Las mejores herramientas que deben conocer los autónomos y freelancers

Michael Hörnlimann Última actualización 21.12.2020
7 min.
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Última actualización 21.12.2020

Las herramientas y aplicaciones para autónomos son casi tan numerosas como WordPress -Plugins. De nuevo, el reto es encontrar las herramientas adecuadas para las necesidades de tu . Te presento mis favoritos desde la perspectiva de un diseñador web independiente de la ubicación.

Ahorra tiempo: Las mejores herramientas para autónomos

Todo autónomo necesita ciertas herramientas para poder trabajar de forma eficiente. Absolutamente claro. Sin embargo, debes asegurarte de que al final sigues dedicando más tiempo al trabajo real de los proyectos en lugar de invertirlo en alimentar las herramientas.

Por esta razón, es muy importante para mí mencionar que sólo utilizo herramientas que me generan un alto beneficio. Ciertamente, podría utilizar otros servicios, pero el valor añadido sería entonces limitado desde mi punto de vista. Como ya he dicho, quiero pasar el menor tiempo posible alimentando las herramientas con mis datos.

Principalmente me inclino por el software premium, lo que significa que no hay herramientas gratuitas. Los proveedores gratuitos son ciertamente buenos y útiles para empezar. Sin embargo, me di cuenta relativamente rápido de que entonces o bien la protección de datos no tiene un gran valor o simplemente faltan las funciones.

Así que vayamos a los consejos concretos sobre herramientas de mi parte (no confundir con un tooltip, pero su uso quiere ser bien pensado de cualquier manera).

Adquisición y ofertas

La captación de clientes es lo más importante para cualquier autónomo. Sin clientes, no hay pedidos, y sin pedidos, no hay ingresos. No utilizo ningún software por separado para esto, pero últimamente me he contenido un poco más a la hora de hacer llamadas en frío. Si lo hago, entonces hago adquisiciones con los contactos existentes directamente en LinkedIn.

Intento que el cliente potencial no se sienta presionado. En este caso, suelo proceder consultando el sitio web WordPress correspondiente y, a continuación, doy consejos concretos sobre lo que mejoraría. Completamente gratis .

Mis recomendaciones para mejorar el sitio web suelen incluir aspectos técnicos de los que el propietario del sitio web no suele ser consciente.

Ventajas LinkedIn-adquisición

  • Los clientes potenciales ya me conocen porque estoy en su red
  • Contacto muy fácil
  • La mayoría de los comentarios son muy rápidos

Desventajas LinkedIn-Akquise

  • Puede parecer un argumento de venta
  • No está claro si hay alguna necesidad
  • El destinatario simplemente reenvía mis consejos al webmaster existente y yo gano poco o nada por regalar un consejo gratuito

Para las citas uso el buen y viejo Microsoft Word, en mi caso para macOS. Por supuesto que hay algunas alternativas, pero yo me llevo increíblemente bien con esta herramienta. Sé que no es el caso de todos...

Lo que también me gusta es el modelo de versión completa de Office. A diferencia de Office 365, yo instalo el software por completo en mi portátil, lo pago una vez al principio y nunca más. Las actualizaciones están incluidas, lo que me parece estupendo.

Ventajas Microsoft Word

  • Sin modelo de suscripción y, por tanto, sin costes fijos mensuales
  • docx un formato muy conocido
  • Posibilidad de exportar fácilmente a PDF

 Desventajas Microsoft Word

  • Algunas personas tienen dificultades con la operación, por ejemplo cuando se trata de imágenes en movimiento.

Por último, convierto mi oferta en Word en un PDF, lo que también es muy sencillo y rápido.

Para los archivos PDF propiamente dichos utilizo mi propia herramienta: Experto en PDF. Lo que me gusta especialmente es la opción de añadir firmas y poder editar y anotar el PDF si es necesario. También en este caso, la relación precio/prestaciones es muy buena. 

Ventajas PDF Expert

  • Los archivos PDF se pueden editar
  • Insertar firmas o crear nuevas directamente
  • Buen precio y costes únicos de adquisición

 Desventajas de PDF Expert

  • ninguno

Gestión de proyectos

Para los proyectos más pequeños, utilizo principalmente el correo electrónico para la comunicación y el registro. Hasta ahora, esto funciona maravillosamente con mi principio de "Bandeja de entrada cero".

Para proyectos más grandes, personalmente me gusta Trello. La organización en mosaicos y columnas hace que sea muy fácil tener todo controlado. Si trabajas en equipo, puedes asignar cada tarea a un miembro del equipo, añadir una descripción, imágenes y enlaces. Una fecha definida por tarea (plazo) y los recordatorios facilitan el cumplimiento del proyecto.

Ventajas Trello

  • Claramente
  • Facilidad de uso
  • gratis hasta 10 tablas de equipo

 Desventajas Trello

  • Las notificaciones de correo electrónico por defecto para las tareas que vencen pronto pueden ser desesperantes.

Registro del tiempo

Recientemente, la herramienta ValueTime me ha ayudado con el seguimiento del tiempo. La aplicación web fue desarrollada principalmente por Jonas Kamber, diseñador de UX de Lucerna (Suiza). Lo noto inmediatamente: la UX o la experiencia del usuario es impresionantemente buena. Las funciones y los elementos de diseño están dispuestos de forma clara y lógica.

Para utilizar la herramienta web, simplemente me registré y empecé especificando cuántas horas trabajo de media a la semana, cuántos días de vacaciones me tomo al año y mi tarifa por hora.

Entonces ya puedes empezar. Los proyectos, el tiempo por proyecto, los gastos (por ejemplo, para Plugins) y, por supuesto, las facturas son fácilmente visibles. El manejo y la creación de facturas y el registro del tiempo son realmente muy fáciles. 

La herramienta se hace más precisa con el tiempo y muestra los siguientes valores, que son de gran interés para todo autónomo con ingresos irregulares:

  • Volumen de negocios en el período seleccionado
  • Tiempo requerido en horas
  • Tarifa horaria efectiva en EUR, CHF o la moneda seleccionada
  • Horas facturables en porcentaje (lamentablemente no suele ser el 100%)
  • Volumen de negocio por día laborable
  • Tiempo requerido por día de trabajo

Sin embargo, lo más destacado para mí sigue siendo el Modo Oscuro, que también ofrece la herramienta. Es que me gusta leer blanco sobre negro y no al revés.

Ventajas ValueTime

  • Prueba gratuita (7 días)
  • Ingeniosa experiencia de usuario
  • Precio justo para todas las características
  •  Localización de datos en Suiza y encriptación SSL completa

 Desventajas ValorTiempo

  • El resumen estándar puede ajustarse temporalmente, pero la vista siempre vuelve a los últimos 30 días.
  • No hay recordatorios cuando una factura emitida vence.
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Contabilidad

Como no tengo personal, llevo una contabilidad lo más sencilla posible. El plátano es completamente suficiente para mis necesidades. Además, sólo quiero invertir el tiempo necesario, ya que este tema hace tiempo que no me provoca ningún salto de alegría.

Ventajas de la Contabilidad Bananera

  • Perfecto para autónomos y freelancers
  •  Posibilidad de llevar la contabilidad por partida doble
  • Sin suscripción, fácil para el presupuesto

Desventajas de la Contabilidad Bananera

  •  Inadecuado para una contabilidad compleja
Comparación de programas de contabilidad

Cuándo es útil un software de contabilidad para gestionar las finanzas de tus y qué otros proveedores gratuitos y de pago hay, te lo cuenta Sven Scheuerle en su artículo.

Comunicación

¿Un tema aburrido? En absoluto. Sin los canales de comunicación adecuados para usted, será difícil mantenerse en el mercado. Es importante que sea agradable y fácil para usted como autónomo, así como para los socios y clientes de tu , comunicarse con usted.

Personalmente, doy mucha importancia a la eficacia y a una comunicación lo más clara posible. Esto es para evitar que surjan malentendidos en primer lugar. Porque aclararlos siempre lleva mucho tiempo, lo que se puede evitar directamente en muchos casos.

Mi herramienta de comunicación más importante es, vieja pero dorada, el correo electrónico. Llevo varios años utilizando una solución encriptada, concretamente ProtonMail. Pero también hay buenas alternativas en España, como Tutanota.

Básicamente, prefiero la comunicación escrita, porque entonces encuentro automáticamente un protocolo en la conversación por correo electrónico. Por supuesto, esto sólo funciona si la comunicación está bien estructurada y está claro cuáles son los siguientes pasos.

Sin embargo, en algunos casos es necesario, por supuesto, comunicarse verbalmente. Para las videollamadas me gusta utilizar Whereby, una herramienta noruega. Es seguro y, en mi opinión, mucho mejor que el más conocido Zoom.

Ahora te estarás preguntando: "¿Hablas con tus clientes por teléfono?". Sí, a veces lo hago. Pero no de forma tradicional, sino mejor. Un buen amigo me recomendó hace tiempo que creara un número local de Skype. Así que eso es lo que hice. Una solución bastante ingeniosa, en mi opinión.

Puedo seguir trabajando desde cualquier lugar y atender las llamadas de gratis en mi smartphone (a través de la aplicación de Skype) o directamente en mi portátil.

Por cierto, esto fue provocado por un correo electrónico de la propia Google, que me señaló que el 90% de los consumidores son más propensos a ponerse en contacto conmigo si un número de teléfono está almacenado en Google My Business. Google hace referencia a un estudio, lo he buscado, pero desgraciadamente no he encontrado nada. Supongo que no tengo más remedio que creer en estas cifras. Aunque la fe es una facultad diferente.

Las mejores herramientas que deben conocer los autónomos y freelancers

También es importante para la comunicación y, sobre todo, para la organización personal: la agenda. Simplemente utilizo la aplicación de calendario de Apple en mi portátil y mi smartphone. Se sincroniza (casi) a la perfección.

Para los proyectos más grandes también me gusta utilizar Slack para la comunicación. Lo mejor de todo es que son posibles los chats 1:1, así como los canales diversificados. ¿Ya es miembro de la comunidadSlack de RAIDBOXES? Sólo puedo recomendarlo.

Como diseñador web, mi pan de cada día en la comunicación es, por supuesto, el navegador. Durante mucho tiempo he confiado en Firefox, pero ahora me he decidido por Brave, que se basa en Google Chrome (pero sin el seguimiento publicitario a través de Facebook Pixel y compañía). Es decir, Brave bloquea muchos scripts externos, lo cual es muy importante para mí.

Copias de seguridad, almacenamiento de archivos y nube

No, ni Dropbox ni Google Drive, lo siento. Yo uso Tresorit, que también es una solución que funciona completamente encriptada. Incluso conseguí hackearme una vez. Si quieres saber cómo es posible, no dudes en dejar un comentario a continuación. La historia es un poco más larga, pero tanto más vergonzosa.

valoraciones y testimonios

Las mejores herramientas que deben conocer los autónomos y freelancers

Para valoraciones desde mi punto de vista claramente la herramienta más importante: Google My Business. A veces me resulta útil, sobre todo cuando se trata de restaurantes u otras instituciones culturales, leer primero la página web valoraciones . Hoy en día (por desgracia) prácticamente todo está clasificado, lo que no siempre trae consigo ventajas. 

Conclusión

Recomiendo el mismo enfoque con las herramientas para autónomos que con WordPress -Plugins: tantas como sean necesarias, tan pocas como sea posible.

Las herramientas deben apoyarle en su trabajo en tus y, si es posible, de forma que no le suponga un esfuerzo adicional desproporcionado su uso. Sin embargo, con la ayuda de las distintas herramientas quiere obtener datos que le ayuden o que pueda volver a utilizar más adelante (plantilla para un presupuesto en Microsoft Word o una sofisticada estrategia de copia de seguridad).

Ahora espero haberle dado con esta contribución una pequeña pero emocionante visión de esos instrumentos de software, que considero útiles.

Las mejores herramientas para autónomos: tu Preguntas

¿Qué herramientas utiliza? ¿Hay alguna herramienta que falte en tus y que deba probar? No dude en utilizar la función de comentarios. ¿Quiere estar informado de los nuevos artículos para agencias y autónomos? Entonces síganos en Twitter, Facebook o a través de nuestro newsletter.



Michael Hörnlimann, nacido en 1991 en Zurich, ama la naturaleza y la buena comida. Desde abril de 2018 ha estado trabajando exclusivamente de forma independiente y creando WordPress sitios web en nombre de los clientes. Desde entonces ha combinado el trabajo con su gran pasión, viajando a países y culturas extranjeras. Vive y trabaja dondequiera que esté, a veces en las montañas, a veces junto al mar.

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