Najlepsze narzędzia, o których powinni wiedzieć freelancerzy i osoby samozatrudnione

Michael Hörnlimann Ostatnia aktualizacja 21.12.2020
7 Min.
FreelancerTools
Ostatnia aktualizacja 21.12.2020

Narzędzi i aplikacji dla freelancerów jest prawie tyle, ile WordPress -Plugins. Ponownie, wyzwaniem jest znalezienie odpowiednich narzędzi dla Twoich potrzeb. Przedstawiam moich faworytów z perspektywy niezależnego od lokalizacji projektanta stron internetowych.

Oszczędzaj czas: Najlepsze narzędzia dla freelancerów

Każda osoba pracująca na własny rachunek potrzebuje pewnych narzędzi, aby móc efektywnie pracować. Absolutnie jasne. Jednak należy upewnić się, że w końcu nadal spędzać więcej czasu na rzeczywistej pracy nad projektami zamiast inwestować go w karmienie narzędzi.

Z tego powodu jest dla mnie bardzo ważne, aby wspomnieć, że używam tylko tych narzędzi, które generują dla mnie duże korzyści. Z pewnością mógłbym korzystać z innych usług, ale wartość dodana byłaby wtedy ograniczona z mojego punktu widzenia. Jak już wspomniałem, chcę spędzić jak najmniej czasu na zasilaniu narzędzi moimi danymi.

Głównie wybieram oprogramowanie premium, co oznacza, że nie używam darmowych narzędzi. Darmowi dostawcy są z pewnością dobrzy i przydatni na początek. Stosunkowo szybko zauważyłem jednak, że wtedy albo ochrona danych nie ma dużej wartości, albo po prostu tych funkcji brakowało.

Przejdźmy więc do konkretnych wskazówek narzędziowych ode mnie (nie mylić z tooltipem, ale jego użycie chce być dobrze przemyślane tak czy inaczej).

Nabycie i oferty

Pozyskiwanie klientów jest be-all and end-all dla każdego freelancera. Bez klientów nie ma zamówień, a bez zamówień nie ma dochodów. Nie używam do tego żadnego osobnego oprogramowania, ale ostatnio powstrzymuję się nieco bardziej, jeśli chodzi o zimne dzwonienie. Kiedy to robię, dokonuję zakupów z istniejącymi kontaktami bezpośrednio na stronie LinkedIn.

Staram się, aby potencjalny klient nie czuł się naciskany. W takim przypadku zazwyczaj postępuję w ten sposób, że zaglądam na odpowiednią stronę WordPress , a następnie udzielam konkretnych wskazówek, co bym poprawił. Całkowicie bezpłatnie.

Moje zalecenia dotyczące ulepszenia strony internetowej zazwyczaj zawierają aspekty techniczne, z których właściciel strony często nie zdaje sobie sprawy.

Zalety LinkedIn- akwizycja

  • Potencjalni klienci już mnie znają, ponieważ jestem w ich sieci
  • Bardzo łatwy kontakt
  • Przeważnie bardzo szybka informacja zwrotna

Wady LinkedIn-Akquise

  • Może sprawiać wrażenie nachalnej sprzedaży
  • Niejasne, czy w ogóle istnieje taka potrzeba
  • Odbiorca po prostu przesyła moje wskazówki do istniejącego webmastera, a ja zyskuję niewiele lub nic z rozdawania darmowych wskazówek

Do cytowania używam starego dobrego Microsoft Word, w moim przypadku dla macOS. Oczywiście istnieją pewne alternatywy, ale ja po prostu niesamowicie dobrze dogaduję się z tym narzędziem. Wiem, że nie dla wszystkich tak jest...

To, co mi się również podoba, to model pełnej wersji pakietu Office. W przeciwieństwie do Office 365, instaluję oprogramowanie całkowicie na moim laptopie, płacę za nie raz na początku, a potem już nigdy więcej. Aktualizacje są włączone, co uważam za świetne.

Zalety Microsoft Word

  • Brak modelu abonamentowego, a więc brak stałych kosztów miesięcznych
  • docx bardzo dobrze znany format
  • Możliwość łatwego eksportu do PDF

 Wady Microsoft Word

  • Niektórzy ludzie mają trudności z obsługą, na przykład w przypadku ruchomych obrazów.

Na koniec konwertuję moją ofertę w Wordzie na PDF, co również jest bardzo proste i szybkie.

Dla samych plików PDF używam mojego własnego narzędzia: PDF Expert. Szczególnie podoba mi się opcja dodawania podpisów oraz możliwość edycji i dodawania adnotacji do pliku PDF w razie potrzeby. Również w tym przypadku stosunek ceny do jakości oceniam jako bardzo dobry. 

Zalety PDF Expert

  • Pliki PDF mogą być edytowane
  • Wstawiaj podpisy lub bezpośrednio twórz nowe
  • Dobra cena i jednorazowe koszty nabycia

 Wady PDF Expert

  • brak

Zarządzanie projektami

W przypadku mniejszych projektów, używam głównie poczty elektronicznej do komunikacji i logowania. Jak dotąd, działa to wspaniale z moją zasadą "Inbox Zero".

Dla większych projektów, osobiście lubię Trello. Organizacja w kafelkach i kolumnach sprawia, że bardzo łatwo jest wszystko śledzić. Jeśli pracujesz w zespole, możesz przypisać każde zadanie do członka zespołu, dodać opis, zdjęcia i linki. Określona data dla każdego zadania (deadline) oraz przypomnienia ułatwiają utrzymanie projektu w harmonogramie.

Zalety Trello

  • Wyraźnie
  • Używalność
  • Bezpłatnie do 10 tablic zespołu

 Wady Trello

  • Domyślne powiadomienia e-mail o zadaniach, które mają być wykonane w najbliższym czasie, mogą być denerwujące.

Monitorowanie czasu

Ostatnio w śledzeniu czasu pracy pomaga mi narzędzie ValueTime. Aplikacja internetowa została stworzona głównie przez Jonasa Kambera, projektanta UX z Lucerny (Szwajcaria). Zauważam to od razu: UX, czyli user experience jest imponująco dobry. Funkcje i elementy konstrukcyjne są przejrzyście i logicznie rozmieszczone.

Aby skorzystać z narzędzia internetowego, po prostu zarejestrowałem się i zacząłem od określenia, ile godzin średnio pracuję w tygodniu, ile dni urlopu biorę w roku oraz mojej stawki godzinowej.

Wtedy możesz już zacząć działać. Projekty, czas na projekt, wydatki (np. na Plugins) i oczywiście faktury są łatwo widoczne. Obsługa i tworzenie faktur oraz rejestracja czasu pracy są naprawdę bardzo proste. 

Narzędzie to staje się z czasem coraz dokładniejsze i pokazuje następujące wartości, które są bardzo interesujące dla każdej osoby samozatrudnionej o nieregularnych dochodach:

  • Obrót w wybranym okresie
  • Wymagany czas w godzinach
  • Efektywna stawka godzinowa w EUR, CHF lub wybranej walucie
  • Rozliczane godziny w procentach (niestety zazwyczaj nie jest to 100%)
  • Obrót na dzień roboczy
  • Wymagany czas na dzień roboczy

Dla mnie jednak najważniejszy pozostaje tryb Dark Mode, który narzędzie również oferuje. Ja po prostu lubię czytać białe na czarnym, a nie odwrotnie.

Zalety ValueTime

  • Bezpłatny okres próbny (7 dni)
  • Pomysłowe doświadczenie użytkownika
  • Uczciwa cena za wszystkie funkcje
  •  Lokalizacja danych Szwajcaria i pełne szyfrowanie SSL

 Wady WartośćCzas

  • Standardowy przegląd można zmienić tymczasowo, ale widok zawsze powraca do ostatnich 30 dni.
  • Brak przypomnień, gdy wystawiona faktura staje się zaległa
Najlepsze narzędzia, o których powinni wiedzieć freelancerzy i osoby samozatrudnione

Księgowość

Ponieważ sam nie zatrudniam żadnych pracowników, prowadzę księgowość tak prosto, jak to tylko możliwe. Banan jest całkowicie wystarczający dla moich potrzeb. Ponadto chcę poświęcić tylko tyle czasu, ile to konieczne, ponieważ ten temat od dłuższego czasu nie wywołuje u mnie żadnych skoków radości.

Zalety księgowości bananowej

  • Idealny dla osób pracujących na własny rachunek i freelancerów
  •  Możliwość prowadzenia podwójnej księgowości
  • Bez abonamentu, łatwa dla budżetu

Wady Rachunkowość bananów

  •  Nieodpowiednie dla złożonej księgowości
Porównanie programów księgowych

Kiedy oprogramowanie księgowe jest przydatne do zarządzania swoimi finansami i jakie są inne darmowe i płatne dostawców, mówi Sven Scheuerle w swoim artykule.

Komunikacja

Nudny temat? Wcale nie. Bez odpowiednich kanałów komunikacji trudno będzie Ci utrzymać się na rynku. Ważne jest, aby komunikacja z Tobą była przyjemna i łatwa zarówno dla Ciebie jako freelancera, jak i dla Twoich partnerów i klientów.

Osobiście przywiązuję dużą wagę do efektywności i możliwie jak najbardziej przejrzystej komunikacji. Ma to na celu zapobieganie powstawaniu nieporozumień. Ponieważ ich wyjaśnianie jest zawsze bardzo czasochłonne, czego w wielu przypadkach można uniknąć bezpośrednio.

Moim najważniejszym narzędziem komunikacji jest, stary ale złoty, e-mail. Od kilku lat używam szyfrowanego rozwiązania, a mianowicie ProtonMail. Ale są też dobre alternatywy z Niemiec, takie jak Tutanota.

Zasadniczo wolę komunikację pisemną, ponieważ wtedy automatycznie znajduję protokół w rozmowie e-mailowej. Oczywiście działa to tylko wtedy, gdy komunikacja jest dobrze zorganizowana i jasne jest, jakie są kolejne kroki.

W niektórych przypadkach konieczna jest jednak oczywiście komunikacja werbalna. Do rozmów wideo lubię używać Whereby, narzędzia z Norwegii. Jest bezpieczny i moim zdaniem o wiele lepszy niż bardziej znany Zoom.

Teraz być może zadajesz sobie pytanie: "Czy rozmawiasz ze swoimi klientami przez telefon?". Tak, czasami tak robię. Ale nie w tradycyjny sposób, tylko lepiej. Dobry przyjaciel polecił mi jakiś czas temu utworzenie lokalnego numeru Skype. Więc to właśnie zrobiłem. Całkiem pomysłowe rozwiązanie, moim zdaniem.

Nadal mogę pracować z dowolnego miejsca i odbierać połączenia za darmo na moim smartfonie (za pomocą aplikacji Skype) lub bezpośrednio na moim laptopie.

Przy okazji, to było wywołane przez e-mail od samego Google, który wskazał mi, że 90 procent konsumentów są bardziej prawdopodobne, aby skontaktować się ze mną, jeśli numer telefonu jest przechowywany w Google My Business. Google odnosi się do badań, szukałem ich, ale niestety nic nie znalazłem. Chyba nie mam innego wyjścia, jak po prostu uwierzyć w te liczby. Chociaż wiara to inny wydział.

Najlepsze narzędzia, o których powinni wiedzieć freelancerzy i osoby samozatrudnione

Ważny również dla komunikacji, a przede wszystkim dla organizacji osobistej: kalendarz. Po prostu używam aplikacji kalendarza od Apple na moim notebooku i smartfonie. Synchronizuje się (prawie) bezbłędnie.

Przy większych projektach lubię też używać Slack do komunikacji. Wspaniałą rzeczą jest to, że czaty 1:1 są możliwe, jak również zróżnicowane kanały. Czy jesteś już członkiem społecznościSlack na stronie RAIDBOXES? Mogę tylko polecić.

Jako web designer moim chlebem powszednim w komunikacji jest oczywiście przeglądarka. Przez długi czas polegałem na Firefoksie, ale teraz zdecydowałem się na Brave, który jest oparty na Google Chrome (ale bez śledzenia reklam przez Facebook Pixel and Co.). To znaczy Brave blokuje wiele zewnętrznych skryptów, co jest dla mnie bardzo ważne.

Kopia zapasowa, przechowywanie plików i chmura

Nie, ani Dropbox, ani Google Drive, przykro mi. Używam Tresorit, który jest również rozwiązaniem, które działa całkowicie szyfrowanie. Raz nawet udało mi się zhakować samego siebie. Jeśli chcesz wiedzieć, jak to możliwe, nie krępuj się zostawić komentarza poniżej. Historia jest nieco dłuższa, ale tym bardziej żenująca.

Recenzje i referencje

Najlepsze narzędzia, o których powinni wiedzieć freelancerzy i osoby samozatrudnione

Dla recenzji z mojego punktu widzenia wyraźnie najważniejszym narzędziem: Google My Business. Uważam, że czasami pomocne, nie tylko w przypadku restauracji czy innych instytucji kulturalnych, jest przeczytanie najpierw recenzji. W dzisiejszych czasach (niestety) praktycznie wszystko jest oceniane, co nie zawsze przynosi korzyści. 

Wnioski

Zalecam takie samo podejście do narzędzi dla freelancerów jak do WordPress -Plugins: tyle ile trzeba, tak mało jak to możliwe.

Narzędzia powinny wspierać Cię w Twojej pracy i, jeśli to możliwe, w taki sposób, abyś nie ponosił nieproporcjonalnie dużego dodatkowego wysiłku w związku z ich używaniem. Za pomocą różnych narzędzi chcesz jednak uzyskać dane, które będą Ci pomocne lub które będziesz mógł później ponownie wykorzystać (szablon oferty w Microsoft Word lub zaawansowana strategia tworzenia kopii zapasowych).

Teraz mam nadzieję, że dałem ci z tym wkładem mały, ale ekscytujący wgląd w te instrumenty oprogramowania, które uważam za użyteczne.

Najlepsze narzędzia dla freelancerów: Wasze pytania

Jakich narzędzi używasz? Czy jest jakieś narzędzie, którego Twoim zdaniem brakuje, a które zdecydowanie powinienem wypróbować? Zapraszamy do skorzystania z funkcji komentarza. Chcesz być informowany o nowych artykułach dla agencji i freelancerów? Następnie śledź nas na Twitterze, Facebooku lub poprzez nasz newsletter.



Michael Hörnlimannurodzony w 1991 roku w Zurychu, kocha przyrodę i dobre jedzenie. Od kwietnia 2018 roku pracuje wyłącznie samodzielnie i tworzy WordPress strony internetowe w imieniu klientów. Od tego czasu połączył pracę z wielką pasją, podróżując do obcych krajów i kultur. Żyje i pracuje gdziekolwiek jest, czasem w górach, czasem nad morzem.

Powiązane artykuły

Komentarze do tego artykułu

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola obowiązkowe oznaczone są *.