Göra din byrå till en agil organisation

Hur agil transformation gör din byrå flexibel och passar för framtiden

Agil reklam och digitala byråer kan snabbt och flexibelt anpassa sig till nya saker. Proaktivitet är också ett nyckelord som ofta faller när man definierar smidighet. Ändå väcker varje förändringsprocess mot en agil organisation viktiga frågor. Oliver Wüntsch förklarar för dig i följande artikel vilka dessa är och vilken framgångsrik agil omvandling som är nödvändig.

Vilka är de aktuella utmaningarna för reklam och digitala byråer?

Oavsett bransch söker engagerade medarbetare företag där de kan förverkliga sig själva och bidra med sin kompetens till spännande projekt. Moderna arbetare: till exempel förväntar vi oss tydliga svar på frågor som "Varför går jag till jobbet varje dag?" och "Vad är vår vision?".

För företag och chefer handlar det därför å ena sidan om att möta de ökade förväntningarna hos sina anställda: interna. Å andra sidan är det viktigt att hitta kreativa lösningar på kundernas lika snabbt föränderliga behov i allt snabbare takt. Eftersom de förväntar sig att en byrå ska känna till de senaste tekniska möjligheterna och konsumenternas önskemål: respektive bransch, förstå den och kan utveckla idéer och koncept för detta.

Kundernas förväntningar på produkt- och servicekvalitet ökar ständigt. Smarta idéer om ny teknik och innovativa applikationsscenarier, till exempel inom områdena augmented reality eller 3D-utskrift, efterfrågas därför. Dessutom måste byråerna kunna genomföra de relevanta projekten i tid. 

Utmaningen för byråerna är alltså att anpassa sig till de allt snabbare innovationscyklerna. De som inte kan hålla jämna steg med de nya idéerna och affärsmodellerna tappar snabbt kontakten – och därmed värdefulla kunder: 

Läs mer om den föränderliga arbetsvärlden i digitaliseringens tidetid. 

Varför är agil omvandling ett lovande sätt att möta dessa utmaningar?

För att förbli konkurrenskraftiga och öka sina framgångar uppmanas byråerna att ständigt återuppfinna sig själva och ständigt täcka nya kunskapsområden. En agil struktur och självansvariga arbetsmetoder kan vara till stor hjälp. Även om termen "agil" har förlorat sin betydelse på grund av dess nästan inflationsanvändning, bör chefer i digitala byråer och reklambyråer också överväga möjligheterna till smidighet för sin verksamhet. 

Agila arbetsmetoder möjliggör ett extremt anpassningsbart förhållningssätt till planering och genomförande av projekt. Eftersom kunderna kontinuerligt är involverade i utvecklingsprocessen för sin produkt, om så önskas, är resultatorienteringen och därmed kundnöjdheten mycket högre än i konventionella projektstrukturer. Resultaten är en slutprodukt av bättre kvalitet samt färre trasiga leveranstider och därmed nöjdare kunder: 

På grund av de anställdas omfattande självstyre: interna och projektgrupper är det också möjligt att spara värdefull tid och kapacitet i byråer, som projektledare kan använda för parallella projekt. Till detta kommer den ökande tillfredsställelsen hos de anställda: inuti. Tack vare principen om självansvar och den tillhörande beslutsmakten identifierar de sig närmare byrån och blir mer delaktiga. 

I den digitaliserade världen är förändringsförmågan en betydande konkurrensfördel för organisationer. Företag måste snabbt anpassa sig till förändrade krav, ta med sig anställda och integrera innovationer.

På många håll räcker det inte längre med klassisk förändringshantering för detta. Agil omvandling gör det möjligt för företag att kontinuerligt anpassa sig och förbättra sina strategier. 

Vad är Agile Change Management och vilka är de agila metoderna?

Agila organisationer och agila team är de som agerar snabbt och flexibelt i en ständigt föränderlig, osäker miljö och skapar mervärde för sina kunder. Tänkesättet för agilt arbete registreras i form av fyra krav i det så kallade AgileManifesto:

  • Människor och deras interaktion är viktigare än processer och verktyg
  • Fungerande programvara är viktigare än dokumentation
  • Samarbete med kunder: det är viktigare än avtalsförhandlingar
  • Att reagera på förändringar är viktigare än att hålla sig till planen

Agila metoder, principer och metoder kan användas på olika sätt i byråbytesprocesser. En lämpligt kvalificerad tränare kan hjälpa dig att ändra alla strukturer i ditt företag till smidig. Följande är exempel på tre metoder som bygger på agila principer och kan användas lönsamt i byråer.

Kanban

Den agila metoden Kanban kännetecknas av dess höga transparens i samarbetet. I en gemensam Kanban-styrelse synliggörs alla arbetsgruppens uppgiftspaket, oavsett om de är chefer eller resten av teamet, samt deras status. Målet är ett jämnt arbetsflöde där uppgifter prioriteras och bearbetas.

Scrum

Scrum är särskilt lämplig för slutna arbetslag som arbetar med ett projekt. Scrum-teamet arbetar i tidsbegränsade faser, de så kallade sprintarna. Efter varje sprint finns det en fullt fungerande version av produkten, som förbättras och utökas med varje sprint. 

Magert tänkande

Principerna och metoderna för lean management syftar till att organisera processer mer effektivt, det vill säga med så lite ansträngning och avfall som möjligt. Det handlar därför om att minska kostnaderna och förkorta processerna – till exempel genom att minska onödig byråkrati eller fel i processprocesserna. Samtidigt är målet att uppnå bästa möjliga kvalitet. Denna kontinuerliga förbättringsprocess är alltid inriktad på kunderna. Med andra ord avgör deras behov vad som ska förbättras. Målet är alltid att optimera produkt- och servicekvaliteten samt öka kundnöjdheten.

Hur kan Agile Change Management bidra till att göra agil transformation framgångsrik?

I uppdraget att göra en byrå mer flexibel och därmed mer flexibel, flexibel och kundorienterad kan metoder för både klassisk och agil förändringshantering tillämpas. Naturligtvis är det vettigt att föredra agila metoder - men metoder för "klassisk förändring" behöver inte utelämnas. 

Eftersom varje företag är unikt finns det inte en enda väg till agil framgång. Istället är det värt att lära av andra organisationer och anpassa sin inställning till sin egen situation. På så sätt kan varje byrå lyckas främja gradvisa förändringar och en kultur av ständiga förbättringar.

Det är också viktigt att inte se förändring som något som slutförs efter en viss tid. Förändringar sker kontinuerligt och agila metoder är förknippade med efterfrågan att prova dem och anpassa dem kontinuerligt. 

För att inte arbeta blint, utan för att erkänna framgångar och göra misstag, är det viktigt att utföra kvantitativa mätningar av sitt eget arbete. Chefer kan till exempel förutbestämma framgången och misslyckandet med enskilda milstolpar på en skala. På grundval av dessa är det möjligt att i efterhand bedöma om enskilda arbetspaket och deras resultat har uppfyllt förväntningarna eller inte har uppfyllt dem. Framgång och misslyckande i marknadsföringen kan mätas, till exempel genom räckvidden för kampanjer eller antalet svar på en utskickskampanj. De data som samlas in på detta sätt ger byråerna värdefulla insikter om var förbättringsåtgärder behöver vidtas.

Agil förändringsledning med målet att den agila omvandlingen av företaget ska lyckas när alla medarbetare: inom vågar ta itu med förändringspotentialen gentemot sina chefer. Medarbetare som ständigt bär den "smidiga hatten" och uttrycker tankar om vilka processer som kan förbättras bidrar effektivt till företagets framgång. 

Visualiseringen av verket är också viktig. Syftet med detta är att ge alla intressenter en översikt över verksamhetens status. Det är också bra att dokumentera processer i en checklista, som gradvis utökas. Den använder stödjande anteckningar för att registrera hur man hanterar vissa situationer, till exempel indata från arbetare, arbetsfördelningen vid högtrafik eller kontinuitetsplanering. Således går värdet av denna information för organisationen inte förlorat. 

Mer information om hur agil förändringshantering framgångsrikt kan implementeras i ditt eget företag finns i den här bloggartikeln. Om du inte vill vara nöjd med ren självinformation kan du också anställa en Agile Coach för att hjälpa dig att omvandla den till en agil organisation.

Vad utmärker agila företag?

Användningen av Scrum eller Kanban ensam gör inte en smidig byrå. Istället kräver alla agila metoder kritiskt engagemang och steg-för-steg-implementering. Dessutom börjar vägen till smidighet inte med tillvägagångssätt och metoder, men med grunden för agilt arbete: arbets- och tankekulturen. Slutligen är smidighet en omfattande kultur och ett omfattande sätt att tänka, vars genomförande kräver en enhetlig förståelse av smidighet mellan alla inblandade parter.

Byråer som är agila i sin ledning har förmågan att svara flexibelt, proaktivt och anpassningsbart för förändring, eller att agera på detta sätt för att införa nödvändiga förändringar. Agila modeller hjälper därmed företag att hitta sin väg runt den alltmer komplexa ekonomiska världen och att bevisa sig själva. Många sådana företag har en vanlig praxis med agila arbetsmetoder som är utformade för att bryta upp "encrusted" strukturer. Det gäller projektledning, men även hela ledningen i bolaget, det vill säga cheferna. I stället för att avvisa förändringar välkomnas de och skapas utrymme för snabba och effektiva processer. Förändringar initieras inte av ledningsnivån, utan av medarbetarna: interna. På projektnivå används scrum eller kanban för detta ändamål.

Agila organisationer är dynamiska, inte statiska, i sin företagsorganisation. De är föremål för ständiga förändringsprocesser och anpassar sig flexibelt till interna och externa krav. Företagsstrukturen kännetecknas av platta hierarkier och självorganisation samt en speciell kundnära och iterativa processer. 

Vilka är fördelarna med Agile Change Management jämfört med traditionell förändringshantering? 

För att klara de allt snabbare kraven på marknader och produkter samt de ökande kundkraven behöver byråerna möjlighet att anpassa sig flexibelt till dem. Även om förändring också är målet för traditionell förändringshantering sker den i ett sammanhang av stabilitet och förutsägbarhet. Förändringar uppfattas som något som måste övervinnas så snabbt som möjligt. Uppgiften för denna typ av ändringshantering är att göra den oroliga fasen mellan det ursprungliga tillståndet och måltillståndet så kort som möjligt.

Det smidiga tillvägagångssättet vet å andra sidan ingen varaktig stabilitet. Detta ersätts av ett tillstånd av konstant kontroll och testning. Det nya normala är en permanent process för anpassning till den osäkra miljön.

Den perfekta agila förändringsprocessen

Steg 1: Kommunikation till anställda:inuti

När hörnstenarna i en förändringshistoria har utvecklats är det viktigt att kontakta byråns personal. För att göra detta bör du noga tänka på hur detta ska kommuniceras. Det är till exempel nödvändigt att överväga om det är tillräckligt för chefer att presentera budskapet eller om en gemensam kick-off-workshop är mer meningsfull. Det bör dock finnas en tydlig start med en wow-effekt i alla fall. Medarbetarna: Medarbetarna ska få känslan av att de ska ut på en spännande resa tillsammans. 

Steg 2: Skapa en grundläggande förståelse för agil transformation

Alla i företaget ska ha en grundläggande kunskap om vilka agila principer och metoder som finns, varför de är viktiga och hur smidighet fungerar. Blandade inlärningskoncept kan till exempel användas för att sprida denna kunskap och en känsla av vad daglig implementering handlar om.

Steg 3: Sprid agilt tankesätt

En förutsättning för att agila metoder ska lyckas är ett agilt tänkesätt i företaget. När allt kommer runt bör det redan finnas en bra kultur av fel och feedback när det gäller att arbeta med prototyper. Detta kan också göras parallellt: Under agilt arbete utvecklas gradvis ett agilt tankesätt.

Steg 4: Byt enskilda projekt till agila metoder

För att implementera agila metoder på projektnivå är det viktigt att tänka i förväg på vilka uppgifter som är lämpliga för att arbeta med agila metoder. Detta inbegriper färre rutinaktiviteter än projektspecifika uppgifter, vars krav fortfarande är oklara och för vilka det fortfarande är nödvändigt att klargöra vilken metod som bör tillämpas. 

Steg 5: Använd agila verktyg och metoder i alla team

Det här steget handlar inte om att konvertera alla projekt till 100 procent till agil. Istället bör man försöka tillämpa åtminstone enskilda agila element överallt. Syftet är att säkerställa att alla medarbetare inom alla delar av byrån utvecklar känslan av att deras arbetsföring förändras på lång sikt.

Steg 6: Introducera agila strukturer

Agila strukturer kännetecknas av deras projekt- och kundorientering. Medarbetarna: interna och arbetslag styrs inte längre uppifrån och ned, utan är nätverksliknande anslutna. Teamen är tvärvetenskapliga och därför arbetar medarbetare med olika kompetenser tillsammans med ett projekt eller kunder – även om de kommer från olika ansvarsområden. 

Steg 7: Upprätta nätverk

För att det agila tänkesättet ska kunna etablera sig ytterligare är det viktigt att koppla samman personerna i organisationen. Den positiva effekten: informationsflödet och arbetet på lika villkor förbättras och medarbetarna: de tar ett mer personligt ansvar. Det kan till exempel vara användbart att sammanföra personer från ett brett spektrum av avdelningar som ser ett visst behov av åtgärder (till exempel behovet av en ny process) i en självorganiserad arbetsgrupp.

Steg 8: Utveckla rätt personalstrategi

Särskilt om företaget har följt tydliga hierarkier och regler hittills är det viktigt att HR-avdelningen också inser behoven av agil förändring. Det handlar om att aktivt söka nya medarbetare som redan tänker agilt och har erfarenhet av självorganisation. 

Steg 9: Synliggör prestationer och fira

För att hålla de anställda informerade bör man fråga sig hur och var man bäst kan nå dem. Var kan teamet och kunderna se att förändringar sker i företaget mot agilt arbete och att det går bra? Om det är över LinkedIn , Facebook, via ett innehållsnav eller företagets eget intranät – möjligheterna är många.

Vilka krav (beredskap) bör uppfyllas?

Oumbärlig för agila förändringsprocesser är den interna medvetenheten om ämnet samt förändrings vilja. Även om det förstnämnda kräver det senare, är båda nödvändiga för att ta alla anställda med sig. Det är också viktigt att ha en kultur av ömsesidigt förtroende, inom vilken det finns utrymme för individens kreativitet och initiativförmåga, liksom för misstag. 

Nyckeln till agil framgång är därför chefer som vill ha förändring och som litar på sina medarbetare: interna, som ger utrymme för förändringsexperiment och ger sitt team stöd i kritiska ögonblick. I det andra steget beror det på de anställda: inuti. De ska vara nyfikna och ivriga att experimentera, också tänka korstänkande och även ge uthållighet och en viss tolerans för frustration. Helst är människor som vill utveckla idéer vidare och kan göra dem till verklighet i en mödosam test- och galenskapsprocess idealiska. 

Dina frågor om bidraget

Om du har ytterligare frågor om agil transformation eller vill dela med dig av din egen erfarenhet, vänligen använd kommentaravsnittet. Är du intresserad av nya inlägg om WordPress, webbdesign och mer? Följ sedan Raidboxes på Twitter, Facebook, LinkedIn eller via vårt nyhetsbrev.

Tyckte du om artikeln?

Med din recension hjälper du oss att förbättra vårt innehåll ytterligare.

Skriva en kommentar

Din e-postadress kommer inte att publiceras.