Agile reclame- en digitale bureaus kunnen zich snel en flexibel aanpassen aan veranderingen. Proactiviteit is ook een sleutelwoord dat vaak voorkomt in de definitie van agiliteit. Niettemin roept elk veranderingsproces naar een agile organisatie belangrijke vragen op. In dit artikel legt Oliver Wüntsch uit wat deze zijn en wat nodig is voor een succesvolle agile transformatie.

Wat zijn de huidige uitdagingen voor reclame- en digitale bureaus?

Ongeacht de sector zijn geëngageerde werknemers op zoek naar bedrijven waar ze zich kunnen waarmaken en hun vaardigheden kunnen bijdragen aan boeiende projecten. Moderne werknemers verwachten bijvoorbeeld duidelijke antwoorden op vragen als "Waarom ga ik elke dag naar mijn werk?" en "Wat is onze visie?".

Voor ondernemingen en managers gaat het er dus enerzijds om om tegemoet te komen aan de toenemende verwachtingen van hun werknemers. Anderzijds moeten zij steeds sneller creatieve oplossingen vinden voor de snel veranderende behoeften van hun klanten. Want zij verwachten dat een bureau de nieuwste technische mogelijkheden en de wensen van de consumenten in de branche kent, deze begrijpt en in staat is daarvoor ideeën en concepten te ontwikkelen.

De verwachtingen van de klanten ten aanzien van de kwaliteit van producten en diensten worden steeds hoger. Daarom is er vraag naar slimme ideeën rond de nieuwe technologieën en innovatieve toepassingsscenario's, bijvoorbeeld op het gebied van augmented reality of 3D-printing. Bovendien moeten de agentschappen in staat om zijn de desbetreffende projecten op tijd uit te voeren. 

De uitdaging voor de bureuas bestaat erin zich aan te passen aan de steeds snellere innovatiecycli. Wie de nieuwe ideeën en bedrijfsmodellen niet kan bijbenen, zal snel het onderspit delven - en daarmee waardevolle klanten verliezen. 

Lees hier meer over de veranderende werkwereld in het tijdperk van de digitalisering. 

Waarom is agile transformatie een veelbelovende manier om deze uitdagingen aan te gaan?

Om concurrerend te blijven en voort te bouwen op hun succes, moeten bureaus zichzelf voortdurend opnieuw uitvinden en voortdurend nieuwe kennisgebieden bestrijken. Een agile structuur en autonome werkwijzen kunnen daarbij zeer behulpzaam zijn. Hoewel de term "agile" door zijn bijna inflatoire gebruik aan betekenis heeft ingeboet - zouden managers in digitale en reclamebureaus zich toch moeten verdiepen in de mogelijkheden van agility voor hun bedrijf. 

Agile werkmethoden maken dus een uiterst flexibele aanpak van de planning en uitvoering van projecten mogelijk. Aangezien de klanten - indien gewenst - continu bij het ontwikkelingsproces van hun product worden betrokken, zijn de resultaatgerichtheid en dus de klanttevredenheid veel hoger dan in conventionele projectstructuren. Het resultaat is een kwalitatief beter eindproduct, minder gemiste levertermijnen en dus meer tevreden klanten. 

Door de uitgebreide zelfadministratie van de medewerkers en projectteams kan kostbare tijd en capaciteit worden bespaard bij bureaus, die de projectmanagers kunnen gebruiken voor parallelle projecten. Bovendien neemt de tevredenheid van de werknemers toe. Dankzij het beginsel van persoonlijke verantwoordelijkheid en de daaraan verbonden beslissingsbevoegdheid identificeren zij zich sterker met het agentschap en raken zij meer betrokken. 

In de gedigitaliseerde wereld is het vermogen om te veranderen een belangrijk concurrentievoordeel voor organisaties. Voor bedrijven is het belangrijk om zich snel aan te passen aan veranderende eisen, werknemers op de hoogte te brengen en innovaties te integreren.

Klassiek veranderingsmanagement is daarvoor vaak niet meer toereikend. Agile transformatie kan bedrijven helpen om hun strategieën voortdurend aan te passen en te verbeteren. 

Wat is agile change management en welke agile methoden zijn er?

Wendbare organisaties en wendbare teams zijn organisaties die snel en flexibel handelen in een voortdurend veranderende, onzekere omgeving en toegevoegde waarde creëren voor hun klanten. De mentaliteit van agile werken is vastgelegd in de vorm van vier eisen in het zogenaamde"Agile Manifest":

• Mensen en hun interactie zijn belangrijker dan processen en tools
• Functionerende software is belangrijker dan documentatie
• Samenwerking met klanten is belangrijker dan contractonderhandelingen
• Reageren op verandering is belangrijker dan vasthouden aan het plan

Agile benaderingen, beginselen en methoden kunnen op vele manieren worden gebruikt in veranderingsprocessen van bureaus. Een gekwalificeerde coach kan je helpen om alle structuren van je onderneming tot agile structuren om te vormen. Hierna worden als voorbeeld drie methodes beschreven die gebaseerd zijn op agile principes en die op rendabele wijze in bureaus kunnen worden toegepast.

Kanban

De agile-methode Kanban wordt gekenmerkt door zijn grote transparantie in de samenwerking. In dit proces worden alle takenpakketten van het team - ongeacht of die van de managers of van de rest van het team zijn - en hun status zichtbaar gemaakt op een gemeenschappelijk Kanban Board. Het doel is een consistente workflow waarin taken worden geprioriteerd en verwerkt.

Scrum

Scrum is bijzonder geschikt voor gesloten teams die aan een project werken. Het Scrum team werkt in beperkte fasen, de zogenaamde sprints. Na elke sprint is er een volledig functionele versie van het product, die met elke sprint wordt verbeterd en uitgebreid. 

Lean Thinking

De beginselen en methoden van "lean management" zijn erop gericht om processen efficiënter te organiseren, d.w.z. met zo weinig mogelijk inspanning en verspilling. Het doel is het verlagen van de kosten en het verkorten van de processen - bijvoorbeeld door onnodige bureaucratie of fouten in de processtromen te elimineren. Tegelijkertijd wordt gestreefd naar de best mogelijke kwaliteit. Dit proces van voortdurende verbetering is altijd gericht op de klant. Dit betekent dat hun behoeften bepalen wat er moet worden verbeterd. Het doel is altijd om de kwaliteit van producten en diensten te optimaliseren en de tevredenheid van de klant te vergroten.

Hoe kan agile change management helpen om agile transformatie succesvol te maken?

In de missie om een agentschap wendbaarder en dus flexibeler en klantgerichter te maken, kunnen beide methoden van klassiek en wendbaar veranderingsmanagement worden toegepast. Natuurlijk is het zinvol om de voorkeur te geven aan agile benaderingen - maar methoden van "klassieke verandering" hoeven niet te worden weggelaten. 

Omdat elk bedrijf uniek is, is er geen eenduidige weg naar agile succes. In plaats daarvan loont het om van andere organisaties te leren en hun aanpak aan jouw eigen situatie aan te passen. Op die manier kan elk agentschap erin slagen om zowel stapsgewijze veranderingen als een cultuur van voortdurende verbetering te bevorderen.

Het is ook belangrijk om verandering niet te zien als iets dat na een bepaalde tijd is voltooid. Veranderingen vinden voortdurend plaats en agile methoden zijn met de eis verbonden om ze uit te proberen en voortdurend aan te passen.

Om niet blindelings te werken, maar successen te herkennen en fouten te verwerpen, is het belangrijk om kwantitatieve metingen van het eigen werk uit te voeren. Zo kunnen de verantwoordelijke managers het succes en het falen van afzonderlijke mijlpalen van tevoren met behulp van een scala bepalen. Dit kan worden gebruikt om achteraf te beoordelen of afzonderlijke werklast en de resultaten daarvan aan de verwachtingen hebben voldaan of niet hebben voldaan. Succes en falen in marketing kunnen bijvoorbeeld afgemeten worden aan het bereik van campagnes of het aantal reacties op een mailingcampagne. De op deze manier verzamelde gegevens verschaffen de agentschappen waardevolle inzichten in waar verbetermaatregelen moeten worden uitgevoerd.

Agile change management met als doel een agile transformatie van het bedrijf slaagt als alle medewerkers hun managers durven aanspreken op veranderingsmogelijkheden. Werknemers die voortdurend de "agile hoed" dragen en gedachten uiten over welke processen verbeterd zouden kunnen worden, dragen effectief bij aan het succes van het bedrijf. 

De visualisatie van het werk is ook essentieel. Dit dient om alle deelnemers een overzicht te geven van de stand van de activiteiten. Het is ook nuttig om processen te documenteren in een checklist, die geleidelijk wordt uitgebreid. In deze checklist worden ondersteunende aantekeningen gemaakt over hoe bepaalde situaties moeten worden aangepakt - bijvoorbeeld het inwerken van nieuwe werknemers, de taakverdeling tijdens piekperioden of de continuïteitsplanning. Op die manier gaat de waarde van deze informatie voor de organisatie niet verloren. 

Meer informatie over hoe je agile cange management succesvol in je eigen bedrijf kunt implementeren, vind je in dit blogartikel. Als je geen genoegen wilt nemen met alleen informeren, kun je ook een agile coach inhuren die je ondersteunt bij de transformatie naar een agile organisatie.

Wat onderscheidt agile bedrijven?

Het gebruik van Scrum of Kanban alleen maakt nog geen agile bureau. In plaats daarvan vereisen alle agile benaderingen een kritisch onderzoek en een stapsgewijze implementatie. Bovendien begint de weg naar agiliteit niet bij de benaderingen en methoden, maar bij het fundament van agile werken: de werk- en denkcultuur. Want wat is agile werken? Een agile organisatie is een allesomvattende cultuur en mentaliteit, waarvan de implementatie een uniform begrip vereist van agiliteit bij alle belanghebbenden.

Agentschappen die agile management toepassen hebben het vermogen om flexibel, proactief en adaptief te reageren op veranderingen, of dat te doen om noodzakelijke veranderingen door te voeren. Op deze manier ondersteunen agile modellen bedrijven bij het vinden van hun weg en het zich bewijzen in de steeds complexere zakenwereld. In veel van dergelijke bedrijven zijn agile werkmethoden wijdverbreid, die bedoeld zijn om "aangekoekte" structuren af te breken. Dit geldt voor het projectmanagement, maar ook voor de hele bedrijfsleiding, dus de leidinggevenden. In plaats van verandering af te wijzen, verwelkomen ze die en creëren ze ruimte voor snelle, efficiënte processen. Veranderingen worden niet geïnitieerd door het managementniveau, maar door de werknemers. Op projectniveau worden hiervoor Scrum of Kanban gebruikt.

Agile organisaties zijn dynamisch in hun bedrijfsorganisatie, niet statisch. Zij zijn onderhevig aan voortdurende veranderingsprocessen en passen zich flexibel aan interne en externe eisen aan. De bedrijfsstructuur wordt gekenmerkt door platte hiërarchieën en zelforganisatie, als ook door een bijzondere nabijheid tot de klanten en iteratieve processen. 

Wat zijn de voordelen van agile change management ten opzichte van klassiek change management? 

Om het hoofd te kunnen bieden aan de steeds snellere eisen die aan markten en producten worden gesteld en aan de steeds hogere eisen die door de klanten worden gesteld, moeten de bureaus in staat zijn zich daaraan flexibel aan te passen. Hoewel verandering ook het doel is van klassiek veranderingsmanagement vindt het plaats in een context van stabiliteit en voorspelbaarheid. Verandering wordt gezien als iets dat zo snel mogelijk moet worden overwonnen. De taak van dit type veranderingsmanagement is de onrustige fase tussen de begintoestand en de doeltoestand zo kort mogelijk te maken.

De agile aanpak daarentegen kent geen blijvende stabiliteit. Daarvoor in de plaats komt een toestand van voortdurend testen, vallen en opstaan. De nieuwe normaliteit is een permanent proces van aanpassing aan de onzekere omgeving.

Het ideale agile veranderingsproces

Stap 1: Communicatie met de werknemers

Zodra de hoekstenen van een veranderingsverhaal zijn ontwikkeld, is het belangrijk om de medewerkers van het bureau ermee te benaderen. Denk allereerst goed na over de manier waarop dit moet worden gecommuniceerd. Zo moet bijvoorbeeld worden nagegaan of het voldoende is dat de managers de boodschap presenteren of dat een gezamenlijke kick-off workshop zinvoller zou zijn. In ieder geval moet er een duidelijk startsignaal zijn met een wow-effect. De werknemers moeten het gevoel krijgen dat zij samen aan een spannende reis beginnen. 

Stap 2: Creëer basiskennis voor agile transformatie

Iedereen in het bedrijf moet een basiskennis hebben van wat agile principes en methoden zijn, waarom ze belangrijk zijn en hoe agiliteit werkt. Om deze kennis te verspreiden en een gevoel te geven van wat er bij de dagelijkse uitvoering op het spel staat, kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van blended learning-concepten.

Stap 3: Agile mindset verspreiden

Een voorwaarde voor het succes van agile methoden is een agile mindset in het bedrijf. Er zou immers al een goede fouten- en feedbackcultuur moeten zijn als het gaat om het werken met prototypes. Dit kan ook parallel worden bereikt: tijdens agile werken ontwikkelt zich geleidelijk een agile mindset.

Stap 4: Individuele projecten omzetten naar agile methoden

Om agile methoden op projectniveau te implementeren, moet je van tevoren bedenken welke taken geschikt zijn om met agile methoden te werken. Hieronder vallen minder routinematige activiteiten dan taken met een projectkarakter, waarvan de eisen nog onduidelijk zijn en waarvoor de te gebruiken methodologie nog moet worden verduidelijkt. 

Stap 5: Agile tools en methoden in alle teams implementeren

Bij deze stap gaat het er niet om alle projecten volledig om te zetten naar agile. In plaats daarvan moet je proberen om overal ten minste afzonderlijke agile elementen toe te passen. Het doel is dat alle medewerkers op alle gebieden van het bureau het gevoel ontwikkelen dat de manier van werken op de lange termijn verandert.

Stap 6: Agile structuren introduceren

Agile structuren worden gekenmerkt door hun project- en klantgerichtheid. De werknemers en werkploegen worden niet langer van bovenaf aangestuurd, maar zijn als een netwerk met elkaar verbonden. De teams zijn interdisciplinair en dus werken werknemers met verschillende competenties samen aan een project of klant - ook al hebben ze verschillende verantwoordelijkheden. 

Stap 7: Netwerken tot stand brengen

Om de agile mindset verder te verstevigen, is het belangrijk dat de mensen in de organisatie netwerken. Het positieve effect: de informatiestroom en het werken op ooghoogte worden verbeterd en de werknemers nemen meer eigen verantwoordelijkheid op zich. Het kan bijvoorbeeld zinvol zijn om mensen van verschillende afdelingen die een bepaalde verandering willen (bijvoorbeeld de behoefte aan een nieuw proces) samen te brengen in een zelf georganiseerde werkgroep.

Stap 8: Ontwikkel een geschikte personeelsstrategie

Vooral als het bedrijf gewend was om duidelijke hiërarchieën en regels te volgen, is het belangrijk dat de HR-afdeling ook de behoeften aan agile verandering erkent. Het is een kwestie van actief zoeken naar nieuwe medewerkers die al agile denken en ervaring hebben met zelforganisatie. 

Stap 9: Maak successen zichtbaar en vier ze

Om werknemers op de hoogte te houden, moet je je afvragen hoe en waar je hen het best kunt bereiken. Waar kunnen het team en de klanten zien dat er in het bedrijf veranderingen naar agile werken plaatsvinden en dat het goed gaat? Of het nu via LinkedIn, Facebook, een content hub of het eigen intranet van het bedrijf is - er zijn legio mogelijkheden.

Aan welke eisen (readiness) moet worden voldaan?

Onmisbaar voor agile veranderingsprocessen is de bedrijfsinterne sensibilisering voor het onderwerp en de wil om te veranderen. Ook al vereist het eerste het tweede, beide zijn nodig om alle werknemers mee te krijgen. Een cultuur van wederzijds vertrouwen is eveneens onmisbaar en er moet binnen deze cultuur ruimte zijn voor de creativiteit en het initiatief van het individu, maar ook voor fouten. 

De beslissende factoren voor agile succes zijn daarom managers die verandering willen en hun werknemers vertrouwen, die vrijheid laten voor veranderexperimenten en die hun team steun geven op kritieke momenten. De tweede stap hangt af van de werknemers. Zij moeten nieuwsgierig zijn en bereid om te experimenteren, buiten de gebaande paden te denken en ook uithoudingsvermogen en een zekere frustratietolerantie bezitten. Ideaal zijn mensen die ideeën verder willen uitwerken en in staat zijn om ze in een moeizaam proces van vallen en opstaan om te zetten in realiteit.