Cosa funziona nella squadra e nel progetto? E cosa non funziona? Quali misure possono essere dedotte da questo? Le retrospettive sono un modo perfetto per portare motivazione e slancio nella tua azienda o agenzia. Ti facciamo vedere come impostare una retro e cosa sono le Dos and Don'ts.

Una retrospettiva (in breve: retro) è un tipo di revisione per determinare insieme in un gruppo, una squadra o per un'intera organizzazione quali successi sono stati raggiunti in un periodo di tempo definito. La si puó usare per mettere alla prova il project management o lo sviluppo agile del software, ma anche qualsiasi altra area dell'azienda. Allo stesso tempo le riunioni retro chiariscono se la cooperazione nei team funziona davvero così bene - e quanto sono soddisfatti i dipendenti.

Le regole di base

Le retro sono particolarmente efficienti. Infatti ogni unità offre abbastanza spazio a suggerimenti di miglioramento, che diventano poi subito progetti concreti. Questo è esattamente ciò che rende le retrospettive così preziose e sostenibili. Le retro si svolgono - condotte correttamente - in un modo che

1. Permettere a tutti i membri del gruppo o della squadra di dire la loro.
2. offre spazio a diverse forme di feedback, che non vengo subito giudicati
3. Costruttivo, lungimirante, rispettoso e trasparente è

Le retrospettive non sono adatte assolutamente solo ad aziende o agenzie, ma anche ad ONG, associazioni, gruppi di volontariato, iniziative open source o progetti sociali e politici. Soprattutto l'ambiente dell'open source o WordPress apprezza i cicli di feedback, che si basano sulle retrospettive. Dopo tutto in questo modo si porta l'intero team di sviluppo a bordo e si rivelano i processi decisionali.

Le retro sono utili sia per i progetti tecnici che per migliorare la cultura aziendale. Ecco una breve panoramica sulle due varianti:

Retrospettiva Scrum

Le retrospettive sono conosciute in modo classico grazie al metodo di gestione dei progetti Scrum. Soprattutto i team che si occupano di sviluppo software o di web design si affidano a Scrum, perché offre un'antitesi ai progetti organizzati in modo gerarchico e classico del tipo "ti dico io cosa fare e quando". In una certa misura, gli sviluppatori si organizzano in Scrum. Tuttavia, esistono strutture fisse (come lo Scrum Board) e periodi di tempo fissi ("sprint"). Le sottoattività rendono l'intero processo particolarmente flessibile e quindi agile. Il retro si svolge in cinque fasi:

1. Introduzione: Questo è il momento in cui la squadra viene preparata allo spirito della retro, si definiscono gli obiettivi della riunione, si spiega di nuovo il processo organizzativo, se necessario, o si introducono nuovi partecipanti.
2. Raccogliere dati: Questo passo serve a raccogliere gli argomenti da evidenziare nella retro. In altre parole i punti che sono andati bene. Ma anche quelli per cui sarebbe meglio l'ottimizzazione o che causano conflitti. In principio qui sono ammessi tutti gli input - la priorizzazione congiunta avviene solo dopo.
3. Ottenere informazioni: I punti registrati vengono discussi insieme. Quali sono le cause degli sviluppi positivi e anche degli sviluppi da ottimizzare? Cosa si può ricavare da questo per i prossimi progetti o per la cooperazione nel team?
4. Derivare le misure: Il gruppo decide insieme quali misure di miglioramento applicare agli sprint successivi. Queste misure devono essere formulate nel modo più concreto possibile ("chi fa cosa e quando") e registrate per iscritto.
5. Conclusione della retrospettiva: qui puoi riassumere ancora una volta i risultati, chiarire le ultime domande aperte, raccogliere tutti i partecipanti e fare un breve "retro del retro", per così dire.

Per alcuni team, agenzie e aziende questa forma molto aperta di scambio richiede inizialmente un po' di tempo per abituarsi. Poi può succedere che all'inizio ci sia poco feedback, o che addirittura sorgano conflitti e rimproveri reciproci. Questo può essere evitato, ecco alcuni consigli.

Prima o poi le retrospettive dovrebbero tuttavia portare ai seguenti miglioramenti:

• Le tempistiche nello sviluppo del software o nel progetto possono essere pianificate meglio, gli intoppi limitanti vengono eliminati
• L'azienda crea le risorse necessarie di natura tecnica, strutturale o personale per poter lavorare correttamente.
• I dipendenti affrontano i conflitti apertamente e li risolvono insieme.
• Il team non si concentra solo su ciò che non funziona, ma anche sui punti positivi e sull'ottimizzazione dei processi.
• Non solo le sfide tecniche sono in primo piano, ma anche l'unione e gli stati d'animo nella squadra.

Se uno o più di questi punti non vengono raggiunti, il team può lavorare insieme al formato, agli strumenti, ai processi decisionali, al coinvolgimento di tutti i partecipanti o alla moderazione. Oppure il team definisce che devono essere creati prima determinati prerequisiti. Questo potrebbe riguardare, per esempio, processi di sviluppo uniformi o una migliore comunicazione o motivazione all'interno dell'azienda.

Team Retro

E questo ci porta alla seconda funzione che le retrospettive possono avere. Oltre ai processi puramente legati al progetto o come integrazione alle retrospettive tecniche, possono essere utilizzati per rafforzare la coesione all'interno dell'agenzia o dell'azienda. Nessuna squadra può fare a meno dei conflitti. È fondamentale affrontarli in modo aperto e orientato alla soluzione, in modo che l'organizzazione non si preoccupi solo di se stessa o rimanga a "lavorare secondo le regole".

I Free Team Retros, non coinvolti in Scrum o in qualsiasi altro metodo, usano principalmente le seguenti tre domande:

• Cosa ha funzionato bene? In quali casi abbiamo lavorato bene insieme e perché?
• Cosa non ha funzionato bene? Dove si può migliorare qualcosa nella collaborazione?
• Cosa proveremo, di quello che vorremmo migliorasse? Chi si occuperà dell'implementazione ed entro quando?

In questo caso una retrospettiva è organizzata meno rigidamente che in Scrum. In linea di massima il team è libero di determinare il formato in cui le suddette domande vengono chiarite. Tuttavia sono utili un formato regolare (come una retrospettiva ogni due mesi), una selezione rappresentativa dei partecipanti, una documentazione dettagliata e risultati scritti. E anche una persona che si occupi dell'invito, della moderazione e dell'elaborazione.

Gli argomenti per le retrocessioni dovrebbero venire dagli stessi impiegati, maggiori informazioni su questo tra poco. Per avviare questo processo é sensato raccogliere regolarmente feedback in anticipo. E questo per fornire sia supporto che motivazione. Per esempio, nel contesto di sondaggi (possibilmente anonimi) o attraverso un ruolo speciale in azienda. Come questo potrebbe apparire si puó leggere nel nostro articolo sulla Salute Mentale in azienda.

Soprattutto i dipendenti, che in precedenza hanno lavorato in un'azienda molto strutturata gerarchicamente, non sono abituati a dare contributi aperti e coraggiosi alla cultura aziendale. Qualcosa potrá cambiare nella tua azienda solo se c'è un quadro in cui tutti possono esprimere liberamente la loro opinione.

Dos in una retro

Indipendentemente da una retro tecnica o piuttosto culturale, ci sono alcuni prerequisiti e anche strumenti, che contribuiscono al successo della riunione:

• Moderazione: Nella Sprint Retrospective questo ruolo è assunto dallo Scrum Master. In una retro non formale questo compito può essere determinato liberamente, forse anche come parte di una rotazione.
• Gerarchie piatte: È importante che i facilitatori guidino la riunione come partecipanti alla pari, non "dall'alto". Lo stesso vale per i dirigenti o altri membri del personale senior.
• Definire un insieme di regole: Se durante la retros sorgono incomprensioni o discussioni, ricordare i valori comuni dell'agenzia o dell'azienda aiuta. Non come un elenco di divieti, ma sotto forma di esempi che rappresentano una comunicazione positiva. Si veda, ad esempio, il Codice di condotta di Raidboxes.
• Accordi vincolanti: Questo include la registrazione dei risultati in un protocollo. Ma anche non prendere decisioni sulla testa di persone assenti. In caso di dubbio il gruppo di partecipanti deve essere ampliato. Oppure - a seconda degli argomenti previsti - si invitano ospiti di altri dipartimenti e squadre.
• Misurare il successo: le misure adottate finora portano a dei miglioramenti? Se no, come può essere una concreta conclusione della retro? I successi possono essere provati o misurati? Il carico di lavoro viene ridotto in modo sostenibile o l'umore nella squadra migliora?

L'ultimo punto in particolare è importante: solo attraverso i risultati positivi il retrò si consolida e viene accettato da tutti. Non tutti i membri del tuo team capiranno il significato delle retrospettive fin dall'inizio. Il pretesto "Tanto è inutile" può essere confutato solo se i successi diventano visibili. E se assumi regolarmente tutti i ruoli all'interno dell'azienda.

Don'ts di una retro

I don't derivano in parte dai punti precedenti. Ma anche i rischi sono in agguato se le retrospettive non sono ben pensate o vengono guidate in modo approssimativo:

Cerchio improduttivo di partecipanti

Qui sono necessari apertura e talvolta tatto. È dannoso se gli individui non si sentono inclusi nella squadra. D'altra parte i gruppi troppo grandi - o con una grande mescolanza tematica - diventano rapidamente improduttivi. Se i singoli argomenti non possono essere chiariti in un gruppo grande, possono essere affrontati in un piccolo gruppo retro, se necessario.

Troppa poca trasparenza

Se gli altri dipartimenti hanno la sensazione di non poter dare un'occhiata ai risultati di una retro, nascono rapidamente disordini o frustrazioni. In questo caso possono aiutare protocolli visibili pubblicamente o la presentazione regolare dei risultati a tutti. Questo vale anche per misurare il successo dei punti approvati.

Ambiente protetto

Allo stesso tempo la stessa retrospettiva dovrebbe essere un luogo protetto in cui non ci dovrebbero essere riserve nell'esprimere critiche. Alcuni in un tale ambiente parlano apertamente solo di ciò che deve essere migliorato. Per esempio all'interno della propria squadra o senza il livello di gestione. Se necessario, le retro possono essere divise, per riuscire a trovare il giusto equilibrio tra la trasparenza e il bisogno di protezione.

Specifiche troppo rigide

Sono sempre gli stessi partecipanti a parlare in una retrospettiva? Le proposte vengono subito bocciate? O i singoli risultati sono già noti in anticipo? Questo non può funzionare. Le retro sono adatte solo ad agenzie e ad aziende, in cui esiste una cultura aperta.

I compiti sono definiti in modo impreciso o non sono seguiti

La domanda "chi fa cosa e quando" è estremamente importante. Le retrospettive richiedono che il gruppo definisca le responsabilità e le scadenze per ogni idea da realizzare.

Per quanto riguarda la sostenibilità delle misure: Qui vale la pena affidarsi a uno strumento di gestione dei progetti, in cui vengono inseriti i singoli compiti. Cosí si può sempre vedere a colpo d'occhio in quali zone una retro sta andando bene e dove deve essere migliorata. Ci sono diverse retrospettive nella tua azienda? Allora possono misurarsi tra loro o scambiarsi idee.

Pura tecnica, nessuna cultura

Non importa se parliamo di uno Sprint Retro o di un'altra variante: Non si tratta esclusivamente di elencare e risolvere sfide puramente tecniche. Anche l'interazione sociale e culturale all'interno della squadra dovrebbe essere evidenziata. Perché l'uno (lavoro efficiente) non funziona senza l'altro (spirito di squadra). I dipartimenti di sviluppo a volte hanno difficoltá a combinare le due cose. In questo caso possono aiutare corsi di formazione adeguati, vedi per esempio il nostro post sul blog sulla comunicazione non violenta.

Struttura poco chiara

Le retro dovrebbero creare lo spazio per poter parlare liberamente di argomenti conflittuali. Tuttavia hanno bisogno di un quadro chiaro e di una struttura fissa. Questo include capisaldi come l'implementazione regolare, il ruolo di moderatore, se necessario un ruolo separato per la documentazione o il protocollo, la gestione del tempo e - se desiderato - l'uso di speciali strumenti retro. Una nota su questo piú in lá. Le cinque fasi di una retro (vedi sopra) ti aiuteranno a mantenere la struttura.

Per tutti i punti menzionati sopra è possibile ottenere aiuto, se nell'agenzia o in azienda non sono disponibili abbastanza conoscenze in merito. Per esempio, attraverso corsi di formazione o trainer esterni.

Retros @ Raidboxes

In Raidboxes utilizziamo diverse forme di retrospettive per organizzarci. Da un lato, le classiche retrospettive Scrum dello sviluppo dei nostri prodotti, attraverso le quali ora possiamo agire molto più velocemente. Inoltre, il nostro team di assistenza, e presto anche noi del marketing, utilizziamo le retros interne al team per migliorare continuamente la qualità.

Inoltre, stiamo definendo un formato che includa tutti i colleghi di Raidboxes . Stiamo ancora cercando di trovare una soluzione. Stiamo ancora cercando di trovare una soluzione. A causa della nostra attuale crescita, non è più facile riunire tutti intorno a un tavolo. Un'idea che stiamo valutando: Ogni team invia due sostituti alla retrospettiva aziendale, con un processo a rotazione. In questo modo tutti avranno la possibilità di contribuire.

Temi per la retro

I punti positivi, così come le sfide, che portiamo in questo formato aziendale, provengono in parte dal nostro sondaggio tra i dipendenti. Lo facciamo ogni sei mesi. La priorizzazione degli argomenti è abbastanza semplice: li ponderiamo in base a quanto spesso o quanto urgentemente un punto è stato valutato in questo sondaggio.

Un altro approccio può essere quello di raccogliere gli argomenti per la retro in anticipo nel team. Se ci sono troppi punti per una retro, si vota: su quale di questi vogliamo discutere? Tutte le altre voci vanno automaticamente in un arretrato per la prossima retro.

Software retro: Ecometro

Ci sono ora una serie di strumenti disponibili per condurre una retrospettiva supportata da un software. Noi stessi lavoriamo con Echometer, che ha anche sede a Münster. Echometer è uno strumento che aiuta a condurre sistematicamente una retrospettiva di squadra. Per cogliere le potenzialitá e gli stati d'animo dei dipendenti.

È possibile scegliere da un pool di domande predefinite, selezionate secondo approcci psicologici, a cui i partecipanti rispondono. In alternativa é possibile anche inviare le proprie domande. Da questo pool di risposte Echometer guida il tuo team passo dopo passo attraverso la retrospettiva. Un vantaggio particolare: i risultati vengono documentati automaticamente e possono essere confrontati tra loro. In questo modo, dopo alcune retrospettive, si può vedere dove sono stati fatti miglioramenti o dove si può aggiustare qualcosa.

Fonti e ulteriori link

Ti piacerebbe implementare Retro o Scrum nella tua agenzia o azienda? Ecco alcune ulteriori fonti:

• Blog Sipgate: Le retrospettive come motore di miglioramento
• Projektmagazin.de: Cos'è una retrospettiva Sprint?
• t2informatik.de: Metodi della retrospettiva Scrum
• echometer: Metodi creativi per le retrospettive online
• Errori durante l'introduzione di Scrum
• Introduzione compatta a Scrum