Jag har arbetat helt hemifrån sedan 2014. Till en början som egenföretagare, senare som deltidsanställd. Personligen skulle jag inte kunna gå tillbaka till ett kontor. Samtidigt vet jag vilka utmaningar det innebär att arbeta på distans eller tillfälligt hemifrån. Det här är min erfarenhetsrapport.

Jag har varit på Raidboxes sedan april 2019. Naturligtvis lockas jag av uppgiften, det självständiga arbetet i holacracy-modellen, det unga teamet (jag är inte längre den yngsta själv) och start-up-karaktären. Men jag bestämde mig för att gå med i företaget av en annan anledning: Raidboxes tillåter mig att arbeta nästan helt hemifrån. Och på deltid. Strax före pandemin 2020 fick många män konstiga blickar när de uttryckte denna önskan.

Inget av detta var ett problem för Torben och Johannes från Raidboxes , även om de också är väl medvetna om de utmaningar som distansarbete innebär. Mer om detta senare. Det finns flera anledningar till att anställda och företag väljer att arbeta hemifrån:

• Teamet kommer inte att hitta lämpliga specialister på plats eller i närområdet.
• Du vill medvetet arbeta hemifrån. För att du kan koncentrera dig bättre där eller är mer flexibel när det gäller tid.
• Detta är det enda sättet att förena ditt personliga och professionella liv. Till exempel när det gäller små barn eller på en tidskrävande pendling.
• Företaget har inte ett större kontor på plats, det drivs helt på distans eller från utlandet.

Naturligtvis är inte alla jobb lämpliga för distansmodellen. Men särskilt inom områden som (online-)marknadsföring, programvaruutveckling, support eller försäljning kan de flesta jobb utföras hemifrån - förutsatt att alla inblandade är lite kreativa. Här är fördelarna och nackdelarna med att arbeta hemifrån. Är du intresserad av det här ämnet? Ta då en titt på våra andra artiklar om ämnet:

• Rätt hemkontorsverktyg
• Remote Ledarskap: Köra en byrå var som helst
• Fjärrarbete - Nätverk och självansvar

Fördelar med distansarbete

Det jag värdesätter mest är den flexibilitet som hemarbetet ger mig. Jag ville inte ge upp min egenföretagarverksamhet helt och hållet. Nu gör jag det som frilansare vid sidan av mitt deltidsjobb. Jag måste ofta resa för mitt andra jobb (jag håller seminarier om marknadsföring på nätet). Samtidigt har jag en liten dotter som jag tar hand om på väldigt olika tider. Ingetdera skulle vara möjligt med ett traditionellt nio-till-fem-kontorsjobb.

Dessutom arbetar jag i en mycket speciell miljö. Företag som fokuserar på WordPress finns inte i varje hörn. Fjärrmodellen gör att jag kan arbeta i den miljö jag önskar. Och samtidigt kan jag förena mitt privatliv och mitt yrkesliv.

Beroende på din personliga situation, det finns andra plus:

• Koncentrerat arbete: Detta är oerhört viktigt för mig som kreativ copywriter. Jag reser till vårt kontor i Münster då och då. Där arbetar ett mycket engagerat och livligt team. Det som vissa människor älskar är ibland ett helvete för mig. Jag behöver nästan fullständig tystnad för att kunna blogga eller göra content marketing. Inte ens hörlurar och liknande hjälper. Att arbeta hemifrån kan också vara en välsignelse för mycket känsliga personer eller personer med autistiska drag.
• Inget sätt att arbeta: Du sparar dig själv pendla. Jag brukade pendla två timmar till jobbet och tillbaka. Det är 10 timmar mer ledig tid per vecka (omvandlas till ett heltidsjobb).
• Tid med familjen: Daghemmet stänger klockan 16 och ingen kan ta över? Är du ensamstående förälder eller träffar du bara dina barn dagligen? Har du husdjur? Detta är ofta lättare att förena med distansarbete än med ett klassiskt kontorsjobb.
• Privata möten: Måste du ta emot ett paket? Ta ledigt en halv dag för att vattenmätaren ska läsas av eller tvättmaskinen levereras? Ett snabbt besök hos frisören på rasten? Allt detta är enklare hemifrån. Men det får naturligtvis inte gå överstyr och måste samordnas väl med din arbetsgivare. På Raidboxes har vi en kanal där distansarbetare kan logga in och ut för sådana korta pauser från skärmen. Mer om detta senare.
• Kostnadsbesparingar: Om du arbetar på distans kan du bespara dig ett dyrt abonnemang på kollektivtrafiken eller otaliga kilometer med bil. Å andra sidan finns det naturligtvis extra kostnader för hemmakontoret som inte bör underskattas (el, vatten, värme, snabbt internet). Du kan dra av en del av dina pendlingskostnader från skatten, och under vissa omständigheter kan du också dra av kostnaderna för ditt hemmakontor. Eller så kan du få ett bidrag från din arbetsgivare.

Särskilt den sista punkten kräver en exakt beräkning. I allmänhet bör du noga väga för- och nackdelar mot varandra. För medan vissa människor uppskattar att arbeta hemifrån (bättre koncentration), behöver andra interagera med andra. Först då kan de överhuvudtaget arbeta kreativt.

Tips: Distansarbete behöver inte nödvändigtvis utföras från hemmakontoret. Om du vill utnyttja fördelarna med modellen utan att förlora kontakten med dina kollegor kan du också hyra ett coworking space helt eller delvis. Sådana finns nu i alla större städer och kommuner.

Utmaningar för medarbetarna

"Arbeta hemifrån? Det skulle jag aldrig kunna göra!". Jag hör denna mening i nästan varje diskussion med vänner och bekanta. En sak är klar: Alla är inte lämpade för den här modellen. Å andra sidan kan du vänja dig vid att arbeta hemifrån. Särskilt när

• Det finns regelbundna närvarotider i företaget
• Du måste ofta resa till kunder, leverantörer, kongresser, utbildningar etc. för ditt jobb
• Du har en balans genom ett andra- eller deltidsjobb där du är mer socialt aktiv eller har tillräckligt med social interaktion på fritiden

Det gäller även mig, även om jag är mer av en ensamvarg. Utan seminarierna, där jag kommer i kontakt med många olika människor, skulle jobbet vara för ensamt för mig. Likaså utan dagarna på kontoret Raidboxes i Münster.

Under en tid arbetade jag på ett företag som var helt distansbaserat. Det innebar att jag bara träffade de andra ungefär två gånger om året - vilket helt klart inte var tillräckligt för mig.

Tips: Du måste ta reda på var din smärtgräns ligger. Helst arbetar du för ett företag som ger dig lite spelrum i antalet dagar på kontoret. Åtminstone tills du reda på rätt förhållande.

Naturligtvis är det bra om du inte behöver resa genom Tyskland eller till och med Europa för att komma till din arbetsgivare. Samtidigt ökar en alltför stor lokal närhet frestelsen eller pressen att vara på plats oftare än man egentligen skulle vilja. Som du kan se bör du närma dig ett distansjobb långsamt. Särskilt eftersom dina behov kan förändras med åren.

Några frågor att klargöra i förväg:

• Personligt ansvar: Vet du från tidigare jobb eller projekt att du kan fokusera på ett mycket oberoende sätt att arbeta? Eller, tvärtom, behöver du ständigt någon vid din sida för att berätta arbetet steg och uppgifter?
• Professionell utveckling: Är du tillräckligt "sedd" på distans? Klarar du dig utan golvradion? Om du har ambitiösa planer för din karriär kan detta vara ett problem.
• Uppgiftsfördelning: Kan du hantera genomgångar via telefon, chatt eller e-post?
• Infrastruktur: Har du de nödvändiga verktygen och ett avgränsat område för ditt hemmakontor? Det finns mer att göra.
• Företagskultur: Har de berörda redan erfarenhet av distansarbete? Är det redan klart vilka verktyg som ska användas? Jag kommer att presentera några av dessa senare.
• Finansiella arrangemang: Vem betalar för de extra kostnader som ett hemmakontor har för? Är detta prissatt i (högre) lön? Finns det en resebudget som du kan använda för att komma till företagets huvudkontor regelbundet? Och att stanna i närheten?

En annan punkt som är mycket viktig: Får du vanligtvis dina sociala kontakter från din professionella miljö? Eller är ditt privata nätverk tillräckligt starkt? Ger människor som bor med dig dig tillräckligt med frihet för att du ska kunna arbeta hemifrån? En hel del distansarbetare underskattar i början hur mycket ett sådant jobb påverkar deras personliga vardagsliv.

Tips: Vissa distansarbetare arbetar helt oberoende av plats som så kallade digitala nomader. Läs vår intervju med Michael Hörnlimann. Han förklarar fördelarna och hindren med detta sätt att arbeta.

Åtskillnad mellan arbets- och privatliv

Jag har alltid separerat mitt yrkes- och privatliv så strikt som möjligt. På hemmakontoret är detta oupphörligt – oavsett om du arbetar permanent hemma eller då och då. Endast med denna separation kan du slutföra dina uppgifter. Och det här är det enda sättet du inte riskerar att starta datorn "bara kort" sent på kvällen eller på dina lediga dagar, eller att vara ständigt tillgänglig för din arbetsgivare. Var särskilt uppmärksam på följande:

• Kommunikation: Separera dina kanaler. Använd inte din privata dator och smartphone för professionell kommunikation.
• Ditt skrivbord: Detsamma gäller för dina dokument: På ditt skrivbord, arbetsdokument och personliga räkningar flyga vilt? Ingen bra idé.
• Arbetstid: Rösta med din arbetsgivare när du är nåbar och när inte. Du behöver tider och utrymmen i din privata miljö där du och din familj inte störs.
• Tillgänglighet: Se samtidigt till att du faktiskt kan kontaktas under de överenskomna arbetstiderna. I annat fall bör du "logga ut". Särskilt arbetsgivare som inte har någon tidigare erfarenhet av distansarbete kommer annars snabbt att bli misstänksamma.
• Inte nu: Ändå behöver du oftast fasta slots i vilka du kan arbeta koncentrerad. Eller så kan du signalera i verktyg som Slack att du är upptagen just nu. Se motsvarande avsnitt nedan.

Videokonferenser och co. tillåta en djup inblick i din integritet. Även här är ett avgränsat område i dina fyra väggar vettigt.

Det underlättar också om du är ensam hemma när du arbetar. Även om du normalt arbetar ensam hemma är det ibland oundvikligt att barn är närvarande, till exempel vid sjukdom. Detta kräver god samordning, men också konsekvent fysisk separation så att du fortfarande kan arbeta ordentligt. Det är i alla fall min erfarenhet.

Ytterligare tips för vardagen som distansarbetare:

• Många människor drar nytta av ett regelbundet arbetsflöde. Om du är en av dem, ta för vana att ha ett regelbundet arbetsflöde med fasta tider, som om du var tvungen att köra till ett kontor. Då kan du koncentrera dig bättre på jobbet.
• Du behöver inte sätta upp din egen studie. Men du behöver ditt eget område och ett ordentligt skrivbord för ditt jobb. Precis som din arbetsgivare, bör du vara uppmärksam på ergonomi här.
• Arbeta i en välstädad miljö. Du ska känna dig bekväm, men inte för mysig. Soffan är inte en lämplig plats för ett hemmakontor.
• Lägg din personliga smartphone i ett annat rum eller lägg den ljudlöst/avstängd i en låda eller något. Annars distraherar det dig för mycket. Ta regelbundna pauser för detta.

Fördelar för företag

Jag känner många företag som har en modern organisation men som ändå inte tillåter distansarbete. Jag kommer strax in på orsakerna till detta. Modellen har vissa fördelar:

• Rekrytering: Särskilt i den tekniska miljön finns det förmodligen inget företag som inte söker kvalificerad arbetskraft. Med öppningen till Fjärrkontroll, tillstöknings upptagningsområdet enormt. Särskilt för företag på landsbygden.
• Mindre ansträngning: Ingen omlokalisering behövs om någon vill arbeta för ditt företag. Det ger dig också möjlighet att testa ett samarbete först. Detta kan spara mycket krångel, särskilt när det gäller att hitta boende, vilket är problematiskt idag (åtminstone i Tyskland).
• Gynnsam arbetsmodell: Distansarbete kan spara mycket pengar. Om de nyanställda arbetar hemifrån behöver du inte installera fler arbetsstationer eller leta efter ett nytt kontor.
• Närhet till kunden: Om företaget är verksamt i hela Tyskland eller Europa: Distansarbetarna kan befinna sig mycket närmare enskilda kunder, leverantörer och nya marknader. Detta kan du dra nytta av.
• Expansion: På lång sikt kommer den till och med att kunna inrätta nya fältkontor på detta sätt.

Bristen på kvalificerad arbetskraft är förmodligen den viktigaste punkten. Särskilt småföretag och nystartade företag öppnar i allt högre grad upp för distansarbete, eftersom de annars inte skulle ha någon chans att fylla alla sina lediga platser. Det är väldigt likartat på Raidboxes . Vi hittade snabbare en lämplig person för viktiga positioner.

Tips: Att behålla bra medarbetare är nästan ännu viktigare och försummas ofta av företagen. En mycket uppskattad kollega till oss flyttade från Münster till Hamburg av personliga skäl. Utan distansarbete skulle vi säkert ha förlorat henne.

Utmaningar för företag

Naturligtvis är distansmodellen inte alltid lätt - särskilt inte i början. Den kan också misslyckas om företaget eller de berörda personerna ännu inte är redo för den. Den största utmaningen är förmodligen att hålla kontakten med medarbetarna på hemmakontoret:

• De måste känna sig integrerade i laget. Detta är inte så lätt när den dagliga personliga kontakten elimineras.
• Företaget eller ledningen måste också ha en god relation och framför allt en hel del förtroende.

Distansarbetare känner instinktivt av om det finns förtroende för dem eller inte. De inser också om de är helt accepterade av teamet på plats, om de betraktas som andra klassens medarbetare eller om det till och med finns avundsjuka mot dem. På hemmakontoret har man ju privilegier som inte gäller på kontoret. Här krävs en hel del uppmärksamhet från ledningens sida, men också från utbildningens. De måste kommunicera fördelarna med modellen till distansarbetarna och teamet.

Detta gör det möjligt för dig som remoter att hålla kontakten med människorna på plats:

• Närvarotider: Hemarbetande bör också ses på kontoret för ett par dagar. Rotationen kan göras beroende på hur komplex resan är.
• Sociala aktiviteter: Raidboxes anordnar regelbundet gemensamma teamevenemang. Det är en inte obetydlig insats som krävs för att involvera oss distansarbetare här. Men Johannes och Torben har insett att detta är mycket viktigt för integrationen.
• Återkopplingsloopar: Distansarbetare är inte medvetna om stämningen på kontoret. De har inte heller samma känsla för om och hur deras arbete tas emot. Här är det viktigt med bra feedback. Se våra 10 tips för en bättre feedbackkultur.
• Infrastruktur: Vilka tekniker och verktyg behöver du för att samarbete ska fungera? Detta sträcker sig från system för videokonferenser till valfri tidsregistrering.

Det viktigaste för distansarbetare är tillgången till information. Jag får inte höra diskussionerna på jobbet, i kaffeköket eller under min lunchrast. Där förklaras eller beslutas snabbt om något som jag egentligen borde veta. Det måste finnas en roll eller processer i företaget som filtrerar bort viktig information, dokumenterar den och placerar den i allmänt tillgängliga kanaler. Det är här hjälpen från remoters behövs. De är de som snabbast upptäcker var viktig information går förlorad.

Det är tidskrävande, men i slutändan tjänar alla på det. När allt kommer omkring skapas omfattande dokumentation längs vägen. Raidboxes löser denna fråga med en intern wiki och specialistgrupper i Slack. Se avsnittet "Verktyg och möten".

Obs: Företag bör skriftligen fastställa viktiga punkter i samarbetet med fjärrspecialister. Till exempel i anställningsavtalet. Detta inkluderar punkter som rättigheter och skyldigheter, arbetstid, men också frågan om dataskydd och tillgång till kunddata.

Gör anställda på hemmakontoret mindre?

Hemmakontoret förkastas av många företag. Anledningen är att det inte kan kontrolleras i samma utsträckning som de anställda på plats. På vissa håll finns det en stor oro för att distansarbetare ska "rulla tummarna". Samtidigt finns det studier som visar att distansarbetare faktiskt presterar mer. Det beror på att människor gillar att arbeta med professionella projekt hemma på kvällarna.

Sanningen kommer sannolikt att vara någonstans i mitten. Även om jag är frestad hemma för att köra hunden eller hänga upp tvätten - det finns pauser för det. Å andra sidan elimineras andra kollegors distraktion på arbetsplatsen. Detta är en punkt som erfarenheten har visat som inte bör underskattas. Nästan varje teknisk diskussion glider så småningom in i privata skämt. Och när någon avbryter mig vid mitt skrivbord, börjar jag lite långt från fronten varje gång. Remoters kan designa en mer skyddad ram här.

Enligt min mening är diskussionen om var mer eller mindre arbete utförs inte central. Det viktiga är att mina medarbetare är motiverade - oavsett var de arbetar. För att smita undan och "ta det lugnt" är också möjligt på kontoret. I slutändan är det en fråga om företagskultur. Även här bidrar modeller som holacracy till att främja ett självständigt beteende.

Distansarbetare som utför ett arbete som är meningsfullt och uppskattat kommer att visa lika stort engagemang. Distansarbetare är ofta mycket lojala. Det beror på att de uppskattar vad företaget erbjuder dem.

Verktyg och Möten

Du behöver rätt verktyg för att integrera alla i arbetsprocesserna. Det beror på dina processer och ditt befintliga programvarulandskap vilka som är lämpliga för dig. Här är ett litet urval:

• Slack: Slack är en typ av chattverktyg för företag som gör det möjligt för människor och team att utbyta information. Du kan också använda det för att skicka filer, skapa påminnelser, ringa gruppsamtal eller sätta upp videokonferenser mycket snabbt. Det är lämpligt för snabb kontorskommunikation såväl som för att utbyta information med fjärrarbetare eller externa specialister. Vi på Raidboxes arbetar mycket framgångsrikt med Slack.
• Videokonferenser: Vi använder Google Meet för videokonferenser, trots Slack. Eftersom kvaliteten på Slack inte alltid är riktigt bra. Vårt konferensrum i Münster är utrustat med rätt utrustning så att vi kan se varandra men också dela skärmar (kameror, mikrofon, Airtame). Det innebär att remoters kan delta i alla möten om det behövs.
• Virtuella mötesrum: Vi har skapat virtuella rum för varje distansarbetsplats i Google Meets. De är mycket lätta att komma åt via en länk i vår WordPress Dashboard . Så du kan snabbt träffa en eller flera remoters i "Hamburg", "Magdeburg" eller "Freiburg".
• Projektledning: Ett bra projektledningsverktyg är viktigt för alla företag som arbetar i en teknisk miljö och med blandade team. Jag lägger in alla mina uppgifter där. På så sätt vet alla vad jag arbetar med hela tiden. Och det hjälper mig att organisera mig själv. För närvarande arbetar vi med Asana, men jag har också goda erfarenheter av Trello.
• Redaktionell planering: I synnerhet distribuerade innehållsteam behöver vara välorganiserade. Det klassiska verktyget för detta är fortfarande Excel - eller Google Sheets som en modern version. På nätet hittar du otaliga mallar för redaktionella planer. Asana erbjuder också ett sätt att göra detta.

Några ord till om Slack: kanaler för grupper och ämnen är ett viktigt verktyg där för att förhindra okontrollerad tillväxt. Vi har till exempel en kanal där vi loggar in och ut för pauser. Och till och med ett "kaffekök" för småprat. Eller en kanal för rena marknadsföringsämnen. Var och en kan själv bestämma var han eller hon vill läsa med.

Nu finns det robotar som distansarbetare kan använda för att förflytta sig på kontoret och prata med andra virtuellt. Se denna leverantör. Vi övervägde kort att köpa en. Vissa hade dock problem med dataskyddet. Du bör i allmänhet ta hänsyn till detta med alla verktyg.

Vet du fler verktyg? Hur nöjd är du med dessa lösningar? Komplettera dina erfarenheter eller tips i kommentarerna.

Min slutsats

Distansarbete ger mer flexibilitet för både anställda och företag om du tar hänsyn till följande tips:

• Det tar ett tag för rätt processer att stå. I början bör Remoter och teamen på plats vara i konstant utbyte, vilket kan optimeras som om. Nödvändiga resurser måste finnas tillgängliga.
• Du behöver bra sociala kontakter utanför arbetet om du arbetar främst på hemmakontoret.
• Information i företaget måste vara fritt tillgänglig för alla.
• Distansarbetare bör träffas regelbundet med kontorsteamen, utöver virtuella möten.
• Fjärrmodellen är inte lämplig för mycket kontrollerande entreprenörspersonligheter.

Jag önskar dig all framgång med ditt distansjobb eller med att bygga upp ett team. Har du några frågor om distansarbete? Använd gärna kommentarsfunktionen. Vill du hålla dig uppdaterad med de senaste nyheterna om WordPress och WooCommerce ? Följ oss då på Twitter, Facebook eller via vårt nyhetsbrev.

Ytterligare bidrag på ämnet

Här är några ytterligare länkar:

• Den Jobbsida för Raidboxes
• Erfarenhetsrapport: Arbeta helt någonstans oberoende som en digital nomad
• Att vinna de bästa medarbetarna: Hur man erövrar hjärtat av Generation Y
• Holacracy i praktiken: 5 steg till ett högpresterande team

för den tyskspråkiga regionen:

• Viktiga regler för hemmakontoret
• Guide: Distansarbete och arbetsrätt
• Fördelar och nackdelar med hemmakontorsmodellen
• Tips för skatt nedläggning av en studie

Bilder: Alif Pratama, Shridhar Gupta, Damir Kopezhanov