Feedback ist eigentlich ein alter Schuh. Trotzdem wird es viel zu häufig falsch angewendet. Wer einmal in einer richtigen Feedbackkultur gearbeitet hat, der weiß um die transformative Wirkung. Im folgenden Artikel gebe ich dir zehn Tipps, wie du und dein Team eure Feedbackkultur noch verbessern könnt.

Feedback hat irgendwie jeder schon einmal gehört und vielleicht auch schon gegeben oder erhalten. Ich selbst bin das erste Mal in meiner Studentenorganisation AIESEC mit einer richtigen Feedbackkultur in Berührung gekommen. Für mich war es eine Erleuchtung. Offenes und ehrliches Feedback hat mich von allen persönlichen und fachlichen Fortbildungen am meisten weitergebracht.

Bei Raidboxes ist Feedback ein integraler Bestandteil der Unternehmenskultur geworden. Im folgenden Beitrag gebe ich dir zehn Tipps, wie du deine Feedbackkultur noch weiter verbessern kannst.

Warum Feedback?

Feedback ist in vielen Firmen eine Pflichtveranstaltung. Einmal pro Jahr kommt das Evaluationsgespräch, zumindest wenn der Vorgesetzte nichts Wichtigeres zu tun hat. Richtig eingesetzt bringt eine Feedbackkultur folgende Vorteile mit sich:

• Persönliche Konflikte lassen sich schneller und effektiver lösen
• Aggressionen werden beim Feedback-Geber abgebaut, bevor sie eskalieren
• Der Feedback-Nehmer lernt seine Stärken und Schwächen deutlich besser kennen
• Der Feedback-Nehmer kriegt seinen “blinden Fleck” aufgezeigt (Johari-Fenster)

Feedback-Tipp #1: Vorher Notizen machen

Dies wird häufig vernachlässigt oder als unnötig erachtet. Natürlich kannst du spontan einer Person ein paar Feedback-Punkte nennen. Insbesondere, wenn du eigentlich nur deine Kritik loswerden möchtest.

Für ein angemessenes und ausgewogenes Feedback solltest du dir allerdings mindestens zehn Minuten Zeit nehmen und sowohl positive als auch verbesserungswürdige Aspekte notieren. Du wirst erstaunt sein, was dir alles noch einfällt.

Feedback-Tipp #2: Der Power-Burger

Der wichtigste Aspekt beim Geben von Feedback ist die Struktur und Art und Weise, wie es gegeben wird. Berühmt ist hier der Power-Burger.

Bei einem Burger gibt es zunächst die Burger Buns, die das Fleisch (die Kritik) umhüllen. Am Anfang solltest du dem Adressaten deines Feedbacks sagen, was du an ihm schätzt und welche positiven Aspekte es bei ihm hervorzuheben gilt. Diese erste Einführung dient dazu, dass sich das Gegenüber öffnet und das folgende Feedback mit einem besseren Gefühl entgegennehmen kann.

Insbesondere, wenn du selbst aus irgendeinem Grund aufgebracht und viel auf negative Aspekte konzentriert bist, denke daran: Es gibt immer positive Aspekte bei einer Person. Wenn dir spontan keine Punkte einfallen, solltest du dich in Ruhe hinsetzen und darüber nachdenken.

Nun folgt die Kritik, also das Fleisch im Feedback-Burger. Die zwei folgenden Tipps geben dir noch genauere Hinweise, wie du diese am besten formulierst.

Zu guter Letzt solltest du mit etwas Positivem abschließen. Dies ist das letzte Burger-Brötchen und rundet das Gespräch ab. Beide Seiten gehen mit einem besseren Gefühl aus dem Gespräch. Beispiel:

“Nichtsdestotrotz bin ich sehr froh, dich als Teammitglied dabei zu haben und bin sehr zuversichtlich, dass du dich hier noch einmal deutlich steigern kannst.”

Feedback-Tipp #3: Kritik immer aus der Ich-Perspektive

Beim Feedback teilst du nur deine eigene subjektive Perspektive mit jemandem. Hier gibt es per se keine objektive Wahrheit, sondern höchstens Intersubjektivität (mehrere Personen nehmen den gleichen Sachverhalt war).

Daher ist es ganz wichtig, dass Kritik aus der Ich-Perspektive formuliert wird. Gerade, wenn du noch nicht häufig Feedback gegeben hast, ist dies überhaupt nicht selbstverständlich. In unserem Alltag kommunizieren wir nämlich in der Regel in der Du-Form.

“Du bist faul.” (Du-Perspektive)

“Mir scheint es, als könntest du dein Arbeitspensum noch erhöhen.” (Ich-Perspektive)

Formulierungen aus der Ich-Perspektive enthalten häufig folgende Phrasen:

“Ich nehme dies … wahr.”
“Aus meiner Sicht…”
“Mir kommt es so vor, dass…!”
“Ich fühle mich…”
“Mir scheint es, als…”

Wenn dein Gegenüber anfängt, mit dir zu diskutieren, ist es ein gutes Indiz dafür, dass du in die Du-Perspektive gerutscht bist. Gerade Du-Formulierungen werden häufig als Angriff aufgefasst.

Feedback-Tipp #4: Konstruktive Vorschläge mitgeben

Dem Gegenüber mitzuteilen, was dir nicht so gut gefällt, ist ein erster Schritt. Allerdings sollte sich daran ein konkreter Hinweis anschließen, was du dir als Verbesserung wünschst. Nur so kann der Feedback-Nehmer auch wirklich etwas ändern und deinen Erwartungen in Zukunft entsprechen.

Beispiel: “Ich würde mir wünschen, dass du mindestens von 9 bis 18 Uhr im Büro bist.”

Feedback-Tipp #5: Nach der anderen Perspektive fragen

Bei deinem Feedback sollten Diskussionen unbedingt vermieden werden. Sie haben in einem Feedback-Gespräch nichts zu suchen, da der Feedback-Geber nur seine subjektive Wahrnehmung teilt.

Trotzdem macht folgende Frage am Ende eines Gesprächs Sinn:

“Wie siehst du das?”

Hiermit gibst du deinem Gegenüber die Möglichkeit, seine Perspektive zu teilen. Im Optimalfall – und das kommt durchaus häufig vor – sieht er es genauso. Sollte der Feedback-Nehmer anderer Meinung sein, ist das auch völlig in Ordnung. Hier liegt es an dir, seine Wahrnehmung zu respektieren.

Der Feedback-Nehmer hat drei Möglichkeiten mit Feedback umzugehen:

1. Kommunikation anpassen

Aus seiner Sicht kann das Feedback falsch sein. Für ihn kann es bedeuten, dass er bestimmte Aspekte in seiner Kommunikation verbessern muss, um beim Gegenüber eine andere Wahrnehmung zu erzeugen.

Der Feedback-Nehmer kommt bspw. jeden morgen schon um sieben Uhr ins Büro, geht dafür schon zwischen 16:30 und 17:00 Uhr. Der Feedback-Geber kommt immer erst um neun Uhr ins Büro. Um Missverständnisse zu vermeiden, könnte der Feedback-Nehmer nun darauf achten, deutlich zu kommunizieren, dass er häufig schon sehr früh im Büro ist. Ein Beispiel für eine angemessene Reaktion:

“Ich kann verstehen, dass dieser Eindruck entstanden ist und werde darauf achten, klarer zu kommunizieren, dass ich tatsächlich jetzt schon viel mehr arbeite.“

2. Annehmen und Verbesserung einleiten

Unter Umständen teilt der Feedback-Nehmer die Kritik. Er passt sein Verhalten entsprechend an, um in Zukunft seine Leistung zu verbessern.

“Ich kann verstehen, dass hier ein höheres Arbeitspensum eingefordert wird und werde mich demnächst intensiver einbringen.”

3. Wahrnehmen und Verhalten nicht anpassen

Der Feedback-Nehmer teilt die Kritik nicht und möchte sein Verhalten nicht weiter anpassen. Auch das ist legitim, kann auf längere Sicht allerdings negative Konsequenzen haben.

“Aus meiner Sicht erziele ich in kurzer Zeit sehr gute Ergebnisse und halte daher mein Arbeitspensum für angemessen.”

Feedback-Tipp #6: Selbst nach Feedback fragen

Wie etablierst du nun eine richtige Feedbackkultur im Unternehmen? Eine Kultur, wo Kollegen auch untereinander Feedback geben und es nicht immer der Chef ist, der seine Mitarbeiter kritisiert.  

Da wir bei Raidboxes Holokratie nutzen, lag der Gedanke nahe, bei den monatlichen Governance Meetings auch einen Slot für Feedback-Gespräche freizuhalten. Zu mehr Feedback hat dies allerdings nicht geführt.

Ziel sollte es sein, dass jeder sowohl Feedback gegeben als auch Feedback empfangen hat. Am besten mehrfach und auf eigene Initiative hin.

Um eine echte Feedbackkultur in Gang zu bringen, empfehlen sich folgende Punkte:

• Auch als Chef die Mitarbeiter nach ihrem Feedback-Fragen. Das Feedback-Gespräch kann von vorneherein auf Beidseitigkeit angelegt sein.
• Selbst regelmäßig Feedback geben. Wenn jemand mitbekommt, dass Feedback nichts Schlimmes ist und Teil einer offenen Kultur, gibt er eher selbst Feedback.
• Diskussionen immer offen führen. Wenn auch bei Sachdiskussionen nichts verschwiegen wird, herrscht auch bei persönlichen Beziehungen eine offene Kommunikationskultur.
• Sich öffentlich gegen Lästern aussprechen. Lästern hat in einem Unternehmen nichts zu suchen. Wenn jemand Probleme mit einer Person hat, sollte schnellstmöglich das Feedback-Gespräch gesucht werden. Dies sollte bei den ersten Tendenzen von Lästereien direkt öffentlich klargestellt werden.

Feedback-Tipp #7: Mediatoren einschalten

Manchmal kann es passieren, dass besonders schwerwiegende Konflikte auftreten. Für diese Fälle sollte es eine Mediator-Rolle im Unternehmen geben, die dann den Feedback-Prozess moderiert und auf oben genannte Punkte achtet.  

Der Mediator sollte nach Möglichkeit Moderationserfahrung und Feedback-Erfahrung mitbringen und nicht Teil der Geschäftsführung sein. So kann er auch bei kritischen Themen für ein ausgewogenes Machtverhältnis sorgen.

Feedback-Tipp #8: Feedback auch spontan geben

Ein großer Fehler ist es, wenn die Feedbackkultur zu einer formalen Aktion verkommt. Im schlimmsten Fall sitzt man einmal pro Jahr zusammen und arbeitet eine Checkliste ab, ohne offen und ehrlich miteinander zu sprechen. Viele Punkte im Laufe des Jahres sind schon wieder vergessen und für Verbesserungsvorschläge fehlen konkrete Beispiele. Gewisse Meinungen über Kollegen haben sich bereits verfestigt, da sie keine Chance hatten, ihr Verhalten zu korrigieren.

Daher kommt es bei Raidboxes auch durchaus vor, dass eine Person auch mehrmals pro Quartal Feedback erhält oder dies aktiv einfordert.

Feedback-Tipp #9: Feedback darf auch nur positiv sein

Häufig herrscht die landläufige Meinung, dass Feedback per se schlecht sein oder immer Kritik beinhalten muss. Dies ist aus meiner Sicht nicht so. Gerade besonders gute Mitarbeiter machen häufig alles richtig und begeistern damit, dass sie Erwartungen übertreffen und es gar keinen großen Redebedarf gibt.

Trotzdem solltest du dich mindestens jedes halbe Jahr einmal kurz mit deinen Kollegen zusammensetzen und ihnen mitteilen, wie sehr du ihre Arbeit schätzt. Gerade, wenn es in der Vergangenheit auch Kritikpunkte gab, ist es besonders schön zu erfahren, dass diese nicht mehr als solche wahrgenommen werden und die eigene Weiterentwicklung geschätzt wird.

Feedback-Tipp #10: Feedback zielgerichtet geben

Gerade, wenn es schon viele Feedback-Gespräche gab, können Situationen entstehen, wo man sich nichts mehr Neues zu sagen hat. Daher ist es wichtig, Feedback in die Personalentwicklung mit einzubeziehen.

Es bringt letztendlich nichts, einem Kollegen konstant seine Stärken und Schwächen vorzuhalten. Ziel sollte es sein, dass jeder nach seiner individuellen Persönlichkeit in Bereichen arbeitet, die den Stärken entsprechen. Feedback-Gespräche sollten daher auch durchaus Anlass sein, Stellenbeschreibungen zu ändern.

Am besten orientiert sich Feedback an einem Stärkenprofil, was jeder Kollege im Optimalfall erreicht. Dieses kann aufgeteilt sein nach fachlicher, sozialer, strategischer, methodischer und persönlicher Kompetenz. An das Erreichen der Kompetenzen können entsprechende Beförderungen geknüpft sein. So herrscht im Unternehmen eine breite Transparenz darüber, was erwartet wird. Durch die Feedback-Gespräche weiß dann jeder Einzelne, wo er gerade steht, ohne konstant auf Defizite aufmerksam gemacht zu werden.

Fazit – Feedback will geübt sein

Ich hoffe, du konntest noch den ein oder anderen Punkt mitnehmen, um deine Feedbackkultur (oder die deines Teams) weiter zu verbessern. Konstruktives Feedback geben und erhalten mag sich zwar zunächst einfach anhören – in der Realität erfordert es allerdings besonders bei negativer Kritik durchaus Feingefühl und Übung.

Wie du gesehen hast, gibt es einige Aspekte, die es beim Thema Feedback zu beachten gilt. In diesem Sinne: Viel Spaß beim Üben!