Freelancer Tutorial

Freelancer werden Schritt für Schritt

Freelancer stehen bei Unternehmen und Agenturen hoch im Kurs. Doch welche konkreten Schritte sind für deinen Start in die finanzielle Unabhängigkeit erforderlich? In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du als Freiberufler:in erfolgreich werden kannst.

Was sind Freelancer?

Freelancer sind freiberufliche Dienstleister, deren Beschäftigungsverhältnis auf freier Mitarbeit und flexiblen Geldverdienst basiert. Im Gegensatz zu Angestellten sind freie Mitarbeiter:innen nicht weisungsgebunden in einem Unternehmen eingegliedert. Freelancer arbeiten ortsunabhängig und nach freier Zeiteinteilung auf Auftragsbasis. Dabei bezieht sich das Arbeitsverhältnis entweder auf ein bestimmtes Projekt oder erstreckt sich auf unabsehbare Zeit.

Wenn die Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum erfolgt, werden die Aufgabenbereiche von Freiberufler:innen oftmals in einem Werk- oder Dienstvertrag festgehalten. Die Bezahlung der erbrachten Dienstleistungen erfolgt in den meisten Fällen über Stunden- oder Tagessätze, deren Höhe durch die Freelancer definiert werden. Je nach Branche kommen auch andere Vergütungsoptionen zum Einsatz. Nicht selten bevorzugen es einige Auftraggeber, ihre freien Mitarbeiter:innen per Pauschale für ein Projekt zu bezahlen.

Freelancer vs Selbstständige

Obwohl Freelancer selbstständig tätige Personen sind, grenzen sie sich von Selbstständigen aufgrund des Berufsfeldes ab. Selbstständige üben eine eigenverantwortliche Tätigkeit ohne Festanstellung und unabhängig von einem Arbeitgeber aus.

Freiberufler:innen bilden eine Untergruppe der Selbstständigen, deren Tätigkeitsbereich sich auf die Ausübung freier Berufe bezieht, welche auch als Katalogberufe bekannt sind. Diese umfassen Berufsfelder, für deren Ausübung spezielle Fähigkeiten, Qualifikationen und Fachwissen erforderlich ist. Typische Katalogberufe sind künstlerische, wissenschaftliche, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten.

Selbstständige, die keiner freien Tätigkeit nachgehen, gelten nach der Gewerbeordnung als Gewerbetreibende und sind zur Anmeldung beim Gewerbeamt und zur Zahlung von Gewerbesteuer verpflichtet.

Ferner gibt es selbstständige Tätigkeiten, die durch das Raster der allgemeinen Definition fallen und nicht eindeutig dem gewerbetreibenden oder dem freiberuflichen Bereich zuzuordnen sind. In diesem Fall sorgt ein Anruf beim Finanzamt für Klarheit. Unabhängig davon, um welche Art von Existenzgründung es sich handelt, ist das Finanzamt eine unvermeidbare Anlaufstelle, bevor es zur Aufnahme der Tätigkeit kommt.

Gewerbeanmeldung ja oder nein?

Du solltest dich vorab gut von einer Steuerkanzlei beraten lassen, ob deine Tätigkeit als Freiberufler:in oder im Rahmen eines Gewerbes einzuordnen ist. Denn eine falsche Einstufung bzw. Korrektur durch das Finanzamt kann dich im Zweifelsfall viel Geld kosten, auch noch nachträglich.

Auch Freelancer gelten als Selbstständige. Allerdings ist der Begriff sowie der Tätigkeitsbereich von Freelancern nicht eindeutig definiert. Das Beschäftigungsverhältnis bezieht sich auf projektbezogene Dienstleistungen und basiert auf der eigenverantwortlichen Zusammenarbeit mit Unternehmen und Einzelunternehmer:innen. Charakteristisch für Freelancer ist, dass sie nicht sozialversicherungspflichtig sind und meist mit mehreren Auftraggebern zeitgleich zusammenarbeiten.

Anleitung: Freelancer werden

Damit der Einstieg in die Selbstständigkeit als Freelancer gelingt, gilt es einige Dinge und Formalitäten zu beachten. Die folgende Anleitung dient als Leitfaden, um mögliche Stolpersteine zu vermeiden, von der Planung bis hin zur ersten Auftragsabwicklung.

1. Tätigkeitsbereich definieren

Zu Beginn sollte feststehen, in welchem Bereich du als Freiberufler:in arbeiten möchtest. Hierfür ist eine Tätigkeit empfehlenswert, die du gut kannst, die dir Spaß bereitet und für die bereits ein umfangreiches Know-how vorhanden ist. Viele Auftraggeber setzen entsprechende Qualifikationen voraus.

2. Marktanalyse

Nachdem die Wunschtätigkeit festgelegt ist, solltest du prüfen, wie hoch aktuell die Nachfrage und das Umsatzpotenzial in dem jeweiligen Markt ist. Je höher die Nachfrage ist, desto besser sind die Verdienst- und Auftragsmöglichkeiten in diesem Bereich.

Im ersten Schritt der Marktanalyse ist es wichtig, die Zielgruppe und deren Probleme kennenzulernen. Des Weiteren ist eine Wettbewerbsanalyse der Konkurrenz erforderlich. Hierbei spielen Angebots- und Preisgestaltungen eine wichtige Rolle. Zudem lassen sich anhand von Kundenbewertungen die Fehler und Schwächen von konkurrierenden Freelancern ermitteln und vermeiden.

3. Finanzplanung und Kalkulation

Bevor es zur Abwicklung der ersten Kundenaufträge kommt, ist die Anmeldung beim Finanzamt zur steuerrechtlichen Erfassung erforderlich. Je nachdem, ob die Freelancer-Tätigkeit dem freiberuflichen oder dem gewerbetreibenden Sektor zuzuordnen ist, sind unterschiedliche Anmeldeschritte notwendig.

Facebook Freelancer Group
Gute Möglichkeit zur Vernetzung: Freelancer Gruppen auf Facebook

Gewerbetreibende müssen sich zusätzlich beim Gewerbeamt anmelden und erhalten im Anschluss ihre Steuernummer. Im letzten Schritt steht für gewerbetreibende Freelancer die Anmeldung bei der IHK oder HWK aus. Nach Abschluss dieser Formalitäten erfolgt die Kalkulation des Stundensatzes. Als Freiberufler:in ist es wichtig, die eigenen Fähigkeiten einzuschätzen und in Form eines realistischen Preismodells zu vermarkten.

Ein zu niedrig oder zu hoch angesetzter Stundenlohn zählt zu den häufigsten Anfängerfehlern. Als Orientierungshilfe dient hierbei die Preisgestaltung von konkurrierenden Freelancern. Im nächsten Schritt folgt die Anfertigung von Rechnungsvorlagen und die Erstellung eines Arbeitsplanes.

4. Unternehmerisches Erscheinungsbild

Nach den vorangegangenen Schritten folgt nun die Erstellung einer professionellen Onlinepräsenz, um die angebotenen Dienstleistungen der entsprechenden Zielgruppe zugänglich zu machen. Eine eigene Webseite oder Unternehmensprofile in sozialen Netzwerken sind hierfür ideal geeignet.

Marketing für deine Website

Du solltest darauf achten, ein Angebot zu erstellen, welches sich von der breiten Masse der Konkurrenz abhebt und durch Einzigartigkeit die Aufmerksamkeit von potenziellen Kund:innen weckt.

5. Kundenakquise

Die Kunden- und Auftragsakquise ist der wichtigste Teil, um Projektpartner zu finden und lukrative Kundenbeziehungen aufzubauen. Siehe das E-Book von Raidboxes Kundenakquise leicht gemacht. In erster Linie sind diverse Freelancer-Plattformen im heimischen und internationalen Bereich ein wirksames Mittel. Diese vermitteln Auftragnehmer und Auftraggeber in unterschiedlichen Branchen.

Alternativ bieten sich Networking-Plattform wie LinkedIn und Xing an. Auch Freelancer-Gruppen in Social Media, Jobbörsen oder direkte Anfragen bei Unternehmen sind geeignete Methoden.

6. Einkommensströme erweitern

Um als Unternehmer:in langfristig erfolgreich zu sein, ist es wichtig, mehrere Einkommensströme aufzubauen. Besonders im Freelancing-Bereich sind viele Tätigkeiten auf bestimmte Zeiträume festgelegt. Die Akquise von neuen Kundenbeziehungen ist demnach ein fester Bestandteil bei Freelancern. Wer sein Business auf mehrere Einkommensquellen stützt, steht beim Wegfall eines Einkommensstroms nicht vor einem finanziellen Totalausfall.

Finanz 101 für Freelancer

Um das Bestehen deines eigenen Unternehmens langfristig zu gewährleisten, solltest du dich mit den verschiedenen finanziellen Aspekten deiner Tätigkeit auseinandersetzen.

Ausgabenmanagement

Um die Rentabilität der Arbeit in Bezug auf die erwirtschafteten Einnahmen beurteilen zu können, ist eine präzise Ausgabenverwaltung unerlässlich. Eine zeitsparende Lösung, um alle geschäftlichen und privaten Ausgaben im Überblick zu behalten, sind spezielle Buchhaltungstools und Exel-Sheets. Besonders wiederkehrende Ausgaben wie Lebensmittel, Mietkosten, Internet- und Telefongebühren sowie Versicherungsbeiträge spielen eine wichtige Rolle.

Budgetierung

In den meisten Fällen unterliegt das monatliche Einkommen von Freiberufler:innen erheblichen Schwankungen. Dies macht die Budgetierung im Gegensatz zu einem Gehaltsscheck in einem Angestelltenverhältnis schwerer.

Der erste Schritt, um eine klare Finanzstruktur zu schaffen, ist die Trennung von privaten und geschäftlichen Geldern. Eine effektive und häufig eingesetzte Budgetierungsmethode funktioniert nach der 50/30/20-Regel.

Hierbei werden 50 Prozent für Grundausgaben, 30 Prozent für persönliche Bedürfnisse und 20 Prozent zum Sparen aufgewendet. Vorab können Freelancer ein Geschäftskonto beantragen und unterschiedliche Finanzströme mit Unterkonten strukturieren.

Vorsorge nicht vergessen

In jedem Fall solltest du dich auch hierbei beraten lassen, welchen Anteil du zusätzlich zurücklegen und einkalkulieren solltest, vor allem für die Altersvorsorge. Sehr viele Freiberufler:innen vernachlässigen dies zu Beginn ihrer Tätigkeit, was sich später nur schwer aufholen lässt.

Rücklagen bilden

Um Krisenzeiten zu überstehen oder sich gegen einkommensschwache Monate abzusichern, ist das Anlegen eines finanziellen Polsters unverzichtbar. Rücklagen sichern deine Existenz als Freiberufler:in ab und sind für unvorhergesehene Ausgaben, Steuerforderungen oder als zusätzliche Altersvorsorge sinnvoll. Für eine effiziente Rücklagenbildung ist ein durchdachter Sparplan mit einem konkreten Zielbetrag und einem definierten Zeitraum erforderlich.

Steuerverwaltung

Mit steuerlichen Absetzungen lässt sich die Gewinnspanne der Freelancer-Tätigkeit erhöhen, ohne dass zusätzlicher Arbeitsaufwand erforderlich ist. Zu den häufigsten Geschäftsausgaben, die Freelancer von der Steuer absetzen können, zählen unter anderem Werbungskosten, Büromiete, Buchhaltungsdienste, Webhosting sowie Mobil- und Internetkosten.

Je nach Branche und Tätigkeit gelten unterschiedliche Regelungen. Ich empfehle dir auf jeden Fall die Beratung durch eine fachkundige Steuerkanzlei. Auf diese Weise lassen sich pro Jahr erhebliche Summen einsparen. Unter Umständen kannst du auch von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und bist von der Umsatzsteuer befreit.

Freelancer und Kundenakquise

Die Generierung von Neukunden bildet die Grundlage deines finanziellen Erfolgs. Im Folgenden stelle ich dir fünf effektive Methoden vor, die für Freelancer geeignet sind.

Weiterempfehlungen

Weiterempfehlungen sind für Freelancer die effizienteste Form der Neukundengewinnung. Sie unterstreichen deine Qualität als Dienstleister und basieren auf einer hohen Kundenzufriedenheit. Wenn du als Freiberufler:in konstant gute Arbeit leistest und die Kundenwünsche exakt umsetzt, hast du gute Chancen, eine Weiterempfehlung zu erhalten.

Auch die Implementierung einer Bewertungsfunktion auf der eigenen Webseite ist ein hilfreiches Werkzeug, um Kundenfeedback zu erhalten. Nach einem gelungenen Auftrag kannst du deine Auftraggeber zudem bitten, eine Bewertung abzugeben.

LinkedIn

LinkedIn ist ein soziales Netzwerk, das auf Beruf und Karriere spezialisiert ist. Auf dieser Plattform haben Freelancer die Möglichkeit, ein Profil anzulegen und sich ein Netzwerk aus Fachleuten und potenziellen Auftraggebern aufzubauen.

LinkedIn Freelance Groups
Freelancer Gruppen auf LinkedIn

Die Kundenakquise erfolgt in erster Linie über die Generierung von Mehrwert in Form von LinkedIn-Posts. Auf diese Weise positionierst du dich als fachkundige Autorität und kannst deine Dienstleistung seriös an Neukunden vermarkten. Siehe den Beitrag zum LinkedIn Marketing.

Facebook Gruppen

Mit einem professionell angelegten Facebook-Profil und dem Beitritt in einschlägigen Freelancer-Gruppen lassen sich schnell neue Kundenbeziehungen aufbauen. Gehe dabei auf die Fragen und Probleme deiner Zielgruppe ein, biete aktiv deine Hilfe an und schaffe Mehrwert durch fachspezifische Postings.

Grundsätzlich ist eine Mitgliedschaft in allgemeinen Gruppen wie beispielsweise “Rising Tide Society” oder “Project Freedom to Freelance” sinnvoll. Dies sollte immer in Kombination mit der Mitgliedschaft in branchenspezifischen Gruppen erfolgen. Für den Aufbau von langfristigen und gewinnbringenden Geschäftsbeziehungen ist die Facebook Gruppe „Freelancer Projects” geeignet.

Plattformen für Remote-Jobs

Remote-Job-Plattformen sind eine hervorragende Möglichkeit, um mit Auftraggebern direkt in Kontakt zu treten. Im Gegensatz zur Kaltakquise stehen hier bereits zahlreiche Neukunden zur Verfügung, die eine Dienstleistung benötigen. Freiberufler:innen können sich auf ausgeschriebene Jobs bewerben und somit schnell lukrative Kooperationen abschließen. Etablierte Remote-Job-Plattformen sind Indeed, remote-job.net und weworkremotely.com.

Weitere Ressourcen für Freelancer

Der Start in die Selbstständigkeit ist zu Beginn mit vielen Herausforderungen verbunden. Das Internet hält für angehende Freelancer eine Reihe von nützlichen Ressourcen bereit, welche die Arbeit und das Akquirieren von Aufträgen erleichtern.

Bücher und Hörbücher

Erfolgreiche Freiberufler:innen bilden sich stets weiter und frischen ihr Wissen mit zeitgemäßem Know-how auf. Bestimmte Exemplare gelten in der Selbstständigkeit als Pflichtlektüre und sind perfekt für angehende Freelancer geeignet. Dazu zählt unter anderem das Buch „Die 4-Stunden-Woche“ von Timothy Ferriss oder „Freelancing Business: Mehr Zeit und Geld als Freiberufler“ von Tim Chimoy.

Wem die Zeit oder die Lust fehlt, um ein Buch zu lesen, kann auf Hörbuch-Apps ausweichen und sich ortsunabhängig ein Buch auf dem Smartphone oder Tablet anhören. Siehe meinen Beitrag 10 Hörbuch-Apps im Test.

Konferenzen

Konferenzen bieten Freiberufler:innen eine hervorragende Gelegenheit, sich zu vernetzen und mit potenziellen Kund:innen in Kontakt zu treten. Durch die Teilnahme an branchenspezifischen Konferenzen können sich Freelancer über die neuesten Trends, Technologien und Herausforderungen in ihrem Bereich informieren.

Dieses Wissen hilft dir nicht nur, über die neuesten Trends auf dem Laufenden zu bleiben, sondern positioniert dich auch als Expert:in auf deinem Gebiet. Darüber hinaus ermöglichen Konferenzen, potenzielle Kund:innen persönlich zu treffen und Beziehungen aufzubauen, die zu langfristigen Partnerschaften führen können. Aus diesen Gründen sind Konferenzen ein wichtiger Teil der Marketingstrategie.

Plattformen für Freelancer

Speziell auf Freelancer ausgerichtete Plattformen sind eine vielversprechende Möglichkeit, um an Aufträge zu kommen. Beispielsweise sind freelancer.com, Guru, PeoplePerHour und Outsourcely etablierte Webseiten mit guten Verdienstmöglichkeiten. Die Plattformen sind sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Freelancer geeignet und verbinden Auftraggeber und Auftragnehmer auf internationaler Ebene.

Freelancing ist für mich persönlich ein zukunftsorientiertes Arbeitsmodell, um mit wenig Kapital und geringem Risiko in die Selbstständigkeit zu starten. Das Freelancer-Dasein bietet mir zahlreiche Vorteile und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten nach freier Zeiteinteilung.

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