Le programme idéal pour ton prochain atelier numérique

Tu souhaites concevoir des ateliers en ligne qui soient non seulement informatifs, mais aussi créatifs et attrayants ? Tu veux que ta réunion à distance soit à la fois à valeur ajoutée et amusante ? Dans cet article, tu apprends comment mener des réunions en petits cercles ainsi que des événements avec de grands groupes de manière à susciter l'enthousiasme de tou·te·s les participant·e·s.

Rien n'est pire qu'un atelier numérique mal planifié. Pour maintenir la motivation des participant·e·s, il faut un programme d'atelier bien conçu et dynamique. Les méthodes d'un atelier à distance sont comparables à celles d'un atelier sur place. Seule l'exécution doit être adaptée aux outils numériques. En même temps, les ateliers en ligne sont très différents des événements traditionnels sur le site à plusieurs égards. Prends donc suffisamment de temps pour te familiariser à la fois avec le contenu et avec les techniques que tu souhaites utiliser pour le transmettre.

Pour faire de ta prochaine réunion en ligne un succès, je te propose des stratégies et des outils pour planifier le parfait ordre du jour en ligne. Il existe plusieurs méthodes pour concevoir et mener de manière créative des ateliers numériques.

Dans cet article, tu apprendras :

1. Les éléments appropriés pour ton atelier en ligne
2. Comment établir et communiquer des accords de travail
3. La conception de la mise en train et mise en réseau des participant·e·s
4. Comment créer une bonne introduction au sujet
5. Comment présenter de façon divertissante ta conférence
6. Comment promouvoir la coopération entre les participant·e·s 
7. Des conseils pour plus d'énergie et d'interaction
8. La modération de fin

Un ordre du jour dynamique, l'alpha et l'oméga de ton atelier numérique

Un agenda dynamique est encore plus important en ligne que hors ligne. L'agenda en ligne doit répondre à des exigences très particulières, précisément parce que l'attention des participant·e·s est plus difficile à maintenir dans l'espace numérique. 

Alors comment réussir une réunion en ligne qui soit à la fois productive et divertissante, et qui stimule la collaboration entre les participant·e·s ? La réponse est une variété de méthodes. L'ordre du jour de ton atelier en ligne bénéficie d'un mélange de conférences, de discussions, de séances de questions-réponses et d'exercices.

Garde les phases de contribution courtes. Peu importe que ton atelier en ligne dure deux heures ou deux jours, la durée de la présentation pure ne doit pas dépasser 15 minutes à la fois. Elle devrait être suivie d'une tâche ou d'un travail de groupe qui demande aux participant·e·s de devenir actif·ve·s. 

Plus tu prévois de phases de groupe, plus la probabilité que ta réunion soit bien accueillie augmente. Ces phases peuvent être très bien organisées avec des groupes de discussion. Au cours de ces sessions, les participant·e·s ont l'occasion de discuter entre elles et eux en petits groupes, non seulement au sujet du domaine abordé dans l'atelier, mais aussi éventuellement sur le plan personnel. Tu peux être sûr·e que cela est très susceptible d'accroître l'engagement individuel. 

Avec la longueur de l'atelier numérique, le besoin d'exercices variés, de phases de groupe et de rondes de discussion passionnantes augmente également. Prépare un nombre correspondant de tâches qui exigent une participation active des participant·e·s, soit individuellement, soit en groupe.

Il est très important de faire des pauses. C'est là que les ateliers en ligne diffèrent fondamentalement des événements en face à face. Toutes les 60 minutes, tu dois faire une pause d'au moins dix minutes afin que tou·te·s les participant·e·s puissent reprendre leur souffle et avoir le temps de satisfaire leurs besoins fondamentaux. Si l'atelier en ligne s'étend sur une journée entière ou même plus, tu dois prévoir davantage de pauses. 

1. Les éléments appropriés pour ton atelier en ligne

Les méthodes d'un atelier à distance ne sont pas très différentes de celles d'un atelier numérique qui se déroule sur place. En gros, il y a cinq éléments que tu peux utiliser pour tous les types d'événements. Dans le cas d'un atelier en ligne, seule la mise en œuvre doit être adaptée aux outils numériques disponibles. 

Fondamentalement, plus la variété est grande, plus l'atelier en ligne est intéressant (et efficace). Dans le contexte d'un événement en ligne, chacun des éléments énumérés ici ne devrait donc pas durer plus de 15 minutes :

• Exposés pour le transfert de connaissances (idéalement au début ou comme élément central de l'atelier en ligne) 
• Discussions en petits groupes : échange sur un sujet ou une question spécifique 
• Exercices : développement et présentation de contenus concrets par les participant·e·s.
• Évaluations : discussion d'un scénario ou d'une étude de cas par les participant·e·s.
• Questions et réponses (dans le groupe entier, en petits groupes ou en travail individuel)

2. Définir et communiquer les accords de travail

Tes participant·e·s ne sont pas encore familiarisé·e·s avec le service d'appel vidéo que tu utilises ? Tu dois donc les familiariser avec les fonctions techniques les plus importantes au début de ta réunion. En outre, communique les règles du jeu ou les règles de conduite qui doivent être respectées pendant la réunion.

Il s'agit notamment d'informations importantes telles que les heures de réunion et les modalités de pause ou tes attentes en matière de participation active. Il est également utile d'expliquer ce que tu attends de l'atelier numérique et quels résultats d'apprentissage tu espères pour les participant·e·s. En outre, tu dois indiquer à ton auditoire si et où tu rendras le contenu de tes présentations disponible à tou·te·s. 

3. Conception de la mise en train et de la mise en réseau des participant·e·s

Pour briser la glace, les participant·e·s aux événements en présentiel se réunissent souvent à l'avance pour échanger des idées autour d'un café ou pour entamer une conversation personnelle. Dans d'autres cas, la modératrice ou le modérateur commence la réunion par une activité qui permet de renforcer l'esprit d'équipe. Dans un atelier à distance, en revanche, il est non seulement important de trouver sa place dans le groupe, mais aussi de s'orienter dans l'outil numérique. Ces circonstances exigent un peu de planification afin que l'ambiance ne bascule pas dès le début. 

En règle générale, le début de l'atelier en ligne détermine déjà si les participant·e·s sont prêt·e·s à t'accorder leur attention ou non. Il est important de ne submerger personne, et en même temps d'impliquer chaque individu. Comme pour les ateliers hors ligne, il s'agit essentiellement de développer l'esprit d'équipe et de mettre les participant·e·s en relation les un·e·s avec les autres.

Un moyen prometteur de créer un esprit de communauté pour les personnes impliquées dès le départ est de planifier une phase d'arrivée. Il s'agit d'une question introductive qui réveille les participant·e·s et les encourage à interagir. Dans les groupes qui travaillent ensemble depuis longtemps, cette question fonctionne comme un réveil matinal. 

Le degré de personnalisation de l'enregistrement dépend du tissu social. S'agit-il d'une équipe dont les membres sont interdépendant·e·s ? S'agit-il d'un groupe dont les membres ont peu de chances de se revoir ? Dans le premier cas, le lien entre les membres de l'équipe est plus intense et cette phase peut se faire de manière un peu personnelle. Dans le deuxième, il s'agit souvent d'apprendre à se connaître d'abord, les échanges personnels ou émotionnels n'ont alors pas leur place ici. Un conseil : si le temps est compté, la phase d'arrivée peut aussi se faire par chat. Pose une question et laisse les participant·e·s y répondre en même temps. Les réponses peuvent ensuite être lues ensemble. 

4. Une bonne introduction au sujet

Afin d'enthousiasmer les participant·e·s pour un nouveau sujet aussi rapidement que possible, différentes méthodes peuvent être utilisées :

• Questions à échelle : dans un graphique - par exemple, sur la base d'une échelle allant de peu de connaissances préalables à beaucoup de connaissances préalables - les participant·e·s peuvent rendre visibles les connaissances déjà acquises. 
• Cyberstorming : cette méthode virtuelle de brainstorming est utilisée pour être créatif·ve et trouver des idées. Tou·te·s les participant·e·s associent librement un grand nombre d'idées sur un sujet spécifique et les échangent dans le chat. L'objectif est de capter des idées inhabituelles et de laisser derrière soi des schémas de pensée bien rodés.
• Mindmapping : avec une mindmap, une carte mentale, tu peux découvrir quels termes ou sous-thèmes sont déjà connus. Après que les participant·e·s ont noté leurs termes sur le tableau digital, chacun·e commente brièvement sa note. Les sujets inconnus qui seront traités au cours de l'événement peuvent être marqués en couleur.

5. Présentation divertissante de ta conférence

De nombreux·ses orateur·rice·s encore inexpérimenté·e·s en matière de modération en ligne craignent que la transmission de connaissances via Zoom et autres soit plus difficile à réaliser que hors ligne. Je peux te rassurer tout de suite : ce n'est pas du tout le cas. Il est seulement important de présenter le contenu sous une forme appropriée et de ne pas submerger le public avec trop d'informations. Utilise quelques contenus concis et un design attrayant - les deux retiendront l'attention de ton public. Il en va d'ailleurs de même pour les événements en face à face. 

De nombreuses personnes éprouvent des difficultés à réduire les conférences ou les présentations à l'essentiel. Facilite cette étape importante pour toi et garde à l'esprit que les participant·e·s à l'atelier numérique verront principalement tes diapositives. Toi, en tant qu'orateur·rice (du moins en mode conférence), ne peux être vu·e que de manière très limitée. Il peut aussi y avoir des personnes qui ne participent à ton événement que via un smartphone ou une tablette. Tes diapositives doivent donc être bien structurées et ne couvrir que les points les plus importants.

Il est très pratique de recueillir dans le chat les questions qui surgissent pendant la présentation. Cette procédure préserve ta contribution et évite les longues interruptions pendant lesquelles certain·e·s auditeur·rice·s se dispersent rapidement. Il est important que tu communiques cette règle à l'avance, idéalement avec les autres accords de travail. 

Un autre conseil : si possible, tu devrais te lever pendant la phase de présentation. Cela favorise la résonance de ta voix et donc ta présence dans la pièce (virtuelle).

6. Promouvoir la coopération entre les participant·e·s 

Parce que des phases d'échange fréquentes et intenses entre les participant·e·s augmentent énormément l'attention, la promotion de l'interaction est probablement l'élément le plus important de tout atelier numérique réussi. Si tu ne profites pas de cette opportunité, les participant·e·s pourraient simplement écouter un enregistrement de ta présentation au lieu d'un atelier en direct. Après tout, tu veux offrir une valeur ajoutée avec ton séminaire en ligne. 

Les outils suivants sont utiles pour stimuler l'interaction sous forme de phases de groupe :

• Les Breakout Sessions (sessions en petits groupes) favorisent les discussions et les échanges en petits groupes.
• Les sondages d'opinion te permettent de poser des questions sur un sujet particulier et d'obtenir une opinion (par exemple, à propos de Mentimeter ou Echometer)
• Le Chat Waterfall et le Round Robin sont utilisés pour recueillir rapidement des informations et permettre des séances de brainstorming.
• Les tableaux digitaux (par exemple FigJam, Concept Board, Miro ou Mural) et d'autres outils collaboratifs (comme par exemple Google Suite) permettent la création collaborative de croquis et de textes ainsi que l'annotation de documents.
• Tu trouveras ici des centaines d'outils pour collaborer au sein d'équipes éparpillées.

7. Des conseils pour plus d'énergie et d'interaction

Tout le monde le sait : rester assis·e devant l'écran pendant des heures conduit inévitablement à une baisse d'attention. Ne t'inquiète pas, c'est tout à fait normal. Pour que l'énergie ne disparaisse pas complètement de la salle virtuelle, tu peux inclure de petits jeux de mouvement dans le programme de ton atelier. Ceux-ci ne font pas que détendre l'atmosphère, ils améliorent également la condition physique des participant·e·s. Ils relâchent les muscles tendus et activent pour la prochaine tournée. 

Tu trouveras ici une grande collection de jeux d'atelier pour une plus grande créativité de ton équipe.Tu peux faire preuve d'un certain courage dans ton choix car l'expérience montre que les participant·e·s acceptent généralement une telle offre. Si tu as déjà de l'expérience dans l'animation d'ateliers à distance, tu peux bien sûr utiliser les méthodes de manière spontanée. 

8. Modération de fin d'atelier

À la fin de chaque formation en ligne, récapitule ce que vous avez appris. Donne aux participant·e·s un bref aperçu du contenu, des méthodes et des activités utilisées, et assure-toi qu'il n'y a pas de questions sans réponse.

Une bonne phase de fin donne au groupe l'espace et le temps de réfléchir à ce qu'il a appris. Pour cela, tu peux utiliser le chat une dernière fois et poser aux participant·e·s des questions sur ce qui est le plus important, sur ce qu'iels ont appris et sur les éventuelles questions qu'iels se posent encore. Demande aux participant·e·s d'envoyer leurs réponses en même temps afin que tous les messages puissent être lus en même temps.

La phase de fin peut également prendre la forme d'une ronde finale au cours de laquelle chacun·e s'exprime à tour de rôle. Afin de ne pas perdre la notion du temps, il est utile (surtout avec les grands groupes) de limiter chaque contribution, par exemple à un maximum de trois mots.

Exemple d'agenda pour un atelier numérique

La règle la plus importante pour tout agenda numérique est probablement d'alterner régulièrement les phases de présentation et d'interaction. 

quäntchen + glück a élaboré un guide utile pour les ateliers à distance. Tu trouveras ici de précieux conseils et idées pour la préparation et le suivi des ateliers et réunions en ligne.

Conclusion sur les ateliers numériques

Un point très important pour le succès des événements en ligne est de savoir si et dans quelle mesure les participant·e·s ont de l'expérience avec la technologie correspondante. Les participant·e·s ayant des connaissances préalables suffisantes ont plus de facilité à se concentrer sur le contenu. Si, au contraire, le groupe n'a jamais travaillé avec l'outil utilisé, le séminaire ne doit pas surcharger les participant·e·s de fonctions spéciales.

Peu importe que les participant·e·s soient assis·es devant leur ordinateur portable à la maison ou devant leur PC au bureau : n'oublie pas de les faire participer. Les outils appropriés sont les tours de vote ou les sessions en petits groupes, un bref échange (verbal ou par chat) ou des exercices créatifs sur le tableau digital. En tant que modérateur·rice, tu peux lire les réactions des participant·e·s pour voir comment se porte leur attention et, si nécessaire, la contrer par une activation ciblée.