Outils de gestion de projet pour les agences : Asana, Trello, Slack , Zapier & Co.

Outils de gestion de projet pour les agences : Asana, Trello, Slack , Zapier & Co.

Avec les bons outils de gestion de projet, vous pouvez améliorer la communication au sein de l'équipe, créer la documentation du projet, éviter la duplication du travail, surveiller votre calendrier et, surtout, gagner beaucoup de temps. Nous vous présentons les outils les plus importants.

Les outils de gestion de projet réduisent au minimum les tâches redondantes et manuelles. Avec eux, vous ne vous perdez pas dans des conversations interminables par courrier électronique, dont la moitié reste sans suite. Mais comme il existe un grand nombre d'outils de gestion de projet, il convient de bien réfléchir à celui qui répond le mieux à vos besoins.

Série de contributions et livre électronique sur la gestion de projet avec WordPress

Il s'agit de la troisième partie de notre série sur la gestion de projet, que tu peux également télécharger ici dans son intégralité sous forme de livre électronique. Dans les deux premières parties, tu en apprendras plus sur WordPress Planifier des projets de manière ciblée et sur les bons flux de travail pour plus d'efficacité.

Asana

Asana est très demandé comme outil de gestion de projet, il dispose de toute une liste de fonctions utiles. Nous aussi, à Raidboxes , nous travaillons désormais avec Asana (auparavant avec Zoho). Il est facile à apprendre et à utiliser. L'interface se concentre sur les points essentiels, notamment sur les jalons et les caractéristiques centrales de tes projets.

L'application vous permet d'organiser les objectifs à long terme dans une chronologie ou de passer à une vue en liste pour les membres de l'équipe qui montre les tâches de chacun. Il existe également une vue du tableau qui vous permet de voir la vue d'ensemble de tous les projets. Il est donc idéal pour les agences dont les équipes sont de taille moyenne à grande et qui travaillent en parallèle avec leurs clients.

Non seulement Asana vous indique exactement les tâches sur lesquelles chaque membre de l'équipe travaille, mais il vous permet également de visualiser graphiquement la charge de travail de chacun. Vous pouvez également attribuer une charge de travail à chaque tâche afin de hiérarchiser ce dont vous avez besoin rapidement et ce qui peut attendre.

Gestion de projet Asana
Raidboxes prévoit également d'utiliser Asana pour son contenu

Asana ne dispose pas de facturation native ni de rapports granulaires. Mais il a la possibilité d'intégrer des applications tierces pour ajouter ces fonctionnalités. L'outil existe dans les variantes suivantes :

  • Basique : vous pouvez saisir des tâches via la liste, le tableau et le calendrier, assigner des membres d'équipe et des dates d'échéance. Comprend l'utilisation d'applications mobiles et d'une extension Chrome pour un maximum de 15 membres de l'équipe.
  • Premium : Cette variante vous offre des champs personnalisés, une vue chronologique, des recherches et des rapports avancés, ainsi que la possibilité d'ajouter des invités. Également la possibilité de créer des règles, d'ajouter des formulaires et des jalons, une console de gestion et des zones pour les projets privés et les équipes.
  • Business : apporte le suivi de la charge de travail, les portefeuilles, les règles personnalisées, les approbations avancées et la possibilité d'intégrer des logiciels supplémentaires.
  • Enterprise : selon le fournisseur, il est doté d'une image de marque individuelle, d'une assistance et de sauvegardes étendues, de l'exportation et de la suppression de données ainsi que d'une durée de fonctionnement garantie, entre autres.

Comme les plans individuels changent de temps en temps, veuillez vérifier l'étendue des services respectifs. Vous pouvez également essayer gratuitement certains des outils de gestion de projet décrits ici pendant un certain temps. Vous devez absolument en profiter, car toutes les équipes ne s'entendent pas aussi bien avec tous les logiciels.

Trello

Si vous êtes à la recherche d'un logiciel de gestion de projet convivial et dont la courbe d'apprentissage est la plus facile en comparaison, alors vous devriez essayer Trello. L'interface utilisateur de Trello, basée sur des cartes, est généralement immédiatement familière à ceux qui ont l'habitude d'"organiser" leur espace de travail avec des notes autocollantes. La différence la plus importante entre le système de cartes Kanban de Trello et votre lieu de travail probablement pas très clair est que l'application organise tout pour vous. Et que rien ne peut se perdre.

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes et utiliser un espace presque illimité pour les commentaires dans chaque carte. La vue de Trello est disposée verticalement pour visualiser les projets, les listes de tâches au sein d'un projet, les sous-tâches, etc. Il est ainsi plus facile de s'y retrouver. Il vous sera ainsi plus facile de vous repérer.

L'accès à Trello - et à tous les autres outils structurés de manière similaire - est particulièrement intuitif grâce à cette approche. La colonne de gauche représente le travail à attribuer, puis vous faites glisser les cartes de tâches individuelles vers la colonne suivante à droite pour distribuer et commencer les tâches en cours, puis vous les faites glisser une autre colonne plus loin lorsqu'elles sont revues ou terminées, et ainsi de suite. Asana fonctionne de manière assez similaire, d'ailleurs.

La simplicité de Trello est aussi son plus grand défaut. Parce que la planification du projet Kanban est la fonction centrale. Sans possibilité de passer à d'autres cadres, tels qu'une vue étendue du calendrier ou un diagramme de Gantt étendu. Néanmoins, la simplicité de fonctionnement et le faible prix font de Trello un outil utile pour de nombreuses entreprises.

Microsoft Project et Microsoft Teams

Microsoft Project est l'une des plateformes de gestion de projet les plus complètes qui soient. Avec MS Project, les chefs de projet des petites et grandes entreprises disposent d'un large éventail d'options pour planifier leur travail et répartir les tâches entre leurs équipes. Cela inclut différentes représentations visuelles de vos projets.

Par exemple, l'outil permet à ses utilisateurs de présenter leurs projets au moyen de diagrammes de Gantt personnalisables. Certains préfèrent cette visualisation pour l'allocation des ressources et la planification des flux de travail dans le temps.

Project va bien au-delà des logiciels de nombreux concurrents en termes de fonctionnalités supplémentaires de planification de projet. La boîte à outils de budgétisation, par exemple, vous permet de calculer la valeur acquise, qui vous indique les coûts et les revenus estimés d'un projet particulier. Pour certains, c'est une surcharge inutile, pour d'autres, c'est obligatoire. Tout dépend de la taille moyenne de vos projets. Mais cela dépend aussi du niveau de professionnalisme que vos clients attendent de vous.

En tant qu'acolyte de Project, Microsoft Teams est une application de messagerie populaire. Il est particulièrement utile si votre environnement de travail est déjà aligné sur les produits Microsoft. Parce qu'il est désormais possible de les relier entre eux assez facilement.

Slack

Comme son cousin de vidéoconférence Zoom, a Slack a connu une énorme popularité à la suite de la pandémie de Covid-19. Soudain, toutes sortes d'équipes de bureau ont cherché des moyens de coordonner et de communiquer sans se rencontrer en personne. Et c'est exactement ce pour quoi Slack est parfait.

Logiciel de l'agence en cours de test

Chez Raidboxes , nous utilisons depuis longtemps déjà notre bureau à domicile, partiellement ou même complètement. Quels outils utilisons-nous ? Et lesquels pouvons-nous te recommander ? Lisez à ce sujet nos articles sur les outils de travail à domicile ainsi que notre aperçu des logiciels d'agence.

Que vous ayez une équipe de deux personnes ou que vous dirigiez une grande agence, Slack améliore votre communication grâce aux conversations multiples dans des canaux distincts, à la communication privée par messages directs et au partage de fichiers. Slack est disponible en version bureau et mobile.

La mise en page facile à naviguer affiche sur le côté gauche tous tes fils de conversation, tous les canaux ou groupes de conversation auxquels tu as accès et tous les utilisateurs qui t'ont directement envoyé un message. Slack propose des conversations vocales et vidéo, mais celles-ci ne sont pas toujours très robustes. Chez Raidboxes , nous aimons beaucoup utiliser Slack, mais nous avons opté pour Google Meet pour les appels vidéo. 

logiciel de collaboration slack
Slack facilite la communication dans les équipes distribuées

Slack propose une version gratuite limitée permettant d'essayer l'outil dans un premier temps. Ceux qui sont habitués à Slack ne veulent généralement pas s'en passer. Mais les débutants ont besoin d'un peu de temps avant de se rendre compte des grands avantages de cet outil.

Zapier

Zapier est peut-être le plus curieux et le plus innovant de tous les outils de collaboration, car il ne s'agit pas réellement d'un outil de collaboration. Au lieu de cela, elle connecte deux ou plusieurs autres applications via des "zaps" et leur permet d'échanger des informations entre elles. Cela vous permet d'automatiser de nombreuses étapes que vous aviez l'habitude d'effectuer manuellement dans une équipe ou dans l'interface avec vos clients.

Par exemple, si vous recevez un courriel contenant une pièce jointe, vous pouvez configurer un zap en une seule étape pour copier automatiquement la pièce jointe dans Dropbox et vous en informer via Slack . Vous avez la possibilité de créer des Zaps en fonction de n'importe quel déclencheur.

Un autre exemple serait de configurer Zapier pour écrire automatiquement un événement dans les applications de calendrier des membres de votre équipe lorsqu'une carte Trello avec une date d'échéance est assignée. Fini les "Oh ! C'était à rendre aujourd'hui ? J'ai oublié...". Ce ne sont là que deux idées aux possibilités presque infinies. Même si vous utilisez déjà un outil de gestion de projet auquel il manque certains flux de travail, Zapier vaut le coup d'œil. Vous pouvez peut-être l'utiliser pour étendre votre paysage logiciel existant afin que vos différents outils et processus se "parlent" entre eux.

Automatisation de Zapier
Zapier offre une intégration avec de nombreux services bien connus

Gestion et suivi du temps

Au-delà des suites de gestion de projet, il existe également des outils précieux qui vous aident à garder la trace de tout et de tous. Parfois, elles sont incluses dans les grandes applications, parfois elles font l'objet d'une application distincte. En tant que chef de projet : dans une agence WordPress , vous êtes impliqué jusqu'au cou dans tous les aspects du travail de votre équipe.

Mais même en tant qu'indépendant, vous devez garder une vue d'ensemble et peut-être coordonner les forces et ressources externes. En fin de compte, la gestion de projet consiste à suivre l'ensemble des tâches des autres. À un certain niveau, c'est votre travail de gérer ceux qui effectuent ces tâches.

La gestion du temps, l'enregistrement et le suivi du temps font partie intégrante de votre stratégie globale. C'est pourquoi vous devez également connaître les outils appropriés.

Que fait le logiciel pour votre gestion du temps ?

L'une des principales tâches à accomplir lorsque l'on travaille au sein d'équipes distribuées est la suivante : comment enregistrer les heures réellement travaillées sur un projet lorsque l'on travaille depuis différents endroits ? Ou si vous faites appel à d'autres freelances ou agences qui veulent aussi être payés ?

Nous ne sommes plus dans un monde où l'on peut sortir l'horloge. Au lieu de cela, vous aurez probablement des contractants qui effectueront toutes sortes de tâches différentes et compliquées dans le monde entier, et peut-être même dans des fuseaux horaires différents. Connaissez-vous tous les petits aspects du travail nécessaire à la création d'un site web WordPress ? Même dans ce cas, vous avez du mal à garder une trace de tout.

C'est là que la gestion et le suivi des différentes tâches entrent en jeu. Abordons d'abord une vérité qui met mal à l'aise : Personne n'aime avoir des managers qui regardent par-dessus leur épaule pendant qu'ils travaillent. De même, les managers ne veulent pas être perçus comme maniant le fouet numérique et se perdre dans la microgestion.

La première chose que vous avez pensé en lisant le titre "Gestion et suivi du temps" a pu être quelque chose comme "Nous ne sommes pas ce genre de magasin". Je fais confiance à mon équipe." Mais le fait est que les logiciels de gestion du temps profitent aussi bien aux développeurs et aux concepteurs qu'à la direction.

L'avenir est freelance et autodéterminé

Nous vivons dans une nouvelle ère où le travail en freelance est en hausse alors que les emplois permanents sont en baisse. Surtout dans l'environnement des agences WordPress. Et même là où le travail garanti par contrat prévaut heureusement encore, les employés veulent plus de liberté. Par exemple, sous la forme de travail à distance ou d'horaires de travail qui méritent réellement l'attribut "flexible". Tu peux lire à ce sujet notre article sur les avantages et les inconvénients pour les salariés et les entreprises.

Trouver et conserver des employés

Avec la pénurie actuelle de spécialistes qui connaissent en profondeur WordPress ou le marketing en ligne, ton agence doit offrir beaucoup. Nous te montrons comment Raidboxes reste un employeur attractif. Par exemple grâce au modèle de l'holocratie, à notre culture d'entreprise ou à la promotion ciblée de l'esprit d'équipe.

Voici quelques exemples concrets de la manière dont la gestion et le suivi du temps profitent à tous, quels que soient la manière et le lieu de travail.

1. payer à vos employés ce qui leur est dû

La plupart des employés du secteur de la création ne veulent pas d'un emploi de bureau classique où ils attendent avec impatience la fin de la journée. Ils veulent des horaires de travail plus courts et plus flexibles. Dans un emploi où vous pouvez régulièrement relever de nouveaux défis, et qui s'accompagne d'un salaire horaire plus élevé en retour.

En tant que freelance, en revanche, il est souvent difficile de s'assurer que la rémunération est correcte. De nombreux créatifs se sous-estiment et ont peur de demander un salaire horaire raisonnable. Après tout, d'autres pourraient le faire "pour moins cher". On néglige souvent le fait qu'il est difficile d'y survivre. Il en va de même pour le fait qu'il est possible de trouver des projets qui paient bien - si la qualité est bonne en même temps, voir une gestion de projet cohérente.

Grâce aux outils de gestion du temps, les freelances n'ont plus à se demander s'ils obtiennent ce à quoi ils ont droit. Et les chefs de projet n'ont pas à s'inquiéter de savoir si les heures figurant sur la facture ont effectivement été effectuées. Chacun peut consulter le calendrier dans l'application et voir ce qui est dû pour une certaine tâche ou pour une certaine période de paiement.

2. Facturation pratique

Et pas seulement ça. Grâce à des chiffres détaillés, vous pouvez également garantir à vos clients qu'ils paient exactement ce qui a été fait - ni plus ni moins. Qui ne connaît pas la situation désagréable de devoir expliquer que cela a vraiment pris tant de temps pour faire telle ou telle tâche. C'est comme dire "Non, nous n'allons pas ajouter à la facture".

Au lieu d'avoir ce genre de conversation gênante, la plupart d'entre nous préféreraient probablement arrondir le nombre d'heures. Mais si une tâche particulière prend 20 minutes de plus que prévu et que votre équipe effectue cette tâche 10 fois par semaine, cela représente 170 heures facturables que vous abandonnez chaque année.

Avec les outils de gestion du temps, il y a beaucoup moins de contestation. Vous pouvez vous référer au rapport et montrer à votre client le temps exact qu'il a fallu pour chaque partie. Et vous ne vous fiez pas à leur estimation ou approximation. Ceci est particulièrement utile si vous avez plusieurs freelances externes qui travaillent pour vous.

3. tous les travaux sont comptabilisés

En parlant d'une équipe agile qui est constamment en mouvement, posons une petite question : Qui parmi vous n'a pas fait des choses liées au travail dans le train, à la salle de sport ou pendant le petit-déjeuner ? Peut-être même sur votre smartphone ?

Les freelances et de nombreux employés du secteur de la création ont l'habitude d'utiliser des applications sur leurs téléphones mobiles, leurs tablettes et leurs ordinateurs. En outre, le suivi du temps permet de suivre le travail qui, autrement, tend à passer inaperçu : Lire et répondre aux courriels, répondre à la question d'un client via Slack ou un appel vidéo, maintenir le logiciel de gestion de projet, et ainsi de suite.

Avec un logiciel de suivi du temps, vous et vos employés êtes payés pour toutes les minutes supplémentaires qu'ils travaillent ici et là. Ce sont des minutes qui s'additionnent aux heures plus vite que vous ne le pensez.

4. garder un œil sur le budget

Lorsque nous entamons la phase de production d'un nouveau projet, la plupart d'entre nous ont probablement tendance à faire appel à un certain nombre de freelances dans leur exubérance. Ou des personnes d'autres équipes. Pour lancer le projet et le terminer dans les temps.

Toutefois, cette approche peut rapidement devenir incontrôlable. Essayer d'équilibrer les heures des "externes" avec celles de votre personnel interne peut être un cauchemar : Ensuite, vos coûts deviennent rapidement incontrôlables. Et vous finissez par exploser le budget que vos clients ont fixé.

Avec une bonne gestion du temps, vous avez tous les chiffres sous les yeux, idéalement sur un tableau de bord facile à lire. Ainsi, vous pourrez lever le pied si les heures facturables deviennent incontrôlables. Ou, à l'inverse, vous pouvez mettre quelques personnes supplémentaires sur le projet.

5. soumettre des offres plus précises

Connaissez-vous la situation où votre équipe dépasse constamment les estimations pour les tâches, les jalons ou même les projets entiers ? Les outils de gestion du temps peuvent vous aider. À mesure que vous vous habituerez à les utiliser dans vos projets en cours, vous commencerez à développer un ensemble de délais plus précis. En d'autres termes, un ensemble permettant de réaliser certaines tâches et phases de projet typiques.

Ces données vous permettent de donner de meilleures estimations, ce que tous les clients attendent de vous. Et vous ne devez pas demander à votre équipe de faire des nuits blanches parce que vous avez été trop optimiste dans vos estimations de temps. Que diriez-vous de ne jamais avoir à dire : "Encore un seul projet, s'il vous plaît" ? Ça ira mieux après ça."

Outils de gestion du temps

Loin d'être Big Brother, les outils de gestion du temps peuvent vous aider à vous concentrer sur votre travail. Encouragez votre équipe à en parler à tout moment si elle se sent toujours surveillée. Car le suivi ne vous servira à rien si le cadre n'est pas accepté. Il suffit parfois d'adapter le règlement des pauses ou d'inclure ou d'exclure certaines activités dans le suivi pour que vos collègues se sentent plus à l'aise.

Vous cherchez un soutien pour votre gestion du temps ou votre suivi du temps ? Vous pouvez alors jeter un coup d'œil, entre autres, aux applications et applications suivantes :

  • clockodo
  • clockin
  • askDANTE
  • todoist

Il existe également de nombreux outils gratuits, une simple recherche dans les moteurs de recherche pour "enregistrer le temps de travail" ou "application d'enregistrement du temps" vous aidera.

Conclusion : Gestion de projet pour WordPress

Dans cette série d'articles, nous vous avons présenté les concepts et systèmes les plus importants de la gestion moderne des flux de travail et des projets. Dans chacune de ces étapes, il est important d'observer si et comment vous pouvez prendre en compte les besoins de vos clients. Et ce, à chaque phase du projet, du briefing à l'acceptation finale.

Une fois que vous avez mis en place un système de gestion de projet judicieux, vous vous demandez comment le travail a pu fonctionner auparavant. En tant qu'agence ou freelance recherché, vous aurez toujours des phases de stress. Mais avec les outils et stratégies mentionnés ci-dessus, vous pourrez mieux les traverser et ils seront moins nombreux. Autre effet secondaire agréable : grâce à la planification, vous n'accepterez plus certaines missions car vous vous rendrez immédiatement compte qu'elles n'en valent pas la peine. Ou bien vous ne les accepterez que si le commanditaire ajuste les conditions et/ou le budget.

Notre conseil : essayez différents outils de gestion de projet et différentes méthodes de travail. Discutez avec d'autres agences et indépendants pour savoir s'ils ont eu de bonnes expériences. Parce que ce qu'une personne aime ne convient pas à une autre et vice versa. Nous avons remarqué que notre gestion de projet est beaucoup plus fluide depuis que nous avons changé d'outil.

Vos questions sur les outils de gestion de projet pour les agences

Quelles questions as-tu sur la gestion de projet WordPress ? Nous nous réjouissons de ton commentaire. Tu t'intéresses aux thèmes actuels autour de WordPress et WooCommerce? Alors suis Raidboxes sur Twitter, Facebook, LinkedIn ou via notre newsletter.

As-tu aimé cet article ?

Tes évaluations nous permettent d'améliorer encore plus notre contenu.

Laisse un commentaire

Ton adresse e-mail ne sera pas publiée.