ist. Google verweist auf eine Studie, ich habe danach gesucht, bin aber leider nicht fündig geworden. Da bleibt mir wohl nichts anderes übrig, als diesen Zahlen einfach Glauben zu schenken. Obwohl Glauben ja eine andere Fakultät darstellt.

Ebenfalls wichtig für die Kommunikation und vor allen Dingen die persönliche Organisation: der Kalender. Ich nutze dafür ganz simpel die Kalender-App von Apple auf meinem Notebook sowie Smartphone. Synchronisiert (fast) einwandfrei.

Für größere Projekte nutze ich für die Kommunikation gerne auch Slack. Das Geniale daran ist, dass sowohl 1:1 Chats möglich sind als auch diversifizierte Channels. Bist du eigentlich schon Mitglied in der Slack-Community von Raidboxes? Kann ich nur empfehlen.

Als Webdesigner mein tägliches Brot in der Kommunikation ist natürlich der Browser. Ich habe lange auf Firefox gesetzt, mich nun aber für Brave entschieden, welcher auf Google Chrome basiert (aber ohne das Werbe-Tracking über Facebook-Pixel und Co.). Sprich, Brave blockt viele externe Scripts, was mir sehr wichtig ist.

Backup, Dateiablage und Cloud

Nein, weder Dropbox noch Google-Drive, tut mir leid. Ich nutze Tresorit, ebenfalls eine Lösung, welche komplett verschlüsselt funktioniert. Dabei hatte ich es sogar mal geschafft, mich selber zu hacken. Wenn du wissen möchtest, wie das möglich ist, hinterlasse gerne unten einen Kommentar. Die Geschichte ist etwas länger, dafür umso peinlicher.

Bewertungen und Testimonials

Für Bewertungen aus meiner Sicht ganz klar das wichtigste Tool: Google My Business. Ich finde es nicht zuletzt bei Restaurants oder anderen kulturellen Einrichtungen manchmal hilfreich, zuerst die Bewertungen zu lesen. Heutzutage wird (leider) praktisch alles bewertet, was nicht immer Vorteile mit sich bringt. 

Fazit

Ich empfehle bei Freelancer-Tools das gleiche Vorgehen wie bei WordPress-Plugins: so viele wie nötig, so wenige wie möglich.

Tools sollen dich bei deiner Arbeit unterstützen und dies möglichst so, dass dir kein unverhältnismäßiger Zusatzaufwand durch deren Nutzung entsteht. Trotzdem möchtest du mit Hilfe der verschiedenen Tools Daten erhalten, die dir weiterhelfen bzw. die du dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder nutzen kannst (Vorlage für eine Offerte in Microsoft Word oder eine ausgeklügelte Backup-Strategie).

Jetzt hoffe ich, dir mit diesem Beitrag einen kleinen aber spannenden Einblick in diejenigen Software-Instrumente gegeben zu haben, welche ich für sinnvoll halte.