Projektový management pro agentury: Cílené plánování WordPress projektů

Projektový management pro agentury: Cílené plánování WordPress projektů

Chcete lépe plánovat své projekty a dokončit je včas? Správné řízení projektu rozhoduje o tom, zda s vámi budou vaši zákazníci spokojeni. A zda u vás budou nadále objednávat. Ukážeme vám, které strategie a nástroje vám mohou pomoci.

Nedávné události – koronavirus a rozkvět home office – nám ukázaly především jednu věc: Kdokoli může s kýmkoli digitálně spolupracovat po celém světě. Žádný projekt se nemusí omezovat na kreativní mozky nebo klienty z jednoho regionu. Pokud máte dobré připojení k internetu a potřebné nástroje, není důvod, proč by členové vašeho týmu nemohli pracovat virtuálně.

Tato nová normalita má však vedlejší účinek, který už jistě znáte: Je stále těžší a těžší vše zorganizovat. Chcete realizovat klientský projekt s WordPress? Pak je důležité věnovat pozornost správným pracovním postupům. Jinak se váš vývoj rychle stane neefektivním. Nezáleží na tom, zda pracujete ve velké mezinárodní WordPress agentuře, nebo na volné noze společně s dalšími lidmi, například z oblasti vývoje, designu, SEO atd.

Existuje několik osvědčených metod pro cíleně orientované řízení projektů, které vám usnadní každodenní práci. Spolu s novými nástroji pro online spolupráci vám a vašim partnerům poskytují skutečnou konkurenční výhodu. A právě tyto metody a nástroje vám představíme v naší sérii článků. Celou sérii si můžete zde stáhnout ve formě e-knihy.

Workflows pro WordPress

Je určen projektovým manažerům a WordPress agenturám, kteří chtějí optimalizovat efektivitu svého týmu, a tak dokončit své projekty co nejorganizovaněji a nejrychleji. Vaši zákazníci vám za to poděkují. Ne všechny agentury v oblasti vývoje a online marketingu mají pověst strukturovaných, a tedy profesionálních agentur.

Vaše projektové řízení není jen reklamním poutačem. Rozhoduje skutečně o tom, zda budete mít v budoucnu dostatek zakázek – od stávajících, ale i nových klientů.

Získávání klientů pro WordPress agentury

Chcete zjistit, jak lze získávat zákaznické projekty, jak je vyvíjet a nepřijít o ně? Chcete vědět, jakého úspěchu lze dosáhnout s metodami inbound a affiliate marketingu? Pak si přečtěte naši e-knihu Získávání zákazníků pro WordPress agentury a freelancery.

Začneme stručným přehledem toho, jak můžete optimalizovat plánování, pracovní postupy a řízení projektů. Jako expert:in pro nejoblíbenější systém CMS na světě je vaše práce velmi žádaná. Nezáleží na tom, zda se zaměřujete na vývoj nebo design. Zákazníci s vámi však budou spokojeni pouze tehdy, pokud je projektem provedete krok za krokem. A pokud se jich na této cestě zeptáte na správné otázky.

Vysvětlíme vám, jak vytvořit konkrétní pracovní postupy a metody pro strukturování vašich projektů. Ukážeme vám také, jak sloužit potřebám vašich klientů. Provázíme je celým projektem, od informační fáze až po návrh, testování a úspěšnou akceptaci finálního produktu. Podíváme se také na nejdůležitější nástroje pro řízení projektů a agentur, včetně jejich výhod a nevýhod.

V Raidboxes jsme rádi, že se s vámi můžeme podělit o získané poznatky v oblasti projektového řízení WordPress. Samozřejmě máme také zájem na tom, aby byl náš produkt ještě úspěšnější. A to s procesy, které jsou uživatelsky co nejpříjemnější. Z toho mají radost nejen naši zákazníci, ale i náš tým. Uvidíte, že organizovaný přístup výrazně zvyšuje váš požitek z práce.

Výměna názorů na téma projektové řízení

Napadají vás při čtení této série ještě nějaké otázky? Jak vás můžeme podpořit v rozkvětu vašeho WordPress podnikání? Jaké jsou vaše zkušenosti s řízením projektů s WordPress a WooCommerce? Kdykoli se na nás obraťte nebo si domluvte konzultaci, rádi se s vámi podělíme o názor.

Proč je projektové řízení tak důležité

Když se mluví o projektech v oblasti webových stránek, ve většině případů se mluví také o WordPress. Přední systém pro správu obsahu popohnal vývoj webových projektů neskutečně dopředu. V roce 2021 tvořily webové stránky WordPress přibližně 42 % celého internetu. Pokud počítáme pouze ty, které se zakládají na systému pro správu obsahu, tento podíl vzroste na téměř 65 procent.

Neuvěřitelná popularita webu WordPress však znamená, že na něj naskakuje stále více agentur, profesionálů na volné noze a vývojářů. Přesto můžete zabodovat s dobrým projektovým managementem. Zjednodušené procesy vedou k větší spokojenosti zákazníků – a to zase vede k tomu, že vás doporučují dál.

Konkurence je tedy stále tvrdší. Jako vývojáři nebo designéři si nemůžete dovolit usnout na vavřínech. Nebo prostě pokračujte v tom, co fungovalo v minulosti, pokud jde o funkčnost, design či technologii. Čtete-li tento článek, pravděpodobně již máte zkušenosti s projekty pro WordPress anebo WooCommerce: Umíte vytvářet webové stránky, které dobře vypadají a fungují. Víte, jak "vybudovat" stránky, kvůli kterým se k vám budou zákazníci vracet. Protože oslovují správné cílové skupiny a snadno se ovládají (klíčové slovo použitelnost).

Zároveň je stále důležitější porozumění: Vzhledem k vysoké poptávce po kvalitních, přehledných a uživatelsky přívětivých WordPress stránkách se nemůžete zdržovat tím, že necháte své kontakty čekat. Měli byste být schopni dodat plně realizovaný, čistý produkt včas, navzdory tlaku na výkon, navzdory dalším projektům. Cokoli jiného způsobí, že vaši zákazníci nebudou spokojeni, a dříve či později se to rozkřikne.

Nestačí tedy být dobrý v kódování nebo efektním designu. Nemusíte mít pod kontrolou jen svůj pracovní stůl nebo e-maily, ale také nástěnky a úkoly v nástroji pro správu projektů. V opačném případě se postupem času zhorší kvalita ostatních úkolů. Navíc ve stresu uděláte více chyb. A "zaseknete se".

Management projektu Asana
V Raidboxes plánujeme obsah sami pomocí nástroje pro řízení projektů

Zde přichází na řadu plánování projektu. Velkou část tohoto úkolu řízení dnes tvoří znalost nastavení a používání pracovních postupů. Ačkoli je každý projekt jiný, existují některé inovativní postupy, které se již vžily. A jsou použitelné i pro vaše systémy – ať už jste vlkem samotářem, nebo pracujete ve větším týmu. Začněme definicí některých pojmů, které byste měli v rámci projektového řízení znát.

Co je to pracovní postup řízení projektu?

Možná to bude znít banálně nebo příliš jednoduše, ale měli bychom začít slovem "projekt". Je důležité ho definovat. Protože každý projekt, a to i v rámci agentury WordPress , může mít velmi odlišné parametry, a tedy i velmi odlišné potřeby na straně klienta.

Například pozice vedoucího projektu nebo manažera se může měnit v závislosti na projektu klienta. Stejně jako procesy v instruktáži nebo v jakékoli jiné fázi. Záleží na tom, co vaši klienti chtějí. Nebo na oboru, z kterého pocházejí. Samozřejmě byste měli využít své bohaté zkušenosti. Často je však důležitější schopnost akceptovat potřeby klientů a přizpůsobit se jim. Někdy je to málo platné, pokud už máte v hlavě prefabrikovanou šablonu postupu, jak by se věci měly dělat. Definujte si tedy základní kameny projektu. A uveďte je do souladu s požadavky klienta.

Když už jsme u toho, mohli bychom definovat i management. Abyste mohli správně řídit projekt – například tvorbu e-shopu s WooCommerce – musíte na něm obvykle sami pracovat, převzít roli moderátora, zajistit cílenou komunikaci mezi jednotlivými týmy a odděleními, srozumitelně předat výsledky zákazníkům a tak dále a tak dále.

Další analogií toho, co projektoví manažeři dělají, když se plně zapojí do tohoto druhu řízení pracovních postupů, je kartografie. Rozumíte projektu na každém kroku a nikdy neztratíte přehled, protože jste si ho zmapovali. Tímto způsobem jste jako projektový manažer připraven vstoupit do každé fáze vyvíjení projektu. Potřebné úkoly však můžete kdykoli delegovat. Abyste toho dosáhli, musíte se spolehnout na to, kdo co v týmu dělá. A v čem spočívají jeho silné stránky.

Workflow je pravděpodobně nejdůležitější a zároveň nejvíce nepochopenou součástí. Dobře navržený pracovní postup není v žádném případě jednoduchý statický vývojový diagram, který ukazuje, kdo na čem pracuje a kdo je komu podřízen. Spíše zahrnuje mnoho dynamických aspektů. Ty pomáhají vašemu týmu, aby se zapojil, soustředil a vždy věděl, co se od něj v dané fázi projektu očekává.

Workflows na sebe navazují

Workflows jsou definované posloupnosti úkolů, které jsou nutné k dokončení těchto úkolů. Jedná se o přesný sled kroků, které jsou nezbytné k získání určitého konečného produktu. Například část služeb, které prodáváte svým zákazníkům.

Stabilní pracovní proces eliminuje podráždění a zpoždění v týmu. Pryč jsou doby, kdy jste se museli vyptávat, zda někdo pracuje na věci, kterou potřebujete, než jste mohli přejít k dalšímu úkolu. V ideálním případě již nepůjdete hlavou proti zdi či omezovat produktivitu členů svého týmu jen proto, že některé posloupnosti nelze vyřešit.

Mezi výhody dynamického a uceleného pracovního postupu nastaveného před (!) zahájením projektu patří:

Větší efektivita

Jednotný systém pracovních postupů, s nímž pracuje celý tým a k němuž mají všichni transparentní přístup, eliminuje nespočet ústních ujednání a dohod na papíře. Zároveň ušetříte spoustu času při zjišťování, kdo na čem v danou chvíli pracuje. A jaký je stav projektu v daném okamžiku.

Zprávy a analýzy

S pevně nastaveným pracovním postupem mohou projektoví manažeři dohlížet a kontrolovat každý jednotlivý aspekt projektu až do té nejpodrobnější úrovně. Členové týmu podávají zprávy o svém pokroku ve vámi určených intervalech přímo pomocí nástrojů pro workflow. Už se nemusíte honit za statusy, nedej bože v různých zdrojích a formátech.

Na první pohled vidíte, zda se někde v projektu nebo v týmu vyskytl problém. Pak můžete nabídnout pomoc a návrhy, kontrolovat stanovené priority, přerozdělovat úkoly nebo dokonce upravovat kompetence, pokud je to zapotřebí.

Definujte milníky

Dobrý pracovní postup by měl být rozdělen do milníků, které ukazují průběh projektu. Milníky – spolu s vhodnými měřítky – vytvářejí konstruktivní pracovní atmosféru. Pomáhají totiž soustředit práci týmu na drobné kroky, které nakonec vedou k dosažení celkového cíle.

U projektů webových stránek je obzvláště důležité pečlivé plánování milníků a jejich dílčích úkolů. Mezi jednotlivými pracovními kroky se totiž mohou rychle objevit závislosti, resp. posloupnosti. Například pokud milníky 1 a 2 probíhají souběžně, ale milník 3 lze spustit až po dokončení milníků 1 a 2. Nebo pokud vaši zákazníci musí poskytnout vstupní údaje nebo data, která ještě nejsou k dispozici. Sofistikované řízení projektů se stává nezbytným, pokud jednotliví zaměstnanci pracují na několika projektech současně.

Kromě toho můžete pomocí milníků kdykoli informovat své klienty o průběhu projektu. Pak se budou cítit nejen informovaní, ale budou mít také důvěru ve vaši práci. A vědí, že v případě potřeby lze včas přijmout protiopatření, pokud se objeví neočekávané problémy. Jak již bylo zmíněno, spokojenost zákazníků hodně souvisí s tím, jak profesionální je vaše projektové řízení. Zejména v porovnání s negativními zkušenostmi, které již téměř všichni klienti zažili s jinými agenturami nebo freelancery.

Lepší spolupráce

Díky ucelenému a dobře naplánovanému pracovnímu postupu může být váš tým neustále v kontaktu. Jsou informováni o všech aspektech průběhu projektu, ať už pracují na místě, nebo na dálku. Většina moderních nástrojů pro workflow je navíc k dispozici jako mobilní aplikace, což jejich použití činí ještě flexibilnějším.

Podpora pro váš tým

Existuje mnoho nástrojů pro práci v distribuovaných týmech. Tyto nástroje mohou zlepšit kvalitu práce každého člena týmu. Umožňuje všem zúčastněným pracovat na různých součástech celého projektu co nejefektivněji. Zde jsou uvedeny některé z nejdůležitějších nástrojů a jejich základní funkce:

  • Asana: Asana je oblíbený online nástroj pro spolupráci, který poskytuje velkou flexibilitu při řízení projektů a sledování úkolů.
  • Trello: Systém Trello založený na kartách využívá naší vizuální znalosti poznámkových bloků a používá tedy velmi podobný princip. Každý člen týmu tak může sledovat všechny úkoly a snadno s ostatními komunikovat.
  • Microsoft Project a Microsoft Teams: Tyto široce používané nástroje pro spolupráci integrují různé další produkty MS, jako je Outlook nebo sdílení souborů. Pokud vaše agentura již pracuje se systémem Microsoft, máte všechny konverzace a schůzky na jednom místě.
  • Slack: Slack je platforma založená na kanálech pro strukturování výměny zpráv mezi členy týmu a jednotlivými kruhy. Můžete tak dostávat pouze informace a úkoly, které jsou pro vás skutečně relevantní.
  • Zapier: Zapier je nástroj, který umožňuje automatizovat určité části pracovního postupu. Můžete se tak soustředit na ty části projektu, které jsou opravdu důležité.

Podrobněji se těmto nástrojům, jejich funkcím a jejich výhodám a nevýhodám budeme věnovat v následujících částech našich článků. Podívejme se nejprve na několik číselných údajů o tom, jak efektivní může být řízení projektů pomocí WordPress v praxi. A proč jsou workflows tak důležité:

  • Týmové zaměření: Multitasking je termín, který se původně vztahoval výhradně na počítače. Lidé většinou nedokážou zvládat více úkolů najednou, i když mnozí tvrdí opak. A když se o to pokusí, jejich práce se rychle stane neefektivní. Podle odhadů je až 40 % ztráty produktivity způsobeno neustálým přepínáním mezi různými úkoly.
  • Projektová dokumentace na jednom místě: Ruční vyhledání dokumentu trvá profesionálům v průměru asi 18 minut. Murphyho zákon: Vždycky ho najdete na posledním místě, kde ho hledáte...
  • Automatizace místo tvrdé práce: Podle studie společnosti McKinsey tráví generální ředitelé 20 % svého času úkoly, které by mohly být automatizovány. Zlomyslné jazyky tvrdí, že zbylých 80 procent se stráví na golfovém hřišti. V každém případě jsou manuální úkony často velkou ztrátou času. A vedou k frustraci.
  • Zvýšení produktivity: Podle společnosti IDC, která se zabývá průzkumem trhu, ztrácejí společnosti každoročně 20 až 30 % svého obratu kvůli neefektivním procesům. A v některých případech je toto číslo pravděpodobně stále ještě podhodnoceno.
  • Úspora času: 60 procent profesí by mohlo ušetřit 30 procent času díky automatizaci, uvádí další analýza. To se jistě týká i WordPress agentur a vývoje softwaru.

I když si myslíte, že jsou tyto údaje přehnané nebo neopodstatněné, tak jakmile se na ne podíváte blíže, zjistíte, že je tu velký potenciál pro zlepšení každodenní rutiny vaší. Nebo vašeho týmu.

Efektivní práce

Chcete pokročit v plnění úkolů a dělat věci strukturovaněji? Cítíte se přetíženi úkoly? Pak se podívejte na naše příspěvky o typických chybách freelancerů a o tipech na zvýšení produktivity všedního dne.

Plánování WordPress projektů

Vždy byste si měli ujasnit, čeho chcete v rámci konkrétního projektu dosáhnout. Ještě než se dostanete k pracovním postupům, musíte definovat cíl a mít úplnou představu o všech dílčích úkolech, které jsou součástí projektu. Nemusíte mít úplnou technickou znalost každé dílčí úlohy. Zejména u složitých projektů je to téměř nemožné. Měli byste však vědět, na koho z týmu se můžete obrátit s dotazy, pokud vám jednotlivé dílčí úkoly nebudou jasné. 

Další klíčovou otázkou, kterou byste si měli zodpovědět, je čeho chtějí vaši klienti svým projektem vlastně dosáhnout? Co od vás potřebují? A odpovídá jejich představa o konečném výsledku tomu, co si u vás objednali? Zejména poslední otázka by neměla být podceňována: Nezřídka se stává, že si klienti na konci projektu uvědomí, že ve skutečnosti chtěli dosáhnout něčeho úplně jiného. Nebo že ve výstupu chybí základní body. Zde je zapotřebí vaše pečlivá podpora ve fázi plánování, ale také váš skvělý instinkt.

Plánování a zabezpečení cíle projektu

Jak tedy vypadá cílené plánování projektů? Na první pohled může zdát cíl úplně jasný. Pokud se však na přání klienta podíváte podrobněji, velmi často se objeví další nebo vyšší metacíle, kterých má být ve skutečnosti dosaženo. 

Máte projekt, naplánujete ho, stanovíte několik termínů a milníků, přizvete externí odborníky nebo jiné profíky na volné noze, zhruba rozdělíte úkoly a vše běží. Bohužel to není tak jednoduché. Každý projektový plán – zejména v tvůrčích týmech – musí být rozdělen do velmi konkrétních a důkladně promyšlených kroků. Jinak to celé rychle skončí chaosem a vy budete porušovat jeden termín za druhým. Zde je několik tipů, které vám pomohou začít:

1. Vypracujte cíle

Plán projektu si můžete představit jako scénář k filmu. Jaký příběh chcete vyprávět? Ujistěte se, že je to film hodný Oscara, ale přesto ukotvený v realitě. A ne fantazie, v níž přeháníte nebo vytváříte falešná očekávání jen proto, abyste práci získali.

Prvním krokem je zjistit, co přesně potřebujete vytvořit. Musíte si sednout s ostatními hlavními postavami filmu – samozřejmě s příslušnými lidmi z týmu klienta, ale také s vlastními lidmi, externisty a dalšími zainteresovanými stranami, které by mohly hrát roli. Čím více perspektiv a požadavků o projektu znáte, tím spíše se vyhnete nepříjemným překvapením na konci. Rozsah a směr toho, co zainteresované strany celkově chtějí, je vaší nejvyšší prioritou. K tomu někdy potřebujete více dovedností v oblasti koučování nebo dokonce psychologie než odborných znalostí v oblasti vývoje a designu.

V této fázi by měl plán projektu odpovídat na následující klíčové otázky:

  • Jaké jsou současné výzvy/problémy ("bolavá místa")?
  • Čeho konkrétně musí být v rámci projektu dosaženo, aby mohl být dokončen ("definice hotového")?
  • Jaké jsou nejdůležitější výsledky vašeho dosavadního plánování?
  • Co z toho vyplývá, které protichůdné požadavky je třeba vyřešit? Co to znamená pro vaše plánování času a termínů?
  • Kdo by měl na projektu pracovat, aby bylo zajištěno, že se dosáhne cílů? Definujte předem role jednotlivých členů týmu, abyste se vyhnuli pozdějším zmatkům.
  • Jak definujete milníky na cestě k dodržení termínů? Kdo bude kontrolovat práci a definovat milníky jako dokončené? Jak přesně a kdy by měli být klienti zapojeni? Kdo bude řídit komunikaci s nimi?

Pokud váš prvotní plán odpovídá na tyto otázky týkající se cílů projektu – a pokud můžete s jistotou říci, že odpovědi jsou realistické – pak jste na dobré cestě k napsání scénáře. Takového, který nepodceňuje ani nepřehání.

2. Položte ty správné otázky

Než klientům předložíte prvotní návrh, je třeba důkladně prozkoumat pozadí projektu. Začněte tím, že projdete všechny dokumenty související s projektem, včetně e-mailů a poznámek z obchodních schůzek s klientovým týmem. Ptejte se na co nejvíce otázek, dopodrobna. Jako projektový manažer musíte před zahájením projektu porozumět všem jeho aspektům. To zabere spoustu času. Pokud však budete při výzkumu postupovat příliš rychle, nic si nepomůžete.

V zápalu získávání a rozjíždění nových klientských projektů rychle zapomínáme na strukturovaný postup. To je typická chyba při řízení projektů. Ve fázi plánování doporučujeme postupovat metodicky a chladně analyticky. Pro mnoho tvůrčích lidí je to obtížné. Pokud se však nyní stanete nepřesnými, může vás to pronásledovat po celý projekt i po něm.

Zde je několik věcí, které by vám měly být jasné:

  • Požadovaný konečný výsledek – co přesně chcete a především, co byste měli vybudovat?
  • Nejdůležitější je tedy zjistit všechna očekávání a potřeby zákazníků.
  • S kým budete spolupracovat na straně klienta? Je tato volba vhodná nejen z profesního hlediska, ale i pro vás osobně? Máte na výběr nějaký vliv? Kdo o tom rozhoduje s konečnou platností? Je rozdíl mezi technickými kontakty a těmi, kteří schvalují jednotlivé milníky?  
  • Existují další zainteresované strany, se kterými budete spolupracovat? Nebo kde by mělo smysl je zapojit? Například odborníci na klientův produkt, na SEO, ochranu dat, právní zabezpečení nebo bezpečnost? Co potřebuje váš tým o těchto lidech vědět?

O tom, jak sladit projekt s potřebami klienta, se podrobněji zmíníme později. Zodpovězení právě uvedených otázek je však dobrým začátkem pro vytvoření návrhu plánu projektu. A stanovení alespoň obecných parametů. Poté se může pustit do detailní práce.

3. Nastiňte plán projektu

Jakmile shromáždíte výše popsané informace, měli byste si najít čas. Čas, abyste si postupně prošli podněty, které jste obdrželi od svého týmu a klientů. Než začnete pracovat, má smysl se na input vyspat. Samozřejmě, že když přijmete projekt od klienta, čas je obvykle velmi důležitý. Některé existenční otázky týkající se projektu se však vynoří až při druhém pohledu, stejně jako některé závislosti nebo úskalí.

Pokud si tím nejste jisti, podívejte se znovu na čtyři klíčové otázky z části "Rozvoj cílů". Struktura těchto otázek je dobrým způsobem, jak vytvořit plán projektu. Případně pracujte s těmi částmi skládačky, které již znáte: Kteří členové vašeho týmu mají pověst těch, kteří dobře zvládají jednotlivé aspekty projektu? Co se jim v minulosti podařilo úspěšně vyřešit? Začněte tím, že si uděláte první náčrtek a přiřadíte členy týmu k jejich silným stránkám.

V této fázi jde pouze o hrubý návrh plánu projektu. Ještě nepotřebujete vybroušený a dokonalý plán. Nejdůležitější je, abyste měli po ruce kalendář a věděli, kdy je který termín, abyste se udrželi na správné cestě. Měli byste mít také představu o tom, jak dlouho mohou jednotlivé fáze projektu trvat. To vám pomůže seřadit milníky v rozumném pořadí.

Nástroje pro agentury

Ideálně samozřejmě používáte nástroj pro řízení projektů. Na první pohled vám ukáže případné závislosti nebo časové překážky, abyste mohli změnit rozvržení dostupných zdrojů. Viz náš článek 19 nejdůležitějších nástrojů pro agentury.

Ujistěte se, že váš náčrt obsahuje následující údaje:

  • Všechny dílčí úkoly nezbytné k dokončení konečného výsledku.
  • Schvalovací proces dohodnutý se zadavatelem: Kdo bude práci kontrolovat? Kdo má jak dlouhou lhůtu na podání žádosti o opravu? Jaký je maximální počet korekčních smyček? A jak se tím změní harmonogram implementace?
  • Z toho vyplývají maximální časové rámce pro jednotlivé úkoly a/nebo segmenty.
  • Jaké zdroje bude váš tým pravděpodobně potřebovat k dokončení každého z těchto úkolů? Včetně zdrojů na vaší straně, zdrojů na straně klienta, ale také pro úkoly, jako je dokumentace atd.
  • Seznam pokynů, které je třeba dodržet, včetně rozpočtu projektu a klíčových termínů.

4. Koordinace s vaším týmem

Dobře fungující tým funguje v neustálé vzájemné výměně. Všechny své nápady byste měli prodiskutovat s nejdůležitějšími klíčovými osobami a získat jejich názory. Zde je obzvláště výhodné, že váš projektový plán je zatím pouze nástinem. Osnova, která žije: Chcete-li získat podporu svého týmu, musíte být ochotni naslouchat zpětné vazbě a zapracovávat nové nápady. Tímto způsobem se plán postupně stane konkrétnějším, ale také realističtějším.

V tomto kroku byste měli společně se svým týmem pečlivě zkontrolovat a upravit osnovu projektu. To zahrnuje jak interní, tak externí odborníky. Tímto způsobem se vyhnete tomu, abyste museli během prezentace klientovi vysvětlovat, proč stále existují nezodpovězené otázky a povinnosti.

Zde může každý vyjádřit své názory na to, co je v jakém časovém rámci proveditelné, na čem mohou lidé pracovat současně, jaké know-how je potřeba pro jednotlivé kroky nebo jaké otázky je třeba předem vyjasnit. Současně může váš tým designérů začít pracovat na vizuálních konceptech různých částí konečného produktu.

5. Vytvoření plánu projektu

Shromáždili jste všechny informace, provedli úpravy původního plánu a zapojili všechny členy týmu? Poté můžete začít připravovat kompletní plán projektu. Existuje několik nástrojů, které vám s tím pomohou. O nich budeme hovořit jindy. Ať už se rozhodnete pro jakýkoli typ návrhu, ujistěte se, že jste zohlednili následující body:

  • Milníky a úspěchy znázorněte vizuálně tak, že je zakreslíte na časovou osu a nebudete je pouze vyjmenovávat.
  • Ujistěte se, že cíle nebo milníky projektu jsou jasné a měřitelné.
  • Definujte také, co konkrétně milníky obnášejí a kdy je lze považovat za splněné.
  • Určete tým nebo osobu odpovědnou za konkrétní úkol.
  • Zobrazte maximální čas, který by měl každý úkol zabrat, aby nedocházelo ke zpoždění.
  • V poznámkách podrobně zaznamenejte klíčové body, které jsou všem k dispozici, například technologické požadavky.
  • Zkontrolujte možné závislosti: Uveďte, na kterých interních a externích milnících závisí dokončení každé části projektu.

Před předložením plánu klientům byste jej měli zkontrolovat se svým týmem. Jedině tak lze zajistit, aby byly zohledněny všechny faktory.

V dalších dílech našeho seriálu vám vysvětlíme, jak najít správné pracovní postupy, jak zvýšit efektivitu v týmu a které nástroje se vyplatí. Na nové díly zde uvedeme odkazy, jakmile budou zveřejněny. Můžete si je také stáhnout v plném znění jako e-knihu zde.

Vaše otázky o projektovém managementu pro agentury

Jaké máte otázky týkající se řízení WordPress projektů? Těšíme se na váš komentář. Zajímají vás aktuální témata kolem WordPress a WooCommerce? Pak sledujte Raidboxes na Twitteru, FacebookuLinkedIn nebo prostřednictvím našeho newsletteru.

Líbil se vám tento článek?

Svou recenzí nám pomůžete zlepšit náš obsah.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.