Empresas virtuales: Cómo el equipo de tu prescindió con éxito de una oficina

Jan Tissler
9 min.
Empresas virtuales

Algunos han estado predicando durante muchos años que trabajo a distancia no es sólo una solución provisional para casos excepcionales. Por ejemplo Matt Mullenweg, el cofundador de WordPress . Prescindir de las oficinas por completo puede ser una oportunidad para trabajar de forma productiva y con éxito. ¿Qué hay detrás de palabras como "empresas virtuales" o "empresas distribuidas"? ¿Y qué necesitas tener en cuenta?

El año 2020 ha introducido nuevas abreviaturas como "WFH" alias Work From Home. Muchas empresas se enfrentaron de repente a un tema que había sido ignorado hasta entonces: Tenía que trabajar sin oficinas. Aquellos que no estaban preparados para ello, cayeron, como era de esperar, en un profundo abismo de productividad.

Menos microgestión

Esto sucedió simplemente porque ni siquiera lo básico estaba disponible: Las herramientas necesarias faltaban por completo o resultaron ser insuficientes. Pero no se trata sólo de las herramientas adecuadas. La forma de trabajar de las empresas virtuales debe cambiar fundamentalmente. La forma en que se planifican y distribuyen las tareas a los empleados funciona de manera diferente. El llamado liderazgo remoto para las agencias y empresas necesita más libertad y más confianza - y significativamente menos microgestión.

Algunas de estas compañías (y sus gerentes) ciertamente anhelan el día en que puedan volver al "negocio como siempre". Tal vez el (¡ocasional!) Ministerio del Interior permanecerá como un bono para presumir en los anuncios de trabajo. En la práctica, sin embargo, estas organizaciones seguirán centrándose y optimizando la oficina y la presencia física.

Trabajar a distancia en ese momento no es una alternativa reconocida ni siquiera el modelo más sostenible, sino la excepción y se ve como una copia a medias del "trabajo real" en el lugar. Al mismo tiempo, se pretende que el "trabajo real" y la cooperación sólo son posibles si todas las personas están en la misma habitación o al menos en el mismo edificio a horas fijas.

Ni siquiera se te ocurre que el trabajo a distancia sus propios méritos podría haberlo hecho. O que el modelo es la mejor opción para algunas tareas y grupos ocupacionales. Entonces parece absurdo que las empresas puedan beneficiarse de ser una "Empresa distribuida".

Ejemplo Automático: Remoto por convicción

Más sorprendente aún cuando las empresas de éxito nunca se han organizado de manera diferente. A veces esto era una necesidad, porque al principio no había presupuesto para una oficina. Pero luego se quedó con el modelo porque se había probado a sí mismo.

El mejor ejemplo entre muchos otros es la empresa que está detrás de WordPress .com y WooCommerceAutomático. Al fundador Matt Mullenweg le gusta hablar de cómo los "profesionales" querían hacerle entender que este modelo nunca funcionaría con más de una docena o dos empleados. Hoy en día, Automattic tiene casi 1.300 empleados - y todavía no tiene oficinas permanentes.

WordPress  Equipo Automático
El equipo de Automáticos - distribuido en todo el mundo

De hecho, hasta no hace mucho, la compañía tenía algo así como un espacio de trabajo en San Francisco: podías ir allí a hacer tu trabajo y conocer a tus colegas. Pero se usó cada vez menos. Así que Automattic salvó estas habitaciones a.

Este año, Matt Mullenweg pudo sentirse confirmado en lo que ha estado predicando durante tanto tiempo: El futuro de muchas empresas es una estructura descentralizada sin oficinas. "La ilusión de que las oficinas son para el trabajo se destruye para siempre", escribió en una entrada de blog. Al final, se trata más de control que de crear un ambiente de trabajo útil y de apoyo.

Los 5 niveles de empresas distribuidas

Ha establecido un modelo de empresas distribuidas o virtuales basado en las etapas de los vehículos autónomos. Dice lo siguiente:

Nivel 0: El control remoto no es una opción

El trabajo a distancia no es posible, porque hay que estar presente para la tarea. Aquí se piensa en artesanos, vendedores o incluso bomberos. Por supuesto, puede haber situaciones y acontecimientos futuros que cambien esto al menos en parte. Piense en los robots a control remoto o semi-autónomos que ayudan a combatir los incendios. Pero tal y como están las cosas hoy en día, esto no es posible.

Nivel 1: El control remoto es sólo para emergencias

Muchas empresas se encontraban en este nivel antes de la pandemia de coronavirus. El trabajo a distancia sería teóricamente posible, pero no hay apoyo para ello. En caso de emergencia, los empleados pueden incluso trabajar fuera de la oficina por un día o dos. Pero la mayoría de las veces, la mayor parte del trabajo se detendrá. Esto se debe en parte a que incluso las herramientas básicas como la propia cuenta de correo electrónico o el calendario son de difícil acceso una vez que se deja de estar en la red interna de la oficina.

Nivel 2: El control remoto es posible, pero sólo excepcionalmente

Muchas empresas tuvieron que llegar a este nivel debido a la pandemia: se vieron obligadas a aceptar que muchos o todos los empleados trabajaran a distancia durante mucho tiempo. Para lograrlo, se sentaron las bases técnicas y se introdujeron nuevas herramientas como los equipos de Zoom y Microsoft.

Pero los procesos y modelos de pensamiento no han cambiado todavía. En cambio, se está intentando transferir los métodos de trabajo anteriores al mundo digital. Eso funciona casi tan bien como la versión "e-paper" de un diario en un smartphone: funciona con esfuerzo, pero no realmente bien.

En el caso del trabajo remoto a este nivel, esto significa que todo sigue sucediendo sincrónicamente y que se le interrumpe constantemente. Los supervisores están preocupados por la productividad de sus equipos, pero esto no significa que cambien las condiciones de los límites. En su lugar, el software debe asegurar que los empleados sólo están trabajando en sus proyectos, o tienes que probar que estás realmente "presente" a través de una cámara web que está constantemente encendida.

Nivel 3: Remoto como una oportunidad

A partir de aquí, el trabajo fuera de la oficina ya no se ve como una solución de emergencia con muchas desventajas, sino (también) como una oportunidad. Se crea un mejor ambiente de trabajo en casa o en un espacio de trabajo y la empresa se da cuenta de lo valioso que puede ser el trabajo asíncrono. La comunicación tiene lugar más por escrito. El componente personal también desempeña un papel importante (sin estar restringido por una pandemia): los equipos se reúnen durante una o dos semanas al año.

Nivel 4: El control remoto es la nueva normalidad

Una vez aquí, los procesos son consistentemente asíncronos. El rendimiento laboral se evalúa en función de los resultados, no de si los empleados están presentes en un lugar y durante cuánto tiempo. La confianza se desarrolla y se convierte en la base de la cooperación. No sólo se escuchan las opiniones de los "oradores" extrovertidos, sino las de todos, porque hay muchas maneras de participar en los debates.

Las empresas pueden atraer a los talentosos Los empleados ganadoresque por casualidad no viven cerca de las oficinas o están dispuestos a visitar Migración . Las oficinas de los empleados en casa suelen estar mejor equipadas y mucho más orientadas a las necesidades individuales que una oficina normal. Las reuniones en tiempo real están bien preparadas. La diversidad también se refuerza porque cada persona puede hacer su trabajo como le convenga.

Nivel 5: Nirvana remoto

Matt Mullenweg ve esto como la "etapa del nirvana" que puede no ser alcanzable. Más bien pretende ser un incentivo. En este nivel, las empresas distribuidas son siempre mejores, más exitosas y más productivas que sus competidores con oficinas. La satisfacción de los empleados es máxima.

Dropbox se convierte en "Virtual First"

En general, empresas como Automattic, Buffer o Doist lo tienen más fácil porque han confiado en equipos distribuidos desde el principio. Tenían que asegurarse de que su modelo siguiera funcionando con un equipo creciente. Pero las formas básicas de pensar y actuar ya estaban ahí.

Será más difícil para las empresas que tienen que convertirse - como es el caso de la Pandemia de virus de la Corona ...sucedió. Por un lado, a menudo descubrieron que el trabajo a distancia no es tan malo como siempre pensaron. Por otro lado, a algunos empleados también les gustó mucho este experimento forzado.

Por ejemplo, Dropbox en una comunicación formal ...que el 90% de los 2.800 empleados se sentían productivos en casa y no querían volver a una estricta semana de cinco días en la oficina. Hay que reconocer que también vieron las desventajas de trabajar a distancia. "Se citan como ejemplos las videoconferencias ininterrumpidas, las alertas constantes y el aislamiento social.

Blog de Dropbox
Dropbox también es pionera en el tema de la "Cultura del Trabajo" en el blog

Matt Mullenweg señalaría, sin embargo, que Dropbox tendría que atreverse a pasar al siguiente nivel. Estas "desventajas" son signos de que la forma de pensar de la oficina se ha transferido sin cambios al mundo remoto.

Como parece, Dropbox quiere trabajar en ello exactamente. Así que habrá oficinas llamadas "Estudios Dropbox" en todo el mundo. Esto incluye lugares ya existentes como San Francisco, Seattle, Austin o Dublín. Pero también habrá "salas de guardia para reuniones de equipo" en otros lugares. La comunicación afirma que

Como resultado, se espera que Dropbox se disperse geográficamente con el tiempo, dando a los equipos más libertad para elegir dónde viven, trabajan y encuentran nuevos empleados

Cuando estos "estudios" están disponibles, la compañía quiere adaptarse dinámicamente según la demanda.

Pero como explica el modelo paso a paso anterior, los cambios organizativos también forman parte del nuevo mundo laboral, independiente de la ubicación. Dropbox habla aquí de "días de trabajo no lineales". En el futuro, la compañía sólo determinará "horas centrales de cooperación" cuando los husos horarios se superpongan. Alienta a sus empleados a crear sus propios horarios fuera de esto. "Dropbox quiere priorizar el impacto y los resultados sobre las horas trabajadas". Parece que alguien fue a ver a Matt Mullenweg...

Dropbox es también sólo el último ejemplo de la industria tecnológica. Twitter y Square ya habían anunciado que permitirían el uso de oficinas temporales en casa como una alternativa ilimitada. Y Mark Zuckerberg de Facebook predijo que el 50 por ciento de sus empleados trabajarán a distancia en los próximos diez años.

8 consejos para las empresas virtuales

Pero, ¿cómo se abre camino en el nuevo mundo del trabajo distribuido? La compañía detrás de la Todo-App Todoist ha publicado en un blog ocho consejos útiles recopiladospara hacer que el trabajo a distancia funcione mejor:

1. encontrar tu soluciones propias

El hecho de que otra empresa tenga éxito con una determinada herramienta o forma de trabajo no significa necesariamente que le convenga a usted y a su empresa. Siempre mira cuál es el problema básico y luego busca una solución que encaje. Ejemplo en el correo: La compañía probó Slack como un canal de comunicación porque muchos lo usan. Sin embargo, Doist encontró que no era adecuado para su equipo global.

2. Poner en Remoto Primero

En las organizaciones que se basan en un modelo híbrido, los trabajadores remotos rápidamente caen en desgracia. Se olvidan cuando se trata de la comunicación, así como de las promociones. En lugar de permitir el trabajo a distancia, deberían promoverse activamente. Debería convertirse en la nueva normalidad.

3. Usar la comunicación asincrónica

Su ejemplo se refiere principalmente a los equipos internacionales. Pero incluso las personas que no están diseminadas por todo el mundo tienen sus propias "zonas horarias" personales. Algunos empiezan temprano en el día, otros prefieren trabajar por la noche. Algunos necesitan varias horas de concentración ininterrumpida, otros trabajan en turnos cortos.

4. Usar la comunicación sincrónica muy específicamente

Nadie afirma que cada pregunta, cada problema, cada desafío pueda ser resuelto a través del chat. Pero en lugar de considerar la comunicación sincrónica como las reuniones como estándar, deberían ser una herramienta bien planificada y preparada para momentos especiales. Esto se aplica, por ejemplo, a preguntas complejas, situaciones de emergencia o para ayudar a los miembros del equipo a conocerse mejor.

5. flujos de trabajo y reglas de los documentos

Cuanto mejor se registre cómo se debe hacer algo de forma comprensible para todos, menos preguntas habrá. Una buena documentación también asegura menos malentendidos y conflictos en la agencia o empresa.

6. Tengan cuidado al contratar personal nuevo.

No todo el mundo es adecuado para un entorno de trabajo remoto. Tienes que ser capaz de manejar la planificación de tu propio trabajo y asumir más responsabilidades. La capacidad de comunicación también debe ser fuerte (especialmente la escrita). Matt Mullenweg, por ejemplo, ha explicado que en Automattic no hacen entrevistas de trabajo, sino chats de solicitud de empleo.

7. la confianza es la base de todo

Este es un punto particularmente difícil para muchos líderes. La productividad no se da cuando alguien parece ocupado (sentado en un escritorio de la oficina, por ejemplo), sino cuando se obtienen resultados. Debe haber confianza en que los empleados están haciendo su trabajo lo mejor posible.

8. no ignore los lados negativos del trabajo a distancia

Porque es igualmente claro que tales experimentos han fallado en el pasado. Piensa en ejemplos destacados como Yahoo e IBM. Así que no debe asumir de ninguna manera que este tema es una conclusión inevitable. Más bien, deberías mirar lo que ha salido mal en estos casos y cómo puedes contrarrestarlo. También es importante que todas las partes involucradas estén informadas sobre las ventajas y desventajas para ellas son personalmente conscientes.

Mi conclusión para las agencias y empresas

Lo que muchos aún no entienden: Una mayor libertad de diseño no reduce la productividad, sino que la aumenta. Como han demostrado varios estudios, "más dinero" como recompensa sólo funciona para tareas muy simples. Tan pronto como la gente tiene que hacer un pequeño esfuerzo intelectual y creativo, este señuelo se convierte en su opuesto: Cuanto mayor sea la recompensa, peor será el resultado. Vea esta versión animada de una charla de Dan Pink:

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En términos generales: la gente quiere hacer un buen trabajo, quieren desarrollarse y quieren vivir vidas autodeterminadas. Si el trabajo a distancia se aplica correctamente, puede dar un impulso positivo a la productividad, la satisfacción y la salud de los empleados. Y, como ya se ha mencionado, estos modelos de trabajo flexibles abren las empresas a candidatos que no se habrían considerado antes.

Empresas virtuales: ¿Qué preguntas tienes para Jan?

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Foto: Olia Danilevich

Jan es un periodista en línea y especialista en publicaciones digitales con más de 20 años de experiencia profesional. Las empresas lo contratan como autor, consultor o jefe de redacción. También es el fundador y uno de los editores de la revista UPLOAD. Fotografía del autor: Patrick Lux.

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