Aziende virtuali

Aziende virtuali: Come il tuo team può fare con successo a meno di un ufficio

Alcuni hanno predicato per molti anni che il lavoro a distanza non è solo una soluzione di ripiego per casi eccezionali. Per esempio, Matt Mullenweg, il co-fondatore di WordPress. Fare a meno degli uffici può essere un'opportunità per lavorare in modo produttivo e con successo. Cosa c'è dietro parole d'ordine come "aziende virtuali" o "aziende distribuite"? E cosa bisogna tenere a mente?

L'anno 2020 ha fatto conoscere nuove abbreviazioni come "WFH" alias Work From Home. Molte aziende si sono trovate improvvisamente di fronte a un argomento che fino a quel momento erano state ignorate: Doveva funzionare senza uffici. Coloro che non erano preparati per questo, non sorprende che siano caduti in una profonda valle di produttività.

Meno microgestione

Questo è successo semplicemente perché non c'erano nemmeno le basi: Gli strumenti necessari mancavano completamente o si rivelavano insufficienti. Ma non si tratta solo degli strumenti giusti. Il modo di lavorare deve cambiare fondamentalmente per le aziende virtuali. Il modo in cui i compiti sono pianificati e distribuiti tra i dipendenti funziona in modo diverso. La cosiddetta leadership a distanza per le agenzie e le aziende ha bisogno di più libertà e più fiducia - e molto meno microgestione.

Alcune di queste aziende (e i loro manager) sicuramente desiderano il giorno in cui potranno tornare al "business as usual". Forse l'ufficio a domicilio (occasionale!) rimarrà allora come un bonus di cui vantarsi negli annunci di lavoro. In pratica, però, queste organizzazioni continueranno ad essere fissate e ottimizzate per l'ufficio e la presenza fisica.

In quel momento, il lavoro a distanza non è un'alternativa riconosciuta e nemmeno il modello più sostenibile, ma l'eccezione ed è visto come una mezza copia del "vero lavoro" in loco. Allo stesso tempo, si pretende che il "vero lavoro" e la collaborazione siano possibili solo se tutti sono nella stessa stanza o almeno nello stesso edificio a orari fissi.

Non pensano nemmeno che il lavoro a distanza possa avere i tuoi vantaggi. O che il modello è l'opzione migliore per alcuni compiti e gruppi professionali. Allora sembra assurdo che le aziende possano beneficiare di essere una "azienda distribuita".

Esempio Automattic: remoto per convinzione

Tanto più grande è allora lo stupore quando le aziende di successo non sono mai state organizzate in modo diverso. A volte questo è nato per necessità, perché all'inizio non c'era il budget per un ufficio. Ma poi il modello è rimasto perché aveva dato prova di sé.

Il miglior esempio, tra molti altri, è la società che sta dietro WordPress.com e WooCommerce: Automattic. Il fondatore Matt Mullenweg ama parlare di come gli "esperti" hanno cercato di fargli capire che questo modello non avrebbe mai funzionato con più di una o due dozzine di dipendenti. Oggi, Automattic ha quasi 1.300 dipendenti - e ancora nessun ufficio permanente.

Squadra Automattic
Il team di Automattic - distribuito in tutto il mondo

Infatti, fino a non molto tempo fa, l'azienda aveva anche qualcosa come uno spazio di coworking interno a San Francisco: si poteva andare lì per fare il proprio lavoro e incontrare i colleghi. Ma è stato usato sempre meno. Così Automattic ha salvato questi spazi.

Matt Mullenweg potrebbe sentirsi confermato quest'anno in quello che predica da tanto tempo: il futuro di molte aziende è una struttura decentralizzata senza uffici. "L'illusione che gli uffici riguardino il lavoro è stata distrutta per sempre", ha scritto in un post sul blog. Alla fine, riguardano più il controllo che la creazione di un ambiente di lavoro utile e solidale.

I 5 livelli di imprese distribuite

Ha creato un modello di imprese distribuite o virtuali che si ispira alle tappe dei veicoli autonomi. È il seguente:

Livello 0: il telecomando non è un'opzione

Il lavoro a distanza non è possibile perché bisogna essere presenti di persona per il compito. Pensate qui agli artigiani, ai venditori o anche ai vigili del fuoco. Naturalmente, ci possono essere situazioni e sviluppi futuri che cambiano questo, almeno in parte. Si pensa ai robot telecomandati o semi-autonomi che aiutano a combattere gli incendi. Ma allo stato attuale delle cose, questo non è possibile.

Livello 1: il telecomando è solo per le emergenze

Molte aziende si sono trovate a questo livello prima della pandemia di coronavirus. Il lavoro a distanza sarebbe teoricamente possibile, ma non c'è supporto per questo. In caso di emergenza, i dipendenti possono lavorare fuori dall'ufficio per un giorno o due. Ma per la maggior parte, il lavoro sarà poi lasciato in sospeso. Questo è dovuto anche al fatto che anche gli strumenti di base come il proprio account di posta elettronica o il calendario sono accessibili solo con difficoltà non appena non si è più nella rete interna dell'ufficio.

Fase 2: la remotizzazione è possibile, ma solo come eccezione

Molte aziende hanno dovuto elevarsi a questo livello a causa della pandemia: sono state costrette ad accettare che molti o tutti i dipendenti lavorassero a distanza per un periodo di tempo più lungo. Per questo, sono state create basi tecniche appropriate e sono stati introdotti nuovi strumenti come Zoom o Microsoft Teams.

Ma i processi e i modelli di pensiero non sono ancora cambiati. Invece, stanno cercando di trasferire i precedenti modi di lavorare nel mondo digitale. Questo funziona circa come la versione "e-paper" di un quotidiano su uno smartphone: funziona con sforzo, ma non proprio bene.

Nel caso del lavoro a distanza a questo livello, ciò significa che tutto continua ad accadere in modo sincrono e si è costantemente interrotti. I supervisori si preoccupano della produttività delle loro squadre, ma non cambiano le condizioni limite. Si suppone invece che un software assicuri che i dipendenti stiano effettivamente lavorando solo sui loro progetti o che debbano dimostrare di essere effettivamente "presenti" tramite una webcam costantemente accesa.

Fase 3: La distanza come opportunità

Da qui in poi, il lavoro fuori dall'ufficio non è più visto come una soluzione di ripiego con molti svantaggi, ma (anche) come un'opportunità. Si crea un ambiente di lavoro migliore a casa o in uno spazio di coworking e l'azienda si rende conto di quanto possa essere prezioso il lavoro asincrono. La comunicazione avviene più per iscritto. Anche la componente personale gioca un ruolo importante (senza restrizioni pandemiche): le squadre si incontrano per una o due settimane all'anno.

Fase 4: La distanza è la nuova normalità

Una volta qui, i processi diventano costantemente asincroni. Le prestazioni lavorative sono valutate sulla base dei risultati e non se e per quanto tempo i dipendenti sono presenti in un posto. La fiducia si sviluppa e diventa la base della cooperazione. Non solo gli "altoparlanti" estroversi sono ascoltati con le loro opinioni, ma tutti, perché ci sono molti modi per partecipare alle discussioni.

Le aziende possono attrarre dipendenti di talento che non vivono vicino agli uffici o che sono disposti a trasferirsi. Gli uffici domestici dei dipendenti sono di solito meglio attrezzati e molto più focalizzati sulle esigenze individuali rispetto all'ufficio medio. Le riunioni in tempo reale sono ben preparate. La diversità si rafforza anche perché ogni persona può fare il tuo lavoro nel modo che gli conviene.

Fase 5: Nirvana remoto

Matt Mullenweg vede questo come il "livello del nirvana" che potrebbe non essere raggiungibile. È inteso più come un incentivo. A questo livello, le aziende distribuite sono sempre migliori, più riuscite e più produttive dei loro concorrenti con uffici. La soddisfazione dei dipendenti è al massimo.

Dropbox diventa "Virtual First

In generale, aziende come Automattic, Buffer o Doist hanno più facilità perché hanno fatto affidamento su team distribuiti fin dall'inizio. Dovevano assicurarsi che il loro modello funzionasse ancora con una squadra in crescita. Ma i modi di pensare e di agire di base erano già presenti.

È più difficile per le aziende che devono cambiare - come è successo nel corso della pandemia di coronavirus. Da un lato, hanno spesso scoperto che il lavoro a distanza non è così male come hanno sempre pensato. D'altra parte, questo esperimento forzato piacque molto anche ad alcuni dipendenti.

Dropbox, per esempio, ha dichiarato in una dichiarazione ufficiale che il 90% dei tuoi 2.800 dipendenti si sente produttivo a casa e non vuole tornare a una rigida settimana di cinque giorni in ufficio. Per essere sicuri, hanno anche visto degli svantaggi nel lavorare a distanza. "Videoconferenze non-stop, notifiche costanti e isolamento sociale" sono menzionati lì come esempi.

Blog di Dropbox
Dropbox è anche un pioniere sul tema della "Cultura del lavoro" nel blog

Tuttavia, Matt Mullenweg sottolineerebbe che Dropbox dovrebbe solo osare per passare al livello successivo. Questi "svantaggi" sono segni che la mentalità da ufficio è stata trasferita immutata al mondo remoto.

Sembra che Dropbox voglia lavorare proprio su questo. Ci saranno uffici chiamati "Dropbox Studios" in tutto il mondo. Questi includono località esistenti come San Francisco, Seattle, Austin e Dublino. Ma ci saranno anche "spazi su richiesta per riunioni di squadra" altrove. L'annuncio afferma:

Di conseguenza, Dropbox dovrebbe vedere una maggiore distribuzione geografica nel tempo, e i team avranno più libertà di scegliere dove vivere, lavorare e trovare nuovi collaboratori

L'azienda vuole regolare dinamicamente dove questi "studi" sono disponibili in base alla domanda.

Ma come spiega già il modello a tappe di cui sopra, anche i cambiamenti organizzativi fanno parte del nuovo mondo del lavoro indipendente dal luogo. Dropbox parla qui di "giorni lavorativi non lineari". In futuro, l'azienda designerà solo i "tempi di collaborazione principali" dove i fusi orari si sovrappongono. Incoraggia i tuoi impiegati a progettare i propri orari a parte questo. "Dropbox vuole dare la priorità all'impatto e ai risultati invece che alle ore lavorate". Sembra quasi che qualcuno lì abbia letto su Matt Mullenweg ...

Dropbox è anche solo l'ultimo esempio dell'industria tecnologica. Twitter e Square avevano già annunciato che avrebbero permesso uffici domestici temporanei a tempo indeterminato come alternativa. E Mark Zuckerberg di Facebook ha previsto che il 50% dei tuoi dipendenti lavorerà in remoto entro i prossimi dieci anni.

8 consigli per le aziende tirtuali

Ma come si fa a trovare la propria strada nel nuovo mondo del lavoro distribuito? L'azienda dietro l'app Todoist ha messo insieme otto consigli utili in un post sul blog per far funzionare meglio il lavoro a distanza:

1. trovare le proprie soluzioni

Solo perché un'altra azienda ha successo con un certo strumento o un certo modo di lavorare, non deve essere adatto a te e alla tua azienda. Guarda sempre qual è il problema fondamentale e poi cerca una soluzione che si adatti ad esso. Esempio nel post: L'azienda stava testando Slack come canale di comunicazione perché molti lo stavano usando. Tuttavia, Doist ha scoperto che non era una buona soluzione per il tuo team globale.

2. impostare su Remote First

Nelle organizzazioni che si basano su un modello ibrido, i lavoratori remoti cadono rapidamente nel dimenticatoio. Sono dimenticati sia nella comunicazione che nelle promozioni. Invece di permettere semplicemente il lavoro a distanza, dovrebbe essere attivamente incoraggiato. Dovrebbe diventare la nuova normalità.

3. usare la comunicazione asincrona

Il tuo esempio ruota principalmente intorno alle squadre internazionali. Ma anche le persone che non vivono dall'altra parte del mondo hanno i loro personali "fusi orari". Qualcuno inizia presto nella giornata, un altro preferisce lavorare la sera. Alcuni hanno bisogno di diverse ore di concentrazione ininterrotta, altri lavorano in brevi raffiche.

4. usare la comunicazione sincrona in modo molto mirato

Nessuno pretende che ogni domanda, ogni problema, ogni sfida possa essere risolta via chat. Ma invece di considerare la comunicazione sincrona come le riunioni come standard, dovrebbero essere uno strumento ben pianificato e preparato per i momenti speciali. Questo vale, per esempio, per domande complesse, situazioni di emergenza o anche per permettere ai membri del team di conoscersi meglio.

5. documentare i processi di lavoro e le regole

Meglio si registra come qualcosa deve essere fatto, meno domande ci saranno. Una buona documentazione assicura anche meno malintesi e conflitti nell'agenzia o nell'azienda.

6. essere premurosi con i nuoti assunti

Non tutte le persone sono adatte a un ambiente di lavoro remoto. Devi essere in grado di gestire la pianificazione del tuo lavoro e avere più responsabilità. Anche le capacità di comunicazione devono essere forti (soprattutto scritte). Matt Mullenweg, per esempio, ha spiegato che in Automattic non si fanno colloqui di lavoro, ma chat di lavoro.

7. la fiducia è la base di tutto

Questo è un punto particolarmente difficile per molti leader. La produttività non è quando qualcuno sembra occupato (seduto a una scrivania in ufficio, per esempio), ma quando si ottengono risultati. Ci deve essere la fiducia che i dipendenti stiano lavorando ai loro compiti al meglio delle loro capacità.

8. non ignorare i lati negatiti del lavoro a distanza

Perché è altrettanto chiaro che tali esperimenti sono falliti in passato. Pensate a esempi importanti come Yahoo e IBM. Quindi non dovete assolutamente dare per scontato che questo problema non sia un problema. Piuttosto, dovete guardare cosa è andato storto in questi casi e come potete affrontarlo. È anche importante che tutte le parti coinvolte siano consapevoli dei vantaggi e degli svantaggi per loro personalmente.

La mia conclusione per le agenzie e le aziende

Quello che molti ancora non capiscono: Una maggiore libertà creativa non riduce la produttività, ma piuttosto la aumenta. Come diversi studi hanno dimostrato, "più soldi" come ricompensa funziona solo per compiti molto semplici. Non appena le persone devono contribuire anche solo con un piccolo sforzo intellettuale e creativo, questa attrazione si inverte: Più grande è la ricompensa, peggiore è il risultato. Guarda questa versione animata di una conferenza di Dan Pink:

In generale: Le persone vogliono fare un buon lavoro, vogliono svilupparsi e vogliono vivere una vita autodeterminata. Se il lavoro a distanza è implementato correttamente, può dare una spinta positiva alla produttività, alla soddisfazione e alla salute dei dipendenti. E come già detto, questi modelli di lavoro flessibile aprono le aziende a candidati che in passato non sarebbero stati considerati.

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Foto: Olia Danilevich

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