Att arbeta med flera olika kundprojekt innebär för dig att du måste vara anpassningsbar och kommunikativ hela tiden. Hur hjälper arbetsflöden dig att hålla överblick? Och hur kan din projektledning bli mer flexibel? Våra bästa tips för byråer och frilansare.

På den moderna globala marknaden har kundservice som faktiskt lever attributen "flexibel" och "kommunikativ" högsta prioritet. För att få nya kunder och sedan behålla dem är en utmaning. Speciellt när du tänker på hur många byråer där ute som kör webbplatser med WordPress och WooCommerce skapa.

Det är ännu svårare att se till att dessa kunder är nöjda med de genomförda projekten. Men en sådan tillfredsställelse ökar direkt din omsättning, vilket många studier har visat. Kopplingen är kanske inte lika tydlig som i en detaljhandel eller en nätbutik. Ändå rapporterar byråer och frilansare som lägger särskilt stor vikt vid ett rent projektavslut om hur detta ökar deras intäkter på medellång och lång sikt. Till exempel genom hänvisningar, affiliate-marknadsföring, men också genom upp- och korsförsäljning.

För vissa personer som arbetar inom det kreativa området kan det vara en omställning att i första hand fokusera på kundens behov - snarare än direkt på utveckling eller design. Känner du igen dig själv i detta? Kanske ber du dina nära kunder om detaljerad och ärlig feedback regelbundet för att gradvis bli mer kundcentrerad. Detta kan också göras på ett strukturerat sätt, till exempel i form av små enkäter.

Vikten av arbetsflöden

En sak som WordPress byråer och utvecklare har gemensamt med andra branscher: i slutändan är det kunderna som betalar din lön. Det är särskilt effektivt att förbättra arbetsprocesserna för att bättre ta hänsyn till kundernas behov. Konstruktiv kommunikation spelar en viktig roll i detta sammanhang. Det finns inget värre än att underteckna ett kontrakt med en ivrig och översvallande entreprenör för att sedan uppleva radiotystnad.

Visst kontaktar du dina kunder. Men jag säger er: gör ni detta med samma omsorg och intensitet som ni gör med själva förvärvet? Om så är fallet gör du mycket rätt. Då kommer du också att lyssna mer noggrant på projektplaneringen och ge realistiska (!) löften. Realistisk i termer av vad som är tekniskt möjligt med den tillgängliga budgeten, men också i termer av projektets varaktighet.

Så det första steget för att göra dina kunder nöjda är enkelt: lyssna noga på dem - det är trots allt deras projekt. Ordna regelbundna möten online eller personligen som en del av din övergripande plan. Se till att alla frågor besvaras. Håll kontakten och din motpart kommer att bli glad. Detta gäller särskilt när det uppstår svårigheter och förseningar. Dina kunder kan vanligtvis hantera sådana dåliga nyheter bättre än du tror. Men bara om du förklarar dem i detalj och på ett sammanhängande sätt. Och om du samtidigt visar hur problemet kan lösas.

En annan viktig punkt är din anpassningsförmåga till olika kunders behov och smak. När du väljer projekt bör du naturligtvis se till att de motsvarar dina värderingar. Och du behöver inte acceptera ett jobb som är extremt svårt att kommunicera med från början. Men man måste ha en viss flexibilitet om man vill överleva på marknaden i längden. Denna flexibilitet krävs trots allt också i all projektplanering. Särskilt om du inte arbetar som ensamvarg utan som en del av ett team.

Ställa obekväma frågor

Hittills har vi bara talat om den kommunikation som är enkel. Men när det gäller projektarbete kommer du också att ställa frågor till dina kunder som är obekväma för båda parter.

För att kunna leda eller driva ett projekt måste man veta så mycket som möjligt om processerna, organisationen, företagets politik, budgetarna, värderingarna, maktförhållandena och aktörerna på kundsidan. Det är klokt att ställa några av dessa känsliga frågor redan i början. Då är fronterna rensade och du kan komma igång mer obehindrat. Här är några exempel på frågor för din genomgång:

• Vad exakt är projektets omfattning? Mindre justeringar och ändringar är naturligtvis oundvikliga i ett så omfattande projekt som skapandet av en helt ny webbplats WordPress - eller en revidering av en befintlig webbplats. Om kunderna under projektets gång lägger till nya komponenter som avsevärt ökar din arbetsbelastning måste du dock kunna hänvisa till det ursprungliga avtalet. I tveksamma fall innebär det att säga ett snällt men tydligt "nej". Eller åtminstone omförhandla priset.
• Vilka är projektets tidsfrister? Detta kan tyckas vara en självklarhet, men det är absolut viktigt att du får alla tidsfrister och tidsgränser bekräftade skriftligen. Särskilt de som är beroende av kundens prestationer. Om enskilda medlemmar i din klients team inte levererar, bör detta inte leda till nackdelar för dig.
• Vilka är beroendena? En annan fråga som du bör få svar på: Finns det externa faktorer som påverkar enskilda milstolpar eller längden på projektutvecklingen? Till exempel viktiga kommande konferenser, beslut på styrelsenivå, lanseringen av en central reklamkampanj osv.
• Vem tar över den slutliga utgåvan? Vem är "ägaren" av projektet? Hur regleras ansvaret i vilket fall av skada? Det är också viktigt att veta exakt vem som ansvarar för vilket innehållsområde på kundsidan. Att arbeta i ett team är fantastiskt. Men att arbeta med ett team där alla tror att de är nyckelfiguren är en mardröm.
• Finns det okända intressenter? Så de som inte är närvarande vid briefingen, men som du borde känna? Vi pratar om den fruktade frånvarande ledningen som brister ut i sista minuten med en rad "förslag" som ingen på deras sida kan säga nej till. Om du redan har upplevt sådana situationer kommer du att förbereda dig ännu bättre och med ännu fler frågor i framtiden.

Här är ytterligare några tips för att göra din briefing så detaljerad som möjligt. Hur bra din slutliga projektplan kommer att bli beror helt och hållet på den:

• Utkast till design: Det första steget i presentationen av ett designförslag handlar om att ställa så många frågor och samla in så mycket information som möjligt. När du har en solid uppfattning om vilken typ av verksamhet och vilken typ av webbplats som behövs, sammanställer du ett utkast eller ett designförslag. Se till att följande punkter också ingår.
• Föreslå en webbplatskarta: Det är viktigt att skapa ett utkast till sitemap utifrån kundernas behov innan du börjar. Se till att du förstår alla sidhierarkier som du vill ha och placera dem där de logiskt sett hör hemma. För befintliga webbplatser har Yoast och Google båda verktyg som gör det möjligt att skapa en XML-sökplatskarta. Detta kan användas som utgångspunkt för den framtida strukturen.
• Kontrollera SEO-strategin på kundens sida: Arbeta tillsammans med din kund med en nyckelordsstrategi. Undersök hur många nyckelord som finns och hur svåra de är. Se vår guide om sökords-SEO och SEO-granskning. Skapa en motsvarande tabell med en förteckning över dessa termer. Gå sedan igenom kundens befintliga innehåll med avseende på SEO och notera var du behöver komma ikapp. Du vet ingenting om SEO? Var då ärlig och kalla in andra experter eller frilansare.
• Testa befintligt innehåll och utveckla nytt innehåll: Granska allt befintligt webbinnehåll och skapa en plan för att ta fram nytt innehåll som passar webbplatsens målgrupper och mål. Se vår handledning i innehållsmarknadsföring för byråer.
• Skapa en mockup av webbplatsen: Detta är en skiss av hur en föreslagen webbplats kan se ut när det gäller användargränssnitt, färger, design etc. Det är en ganska statisk modell. Men det är en ganska statisk modell. Att skapa en sådan mockup är ett bra sätt att övertyga kunden om dina förslag. Det ger en konkret uppfattning om hur slutprodukten kan se ut och fungera. Samtidigt är det lätt att skapa en mockup för en webbplats. Åtminstone om du har någon i ditt team som är duktig på design och kreativitet.
• Glöm inte att testa: Med hjälp av färdplanen som utvecklats ovan kan du klistra in de sidor du behöver i en första kopia av WordPress installerad på en lokal värd eller testserver. Se även det särskilt praktiska Iscensättning av Raidboxes.

Om allt går som du har tänkt dig är det dags att ordna ett möte med kunden. Där kan ni diskutera utkasten i förväg innan det egentliga genomförandet börjar.

Öka effektiviteten

Projektgrupper arbetar allt oftare på ett distribuerat sätt. Därför är det viktigt att du använder samarbetsverktyg online. I vår tid kan du enkelt dela information med människor på alla kontinenter i världen utan att behöva lämna ditt hem. Det är värt mycket. Men den ökande hastigheten med vilken vi kommunicerar med varandra om projekt skapar också förväntningar och nya påfrestningar.

Här måste man nämligen kunna hålla jämna steg med andra organ, till exempel när de köper utvecklingskapacitet billigt utomlands. Vi säger inte att du ska göra detsamma - dina kunder uppskattar trots allt att ditt team är lokalt baserat och känner till den lokala verksamheten. Men även inom ditt eget land eller din egen kontinent kommer du i allt större utsträckning att arbeta med externa team och frilansare. För att inte tala om de möjligheter du får när du tar dig an dina första internationella projekt.

Det gammaldags e-postmeddelandet och till och med videosamtalet är naturligtvis fortfarande användbara verktyg för kommunikation. Men tänk dig att dina team blir större och mer utspridda. Då behöver du extra hjälp för att hålla alla på samma sida. Och att inte förlora överblicken själv.

Kommunikation, samarbete och produktivitet

Det kan knappast komma som en överraskning: Den mesta tiden som vi tillbringar på jobbet består av ineffektiva aktiviteter. Enligt en McKinsey-studie om effektivitet på arbetsplatsen ägnar vi över 60 procent av arbetsdagen åt följande tre uppgifter:

• Svara på e-postmeddelanden
• Sökning och insamling av information
• Intern kommunikation och samarbete

Enligt studien kan de anställdas produktivitet ökas med 20-25 procent bara genom att optimera kommunikation och samarbete. Och med hjälp av lättillgängliga verktyg på nätet. Mer om detta om ett ögonblick.

Det är inte alls så att företag och byråer inte har de rätta verktygen eller den rätta tekniken. Men utnyttjas dessa verktygs möjligheter också på ett målinriktat sätt? I de flesta fall är detta inte fallet, åtminstone inte enligt resultaten av studien.

Vad gör verktyg för samarbete online?

Samarbetsverktyg online är program som hjälper till att samordna arbetsflöden mellan enskilda anställda och team. Och de gör det över olika tidszoner, medier och avstånd. Med dessa appar kan du skapa ett mer samordnat arbetsflöde genom att tillhandahålla en enhetlig plattform för samarbete och kommunikation. På den här plattformen samlas all information och alla uppgifter som rör ett specifikt projekt på ett och samma ställe. Beroende på verktyget omfattar detta till exempel:

• All kommunikation, oavsett om det är meddelanden, gruppdiskussioner eller till och med videor och loggar från möten.
• Fildelningar
• Utbyte och arkivering av dokument
• Tillgång till bakgrundsdata och WIKI
• Tilldelning och dokumentation av arbetsmoment
• Övervakning i realtid av uppgifter och projektstatus
• Projektsamarbete i realtid

I princip är verktyg för samarbete online ett sätt att samla alla data för ett visst projekt under ett och samma tak. All din e-post, dina chattar, möten, forskning, data och arbetsresultat. Praktiskt, eller hur? 

Förbättrad effektivitet och förbättrade arbetsflöden

De viktigaste fördelarna med att använda sådana verktyg är ett tydligare informationsutbyte mellan gruppmedlemmarna och en minskning av antalet fel. Om du någonsin har skickat en föråldrad version av en projektstatus till dina kunder eller glömt att berätta för en teammedlem om en viktig information som du fått via telefon, förstår du värdet av samarbetsverktyg online. Det beror på att dessa program vänder upp och ner på hur projekt hanteras med flera kontakter.

Låt oss börja med en gammal bekantskap till online-verktyg som vi förmodligen alla känner till och som fortfarande är mycket användbar idag: Google Docs. Appen gör det möjligt för distribuerade team att samarbeta för att få tillgång till, redigera och uppdatera dokument i realtid runt om i världen. De flesta av oss använder Google Docs och kanske Microsoft OneDrive. Och de flesta av oss måste förmodligen hantera okoordinerade och överlappande e-posttrådar som är resultatet av att vi använder dem.

Andra samarbetsverktyg online gör det möjligt att kombinera många av dessa funktioner under ett och samma tak. Och detta med ett så smidigt arbetsflöde som möjligt, utan att du behöver komma åt olika program eller till och med medier.

Funktioner som är viktiga

Som WordPress -byrå eller frilansare:in bör du dock inte låta dig avskräckas av det stora utbudet av online-verktyg. När det gäller att välja rätt verktyg för dig och ditt team krävs tålamod och försök och misstag. Du kan ställa följande frågor till dig själv:

Passar verktyget till mina behov?

Alla vi som arbetar inom den digitala världen är kanske särskilt mottagliga för det första snygga intrycket som ny programvara vanligtvis ger. Utan att vi frågar oss om vi verkligen behöver alla dessa funktioner. Om ett program inte verkligen hjälper dig att göra det du förväntar dig att få hjälp med, är det en hinder för dig. Denna formel kan låta självklar, men den beaktas sällan när man gör ett val. Ställ dig därför först följande banala fråga: Vilket problem vill du att verktyget ska lösa?

Om Slack och Google Dokument fungerar bra för ditt lilla team som bara behöver hantera ett eller två projekt åt gången, så håll dig till det. Men när saker och ting blir mer komplicerade bör du leta efter alternativ. Med Trello kan du till exempel samordna ett stort team som arbetar med dussintals olika uppgifter. Andra använder liknande verktyg som Asana. Vi kommer att titta närmare på dessa och andra verktyg om en stund.

Är det lätt att använda?

Om du involverar personer från olika team med olika kunskaper och bakgrunder i ditt projekt är det viktigt att tänka på inlärningskurvan när du väljer ett verktyg för samarbete online. Måste du skapa ett eget långsiktigt projekt bara för att lära dina medarbetare att använda ett verktyg som ska spara tid? Är det lätt att använda? Finns det någon i teamet som är bekant med appen och som kan hjälpa nykomlingarna att komma igång? Svaren på dessa frågor avgör bland annat om ditt team kommer att acceptera den nya programvaran eller inte.

Vad innebär ändringen?

Om du inte använder verktygen i stor utsträckning och slutar med lokalt lagrade filer är det inte värt investeringen. Du bör därför vara beredd att faktiskt ändra dina processer i teamet. Detta är ovanligt i början och kan till och med innebära mer arbete i början. Men i slutändan kan du inte tänka dig att gå tillbaka till det gamla arbetssättet. Se dock till att förändringsviljan verkligen finns, inte bara hos dig själv utan även hos ditt team.

Hur verktyg förbättrar effektiviteten och ditt arbetsflöde

Det finns många områden där samarbetsapplikationer online kan effektivisera dina processer:

• Enhetlig status för handlingar: Den mest uppenbara fördelen med samarbetsverktyg online är förmodligen att alla arbetar på samma kopia av ett visst dokument eller en viss uppgift. Du behöver inte längre oroa dig för vilken version du måste anpassa eller skicka in. Eller vilken som är den mest aktuella. Ändringar - och vem som gjort dem - kan också enkelt spåras.
• Dela och dela filer: När ni samarbetar i ett projekt kan det vara tråkigt och tidskrävande att dela data och bakgrundsdokument. Med ett lämpligt verktyg har du ett arkiv för alla relevanta data som alla deltagare kan få tillgång till vid behov.
• Öppenhet: Med sådana tillämpningar kan alla i teamet enkelt se hur långt de andra har kommit med sina delar av projektet. Deadlines och beroenden kan definieras tydligt. Det finns färre frågor om vad som måste hända innan nästa steg kan tas.
• Övervakning och projektstatus: Alla uppgifter som är nödvändiga för att slutföra projektet - eller en milstolpe av det - förtecknas. Där anges också vem som är ansvarig för dem. På så sätt kan du alltid se exakt hur långt projektet har framskridit och var du behöver ingripa.

Fokusera på dina kunder

Med all denna information kan du lättare förbereda dig för statusmöten med dina kunder. Du behöver inte längre fråga alla i teamet hur långt de har kommit med sitt arbete. Eller om de har allt de behöver - förutsatt att programvaran för projekthantering underhålls på rätt sätt. Dessutom kan du skicka vissa meddelanden direkt till dina kunder, till exempel när uppgifter eller milstolpar har slutförts. Men också när det finns frågor, när det behövs en frigivning eller när dokument måste utbytas.

Vissa verktyg gör det också möjligt att spåra vilka timmar som lagts ner på vilken del av projektet. Detta gör det lättare att fakturera och ta ut fakturor. Du kan också använda verktygen för att kommunicera via chatt eller online-möten. Vissa saker kan klargöras snabbare på ett direkt sätt än genom att man skickar kommentarer fram och tillbaka i de enskilda uppgifterna.

Sammantaget handlar samarbetsverktyg online om att effektivisera administrationen av dina projekt. Genom rena processer och målinriktad kommunikation. Det gör inte bara ditt team nöjdare, utan även dina kunder. I nästa del av vår serie kommer vi att presentera flera verktyg för projektledning. Vi kommer att länka till artikeln här så snart den har publicerats.