Da molti anni si predica che il lavoro a distanza non è solo una soluzione provvisoria per casi eccezionali. Ad esempio, Matt Mullenweg, il co-fondatore di WordPress. Fare a meno degli uffici può essere un'opportunità per lavorare in modo produttivo e con successo. Cosa c'è dietro a parole come "aziende virtuali" o "aziende distribuite"? E cosa devi tenere a mente?

L'anno 2020 ha reso note nuove abbreviazioni come "WFH", ovvero Work From Home. Molte aziende si sono trovate improvvisamente ad affrontare un argomento che fino a quel momento avevano ignorato: Doveva funzionare senza uffici. Coloro che non erano preparati a questo, senza sorpresa, sono caduti in una profonda valle di produttività.

Meno micromanagement

Questo è accaduto semplicemente perché non c'erano nemmeno le basi: Gli strumenti necessari mancavano del tutto o si sono rivelati insufficienti. Ma non si tratta solo degli strumenti giusti. Il modo di lavorare deve cambiare radicalmente per le aziende virtuali. Il modo in cui i compiti vengono pianificati e distribuiti tra i dipendenti funziona in modo diverso. La cosiddetta leadership a distanza per le agenzie e le aziende ha bisogno di maggiore libertà e fiducia, e di una riduzione significativa della microgestione.

Alcune di queste aziende (e i loro dirigenti) sicuramente desiderano il giorno in cui potranno tornare al "business as usual". Forse l'ufficio a casa (occasionale!) rimarrà come un bonus di cui vantarsi negli annunci di lavoro. In pratica, però, queste organizzazioni continueranno ad essere fissate e ottimizzate per l'ufficio e la presenza fisica.

In quel momento, il lavoro da remoto non è un'alternativa riconosciuta o addirittura il modello più sostenibile, ma l'eccezione e viene visto come una copia a metà del "vero lavoro" in sede. Allo stesso tempo, si pretende che il "vero lavoro" e la collaborazione siano possibili solo se tutte le persone si trovano nella stessa stanza o almeno nello stesso edificio in orari prestabiliti.

Non pensano nemmeno che il lavoro a distanza possa avere i suoi vantaggi. Oppure che il modello è l'opzione migliore per alcuni compiti e gruppi professionali. Allora sembra assurdo che le aziende possano trarre vantaggio dall'essere un'azienda distribuita.

Esempio Automattic: remoto per convinzione

A maggior ragione ci si stupisce se le aziende di successo non sono mai state organizzate in modo diverso. A volte ciò è avvenuto per necessità, perché all'inizio non c'era il budget per un ufficio. Ma poi il modello è rimasto perché si è dimostrato valido.

Il miglior esempio, tra i tanti, è l'azienda che si occupa di WordPress.com e di WooCommerce: Automattic. Il fondatore Matt Mullenweg ama raccontare di come gli "esperti" abbiano cercato di fargli capire che questo modello non avrebbe mai funzionato con più di una o due dozzine di dipendenti. Oggi Automattic ha quasi 1.300 dipendenti e non ha ancora una sede fissa.

Infatti, fino a non molto tempo fa, l'azienda aveva addirittura una sorta di spazio di coworking interno a San Francisco: potevi recarti lì per svolgere il tuo lavoro e incontrare i tuoi colleghi. Ma è stato usato sempre meno. Automattic ha quindi salvato questi spazi.

Matt Mullenweg potrebbe sentirsi confermato quest'anno in ciò che predica da tanto tempo: il futuro di molte aziende è una struttura decentralizzata senza uffici. "L'illusione che gli uffici siano dedicati al lavoro è stata distrutta per sempre", ha scritto in un post sul blog. Alla fine, si tratta più di controllo che di creazione di un ambiente di lavoro utile e solidale.

I 5 livelli delle imprese distribuite

Ha creato un modello per le imprese distribuite o virtuali che si ispira alle fasi dei veicoli autonomi. Il testo è il seguente:

Livello 0: Il telecomando non è un'opzione

Il lavoro a distanza non è possibile perché devi essere presente di persona per svolgere il compito. Pensa agli artigiani, ai venditori o anche ai vigili del fuoco. Naturalmente, potrebbero verificarsi situazioni e sviluppi futuri che cambieranno questa situazione, almeno in parte. Si pensi ai robot telecomandati o semi-autonomi che aiutano a combattere gli incendi. Ma allo stato attuale delle cose, questo non è possibile.

Livello 1: Il telecomando è solo per le emergenze

Molte aziende si trovavano a questo livello prima della pandemia di coronavirus. Il lavoro a distanza sarebbe teoricamente possibile, ma non è supportato. In caso di emergenza, i dipendenti possono lavorare fuori dall'ufficio per un giorno o due. Ma per la maggior parte del tempo, il lavoro sarà lasciato in sospeso. Questo è dovuto anche al fatto che anche gli strumenti di base, come il proprio account di posta elettronica o il calendario, sono accessibili con difficoltà solo quando non si è più nella rete interna dell'ufficio.

Fase 2: il remoto è possibile, ma solo come eccezione

Molte aziende si sono dovute elevare a questo livello a causa della pandemia: sono state costrette ad accettare che molti o tutti i dipendenti lavorassero a distanza per un periodo di tempo più lungo. Per questo sono state create le basi tecniche adeguate e sono stati introdotti nuovi strumenti come Zoom o Microsoft Teams.

Ma i processi e i modelli di pensiero non sono ancora cambiati. Al contrario, stanno cercando di trasferire le precedenti modalità di lavoro nel mondo digitale. Funziona più o meno come la versione "e-paper" di un quotidiano su uno smartphone: funziona con fatica, ma non benissimo.

Nel caso di un lavoro a distanza di questo livello, ciò significa: tutto continua ad accadere in modo sincrono e tu sei costantemente interrotto. I supervisori si preoccupano della produttività dei loro team, ma non modificano le condizioni al contorno. Il software dovrebbe invece garantire che i dipendenti stiano effettivamente lavorando solo ai loro progetti o che debbano dimostrare di essere effettivamente "presenti" tramite una webcam costantemente accesa.

Fase 3: Il remoto come opportunità

Da questo momento in poi, il lavoro fuori dall'ufficio non è più visto come una soluzione provvisoria con molti svantaggi, ma (anche) come un'opportunità. Si crea un ambiente di lavoro migliore a casa o in uno spazio di coworking e l'azienda si rende conto di quanto possa essere prezioso il lavoro asincrono. La comunicazione avviene maggiormente per iscritto. Anche la componente personale gioca un ruolo importante (senza restrizioni pandemiche): le squadre si incontrano per una o due settimane all'anno.

Fase 4: il remoto è la nuova normalità

Una volta qui, i processi diventano costantemente asincroni. Le prestazioni lavorative vengono valutate in base ai risultati e non in base alla presenza o meno dei dipendenti in un luogo. La fiducia si sviluppa e diventa la base della cooperazione. Non solo gli "altoparlanti" estroversi vengono ascoltati con le loro opinioni, ma tutti, perché ci sono molti modi per partecipare alle discussioni.

Le aziende possono attrarre dipendenti di talento che non abitano vicino agli uffici o che sono disposti a trasferirsi. Gli uffici a casa dei dipendenti sono solitamente meglio attrezzati e molto più attenti alle esigenze individuali rispetto a un ufficio medio. Le riunioni in tempo reale sono ben preparate. La diversità si rafforza anche perché ogni persona può svolgere il proprio lavoro nel modo che più le si addice.

Fase 5: Nirvana remoto

Per Matt Mullenweg si tratta di un "livello di nirvana" che potrebbe non essere raggiungibile. È da intendersi più come un incentivo. A questo livello, le aziende distribuite sono sempre migliori, di maggior successo e più produttive dei loro concorrenti con uffici. La soddisfazione dei dipendenti è massima.

Dropbox diventa "Virtual First

In generale, aziende come Automattic, Buffer o Doist hanno una vita più facile perché si sono affidate a team distribuiti fin dall'inizio. Hanno dovuto assicurarsi che il loro modello funzionasse anche con un team in crescita. Ma i modi di pensare e di agire di base erano già in atto.

È più difficile per le aziende che devono cambiare, come è successo nel corso della pandemia di coronavirus. Da un lato, hanno spesso scoperto che il lavoro a distanza non è così negativo come hanno sempre pensato. D'altra parte, questo esperimento forzato è piaciuto molto anche ad alcuni dipendenti.

Dropbox, ad esempio, ha dichiarato in un comunicato ufficiale che il 90% dei suoi 2.800 dipendenti si sente produttivo a casa e non vuole tornare a una rigida settimana di cinque giorni in ufficio. Certo, hanno visto anche degli svantaggi nel lavorare da remoto. "Videoconferenze ininterrotte, notifiche continue e isolamento sociale" vengono citati come esempi.

Tuttavia, Matt Mullenweg fa notare che Dropbox deve solo osare per passare al livello successivo. Questi "svantaggi" sono il segno che la mentalità da ufficio è stata trasferita immutata al mondo remoto.

Sembra che Dropbox voglia lavorare proprio su questo. Ci saranno uffici chiamati "Dropbox Studios" in tutto il mondo. Tra queste ci sono sedi già esistenti come San Francisco, Seattle, Austin e Dublino. Ma ci saranno anche "spazi on-demand per riunioni di team" altrove. Nell'annuncio si legge:

Di conseguenza, si prevede che Dropbox vedrà una maggiore distribuzione geografica nel tempo e i team avranno più libertà di scegliere dove vivere, lavorare e trovare nuovi collaboratori.

L'azienda vuole regolare dinamicamente la disponibilità di questi "studios" in base alla domanda.

Ma, come spiega il modello a tappe di cui sopra, anche i cambiamenti organizzativi fanno parte del nuovo mondo del lavoro indipendente dalla sede. Dropbox parla di "giorni lavorativi non lineari". In futuro, l'azienda designerà "orari di collaborazione fondamentali" solo quando i fusi orari si sovrappongono. Inoltre, incoraggia i suoi dipendenti a definire i propri orari. "Dropbox vuole dare priorità all'impatto e ai risultati invece che alle ore di lavoro". Sembra quasi che qualcuno abbia letto qualcosa su Matt Mullenweg ...

Dropbox è solo l'ultimo esempio dell'industria tecnologica. Twitter e Square avevano già annunciato che avrebbero consentito uffici temporanei a tempo indeterminato come alternativa. Mark Zuckerberg di Facebook ha previsto che il 50% dei suoi dipendenti lavorerà da remoto entro i prossimi dieci anni.

8 consigli per le aziende virtuali

Ma come orientarsi nel nuovo mondo del lavoro distribuito? L'azienda che si occupa dell'applicazione Todo, Todoist, ha raccolto in un blog post otto consigli utili per migliorare il lavoro a distanza:

1. trova le tue soluzioni

Solo perché un'altra azienda ha successo con un certo strumento o un certo modo di lavorare, non è detto che sia adatto a te e alla tua azienda. Cerca sempre di capire qual è il problema fondamentale e poi cerca una soluzione che lo soddisfi. Esempio nel post: L'azienda stava testando Slack come canale di comunicazione perché molti lo utilizzavano. Tuttavia, Doist ha scoperto che non era adatto al suo team globale.

2. impostare su Remote First

Nelle organizzazioni che si affidano a un modello ibrido, i lavoratori a distanza cadono rapidamente nel dimenticatoio. Vengono dimenticati nella comunicazione e nelle promozioni. Invece di limitarsi a consentire il lavoro a distanza, dovrebbe essere incoraggiato attivamente. Dovrebbe diventare la nuova normalità.

3. utilizzare la comunicazione asincrona

Il suo esempio riguarda soprattutto i team internazionali. Ma anche le persone che non vivono dall'altra parte del mondo hanno il loro personale "fuso orario". C'è chi inizia presto la giornata, chi invece preferisce lavorare la sera. Alcuni hanno bisogno di diverse ore di concentrazione ininterrotta, altri lavorano a brevi intervalli.

4. utilizzare la comunicazione sincrona in modo molto mirato

Nessuno sostiene che ogni domanda, ogni problema, ogni sfida possa essere risolta via chat. Ma invece di considerare la comunicazione sincrona come una cosa standard, le riunioni dovrebbero essere uno strumento ben pianificato e preparato per i momenti speciali. Questo vale, ad esempio, per domande complesse, situazioni di emergenza o anche per permettere ai membri del team di conoscersi meglio.

5. documentare i processi e le regole di lavoro

Più si documenta il modo in cui una cosa deve essere fatta, meno domande ci saranno. Una buona documentazione garantisce anche una riduzione delle incomprensioni e dei conflitti all'interno dell'agenzia o dell'azienda.

6. sii premuroso con i nuovi assunti

Non tutte le persone sono adatte ad un ambiente di lavoro a distanza. Devi essere in grado di pianificare il tuo lavoro e avere maggiori responsabilità. Anche le capacità comunicative devono essere forti (soprattutto quelle scritte). Matt Mullenweg, ad esempio, ha spiegato che ad Automattic non fanno colloqui di lavoro, ma chat di lavoro.

7. la fiducia è alla base di tutto

Questo è un punto particolarmente difficile per molti leader. La produttività non è quando qualcuno sembra occupato (seduto alla scrivania in ufficio, per esempio), ma quando si ottengono dei risultati. Deve esserci fiducia nel fatto che i dipendenti stiano svolgendo i loro compiti al meglio delle loro possibilità.

8. non ignorare i lati negativi del lavoro a distanza

Infatti è altrettanto chiaro che tali esperimenti sono falliti in passato. Pensa a esempi importanti come Yahoo e IBM. Quindi non devi assolutamente pensare che questo problema sia una cosa scontata. Piuttosto, devi analizzare cosa è andato storto in questi casi e come puoi affrontarlo. È inoltre importante che tutte le parti coinvolte siano consapevoli dei vantaggi e degli svantaggi che ne derivano.

La mia conclusione per le agenzie e le aziende

Quello che molti ancora non capiscono: Una maggiore libertà creativa non riduce la produttività, ma anzi la aumenta. Come hanno dimostrato diversi studi, "più soldi" come ricompensa funziona solo per compiti molto semplici. Non appena le persone devono contribuire anche solo con un piccolo sforzo intellettuale e creativo, questo richiamo si annulla: Più grande è la ricompensa, peggiore è il risultato. Guarda questa versione animata di una conferenza di Dan Pink:

In generale: Le persone vogliono fare un buon lavoro, vogliono svilupparsi e vogliono vivere una vita autodeterminata. Se il lavoro a distanza viene implementato correttamente, può dare un impulso positivo alla produttività, alla soddisfazione e alla salute dei dipendenti. Inoltre, come già detto, questi modelli di lavoro flessibile aprono le aziende a candidati che in passato non sarebbero stati presi in considerazione.

Foto contributo: Olia Danilevich