FreelancerTools

Najlepsze narzędzia, o których powinni wiedzieć freelancerzy i osoby samozatrudnione

Istnieje prawie tak wiele narzędzi i aplikacji dla freelancerów, jak istnieją wtyczki WordPress. Wyzwaniem jest znalezienie odpowiednich narzędzi dla swoich potrzeb. Przedstawiam moich faworytów z perspektywy niezależnego od lokalizacji web designera.

Oszczędzaj czas: Najlepsze narzędzia dla freelancerów

Każda osoba pracująca na własny rachunek potrzebuje pewnych narzędzi, aby móc efektywnie pracować. Absolutnie jasne. Jednak należy upewnić się, że w końcu nadal spędzać więcej czasu na rzeczywistej pracy nad projektami zamiast inwestować go w karmienie narzędzi.

Z tego powodu jest dla mnie bardzo ważne, aby wspomnieć, że używam tylko tych narzędzi, które generują dla mnie duże korzyści. Z pewnością mógłbym korzystać z innych usług, ale wartość dodana zostałaby w pewnym momencie moim zdaniem ograniczona. Jak już wspomniałem, chcę spędzić jak najmniej czasu na zasilaniu narzędzi moimi danymi.

Używam głównie oprogramowania premium, tzn. nie używam darmowych narzędzi. Darmowi dostawcy są z pewnością dobrzy i przydatni na początek. Jednak stosunkowo szybko zauważyłem, że albo ochrona danych nie była wysokim priorytetem, albo po prostu brakowało odpowiednich funkcji.

Przejdźmy więc do konkretnych wskazówek narzędziowych ode mnie (nie mylić z poradą narzędziową, ale jej użycie musi być dobrze przemyślane tak czy inaczej).

Nabycie i oferty

Pozyskiwanie klientów jest najważniejszym zadaniem dla każdego freelancera. Bez klientów nie ma pracy, a bez pracy nie ma dochodów. Nie używam do tego celu żadnego osobnego oprogramowania, ale ostatnio trochę bardziej się powstrzymuję, jeśli chodzi o rozmowy telefoniczne z klientami. W takich przypadkach dokonuję zakupów, korzystając z istniejących kontaktów bezpośrednio na stronie LinkedIn.

Staram się przy tym, aby potencjalny klient nie czuł się naciskany. W takim przypadku zazwyczaj rzucam okiem na daną witrynę WordPress, a następnie udzielam konkretnych wskazówek, co bym poprawił. Całkowicie bezpłatnie.

Moje zalecenia dotyczące ulepszenia strony zawierają zazwyczaj aspekty techniczne, z których właściciel strony często nie zdaje sobie sprawy.

Zalety LinkedIn-Akquise

  • Potencjalni klienci już mnie znają, ponieważ jestem w ich sieci kontaktów
  • Bardzo łatwy kontakt
  • Przeważnie bardzo szybka informacja zwrotna

Wady LinkedIn-Akquise

  • Może sprawiać wrażenie nachalnej sprzedaży
  • Nie jest jasne, czy w ogóle istnieje taka potrzeba
  • Odbiorcy po prostu przesyłają moje wskazówki do istniejącego webmastera, a ja zyskuję niewiele lub nic z rozdawania darmowych wskazówek.

Do cytowania używam starego, dobrego Microsoft Word, w moim przypadku dla macOS. Oczywiście, jest kilka alternatyw, ale z tym narzędziem dogaduję się niesamowicie dobrze. Wiem, że nie jest tak w przypadku wszystkich...

Podoba mi się również model Office jako pełnej wersji. W przeciwieństwie do Office 365, instaluję oprogramowanie całkowicie na moim laptopie, płacę za nie raz na początku, a potem już nigdy więcej. Aktualizacje są włączone, co uważam za świetne.

Zalety Microsoft Word

  • Brak modelu abonamentowego, a więc brak stałych kosztów miesięcznych
  • docx bardzo dobrze znany format
  • Możliwość łatwego eksportu do PDF

 Wady Microsoft Word

  • Niektórzy ludzie mają trudności z obsługą, na przykład podczas oglądania ruchomych obrazów.

Na koniec konwertuję moją ofertę do pliku PDF w programie Word, co również jest bardzo proste i szybkie.

Używam mojego własnego narzędzia do plików PDF: PDF Expert. Szczególnie podoba mi się opcja dodawania podpisów oraz możliwość edycji PDF w razie potrzeby i dodawania adnotacji. Również w tym przypadku stosunek ceny do jakości oceniam jako bardzo dobry. 

Zalety PDF Expert

  • Pliki PDF mogą być edytowane
  • Wstawiaj podpisy lub bezpośrednio twórz nowe
  • Dobra cena i jednorazowe koszty akwizycji

 Wady PDF Expert

  • brak

Zarządzanie projektami

W przypadku mniejszych projektów, używam głównie poczty elektronicznej do komunikacji i logowania. To działało cudownie do tej pory z moją zasadą "Inbox Zero".

Dla większych projektów, osobiście lubię Trello. Organizacja w kafelkach i kolumnach sprawia, że bardzo łatwo jest wszystko śledzić. Jeśli pracujesz w zespole, możesz przypisać każde zadanie do członka zespołu, dodać opis, zdjęcia i linki. Określona data dla każdego zadania (deadline) oraz przypomnienia ułatwiają utrzymanie projektu w harmonogramie.

Zalety Trello

  • Jasne
  • Przyjazność dla użytkownika
  • Bezpłatnie do 10 tablic zespołu

 Wady Trello

  • Domyślne powiadomienia e-mail o zadaniach, które mają być wykonane w najbliższym czasie, mogą być denerwujące.

Monitorowanie czasu

Narzędzie ValueTime od niedawna pomaga mi w śledzeniu czasu pracy. Aplikacja internetowa została stworzona głównie przez Jonasa Kambera, projektanta UX z Lucerny (Szwajcaria). Zauważam to od razu: UX, czyli user experience jest imponująco dobry. Funkcje i elementy konstrukcyjne są przejrzyście i logicznie rozmieszczone.

Aby móc korzystać z tego narzędzia internetowego, po prostu zarejestrowałem się i na początku zdefiniowałem, ile godzin średnio pracuję w tygodniu, ile dni urlopu biorę w roku oraz moją stawkę godzinową.

Wtedy możesz już zacząć działać. Projekty, czas na projekt, wydatki (np. na wtyczki) i oczywiście faktury można łatwo przeglądać. Obsługa i tworzenie faktur oraz ewidencja czasu pracy są naprawdę dziecinnie proste. 

Narzędzie to staje się z czasem coraz dokładniejsze i pokazuje następujące wartości, które są bardzo interesujące dla każdej osoby samozatrudnionej o nieregularnych dochodach:

  • Obrót w wybranym okresie
  • Nakłady czasowe w godzinach
  • Efektywna stawka godzinowa w EUR, CHF lub wybranej walucie
  • Rozliczane godziny jako procent (niestety zazwyczaj nie jest to 100%)
  • Obrót na dzień roboczy
  • Wymagany czas na dzień roboczy

Dla mnie najważniejszy jest jednak tryb Dark Mode, który narzędzie również oferuje. Ja po prostu lubię czytać białe na czarnym, a nie odwrotnie.

Zalety ValueTime

  • Bezpłatna wersja próbna (7 dni)
  • Pomysłowe doświadczenie użytkownika
  • Uczciwa cena za wszystkie funkcje
  •  Lokalizacja danych Szwajcaria i pełne szyfrowanie SSL

 Wady WartośćCzas

  • Mimo że przegląd standardowy można chwilowo zmienić, to w widoku zawsze wraca się do ostatnich 30 dni.
  • Brak przypomnień, gdy wystawiona faktura staje się zaległa
Najlepsze narzędzia, o których powinni wiedzieć freelancerzy i osoby samozatrudnione

Księgowość

Ponieważ sam nie zatrudniam żadnych pracowników, prowadzę księgowość tak prosto, jak to tylko możliwe. Banan jest całkowicie wystarczający dla moich potrzeb. Ponadto, chcę poświęcić tylko tyle czasu, ile to konieczne, ponieważ ten temat od dawna nie jest dla mnie źródłem radości.

Zalety księgowości bananowej

  • Idealny dla osób pracujących na własny rachunek i freelancerów
  •  Możliwość prowadzenia podwójnej księgowości
  • Bez abonamentu, łatwa dla budżetu

Wady Rachunkowość bananów

  •  Nieodpowiednie dla złożonej księgowości

Porównanie programów księgowych

W swoim artykule Sven Scheuerle mówi, kiedy oprogramowanie księgowe ma sens dla zarządzania finansami i jakie inne darmowe i płatne usługi są dostępne.

Komunikacja

Nudny temat? Wcale nie. Bez odpowiednich kanałów komunikacji trudno będzie Ci utrzymać się na rynku. Ważne jest, aby komunikacja z Tobą była przyjemna i łatwa zarówno dla Ciebie jako freelancera, jak i dla Twoich partnerów i klientów.

Osobiście przywiązuję dużą wagę do efektywności i możliwie jak najbardziej przejrzystej komunikacji. Ma to na celu zapobieganie powstawaniu nieporozumień. Ponieważ ich wyjaśnianie jest zawsze bardzo czasochłonne, czego w wielu przypadkach można uniknąć bezpośrednio.

Moim najważniejszym narzędziem komunikacji jest, stary ale złoty, e-mail. Od kilku lat używam szyfrowanego rozwiązania, za które pobierana jest opłata, a mianowicie ProtonMail. Ale są też dobre alternatywy z Niemiec, takie jak Tutanota.

Zasadniczo wolę komunikację pisemną, ponieważ wtedy automatycznie znajduję protokół w rozmowie e-mailowej. Oczywiście działa to tylko wtedy, gdy komunikacja jest dobrze zorganizowana i jasne jest, jakie są kolejne kroki.

W niektórych przypadkach konieczna jest jednak oczywiście komunikacja werbalna. Do rozmów wideo lubię używać Whereby, narzędzia z Norwegii. Jest bezpieczny i moim zdaniem o wiele lepszy niż bardziej znany Zoom.

Teraz możesz zadać sobie pytanie: "Czy rozmawiasz z klientami również przez telefon?". Tak, czasami tak robię. Ale nie w klasyczny sposób, tylko lepiej. Dobry przyjaciel polecił mi jakiś czas temu utworzenie lokalnego numeru Skype. Tak właśnie zrobiłem. Całkiem pomysłowe rozwiązanie, moim zdaniem.

Nadal mogę pracować z dowolnego miejsca i odbierać połączenia za darmo na moim smartfonie (za pomocą aplikacji Skype) lub bezpośrednio na moim notebooku.

Nawiasem mówiąc, to było wywołane przez e-mail od samego Google, który wskazał mi, że 90 procent konsumentów są bardziej prawdopodobne, aby skontaktować się ze mną, jeśli numer telefonu jest przechowywany na Google My Business. Google odnosi się do badania, szukałem go, ale niestety nic nie znalazłem. Chyba nie mam innego wyjścia, jak tylko uwierzyć w te liczby. Chociaż wiara to inny wydział.

Najlepsze narzędzia, o których powinni wiedzieć freelancerzy i osoby samozatrudnione

Ważny również dla komunikacji, a przede wszystkim dla organizacji osobistej: kalendarz. Po prostu używam aplikacji kalendarza Apple na moim notebooku i smartfonie. Synchronizuje się (prawie) bezbłędnie.

W przypadku większych projektów do komunikacji chętnie używam też Slacka. Najlepsze jest to, że możliwe są zarówno rozmowy 1:1, jak i zróżnicowane kanały. Czy jesteś już członkiem społeczności Slack na stronie Raidboxes? Mogę ją tylko polecić.

Jako web designer, moim chlebem powszednim w komunikacji jest oczywiście przeglądarka. Przez długi czas korzystałem z Firefoxa, ale teraz zdecydowałem się na Brave, który jest oparty na Google Chrome (ale bez śledzenia reklam przez Facebook Pixel i tym podobnych). Brave blokuje wiele zewnętrznych skryptów, co jest dla mnie bardzo ważne.

Kopia zapasowa, przechowywanie plików i chmura

Nie, ani Dropbox, ani Google Drive, przykro mi. Używam Tresorit, który jest również rozwiązaniem, które działa całkowicie szyfrowanie. Raz nawet udało mi się zhakować samego siebie. Jeśli chcesz wiedzieć jak to jest możliwe, zostaw komentarz poniżej. Historia jest trochę dłuższa, ale tym bardziej żenująca.

Recenzje i referencje

Najlepsze narzędzia, o których powinni wiedzieć freelancerzy i osoby samozatrudnione

Z mojego punktu widzenia, najważniejsze narzędzie do recenzji: Google My Business. Czasami, nie tylko w przypadku restauracji czy innych instytucji kulturalnych, pomocne okazuje się przeczytanie najpierw recenzji. W dzisiejszych czasach (niestety) praktycznie wszystko jest oceniane, co nie zawsze przynosi korzyści. 

Wnioski

Zalecam takie samo podejście do narzędzi dla freelancerów, jak do wtyczek WordPress: tak wiele, jak to konieczne, tak mało, jak to możliwe.

Narzędzia powinny wspierać Cię w Twojej pracy i, jeśli to możliwe, w taki sposób, aby ich użycie nie powodowało nieproporcjonalnie dużego nakładu dodatkowej pracy. Za pomocą różnych narzędzi chcesz jednak uzyskać dane, które będą Ci pomocne lub które będziesz mógł później ponownie wykorzystać (szablon oferty w Microsoft Word lub zaawansowana strategia tworzenia kopii zapasowych).

Teraz mam nadzieję, że ten artykuł dał ci mały, ale ekscytujący wgląd w te narzędzia programowe, które uważam za przydatne.

Najlepsze narzędzia dla freelancerów: Wasze pytania

Jakich narzędzi używasz? Czy jest jakieś narzędzie, którego Twoim zdaniem brakuje, a które zdecydowanie powinienem wypróbować? Zapraszamy do skorzystania z funkcji komentarza. Chcesz być informowany o nowych artykułach dla agencji i freelancerów? Następnie śledź nas na Twitterze, Facebooku lub poprzez nasz newsletter.



Spodobał Ci się ten artykuł?

Zostawiając opinię pomożesz nam udoskonalać publikowane przez nas treści.

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.