Mit den richtigen Projektmanagement Tools kannst du deine Kommunikation im Team verbessern, eine Projektdokumentation erstellen, Doppelarbeit vermeiden, deinen Zeitplan überwachen und vor allem viel Zeit sparen. Wir stellen dir die wichtigsten Werkzeuge vor.

Tools für dein Projektmanagement minimieren redundante, manuelle Aufgaben. Mit ihnen verlierst du dich nicht in endlosen Konversationen per E-Mail, von denen dann die Hälfte unerledigt bleibt. Aber bei der großen Auswahl an Projektmanagement Tools solltest du genau abwägen, welches das beste für deine Bedürfnisse ist.

Asana

Asana ist als Projektmanagement Tool sehr gefragt, es verfügt über eine ganze Liste an nützlichen Funktionen. Auch wir bei Raidboxes arbeiten mittlerweile mit Asana (zuvor mit Zoho). Es ist einfach zu erlernen und zu benutzen. Die Oberfläche konzentriert sich auf die wesentlichen Punkte, vor allem deine Meilensteine und zentrale Eigenschaften deiner Projekte hast du damit jederzeit im Blick.

Die Anwendung ermöglicht es dir, langfristige Ziele in einer Zeitleiste zu organisieren oder zu einer Listenansicht für Teammitglieder zu wechseln, welche die individuellen Aufgaben jedes Einzelnen anzeigt. Es gibt auch eine Board Ansicht, damit du die Gesamtansicht aller Projekte einsehen kannst. Ideal also für Agenturen mit mittleren bis größeren Teams und parallel laufenden Kundenaufträgen.

Asana zeigt dir nicht nur genau an, an welchen Aufgaben jedes Teammitglied arbeitet, sondern ermöglicht dir auch eine grafische Darstellung der Arbeitsauslastung jedes Einzelnen. Außerdem kannst du jeder Aufgabe einen Arbeitsaufwand zuweisen, um zu priorisieren, was du schnell brauchst und was warten kann.

Asana verfügt nicht über eine native Rechnungsstellung oder granulare Berichte. Aber es hat die Möglichkeit, Apps von Drittanbietern zu integrieren, um diese Funktionen hinzuzufügen. Das Tool gibt es in folgenden Varianten:

• Basic: Du kannst Aufgaben über die Listen-, Board- und Kalenderansicht eingeben, Teammitglieder und Fälligkeitsdaten zuweisen. Inklusive der Nutzung mobiler Apps und Chrome Erweiterung für bis zu 15 Teammitglieder.
• Premium: Diese Variante bietet dir benutzerdefinierte Felder, eine Zeitleisten Ansicht, erweiterte Suche und Berichte sowie das Hinzuziehen von Gästen. Ebenso die Möglichkeit, Regeln zu erstellen, Formulare und Meilensteine hinzuzufügen, eine Verwaltungskonsole und Bereiche für private Projekte und Teams.
• Business: Bringt Workload Tracking, Portfolios, benutzerdefinierte Regeln, erweiterte Genehmigungen und die Möglichkeit, zusätzliche Software zu integrieren.
• Enterprise: Kommt laut Anbieter unter anderem mit individuellem Branding, Erweitertem Support & Backups, Datenexport und -löschung sowie einer garantierten Betriebszeit.

Da sich die einzelnen Pläne immer wieder einmal ändern, überprüfe bitte den jeweils gültigen Leistungsumfang. Einige der hier beschriebenen Projektmanagement Tools kannst du zudem eine Zeit lang kostenfrei ausprobieren. Das solltest du auf jeden Fall nutzen, denn nicht alle Teams kommen mit jeder Software gleich gut zurecht.

Trello

Wenn du eine Projektmanagement Software suchst, die benutzerfreundlich ist und im Vergleich die einfachste Lernkurve hat, dann solltest du Trello ausprobieren. Das kartenbasierte User Interface von Trello ist jenen meist sofort vertraut, die es gewohnt sind, ihren Arbeitsbereich mit Haftnotizen zu „organisieren“. Der signifikanteste Unterschied zwischen Trellos Kanban-Kartensystem und deinem wahrscheinlich nicht sehr übersichtlichen Arbeitsplatz ist, dass die App alles für dich organisiert hält. Und dass nichts verloren gehen kann.

Außerdem kannst du Anhänge hinzufügen und fast unbegrenzten Platz für Kommentare innerhalb jeder Karte nutzen. Die Ansicht von Trello ist vertikal angeordnet, um Projekte, Listen von Aufgaben innerhalb eines Projekts, Unteraufgaben etc. zu visualisieren. Das macht es dir einfacher, dich zu orientieren.

Der Zugang zu Trello – und zu allen weiteren Tools, die ähnlich strukturiert sind – ist durch dieses Vorgehen besonders intuitiv. Die linke Spalte steht für die zu vergebende Arbeit, dann ziehst du die einzelnen Aufgabenkarten in die nächste Spalte nach rechts, um die laufenden Aufgaben zu verteilen und zu starten, dann ziehst du sie eine weitere Spalte weiter, wenn sie überprüft oder abgeschlossen werden usw. Asana funktioniert übrigens recht ähnlich.

Die Einfachheit von Trello ist auch sein größtes Manko. Denn die Kanban Projektplanung ist die zentrale Funktion. Ohne die Möglichkeiten, zu anderen Frameworks zu wechseln, wie einer erweiterten Kalenderansicht oder einem umfangreichen Gantt-Diagramm. Die simple Bedienung und der günstige Preis machen Trello dennoch zu einem hilfreichen Werkzeug für viele Unternehmen.

Microsoft Project und Microsoft Teams

Microsoft Project ist eine der umfassendsten Projektmanagement Plattformen, die es gibt. Mit MS Project haben Projektmanager:innen von kleinen bis großen Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, um ihre Arbeit zu planen und die Aufgaben unter ihren Teams zu verteilen. Dazu gehören unterschiedliche visuelle Darstellungsformen deiner Projekte.

Das Tool erlaubt es seinen Nutzer:innen zum Beispiel, ihre Projekte durch anpassbare Gantt-Diagramme zu präsentieren. Manche bevorzugen diese Visualisierung für die Zuweisung von Ressourcen und die Planung von Arbeitsabläufen im Zeitverlauf.

Project geht weit über Software vieler Mitbewerber hinaus, was zusätzliche Funktionen zur Projektplanung angeht. Das Toolkit zur Budgetierung ermöglicht es dir zum Beispiel, den „Earned Value“ zu berechnen, der dir die geschätzten Kosten und Erträge eines bestimmten Projekts anzeigt. Für einige ist das unnützer Overload, für andere Pflicht. Das hängt ganz von der durchschnittlichen Größe deiner Projekte ab. Aber auch davon, welchen Grad an Professionalität deine Kund:innen von dir erwarten.

Als Sidekick zu Project ist Microsoft Teams eine gern genutzte Messaging App. Sie bietet sich vor allem dann an, wenn deine Arbeitslandschaft ohnehin auf Microsoft Produkte ausgerichtet ist. Denn diese lassen sich mittlerweile recht einfach miteinander verknüpfen.

Slack

Wie sein Videokonferenz-Cousin Zoom hat Slack durch die Covid-19 Pandemie enorm an Popularität zugelegt. Plötzlich suchten alle möglichen Office Teams nach Wegen, um sich abzustimmen und zu kommunizieren, ohne sich persönlich zu treffen. Und genau dafür ist Slack perfekt.

Egal, ob du ein Team von zwei Personen hast oder eine große Agentur leitest: Slack verbessert deine Kommunikation mit mehreren Unterhaltungen in separaten Kanälen, die private Kommunikation mit Direktnachrichten sowie das Teilen von Dateien. Slack gibt es in einer Desktop- und einer mobilen Version.

Das einfach zu navigierende Layout zeigt auf der linken Seite alle deine Konversations Threads, alle Kanäle bzw. Gruppen Unterhaltungen, auf die du Zugriff hast, und alle Nutzer:innen, die dir direkt eine Nachricht geschickt haben. Slack verfügt über Sprach- und Videochats, die aber nicht immer besonders robust laufen. Wir bei Raidboxes nutzen Slack sehr gerne, sind aber für Videoanrufe auf Google Meet ausgewichen. 

Slack bietet eine im Umfang eingeschränkte kostenlose Version an, um das Tool zunächst einmal auszuprobieren. Wer Slack gewohnt ist, will es meist nicht mehr missen. Aber Einsteiger:innen brauchen schon etwas Zeit, bis sich ihnen der große Nutzen des Tools erschließt.

Zapier

Zapier ist vielleicht das kurioseste und innovativste aller Kollaborationstools, weil es eigentlich gar kein solches ist. Stattdessen verbindet es zwei oder mehr andere Apps über „Zaps“ und ermöglicht es diesen, sich miteinander auszutauschen. Dadurch lassen sich viele Arbeitsschritte automatisieren, die du bislang im Team oder in der Schnittstelle mit deinen Kund:innen manuell ausgeführt hast.

Wenn du zum Beispiel eine E-Mail mit einem Anhang erhältst, könntest du einen Ein-Schritt-Zap einrichten, um den Anhang automatisch in Dropbox zu kopieren und dich über Slack zu benachrichtigen. Du hast die Möglichkeit, Zaps basierend auf jedem beliebigen Auslöser zu erstellen.

Ein anderes Beispiel wäre, dass du Zapier so einrichtest, dass es automatisch ein Ereignis in die Kalender Apps deiner Teammitglieder schreibt, wenn eine Trello Karte mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen wird. Nie mehr „Oh! War das heute fällig? Hab ich vergessen…“. Das sind nur zwei Ideen von schier unendlichen Möglichkeiten. Auch wenn du bereits ein Projektmanagement Tool einsetzt, dem bestimmte Workflows fehlen, lohnt sich ein Blick auf Zapier. Vielleicht kannst du deine bestehende Software Landschaft damit erweitern, sodass deine verschiedenen Werkzeuge und Prozesse miteinander “sprechen”.

Zeitmanagement und Tracking

Es gibt auch über die Projektmanagement Suiten hinaus wertvolle Tools, die dir dabei helfen, den Überblick über alles und jeden zu behalten. Manchmal sind sie in den größeren Anwendungen enthalten, manchmal als separate App. Als Projektmanager:in einer WordPress Agentur steckst du bis zum Hals in jedem Aspekt der Arbeit deines Teams.

Aber selbst als Freelancer:in musst das große Ganze im Blick haben und vielleicht externe Kräfte sowie Ressourcen koordinieren. Am Ende des Tages geht es beim Projektmanagement vor allem darum, Aufgabenpakete anderer im Blick zu haben. Auf einer gewissen Ebene ist es deine Aufgabe, jene zu managen, die diese Aufgaben erledigen.

Das Zeitmanagement, die Zeiterfassung und das Monitoring sind integraler Bestandteil deiner Gesamtstrategie. Deswegen solltest du auch hier die passenden Werkzeuge kennen.

Was leistet Software für dein Zeitmanagement?

Eine der zentralen Aufgabenpakete beim Arbeiten in verteilten Teams ist: Wie kannst du die tatsächlichen Arbeitsstunden für ein Projekt erfassen, wenn von verschiedenen Orten gearbeitet wird? Oder wenn du andere Selbstständige bzw. Agenturen mit einbeziehst, die ebenfalls bezahlt werden wollen?

Wir bewegen uns nicht mehr in einer Welt, in der du die Stempeluhr hervorholen kannst. Stattdessen wirst du wahrscheinlich Auftragnehmer:innen haben, die alle möglichen unterschiedlichen und komplizierten Aufgaben auf der ganzen Welt erledigen, und das vielleicht sogar in verschiedenen Zeitzonen. Du bist mit jedem noch so kleinen Aspekt der Arbeit, die für die Erstellung einer WordPress Website notwendig ist, bestens vertraut? Selbst dann hast du es schwer, alles im Blick zu behalten.

Hier kommt das Management und das Tracking verschiedener Tasks ins Spiel. Lass uns zunächst eine unbequeme Wahrheit ansprechen: Niemand mag es, wenn einem die Manager:innen bei der Arbeit über die Schulter schauen. Genauso wenig wollen Führungskräfte als jene gesehen werden, die die digitale Peitsche schwingen, und sich in Micromanagement verlieren.

Das erste, was du gedacht hast, als du die Überschrift „Zeitmanagement und Tracking“ gelesen hast, war vielleicht so etwas wie: „So ein Laden sind wir nicht. Ich vertraue meinem Team.“ Tatsache ist jedoch, dass Zeitmanagement Software sowohl den Entwickler:innen und Designer:innen als auch der Führungsetage nützt.

Die Zukunft ist freiberuflich und selbstbestimmt

Wir leben in einer neuen Ära, in der freiberufliche Tätigkeiten auf dem Vormarsch sind, während Festanstellungen abnehmen. Gerade im Umfeld von WordPress Agenturen. Und selbst da, wo vertraglich abgesichertes Arbeiten zum Glück noch vorherrscht, wollen die Mitarbeiter:innen mehr Freiheit. Etwa in Form von Remote Arbeit oder mittels Arbeitszeiten, die das Attribut “flexibel” auch tatsächlich verdienen. Siehe unseren Beitrag zu den Vor- & Nachteile für Mitarbeiter:innen und Unternehmen.

Hier sind einige konkrete Möglichkeiten, wie Zeitmanagement und Time Tracking allen zugute kommen, unabhängig wie und von wo sie arbeiten.

1. Zahle deinen Leuten das, was ihnen zusteht

Die meisten Arbeitnehmer:innen im kreativen Umfeld wollen keinen klassischen Bürojob, bei dem man den Feierabend herbeisehnt. Sie wollen kürzere, flexibleren Arbeitszeiten. In einem Job, bei dem man sich regelmäßig neuen Herausforderungen stellen kann, und der dafür mit einem höheren Stundenlohn einhergeht.

Als Freiberufler:in hingegen ist es oft eine Herausforderung, sicherzustellen, dass die Bezahlung stimmt. Viele Kreative verkaufen sich unter wert und scheuen sich, vernünftige Stundenlöhne abzurufen. Denn andere könnten es ja “für weniger” machen. Dass sich damit nur schwer überleben lässt wird gerne vernachlässigt. Ebenso die Tatsache, dass sich durchaus Projekte finden lassen, die gut bezahlt werden – wenn gleichzeitig die Qualität stimmt, siehe ein stimmiges Projektmanagement.

Mit Zeitmanagement Tools gibt es für dich als Freelancer:in kein Nachdenken mehr darüber, ob du auch im Umfang das bekommst, was dir zusteht. Und Projektleiter:innen müssen sich keine Sorgen machen, ob auch tatsächlich die Stunden geleistet wurden, die in der Abrechnung stehen. Alle können auf den Timer in der App schauen und sehen, was für eine bestimmte Aufgabe oder für einen bestimmten Zahlungszeitraum anfällt.

2. Bequeme Abrechnung

Und nicht nur das. Mit detaillierten Zahlen kannst deinen Kund:innen auch versichern, dass sie genau das bezahlen, was geleistet wurde – nicht mehr und nicht weniger. Wer kennt nicht die unangenehme Situation zu erklären, dass es wirklich so lange gedauert hat, diese oder jene Aufgabe zu erledigen. Ganz nach der Art “Nein, wir werden die Rechnung nicht aufbessern”.

Anstatt diese Art von unangenehmen Gesprächen zu führen, würden die meisten von uns wahrscheinlich lieber einfach abrunden, wenn es um die Anzahl der Stunden geht. Wenn eine bestimmte Aufgabe jedoch 20 Minuten länger dauert als du veranschlagt hast, und dein Team diese Aufgabe 10 Mal pro Woche erledigt, sind das 170 abrechenbare Stunden, die du jedes Jahr verschenkst.

Mit Zeitmanagement Tools gibt es deutlich weniger Streit. Du kannst auf den Bericht verweisen und deinen Auftraggeber:innen genau zeigen, wie lange für welchen Teilbereich gebraucht wurde. Und du gehst auch nicht von seiner Schätzung oder Annäherung aus. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn mehrere externe Freelancer:innen für dich arbeiten.

3. Sämtliche Arbeiten werden abgerechnet

Wenn wir schon über ein agiles Team sprechen, das ständig unterwegs ist, dann lass uns eine kurze Frage stellen: Wer von euch hat nicht schon einmal im Zug, im Fitnessstudio  oder während des Frühstücks berufliche Dinge erledigt? Vielleicht sogar auf dem Smartphone?

Freiberufler:innen aber auch viele Angestellte der Kreativbranche sind es gewohnt, Apps auf ihren Handys, Tablets und Computern zu nutzen. Außerdem werden durch die Zeiterfassung auch jene arbeiten getrackt, die ansonsten gerne einmal untergehen: E-Mail lesen und beantworten, kurz mal eben eine Frage der Kund:innen per Slack oder Videocall beantworten, die Projektmanagement Software pflegen und so weiter und so fort.

Mit einer Zeiterfassungssoftware werden du und deine Mitarbeiter:innen für all die zusätzlichen Minuten bezahlt, die sie hier und da arbeiten. Das sind Minuten, die sich schneller zu Stunden summieren als man denkt.

4. Das Budget im Auge behalten

Wenn wir mit der Produktionsphase eines neuen Projekts beginnen, neigen die meisten von uns wahrscheinlich dazu, in unserem Überschwang eine Reihe von Freelancer:innen an Bord zu holen. Oder Leute aus anderen Teams. Um das Projekt ins Rollen zu bringen und um pünktlich fertig zu werden.

Dieser Ansatz kann jedoch schnell ausarten. Der Versuch, bei den Stunden der “Externen” und den Stunden deiner internen Mitarbeiter:innen Maß zu halten, kann ein Albtraum sein: Dann geraten deine Kosten schnell außer Kontrolle. Und am Ende sprengst du das Budget, dass deine Auftraggeber:innen vorgeben.

Mit einem geeigneten Zeitmanagement hast du alle Zahlen direkt vor Augen, idealerweise auf einem leicht zu lesenden Dashboard. So kannst du bei Bedarf den Fuß vom Gaspedal nehmen, wenn die abrechenbaren Stunden aus dem Ruder laufen. Oder du kannst umgekehrt noch ein paar zusätzliche Leute an das Projekt setzen.

5. Genauere Angebote abgeben

Kennst du die Situation, dass dein Team ständig über den Schätzungen für Aufgaben, Meilensteine oder sogar ganze Projekte liegt? Zeitmanagement Tools können helfen. Wenn du dich an deren Verwendung in deinen laufenden Projekten gewöhnst, wirst du anfangen, dir einen Satz genauerer Zeitrahmen zu erarbeiten. Also quasi ein Set für die Durchführung bestimmter typischer Aufgaben und Projektphasen.

Diese Daten ermöglichen es dir, bessere Schätzungen abzugeben, die alle Kund:innen von dir haben wollen. Außerdem musst du dein Team nicht mehr darum bitten, mehrere Nächte durchzumachen, weil du bei der Zeitschätzung zu optimistisch warst. Wie wäre es, nie mehr sagen zu müssen: “Nur noch dieses eine Projekt bitte. Danach wird es besser.”

Zeitmanagement Tools

Weit davon entfernt, Big Brother zu sein, können Zeitmanagement Tools dabei helfen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Motiviere dein Team, jederzeit darüber zu sprechen, falls es sich dennoch überwacht fühlt. Denn das Monitoring bringt dir nichts, wenn die Rahmenbedingungen nicht akzeptiert werden. Manchmal reicht es aus, Pausenregelungen anzupassen oder bestimmte Tätigkeiten in das Tracking ein- oder auszuschließen, damit sich deine Kolleg:innen wohler fühlen.

Du suchst nach Unterstützung für dein Zeitmanagement oder für die Zeiterfassung? Dann kannst du dir unter anderem folgende Anwendungen und Apps anschauen:

• clockodo
• clockin
• askDANTE
• todoist

Zudem gibt es jede Menge kostenfreie Werkzeuge, hier hilft eine einfache Recherche in den Suchmaschinen nach “Arbeitszeit erfassen” oder “Zeiterfassung App”.

Fazit: Projektmanagement für WordPress

In dieser Beitragsserie haben wir dir die wichtigsten Konzepte und Systeme im modernen Workflow- und Projektmanagement gezeigt. Bei jedem dieser Schritte ist es wichtig zu beobachten, ob und wie du damit die Bedürfnisse deiner Kund:innen berücksichtigen kannst. Und das in jeder Phase des Projekts, vom Briefing bis hin zur finalen Abnahme.

Wer einmal ein vernünftiges Projektmanagement aufgesetzt hat, fragt sich, wie die Arbeit vorher überhaupt funktionieren konnte. Als gefragte Agentur oder Freiberufler:in wirst du immer stressige Phasen haben. Mit den genannten Tools und Strategien kommst du aber besser durch diese hindurch, zudem werden sie weniger. Ein weiterer schöner Nebeneffekt: Durch die Planung wirst du bestimmte Aufträge gar nicht mehr annehmen, weil du sofort erkennst, dass sich diese nicht lohnen. Oder du nimmst sie nur dann an, wenn die auftraggebende Seite die Bedingungen und/oder das Budget anpasst.

Unser Rat: Probiere verschiedene Projektmanagement Tools und Arbeitsweisen aus. Sprich mit anderen Agenturen und Freelancern darüber, womit sie gute Erfahrungen gesammelt haben. Denn was der eine mag, taugt für den anderen nicht und umgekehrt. Wir selbst stellen fest, dass unser Projektmanagement deutlich flüssiger läuft, seit wir unser Tool gewechselt haben.