Istnieje prawie tyle samo narzędzi i aplikacji dla freelancerów, co wtyczek do WordPress. Wyzwaniem jest znalezienie odpowiednich narzędzi dla swoich potrzeb. Przedstawiam moich faworytów z perspektywy niezależnego od miejsca zamieszkania projektanta stron internetowych.

Oszczędzaj czas: Najlepsze narzędzia dla freelancerów

Każda osoba pracująca na własny rachunek potrzebuje pewnych narzędzi, aby móc efektywnie pracować. Absolutnie jasne. Musisz jednak upewnić się, że w ostatecznym rozrachunku i tak poświęcisz więcej czasu na rzeczywistą pracę nad projektami, zamiast inwestować go w karmienie narzędzi.

Z tego powodu jest dla mnie bardzo ważne, aby wspomnieć, że używam tylko tych narzędzi, które przynoszą mi duże korzyści. Z pewnością mógłbym korzystać z innych usług, ale wartość dodana byłaby w pewnym momencie moim zdaniem ograniczona. Jak już wspomniałem, chcę spędzić jak najmniej czasu na zasilaniu narzędzi moimi danymi.

Używam głównie oprogramowania premium, czyli żadnych darmowych narzędzi. Bezpłatni dostawcy są z pewnością dobrzy i przydatni na początku. Jednak stosunkowo szybko zauważyłem, że albo ochrona danych nie jest priorytetem, albo po prostu brakuje odpowiednich funkcji.

Przejdźmy więc do konkretnych wskazówek narzędziowych ode mnie (nie należy ich mylić z tooltipem, ale jego użycie powinno być dobrze przemyślane).

Przejęcie i oferty

Pozyskiwanie klientów to najważniejsza sprawa dla każdego freelancera. Bez klientów nie ma zamówień - a bez zamówień nie ma dochodów. Nie używam do tego żadnego osobnego oprogramowania, ale ostatnio trochę bardziej się powstrzymuję, jeśli chodzi o dzwonienie do ludzi. Kiedy to robię, nawiązuję kontakty z istniejącymi osobami bezpośrednio na LinkedIn.

W ten sposób staram się, aby potencjalny klient nie czuł się naciskany. W takim przypadku zazwyczaj przyglądam się danej witrynie WordPressa, a następnie udzielam konkretnych wskazówek, co bym poprawił. Całkowicie za darmo.

Moje zalecenia dotyczące ulepszenia strony internetowej obejmują zwykle aspekty techniczne, których właściciel strony często nie jest świadomy.

Zalety Pozyskiwania na LinkedIn

• Potencjalni klienci już mnie znają, ponieważ jestem w ich sieci kontaktów
• Bardzo łatwy kontakt
• Przeważnie bardzo szybka odpowiedź

Wady pozyskiwania przez LinkedIn

• Może sprawiać wrażenie, że jest to sprzedaż
• Nie wiadomo, czy w ogóle istnieje taka potrzeba
• Odbiorcy po prostu przekazują moje wskazówki istniejącym webmasterom, a ja zyskuję niewiele lub nic z tego, że rozdaję darmowe wskazówki

Do cytowania używam starego dobrego Microsoft Word, w moim przypadku dla systemu macOS. Oczywiście istnieje wiele alternatywnych rozwiązań, ale z tym narzędziem radzę sobie doskonale. Wiem, że nie jest tak w przypadku każdego...

Podoba mi się również model pakietu Office w pełnej wersji. W przeciwieństwie do Office 365, instaluję oprogramowanie w całości na swoim laptopie, płacę za nie raz na początku i nigdy więcej. Dołączone są aktualizacje, co uważam za świetne rozwiązanie.

Zalety programu Microsoft Word

• Brak modelu subskrypcji, a więc brak stałych kosztów miesięcznych
• docx bardzo dobrze znany format
• Możliwość łatwego eksportu do formatu PDF

 Wady programu Microsoft Word

• Niektóre osoby mają trudności z obsługą, na przykład podczas oglądania ruchomych obrazów.

Na koniec konwertuję moją ofertę na plik PDF w programie Word, co również jest bardzo proste i szybkie.

Do obsługi plików PDF używam własnego narzędzia: PDF Expert. Szczególnie podoba mi się opcja dodawania podpisów oraz możliwość edytowania pliku PDF w razie potrzeby i dodawania adnotacji. Również w tym przypadku stosunek ceny do jakości oceniam jako bardzo dobry.  

Zalety PDF Expert

• Pliki PDF mogą być edytowane
• Wstawiaj podpisy lub bezpośrednio twórz nowe
• Dobra cena i jednorazowe koszty nabycia

 Wady PDF Expert

• brak

Zarządzanie projektami

W przypadku mniejszych projektów do komunikacji i zapisywania danych używam głównie poczty elektronicznej. Do tej pory świetnie się to sprawdza w przypadku mojej zasady "Inbox Zero".

W przypadku większych projektów osobiście lubię Trello. Organizacja w postaci kafelków i kolumn ułatwia śledzenie wszystkiego. Jeśli pracujesz w zespole, możesz przypisać każde zadanie do członka zespołu, dodać opis, zdjęcia i linki. Określona data zadania (deadline) i przypomnienia ułatwiają utrzymanie projektu w harmonogramie.

Zalety Trello

• Jasne
• Przyjazność dla użytkownika
• Bezpłatnie do 10 Team-Boards

 Wady Trello

• Domyślne powiadomienia e-mail o zadaniach, które mają być wykonane w najbliższym czasie, mogą być denerwujące.

Monitorowanie czasu

Narzędzie ValueTime pomogło mi ostatnio w śledzeniu czasu. Aplikacja internetowa została opracowana głównie przez Jonasa Kambera, projektanta UX z Lucerny (Szwajcaria). Zauważam to natychmiast: UX, czyli user experience, jest imponująco dobry. Funkcje i elementy projektu są rozmieszczone w sposób jasny i logiczny.

Aby móc korzystać z narzędzia internetowego, wystarczyło się zarejestrować i określić na początku, ile godzin średnio pracuję w tygodniu, ile dni urlopu biorę w roku i jaką mam stawkę godzinową.

Wtedy możesz już zacząć. Można łatwo przeglądać projekty, czas na projekt, wydatki (np. na wtyczki) i oczywiście faktury. Obsługa i tworzenie faktur oraz rejestracja czasu pracy są naprawdę dziecinnie proste. 

Z czasem narzędzie staje się coraz dokładniejsze i pokazuje następujące wartości, które są bardzo interesujące dla każdej osoby pracującej na własny rachunek i mającej nieregularne dochody:

• Obrót w wybranym okresie
• Czas spędzony w godzinach
• Efektywna stawka godzinowa w EUR, CHF lub wybranej walucie
• Godziny rozliczeniowe jako procent (niestety zazwyczaj nie jest to 100%)
• Obrót na dzień roboczy
• Czas potrzebny na jeden dzień roboczy

Dla mnie jednak najważniejszy jest Tryb Ciemny, który narzędzie również oferuje. Po prostu lubię czytać białe na czarnym, a nie odwrotnie.

Zalety ValueTime

• Darmowa wersja próbna (7 dni)
• Pomysłowe doświadczenie użytkownika
• Uczciwa cena za wszystkie funkcje
•  Lokalizacja danych Szwajcaria i pełne szyfrowanie SSL

 Wady ValueTime

• Chociaż standardowy przegląd można tymczasowo zmienić, zawsze wraca on do widoku z ostatnich 30 dni.
• Brak przypomnień, gdy wystawiona faktura staje się zaległa

Księgowość

Ponieważ sam nie zatrudniam pracowników, utrzymuję księgowość tak prostą, jak to tylko możliwe. Banana jest całkowicie wystarczający dla moich potrzeb. Co więcej, chcę poświęcić tylko tyle czasu, ile trzeba, ponieważ ten temat od dawna nie jest dla mnie źródłem radości.

Zalety księgowości w banana

• Idealny dla osób pracujących na własny rachunek i freelancerów
•  Możliwość prowadzenia podwójnej księgowości
• Brak abonamentu, niskie koszty

Wady księgowości bananowej

•  Nie nadaje się do prowadzenia skomplikowanej księgowości

Komunikacja

Nudny temat? Wcale nie. Bez odpowiednich kanałów komunikacji trudno będzie Ci utrzymać się na rynku. Ważne jest, aby komunikacja z Tobą była przyjemna i łatwa zarówno dla Ciebie jako freelancera, jak i dla Twoich partnerów i klientów.

Osobiście przywiązuję dużą wagę do skuteczności i jak najbardziej przejrzystej komunikacji. Ma to na celu zapobieganie powstawaniu nieporozumień. Ponieważ ich wyjaśnianie jest zawsze bardzo czasochłonne, czego w wielu przypadkach możesz uniknąć bezpośrednio.

Moim najważniejszym narzędziem komunikacji jest, stary ale jakże skuteczny, e-mail. Od kilku lat używam szyfrowanego rozwiązania, za które pobierana jest opłata, czyli ProtonMail. Ale są też dobre alternatywy z Niemiec, takie jak Tutanota.

Zasadniczo wolę komunikację pisemną, ponieważ wtedy automatycznie znajduję protokół w rozmowie e-mailowej. Oczywiście działa to tylko wtedy, gdy komunikacja jest dobrze zorganizowana i wiadomo, jakie są kolejne kroki.

W niektórych przypadkach jednak oczywiście konieczna jest komunikacja werbalna. Do rozmów wideo lubię używać Whereby, narzędzia z Norwegii. Jest bezpieczny i moim zdaniem znacznie lepszy niż bardziej znany Zoom.

Być może zadajesz sobie teraz pytanie: "Czy rozmawiasz ze swoimi klientami również przez telefon?". Tak, czasami tak robię. Ale nie klasycznie, lecz lepiej. Jakiś czas temu dobry przyjaciel polecił mi stworzenie lokalnego numeru Skype. Tak właśnie zrobiłem. Moim zdaniem całkiem pomysłowe rozwiązanie.

Nadal mogę pracować z dowolnego miejsca i odbierać połączenia za darmo na moim smartfonie (za pomocą aplikacji Skype) lub bezpośrednio na moim notebooku.

Tak się złożyło, że przyczyną tej decyzji był e-mail od samego Google'a, który zwrócił mi uwagę, że 90 procent konsumentów jest bardziej skłonnych skontaktować się ze mną, jeśli numer telefonu znajduje się w Google My Business. Google odnosi się do badania, szukałem go, ale niestety nic nie znalazłem. Chyba nie mam innego wyjścia, jak tylko uwierzyć w te dane. Chociaż wiara jest inną dziedziną.

Kalendarz jest również ważny dla komunikacji, a przede wszystkim dla organizacji osobistej. Po prostu używam aplikacji kalendarza Apple w moim notebooku i smartfonie. Synchronizuje się (prawie) bezbłędnie.

W przypadku większych projektów lubię też używać Slacka do komunikacji. Wspaniałą rzeczą jest to, że możliwe są zarówno czaty 1:1, jak i zróżnicowane kanały. Czy jesteś już członkiem Społeczności Raidboxes? Pozostaje mi tylko polecić.

Jako projektant stron internetowych moim chlebem powszednim w komunikacji jest oczywiście przeglądarka. Przez długi czas używałem Firefoxa, ale teraz zdecydowałem się na Brave, który jest oparty na Google Chrome (ale bez śledzenia reklam przez Facebook Pixel i tym podobnych). Brave blokuje wiele zewnętrznych skryptów, co jest dla mnie bardzo ważne.

Kopia zapasowa, przechowywanie plików i chmura

Nie, ani Dropbox, ani Google Drive, przykro mi. Używam Tresorit, również rozwiązania, które działa w pełni zaszyfrowane. Raz nawet udało mi się zhakować samego siebie. Jeśli chcesz wiedzieć, jak to jest możliwe, zostaw komentarz poniżej. Historia jest nieco dłuższa, a przez to bardziej kłopotliwa.

Recenzje i świadectwa

Z mojego punktu widzenia to najważniejsze narzędzie do przeglądów: Google My Business. Czasami, nie tylko w przypadku restauracji czy innych instytucji kulturalnych, pomocne okazuje się przeczytanie najpierw recenzji. W dzisiejszych czasach (niestety) praktycznie wszystko jest oceniane, co nie zawsze przynosi korzyści. 

Wnioski

Zalecam takie samo podejście do narzędzi dla freelancerów jak do wtyczek WordPress: tak dużo, jak to konieczne, tak mało, jak to możliwe.

Narzędzia powinny pomagać ci w pracy i, jeśli to możliwe, w taki sposób, abyś nie musiał wykonywać nieproporcjonalnie dużo dodatkowej pracy w związku z ich użyciem. Niemniej jednak chcesz uzyskać dane za pomocą różnych narzędzi, które będą ci pomocne lub które będziesz mógł wykorzystać w późniejszym czasie (szablon oferty w Microsoft Word lub zaawansowana strategia tworzenia kopii zapasowych).

Mam nadzieję, że ten artykuł dał ci mały, ale ekscytujący wgląd w te narzędzia programowe, które uważam za przydatne.