Aziende virtuali: Come il vostro team può fare a meno di un ufficio

Jan Tissler
9 Min.
Aziende virtuali

Alcuni predicono da molti anni che lavoro a distanza non è solo una soluzione di ripiego per casi eccezionali. Ad esempio Matt Mullenweg, co-fondatore di WordPress . Fare del tutto a meno degli uffici può essere un'opportunità per lavorare in modo produttivo e con successo. Cosa c'è dietro parole d'ordine come "società virtuali" o "società distribuite"? E cosa bisogna tenere a mente?

L'anno 2020 ha introdotto nuove abbreviazioni come "WFH" aka Work From Home. Molte aziende si trovarono improvvisamente di fronte a un argomento che fino ad allora era stato ignorato: Ha dovuto lavorare senza uffici. Coloro che non erano preparati per questo, sono caduti non sorprendentemente in una profonda depressione della produttività.

Meno microgestione

Questo è successo semplicemente perché non erano disponibili nemmeno le basi: Gli strumenti necessari mancavano completamente o si sono rivelati insufficienti. Ma non si tratta solo degli strumenti giusti. Il modo in cui funzionano le aziende virtuali deve cambiare radicalmente. Il modo in cui i compiti sono pianificati e distribuiti ai dipendenti funziona in modo diverso. Il cosiddetto leadership a distanza per le agenzie e le aziende ha bisogno di più libertà e di più fiducia - e molto meno microgestione.

Alcune di queste aziende (e i loro manager) desiderano sicuramente il giorno in cui potranno tornare a fare "business as usual". Forse l'ufficio a domicilio (occasionale!) rimarrà poi come bonus per vantarsi negli annunci di lavoro. In pratica, tuttavia, queste organizzazioni continueranno ad essere focalizzate e ottimizzate sull'ufficio e sulla presenza fisica.

Lavorare a distanza in quel momento non è un'alternativa riconosciuta e nemmeno il modello più sostenibile, ma l'eccezione ed è visto come una copia mezza piena di "lavoro reale" sul posto. Allo stesso tempo, si finge che il "lavoro reale" e la cooperazione siano possibili solo se tutte le persone si trovano nella stessa stanza o almeno nello stesso edificio ad orari prestabiliti.

Non vi viene nemmeno in mente che il lavoro a distanza i suoi meriti potrebbe averlo fatto. Oppure che il modello è l'opzione migliore per alcuni compiti e gruppi professionali. Allora sembra assurdo che le aziende possano trarre vantaggio dall'essere una "Azienda Distribuita".

Esempio Automattic: Remoto per convinzione

Tanto più sorprendente quando le aziende di successo non sono mai state organizzate in modo diverso. A volte era una necessità, perché all'inizio non c'era un budget per un ufficio. Ma poi è rimasto con il modello perché aveva dato prova di sé.

Il miglior esempio tra tanti altri è l'azienda che sta dietro WordPress .com e WooCommerceAutomattic. Il fondatore Matt Mullenweg ama parlare di come i "professionisti" volevano fargli capire che questo modello non avrebbe mai funzionato con più di una dozzina o due dipendenti. Oggi, Automattic ha quasi 1.300 dipendenti - e ancora nessun ufficio permanente.

WordPress  Squadra Automattica
Il team Automattic - distribuito in tutto il mondo

In realtà, fino a non molto tempo fa, l'azienda aveva persino una specie di spazio di coworking interno a San Francisco: potevi andarci per fare il tuo lavoro e incontrare i tuoi colleghi. Ma è stato usato sempre meno. Quindi Automattic salvato queste camere a.

Quest'anno Matt Mullenweg ha potuto sentirsi confermato in ciò che predica da tanto tempo: il futuro di molte aziende è una struttura decentralizzata senza uffici. "L'illusione che gli uffici siano un luogo di lavoro è distrutta per sempre", ha scritto in un post sul blog. Alla fine, si tratta più di controllo che di creare un ambiente di lavoro utile e solidale.

I 5 livelli di imprese distribuite

Ha stabilito un modello per le imprese distribuite o virtuali basato sulle fasi per i veicoli autonomi. Si legge come segue:

Livello 0: Il telecomando non è un'opzione

Il lavoro a distanza non è possibile, perché è necessario essere presenti per il compito. Qui si pensa agli artigiani, ai venditori o anche ai pompieri. Naturalmente, ci possono essere situazioni e sviluppi futuri che cambiano questo aspetto almeno in parte. Pensate ai robot telecomandati o semi-autonomi che aiutano a combattere gli incendi. Ma per come stanno le cose oggi, questo non è possibile.

Livello 1: Il telecomando è solo per le emergenze

Molte aziende si sono trovate a questo livello prima della pandemia di coronavirus. Il lavoro a distanza sarebbe teoricamente possibile, ma non vi è alcun supporto. In caso di emergenza, i dipendenti possono anche lavorare fuori dall'ufficio per un giorno o due. Ma il più delle volte, la maggior parte del lavoro si fermerà. Ciò è dovuto in parte al fatto che anche strumenti di base come il proprio account di posta elettronica o il calendario sono difficilmente accessibili una volta che non si è più nella rete interna dell'ufficio.

Livello 2: Il telecomando è possibile, ma solo eccezionalmente

Molte aziende hanno dovuto salire a questo livello a causa della pandemia: sono state costrette ad accettare che molti o tutti i dipendenti lavorassero a distanza per molto tempo. A tal fine sono state gettate le basi tecniche e sono stati introdotti nuovi strumenti come Zoom e Microsoft Teams.

Ma i processi e i modelli di pensiero non sono ancora cambiati. Si sta invece cercando di trasferire i precedenti metodi di lavoro al mondo digitale. Funziona così come la versione "e-paper" di un quotidiano su smartphone: funziona con fatica, ma non proprio bene.

Nel caso di lavoro a distanza a questo livello, ciò significa che tutto continua ad accadere in modo sincrono e si viene costantemente interrotti. I supervisori sono preoccupati per la produttività dei loro team, ma ciò non significa che cambino le condizioni al contorno. Il software dovrebbe invece garantire che i dipendenti stiano effettivamente lavorando solo ai loro progetti, oppure si deve dimostrare di essere effettivamente "presenti" tramite una webcam costantemente accesa.

Livello 3: remoto come opportunità

Da qui in poi, lavorare al di fuori di un ufficio non è più visto come una soluzione di emergenza con molti svantaggi, ma (anche) come un'opportunità. Si crea un ambiente di lavoro migliore a casa o in uno spazio di lavoro in coworking e l'azienda si rende conto di quanto possa essere prezioso il lavoro asincrono. La comunicazione avviene più per iscritto. Anche la componente personale svolge un ruolo importante (senza essere limitata da una pandemia): le squadre si riuniscono per una o due settimane all'anno.

Livello 4: Remote è il nuovo normale

Una volta qui, i processi sono costantemente asincroni. Le prestazioni lavorative sono valutate sulla base dei risultati, non se e per quanto tempo i dipendenti sono presenti in una sede. La fiducia si sviluppa e diventa la base della cooperazione. Non solo gli "oratori" estroversi vengono ascoltati con le loro opinioni, ma tutti, perché ci sono molti modi per partecipare alle discussioni.

Le aziende possono attrarre talenti Dipendenti vincentiche non vivono vicino agli uffici o che non sono disposti a trasferirsi. Gli uffici a domicilio dei dipendenti sono di solito meglio attrezzati e molto più orientati alle esigenze individuali rispetto a un ufficio medio. Gli incontri in tempo reale sono ben preparati. La diversità si rafforza anche perché ognuno può fare il proprio lavoro come gli pare.

Livello 5: Nirvana remoto

Matt Mullenweg lo vede come il "nirvana stage" che potrebbe non essere raggiungibile. E' piuttosto inteso come un incentivo. A questo livello, le aziende distribuite sono sempre migliori, di successo e più produttive rispetto ai loro concorrenti con uffici. La soddisfazione dei dipendenti è massima.

Dropbox diventa "Virtual First".

In generale, aziende come Automattic, Buffer o Doist hanno un tempo più facile perché si sono affidate a team distribuiti fin dall'inizio. Dovevano assicurarsi che il loro modello avrebbe continuato a lavorare con un team in crescita. Ma i modi di pensare e di agire di base erano già presenti.

Sarà più difficile per le aziende che devono convertirsi - come nel caso della Pandemia di Coronavirus è successo. Per prima cosa, hanno spesso scoperto che il lavoro a distanza non è così male come hanno sempre pensato. D'altra parte, ad alcuni dipendenti è piaciuto molto anche questo esperimento forzato.

Ad esempio, Dropbox in una comunicazione formale che il 90 per cento dei 2.800 dipendenti si sentivano produttivi a casa e non volevano tornare a una rigida settimana di cinque giorni in ufficio. Certo, hanno anche visto degli svantaggi nel lavoro a distanza. "Le videoconferenze ininterrotte, gli allarmi costanti e l'isolamento sociale sono citati come esempi.

Blog Dropbox
Dropbox è anche un pioniere sul tema della "Cultura del lavoro" nel blog

Matt Mullenweg fa notare, tuttavia, che Dropbox dovrebbe solo osare di passare al livello successivo. Questi "svantaggi" sono segni che il modo di pensare dell'ufficio è stato trasferito invariato nel mondo remoto.

Come sembra, Dropbox vuole lavorarci esattamente. Quindi ci saranno uffici chiamati "Dropbox Studios" in tutto il mondo. Questo include località esistenti come San Francisco, Seattle, Austin o Dublino. Ma ci saranno anche "stanze su richiesta per riunioni di squadra" altrove. La comunicazione afferma

Di conseguenza, ci si aspetta che Dropbox diventi più dispersa geograficamente nel tempo, dando ai team più libertà di scegliere dove vivere, lavorare e trovare nuovi dipendenti

Laddove questi "studi" sono disponibili, l'azienda vuole adattarsi dinamicamente in base alla domanda.

Ma come spiega il modello passo dopo passo di cui sopra, anche i cambiamenti organizzativi fanno parte del nuovo mondo del lavoro, indipendente dalla sede. Dropbox parla qui di "giorni lavorativi non lineari". In futuro, l'azienda determinerà solo le "ore fondamentali della cooperazione" in cui i fusi orari si sovrappongono. Incoraggia i suoi dipendenti a creare i propri orari lontano da questo. "Dropbox vuole dare priorità all'impatto e ai risultati rispetto alle ore di lavoro". Sembra quasi che qualcuno sia andato a trovare Matt Mullenweg...

Dropbox è anche solo l'ultimo esempio dell'industria tecnologica. Twitter e Square avevano già annunciato che avrebbero permesso di utilizzare gli uffici domestici temporanei come alternativa illimitata. E Mark Zuckerberg di Facebook ha previsto che il 50% dei suoi dipendenti lavorerà a distanza nei prossimi dieci anni.

8 consigli per le aziende virtuali

Ma come si fa a trovare la propria strada nel nuovo mondo del lavoro distribuito? L'azienda dietro il Todo-App Todoist ha pubblicato in un post del blog otto consigli utili compilatiper far funzionare meglio il lavoro a distanza:

1. trovare le proprie soluzioni

Solo perché un'altra azienda ha successo con un certo strumento o un certo modo di lavorare non significa necessariamente che sia adatto a voi e alla vostra azienda. Guardate sempre a quale sia il problema di base e poi cercate una soluzione che si adatti. Esempio nel post: L'azienda ha testato Slack come canale di comunicazione perché molti lo utilizzano. Tuttavia, Doist ha scoperto che non era adatto alla sua squadra globale.

2. Impostare su Remote First

Nelle organizzazioni che si affidano a un modello ibrido, i lavoratori a distanza cadono rapidamente nella mischia. Sono dimenticati quando si tratta di comunicazione e di promozioni. Anziché limitarsi a consentire il lavoro a distanza, dovrebbero essere promossi attivamente. Dovrebbe diventare la nuova normalità.

3. utilizzare la comunicazione asincrona

Il loro esempio riguarda soprattutto le squadre internazionali. Ma anche le persone che non sono sparse in tutto il mondo hanno i loro "fusi orari" personali. Alcuni iniziano presto la giornata, altri preferiscono lavorare la sera. Alcuni hanno bisogno di diverse ore di concentrazione ininterrotta, altri lavorano a turni brevi.

4. utilizzare la comunicazione sincrona in modo molto specifico

Nessuno sostiene che ogni domanda, ogni problema, ogni sfida possa essere risolta via chat. Ma invece di considerare la comunicazione sincrona come incontri come standard, dovrebbe essere uno strumento ben pianificato e preparato per i momenti speciali. Questo vale, ad esempio, per domande complesse, situazioni di emergenza o per aiutare i membri del team a conoscersi meglio.

5. flussi di lavoro documentale e regole

Meglio si registra come si deve fare qualcosa in modo comprensibile a tutti, meno domande ci saranno. Una buona documentazione garantisce inoltre meno malintesi e conflitti all'interno dell'agenzia o dell'azienda.

6. fare attenzione nell'assunzione di nuovo personale

Non tutti sono adatti ad un ambiente di lavoro remoto. Devi essere in grado di gestire la pianificazione del tuo lavoro e assumerti maggiori responsabilità. Anche le capacità comunicative devono essere forti (soprattutto quelle scritte). Matt Mullenweg, per esempio, ha spiegato che alla Automattic non fanno colloqui di lavoro, ma chiacchiere di lavoro.

7. la fiducia è alla base di tutto

Questo è un punto particolarmente difficile per molti leader. La produttività non è quando qualcuno sembra occupato (seduto a una scrivania in ufficio, per esempio), ma quando si ottengono dei risultati. Ci deve essere fiducia nel fatto che i dipendenti stiano facendo il loro lavoro al meglio delle loro capacità.

8. non ignorare i lati negativi del lavoro a distanza

Perché è altrettanto chiaro che tali esperimenti sono falliti in passato. Pensate ad esempi importanti come Yahoo e IBM. Quindi non si deve assolutamente presumere che questo argomento sia una conclusione scontata. Piuttosto, si dovrebbe guardare a ciò che è andato storto in questi casi e come si può contrastare. È inoltre importante che tutte le parti coinvolte siano informate dei vantaggi e degli svantaggi che ne derivano sono personalmente consapevoli.

La mia conclusione per le agenzie e le aziende

Quello che molti ancora non capiscono: Una maggiore libertà di progettazione non riduce la produttività, ma la aumenta. Come hanno dimostrato vari studi, "più soldi" come ricompensa funziona solo per compiti molto semplici. Non appena la gente deve fare anche solo un piccolo sforzo intellettuale e creativo, questo richiamo si trasforma nel suo opposto: Più grande è la ricompensa, peggiore è il risultato. Guarda questa versione animata di un discorso di Dan Pink:

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In generale: le persone vogliono fare un buon lavoro, vogliono svilupparsi e vogliono vivere una vita autodeterminata. Se il lavoro a distanza è implementato correttamente, può dare un impulso positivo alla produttività, alla soddisfazione e alla salute dei dipendenti. E, come già detto, tali modelli di lavoro flessibile aprono le aziende a candidati che non sarebbero stati presi in considerazione prima.

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Immagine: Olia Danilevich

Jan è un giornalista online e specialista dell'editoria digitale con oltre 20 anni di esperienza professionale. Le aziende lo ingaggiano come autore, consulente o caporedattore. È anche il fondatore e uno dei redattori della rivista UPLOAD. Fotografo, autore della foto: Patrick Lux.

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