Gestion de projet pour les agences : un flux de travail adapté et plus d'efficacité

Pour vous, travailler avec des projets de clients multiples signifie être adaptable et communicatif à tout moment. Comment les flux de travail vous aident-ils à garder une vue d'ensemble ? Et comment votre gestion de projet peut-elle devenir plus flexible ? Nos meilleurs conseils pour les agences et les freelances.

Sur le marché mondial moderne, un service client qui vit réellement les attributs "flexible" et "communicatif" est une priorité absolue. Obtenir de nouveaux clients et les garder est un défi. Surtout si l'on considère le nombre d'agences qui créent des sites web avec WordPress et WooCommerce chaque jour.

Il est encore plus difficile de s'assurer que ces clients sont satisfaits des projets menés à bien. Pourtant, cette satisfaction augmente directement votre chiffre d'affaires, comme l'ont montré de nombreuses études. Le lien peut ne pas être aussi clair que dans le cas d'un commerce de détail ou d'une boutique en ligne. Pourtant, les agences et les indépendants qui accordent une importance particulière à l'achèvement sans faille d'un projet ne cessent de répéter que cela augmente leurs revenus à moyen et long terme. Par exemple, à partir de références, du marketing d'affiliation, mais aussi de la vente incitative et croisée.

Pour certaines personnes travaillant dans le domaine de la création, le fait de se concentrer principalement sur les besoins du client - plutôt que sur le développement ou la conception - peut constituer un changement. Vous vous reconnaissez là-dedans ? Peut-être demandez-vous régulièrement à vos clients proches de vous faire part de leurs commentaires détaillés et honnêtes afin de vous centrer progressivement sur eux. Cette question peut également être posée de manière structurée, par exemple sous la forme de petites enquêtes.

L'importance des flux de travail

Les agences et les développeurs du site WordPress ont un point commun avec les autres secteurs d'activité : au bout du compte, ce sont vos clients qui paient votre salaire. Il est particulièrement efficace d'améliorer vos processus de travail pour intégrer davantage les besoins des clients. La communication constructive joue un rôle essentiel à cet égard. Il n'y a rien de pire que de signer un contrat avec un entrepreneur enthousiaste et exubérant pour se retrouver ensuite dans un silence radio.

Bien sûr, vous contactez vos clients. Mais, la main sur le cœur, le faites-vous avec le même soin et la même intensité que vous le faites pour l'acquisition elle-même ? Si c'est le cas, alors vous faites beaucoup de choses bien. Car alors, vous écouterez aussi plus attentivement la planification du projet et ferez des promesses réalistes ( !). Réaliste en termes de ce qui est techniquement possible avec le budget disponible, mais aussi en termes de durée du projet.

La première étape pour rendre vos clients heureux est donc simple : écoutez-les attentivement - c'est leur projet, après tout. Organisez des réunions régulières en ligne ou en personne dans le cadre de votre plan global. Assurez-vous de répondre à toutes les questions. Restez en contact et votre homologue sera heureux. Cela est particulièrement vrai lorsque des difficultés et des retards surviennent. Vos clients peuvent généralement gérer ces mauvaises nouvelles mieux que vous ne le pensez. Mais seulement si vous les expliquez en détail et de manière cohérente. Et si en même temps vous montrez comment le problème peut être résolu.

Un autre point important est votre capacité d'adaptation aux différents besoins et goûts des différents clients. Bien entendu, lorsque vous choisissez des projets, vous devez vous assurer qu'ils correspondent à vos valeurs. Et vous n'êtes pas obligé d'accepter un emploi avec lequel il est extrêmement difficile de communiquer dès le départ. Mais vous devez avoir un certain degré de flexibilité si vous voulez survivre sur le marché à long terme. Après tout, cette flexibilité est également requise dans toute planification de projet. Surtout si vous ne travaillez pas en solitaire, mais au sein d'une équipe.

Poser des questions gênantes

Jusqu'à présent, nous n'avons parlé que de la communication qui vient facilement. Mais lorsqu'il s'agit de travailler sur un projet, vous posez également à vos clients des questions qui sont inconfortables pour les deux parties.

Car pour gérer ou faire avancer un projet, il faut en savoir le plus possible sur les processus, l'organisation, les politiques de l'entreprise, les budgets, les valeurs, les relations de pouvoir et les acteurs du côté du client. Il est logique de poser certaines de ces questions sensibles dès le début. Ensuite, les fronts sont nettoyés et vous pouvez commencer plus librement. Voici quelques exemples de questions pour votre briefing :

• Quelle est la portée exacte du projet ? Des ajustements et des changements mineurs sont bien sûr inévitables dans un projet aussi vaste que la création d'un site web WordPress entièrement nouveau - ou la révision d'un site existant. Toutefois, si les clients ajoutent de nouveaux éléments en cours de projet qui augmentent sensiblement votre charge de travail, vous devez pouvoir vous référer à l'accord initial. En cas de doute, cela signifie dire un "non" gentil mais clair. Ou au moins renégocier le prix.
• Quelles sont les échéances du projet ? Ce point peut sembler évident, mais il est absolument important que vous fassiez confirmer par écrit toutes les échéances et tous les délais. Surtout celles qui dépendent des performances du client. Si certains membres de l'équipe de votre client ne sont pas à la hauteur, vous ne devriez pas en subir les conséquences.
• Quelles sont les dépendances ? Une autre question à laquelle vous devriez obtenir une réponse : Existe-t-il des facteurs externes qui influencent les étapes individuelles ou la durée du développement du projet ? Par exemple, des conférences importantes à venir, des décisions au niveau du conseil d'administration, le lancement d'une campagne publicitaire centrale, etc.
• Qui se charge de la validation finale ? Qui est le "propriétaire:in" du projet ? Comment est réglée la responsabilité en cas de dommage ? Il est également important de savoir exactement qui est responsable de quel domaine de contenu du côté du client. Le travail en équipe est génial. Mais travailler avec une équipe dans laquelle chacun pense être le personnage clé central est un cauchemar.
• Y a-t-il des parties prenantes inconnues ? Ceux qui ne sont pas présents au briefing, mais que tu dois connaître ? Nous parlons ici de la redoutable direction absente qui arrive à la dernière minute avec une série de "propositions" auxquelles personne de son côté n'est en mesure de dire "non". Si tu as déjà connu de telles situations, tu te prépareras encore mieux à l'avenir et avec encore plus de questions.

Voici quelques conseils supplémentaires pour rendre votre briefing aussi détaillé que possible. Parce que la qualité de votre plan de projet final dépend d'elle à part entière :

• Avant-projet : la première étape de la présentation d'une proposition de conception consiste à poser un maximum de questions et à recueillir le plus d'informations possible. Une fois que vous avez une idée solide du type d'entreprise et du type de site Web requis, vous élaborez un projet ou une proposition de conception. Veillez à ce que les points suivants soient également inclus.
• Proposez un plan du site : Il est important de créer un projet de plan de site basé sur les besoins de vos clients avant de commencer. Assurez-vous de bien comprendre toutes les hiérarchies de pages que vous souhaitez et placez-les là où elles doivent logiquement se trouver. Pour les sites existants, Yoast et Google proposent tous deux des outils qui vous permettent de créer un sitemap XML. Cela peut être utilisé comme point de départ pour la future structure.
• Vérifiez la stratégie de référencement du côté du client : travaillez avec votre client sur une stratégie de mots-clés. Recherchez le volume respectif des mots-clés ainsi que leur degré de difficulté. Consultez notre guide sur le référencement par mots-clés et l'audit de référencement. Créez un tableau correspondant répertoriant ces termes. Ensuite, examinez le contenu existant de votre client du point de vue du référencement et notez les points à rattraper. Vous ne connaissez rien au référencement ? Alors soyez honnête et faites appel à d'autres experts ou indépendants.
• Tester le contenu existant et développer un nouveau contenu : Passer en revue tout le contenu Web existant et créer un plan pour développer un nouveau contenu qui correspond aux publics cibles et aux objectifs du site Web. Consultez notre tutoriel sur le marketing de contenu destiné aux agences.
• Créez une maquette de site Web : il s'agit d'un croquis de ce à quoi pourrait ressembler le site Web proposé en termes d'interface utilisateur, de couleurs, de conception, etc. Mais il s'agit d'un modèle plutôt statique. La création d'une telle maquette est un excellent moyen de convaincre le client de vos propositions. Parce que cela permet d'avoir une idée tangible de l'aspect et du fonctionnement du produit final. En même temps, l'effort de création d'une maquette de site web est gérable. Du moins si vous avez dans votre équipe quelqu'un qui a un don pour le design et la créativité.
• Ne pas oublier le test : En utilisant la feuille de route développée ci-dessus, tu peux insérer les pages dont tu as besoin dans une première copie de WordPress installée sur un hôte local ou un serveur de test. Voir aussi le staging particulièrement pratique de Raidboxes.

Si tout se passe comme vous l'avez imaginé, il est temps d'organiser une réunion avec le client. Vous pouvez y discuter des projets à l'avance, avant que la mise en œuvre proprement dite ne commence.

Augmenter l'efficacité

Les équipes de projet travaillent de plus en plus souvent de manière distribuée. Il est donc essentiel pour vous d'utiliser des outils de collaboration en ligne. À notre époque, vous pouvez facilement partager des informations avec des personnes sur tous les continents du monde sans avoir à quitter votre domicile. Ça vaut beaucoup. Cependant, la rapidité croissante avec laquelle nous communiquons entre nous sur les projets crée également des attentes et de nouvelles pressions.

Car ici, il faut être capable de suivre le rythme des autres agences, par exemple lorsqu'elles achètent des capacités de développement à bas prix à l'étranger. Nous ne disons pas que vous devez faire de même - après tout, vos clients apprécient que votre équipe soit basée localement et connaisse les entreprises locales. Mais même à l'intérieur de votre propre pays ou continent, vous travaillerez de plus en plus avec des équipes externes et des indépendants. Sans parler des opportunités que vous ouvrez lorsque vous entreprenez vos premiers projets internationaux.

Le bon vieux courriel et même l'appel (vidéo) restent bien sûr des outils de communication utiles. Mais imaginez que vos équipes deviennent plus grandes et plus dispersées. Vous aurez alors besoin d'une aide supplémentaire pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Et de ne pas perdre la vue d'ensemble vous-même.

Communication, collaboration et productivité

Cela peut difficilement être une surprise : La plupart du temps que nous passons au travail consiste en des activités inefficaces. Selon une étude de McKinsey sur l'efficacité au travail, nous consacrons plus de 60 % de la journée de travail aux trois tâches suivantes :

• Répondre aux e-mails
• Recherche et collecte d'informations
• Communication et coopération internes

Selon l'étude, la productivité des employés pourrait être augmentée de 20 à 25 % simplement en optimisant la communication et la collaboration. Et avec l'aide d'outils en ligne facilement accessibles. Nous y reviendrons dans un instant.

Ce n'est pas du tout le cas que les entreprises et les agences ne disposent pas des bons outils ou de la bonne technologie. Mais les possibilités de ces outils sont-elles aussi exploitées de manière ciblée ? Dans la plupart des cas, ce n'est pas le cas, du moins selon les résultats de l'étude.

Que font les outils pour la collaboration en ligne ?

Les outils de collaboration en ligne sont des applications qui aident à coordonner les flux de travail entre les employés individuels et les équipes. Et ils le font à travers différents fuseaux horaires, médias et distances. Ces applications vous permettent de créer un flux de travail mieux coordonné en fournissant une plateforme unifiée pour la collaboration et la communication. Sur cette plateforme, toutes les informations et les tâches liées à un projet spécifique sont regroupées en un seul endroit. En fonction de l'outil, cela comprend, par exemple :

• Toutes les communications, qu'il s'agisse de la messagerie, des discussions de groupe ou même des vidéos et des comptes rendus de réunions.
• Partage de fichiers
• L'échange et l'archivage de documents
• Accès aux données de fond et aux WIKI
• Attribution et documentation des étapes de travail
• Suivi en temps réel des tâches et de l'état des projets
• Collaboration au projet en temps réel

Fondamentalement, les outils de collaboration en ligne sont un moyen de rassembler toutes les données d'un projet particulier sous un même toit. Ainsi, tous vos courriels, chats, réunions, recherches, données et résultats de travail. Pratique, n'est-ce pas ? 

Amélioration de l'efficacité et du flux de travail

Les principaux avantages de l'utilisation de ces outils sont un échange d'informations plus clair entre les membres de l'équipe et une réduction des erreurs. S'il vous est déjà arrivé d'envoyer une version périmée de l'état d'un projet à vos clients ou d'oublier de communiquer à un membre de votre équipe une information importante reçue par téléphone, vous comprenez la valeur des outils de collaboration en ligne. En effet, ces applications bouleversent la façon dont les projets sont gérés avec des contacts multiples.

Commençons par une bonne vieille connaissance des outils en ligne que nous connaissons probablement tous et qui est encore très utile aujourd'hui : Google Docs. L'application permet aux équipes distribuées d'accéder, de modifier et de mettre à jour des documents de manière collaborative et en temps réel dans le monde entier. La plupart d'entre nous utilisent Google Docs, et peut-être Microsoft OneDrive. Et la plupart d'entre nous doivent probablement faire face à des fils de courrier électronique non coordonnés et se chevauchant qui résultent de leur utilisation.

D'autres outils de collaboration en ligne vous permettent de combiner plusieurs de ces fonctions sous un même toit. Et ce, avec un flux de travail aussi léger que possible, sans avoir à accéder à différentes applications ou même à des médias.

Des fonctions qui comptent

Néanmoins, en tant qu'agence WordPress ou freelance:in, vous ne devez pas vous laisser décourager par l'abondance des outils en ligne disponibles. Lorsqu'il s'agit de choisir le bon outil pour vous et votre équipe, il faut faire preuve de patience et procéder par essais et erreurs. Vous pouvez vous poser les questions suivantes :

L'outil répond-il à mes besoins ?

Tous ceux d'entre nous qui travaillent dans la sphère numérique sont peut-être particulièrement sensibles à la première impression de fantaisie que donnent généralement les nouveaux logiciels. Sans nous demander si nous avons vraiment besoin de toutes les cloches et de tous les sifflets. Si un programme ne vous aide pas vraiment à faire ce dont vous attendez un soulagement, alors il vous gêne. Cette formule peut sembler évidente, mais elle est rarement prise en compte au moment de faire un choix. Posez-vous donc d'abord la question banale suivante : quel problème voulez-vous que l'outil résolve ?

Si Slack et Google Docs fonctionnent bien pour votre petite équipe qui n'a besoin de maîtriser qu'un ou deux projets à la fois, alors tenez-vous en à ces outils. Mais lorsque les choses deviennent plus complexes, vous devez chercher des alternatives. Trello, par exemple, vous permet de coordonner une grande équipe travaillant sur des dizaines de tâches différentes. D'autres ne jurent que par des outils similaires tels qu'Asana. Nous allons examiner de plus près ces outils et d'autres dans un instant.

Est-ce que c'est facile à utiliser ?

Si vous faites participer à votre projet des personnes issues de différentes équipes et possédant des compétences et des antécédents différents, il est important de penser à la courbe d'apprentissage lorsque vous choisissez un outil de collaboration en ligne. Devez-vous créer votre propre projet à long terme juste pour apprendre à vos collaborateurs à utiliser un outil censé leur faire gagner du temps ? Est-il assez facile à utiliser ? Y a-t-il un membre de l'équipe qui connaît bien l'application et qui peut aider les nouveaux arrivants à se mettre à niveau ? Les réponses à ces questions détermineront, entre autres, si votre équipe acceptera ou non le nouveau logiciel.

Que signifie ce changement ?

Si vous n'utilisez pas les outils de manière intensive et que vous vous retrouvez avec des fichiers stockés localement, l'investissement n'en vaut pas la peine. Vous devez donc être prêt à modifier réellement vos processus au sein de l'équipe. Cela est inhabituel au début et peut même représenter plus de travail au début. Mais au final, vous ne pouvez pas imaginer revenir à l'ancienne façon de travailler. Néanmoins, assurez-vous que la volonté de changement est bien présente, non seulement chez vous mais aussi dans votre équipe.

Comment les outils améliorent l'efficacité et votre flux de travail

Il existe de nombreux domaines dans lesquels les applications de collaboration en ligne peuvent rationaliser vos processus :

• Statut uniforme des documents : L'avantage le plus évident des outils de collaboration en ligne est probablement le fait que tout le monde travaille sur la même copie d'un document ou d'une tâche particulière. Vous ne devez plus vous soucier de savoir quelle version vous devez adapter ou soumettre. Ou celui qui est maintenant le plus à jour. Les modifications - et leur auteur - peuvent également être facilement suivies.
• Partager et échanger des fichiers : Lorsque vous travaillez ensemble sur un projet, il peut être fastidieux et long de partager des données et des documents de référence. Avec un outil approprié, vous disposez d'un référentiel pour toutes les données pertinentes auquel tous les participants peuvent accéder selon les besoins.
• Transparence : grâce à ces applications, chaque membre de l'équipe peut facilement voir où en sont les autres dans leur partie du projet. Les échéances et les dépendances peuvent être clairement définies. Il y a moins de questions sur ce qui doit se passer avant de pouvoir passer à l'étape suivante.
• Suivi et état d'avancement du projet : toutes les tâches nécessaires à l'achèvement du projet - ou d'une étape importante de celui-ci - sont énumérées. Il indique également qui en est responsable. Ainsi, vous pouvez toujours voir exactement où en est le projet et où vous devez intervenir.

Concentrez-vous sur vos clients

Avec toutes ces informations, vous pouvez plus facilement préparer les réunions d'étape avec vos clients. Vous ne devez plus demander fastidieusement à tous les membres de l'équipe où ils en sont dans leur travail. Ou s'ils ont tout ce dont ils ont besoin - à condition que le logiciel de gestion de projet soit correctement entretenu. En outre, vous pouvez faire envoyer certaines notifications directement à vos clients, par exemple lorsque des tâches ou des étapes ont été réalisées. Mais aussi lorsqu'il y a des questions, qu'un communiqué est nécessaire ou que des documents doivent être échangés.

Certains outils vous permettent également de suivre les heures consacrées à telle ou telle partie du projet. Cela facilite la facturation et l'établissement des factures. Vous pouvez également utiliser les outils pour communiquer par chat ou par réunion en ligne. Parce que certaines choses peuvent être clarifiées plus rapidement de manière directe qu'en faisant circuler les commentaires dans les différentes tâches.

Globalement, les outils de collaboration en ligne permettent de rationaliser l'administration de vos projets. Par des processus propres et une communication ciblée. Cela rend non seulement votre équipe plus satisfaite, mais aussi vos clients. Dans la prochaine partie de notre série, nous vous présenterons plusieurs outils de gestion de projet. Nous mettrons un lien vers l'article ici dès qu'il sera publié.