Mise en conformité des sites WooCommerce : exigences légales pour l'Europe

WooCommerce est orientée vers le marché américain. Il existe de nombreuses obligations légales dans l'Union européenne, en particulier en Allemagne et en Autriche. Vous devez les prendre en compte lors de la planification et de l'exploitation - sinon vous pourriez recevoir des avertissements. Nous vous montrons les principales exigences et WordPress -Plugins pour votre boutique en ligne.

Il est tout sauf facile de gérer une boutique en ligne sur le marché germanophone. Peu importe que ce soit avec WordPress ou avec un autre système. Un mauvais réglage et il y a le danger tout à fait réaliste d'un avertissement - par les concurrents, les associations de concurrence ou les autorités. C'est particulièrement vrai si :

1. Le siège social de votre boutique en ligne se trouve dans l'UE ou
2. Si vous vendez à partir de votre magasin dans des pays de l'UE

Dans les deux cas, vous ne pouvez pas gérer WooCommerce de manièrestandard. Vous devrez effectuer vous-même les changements nécessaires, ou utiliser les outils appropriés pour le faire. Vous trouverez ci-dessous quelques indications sur ce qui est nécessaire. Et nous vous présentons le site Plugins , qui vous permettra d'économiser beaucoup de travail.

Textes juridiques pour WooCommerce

L'élément central d'une boutique aussi sûre que possible sur le plan juridique - car une sécurité à 100% n'existe bien sûr jamais - sont tes textes juridiques. Par exemple, les mentions légales ou les conditions générales de vente (CGV), la déclaration de protection des données et, dans certains pays, les informations nécessaires sur la rétractation/le retour et la livraison. Tu as besoin de ces textes juridiques sur les sous-pages appropriées de ta boutique en ligne, parfois aussi comme informations dans les e-mails envoyés à tes clients. Ils doivent être facilement accessibles et confirmés ou reliés à des points importants du processus de commande.

Que faut-il exactement mentionner dans les différents textes juridiques ? Cela dépend de nombreuses spécifications. Entre autres choses :

• Quelle est votre forme juridique, quels biens vendez-vous, expédiez-vous ou sont-ils purement virtuels (musique, téléchargements) ?
• Quelles données de vos clients sont stockées et traitées par vous et comment (adresses IP, données de base, utilisation de cookies et autres solutions de suivi) ?
• Quels services externes utilisez-vous pour traiter les paiements ou expédier vos produits ?
• Quels prestataires de services utilisez-vous pour la comptabilité, le calcul et le traitement des taxes, la gestion de vos clients (CRM) ou la gestion des marchandises ?
• Déposez-vous des données sur les clients dans les services en nuage, dans quel pays sont-elles stockées ?
• Quels outils utilisez-vous pour analyser le comportement des utilisateurs (Google Analytics, Piwik/Matomo, etc.) ?
• Envoyez-vous des courriers électroniques à vos clients à l'adresse newsletter et à d'autres adresses ?
• Utilisez-vous les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, etc. pour votre boutique en ligne, comment sont-ils techniquement intégrés ?

Pour la plupart des pays et des langues, il existe désormais des services en ligne gratuits ou peu coûteux permettant de créer des modèles appropriés. Voir, par exemple, le générateur de protection des données de Thomas Schwenke pour l'Allemagne, ou l'article sur la création de CGV du blog sevDesk. Cependant, avec de tels exemples de textes, vous n'avez aucune garantie qu'ils sont réellement valables pour votre objectif. Les documents créés individuellement par un cabinet juridique sont coûteux, mais généralement plus sûrs pour un usage professionnel.

WooCommerce et les RGPD

Dans l'Union européenne, c'est principalement le règlement général sur la protection des données (RGPD) qui cause des maux de tête aux propriétaires de magasins. Voir notre guideRGPD pour les agences et les indépendants WordPress . WooCommerce a créé ici sa propre mise à jour avec les bases les plus importantes pour le respect du règlement :

• Création plus facile d'extraits de données si vos clients le demandent. Vous êtes tenu de fournir ces déclarations sur demande dans le cadre du site RGPD .
• Processus d'approbation intégré pour vérifier l'autorisation des demandes de données entrantes (selon la procédure dite de double opt-in).
• Fonction de suppression des données personnelles à la demande du client.
• L'anonymisation facultative des commandes.
• Fixer des délais de conservation de certaines données sur WooCommerce.

Les plugins gratuits tels que WP RGPD Tools (GDPR) ou Borlabs Cookie se chargent de tâches supplémentaires, comme l'intégration de conseils sur les cookies conformes à RGPD. Tu devrais également les faire vérifier par un avocat. Des directives spéciales s'appliquent aux solutions de suivi comme Google Analytics ou Facebook Pixel. Tu trouveras des instructions spécifiques sur les magazines et blogs spécialisés dans le droit en ligne. Pour l'Allemagne, l'Autriche et la Suisse, je te recommande le blog de Thomas Schwenke.

Dans tous les cas, vous avez besoin d'une déclaration de protection des données étendue avec le RGPD . Il contient, entre autres, des informations détaillées sur le type de traitement des données dans votre entreprise et avec les prestataires de services connectés. Le cas échéant, vos clients doivent accepter le traitement des données par des tiers en cochant des cases spéciales dans le processus de commande. Il peut s'agir, par exemple, de prestataires de services d'expédition à qui vous transmettez des informations sur l'adresse de vos clients et la commande.

Si vous travaillez avec des entreprises externes, vous pouvez avoir besoin de contrats de traitement des commandes. Il s'agit d'accords spéciaux avec lesquels vos partenaires commerciaux garantissent que les données de vos clients seront traitées conformément aux règles de protection des données. Dans certains pays, vous devez créer un concept de protection des données et nommer des responsables de la protection des données. La Commission européenne a mis en place un portail d'information pour toutes ces exigences, les textes sont disponibles en plusieurs langues :

En fonction de la sévérité et de la fréquence des changements des directives dans ton pays, le respect de ces dernières peut vite te dépasser - et gâcher le plaisir de ta boutique en ligne. Tu devrais alors externaliser cette tâche, nous y reviendrons plus tard. Veille également à ce que ton hébergement WordPress soit conforme à RGPD.

D'autres exigences pour la sécurité juridique

Pour les commerçants qui livrent certains biens numériques dans les pays de l'UE, des règles particulières en matière de TVA ou de taxe sur les ventes s'appliquent, au moins dans le domaine du commerce entre entreprises et consommateurs. Le montant de l'impôt dépend du domicile du client. Le règlement s'applique dans le monde entier, quel que soit le siège du magasin. Si tu es concerné par ces directives, tu dois veiller à ce que les prix définitifs soient uniformes dans ta boutique en ligne, même si tu as plusieurs taux d'imposition bénéficiaires.

Le calcul complexe de la TVA européenne ne peut généralement être résolu qu'avec des plugins supplémentaires. Sous le mot-clé "WooCommerce EU VAT ", tu trouveras sur wordpress.org différentes extensions à cet effet, nous y reviendrons dans un instant.

Selon l'emplacement de votre boutique en ligne, le secteur d'activité, mais aussi pour les différents pays cibles de vos commandes, il peut y avoir des exigences supplémentaires. Obtenez de bons conseils pour savoir lesquels sont pertinents pour vous :

• Les taxes pour les services supplémentaires, par exemple les frais d'expédition ou les frais supplémentaires, doivent être calculées proportionnellement en Europe, entre autres. Cela dépend des marchandises et des taux d'imposition dans le panier. Cette procédure est appelée "split tax".
• Lorsque vos visiteurs ajoutent des produits au panier, WooCommerce estime les taxes applicables et les frais d'expédition jusqu'à ce que les clients fournissent leur adresse. Il est parfois obligatoire de le signaler.
• S'il existe dans ton pays des allègements fiscaux pour les petites et jeunes entreprises, il se peut que tu doives les intégrer dans WooCommerce (en Allemagne : "Kleinunternehmerregelung").
• Pour les produits vendus au poids, à la mesure ou au volume, certains pays exigent l'affichage du prix par unité de mesure ou d'un prix de base.
• Vous vendez des aliments, des appareils médicaux ou des logiciels ? Ici aussi, les exigences diffèrent selon le pays cible en ce qui concerne les informations sur le produit qui doivent être incluses, à quel endroit et sous quelle forme. Par exemple, des informations sur la compatibilité des logiciels et des livres électroniques, ou sur les valeurs nutritionnelles, les ingrédients, les allergènes, la teneur en alcool, le type d'emballage, les labels de qualité et biologiques, etc. pour d'autres marchandises.
• Non seulement pour les courriers électroniques sortants, mais aussi pour l'enregistrement initial du client, la procédure de double opt-in est obligatoire dans de nombreux cas.

Souvent, vous devez également ajouter certaines informations supplémentaires aux prix figurant sur les pages de vos produits et à la caisse, y compris en Europe. C'est possible :

• La taxe due
• Le délai de livraison
• Notes sur les frais d'expédition
• Informations sur le prix de base et le prix à l'unité

Sur certains marchés cibles, même certaines désignations du bouton d'achat sont obligatoires. Il en va de même pour les factures, les bons de livraison, les annulations et les bons de retour, qui sont généralement créés directement à partir de WooCommerce . Ici aussi, il y a parfois des spécifications obligatoires.

Certaines lois t'obligent à gérer ta boutique en ligne avec une connexion sécurisée via SSL. Mais cela devrait aller de soi pour un portail sérieux. De plus, cela minimise les risques pour ton entreprise. Google préfère également les portails qui disposent d'un certificat SSL. Les forfaits de Raidboxes incluent toujours un tel certificat.

WooCommerce Plugins pour l'Allemagne et l'UE

Comme vous pouvez déjà le constater, les exigences légales dans l'UE sont particulièrement strictes, surtout en Allemagne et en Autriche. Vous devez également faire face à ce problème si vous ne livrez que sur ces marchés cibles ou si votre magasin y est disponible. Pour le marché germanophone, il existe deux sites spéciaux WooCommerce Plugins , qui permettent de rendre votre boutique en ligne aussi conforme que possible à la législation, sans trop d'efforts : German Market de MarketPress et germanisé de Vendidero.

Les extensions mettent en œuvre les fonctions suivantes, par exemple, avec peu d'efforts de configuration :

• Modèles de textes juridiques dans lesquels il vous suffit d'ajouter vos informations (adresse, etc.). Vous recevrez les nouvelles versions des textes via les mises à jour du texte Pluginsjuridique, que vous devrez remplacer vous-même. Il est également possible d'intégrer des services tels que les magasins protégés, dont nous parlerons plus en détail dans un instant.
• Les informations secondaires nécessaires telles que les taxes, les délais de livraison, les frais d'expédition ainsi que l'indication du "prix par unité" sont affichées à tous les endroits légalement pertinents. La disposition dans le checkout est également conforme aux exigences légales.
• Le Plugins adapte votre boutique en ligne au RGPD , entre autres avec des cases à cocher appropriées.
• Soutien à la taxe fractionnée, par exemple pour les frais d'expédition ou les droits facturés, ainsi que les numéros de facture séquentiels automatiques.
• Support double opt-in pour l'enregistrement des clients.
• Vérification de l'âge pour les biens qui ne peuvent être vendus qu'à partir d'un certain âge minimum, comme l'alcool ou les supports individuels.
• Cartographie de la TVA de l'UE et vérification du numéro d'identification de la TVA de l'UE (EU UST ID).

Les paiements par prélèvement SEPA et les achats sur compte sont également pris en charge par Plugins . Vous pouvez également créer des factures, des bons de livraison ou de retour au format PDF personnalisés. Non seulement ils ont l'air beaucoup plus professionnels que les e-mails WooCommerce, mais ils sont également conçus pour être conformes à la loi.

Les deux solutions n'offrent pas une protection à 100 % contre les avertissements. Cependant, ils vous déchargent d'un travail considérable pour rendre votre boutique en ligne aussi sûre que possible. Un contrôle final par des avocats en ligne appropriés doit donc être effectué dans tous les cas.

Le German Market comprend également un calcul automatique du prix de base et un module pour l'ordonnance sur l'information alimentaire (LMIV). Ce dernier point est particulièrement important si vous devez fournir des informations sur les valeurs nutritionnelles ou calorifiques, les allergènes, les ingrédients, les vitamines, les minéraux, le poids ou d'autres informations pour vos produits :

La connexion à des systèmes de comptabilité tels que lexoffice, sevDesk, la comptabilité en ligne 1&1 et le système de gestion des marchandises Billbee est particulièrement pratique. En règle générale, vous aurez tôt ou tard besoin de tels systèmes pour gérer vos finances et vos processus. Une connexion automatisée permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs lors du transfert.

Prestataire de services pour la sécurité juridique

Pour certains pays et certaines langues européennes, il existe des services tels que Protected Shops, Händlerbund ou l'IT-Recht Kanzlei. Ils fournissent des textes juridiques constamment mis à jour, qui rendent votre boutique en ligne encore plus sûre. Particulièrement pratique : les fournisseurs ont des interfaces avec WooCommerce, de sorte que les textes juridiques sont automatiquement mis à jour lorsque la loi change. Cela réduit considérablement votre charge administrative.

Les textes sont en partie disponibles dans différentes langues et pour différents États européens, même si les services sont basés en Allemagne, comme ici le Händlerbund:

Le multilinguisme des textes juridiques est particulièrement utile si vous souhaitez proposer votre boutique à l'international. Ou si vous vendez dans l'UE à partir d'autres pays.

Certains de ces prestataires vous proposent des formules supplémentaires, qui comprennent par exemple des conseils juridiques ou une aide en cas d'avertissement. Cela peut être une alternative à la location de votre propre cabinet d'avocats, et pas seulement pour les petites boutiques en ligne. Dans ce cas, vous devez cependant vous assurer que les services sont exactement pris en charge par les prestataires de services. Par exemple, vérifient-ils la structure légalement conforme des pages de votre boutique ? Ou l'adéquation juridique de WordPress -Plugins? Les grands magasins adoptent souvent une double approche : ils réservent un service (moins cher) pour les processus qui peuvent être normalisés, puis commandent un cabinet juridique en ligne pour les questions plus approfondies.

Conclusion et aide

Il existe désormais de bonnes extensions qui rendent votre boutique WooCommerce aussi sûre que possible sur le plan juridique - personne ne peut vous offrir une protection à 100 %. Néanmoins, vous devriez vous faire aider par des avocats spécialisés appropriés, surtout au début. Ils sont les seuls à pouvoir évaluer quelles mesures supplémentaires sont nécessaires pour votre modèle d'entreprise.

Nous te recommandons d'inclure le facteur "sécurité juridique" dans le calcul des coûts de ta boutique en ligne. Surtout si tu ne peux pas mettre en œuvre toi-même tous les points mentionnés. Une fois que tu as pris en compte ton propre temps de travail, tu devras rapidement débourser une somme à cinq chiffres avant de pouvoir lancer la première version de ta boutique en ligne. Et la maintenance continue est également très coûteuse. Tu trouveras plus d'informations à ce sujet dans l'article Coûts de WooCommerce.

Tu trouveras d'autres conseils sur WooCommerce dans notre e-book de plus de 70 pages WooCommerce pour les professionnels : boutiques en ligne avec WordPress . Il s'adresse aux freelances, aux agences, aux professionnels du WP, mais aussi aux débutants.

Contribution à la photo : Samuel Zeller