Algunos llevan muchos años predicando que el trabajo a distancia no es sólo una solución provisional para casos excepcionales. Por ejemplo, Matt Mullenweg, cofundador de WordPress. Prescindir totalmente de las oficinas puede ser una oportunidad para trabajar de forma productiva y con éxito. ¿Qué hay detrás de palabras de moda como "empresas virtuales" o "empresas distribuidas"? ¿Y qué tienes que tener en cuenta?

El año 2020 ha hecho que se conozcan nuevas abreviaturas como "WFH", es decir, trabajo desde casa. Muchas empresas se enfrentaron de repente a un tema que hasta entonces habían ignorado: Tenía que funcionar sin oficinas. Los que no estaban preparados para ello cayeron, como era de esperar, en un profundo valle de productividad.

Menos microgestión

Esto ocurrió sencillamente porque no había ni siquiera lo básico: Las herramientas necesarias faltaban por completo o resultaban insuficientes. Pero no se trata sólo de las herramientas adecuadas. La forma de trabajar tiene que cambiar fundamentalmente para las empresas virtuales. La forma de planificar y distribuir las tareas entre los empleados funciona de forma diferente. El llamado liderazgo a distancia de las agencias y empresas necesita más libertad, así como más confianza, y bastante menos microgestión.

Algunas de estas empresas (y sus directivos) seguramente anhelan el día en que puedan volver al "negocio de siempre". Tal vez la oficina en casa (ocasionalmente) se quede como una ventaja de la que presumir en los anuncios de empleo. Sin embargo, en la práctica, estas organizaciones seguirán fijándose y optimizando la oficina y la presencia física.

En ese momento, el trabajo a distancia no es una alternativa reconocida, ni siquiera el modelo más sostenible, sino la excepción y se considera una copia a medias del "trabajo real" in situ. Al mismo tiempo, se pretende que el "trabajo real" y la colaboración sólo son posibles si todo el mundo está en la misma sala o, al menos, en el mismo edificio a horas fijas.

Ni siquiera se les ocurre que el trabajo a distancia pueda tener sus propias ventajas. O que el modelo es la mejor opción para algunas tareas y grupos profesionales. Entonces parece absurdo que las empresas puedan beneficiarse de ser una "empresa distribuida".

Ejemplo de Automattic: Remoto por convicción

Por tanto, es mayor el asombro cuando las empresas de éxito nunca se han organizado de forma diferente. A veces esto surgió por necesidad, porque al principio no había presupuesto para una oficina. Pero entonces el modelo se mantuvo porque había demostrado su eficacia.

El mejor ejemplo, entre muchos otros, es la empresa que está detrás de WordPress.com y WooCommerce: Automattic. A su fundador, Matt Mullenweg, le gusta hablar de cómo los "expertos" intentaron hacerle entender que este modelo nunca funcionaría con más de una o dos docenas de empleados. Hoy en día, Automattic tiene casi 1.300 empleados, y todavía no tiene oficinas permanentes.

De hecho, hasta no hace mucho, la empresa tenía incluso algo parecido a un espacio de coworking interno en San Francisco: podías ir allí a hacer tu trabajo y conocer a tus compañeros. Pero cada vez se utilizaba menos. Así que Automattic guardó estos espacios.

Matt Mullenweg podría sentirse confirmado este año en lo que lleva predicando tanto tiempo: el futuro de muchas empresas es una estructura descentralizada sin oficinas. "La ilusión de que las oficinas tienen que ver con el trabajo ha sido destruida para siempre", escribió en una entrada del blog. Al final, tienen más que ver con el control que con la creación de un entorno de trabajo útil y solidario.

Los 5 niveles de las empresas distribuidas

Ha creado un modelo de empresas distribuidas o virtuales que se inspira en las etapas de los vehículos autónomos. Es lo siguiente:

Nivel 0: El control remoto no es una opción

El trabajo a distancia no es posible porque tienes que estar presente en persona para la tarea. Piensa aquí en los artesanos, los vendedores o incluso los bomberos. Por supuesto, puede haber situaciones y desarrollos futuros que cambien esto, al menos en parte. Uno piensa en los robots teledirigidos o semiautónomos que ayudan a combatir los incendios. Pero tal y como están las cosas hoy, eso no es posible.

Nivel 1: El control remoto es sólo para emergencias

Muchas empresas se encontraban en este nivel antes de la pandemia de coronavirus. El trabajo a distancia sería teóricamente posible, pero no hay soporte para ello. En caso de emergencia, los empleados pueden trabajar fuera de la oficina durante uno o dos días. Pero, en su mayor parte, el trabajo quedará sin hacer. Esto también se debe a que incluso las herramientas básicas, como la propia cuenta de correo electrónico o el calendario, sólo son accesibles con dificultad en cuanto se deja de estar en la red interna de la oficina.

Etapa 2: El control remoto es posible, pero sólo en casos excepcionales

Muchas empresas tuvieron que elevarse a este nivel a causa de la pandemia: se vieron obligadas a aceptar que muchos o todos los empleados trabajaran a distancia durante un periodo de tiempo más largo. Para ello, se crearon las bases técnicas adecuadas y se introdujeron nuevas herramientas como Zoom o Microsoft Teams.

Pero los procesos y los modelos de pensamiento aún no han cambiado. En cambio, intentan trasladar las formas de trabajo anteriores al mundo digital. Esto funciona más o menos como la versión "e-paper" de un periódico en un smartphone: funciona con esfuerzo, pero no muy bien.

En el caso del trabajo a distancia a este nivel, esto significa: que todo sigue ocurriendo de forma sincronizada y que te interrumpen constantemente. Los supervisores se preocupan por la productividad de sus equipos, pero no cambian las condiciones límite. En cambio, el software debe garantizar que los empleados sólo trabajan realmente en sus proyectos o que tienen que demostrar que están realmente "presentes" a través de una cámara web que está constantemente encendida.

Etapa 3: La distancia como oportunidad

A partir de aquí, el trabajo fuera de la oficina ya no se ve como una solución provisional con muchos inconvenientes, sino (también) como una oportunidad. Creas un mejor ambiente de trabajo en casa o en un espacio de coworking y la empresa se da cuenta de lo valioso que puede ser el trabajo asíncrono. La comunicación se realiza más por escrito. El componente personal también desempeña un papel importante (sin las restricciones de la pandemia): los equipos se reúnen durante una o dos semanas al año.

Etapa 4: El control remoto es la nueva normalidad

Una vez aquí, los procesos se vuelven sistemáticamente asíncronos. El rendimiento del trabajo se evalúa en función de los resultados y no de la presencia de los empleados en un lugar y del tiempo que permanezcan en él. La confianza se desarrolla y se convierte en la base de la cooperación. No sólo los "altavoces" extrovertidos son escuchados con sus opiniones, sino todos, porque hay muchas formas de participar en los debates.

Las empresas pueden atraer a empleados con talento que no viven cerca de las oficinas o que están dispuestos a trasladarse. Las oficinas domésticas de los empleados suelen estar mejor equipadas y mucho más centradas en las necesidades individuales que la oficina media. Las reuniones en tiempo real están bien preparadas. La diversidad también se ve reforzada porque cada persona puede hacer su trabajo de la forma que más le convenga.

Etapa 5: Nirvana a distancia

Matt Mullenweg considera que este es el "nivel del nirvana" que puede no ser alcanzable. Se trata más bien de un incentivo. A este nivel, las empresas distribuidas son siempre mejores, más exitosas y más productivas que sus competidores con oficinas. La satisfacción de los empleados es máxima.

Dropbox se convierte en "Virtual First

En general, empresas como Automattic, Buffer o Doist lo tienen más fácil porque han contado con equipos distribuidos desde el principio. Sí tenían que asegurarse de que su modelo seguía funcionando con un equipo en crecimiento. Pero las formas básicas de pensar y actuar ya estaban establecidas.

Es más difícil para las empresas que tienen que cambiar, como ocurrió en el curso de la pandemia de coronavirus. Por un lado, a menudo descubren que el trabajo a distancia no es tan malo como siempre pensaron. Por otra parte, este experimento forzado también agradó mucho a algunos empleados.

Dropbox, por ejemplo, declaró en un comunicado oficial que el 90% de sus 2.800 empleados se sentían productivos en casa y no querían volver a una estricta semana de cinco días en la oficina. Sin duda, también veían desventajas en el trabajo a distancia. "Videoconferencias sin parar, notificaciones constantes y aislamiento social" se mencionan allí como ejemplos.

Sin embargo, Matt Mullenweg señalaría que Dropbox sólo tendría que atreverse a pasar al siguiente nivel. Estas "desventajas" son signos de que la mentalidad de la oficina se ha trasladado sin cambios al mundo remoto.

Parece que Dropbox quiere trabajar exactamente en eso. Habrá oficinas llamadas "Dropbox Studios" por todo el mundo. Entre ellos se encuentran lugares ya existentes como San Francisco, Seattle, Austin y Dublín. Pero también habrá "espacios a la carta para reuniones de equipo" en otros lugares. El anuncio dice:

Como resultado, se espera que Dropbox tenga una mayor distribución geográfica con el tiempo, y los equipos tendrán más libertad para elegir dónde viven, trabajan y encuentran nuevos colaboradores

La empresa quiere ajustar dinámicamente dónde están disponibles estos "estudios" en función de la demanda.

Pero como ya explica el modelo de pasos anterior, los cambios organizativos también forman parte del nuevo mundo laboral independiente de la ubicación. Dropbox habla aquí de "jornadas no lineales". En el futuro, la empresa sólo designará "horas centrales de colaboración" cuando las zonas horarias se superpongan. Además, anima a sus empleados a diseñar sus propios horarios. "Dropbox quiere priorizar el impacto y los resultados en lugar de las horas trabajadas". Parece que alguien allí ha estado leyendo sobre Matt Mullenweg ...

Dropbox es también sólo el último ejemplo de la industria tecnológica. Twitter y Square ya habían anunciado que permitirían las oficinas domésticas temporales indefinidamente como alternativa. Y Mark Zuckerberg, de Facebook, predijo que el 50% de sus empleados trabajarán a distancia en los próximos diez años.

8 consejos para las empresas virtuales

Pero, ¿cómo encontrar el camino en el nuevo mundo del trabajo distribuido? La empresa que está detrás de la aplicación Todoist ha reunido en una entrada de blog ocho consejos útiles para mejorar el trabajo a distancia:

1. encontrar tu soluciones propias

El hecho de que otra empresa tenga éxito con una determinada herramienta o una determinada forma de trabajar, no tiene por qué adaptarse a ti y a tu empresa. Mira siempre cuál es el problema fundamental y luego busca una solución que se ajuste a él. Ejemplo en el puesto: La empresa estaba probando Slack como canal de comunicación porque muchos lo utilizaban. Sin embargo, Doist descubrió que no encajaba bien en su equipo global.

2. pon el control remoto en primer lugar

En las organizaciones que se basan en un modelo híbrido, los trabajadores a distancia quedan rápidamente relegados. Se olvidan tanto en la comunicación como en las promociones. En lugar de limitarse a permitir el trabajo a distancia, debería fomentarse activamente. Debería convertirse en la nueva normalidad.

3. utilizar la comunicación asíncrona

Su ejemplo gira principalmente en torno a los equipos internacionales. Pero incluso la gente que no vive al otro lado del mundo tiene sus propios "husos horarios" personales. Algunas personas empiezan temprano en el día, otras prefieren trabajar por la noche. Algunos necesitan varias horas de concentración ininterrumpida, otros trabajan en ráfagas cortas.

4. utilizar la comunicación sincrónica de forma muy específica

Nadie pretende que todas las preguntas, todos los problemas, todos los retos puedan resolverse a través del chat. Pero en lugar de considerar la comunicación sincrónica, como las reuniones, como algo estándar, deberían ser una herramienta bien planificada y preparada para momentos especiales. Esto se aplica, por ejemplo, a preguntas complejas, situaciones de emergencia o incluso para que los miembros del equipo se conozcan mejor.

5. documentar los procesos y normas de trabajo

Cuanto mejor registres cómo se debe hacer algo, menos preguntas habrá. Una buena documentación también garantiza menos malentendidos y conflictos en la agencia o empresa.

6. ser considerado con las nuevas contrataciones

No todas las personas son adecuadas para un entorno de trabajo a distancia. Tienes que ser capaz de manejar la planificación de tu propio trabajo y tener más responsabilidad. Las habilidades de comunicación también deben ser fuertes (especialmente las escritas). Matt Mullenweg, por ejemplo, ha explicado que en Automattic no hacen entrevistas de trabajo, sino charlas de trabajo.

7. la confianza es la base de todo

Este es un punto especialmente difícil para muchos líderes. La productividad no es cuando alguien parece ocupado (sentado en un escritorio en la oficina, por ejemplo), sino cuando se obtienen resultados. Tiene que haber confianza en que los empleados están trabajando en sus tareas lo mejor posible.

8. no ignores los aspectos negativos del trabajo a distancia

Porque está igualmente claro que tales experimentos han fracasado en el pasado. Piensa en ejemplos destacados como Yahoo e IBM. Por lo tanto, no debes suponer en absoluto que esta cuestión es una obviedad. Más bien, tienes que analizar qué ha fallado en esos casos y cómo puedes solucionarlo. También es importante que todas las partes implicadas sean conscientes de las ventajas y desventajas para ellas personalmente.

Mi conclusión para las agencias y empresas

Lo que muchos aún no entienden: Una mayor libertad creativa no reduce la productividad, sino que la aumenta. Como han demostrado varios estudios, "más dinero" como recompensa sólo funciona para tareas muy sencillas. En cuanto la gente tiene que aportar aunque sea un poco de esfuerzo intelectual y creativo, este atractivo se invierte: Cuanto mayor sea la recompensa, peor será el resultado. Mira esta versión animada de una conferencia de Dan Pink:

En general: La gente quiere hacer un buen trabajo, quiere desarrollarse y quiere vivir una vida autodeterminada. Si el trabajo a distancia se aplica correctamente, puede dar un impulso positivo a la productividad, la satisfacción y la salud de los empleados. Y, como se ha mencionado anteriormente, estos modelos de trabajo flexible abren las empresas a candidatos que no se habrían tenido en cuenta en el pasado.

Foto colaboradora: Olia Danilevich