Produktivitet hacks: Gør flere opgaver med mindre stress

Jan Tissler Senest opdateret den 22. oktober 2020
7 Min.
arbejde mere produktivt
Senest opdateret den 22. oktober 2020

Der er mennesker, der gør den ene opgave efter den anden utrætteligt og ubønhørligt. Deres dage synes at have betydeligt mere end 24 timer. Solgte de deres sjæle i en aftale med djævelen? Eller ved de bare noget, jeg ikke ved? Mine bedste tips til at hjælpe dig med at arbejde mere produktivt.

Uanset hvad, når jeg ser meget produktive mennesker, det går gennem mit hoved. Og hvad de kan gøre. I mellemtiden har jeg lært meget mere om, hvad der gør mig mere produktiv – og hvad der ikke gør. Noget af det vil jeg gerne give videre til Dem her. Ved du flere tricks og tricks? Så er jeg glad for det og kan lide at diskutere det med dig, i kommentarerne.

Produktivitet vs. driftsalitet

Dette virker bestemt bekendt for dig: du var "travlt" hele dagen lang, men i sidste ende føler du ikke, at du har gjort noget. Du ved næsten ikke, hvad du arbejdede på. Nogle job er bare sådan. Så har du mange opgaver, der aldrig rigtig fuldføres. Det er derfor ikke en tilfredsstillende følelse af, at noget er blevet afkrydset.

Eller du har haft travlt, bare ikke med de vigtige ting. Og det er forskellen mellem produktivitet og travlhed: I et tilfælde gør vi ting og afslutter projekter. I den anden ser vi frem for alt, at vi har noget at gøre - at føle sig bedre eller at være i stand til at vise noget.

Derfor, som dagen skrider frem, så spørg dig selv, om du har brugt den sidste halve time produktivt, dvs. om du har arbejdet på vigtige projekter og opgaver. Eller sørgede du for, at din hjerne havde noget at lave? En nøgle til større produktivitet er erkendelsen af, at nogle opgaver er vigtige, men ikke presserende. Andre er både vigtige og presserende. Og endnu andre er ingen af delene.

Prioriteringsprojekter
Du kan også prioritere hurtigt og nemt i en kalender.

Derfor skal du tildele din tid. Og hvis du er lidt distraheret, bør du bevidst slukke fælles distraktioner. For eksempel ved at indstille din smartphone til "Forstyr ikke". Se også vores tip til fjernarbejde.

Prioriter: Den største padde kommer først

Nogle gange er der opgaver, der er vigtige og presserende, men du ikke rigtig ønsker at gøre dem. Selvangivelsen tilhører den ene eller den anden i denne kategori.

Jeg fandt et simpelt trick for mig selv: jo større min modstand mod en opgave, jo tidligere på dagen er jeg nødt til at gøre det. Fordi vi kun har en begrænset bestand af modstandsdygtighed og "bid" om dagen. Om morgenen er vi stadig friske og fulde af energi. Om eftermiddagen kan det se helt anderledes ud.

Hvis jeg gør uvelkomne opgaver med det samme, så har dette to fordele:

  • Fordi jeg stadig er mentalt frisk, jeg tackle disse to-dos med maksimal energi. Som følge heraf gøres de meget hurtigere end om eftermiddagen. Fordi så min hjerne er konstant på udkig efter undskyldninger for at kunne håndtere noget andet.
  • Jeg har en umiddelbar oplevelse af succes på dagen, fordi jeg med succes har overvundet min indre gris hund. Ideelt set hjælper dette momentum mig med dagens andre gøre-gøre-ting.

Lange projekter, korte sprints

Mange af mine opgaver er håndterbare i omfang. De måler sig selv i timer eller dage, men sjældent i uger eller endda måneder. Når jeg har et længerevarende projekt, planlægger jeg en klart defineret periode for det hver arbejdsdag.

Hvis det tager al min opmærksomhed og kreativitet, er det om morgenen. Hvis det er mere et hårdt arbejde, der ikke kræver en kreativ bedrift, jeg gør det om eftermiddagen. Men vigtigt i begge tilfælde: Tid og længde jeg forsøger at holde konstant. Det er altid utroligt, hvor meget jeg kan gøre, hvis jeg bare arbejder konsekvent på det i en time hver dag.

Arbejdet tager så lang tid, som du giver det

Generelt er det en god ide at tænke over, hvor meget tid du vil bruge på det, før du starter en to-do. Du vil helt sikkert have oplevet dette: en opgave koster dig normalt en time, men hvis du kun har en halv time til at gøre det, vil du gøre det.

Tip: Du arbejder som freelancer? Så er der en række stressfaktorer, der ikke behøver at være. Hvordan man undgår typiske freelancer fejl, vil jeg fortælle dig i dette indlæg.

Det er naturligvis vigtigt her at fastsætte prioriteterne korrekt. Eller også betyder det ikke noget.

Den vidunderlige verden af tid optagelse

Dette inkluderer også at lære mere om, hvad du faktisk bruger din tid med. Spørgsmålet om tidsregistrering er også noget, som nogle mennesker er imod med deres hænder og fødder. Der er værktøjer tildette, men nogle gange er en simpel søjleliste nok.

Ved at optage tid kan du hurtigt og utvetydigt lære, hvilke sorte huller din produktivitet forsvinder ind i. Når alt kommer til alt, er vi omgivet af en række distraktioner. Og mange digitale enheder og tjenester arbejder bevidst med de samme tricks som kasinoer. Vi kigger allerede ind i vores e-mail-indbakke eller "bare hurtigt" på Twitter. Det er vi ofte ikke klar over.

Ingen spænding uden afslapning

Samtidig bliver du ikke mere produktiv ved udelukkende at koncentrere dig om arbejde uden pause og distraktion. Din hjerne har også brug for øjeblikke af bedring. Nogle gange er vi nødt til at genoplade vores batterier. Kedsomhed er værdifuldt!

Det vigtige er, at alt har sin tid. Som den tyske folkesprog ved så smukt: arbejde er arbejde og spiritus er spiritus. Sig: Gennemfør din opgave, og beløn dig selv bevidst med en pause.

Det rene magiske "Flow"

Nogle gange vil du opleve, at du arbejder produktivt, og at tiden går som under flyvningen. Du flyver i warptunnelen mod dit mål. Med andre ord er du "i flowet". Denne følelse opstår, når vi kan hellige os uforstyrret til en opgave, der interesserer og kræver os.

Nu og da dette flow har brug for en lille push-up. Et tip, der fungerer godt for mig: Giv dette to-do kun en begrænset tid, for eksempel 30 minutter. Med lidt held er jeg allerede i strømmen. Og så har jeg måske gjort det på en time, hvilket jeg har presset på i dagevis. Og hvis ikke, har jeg arbejdet på det i mindst 30 minutter – Det er bedre end ingenting!

Godt planlagt er halvt færdig

Det anbefales ofte at planlægge den næste arbejdsdag på forhånd, enten i slutningen af den aktuelle arbejdsdag eller om aftenen. Argumentet: Du ved straks, hvad du skal gøre om morgenen. Og du bruger din friske energi med det samme til produktivt arbejde.

Kanban-tavle
Planlægning i projektbestyrelsen

Et andet punkt: Planlæg aldrig hele din arbejdsdag. Der er altid noget derimellem. Eller dine opgaver tager længere tid end først antaget. Hvis du klarer dig meget mindre hver dag, end du satte dig for at gøre, er du frustreret over det. Tommelfingerreglen er: Du kan planlægge to tredjedele af din tid, intet mere.

Bonus tip: "Pomodoro teknik"

Som du har bemærket, kan jeg ikke nævne en enkelt produktivitet system som Getting Things Done (GTD) i dette indlæg. Nogle sværger ved det. For mig fungerer det ikke så meget: Jeg føler, at jeg klarer og sorterer mine gøre-gøre mere, end jeg faktisk gør. Selvfølgelig kan dette være meget anderledes for dig.

Uanset hvad, er det en god måde at tage gode elementer fra systemer, der fungerer for dig. En vigtig idé i GTD er for eksempel at skabe et permanent sted for opgaver og ideer i stedet for at ville huske alt. Fordelen: Hjernen bruger mindre computerkraft til ikke at glemme gøremål. I stedet kan det fokusere på vigtige opgaver eller gendanne uhindret. For mig er dette opbevaringssted Todoist. Der er snesevis af alternativer.

En produktivitet støtte, som jeg personligt har trukket en masse er "Pomodoro teknik". Det går tilbage til Francesco Cirillo, der delte sit arbejde i klare perioder ved hjælp af et køkken vækkeur. Den grundlæggende idé: Du arbejder i 25-minutters sektioner, efterfulgt af en 5 minutters pause. Hvis du har fire sådanne sektioner bag dig, tager du en længere pause, for eksempel 20 minutter. Selvfølgelig kan du justere disse værdier. Der bør dog forblive håndterbare sektioner med regelmæssige afbrydelser - fordi det er den virkelige magt.

Også vigtigt: Hvert afsnit er dedikeret til præcis én foruddefineret opgave. Du skriver ned interne eller eksterne distraktioner og flytte dem ind i pausen eller sætte dem i planlægning for et senere tidspunkt.

I begyndelsen af dagen (eller som nævnt ovenfor dagen før) planlægger du dine gøre gøre noget. Samtidig definerer du, hvor meget tid (hvor mange sektioner / pomodoros) du planlægger for hver. Efter hvert afsnit markerer du din to-do og ser, hvor længe du har arbejdet på den.

Mere struktur til dine opgaver

Denne tilgang kombinerer mange af de tips, jeg har skrevet om her:

  • Store opgaver er opdelt i mulige mindre sektioner, hvilket gør dem mere fordøjelige.
  • Det er nemmere at fokusere på en enkelt opgave i 25 minutter, selvom du hurtigt bliver distraheret.
  • Samtidig vil du lære, hvor lang tid visse aktiviteter tager. Derefter kan du enten optimere dem eller i det mindste estimere dem mere realistisk. En sådan tidsberegning er især vigtig for de selvstændige, hvor tid bogstaveligt talt er penge.
  • Ved at planlægge fremad, herunder tidsstyring, sørger du for, at du ikke gør mere, end du kan oprette.
  • Systemet sikrer, at du tager pauser. Ganske vist, jeg nogle gange ignorere dem, når jeg er i strømmen.

Generelt bruger jeg ikke denne teknik til brevet, fordi det ikke passer mig personligt. Samtidig er mange elementer imidlertid gået ind i kød og blod over tid. For eksempel har jeg nu automatisk i tankerne, hvor længe jeg vil arbejde på en opgave.

Min konklusion

En ting, jeg næppe nævnte i denne artikel, er Værktøjer. Selvfølgelig er der snesevis, hundredvis af apps og tjenester omkring produktivitet. Se vores bidrag Værktøjer til WordPress - Professionelle.

Værktøjer kan være meget nyttige. Samtidig er de imidlertid en glimrende måde at distrahere hinanden fra de vigtige og presserende spørgsmål på. Ja, jeg bruger Todoist som nævnt ovenfor. Andre har en tekstfil på deres computer til samme formål. Nogle bruger kalenderposter. Atter andre er afhængige af papir og pen. Eller på et whiteboard.

Alt dette er sekundært. Det vigtige er, at du først bliver klar over, hvad der hjælper din produktivitet, og hvad der står i vejen for det. Når dette er gjort, vil du finde passende værktøjer og hjælpemidler på egen hånd.

Hvilke produktivitetshacks kender du? Hvilke spørgsmål har du? Brug kommentarfunktionen. Kunne du tænke dig at modtage flere tips til freelancere og agenturer? Følg os derefter på Twitter, Facebook eller via vores nyhedsbrev.

Billeder: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico

Jan er online journalist og digital publiceringsspecialist med mere end 20 års erhvervserfaring. Virksomheder booker ham som forfatter, konsulent eller redaktionschef. Af den måde, er han grundlægger og en af redaktørerne af UPLOAD magasin. Fotograf forfatter billede: Patrick Lux.

Lignende artikler

Kommentarer til denne artikel

Skriv svar på en

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Obligatoriske felter er markeret med *.