Cómo la transformación ágil hace que tu agencia sea flexible y esté preparada para el futuro

Oliver Wüntsch Última actualización 01.03.2021
9 min.
Establecer una organización ágil a partir de tu agencia
Última actualización 01.03.2021

Agencias de publicidad y digitales ágiles pueden adaptarse rápidamente y con flexibilidad a las novedades. La proactividad es también una palabra clave que suele aparecer en la definición de agilidad. Sin embargo, todo proceso de cambio hacia una organización ágil plantea cuestiones importantes. Oliver Wüntsch explica en qué consisten y qué se necesita para que la transformación ágil tenga éxito en el siguiente artículo.

¿Cuáles son los retos actuales para las agencias de publicidad y digitales?

Independientemente del sector, los/as empleados/as comprometidos/as buscan empresas en las que puedan desarrollar su potencial y contribuir con sus habilidades a proyectos emocionantes. Empleados/as modernos/as, por ejemplo, esperan respuestas claras a preguntas como "¿Por qué voy a trabajar cada día?" y "¿Cuál es nuestra visión?"

Para empresas y jefes/as directivos/as, se trata de responder a las crecientes expectativas de sus empleados/as. Por otro lado, tienen que encontrar soluciones creativas para las necesidades cada vez más cambiantes de sus clientes ya que esperan que una agencia conozca las últimas posibilidades técnicas y los deseos de los consumidores del sector correspondiente, que los entienda y sea capaz de desarrollar ideas y conceptos para ellos/as.

Las expectativas de los clientes en cuanto a la calidad de los productos y servicios aumentan constantemente. Por ello, se demandan ideas ingeniosas en torno a las nuevas tecnologías y escenarios de aplicación innovadores, por ejemplo, en los ámbitos de la realidad aumentada o la impresión 3D. Además, las agencias deben ser capaces de ejecutar los proyectos correspondientes en el momento oportuno. 

El reto para las agencias es adaptarse a los ciclos de innovación cada vez más rápidos. Las que no sean capaces de seguir el ritmo de las nuevas ideas y modelos de negocio perderán rápidamente, y con ello a valiosos clientes. 

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¿Por qué la transformación ágil es una forma prometedora de afrontar estos retos?

Para seguir siendo competitivas y ampliar su éxito, las agencias están obligadas a reinventarse continuamente y a cubrir constantemente nuevas áreas de conocimiento. Una estructura ágil y métodos de trabajo autónomos pueden ser muy útiles en este caso. Aunque el término "agile" o "ágil" ha perdido significado debido a su uso casi inflacionario, los directivos de agencias digitales y de publicidad deberían, no obstante, estudiar las posibilidades de agilidad para su negocio. 

Así, los métodos de trabajo ágiles permiten un enfoque extremadamente adaptable a la planificación y ejecución de los proyectos. Dado que los clientes, si así lo desean, participan continuamente en el proceso de desarrollo de su producto, la orientación a los resultados y, por tanto, la satisfacción del cliente son mucho mayores que en las estructuras de proyecto convencionales. Los resultados son un producto final cualitativamente mejor así como menos incumplimientos de los plazos de entrega y, por tanto, clientes más satisfechos/as. 

Gracias a la amplia autogestión de los/as empleados/as y equipos de proyecto, se puede ahorrar un valioso tiempo y capacidades en las agencias, que los gestores de proyectos pueden utilizar para proyectos paralelos. Además, aumenta la satisfacción de los/as empleados/as. Gracias al principio de responsabilidad personal y al poder de decisión asociado, se identifican más con la agencia y se implican más. 

En el mundo digitalizado, la capacidad de cambio representa una importante ventaja competitiva para las organizaciones. Para las empresas, es importante adaptarse rápidamente a los cambios en los requisitos, hacer que los/as empleados/as les acompañen e integrar las innovaciones.

La gestión del cambio clásica ya no es suficiente para ello. La transformación ágil puede ayudar a las empresas a adaptarse y mejorar continuamente sus estrategias. 

¿Qué es la gestión ágil del cambio y qué métodos ágiles existen?

Las organizaciones y los equipos ágiles son los que actúan con rapidez y flexibilidad en un entorno incierto y en constante cambio, y crean valor añadido para sus clientes. La mentalidad del trabajo ágil se establece en forma de cuatro exigencias en el llamado"Agile Manifesto" (Manifiesto por el Desarrollo Ágil de Software):

  • Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
  • Software funcionando sobre documentación extensiva
  • Colaboración con el cliente sobre negociación contractual
  • Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan

Los enfoques, principios y métodos ágiles pueden utilizarse de muchas maneras en los procesos de cambio de las agencias. Un/a coach debidamente cualificado/a puede ayudarte a convertir todas las estructuras de tu empresa en ágiles. A continuación, se describen tres métodos a modo de ejemplo que basados en los principios ágiles y que pueden utilizarse de forma provechosa en las agencias.

Kanban

El método ágil Kanban se caracteriza por su gran transparencia en la colaboración. En este proceso, todos los paquetes de tareas del equipo, independientemente de si son los de los gestores o los del resto del equipo, así como su estado, se hacen visibles en un tablero Kanban común. El objetivo es un flujo de trabajo coherente en el que se prioricen y procesen las tareas.

Scrum

Scrum es especialmente adecuado para equipos cerrados que trabajan en un proyecto. El equipo Scrum trabaja en fases limitadas en el tiempo, los llamados sprints. Después de cada sprint, hay una versión totalmente funcional del producto que se mejora y amplía con cada sprint. 

Lean Thinking

Los principios y métodos del Lean Management tienen como objetivo organizar los procesos de forma más eficiente, es decir, con el menor esfuerzo y desperdicio posible. El objetivo es reducir los costes y acortar los procesos, por ejemplo, eliminando la burocracia innecesaria o los errores en los flujos de procesos. Al mismo tiempo, el objetivo es conseguir la mejor calidad posible. Este proceso de mejora continua se centra siempre en el cliente. Esto significa que sus necesidades determinan lo que hay que mejorar. El objetivo es siempre optimizar la calidad de los productos y servicios y aumentar la satisfacción de los clientes.

¿Cómo puede la gestión del cambio ágil ayudar a que la transformación ágil tenga éxito?

En la misión de hacer que una agencia sea más ágil y, por tanto, más flexible y orientada al cliente, pueden aplicarse tanto los métodos de gestión del cambio clásicos como los ágiles. Por supuesto, tiene sentido dar preferencia a los enfoques ágiles, pero no hay que dejar de lado los métodos de "cambio clásico". 

Dado que cada empresa es única, no existe un único camino hacia el éxito ágil. En cambio, vale la pena aprender de otras organizaciones y adaptar su enfoque a la propia situación. Así es como cualquier agencia puede tener éxito en el fomento del cambio incremental, así como de una cultura de mejora continua.

También es importante no entender el cambio como algo que se completa después de cierto tiempo. Los cambios se producen continuamente y los métodos ágiles están asociados a la necesidad de probarlos y adaptarlos continuamente.

Para no trabajar a ciegas, sino para reconocer los aciertos y descartar los errores, es importante realizar mediciones cuantitativas del propio trabajo. Por ejemplo, los gestores responsables pueden determinar de antemano el éxito y el fracaso de los distintos hitos mediante una escala. Esto puede servir para evaluar en retrospectiva si los paquetes de trabajo individuales y sus resultados han cumplido o no las expectativas. El éxito y el fracaso del marketing pueden medirse, por ejemplo, por el alcance de las campañas o el número de respuestas a una campaña de correo. Los datos recogidos de este modo proporcionan a las agencias una valiosa información sobre los puntos en los que deben aplicarse medidas de mejora.

La gestión ágil del cambio con el objetivo de la transformación ágil de la empresa tiene éxito cuando todos los/as empleados/as se atreven a dirigir los potenciales de cambio a sus directivos. Los/las empleados/as que llevan constantemente el "sombrero ágil" y expresan sus ideas sobre los procesos que podrían mejorarse contribuyen eficazmente al éxito de la empresa. 

La visualización de la obra también es esencial. Esto sirve para proporcionar a todos/as los/as participantes una visión general del estado de las actividades. También es útil documentar los procesos en una lista de control que se va ampliando gradualmente. En esta lista de comprobación, se toman notas de apoyo sobre cómo abordar determinadas situaciones, por ejemplo, la incorporación de nuevos/as empleados/as, la división del trabajo en períodos de máxima actividad o la planificación de la continuidad. De este modo, no se pierde el valor de esta información para la organización. 

En este artículo del blog encontrarás más información sobre cómo implantar con éxito la gestión del cambio ágil en tu propia empresa. Si no quieres conformarte con informarte, también puedes contratar a un coach ágil para que te apoye en la transformación hacia una organización ágil.

¿Qué distingue a las empresas ágiles?

El uso de Scrum o Kanban por sí solo no hace a una agencia ágil. Por el contrario, todos los enfoques ágiles requieren un examen crítico y una aplicación paso a paso. Además, el camino hacia la agilidad no comienza con los enfoques y métodos, sino con la base del trabajo ágil: la cultura de trabajo y de pensamiento. Al fin y al cabo, la agilidad es una cultura y una mentalidad integrales y su aplicación requiere una comprensión unificada de la agilidad entre todas las partes interesadas.

Los organismos que adoptan un enfoque ágil de la gestión tienen la capacidad de ser flexibles, proactivos y adaptables en su respuesta al cambio o de proceder de este modo para introducir los cambios necesarios. De este modo, los modelos ágiles ayudan a las empresas a navegar y prosperar en un mundo empresarial cada vez más complejo. En muchas de estas empresas están muy extendidos los métodos de trabajo ágiles, destinados a romper las estructuras "incrustadas". Esto se aplica a la gestión de proyectos, pero también a toda la dirección de la empresa, es decir, a los/as jefes/as ejecutivos/as. En lugar de rechazar el cambio, lo acogen y crean espacio para procesos rápidos y eficaces. Los cambios no son iniciados por el nivel directivo, sino por los/as empleados/as. A nivel de proyecto, se utilizan Scrum o Kanban para este fin.

Las organizaciones ágiles son dinámicas en su organización corporativa, no estáticas. Están sometidos a procesos de cambio constantes y se adaptan con flexibilidad a las necesidades internas y externas. La estructura empresarial se caracteriza por jerarquías planas y la autoorganización, así como por una especial proximidad a los clientes y por procesos iterativos. 

¿Cuáles son las ventajas de la gestión del cambio ágil en comparación con la gestión del cambio clásica? 

Para hacer frente a las demandas cada vez más rápidas de mercados y productos, así como a las crecientes exigencias de los clientes, las agencias deben tener la capacidad de adaptarse con flexibilidad a estas. Aunque el cambio es también el objetivo de la gestión clásica del cambio, se produce en un contexto de estabilidad y previsibilidad. El cambio se ve como algo que hay que superar lo antes posible. La tarea de este tipo de gestión del cambio es hacer que la fase de inestabilidad entre el estado inicial y el estado objetivo sea lo más breve posible.

El enfoque ágil, en cambio, no conoce la estabilidad duradera. Esto se sustituye por un estado de pruebas constantes y de ensayo (o prueba) y error. La nueva normalidad es un proceso permanente de adaptación al entorno incierto.

El proceso ideal de cambio ágil

Paso nº1: Comunicación al personal

Una vez que se han desarrollado los pilares fundamentales de una historia de cambio, es importante acercarse a los/as empleados/as de la agencia a través de esta. Para ello, primero hay que pensar detenidamente en la forma de comunicarlo. Por ejemplo, es importante considerar si es suficiente que el personal directivo presente el mensaje o si tendría más sentido un taller conjunto de lanzamiento. En cualquier caso, debería haber una señal de salida clara con un efecto "wow". Los/as empleados/as deben tener la sensación de que se están embarcando en un viaje emocionante juntos. 

Paso nº2: Crear un conocimiento básico de la transformación ágil

Todo el mundo en la empresa debe tener un conocimiento básico de lo que son los principios y métodos ágiles, por qué son importantes y cómo funciona la agilidad. Para difundir estos conocimientos y una sensación de lo que está en juego en la aplicación diaria, se pueden utilizar, por ejemplo, conceptos del tipo "blanded-learning" (encuentros sincrónicos y asincrónicos).

Paso nº3: Difundir la mentalidad ágil

Un requisito previo para el éxito de los métodos ágiles es una mentalidad ágil en la empresa. Al fin y al cabo, ya debería haber una buena cultura del feedback y el error , cuando se trata de trabajar con prototipos. Esto también se puede conseguir en paralelo: durante el trabajo ágil, se desarrolla gradualmente una mentalidad ágil.

Paso nº4: Convertir proyectos individuales en métodos ágiles

Para aplicar los métodos ágiles a nivel de proyecto, es importante considerar de antemano qué tareas son adecuadas para trabajar con métodos ágiles. Esto incluye actividades menos rutinarias que las tareas con carácter de proyecto, cuyos requisitos aún no están claros y para las que todavía hay que aclarar la metodología que se utilizará. 

Paso nº5: Implementar herramientas y métodos ágiles en todos los departamentos

Este paso no consiste en convertir todos los proyectos en ágiles al 100% . En cambio, debería intentarse aplicar al menos elementos ágiles individuales en todas partes. El objetivo es que todos los grupos de todas las áreas de la agencia desarrollen la sensación de que la forma de trabajar está cambiando a largo plazo.

Paso nº6: Introducir estructuras ágiles

Las estructuras ágiles se caracterizan por su orientación al proyecto y al cliente. Empleados/as y equipos de trabajo ya no están controlados de arriba abajo, sino que están conectados entre sí como una red. Los equipos son interdisciplinarios y, por tanto, aquellos con diferentes competencias trabajarán juntos en un proyecto o cliente, aunque provengan de diferentes departamentos responsables. 

Paso nº7: Establecer redes

Para que la mentalidad ágil se consolide más, es importante conectar en la red a las personas de la organización. El efecto positivo: el flujo de información y el trabajo a la altura de los ojos mejoran y los/as empleados/as asumen más responsabilidades personales. Por ejemplo, puede tener sentido reunir a personas de diferentes departamentos que vean una determinada necesidad de acción (por ejemplo, la necesidad de un nuevo proceso) en un grupo de trabajo autoorganizado.

Paso nº8: Desarrollar una estrategia de personal adecuada

Especialmente si la empresa solía seguir jerarquías y reglas claras, es importante que el departamento de RRHH también reconozca las necesidades del cambio ágil. Se trata de buscar activamente nuevo personal que ya piense de forma ágil y tenga experiencia en la autoorganización. 

Paso nº9: Hacer visibles los éxitos y celebrarlos

Para mantener al equipo al día, deberías preguntarte cómo y dónde puede llegar a este. ¿Dónde pueden ver el equipo y los clientes que los cambios hacia el trabajo ágil se están produciendo en la empresa y que van bien? Ya sea a través de LinkedIn, Facebook, un Content Hub o la propia intranet de la empresa, las posibilidades son muchas.

¿Qué requisitos (predisposición) deben cumplirse?

Para los procesos de cambio ágil son indispensables la sensibilización interna por el tema así como la voluntad de cambio. Aunque la primera requiera la segunda, ambas son necesarias para que todo el equipo se sienta cómodo. También es indispensable una cultura de confianza mutua, en la que haya espacio para la creatividad y la iniciativa del individuo, así como para los errores. 

El equipo directivo es fundamental y cumple un papel decisivo para el éxito de la agilidad siempre que esté dispuesto al cambio y confíe en sus empleados/as, que permita la libertad para los experimentos de cambio y que dé apoyo a su equipo en los momentos críticos. El segundo paso depende de los/as empleados/as. Deben ser curiosos/as y estar dispuestos/as a experimentar, pensar de forma innovadora y también tener resistencia y cierta tolerancia a la frustración. Un personal ideal es aquel que pretende seguir desarrollando ideas y es capaz de convertirlas en realidad en un laborioso proceso de prueba y error. 

Tus dudas sobre el artículo

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Oliver Wüntsch es experto en gestión ágil del cambio. Desde 2008 ejerce activamente como coach empresarial y consultor de procesos, ha apoyado con éxito a agencias de publicidad y digitales, ejecutivos creativos y fundadores de startups en procesos de cambio desafiantes y situaciones de toma de decisiones complejas. El pensamiento ágil y los principios de trabajo ajustado son para él las respuestas más eficaces a la creciente digitalización de los mercados.

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