Projektmanagement für Agenturen: WordPress Projekte zielgerichtet planen

15 Min.
WordPress Project Management

Du willst deine Projekte besser planen und rechtzeitig abschließen? Das richtige Projektmanagement entscheidet darüber, ob deine Kund:innen mit dir zufrieden sind. Und ob sie dich weiter beauftragen. Wir zeigen dir, welche Strategien und Tools dabei helfen.

Die Ereignisse der letzten Zeit – mit Corona und dem Aufschwung des Homeoffice – haben uns vor allem eines gezeigt: Dass alle mit allen auf der ganzen Welt digital zusammenarbeiten können. Kein Projekt muss auf kreative Köpfe oder Kund:innen aus nur einer Region beschränkt sein. Solange du eine gute Internetverbindung hast und die notwendigen Tools vorhanden sind, gibt es keinen Grund, warum deine Teammitglieder nicht virtuell arbeiten sollten.

Allerdings hat die neue Normalität einen Nebeneffekt, den du sicherlich kennst: Es wird immer schwieriger, alles zu organisieren. Du willst ein Kundenprojekt mit WordPress umsetzen? Dann ist es wichtig, auf die richtigen Workflows zu achten. Denn sonst wird deine Entwicklung schnell ineffizient. Dabei ist es egal, ob du in einer großen internationalen WordPress Agentur arbeitest, oder ob du als Freelancer:in zusammen mit anderen arbeitest, etwa aus dem Bereich Entwicklung, Design, SEO etc.

Für das zielführende Projektmanagement gibt es einige bewährte Methoden, die dir die tägliche Arbeit enorm erleichtern. Zusammen mit neuen Werkzeugen zur Online-Zusammenarbeit wird daraus ein echter Wettbewerbsvorteil für dich und deine Partner. Und genau diese Methoden und Tools stellen wir dir in dieser Beitragsserie vor.

Workflows für WordPress

Sie richtet sich an Projektmanager:innen und WordPress Agenturen, die die Effizienz ihres Teams optimieren wollen. Um ihre Projekte so organisiert und schnell wie möglich abzuwickeln. Deine Kund:innen werden es dir danken. Denn längst nicht alle Agenturen im Bereich Entwicklung aber auch Online Marketing genießen den Ruf, strukturiert und damit professionell zu sein.

Dein Projektmanagement ist also nicht nur ein Aushängeschild. Es entscheidet gleichzeitig darüber, ob du auch in Zukunft noch genügend Aufträge bekommst – von bestehenden aber auch von neuen Kund:innen.

Kundengewinnung für WordPress Agenturen

Du willst wissen, wie du Kundenprojekte gewinnen, ausbauen aber auch halten kannst? Und welcher Erfolg mit Methoden wie Inbound oder Affiliate Marketing möglich ist? Dann lies dir zusätzlich unser E-Book Kundenakquise für WordPress Agenturen und Freelancer durch.

Wir beginnen mit einem kurzen Überblick darüber, wie du deine Projektplanung, deine Workflows und dein Management optimieren kannst. Als Expert:in für das populärste CMS der Welt ist deine Arbeit sehr gefragt. Egal ob die Entwicklung oder das Design zu deinen Schwerpunkten gehören. Doch deine Kund:innen werden nur dann mit dir zufrieden sein, wenn du sie Schritt für Schritt durch das Projekt leitest. Und wenn du ihnen dabei die richtigen Fragen stellst.

Wir erklären dir, wie du spezifische Arbeitsabläufe und Methoden entwickelst, um deine Projekte zu strukturieren. Ebenso zeigen wir dir, wie du die Bedürfnisse deiner Kund:innen bedienst. Indem du sie durch das gesamte Projekt führst, von der Briefing-Phase über das Design bis hin zum Testen und zur erfolgreichen Abnahme des Endprodukts. Zudem schauen wir uns die wichtigsten Tools zum Projektmanagement und für Agenturen an, inklusive ihrer Vor- und Nachteile.

Wir von RAIDBOXES freuen uns, dass wir unsere Erkenntnisse im WordPress Projektmanagement mit dir teilen können. Denn natürlich geht es auch bei uns darum, unser Produkt stets noch erfolgreicher zu machen. Und dies mit Prozessen, die so nutzerfreundlich wie möglich sind. Damit freuen sich nicht nur unsere Kund:innen, sondern auch unser Team. Du wirst sehen: Eine organisierte Vorgehensweise erhöht deine Freude am Arbeiten erheblich.

Austausch zum Thema Projektmanagement

Du hast beim Lesen der Beitragsserie noch Fragen? Wie können wir dich dabei unterstützen, dein WordPress Business auszubauen? Was sind deine Erfahrungen im Projektmanagement mit WordPress und WooCommerce? Melde dich jederzeit bei uns oder buche einen Beratungstermin, wir tauschen uns gerne mit dir aus.

Warum Projektmanagement so wichtig ist

Wenn man von Projekten im Bereich von Websites spricht, dann spricht man in den meisten Fällen auch von WordPress. Das führende Content Management System hat die Entwicklung von Web-Projekten in erstaunlichem Maße vorangetrieben. Im Jahr 2021 machten WordPress Websites etwa 42 Prozent des gesamten Internets aus. Zählt man nur jene, die auf einem Content Management System basieren, steigt dieser Anteil auf fast 65 Prozent.

Die unglaubliche Popularität von WordPress bedeutet jedoch gleichzeitig, dass immer mehr Agenturen, Selbstständige und Entwickler:innen auf diesen Zug aufspringen. Doch mit einem guten Projektmanagement kannst du hier immer noch punkten. Straffe Prozesse sorgen für mehr Kundenzufriedenheit – und das wiederum führt dazu, dass du an neue Kund:innen weiterempfohlen wirst.

Der Wettbewerb wird also härter. Als Entwickler:in oder Designer:in kannst du es dir nicht leisten, dich auf deinen Lorbeeren auszuruhen. Oder einfach nur mit dem weiterzumachen, was in der Vergangenheit funktioniert hat, in Bezug auf Funktionalität, Design oder Technik. Wenn du das hier liest, hast du wahrscheinlich schon Erfahrung mit Projekten für WordPress und/oder WooCommerce: Du weißt, wie man Websites erstellt, die gut aussehen und funktionieren. Wie man also jene Seiten “baut”, die deine Kund:innen dazu bringen, zu dir zurückzukommen. Weil sie die richtigen Zielgruppen ansprechen und gut zu bedienen sind (Stichwort Usability).

Gleichzeitig wird es wichtiger zu verstehen: Bei der hohen Nachfrage nach qualitativ hochwertigen, einfach zu navigierenden, benutzerfreundlichen WordPress Websites darfst du dich nicht verzetteln, indem du deine Ansprechpartner warten lässt. Du solltest trotz Leistungsdruck und vielfältiger Projekte in der Lage sein, pünktlich ein vollständig realisiertes, sauberes Produkt zu liefern. Alles andere macht deine Kund:innen unglücklich, und das spricht sich über kurz oder lang herum.

Es reicht also keineswegs, gut coden oder schick designen zu können. Du musst nicht nur deinen Schreibtisch im Griff haben oder deine E-Mails, sondern auch deine Boards und Tasks im Projektmanagement-Tool. Sonst wird auch die Qualität deiner sonstigen Aufgaben mit der Zeit leiden. Hinzu kommt: Unter Stress machst du mehr Fehler. Du “verzettelst” dich.

Asana Project Management
Bei RAIDBOXES planen wir selbst den Content mit einem Projektmanagement-Tool

An dieser Stelle kommt die Projektplanung ins Spiel. Ein großer Teil dieser Managementaufgabe besteht heutzutage aus dem Wissen, wie man Workflows einrichtet und nutzt. Obwohl jedes Projekt anders ist, gibt es einige innovative Prozesse, die sich etabliert haben. Und die auch auf deine Systeme anwendbar sind – ob du nun Einzelkämpfer:in bist oder in einem größeren Team arbeitest. Lass uns zunächst einige Begriffe definieren, die du für dein Projektmanagement kennen solltest.

Was ist ein Projektmanagement Workflow?

Es mag abgedroschen klingen oder zu einfach erscheinen, aber wir sollten mit dem Wort “Projekt” beginnen. Es ist wichtig, ein solches zu definieren. Denn jedes Projekt, auch innerhalb einer WordPress Agentur, kann sehr unterschiedliche Parameter und somit auch sehr unterschiedliche Bedürfnisse auf Kundenseite haben.

So kann beispielsweise die Position Projektleiter:in oder Manager:in je nach Kundenprojekt wechseln. Ebenso wie die Prozesse im Briefing oder in jeder anderen Phase. Ganz je nachdem, was sich deine Kund:innen wünschen. Oder je nachdem, aus welcher Branche sie kommen. Natürlich solltest du deinen Erfahrungsschatz ausspielen. Doch die Fähigkeit, die Bedürfnisse deiner Kund:innen zu akzeptieren und sich ihnen anzupassen, ist nicht selten wichtiger. Da nützt es manchmal wenig, wenn du bereits eine vorgefertigte Prozess-Schablone im Kopf hast, wie die Dinge zu Laufen haben. Definiere also für dich die Eckpunkte dessen, was ein Projekt ausmacht. Und bringe dies in Einklang mit den Anforderungen auf Kundenseite.

Wenn wir schon dabei sind, können wir auch gleich das Management definieren. Um ein Projekt – wie etwa die Erstellung eines Onlineshops mit WooCommerce – richtig zu managen, musst du meist selbst mitarbeiten, die Moderationsrolle einnehmen, für die zielführende Kommunikation zwischen den verschiedenen Teams und Abteilungen sorgen, die Ergebnisse in verständlicher Sprache den Kund:innen vermitteln und so weiter und so fort.

Eine andere Analogie für das, was Projektmanager:innen tun, wenn sie sich voll und ganz auf diese Art von Workflow Management einlassen, ist die Kartographie. Du verstehst das Projekt bei jedem Schritt, und verlierst niemals den Überblick, weil du es gleichsam kartografiert hast. So bist du als Projektmanager:in darauf vorbereitet, in jede Phase der Projektentwicklung einzusteigen. Aber auch jederzeit die notwendigen Aufgaben zu delegieren. Dazu musst du dich darauf verlassen können, wer im Team was macht. Und wo jeweils die persönlichen Stärken liegen.

Ein Workflow ist die wohl wichtigste Komponente, und gleichzeitig die am meisten missverstandene. Ein gut gestalteter Workflow (oder auch Arbeitsablauf) ist keineswegs nur ein einfaches statisches Flussdiagramm, das zeigt, wer woran arbeitet und wer wem unterstellt ist. Es beinhaltet vielmehr zahlreiche dynamische Aspekte. Diese helfen deinem Team dabei, sich zu engagieren, fokussiert zu arbeiten und jederzeit zu wissen, was von ihnen in der aktuellen Projektphase erwartet wird.

Workflows bauen aufeinander auf

Workflows sind definierte Abfolgen von Aufgaben, die benötigt werden, um diese Aufgaben zu erledigen. Es handelt sich also um eine präzise Abfolge von Schritten, die notwendig sind, um ein bestimmtes Endprodukt zu erhalten. Etwa einen Teil der Leistungen, die du an deine Kund:innen verkaufst.

Ein stabiler Arbeitsablauf beseitigt Irritationen und Verzögerungen im Team. Die Zeiten sind vorbei, in denen du herumfragen musst, ob jemand an der einen Sache arbeitet, die du brauchst, bevor du zur nächsten Aufgabe übergehen kannst. Du wirst idealerweise nicht mehr gegen eine Wand laufen oder die Produktivität eines Teammitglieds einschränken, nur weil bestimmte Abhängigkeiten nicht aufgelöst werden können.

Die Vorteile eines dynamischen, kohärenten Workflows, der vor (!) Beginn eines Projekts eingerichtet wird, sind unter anderem:

Mehr Effizienz

Ein einziges Workflow System, mit dem das ganze Team arbeitet und auf das alle transparent Zugriff haben, eliminiert unzählige manuelle Absprachen und Vereinbarungen auf Papier. Gleichzeitig spart es Unmengen an Zeit, um herauszufinden, wer gerade an was arbeitet. Und wie jeweils der Projektstatus ist.

Reporting und Analysen

Mit einem soliden Workflow Setup können Projektmanager:innen jeden einzelnen Aspekt des Projekts bis auf die granularste Ebene überblicken und steuern. Die Teammitglieder berichten in den von dir festgelegten Intervallen über ihren Fortschritt, und das direkt über das Workflow Tool. Du musst also keinem Status mehr hinterherlaufen, im schlimmsten Fall noch in verschiedenen Quellen und Formaten.

Du siehst auf einen Blick, ob es irgendwo im Projekt oder im Team hakt. Dann kannst du bei Bedarf Hilfe und Vorschläge anbieten, die Priorisierung steuern, Aufgaben (Tasks) anders zuteilen oder sogar Zuständigkeiten anpassen, wenn es angebracht ist.

Meilensteine definieren

Ein guter Arbeitsablauf sollte in Meilensteine aufgeteilt werden, die den Fortschritt des Projekts zeigen. Meilensteine – zusammen mit den passenden Benchmarks – sorgen für ein konstruktives Arbeitsklima. Denn sie helfen dabei, dass sich die Arbeit des Teams auf kleine Schritte fokussiert, um so letztendlich das Gesamtziel zu erreichen.

Bei Website-Projekten ist eine sorgfältige Planung von Meilensteinen und deren Subtasks besonders wichtig. Schließlich kann es hier schnell zu Abhängigkeiten bzw. Blockern zwischen den einzelnen Arbeitsschritten kommen. Etwa dann, wenn die Meilensteine 1 und 2 parallel laufen, aber 3 nur dann gestartet werden kann, wenn 1 und 2 abgeschlossen sind. Oder dann, wenn deine Kund:innen Input oder Daten liefern müssen, die noch nicht vorliegen. Unverzichtbar wird ein ausgeklügeltes Projektmanagement dann, wenn einzelne Mitarbeiter:innen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

Zusätzlich kannst du Meilensteine nutzen, um deinen Kund:innen jederzeit Auskunft darüber zu geben, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist. Dann fühlen sich diese nicht nur informiert, sie haben gleichzeitig Vertrauen in deine Arbeit. Und sie wissen, dass notfalls rechtzeitig gegengesteuert werden kann, wenn sich unerwartete Probleme auftun. Wie bereits erwähnt, hat Kundenzufriedenheit viel damit zu tun, wie professionell dein Projektmanagement aufgestellt ist. Gerade im Vergleich zu den negativen Erfahrungen, die fast alle Kund:innen bereits bei anderen Agenturen oder Freelancer:innen machen mussten.

Bessere Zusammenarbeit

Mit einem kohärenten und gut geplanten Workflow kann dein Team jederzeit in Kontakt bleiben. Es ist über alle Aspekte des Projektfortschritts informiert, egal ob es bei dir vor Ort oder Remote arbeitet. Außerdem sind die meisten modernen Workflow Tools als mobile Anwendung bzw. als App verfügbar, was deren Nutzung noch flexibler macht.

Unterstützung für dein Team

Es gibt zahlreiche Tools für die Arbeit in verteilten Teams. Solche Werkzeuge können die Arbeitsqualität jedes Teammitglieds verbessern. Indem sie es allen Beteiligten ermöglichen, auf die effizienteste Art und Weise an verschiedenen Komponenten des Gesamtprojekts zu arbeiten. Hier sind einige der wichtigsten Tools und ihre grundlegende Funktion:

  • Asana: Asana ist ein beliebtes Online Kollaborationstool, das eine sehr große Flexibilität im Projektmanagement und beim Monitoring von Aufgaben ermöglicht.
  • Trello: Das kartenbasierte System von Trello macht sich unsere visuelle Vertrautheit mit Notizzetteln zu Nutze, indem es ein ganz ähnliches Prinzip nutzt. So kann jedes Teammitglied alle Aufgaben im Überblick behalten und einfach miteinander kommunizieren.
  • Microsoft Project und Microsoft Teams: Diese weit verbreiteten Kollaborationstools integrieren verschiedene andere MS-Produkte wie Outlook oder den Austausch von Dateien. Wenn deine Agentur bereits mit einem System von Microsoft arbeitet, behältst du alle Chats und Meetings an einem Ort.
  • Slack: Slack ist eine kanalbasierte (“Channels”) Plattform, um den Austausch von Nachrichten zwischen Teammitgliedern und einzelnen Kreisen zu strukturieren. So kannst du rein jene Informationen und Tasks erhalten, die für dich auch tatsächlich relevant sind.
  • Zapier: Zapier ist ein Tool, mit dem du bestimmte Teile deines Workflows automatisieren kannst. Um dich somit auf jene Teile deines Projekts konzentrieren zu können, die wirklich wichtig sind.

Wir gehen in den weiteren Teilen der Serie noch genauer auf diese Werkzeuge ein, ebenso auf die Funktionen und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile. Lass uns zunächst noch einige Zahlen dazu betrachten, wie effizient Projektmanagement mit WordPress in der Praxis sein kann. Und weshalb Workflows so wichtig sind:

  • Team Fokus: Multitasking ist ein Begriff, der sich ursprünglich rein auf Computer bezog. Menschen können in der Regel kein Multitasking, selbst wenn viele das Gegenteil behaupten. Und wenn sie es doch versuchen, wird ihre Arbeit schnell ineffizient. Schätzungen gehen davon aus, dass bis zu 40 Prozent der verlorenen Produktivität auf das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben zurückzuführen sind.
  • Projektdokumentation an einem Ort: Im Durchschnitt braucht ein Profi etwa 18 Minuten, um ein Dokument manuell zu finden. Murphys Gesetz: Du findest es immer am letzten Ort, an dem du suchst…
  • Automation statt Fleißarbeit: Laut einer Studie von McKinsey verbringen CEOs 20 Prozent ihrer Zeit mit Aufgaben, die automatisiert werden könnten. Böse Zungen behaupten, dass sie die anderen 80 Prozent auf dem Golfplatz sind. So oder so sind manuelle Tasks oft eine riesige Zeitverschwendung. Und sie führen zu Frust.
  • Steigerung der Produktivität: Nach Angaben des Marktforschungsunternehmens IDC verlieren Firmen jedes Jahr 20 bis 30 Prozent ihres Umsatzes aufgrund von ineffizienten Prozessen. Und in einigen Fällen dürfte diese Zahl noch deutlich zu tief gegriffen sein.
  • Zeitersparnis: 60 Prozent der Berufe könnten mit Automatisierung 30 Prozent ihrer Zeit einsparen, das besagt eine weitere Analyse. Das schließt WordPress Agenturen und die Entwicklung von Software sicherlich mit ein.

Selbst wenn du derartige Zahlen für übertrieben oder wenig fundiert hältst: Sobald du genauer hinschaust, findest du jede Menge Verbesserungspotenzial auch bei deiner täglichen Arbeit. Oder in deinem Team.

Effizientes Arbeiten

Du willst bei deinen Aufgaben vorankommen und Dinge strukturierter erledigen? Du hast das Gefühl, von deinen Aufgaben überfrachtet zu werden? Dann schau dir unsere Beiträge Typische Freelancer-Fehler und zu Produktivitäts-Hacks für den Alltag an.

Die Planung von WordPress Projekten

Du solltest dir immer darüber im Klaren sein, was du in und mit einem bestimmten Projekt erreichen willst. Bevor du überhaupt zu den Workflows kommst, musst das Ziel abstecken und ein vollständiges Verständnis für alle Teilbereiche haben, die in das Projekt einfließen. Du musst dich dabei nicht fachlich voll in jedem einzelnen Subtask auskennen. Gerade bei komplexen Projekten ist dies fast unmöglich. Aber du solltest wissen, an wen im Team du dich mit Fragen wenden kannst, falls einzelne Unteraufgaben unklar sind. 

Eine weitere zentrale Frage, die du beantworten solltest: Was wollen deine Kund:innen eigentlich mit ihrem Projekt erreichen? Was benötigen sie dafür von dir? Und stimmt ihre Vorstellung vom Endergebnis mit dem überein, was sie bei dir beauftragen? Gerade die letzte Frage ist nicht zu unterschätzen: Denn nicht selten merken die Auftraggeber:innen am Ende, dass sie mit dem Projekt eigentlich etwas ganz anderes erreichen wollten. Oder dass im Output Bausteine fehlen. Hier sind deine sorgfältige Unterstützung in der Planungsphase gefragt, aber auch dein Fingerspitzengefühl.

Das Projektziel hinterfragen und absichern

Wie sieht also eine gezielte Projektplanung aus? Auf den ersten Blick mag das Ziel oft klar sein. Doch wenn man die Wünsche der Kund:innen genauer hinterfragt, ergeben sich sehr oft zusätzliche oder übergeordnete Meta-Ziele, die eigentlich gemeint sind. 

Du hast ein Projekt, du planst, legst ein paar Termine und Meilensteine fest, holst dir externe Fachkräfte oder weitere Freiberufler:innen hinzu, verteilst grob die Aufgaben und schon läuft alles. Ganz so einfach ist es leider nicht. Jede Projektplanung – gerade in kreativen Teams – muss in sehr konkrete, sehr gründlich durchdachte Schritte unterteilt werden. Sonst endet das Ganze schnell im Chaos und du reißt eine Deadline nach der anderen. Hier sind ein paar Tipps für den Anfang:

1. Erarbeite die Ziele

Du kannst dir einen Projektplan wie ein Drehbuch zu deinem Projekt vorstellen. Welche Art von Geschichte willst du erzählen? Stelle sicher, dass es ein Oscar-würdiger Film wird, der jedoch in der Realität verankert ist. Und nicht ein Hirngespinst, bei dem du maßlos übertreibst oder falsche Erwartungen weckst, nur um den Auftrag zu gewinnen.

Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, was genau du bauen sollst. Du musst dich mit den anderen Hauptfiguren des Films zusammensetzen – natürlich mit den relevanten Personen im Team deiner Kund:innen, aber auch mit deinen eigenen Leuten, externen Kräften und allen anderen Stakeholdern, die eine Rolle spielen könnten. Je mehr Sichtweisen und Anforderungen du kennst, die an das Projekt gestellt werden, umso eher sicherst du dich vor unliebsamen Überraschungen am Ende ab. Der Umfang und die Richtung dessen, was die Stakeholder in der Summe wollen, hat für dich oberste Priorität. Dazu brauchst du manchmal mehr Skills in Coaching oder gar Psychologie als Expertise in der Entwicklung und im Design.

In dieser Phase sollte dein Projektplan folgende zentrale Fragen beantworten:

  • Was sind die aktuellen Herausforderungen/Probleme (“Pain Points”)?
  • Was muss ganz konkret mit dem Projekt erreicht werden, damit das Projektende erreicht wird (“Definition of Done”)?
  • Was sind die wichtigsten Ergebnisse deiner bisherigen Planung?
  • Was ergibt sich hieraus, welche widersprüchlichen Anforderungen müssen aufgelöst werden? Was bedeutet das für deine Zeitplanung und Deadlines?
  • Wer sollte an dem Projekt arbeiten, damit die Ziele realisierbar sind? Definiere die Rollen deiner verschiedenen Teammitglieder im Voraus, um spätere Verwirrung zu vermeiden.
  • Wie definierst du Meilensteine, auf dem Weg zum Erreichen der Deadlines? Wer wird die Arbeit überprüfen und die Meilensteine als abgeschlossen definieren? Wie genau sollen wann die Kund:innen mit einbezogen werden? Wer regelt die Kommunikation mit diesen?

Wenn dein anfänglicher Plan diese Fragen zu den Zielen des Projekts beantwortet – und wenn du voller Überzeugung sagen kannst, dass die Antworten realistisch sind – dann bist du auf dem besten Weg, ein Drehbuch zu schreiben. Eines, das weder unter- noch übertreibt.

2. Stelle die richtigen Fragen

Du willst gründlich sein, wenn es darum geht, die Hintergründe des Projekts zu recherchieren, bevor du deinen Kund:innen einen ersten Vorschlag präsentierst. Beginne mit der Durchsicht aller Dokumente, die sich auf das Projekt beziehen, einschließlich E-Mails und Gesprächsnotizen von Verkaufsgesprächen mit dem Team deiner Auftraggeber. Stelle möglichst viele Fragen, auch zu den Details. Als Projektleiter:in musst du jeden Aspekt des Projekts verstehen, bevor du es in Angriff nimmst. Das erfordert viel Zeit. Doch du würdest am falschen Ende sparen, wenn du bei der Recherche zu schnell vorangehst.

In unserem Eifer, neue Kundenprojekte zu gewinnen und zu starten, vergessen wir schnell, strukturiert vorzugehen. Das ist ein typischer Fehler im Projektmanagement. Wir empfehlen dir, in der Planungsphase methodisch und kühl analytisch vorzugehen. Das fällt vielen Kreativen schwer. Doch wenn du jetzt ungenau wirst, dann kann dich das während der gesamten Projektlaufzeit und darüber hinaus verfolgen.

Hier sind einige Dinge, die für dich ganz klar sein sollten:

  • Das gewünschte Endergebnis – was genau willst und vor allem sollst du bauen?
  • Hier geht es also vor allem darum, sämtliche Erwartungen und Bedürfnisse deiner Kund:innen herauszuarbeiten.
  • Mit wem wirst du auf Kundenseite zusammenarbeiten? Passt die Wahl fachlich, aber auch für dich persönlich? Hast du Einfluss auf die Auswahl? Wer trifft die letztendliche Entscheidung hierüber? Gibt es einen Unterschied zwischen technischen Ansprechpartnern und jenen, die einzelne Meilensteine freigeben?  
  • Gibt es weitere Stakeholder, mit denen du zusammenarbeiten wirst? Oder bei denen es Sinn ergeben würde, sie einzubeziehen? Etwa Expert:innen für das Kundenprodukt, für SEO, Datenschutz, Rechtssicherheit oder Security? Was muss dein Team über diese Leute wissen?

Wir gehen im weiteren Verlauf noch genauer darauf ein, wie sich ein Projekt an den Kundenbedürfnissen ausrichten lässt. Aber die Beantwortung der eben genannten Fragen ist ein guter Anfang, um einen Entwurf für einen Projektplan zu erstellen. Und um zumindest die allgemeinen Parameter festzulegen. Danach kann es in die Detailarbeit gehen.

3. Skizziere deinen Projektplan

Sobald du die oben beschriebenen Informationen zusammengetragen hast, solltest du dir etwas Zeit nehmen. Zeit, um den Input Schritt für Schritt durchzugehen, den du von deinem Team und von Kundenseite erhalten hast. Es macht durchaus Sinn, über den Input eine Nacht zu schlafen, bevor du loslegst. Klar drängt meist die Zeit, wenn du ein Kundenprojekt angenommen hast. Aber manche existenziellen Fragen zum Projekt ergeben sich erst auf den zweiten Blick, ebenso bestimmte Abhängigkeiten oder Fallstricke.

Wenn du dich hier unsicher fühlst, dann schaue dir noch einmal die vier zentralen Fragen aus dem Abschnitt ”Erarbeite die Ziele” an. Deren Struktur eignet sich gut, um den Projektplan zu erstellen. Alternativ dazu arbeite mit jenen Teilen des Puzzles, mit denen du bereits vertraut bist: Welche Mitglieder deines Teams haben den Ruf, gut mit welchen Aspekten des Projekts umzugehen? Was haben sie in der Vergangenheit erfolgreich in Angriff genommen? Beginne damit, eine erste Skizze zu erstellen und ordne deine Teammitglieder ihren Stärken zu.

Zu diesem Zeitpunkt geht es lediglich darum, einen Projektplan grob zu entwerfen. Hier ist noch kein ausgefeilter und perfekter Wurf gefragt. Das Wichtigste ist, dass du einen Kalender zur Hand hast und weißt, wann welche Deadline abläuft, um insgesamt im Zeitrahmen zu bleiben. Du solltest zudem eine Vorstellung davon haben, wie lange jeder Abschnitt des Projekts dauern könnte. Damit lassen sich die Meilensteine in eine vernünftige Reihenfolge bringen.

Tools für Agenturen

Idealerweise nutzt du für all das natürlich ein Projektmanagement Tool. Es zeigt dir auf einen Blick eventuelle Abhängigkeiten oder zeitliche Engpässe, so dass du die vorhandenen Ressourcen noch einmal umplanen kannst. Siehe unseren Beitrag Die 19 wichtigsten Tools für Agenturen.

Achte darauf, dass deine Skizze Folgendes enthält:

  • Alle Teilaufgaben, die nötig sind, um das Endergebnis fertigzustellen.
  • Der mit dem Kunden vereinbarte Freigabeprozess: Wer soll die Arbeit überprüfen? Wer hat wie lange Zeit, um Korrekturen anzufordern? Wie viele Korrekturschleifen gibt es maximal? Und wie verändert dies den Zeitplan der Umsetzung?
  • Daraus ergeben sich maximale Zeitrahmen für jede Aufgabe und/oder für jedes Segment.
  • Welche Ressourcen benötigt dein Team wahrscheinlich, um jede dieser Aufgaben zu erfüllen? Einschließlich der Ressourcen auf deiner Seite, jener auf Kundenseite, aber auch für Tasks wie die Dokumentation etc.
  • Eine Liste an Vorgaben, an die du dich halten musst, einschließlich des Projektbudgets und der wichtigsten Fristen.

4. Abstimmung mit deinem Team

Ein gut funktionierendes Team steht in permanentem Austausch miteinander. Du solltest alle deine Ideen mit den wichtigsten Schlüsselpersonen besprechen und ihren Input einholen. Hier ist es von besonderem Vorteil, dass es sich bei deinem Projektplan bislang lediglich um eine Skizze handelt. Eine Skizze, die lebt: Um die Zustimmung deines Teams zu bekommen, musst du bereit sein, auf Feedback zu hören und neue Ideen mit einzubeziehen. So wird der Plan nach und nach konkreter aber auch realistischer.

In diesem Schritt solltest du deine Projektskizze also sorgfältig überprüfen und anpassen, und zwar zusammen mit deinem Team. Das schließt sowohl interne als auch externe Fachkräfte mit ein. Auf diese Weise verhinderst du, bei der Kundenpräsentation erklären zu müssen, warum es noch ungeklärte Fragen und Zuständigkeiten gibt.

Hier kann jede und jeder Input dazu geben, was in welchem Zeitrahmen machbar ist, woran welche Personen gleichzeitig arbeiten können, für welche Schritte welches Know How notwendig ist oder welche Fragen vorab zu klären sind. Gleichzeitig kann dein Designteam damit beginnen, an visuellen Konzepten für verschiedene Teile des Endprodukts zu arbeiten.

5. Den Projektplan erstellen

Du hast alle Informationen gesammelt, Anpassungen an deiner ersten Planskizze vorgenommen und alle Mitglieder deines Teams an Bord geholt? Dann kannst du nun damit beginnen, den vollständigen Projektplan zu entwerfen. Es gibt verschiedene Tools, die dir dabei helfen. Diese besprechen wir noch im weiteren Verlauf. Egal für welche Art der Ausarbeitung du dich entscheidest, stelle sicher, dass die folgenden Punkte berücksichtigt werden:

  • Stelle Meilensteine und Leistungen visuell dar, indem du sie entlang einer Zeitleiste darstellst, anstatt sie nur aufzulisten.
  • Achte darauf, dass es sich jeweils um klare Projektziele bzw. Meilensteine handelt, die messbar sind.
  • Definiere zudem, was die Meilensteine konkret beinhalten und wann sie als abgeschlossen betrachtet werden können.
  • Kennzeichne das Team oder die Person, die für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist.
  • Stelle dar, wie lange jede Aufgabe maximal dauern sollte, damit es nicht zu Verzögerungen kommt.
  • Gehe in den Notizen ins Detail, um zentrale Eckpunkte für alle sichtbar festzuhalten, etwa technologische Anforderungen.
  • Überprüfe mögliche Abhängigkeiten: Gib an, von welchen internen und externen Meilensteinen jeder Teil des Projekts abhängt, bevor es fertiggestellt werden kann.

Du solltest deinen Plan erneut mit deinem Team durchgehen, bevor du ihn deinen Kund:innen präsentierst. Nur so kannst du sicherstellen, dass alle Faktoren berücksichtigt wurden.

In den nächsten Teilen unserer Beitragsserie erklären wir dir, wie du die richtigen Workflows findest, wie du deine Effizienz im Team erhöhst und welche Tools sich lohnen. Wir verlinken die neuen Teile jeweils hier, sobald sie veröffentlicht sind.

Deine Fragen zum Projektmanagement für Agenturen

Welche Fragen zum Thema WordPress Projektmanagement hast du? Wir freuen uns über deinen Kommentar. Du interessierst dich für aktuelle Themen rund um WordPress und WooCommerce? Dann folge RAIDBOXES auf TwitterFacebookLinkedIn oder über unseren Newsletter.

Marcel verantwortet die Sales-Aktivitäten bei RAIDBOXES und hat dabei die Zufriedenheit unserer Kund:innen und Partner im Fokus. Seit über 15 Jahren ist er mit Leidenschaft im Sales und treibt mit seinem Team beispielsweise den weiteren Auf- und Ausbau der RAIDBOXES Community voran, insbesondere in der Agenturlandschaft von WordPress, bei Kooperationen und Solo-Professionals.

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