Retrospectivas para agencias y empresas: Más eficiencia y satisfacción

9 min.
Retrospectiva en Scrum para Agencias y Empresas

¿Qué marcha sobre ruedas bien en el equipo y en el proyecto? ¿Y qué no va tan bien? ¿Qué medidas pueden derivarse de esto? Las retrospectivas son una forma perfecta de aportar motivación e impulso a tu empresa tu agencia. Te mostramos cómo configurar una retrospectiva, qué es lo que hay que hacer y lo que no.

Una retrospectiva es un tipo de revisión o mirada retrospectiva para determinar juntos en un grupo, un equipo o para una organización completa qué éxitos se han conseguido en un periodo de tiempo definido. Puedes utilizarlo para poner a prueba tu gestión de proyectos o el desarrollo ágil del software, pero también se puede aplicar a cualquier otra área de tu empresa. Al mismo tiempo, las reuniones de retrospectiva aclaran la cuestión de si la cooperación en los equipos funciona realmente de forma fluida, y cómo es el grado de satisfacción de tus empleados.

Reglas básicas

Las retrospectivas son eficaces. Cada unidad o departamento ofrece suficiente espacio para las sugerencias de mejora, que se trasladan inmediatamente a proyectos concretos. Esto es exactamente lo que hace que las retrospectivas sean tan valiosas y sostenibles. Esta revisión se lleva a cabo (si se hace bien) de tal forma que

  1. permita que todos los miembros del grupo o equipo den su opinión.
  2. ofrece un espacio para diferentes formas de retroalimentación, sin evaluarla inmediatamente
  3. constituye una reunión con lenguaje constructivo, con visión de futuro, respetada por todos/as y en la que se debate con transparencia

Las retrospectivas no solo son adecuadas para empresas o agencias, sino también para ONGs, asociaciones, grupos de voluntarios, iniciativas de código abierto o proyectos sociales y políticos. Especialmente el entorno del código abierto (Open Source) o WordPress aprecian estos circuitos o rondas de retroalimentación en las que se basan tales retrospectivas. Al fin y al cabo, se implica a todo el equipo de desarrollo y se revelan los procesos de toma de decisiones.

Las retrospectivas son tan útiles para los proyectos técnicos como para mejorar la cultura corporativa. A continuación, una breve descripción de dos posibles variantes:

Retrospectiva de Scrum

Las retrospectivas son clásicamente conocidas por el método de gestión de proyectos Scrum. Especialmente los equipos de desarrollo de software o de diseño web confían en Scrum porque ofrece una antítesis a los proyectos clásicamente organizados de forma jerárquica del tipo "yo te digo lo que tienes que hacer y cuándo". Hasta cierto punto, los desarrolladores se organizan en Scrum. Sin embargo, existen estructuras fijas (por ejemplo, el Scrum Board) y períodos de tiempo fijos (los conocidos "sprints"). Las subtareas hacen que el conjunto sea especialmente flexible y, por tanto, ágil. La retrospectiva en sí se desarrolla en cinco fases:

  1. Introducción: aquí es donde se consigue que el equipo se ponga en ambiente para la retrospectiva, se definen los objetivos de la reunión, se vuelve a explicar el proceso organizativo si es necesario o se presenta a los nuevos participantes.
  2. Recopilación de datos: este paso sirve para recoger los temas que se van a destacar en la reunión. En otras palabras, los puntos que han ido bien, pero también aquellas para las que se desea una optimización o que provocan conflictos. En un principio, todas las aportaciones y contribuciones están permitidas aquí (la priorización conjunta se produce después).
  3. Ganar en perspicacia: los puntos registrados se discuten en conjunto. ¿Cuáles son las causas de la evolución positiva, pero también de la evolución que debe optimizarse? ¿Qué puede derivarse de esto para otros proyectos o para la cooperación en el equipo?
  4. Adoptar medidas: el grupo decide conjuntamente qué medidas de mejora deben aplicarse a los siguientes "sprints". Estas medidas deben formularse de la manera más concreta posible ("quién hace qué y cuándo") y registrarse por escrito.
  5. Conclusión de la retrospectiva: en esta última fase puedes resumir los resultados una vez más, aclarar las últimas preguntas abiertas, apelar a todos los participantes y hacer una breve "retrospectiva de la retrospectiva".

Para algunos equipos, agencias y empresas, esta forma tan abierta de intercambio requiere inicialmente un cierto tiempo de adaptación. Luego puede ocurrir que al principio llegue poca retroalimentación, o que incluso surjan conflictos y reproches mutuos. Esto puede evitarse, a este respecto te daré unos consejillos.

ecómetro scrum retro
Una retrospectiva soportada por software, aquí con Echometer

Tarde o temprano, las retrospectivas deberían conducir a las siguientes mejoras:

  • Los plazos en el desarrollo de software o en el proyecto se pueden planificar mejor, se eliminan los obstáculos que limitan
  • La empresa crea los recursos necesarios de carácter técnico, estructural o humano para poder trabajar adecuadamente.
  • Los/as empleados/as abordan los conflictos más abiertamente y los resuelven juntos.
  • El equipo no solo se centra en lo que no va bien, sino también en los puntos positivos y en la optimización del proceso.
  • No solo los retos técnicos están en primer plano, sino también la unión y el estado de ánimo del equipo.

Si no se consigue uno o varios de estos puntos, el equipo puede trabajar conjuntamente en el formato, las herramientas, los procesos de toma de decisiones, la implicación de todos los participantes o la moderación. O el equipo determina que primero hay que crear ciertos requisitos previos. Puede tratarse, por ejemplo, de procesos de desarrollo uniformes o de una mejor comunicación o motivación dentro de la empresa.

Retrospectiva de equipo

Y esto nos lleva a la segunda función que pueden tener las retrospectivas. Aparte de los procesos puramente relacionados con el proyecto o como complemento de las retrospectivas técnicas, pueden utilizarse para reforzar la cohesión en la agencia o la empresa. Ningún equipo puede prescindir de los conflictos. Es crucial tratarlos de forma abierta y orientada a la búsqueda de soluciones para que la organización no se preocupe sólo de sí misma o se quede en el "trabajo de manual".

Retrospectivas libres en equipo que no están involucrados en Scrum o cualquier otro método utilizan principalmente las siguientes tres preguntas:

  • ¿Qué ha funcionado bien? ¿En qué casos hemos trabajado bien juntos y por qué?
  • ¿Qué es lo que no ha funcionado bien? ¿Dónde se puede mejorar algo en la cooperación?
  • ¿Qué esperamos mejorar, vamos a probar? ¿Quién se encargará de la aplicación y para cuándo?

En este caso, la retrospectiva está organizada de forma menos rígida que en Scrum. En principio, el equipo es libre de determinar el formato en el que se aclaran las cuestiones que se acaban de enumerar. Sin embargo, un formato regular (como una retrospectiva cada dos meses), una selección representativa de los participantes, documentación detallada y resultados por escrito son útiles. También una persona que se encarga de la invitación, la moderación y la tramitación.

Los temas de las retrospectivas deben provenir de los/as propios/as empleados/as (más información al respecto más adelante). Para iniciar este proceso, tiene sentido recoger regularmente las opiniones de antemano. Y para proporcionar tanto apoyo como motivación. Por ejemplo, en el contexto de encuestas (posiblemente anónimas) o a través de una función especial en la empresa. Puedes leer cómo esto se ve reflejado en nuestro artículo sobre Salud Mental en empresas.

Especialmente, los/as empleados/as que han trabajado previamente en una empresa muy estructurada jerárquicamente, no están acostumbrados/as a hacer contribuciones abiertas y valientes a una cultura corporativa. Solo conseguirás cambiar y mejorar la comunicación en tu empresa si existe un concepto en el que todos/as puedan expresar libremente su opinión.

Qué SÍ hacer en una retrospectiva

Independientemente de si se trata de una retrospectiva técnica o más bien cultural, hay algunos requisitos previos y también herramientas que contribuyen al éxito de la reunión:

  • Moderación: en la retrospectiva del sprint, este papel lo asume el "Scrum Master" o líder de Scrum. En una retrospectiva no formal, esta tarea puede determinarse libremente, quizás incluso como parte de una rotación.
  • Jerarquías planas: es importante que los/as moderadores/as dirijan la reunión como participantes en igualdad de condiciones, no "desde arriba". Lo mismo ocurre con las personas de la dirección u otros altos cargos.
  • Definir un conjunto de reglas: cuando surgen malentendidos o desacuerdos durante las retrospectivas, es importante y ayuda recordar los valores comunes de la agencia o de la empresa. No como una lista de prohibiciones, sino en forma de ejemplos que representan una comunicación positiva. Échale un vistazo, por ejemplo, al Código de Conducta de RAIDBOXES.
  • Acuerdos vinculantes: aquí se incluye el registro o protocolo de los resultados. Pero también para no decidir por aquellos que no estén presentes. En caso de duda, hay que ampliar el grupo de participantes. O, en función de los temas previstos, se puede invitar a personas de otros departamentos y equipos.
  • Medir el éxito: ¿las medidas adoptadas hasta ahora conducen a mejoras? Si no es así, ¿cómo puede ser una conclusión más concreta del retro? ¿Pueden probarse o medirse los éxitos? ¿Se reduce la carga de trabajo de forma sostenible o mejora el estado de ánimo del equipo?

El último punto en particular es importante: solo los resultados positivos refuerzan el sentido de la retrospectiva de forma permanente y es aceptada por todos/as. Porque no todos los miembros de tu equipo entenderán el significado de las retrospectivas desde el principio. El pretexto "es inútil de todos modos" solo puede refutarse si los éxitos se hacen visibles. Y si regularmente se reúnen todos los roles de la empresa.

Qué NO hacer en una restrospectiva

La lista de los puntos que NO hay que hacer se obtiene de la lista anterior. Pero los riesgos también acechan más allá si las retrospectivas no están bien pensadas o se orientan de forma imprecisa:

Círculo improductivo de participantes

La franqueza y a veces el tacto son necesarios aquí. Es perjudicial que los individuos del equipo no se sientan incluidos. Por otro lado, las rondas demasiado extensas - o con demasiada mezcla temática - se vuelven rápidamente improductivas. Si los temas individuales no se pueden aclarar en el grupo grande, se pueden realizar retrospectivas en círculos más pequeños.

Poca transparencia

Si otros departamentos sienten que no tienen conocimiento de los resultados de una retrospectiva, rápidamente surge el malestar o la frustración. En este caso, los protocolos públicamente visibles o la presentación periódica de los resultados a todo el mundo pueden ser de gran ayuda. Esto también se aplica para la medición del éxito de los puntos aprobados.

Contexto protegido

Al mismo tiempo, la propia retrospectiva debe considerar un lugar protegido para que no haya reservas a la hora de expresar críticas en ella. Algunos solo hablan abiertamente de lo que hay que mejorar en ese entorno. Por ejemplo, dentro del propio equipo o sin el nivel de dirección. Si es necesario, las retrospectivas podrían dividirse para encontrar el equilibrio adecuado entre la transparencia y la necesidad de protección.

Especificaciones demasiado estrictas

¿Son siempre los mismos participantes los que intervienen en una retrospectiva? ¿Se rechazan rápidamente las sugerencias? ¿O los resultados individuales ya se conocen de antemano? Esto no va a funcionar. Las retrospectivas solo son adecuadas para agencias y empresas en las que exista una cultura abierta.

Las tareas están definidas de forma imprecisa o no tienen seguimiento

La cuestión de "quién hace qué y cuándo" es extremadamente importante. Las retrospectivas exigen que el círculo defina las responsabilidades y los plazos para la aplicación de cada idea.

En cuanto a la sostenibilidad de las medidas: en este caso, merece la pena recurrir a una herramienta de gestión de proyectos en la que se introduzcan las tareas individuales. Así, siempre podrás ver de un vistazo en qué áreas una retrospectiva va bien y en cuáles debe mejorarse. ¿Tienes varias retrospectivas en tu empresa? En caso afirmativo, ambas podrán medirse e intercambiar ideas.

Tecnología pura, cero cultura empresarial

No importa se utiliza una retrospectiva de sprint o cualquier otra variante: no se trata exclusivamente de enumerar y resolver retos puramente técnicos. También hay que examinar la interacción social y cultural dentro del equipo. Porque uno (trabajo eficiente) no funciona sin el otro (espíritu de equipo). Los departamentos de desarrollo a veces tienen dificultades para combinar ambas cosas. En este caso, las formaciones adecuadas pueden ayudar. Mírate nuestra entrada de blog sobre la comunicación no violenta.

Pasos de la comunicación no violenta
CNV: Los cuatro pasos de la Comunicación No Violenta

Estructura poco clara

Las retrospectivas deben crear espacio para poder hablar libremente sobre temas conflictivos. Sin embargo, necesitan un contexto claro y una estructura fija. Esto incluye puntos clave como la aplicación regular, el papel de moderador, si es necesario un papel separado para la documentación o las actas, la gestión del tiempo y, si se desea, el uso de herramientas retro especiales. Las cinco fases de una retrospectiva (v. arriba) te ayudarán a mantener la estructura.

Puedes obtener ayuda para todos los puntos mencionados anteriormente si no hay suficientes conocimientos disponibles en tu empresa. Por ejemplo, a través de la formación o de formadores externos.

Retrospectivas @ RAIDBOXES

En RAIDBOXES, utilizamos varias formas de retrospectivas para organizarnos. Por un lado, las clásicas retrospectivas de Scrum por parte de nuestro departamento de desarrollo de productos, a través de las cuales ahora podemos actuar mucho más rápido. Además, nuestro equipo de soporte técnico -y pronto también el de marketing- utiliza retrospectivas internas para mejorar continuamente la calidad.

Además, actualmente estamos estableciendo un formato que involucra a todos los colegas en RAIDBOXES. Todavía estamos en la fase de descubrimiento. Debido a nuestro actual crecimiento, ya no es fácil reunir a todos en una mesa. Una idea que estamos investigando: cada equipo envía a dos adjuntos a la retrospectiva de toda la empresa, de forma rotativa. Esto daría a todos la oportunidad de contribuir.

Retrospectivas y holocracia

Todo esto encaja bien con el enfoque de holocracia que ha implementado RAIDBOXES. Es una forma de organización que permite un trabajo muy auto-determinado. Puedes encontrar más información al respecto en nuestra entrada de blog Nuevo liderazgo con holocracia.

Temas para la retrospectiva

Los puntos positivos, así como los retos, que aportamos a este formato para toda la empresa provienen en parte de nuestra encuesta realizada a nuestros empleados/as. Lo hacemos cada seis meses. La priorización de los temas es bastante sencilla: los ponderamos en función de la frecuencia o la urgencia con que se calificó un punto en esta encuesta.

Otro enfoque puede consistir en recopilar temas para la retrospectiva con antelación en el equipo. Si hay demasiados puntos para una retrospectiva, se hace una votación: ¿De cuál de ellas queremos hablar? Todas las demás entradas pasan automáticamente a una lista de espera para la siguiente revisión.

Retrospectiva con software: Echometer

En la actualidad existen varias herramientas para llevar a cabo una retrospectiva con apoyo de software. Nosotros mismos trabajamos con Echometer, que también tiene su sede en Münster. Echometer es una herramienta que ayuda a realizar sistemáticamente una retrospectiva del equipo. Para captar los potenciales y los estados de ánimo de tus empleados/as.

Puedes elegir entre un conjunto de preguntas predefinidas, seleccionadas según enfoques psicológicos, que los participantes responden. Como alternativa, los participantes también pueden presentar sus propias preguntas. A partir de este conjunto de respuestas, Echometer guía a tu equipo paso a paso a través de la retrospectiva. Una ventaja especial: los resultados se documentan automáticamente y pueden compararse entre sí. Después de unas cuantas retrospectivas, siempre se puede ver dónde se han hecho mejoras o dónde se pueden hacer ajustes.

Fuentes y enlaces adicionales

¿Quieres implantar retrospectivas o Scrum en tu agencia o en tu empresa? He aquí algunas fuentes adicionales:

Retrospectivas y trabajo en equipo: tus dudas

¿Qué preguntas tienes sobre las retrospectivas o el post? ¿Cómo mejoras el trabajo en equipo dentro de tu equipo? Nos encantaría leer tus comentarios y contribuciones. ¿Quieres más consejos sobre responsabilidad social y empresarial? Entonces síguenos en Twitter, Facebook o a través de nuestranewsletter.

Michael es responsable del departamento de contenidos y Salud Mental en RAIDBOXES. Participa activamente en la comunidad de bloggers y en WordPress desde 2007. Entre otras cosas, como coorganizador de eventos WordPress, autor de libros y formador de blogs corporativos. Disfruta increíblemente de los blogs, tanto a nivel profesional como personal. Michael trabaja y escribe a distancia desde la soleada ciudad alemana de Friburgo.

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