Entrevista sobre la actuación de Michael Firnke

Trabajo remoto: Ventajas y desventajas para empleados y empresas

Durante nueve años he estado trabajando completamente desde casa. Primero como trabajador autónomo, después como empleado a tiempo parcial. Personalmente, no podría volver a trabajar en una oficina. Al mismo tiempo, conozco los desafíos del trabajo remoto o teletrabajo temporal. Un informe de experiencia personal dirigido a empleados, agencias y empresas.

Estoy en Raidboxes desde abril de 2019. Por supuesto, me atrae la tarea, el trabajo independiente en el modelo de holocracia, el equipo joven (yo mismo ya no soy el más joven) y el carácter de start-up. Sin embargo, tomé la decisión de unirme a la empresa por otra razón: Raidboxes me permite trabajar casi completamente desde casa. Y eso a tiempo parcial. Muchos hombres siguen siendo mirados con extrañeza cuando expresan este deseo.

Para Torben y Johannes, de Raidboxes , nada de esto fue un problema, aunque ellos también son conscientes de los retos del trabajo a distancia. Más adelante hablaremos de ello. Hay varias razones por las que los empleados y las empresas eligen la oficina en casa como lugar de trabajo:

  • El equipo no puede encontrar los especialistas requeridos cerca del lugar de trabajo o en las inmediaciones.
  • Quieres trabajar en casa deliberadamente, o bien porque te puedes concentrar mejor allí, o bien porque eres más flexible en términos de tiempo.
  • Esta opción es la única manera de poder conciliar la vida privada y profesional. Por ejemplo, en caso de tener niños pequeños o cuando el camino al trabajo toma demasiado tiempo.
  • La empresa no tiene una gran oficina local, es operada completamente de manera remota o desde el extranjero.

Por supuesto, no todos los espacios de trabajo se adecúan a este modelo de trabajo a distancia, pero especialmente en áreas como el marketing (online), el desarrollo de software, el soporte técnico o incluso en el departamento de ventas, la mayoría de los trabajos pueden hacerse bien desde casa, siempre que todos los implicados tengan un poco de creatividad. A continuación muestro las ventajas y desventajas del trabajo moderno desde casa. ¿Te interesa este tema? Entonces échale también un vistazo a otras publicaciones nuestras a este respecto:

Consejo: Seguimos buscando refuerzos. Forma parte del equipo de Raidboxes, ya sea en Münster o en la oficina central. Echa un vistazo a nuestras vacantes actuales.

Ventajas del trabajo a distancia

Lo que más aprecio es la flexibilidad que me ofrece el trabajo desde casa. No quería renunciar a mi independencia por completo. Ahora hago esto como autónomo junto con mi empleo a tiempo parcial. Para mi segundo trabajo, (doy seminarios en el sector del marketing online) tengo que viajar a menudo. Al mismo tiempo, tengo una hija pequeña que cuido en períodos de tiempo muy diferentes. Ambas cosas no serían posibles con el clásico trabajo de oficina de nueve a cinco.

Mi oficina desde casa
Mi lugar de trabajo en la oficina en casa

Además, trabajo en un entorno muy especial. Las empresas que se dedican a WordPress no están en todas las esquinas. El modelo a distancia me da la oportunidad de trabajar en mi entorno preferido. Y al mismo tiempo, puedo conciliar mi vida privada y profesional.

Dependiendo de la situación personal, también hay otras ventajas extra:

  • Trabajo concentrado: Para mí, como redactor creativo, esto es extremadamente importante. De vez en cuando viajo a nuestra oficina de Münster. Allí trabaja un equipo muy comprometido y animado. Lo que a algunos les gusta, a veces es un infierno para mí. Necesito un silencio casi total para escribir un blog o hacer marketing de contenidos. Ni siquiera los auriculares y similares ayudan. La oficina en casa también puede ser una bendición para personas muy sensibles o empleados con rasgos autistas.
  • Sin desplazamientos: te ahorras los desplazamientos. Solía viajar dos horas de ida y vuelta al trabajo. Eso son 10 horas más de tiempo libre a la semana (convertidas en un trabajo a tiempo completo).
  • Tiempo de familia: ¿La guardería cierra a las 4 de la tarde y tu pareja no puede hacerse cargo? ¿Eres monoparental o sólo ves a los niños de tu a diario? ¿Tienes mascotas? Esto suele ser más fácil de conciliar con el trabajo a distancia que con un trabajo de oficina tradicional.
  • Citas privadas: ¿El cartero no llama dos veces? ¿Tomar medio día libre porque se está leyendo el contador de agua o se está entregando la lavadora? ¿Un viaje rápido a la peluquería durante el descanso? Todo esto es más fácil de hacer desde casa. Pero, por supuesto, no debe descontrolarse y debe estar bien coordinado con tu empleador. En Raidboxes , tenemos un canal a través del cual nuestros colegas remotos se conectan y desconectan para esos breves descansos de la pantalla. Más adelante se hablará de esto.
  • Ahorro de costes: Puedes ahorrarte los caros billetes de transporte público o los innumerables kilómetros en coche si trabajas a distancia. Por otro lado, hay, por supuesto, costes adicionales para la oficina en casa que no deben subestimarse (electricidad, agua, calefacción, Internet rápido). Puedes deducir parcialmente de tus impuestos los costes de tu para el desplazamiento, y en determinadas circunstancias también puedes deducir la oficina en casa. O puedes obtener un subsidio de tu empleador.

El último punto en particular requiere un cálculo exacto. En general, debes sopesar los pros y los contras con cautela. Mientras que algunas personas acogen con agrado el aislamiento de la oficina en casa (mejor concentración), otras necesitan el intercambio con sus compañeros de trabajo. Solo así entonces pueden trabajar de forma creativa.

Consejo: El trabajo a distancia no tiene por qué realizarse desde una oficina en casa. Si quieres aprovechar el modelo sin perder el contacto con tus compañeros, también puedes alquilar todo o parte de un espacio de coworking. Ahora hay espacios de coworking en las principales ciudades y municipios.

Desafíos para los empleados

"¿Trabajar desde casa? Yo nunca podría hacer eso". Oigo esta frase en casi todas las discusiones con amigos y conocidos. Una cosa está clara: No todo el mundo es apto para este modelo. Por otro lado, puedes acostumbrarte a trabajar desde casa. Especialmente cuando

  • Hay horarios de asistencia regulares en la empresa
  • A menudo tienes que viajar para dirigirte a clientes, proveedores, congresos, cursos de formación, etc. por motivos de trabajo
  • Tienes una compensación a través de un trabajo adicional o trabajo secundario donde eres socialmente más activo

Esto también es cierto para mí, aunque tiendo a ser más bien un solitario. Sin los seminarios, en los que entro en contacto con muchas personas diferentes, el trabajo sería demasiado solitario para mí. También sin los días en la oficina de Raidboxes en Münster.

Durante un tiempo trabajé en una compañía que era completamente remota. Esto significaba que solo veía a mis colegas unas dos veces al año, obviamente bastante poco para mí.

Consejo: tienes que averiguar por ti mismo dónde está el umbral del "dolor". Lo ideal es que trabajes en una empresa que te dé cierta libertad en cuanto al número de días que pasas en la oficina. Al menos, hasta que encuentres el equilibrio adecuado.

Aquí ayuda, por supuesto, si no tienes que viajar incluso por Europa para visitar a tu jefe. Demasiada proximidad local aumenta la tentación o la presión de estar en el lugar más a menudo de lo que te gustaría. Como puedes ver, un trabajo remoto debe ser abordado lentamente. Especialmente, desde que tus necesidades cambian con los años.

Algunas preguntas que debes aclarar de antemano:

  • Responsabilidad personal: ¿Sabes, por trabajos o proyectos anteriores, que puedes centrarte en una forma de trabajo muy independiente? O, por el contrario, ¿necesitas que alguien en tus sitio te guíe en los pasos y tareas del trabajo?
  • Desarrollo profesional: ¿Se te "ve" lo suficiente como trabajador a distancia? ¿Puedes arreglártelas sin la charla de la oficina? Si tienes planes ambiciosos para tu tu carrera, esto podría ser un problema.
  • Reparto de tareas: ¿Se te da bien gestionar las reuniones informativas por teléfono, chat o correo electrónico?
  • Infraestructura: ¿Dispones de las herramientas necesarias y de una zona separada para tu home office? Más sobre esto en un momento.
  • Cultura empresarial: ¿los compañeros de tu y los supervisores de tu ya tienen experiencia con los trabajadores a distancia? ¿Está ya claro qué herramientas hay que utilizar? Más adelante te presentaré a algunos de ellos.
  • Acuerdos financieros: ¿Quién paga los costes adicionales derivados de un despacho en casa? ¿Está incluido en el salario (más alto)? ¿Existe un presupuesto para viajes al que puedas recurrir para acudir regularmente a la sede de la empresa? ¿Y pasar la noche en los alrededores?

Otro punto muy importante: ¿Sueles relacionar tus contactos sociales con tu entorno profesional? ¿O tu red privada es lo suficientemente fuerte? ¿Tu pareja te da suficiente libertad para trabajar en una casa compartida? La mayoría de trabajadores remotos subestiman al principio cuánto puede afectar un trabajo a distancia a la vida cotidiana personal.

Consejo: Algunos trabajadores a distancia trabajan con total independencia de su ubicación, como los llamados nómadas digitales. Lee nuestra entrevista con Michael Hörnlimann. Describe las ventajas y los obstáculos de esta forma de trabajar.

Espacio de coworking
Puedes trabajar desde cualquier lugar. O en un espacio cotrabajo.

Diferenciar entre trabajo y vida privada

Siempre he mantenido mi vida profesional y privada tan estrictamente separadas como ha sido posible. En la oficina doméstica, esto es esencial, independientemente de si trabajas en casa de forma permanente o de vez en cuando. Sólo con esta separación puedes completar las tareas de tu . Sólo así no correrás el riesgo de tener que encender el ordenador a última hora de la tarde o en tus días libres, o de estar constantemente disponible para tu empleador. Sobre todo, presta atención a lo siguiente:

  • Comunicación: Canales separados tu . No utilices tu ordenador particular y tu tu propio smartphone para la comunicación profesional.
  • tu Escritorio: Lo mismo se aplica a tu Documentos: ¿Los documentos de trabajo y las facturas personales están volando a lo loco en tu escritorio? No es una buena idea.
  • Horario de trabajo: Acuerda con tu empleador cuándo estás disponible y cómo, y cuándo no. Necesitas momentos y espacios en tu entorno privado en los que tú y tu familia no seáis molestados.
  • Disponibilidad: Al mismo tiempo, asegúrate de que se puede contactar contigo durante el horario de trabajo acordado. De lo contrario, debes "cerrar la sesión". Por otra parte, los empleadores que no tienen experiencia a distancia sospecharán rápidamente.
  • Ahora no: Sin embargo, normalmente necesitas espacios fijos en los que puedas trabajar de forma concentrada. O puedes utilizar herramientas como Slack para señalar que estás ocupado. Consulta la sección correspondiente más abajo.

Videoconferencias y Cía. toleran una profunda intromisión en tu privacidad. A este respecto, tiene totalmente sentido mantener un área separada dentro de tus cuatro paredes.

Además, asegúrate de estar solo en casa cuando trabajes. De vez en cuando es inevitable que tu pareja o tus hijos estén presentes, por ejemplo cuando estás enfermo. Aquí se necesita una buena coordinación, pero también una separación espacial consistente para poder seguir trabajando razonablemente. Al menos, esa es mi experiencia.

Otros consejos para la vida diaria como trabajador a distancia:

  • Acostúmbrate a una rutina de trabajo regular con horarios fijos, como si estuvieras en una oficina. Te ayudará a concentrarte en el trabajo.
  • No tienes por qué instalar un estudio de trabajo propio, pero necesitas tu propia área y un verdadero escritorio para tu actividad. Al igual que tu jefe, deberías tener en cuenta la ergonomía.
  • Trabaja en un ambiente ordenado. Deberías sentirte cómodo, pero no demasiado. El sofá no es el objeto ideal en tu zona laboral.
  • Deja tu móvil privado en otra habitación. Te distraerá demasiado. Toma descansos regulares.
Trabajar en casa
No te pongas demasiado cómodo. Trabajar desde el sofá no es una buena idea.

Ventajas para las empresas

Conozco muchas empresas que tienen un sistema moderno, pero aún así se niegan a trabajar a distancia. Argumentaré las razones sobre este punto en un momento. El modelo ofrece varias ventajas:

  • Contratación: Especialmente en el ámbito técnico, probablemente no haya ninguna empresa que no busque desesperadamente trabajadores cualificados. La apertura a los trabajadores a distancia aumenta enormemente el área de captación. Especialmente para las empresas de las zonas rurales.
  • Menos esfuerzo: los nuevos empleados ya no tienen que trasladarse si quieren trabajar en las empresas de tu . Esto también permite probar primero una cooperación.
  • Modelo de trabajo de bajo coste: El trabajo a distancia puede ahorrarte mucho dinero. No tienes que instalar puestos de trabajo adicionales ni buscar una nueva oficina si los nuevos contratados trabajan desde casa.
  • Proximidad al cliente: Si la empresa opera en toda Alemania o Europa: Los trabajadores a distancia pueden estar mucho más cerca de los clientes individuales, los proveedores y los nuevos mercados. Puedes aprovecharte de ello.
  • Expansión: A largo plazo, incluso se pueden establecer nuevas sucursales de esta manera.

La escasez de trabajadores cualificados es probablemente el punto más importante. Las pequeñas empresas y las start-ups, en particular, se abren cada vez más al trabajo a distancia porque, de lo contrario, no tendrían ninguna posibilidad de cubrir todas sus vacantes. Es muy similar en Raidboxes . Encontramos empleados para puestos importantes más rápidamente.

Consejo: mantener buenos/as empleados/as es casi más importante y a menudo este punto se descuida por parte de las empresas. Una compañera nuestra, muy estimada, se ha mudado de Münster a Hamburgo por razones privadas. Sin el trabajo remoto, seguramente la habríamos perdido.

Desafíos para las empresas

Obviamente el modelo remoto no siempre es fácil, especialmente al principio. También puede fracasar si la empresa o los empleados no están preparados para ello. Probablemente el mayor desafío es mantener el contacto con los colegas que trabajan desde casa:

  • Tienen que sentirse integrados en el equipo. Esto no es tan fácil cuando el contacto personal diario desaparece.
  • La empresa, igualmente el departamento directivo, deben mantener una buena conexión y sobre todo mucha confianza en ellos.

Los trabajadores remotos aprecian instintivamente si esta confianza existe. También perciben si son plenamente aceptados por el equipo local, si se les considera empleados de segunda clase, o si incluso hay envidia hacia ellos. Después de todo, disfrutas de privilegios en el trabajo en casa que no se aplican en la oficina. Aquí es donde los responsables de la dirección deben estar especialmente atentos, pero también proporcionar información. Hay que comunicar bien tanto a los remotos como al equipo de las ventajas que el modelo trae consigo.

De esta manera, lograrás mantener el contacto con tus empleados desde allí:

  • Tiempos de presencia: Los trabajadores en casa también deben presentarse en la oficina durante algunos días de vez en cuando. La rotación puede hacerse en función de la duración del viaje.
  • Actividades sociales: Raidboxes organiza eventos conjuntos del equipo con mucha regularidad. El esfuerzo por involucrarnos a los alejados aquí no es insignificante. Pero Johannes y Torben se han dado cuenta de que esto es muy importante para la integración.
  • Circuitos de retroalimentación: Los trabajadores a distancia no reciben el ambiente de la oficina. También tienen menos idea de si su trabajo es recibido y cómo. Aquí es donde es importante una buena retroalimentación. Consulta nuestros 10 consejos para mejorar la cultura del feedback.
  • Infraestructura: ¿Qué técnicas y herramientas se necesitan para que la colaboración funcione? Esto abarca desde sistemas para videoconferencias hasta la grabación de tiempo opcional.

Lo más importante para los trabajadores a distancia es el acceso a la información. No sigo las discusiones de mis colegas en el trabajo, en la cocina o en las pausas para el almuerzo. Rápidamente se explica o se acuerda algo allí que realmente debería haber sabido. Por ello, debe haber un papel o procesos en la empresa que archiven y documenten la información importante y la publiquen en canales de acceso general. Aquí es donde los trabajadores remotos necesitan ayuda. Estos reconocen rápidamente cuándo no ha sido comunicada una novedad importante.

Esto lleva mucho tiempo, pero al final todos los empleados se benefician de ello. Por último, se crea una documentación exhaustiva en el camino. Raidboxes resuelve este punto con una wiki interna y grupos especializados en Slack. Consulta la sección "Herramientas y reuniones".

Nota: las empresas deben establecer por escrito los puntos importantes que serán comunicados a los trabajadores remotos cualificados. Por ejemplo, en el contrato de trabajo. Esto incluye puntos como los derechos y obligaciones, el horario de trabajo, pero también la cuestión de la protección de datos y el acceso a los datos de los clientes.

¿Los empleados desde casa rinden menos?

La oficina en casa es rechazada por muchas empresas. Esto se debe a que no se puede controlar en la misma medida que a los empleados del lugar. En algunos lugares, el miedo a que el remota "se retuerza" es grande. Al mismo tiempo, hay estudios que afirman que los trabajadores a distancia rinden más. Al fin y al cabo, a la gente le gusta trabajar en proyectos profesionales en casa por las tardes.

La verdad quedaría en un lugar intermedio. En casa me siento tentado por la idea de sacar al perro a pasear o colgar la ropa sucia, pero para eso están los descansos. Por otro lado, la distracción en el trabajo por parte de otros colegas desaparece. Un punto que no debería pasarse por alto por experiencia. Casi todos los debates técnicos se acaban convirtiendo en bromas privadas en algún momento, y si alguien me interrumpe en mi escritorio, siempre puedo empezar de nuevo desde cero. Los remotos pueden crear un entorno más protegido desde su hogar.

Trabajar en la oficina
¿Pájaros en la cabeza? Eso también pasa en la oficina.

En mi opinión, la discusión sobre dónde se trabaja más o menos no es central. Lo que importa es que mis empleados estén motivados, independientemente de dónde trabajen. Porque evadirse y "tomárselo con calma" también es posible en la oficina. En última instancia, es una cuestión de cultura empresarial. También en este caso, modelos como la holocracia ayudan a promover la acción autónoma.

Quien realiza una actividad como trabajador a distancia, que proporciona satisfacción y está bien valorada, mostrará el mismo compromiso. Los trabajadores remotos suelen ser empleados muy leales, ya que aprecian lo que la compañía les ofrece.

Herramientas y reuniones

Se necesitan las herramientas adecuadas para que los empleados participen desde allí en los procesos de trabajo. Dependerá de tus procesos y de tu panorama de software existente decidir cuáles son los adecuados para ti. Aquí hay una pequeña selección:

  • Slack: Slack es una especie de herramienta de chat para empresas, con la que los empleados y equipos pueden intercambiar información. También puedes utilizarlo para enviar archivos, crear recordatorios, hacer llamadas telefónicas en grupo o establecer videoconferencias muy rápidamente. Es adecuado para la comunicación rápida en la oficina, así como para los intercambios con personas que se desplazan o con especialistas externos. En Raidboxes trabajamos con mucho éxito con Slack.
  • Videoconferencia: Utilizamos Google Hangouts para las videoconferencias, a pesar de Slack. Porque la calidad no siempre es muy buena con Slack. Nuestra sala de conferencias en Münster está equipada con el material adecuado para que podamos vernos pero también compartir pantallas (cámaras, micrófono, Airtame). De este modo, los que se desplazan pueden participar en todas las reuniones si es necesario.
  • Salas de reuniones virtuales: Hemos creado salas virtuales en Google Hangouts para cada ubicación remota. Son fácilmente accesibles a través de un enlace en nuestro WordPress-Dashboard . Así podrás reunirte rápidamente con uno o más remotos en "Hamburgo", "Magdeburgo" o "Friburgo".
  • Gestión de proyectos: Una buena herramienta de gestión de proyectos es importante para cualquier empresa que trabaje en un entorno técnico y con equipos mixtos. Allí introduzco todas mis tareas. Así mis compañeros saben en qué estoy trabajando en todo momento. Y me ayuda a organizarme. Actualmente trabajamos con Zoho, pero también he tenido buenas experiencias con Trello.
  • Planificación editorial: Los equipos de contenidos distribuidos, en particular, deben organizarse bien. La herramienta clásica sigue siendo Excel, o Google Sheets como variante moderna. Puedes encontrar innumerables plantillas de planes editoriales en la web.

Unas palabras sobre Slack: los canales para grupos y temas son una herramienta importante allí para que las cosas no se salgan de control. Por ejemplo, tenemos un canal en el que nos desconectamos y nos conectamos para los descansos. E incluso una "cocina de café" para charlar. O un canal exclusivamente para temas de marketing. Cada uno puede decidir por sí mismo dónde quiere leer.

Ahora hay robots que permiten a los trabajadores a distancia desplazarse a los lugares de trabajo de sus compañeros in situ y hablar con ellos virtualmente. Consulta a este proveedor. Consideramos brevemente la posibilidad de comprar uno. Sin embargo, a algunos empleados les preocupaba la protección de datos. En general, debes tenerlos en cuenta con todas las herramientas.

pasillo doble
El "Doble" en acción. Imagen © Double Robotics

¿Conoces alguna otra herramienta? ¿Qué tan satisfecho estás con las soluciones anteriores? Comparte tus experiencias o consejos en los comentarios.

Mi conclusión

El trabajo a distancia aporta más flexibilidad tanto a los empleados como a las empresas si tienes en cuenta los siguientes consejos:

  • Toma tiempo hasta conseguir que todos los procesos han sido adaptados. Al principio, los remotos y los equipos deberían estar en constante intercambio, ver cómo optimizar esta comunicación. Los recursos necesarios deben estar disponibles.
  • Necesitas buenos contactos sociales fuera del trabajo si trabajas principalmente desde casa.
  • Las informaciones relativas a la empresa deben ser de libre acceso para todos.
  • Los trabajadores remotos deben reunirse regularmente con los diferentes departamentos, además de tener reuniones virtuales.
  • El modelo remoto no es adecuado para personalidades de negocio muy controladoras.

Te deseo mucho éxito en tu trabajo a distancia, o en la creación de un equipo correspondiente. ¿Tienes preguntas sobre el trabajo a distancia? No dudes en utilizar la función de comentarios. ¿Quieres estar informado sobre las novedades de WordPress y WooCommerce ? Entonces síguenos en Twitter, Facebook o a través de nuestro Newsletter.

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Fotos: Alif Pratama, Shridhar Gupta, Damir Kopezhanov

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