Strumenti di gestione dei progetti per le agenzie: Asana, Trello, Slack , Zapier & Co.

Marcel Kurrek Ultimo aggiornamento 22.12.2021
11 Min.
Strumenti di gestione del progetto
Ultimo aggiornamento 22.12.2021

Con i giusti strumenti di gestione dei progetti, è possibile migliorare la comunicazione nel team, creare la documentazione del progetto, evitare la duplicazione del lavoro, monitorare il calendario e, soprattutto, risparmiare un sacco di tempo. Vi presentiamo gli strumenti più importanti.

Gli strumenti di gestione dei progetti riducono al minimo i compiti manuali ridondanti. Con loro, non ci si perde in interminabili conversazioni via e-mail, la metà delle quali rimane in sospeso. Ma con così tanti strumenti di gestione dei progetti tra cui scegliere, dovreste considerare attentamente quale sia il migliore per le vostre esigenze.

Serie di articoli e e-book sulla gestione dei progetti con WordPress

Questa è la terza parte della nostra serie sulla gestione dei progetti. Puoi anche scaricare la serie completa come e-book qui. Nelle prime due parti puoi leggere di più su WordPress Pianificazione dei progetti in modo mirato e sui giusti flussi di lavoro per una maggiore efficienza.

Asana 

Asana è molto popolare come strumento di gestione dei progetti, ha un intero elenco di funzioni utili. Su RAIDBOXES , ora lavoriamo anche con Asana (prima con Zoho). È facile da imparare e da usare. L'interfaccia si concentra sui punti essenziali, soprattutto le vostre pietre miliari e le caratteristiche centrali dei vostri progetti sono sempre in vista.

L'applicazione permette di organizzare gli obiettivi a lungo termine in una linea temporale o di passare a una vista a elenco per i membri del team che mostra i compiti di ogni individuo. C'è anche una vista del tabellone in modo da poter vedere la visione d'insieme di tutti i progetti. Quindi è ideale per le agenzie con team medio-grandi e lavoro parallelo dei clienti.

Asana non solo ti mostra esattamente su quali compiti ogni membro del team sta lavorando, ma ti permette anche di visualizzare graficamente il carico di lavoro di ogni individuo. Potete anche assegnare un carico di lavoro a ogni compito per dare priorità a ciò che vi serve rapidamente e ciò che può aspettare.

Gestione dei progetti Asana
RAIDBOXES pianifica anche il suo contenuto con Asana

Asana non ha una fatturazione nativa o un reporting granulare. Ma ha la possibilità di integrare app di terze parti per aggiungere queste funzioni. Lo strumento è disponibile nelle seguenti varianti:

  • Di base: puoi inserire i compiti tramite la vista elenco, scheda e calendario, assegnare i membri del team e le date di scadenza. Include l'uso di applicazioni mobili e l'estensione Chrome per un massimo di 15 membri del team.
  • Premium: Questa variante ti offre campi personalizzati, una vista temporale, ricerca avanzata e rapporti, e la possibilità di aggiungere ospiti. Anche la possibilità di creare regole, aggiungere moduli e pietre miliari, una console di gestione e aree per progetti e team privati.
  • Business: porta il monitoraggio del carico di lavoro, portafogli, regole personalizzate, approvazioni avanzate e la possibilità di integrare software aggiuntivi.
  • Enterprise: viene, secondo il fornitore, con branding individuale, supporto esteso e backup, esportazione e cancellazione dei dati e un tempo di funzionamento garantito, tra le altre cose.

Poiché i piani individuali cambiano di volta in volta, si prega di controllare il rispettivo ambito dei servizi. Potete anche provare alcuni degli strumenti di gestione dei progetti qui descritti gratuitamente per un po'. Dovreste assolutamente approfittarne, perché non tutte le squadre vanno ugualmente d'accordo con tutti i software.

Trello

Se state cercando un software di gestione dei progetti che sia user-friendly e che abbia la curva di apprendimento più facile in confronto, allora dovreste provare Trello. L'interfaccia utente basata su schede di Trello è di solito immediatamente familiare a coloro che sono abituati a "organizzare" il loro spazio di lavoro con note adesive. La differenza più significativa tra il sistema di schede Kanban di Trello e il tuo posto di lavoro probabilmente non molto chiaro è che l'app tiene tutto organizzato per te. E che nulla può andare perduto.

È anche possibile aggiungere allegati e utilizzare uno spazio quasi illimitato per i commenti all'interno di ogni scheda. La vista di Trello è disposta verticalmente per visualizzare i progetti, le liste di compiti all'interno di un progetto, i sottocompiti, ecc. Questo rende più facile per voi trovare la strada.

L'accesso a Trello - e a tutti gli altri strumenti che hanno una struttura simile - è particolarmente intuitivo attraverso questo approccio. La colonna di sinistra sta per il lavoro da assegnare, poi si trascinano le schede dei singoli compiti nella colonna successiva a destra per distribuire e iniziare i compiti in corso, poi li si trascina un'altra colonna ancora quando vengono rivisti o completati, e così via. A proposito, Asana funziona in modo molto simile.

La semplicità di Trello è anche il suo più grande difetto. Perché la pianificazione del progetto Kanban è la funzione centrale. Senza le opzioni per passare ad altri quadri, come una vista calendario estesa o un grafico di Gantt esteso. Tuttavia, il funzionamento semplice e il prezzo basso rendono Trello uno strumento utile per molte aziende.

Microsoft Project e Microsoft Teams

Microsoft Project è una delle piattaforme di gestione dei progetti più complete disponibili. Con MS Project, i project manager dalle piccole alle grandi aziende hanno una vasta gamma di opzioni per pianificare il loro lavoro e distribuire i compiti tra i loro team. Questo include diverse rappresentazioni visive dei vostri progetti.

Per esempio, lo strumento permette ai suoi utenti di presentare i loro progetti attraverso grafici di Gantt personalizzabili. Alcuni preferiscono questa visualizzazione per allocare le risorse e pianificare i flussi di lavoro nel tempo.

Project va ben oltre il software di molti concorrenti in termini di caratteristiche aggiuntive di pianificazione del progetto. Il toolkit di budgeting, per esempio, ti permette di calcolare l'earned value, che ti mostra i costi e i ricavi stimati di un particolare progetto. Per alcuni questo è un sovraccarico inutile, per altri è obbligatorio. Tutto dipende dalla dimensione media dei vostri progetti. Ma dipende anche dal livello di professionalità che i tuoi clienti si aspettano da te.

Come spalla di Project, Microsoft Teams è una popolare app di messaggistica. È particolarmente utile se il vostro ambiente di lavoro è già allineato con i prodotti Microsoft. Perché questi possono ora essere collegati tra loro abbastanza facilmente.

Slack

Come il suo cugino di videoconferenza Zoom, ha Slack cresciuto enormemente in popolarità come risultato della pandemia di Covid-19. Improvvisamente, tutti i tipi di team d'ufficio cercavano modi per coordinarsi e comunicare senza incontrarsi di persona. E questo è esattamente ciò per cui Slack è perfetto.

Software dell'agenzia in prova

All'indirizzo RAIDBOXES , abbiamo usato il nostro home office per molto tempo, parzialmente o anche completamente. Quali strumenti usiamo? E quali possiamo consigliarvi? Leggi i nostri articoli sugli strumenti per l'home office e la panoramica dei software per agenzie.

Se hai un team di due persone o gestisci una grande agenzia, Slack migliora la tua comunicazione con conversazioni multiple in canali separati, comunicazione privata con messaggi diretti e condivisione di file. Slack è disponibile nelle versioni desktop e mobile.

Il layout facile da navigare mostra tutti i tuoi thread di conversazione sulla sinistra, tutti i canali o le conversazioni di gruppo a cui hai accesso, e tutti gli utenti che ti hanno inviato un messaggio direttamente. Slack ha chat vocali e video, ma non sono sempre molto robuste. Su RAIDBOXES , ci piace usare Slack , ma siamo passati a Google Meet per le videochiamate. 

Slack  software di collaborazione 
Slack facilita la comunicazione nei team distribuiti

Slack offre una versione gratuita limitata per provare prima lo strumento. Chi è abituato a Slack di solito non vuole farne a meno. Ma i principianti hanno bisogno di un po' di tempo prima di rendersi conto dei grandi benefici di questo strumento.

Zapier 

Zapier è forse il più curioso e innovativo di tutti gli strumenti di collaborazione perché in realtà non è uno strumento di collaborazione. Invece, collega due o più app tramite "zaps" e permette loro di scambiare informazioni tra di loro. Questo vi permette di automatizzare molti passi che prima facevate manualmente in un team o nell'interfaccia con i vostri clienti.

Per esempio, se ricevi un'email con un allegato, potresti impostare uno zap di un solo passo per copiare automaticamente l'allegato su Dropbox e notificartelo via Slack . Avete la possibilità di creare Zaps basati su qualsiasi trigger.

Un altro esempio potrebbe essere quello di impostare Zapier per scrivere automaticamente un evento nelle app del calendario dei tuoi membri del team quando viene assegnata una scheda Trello con una data di scadenza. Niente più "Oh! Era previsto per oggi? Ho dimenticato...". Queste sono solo due idee di possibilità quasi infinite. Anche se usate già uno strumento di gestione dei progetti che manca di certi flussi di lavoro, vale la pena dare un'occhiata a Zapier. Forse puoi estendere il tuo paesaggio software esistente con esso, in modo che i tuoi diversi strumenti e processi "parlino" tra loro.

Automazione Zapier
Zapier offre l'integrazione con molti servizi ben noti

Gestione e monitoraggio del tempo

Ci sono anche strumenti preziosi al di là delle suite di gestione dei progetti che ti aiutano a tenere traccia di tutto e di tutti. A volte sono inclusi nelle applicazioni più grandi, a volte come app separata. Come project manager:in un'agenzia WordPress , sei immerso fino al collo in ogni aspetto del lavoro del tuo team.

Ma anche come libero professionista, è necessario tenere in mente il quadro generale e forse coordinare forze e risorse esterne. Alla fine della giornata, la gestione dei progetti consiste nel tenere traccia dei pacchetti di compiti di altre persone. Ad un certo livello, è il tuo lavoro gestire coloro che fanno questi compiti.

La gestione del tempo, la registrazione e il monitoraggio del tempo sono parte integrante della vostra strategia globale. Ecco perché è necessario conoscere anche qui gli strumenti appropriati.

Cosa fa il software per la gestione del tempo?

Uno dei compiti chiave quando si lavora in team distribuiti è: come si possono registrare le ore effettive di lavoro su un progetto quando si lavora da luoghi diversi? O se coinvolge altri freelance o agenzie che vogliono essere pagati?

Non siamo più in un mondo dove si può tirare fuori l'orologio del tempo. Invece, probabilmente avrete appaltatori che fanno ogni sorta di compiti diversi e complicati in tutto il mondo, e forse anche in diversi fusi orari. Hai familiarità con ogni piccolo aspetto del lavoro che va nella creazione di un sito web WordPress ? Anche allora, si fa fatica a tenere traccia di tutto.

È qui che entra in gioco la gestione e il monitoraggio dei vari compiti. Affrontiamo prima una verità scomoda: A nessuno piace avere manager:dentro che guardano sopra le loro spalle al lavoro. Allo stesso modo, i manager non vogliono essere visti come quelli che brandiscono la frusta digitale e si perdono nel micromanagement.

La prima cosa che avete pensato quando avete letto il titolo "Gestione e monitoraggio del tempo" potrebbe essere qualcosa come: "Non siamo quel tipo di negozio. Ho fiducia nella mia squadra". Ma il fatto è che il software di gestione del tempo avvantaggia gli sviluppatori e i progettisti così come la gestione.

Il futuro è freelance e autodeterminato

Viviamo in una nuova era in cui il lavoro freelance è in aumento mentre i lavori permanenti sono in declino. Soprattutto nell'ambiente delle agenzie WordPress . E anche laddove il lavoro assicurato per contratto fortunatamente prevale ancora, i dipendenti vogliono più libertà. Per esempio, sotto forma di lavoro a distanza o di orari di lavoro che meritano effettivamente l'attributo "flessibile". Vedi il nostro articolo sui vantaggi e gli svantaggi per i dipendenti e le aziende.

Trovare e mantenere i dipendenti

Con l'attuale carenza di professionisti con una conoscenza approfondita di WordPress o del marketing online, la tua agenzia ha molto da offrire. Vi mostriamo come RAIDBOXES rimane attraente come datore di lavoro. Per esempio, attraverso il modello di olocrazia, la nostra cultura aziendale o attraverso la promozione mirata del lavoro di squadra.

Ecco alcuni modi concreti in cui la gestione del tempo e il monitoraggio del tempo vanno a vantaggio di tutti, indipendentemente da come e da dove si lavora.

1. paga la tua gente ciò che le è dovuto

La maggior parte dei dipendenti del settore creativo non vuole un classico lavoro d'ufficio dove si aspetta la fine della giornata. Vogliono orari di lavoro più brevi e flessibili. In un lavoro in cui si possono affrontare regolarmente nuove sfide, e che in cambio ha una paga oraria più alta.

Come freelance, invece, è spesso una sfida assicurarsi che la paga sia giusta. Molti creativi si svendono e hanno paura di chiedere un salario orario ragionevole. Dopo tutto, altri potrebbero farlo "per meno". Il fatto che sia difficile sopravvivere è spesso trascurato. Lo stesso vale per il fatto che è possibile trovare progetti che pagano bene - se la qualità è giusta allo stesso tempo, vedi gestione coerente del progetto.

Con gli strumenti di gestione del tempo, i freelance non devono più preoccuparsi se stanno ottenendo ciò a cui hanno diritto. E i project manager non devono preoccuparsi se le ore elencate nella fattura sono state effettivamente lavorate. Tutti possono guardare il timer nell'app e vedere cosa è dovuto per un certo compito o per un certo periodo di pagamento.

2. fatturazione conveniente

E non solo. Con cifre dettagliate, potete anche assicurare ai vostri clienti che stanno pagando esattamente per quello che è stato fatto - né più né meno. Chi non conosce la spiacevole situazione di dover spiegare che ci è voluto davvero tanto tempo per fare questo o quel compito. È come dire: "No, non aggiungeremo al conto".

Invece di avere questo tipo di conversazione imbarazzante, la maggior parte di noi probabilmente preferirebbe semplicemente arrotondare quando si tratta del numero di ore. Ma se un particolare compito richiede 20 minuti in più di quanto avevi stimato, e il tuo team fa quel compito 10 volte alla settimana, sono 170 ore fatturabili che stai dando via ogni anno.

Con gli strumenti di gestione del tempo ci sono molte meno dispute. Puoi fare riferimento al rapporto e mostrare al tuo cliente esattamente quanto tempo ci è voluto per quale parte. E non ci si basa sulla loro stima o approssimazione. Questo è particolarmente utile se hai diversi freelance esterni che lavorano per te.

3. tutto il lavoro è contabilizzato

Parlando di un team agile che è costantemente in movimento, facciamo una domanda veloce: Chi di voi non ha mai fatto cose legate al lavoro in treno, in palestra o durante la colazione? Forse anche sul tuo smartphone?

I freelance e molti dipendenti dell'industria creativa sono abituati a usare le app sui loro telefoni cellulari, tablet e computer. Inoltre, il time tracking traccia anche il lavoro che altrimenti tende a passare inosservato: Leggere e rispondere alle e-mail, rispondere alla domanda di un cliente via Slack o videochiamata, mantenere il software di gestione del progetto, e così via.

Con il software di monitoraggio del tempo, tu e i tuoi dipendenti siete pagati per tutti i minuti extra che lavorano qua e là. Sono minuti che si sommano a ore più velocemente di quanto si pensi.

4. tenere d'occhio il bilancio

Quando iniziamo la fase di produzione di un nuovo progetto, la maggior parte di noi probabilmente tende a portare a bordo un certo numero di freelance nella nostra esuberanza. O persone di altre squadre. Per far girare il progetto e finire in tempo.

Tuttavia, questo approccio può sfuggire rapidamente di mano. Cercare di bilanciare le ore degli "esterni" con le ore del vostro personale interno può essere un incubo: Allora i vostri costi vanno rapidamente fuori controllo. E finisci per far saltare il budget che i tuoi clienti hanno stabilito.

Con una corretta gestione del tempo, avete tutti i numeri davanti a voi, idealmente su un dashboard di facile lettura. In questo modo, puoi togliere il piede dall'acceleratore se le ore fatturabili ti sfuggono di mano. O, al contrario, si può mettere qualche persona in più sul progetto.

5. presentare offerte più accurate

Conoscete la situazione in cui il vostro team è costantemente sopra le stime per i compiti, le pietre miliari o anche interi progetti? Gli strumenti di gestione del tempo possono aiutare. Man mano che vi abituate a usarli nei vostri progetti in corso, comincerete a sviluppare una serie di tempi più precisi. In altre parole, un insieme per l'esecuzione di alcuni compiti tipici e fasi del progetto.

Questi dati ti permettono di dare stime migliori, cosa che tutti i clienti vogliono da te. E non devi chiedere al tuo team di fare le notti in bianco perché sei stato troppo ottimista nelle tue stime di tempo. Che ne dici di non dover mai dire: "Solo un altro progetto, per favore. Dopo di che andrà meglio".

Strumenti di gestione del tempo

Lungi dall'essere il Grande Fratello, gli strumenti di gestione del tempo possono aiutarti a concentrarti sul tuo lavoro. Motivate il vostro team a parlarne in qualsiasi momento se si sentono ancora monitorati. Perché il monitoraggio non serve a nulla se il quadro non viene accettato. A volte basta aggiustare le regole delle pause o includere o escludere certe attività nel monitoraggio in modo che i tuoi colleghi si sentano più a loro agio.

Stai cercando un supporto per la tua gestione del tempo o il monitoraggio del tempo? Allora potete dare un'occhiata alle seguenti applicazioni e app, tra le altre:

  • clockodo 
  • clockin
  • askDANTE
  • todoist

Ci sono anche molti strumenti gratuiti disponibili, una semplice ricerca nei motori di ricerca per "record working time" o "time recording app" vi aiuterà.

Conclusione: gestione del progetto per WordPress

In questa serie di articoli vi abbiamo mostrato i concetti e i sistemi più importanti nella moderna gestione del flusso di lavoro e dei progetti. In ognuno di questi passi, è importante osservare se e come si possono prendere in considerazione i bisogni dei clienti. E questo in ogni fase del progetto, dal briefing all'accettazione finale.

Una volta che avete impostato un sistema di gestione dei progetti sensato, vi chiedete come il lavoro potesse funzionare prima. Come un'agenzia ricercata o un freelance, avrai sempre delle fasi di stress. Ma con gli strumenti e le strategie di cui sopra, puoi superarli meglio e saranno meno numerosi. Un altro bell'effetto collaterale: attraverso la pianificazione, non accetterete più certi incarichi perché vi renderete subito conto che non ne vale la pena. Oppure li accetterete solo se la parte committente adegua le condizioni e/o il budget.

Il nostro consiglio: provate diversi strumenti di gestione dei progetti e modi di lavorare. Parla con altre agenzie e freelance su ciò con cui hanno avuto buone esperienze. Perché ciò che piace a una persona non è adatto a un'altra e viceversa. Abbiamo notato che la nostra gestione dei progetti è molto più fluida da quando abbiamo cambiato il nostro strumento.

Le vostre domande sugli strumenti di gestione dei progetti per le agenzie

Quali domande hai sulla gestione dei progetti WordPress ? Aspettiamo i vostri commenti. Sei interessato a temi attuali su WordPress e WooCommerce? Poi segui RAIDBOXES su Twitter, Facebook, LinkedIn o tramite la nostra newsletter.

Marcel è responsabile delle attività di vendita su RAIDBOXES e si concentra sulla soddisfazione dei nostri clienti e partner. Da oltre 15 anni si occupa con passione di vendite e, insieme al suo team, sta portando avanti l'ulteriore sviluppo ed espansione della community RAIDBOXES, in particolare nel panorama delle agenzie di WordPress, con cooperazioni e professionisti solisti.

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