Empresas virtuales: Cómo el equipo de tu se desenvuelve con éxito sin una oficina

Jan Tissler
9 min.
Empresas virtuales

Algunos llevan muchos años predicando que el trabajo a distancia no es sólo una solución provisional para casos excepcionales. Por ejemplo, Matt Mullenweg, cofundador de WordPress . Prescindir totalmente de las oficinas puede ser una oportunidad para trabajar de forma productiva y con éxito. ¿Qué hay detrás de palabras de moda como "empresas virtuales" o "empresas distribuidas"? ¿Y qué hay que tener en cuenta?

El año 2020 ha introducido nuevos acrónimos como "WFH" (Work From Home). Muchas empresas se enfrentaron de repente a un problema que hasta entonces habían ignorado: Tenía que funcionar sin oficinas. Los que no estaban preparados para ello cayeron, como era de esperar, en un profundo valle de productividad.

Menos microgestión

Esto ocurrió sencillamente porque no había ni siquiera lo básico: Las herramientas necesarias faltaban por completo o resultaban insuficientes. Pero no se trata sólo de las herramientas adecuadas. La forma de trabajar tiene que cambiar fundamentalmente para las empresas virtuales. La forma de planificar y distribuir las tareas entre los empleados funciona de manera diferente. El llamado liderazgo a distancia para las agencias y empresas necesita más libertad, así como más confianza, y bastante menos microgestión.

Algunas de estas empresas (y sus directivos) seguro que anhelan el día en que puedan volver a la "normalidad". Tal vez la (ocasional) oficina en casa se quede entonces como un plus del que presumir en los anuncios de empleo. En la práctica, sin embargo, estas organizaciones seguirán fijándose y optimizando la oficina y la presencia física.

El trabajo a distancia no es una alternativa reconocida, ni siquiera el modelo más sostenible en ese momento, sino la excepción y se considera una copia a medias del "trabajo real" in situ. Al mismo tiempo, se pretende que el "trabajo real" y la colaboración sólo son posibles si todo el mundo está en la misma sala o, al menos, en el mismo edificio a horas fijas.

Ni siquiera se les ocurre que el trabajo a distancia pueda tener sus propias ventajas. O que el modelo es la mejor opción para algunas tareas y profesiones. Entonces parece absurdo que las empresas puedan beneficiarse de ser una empresa distribuida.

Ejemplo de Automattic: Remoto por convicción

Tanto mayor es el asombro cuando las empresas de éxito nunca se han organizado de forma diferente. A veces esto surgió por necesidad, porque inicialmente no había presupuesto para una oficina. Pero entonces el modelo se mantuvo porque había demostrado su eficacia.

El mejor ejemplo, entre muchos otros, es la empresa que está detrás de WordPress .com y WooCommerce: Automattic. A su fundador, Matt Mullenweg, le gusta hablar de cómo los "expertos" intentaron hacerle entender que este modelo nunca funcionaría con más de una o dos docenas de empleados. En la actualidad, Automattic cuenta con casi 1.300 empleados y aún no tiene oficinas permanentes.

WordPress  Equipo de Automattic
El equipo de Automattic - distribuido por todo el mundo

De hecho, hasta no hace mucho, la empresa tenía incluso algo parecido a un espacio de coworking interno en San Francisco: podías ir allí a hacer tu trabajo y conocer a tus compañeros. Pero cada vez se utiliza menos. Así que Automattic guardó esos espacios.

Matt Mullenweg podría sentirse reivindicado este año en lo que lleva predicando tanto tiempo: el futuro de muchas empresas es una estructura descentralizada sin oficinas. "La ilusión de que las oficinas tienen que ver con el trabajo se ha roto para siempre", escribió en una entrada del blog. Al final, las oficinas tienen más que ver con el control que con la creación de un entorno de trabajo útil y solidario.

Los 5 niveles de las empresas distribuidas

Ha creado un modelo de empresas distribuidas o virtuales que se inspira en las etapas de los vehículos autónomos. Es lo siguiente:

Nivel 0: El control remoto no es una opción

El trabajo a distancia no es posible, porque hay que estar presente en persona para la tarea. Uno piensa aquí en los artesanos, los vendedores o incluso los bomberos. Por supuesto, puede haber situaciones y desarrollos futuros que cambien esto, al menos en parte. Uno piensa en los robots teledirigidos o semiautónomos que ayudan a combatir los incendios. Pero a día de hoy, eso no es posible.

Nivel 1: El control remoto es sólo para emergencias

Muchas empresas se encontraban en este nivel antes de la pandemia de coronavirus. El trabajo a distancia sería teóricamente posible, pero no hay soporte para ello. En caso de emergencia, los empleados pueden trabajar fuera de la oficina durante uno o dos días. Pero, en la mayoría de los casos, es cuando la mayor parte del trabajo se queda en agua de borrajas. Esto también se debe a que incluso las herramientas básicas, como la propia cuenta de correo electrónico o el calendario, sólo son accesibles con dificultad en cuanto se deja de estar en la red interna de la oficina.

Etapa 2: El control remoto es posible, pero sólo en casos excepcionales

Muchas empresas han tenido que elevarse a este nivel a causa de la pandemia: se han visto obligadas a aceptar que muchos o todos sus empleados trabajen a distancia durante un largo periodo de tiempo. Para ello, se crearon las bases técnicas adecuadas y se introdujeron nuevas herramientas como Zoom o Microsoft Teams.

Sin embargo, los procesos y modelos de pensamiento no han cambiado. En cambio, intentan trasladar las formas de trabajo anteriores al mundo digital. Esto funciona más o menos como la versión "e-paper" de un periódico en un smartphone: funciona con esfuerzo, pero no muy bien.

En el caso del trabajo a distancia a este nivel, esto significa que todo sigue ocurriendo de forma sincronizada y que se le interrumpe constantemente. Los supervisores se preocupan por la productividad de sus equipos, pero no cambian las condiciones límite por este motivo. En su lugar, se supone que un software garantiza que los empleados sólo trabajan realmente en sus proyectos, o bien hay que demostrar que se está realmente "presente" a través de una cámara web que está constantemente encendida.

Etapa 3: La distancia como oportunidad

A partir de aquí, el trabajo fuera de la oficina ya no se ve como una solución provisional con muchos inconvenientes, sino (también) como una oportunidad. Se crea un mejor ambiente de trabajo en casa o en un espacio de coworking y la empresa reconoce lo valioso que puede ser el trabajo asíncrono. La comunicación se realiza más bien por escrito. El componente personal también desempeña un papel importante (sin las restricciones de la pandemia): los equipos se reúnen durante una o dos semanas al año.

Etapa 4: El control remoto es la nueva normalidad

Una vez aquí, los procesos se vuelven sistemáticamente asíncronos. El rendimiento del trabajo se evalúa en función de los resultados y no de la presencia de los empleados en un lugar y del tiempo que permanezcan en él. La confianza se desarrolla y se convierte en la base de la cooperación. No sólo los "altavoces" extrovertidos son escuchados con su opinión, sino todos, porque hay muchas formas de participar en los debates.

Las empresas pueden atraer a empleados con talento que no viven cerca de las oficinas o que están dispuestos a Migración . Las oficinas domésticas de los empleados suelen estar mejor equipadas y mucho más centradas en las necesidades individuales que la oficina media. Las reuniones en tiempo real están bien preparadas. La diversidad también se ve reforzada porque cada persona puede hacer su trabajo de la manera que más le convenga.

Nivel 5: Nirvana a distancia

Matt Mullenweg considera que ésta es la "etapa del nirvana" que puede no ser alcanzable. Se trata más bien de un incentivo. A este nivel, las empresas distribuidas son siempre mejores, más exitosas y más productivas que sus competidores con oficinas. La satisfacción de los empleados es máxima.

Dropbox se convierte en "Virtual First"

En general, empresas como Automattic, Buffer o Doist lo tienen más fácil porque apostaron por equipos distribuidos desde el principio. Sí tenían que asegurarse de que su modelo siguiera funcionando con un equipo en crecimiento. Pero las formas básicas de pensar y actuar ya estaban establecidas.

Es más difícil para las empresas que tienen que adaptarse, como ocurrió tras la pandemia de coronavirus. Por un lado, a menudo descubrieron que el trabajo a distancia no era tan malo como siempre pensaron. Por otra parte, este experimento forzado también ha complacido a muchos empleados.

Dropbox, por ejemplo, reveló en un comunicado oficial que el 90% de sus 2.800 empleados se sentían productivos en casa y no querían volver a una estricta semana laboral de cinco días en la oficina. Sin duda, también vieron los inconvenientes de trabajar a distancia. "Videoconferencias sin parar, notificaciones constantes y aislamiento social" se citan allí como ejemplos.

Blog de Dropbox
Dropbox también es pionero en el blog sobre el tema "Cultura de trabajo".

Sin embargo, Matt Mullenweg señalaría que Dropbox sólo tendría que atreverse a pasar al siguiente nivel. Estos "contras" son señales de que la mentalidad de la oficina se ha trasladado sin cambios al mundo remoto.

Parece que Dropbox quiere trabajar exactamente en eso. Habrá oficinas llamadas "Dropbox Studios" en todo el mundo. Esto incluye lugares anteriores como San Francisco, Seattle, Austin o Dublín. Pero también habrá "espacios a la carta para reuniones de equipo" en otros lugares. El anuncio dice:

Como resultado, se espera que Dropbox tenga una mayor distribución geográfica con el tiempo, y los equipos tendrán más libertad para elegir dónde viven, trabajan y encuentran nuevos colaboradores

La empresa pretende ajustar dinámicamente la ubicación de estos "estudios" en función de la demanda.

Pero, como explica el modelo escalonado anterior, los cambios organizativos también forman parte del nuevo mundo laboral independiente de la ubicación. Dropbox habla aquí de "jornadas no lineales". En el futuro, la empresa sólo designará "horas centrales de colaboración" cuando los husos horarios se superpongan. Además, anima a sus empleados a diseñar sus propios horarios. "Dropbox quiere priorizar el impacto y los resultados de esta manera en lugar de las horas trabajadas". Suena casi como si alguien de allí se pasara de listo con Matt Mullenweg ....

Dropbox es también el último ejemplo de la industria tecnológica. Twitter y Square ya habían anunciado que permitirían las oficinas domésticas temporales de forma indefinida como alternativa. Y Mark Zuckerberg, de Facebook, predijo que el 50% de sus empleados trabajarán a distancia en la próxima década.

8 consejos para las empresas virtuales

Pero, ¿cómo orientarse en el nuevo mundo del trabajo distribuido? La empresa que está detrás de la aplicación Todoist ha reunido en un blog ocho consejos útiles para mejorar el trabajo a distancia:

1. encontrar soluciones propias en tu

El hecho de que otra empresa tenga éxito con una determinada herramienta o forma de trabajar no significa que sea una buena opción para usted y su negocio. Siempre hay que ver cuál es el problema fundamental y luego buscar una solución que se ajuste a él. Ejemplo en el puesto: La empresa probó Slack como canal de comunicación porque muchos lo utilizaban. Sin embargo, Doist descubrió que no encajaba bien en su equipo global.

2. poner en primer lugar el mando a distancia

En las organizaciones que se basan en un modelo híbrido, los trabajadores remotos se pierden rápidamente. Se olvidan en las comunicaciones y en las promociones. En lugar de limitarse a permitir el trabajo a distancia, debería fomentarse activamente. Debería convertirse en la nueva normalidad.

3. utilizar la comunicación asíncrona

Su ejemplo gira principalmente en torno a los equipos internacionales. Pero incluso las personas que no viven al otro lado del mundo tienen sus propios "husos horarios". Algunas personas empiezan a primera hora del día, otras prefieren trabajar por la tarde. Algunos necesitan varias horas de concentración ininterrumpida, otros trabajan en ráfagas cortas.

4. utilizar la comunicación sincrónica de forma muy selectiva

Nadie pretende que todas las preguntas, todos los problemas, todos los retos puedan resolverse a través del chat. Pero en lugar de considerar la comunicación sincrónica, como las reuniones, como algo estándar, deberían ser una herramienta bien planificada y preparada para momentos especiales. Esto se aplica, por ejemplo, a preguntas complejas, situaciones de emergencia o incluso para que los miembros del equipo se conozcan mejor.

5. documentar los procesos y normas de trabajo

Cuanto mejor se registre cómo se debe hacer algo, menos preguntas habrá. Una buena documentación también garantiza menos malentendidos y conflictos en la agencia o empresa.

6. tener cuidado con las nuevas contrataciones

No todas las personas son adecuadas para un entorno de trabajo a distancia. Tienes que ser capaz de manejar la planificación de tu propio trabajo y tener más responsabilidad. Las habilidades de comunicación también deben ser sólidas (especialmente las escritas). Matt Mullenweg, por ejemplo, ha declarado que en Automattic no se hacen entrevistas, sino que se hacen chats de entrevistas.

7. la confianza es la base de todo

Este es un punto especialmente difícil para muchos líderes. La productividad no se da cuando alguien parece estar ocupado (sentado en un escritorio en la oficina, por ejemplo), sino cuando se obtienen resultados. Tiene que haber confianza en que los empleados están trabajando en sus tareas lo mejor posible.

8. no ignore los aspectos negativos del trabajo a distancia

Porque está igualmente claro que tales experimentos han fracasado en el pasado. Piense en ejemplos destacados como Yahoo e IBM. Por lo tanto, no hay que dar por sentado que esta cuestión es una obviedad. Más bien hay que ver qué ha fallado en esos casos y cómo se puede contrarrestar. También es importante que todos los implicados tengan claros los pros y los contras para ellos personalmente.

Mi conclusión para las agencias y empresas

Lo que muchos aún no entienden: Una mayor libertad creativa no reduce la productividad, sino que la aumenta. Como han demostrado varios estudios, "más dinero" como recompensa sólo funciona para tareas muy sencillas. En cuanto la gente tiene que aportar aunque sea un poco de esfuerzo intelectual y creativo, este señuelo se convierte en lo contrario: Cuanto mayor sea la recompensa, peor será el resultado. Vea esta versión animada de una charla de Dan Pink:

YouTube

Al cargar el vídeo, acepta la política de privacidad de YouTube.
Más información

Cargar vídeo

PGlmcmFtZSB3aWR0aD0iNTYwIiBoZWlnaHQ9IjMxNSIgc3JjPSJodHRwczovL3d3dy55b3V0dWJlLW5vY29va2llLmNvbS9lbWJlZC91NlhBUG51RmpKYyIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIGFsbG93PSJhY2NlbGVyb21ldGVyOyBhdXRvcGxheTsgY2xpcGJvYXJkLXdyaXRlOyBlbmNyeXB0ZWQtbWVkaWE7IGd5cm9zY29wZTsgcGljdHVyZS1pbi1waWN0dXJlIiBhbGxvd2Z1bGxzY3JlZW49IiI+PC9pZnJhbWU+

En general: La gente quiere hacer un buen trabajo, quiere desarrollarse y quiere vivir una vida autodeterminada. Si el trabajo a distancia se aplica correctamente, puede dar un impulso positivo a la productividad, la satisfacción y la salud de los empleados. Y, como ya se ha mencionado, estos modelos de trabajo flexible abren las puertas de las empresas a candidatos que no se habrían tenido en cuenta en el pasado.

Empresas virtuales: ¿Qué preguntas tienes para Jan?

No dude en utilizar la función de comentarios. ¿Quiere estar informado de los nuevos artículos para agencias y autónomos? Entonces síganos en Twitter, Facebook o a través de nuestro boletín.

Foto aportada: Olia Danilevich

Jan es un periodista en línea y especialista en publicaciones digitales con más de 20 años de experiencia profesional. Es a menudo contratado por empresas como autor, consultor o jefe de redacción. También es el fundador y uno de los editores de la revista UPLOAD. Autoría de la fotografía: Patrick Lux.

Comentarios sobre este artículo

Escribe un comentario

La dirección de correo electrónicotu no se publicará. Los campos obligatorios están marcados con *.