Con i giusti strumenti di gestione dei progetti, puoi migliorare la comunicazione all'interno del team, creare la documentazione del progetto, evitare la duplicazione del lavoro, monitorare il calendario e, soprattutto, risparmiare molto tempo. Ti presentiamo gli strumenti più importanti.

Gli strumenti di gestione dei progetti riducono al minimo le attività manuali ridondanti. Con loro, non ti perdi in interminabili conversazioni via e-mail, la metà delle quali rimane incompiuta. Ma con tanti strumenti di gestione dei progetti tra cui scegliere, devi valutare attentamente quale sia il migliore per le tue esigenze.

Asana

Asana è molto popolare come strumento di gestione dei progetti e ha un'intera lista di funzioni utili. Noi di Raidboxes ora lavoriamo anche con Asana (in precedenza con Zoho). È facile da imparare e da usare. L'interfaccia si concentra sui punti essenziali, in particolare le pietre miliari e le caratteristiche centrali dei tuoi progetti sono sempre in vista.

L'applicazione ti permette di organizzare gli obiettivi a lungo termine in una linea temporale o di passare a una visualizzazione a elenco per i membri del team che mostra i compiti di ciascuno. C'è anche una vista a tabellone che ti permette di vedere la visione complessiva di tutti i progetti. È quindi ideale per le agenzie con team medio-grandi e lavori paralleli con i clienti.

Asana non solo ti mostra esattamente su quali compiti sta lavorando ogni membro del team, ma ti permette anche di visualizzare graficamente il carico di lavoro di ogni individuo. Puoi anche assegnare un carico di lavoro a ogni attività per dare priorità a ciò che ti serve rapidamente e a ciò che può aspettare.

Asana non dispone di una fatturazione nativa o di un reporting granulare. Ma ha la possibilità di integrare applicazioni di terze parti per aggiungere queste funzioni. Lo strumento è disponibile nelle seguenti varianti:

• Base: puoi inserire le attività tramite la visualizzazione a elenco, a lavagna e a calendario, assegnare i membri del team e le date di scadenza. Include l'uso di applicazioni mobili e dell'estensione Chrome per un massimo di 15 membri del team.
• Premium: questa variante ti offre campi personalizzati, una visualizzazione della timeline, ricerche e report avanzati e la possibilità di aggiungere ospiti. Inoltre, la possibilità di creare regole, aggiungere moduli e milestone, una console di gestione e aree per progetti e team privati.
• Business: offre tracciamento del carico di lavoro, portafogli, regole personalizzate, approvazioni avanzate e la possibilità di integrare altri software.
• Enterprise: secondo il fornitore, viene fornito, tra le altre cose, con branding individuale, supporto e backup estesi, esportazione ed eliminazione dei dati e un tempo di funzionamento garantito.

Poiché i singoli piani cambiano di volta in volta, ti invitiamo a controllare i rispettivi ambiti di servizio. Puoi anche provare gratuitamente alcuni degli strumenti di gestione dei progetti qui descritti. Dovresti assolutamente approfittarne, perché non tutti i team vanno d'accordo con tutti i software.

Trello

Se stai cercando un software di gestione dei progetti che sia facile da usare e che abbia la curva di apprendimento più semplice in assoluto, allora dovresti provare Trello. L'interfaccia utente di Trello, basata su schede, è di solito immediatamente familiare a chi è abituato a "organizzare" il proprio spazio di lavoro con le note adesive. La differenza più significativa tra il sistema di schede Kanban di Trello e il tuo probabilmente poco chiaro posto di lavoro è che l'app organizza tutto per te. E che nulla possa andare perduto.

Puoi anche aggiungere allegati e utilizzare uno spazio quasi illimitato per i commenti all'interno di ogni biglietto. La vista di Trello è disposta verticalmente per visualizzare i progetti, gli elenchi di attività all'interno di un progetto, le sottoattività e così via. In questo modo ti sarà più facile orientarti.

L'accesso a Trello - e a tutti gli altri strumenti con una struttura simile - è particolarmente intuitivo grazie a questo approccio. La colonna di sinistra rappresenta il lavoro da assegnare, poi si trascinano le singole schede dei compiti nella colonna successiva a destra per distribuire e iniziare i compiti in corso, poi si trascinano su un'altra colonna quando vengono rivisti o completati e così via. Asana funziona in modo molto simile.

La semplicità di Trello è anche il suo più grande difetto. Perché la pianificazione del progetto Kanban è la funzione centrale. Senza la possibilità di passare ad altre strutture, come una visualizzazione estesa del calendario o un grafico Gantt esteso. Tuttavia, il funzionamento semplice e il prezzo contenuto rendono Trello uno strumento utile per molte aziende.

Microsoft Project e Microsoft Teams

Microsoft Project è una delle piattaforme di gestione dei progetti più complete disponibili. Con MS Project, i project manager di piccole e grandi aziende hanno a disposizione un'ampia gamma di opzioni per pianificare il lavoro e distribuire i compiti tra i loro team. Questo include diverse rappresentazioni visive dei tuoi progetti.

Ad esempio, lo strumento permette agli utenti di presentare i loro progetti attraverso grafici di Gantt personalizzabili. Alcuni preferiscono questa visualizzazione per allocare le risorse e pianificare i flussi di lavoro nel tempo.

Project va ben oltre i software della concorrenza in termini di funzioni aggiuntive di pianificazione dei progetti. Il toolkit per il budgeting, ad esempio, ti permette di calcolare il valore guadagnato, che ti mostra i costi e i ricavi stimati di un particolare progetto. Per alcuni è un inutile sovraccarico, per altri è obbligatorio. Tutto dipende dalle dimensioni medie dei tuoi progetti. Ma dipende anche dal livello di professionalità che i tuoi clienti si aspettano da te.

Come spalla di Project, Microsoft Teams è una popolare app di messaggistica. È particolarmente utile se il tuo ambiente di lavoro è già allineato con i prodotti Microsoft. Perché ora possono essere collegati tra loro in modo molto semplice.

Slack

Come il tuo cugino di videoconferenza Zoom, ha Slack cresciuto enormemente in popolarità come risultato della pandemia di Covid-19. Improvvisamente, tutti i tipi di team d'ufficio cercavano modi per coordinarsi e comunicare senza incontrarsi di persona. E questo è esattamente ciò per cui Slack è perfetto.

Se hai un team di due persone o gestisci una grande agenzia, Slack migliora la tua comunicazione con conversazioni multiple in canali separati, comunicazione privata con messaggi diretti e condivisione di file. Slack è disponibile nelle versioni desktop e mobile.

Il layout di facile navigazione mostra tutti i tuoi thread di conversazione sulla sinistra, tutti i canali o le conversazioni di gruppo a cui hai accesso e tutti gli utenti che ti hanno inviato direttamente un messaggio. Slack dispone di chat vocali e video, ma non sempre sono molto efficaci. Noi di Raidboxes amiamo usare Slack, ma siamo passati a Google Meet per le videochiamate. 

Slack offre una versione gratuita limitata per provare prima lo strumento. Chi è abituato a Slack di solito non vuole farne a meno. Ma i principianti hanno bisogno di un po' di tempo prima di rendersi conto dei grandi benefici di questo strumento.

Zapier

Zapier è forse il più curioso e innovativo di tutti gli strumenti di collaborazione perché in realtà non è uno strumento di collaborazione. Al contrario, collega due o più app tramite "zaps" e permette loro di scambiarsi informazioni. Questo ti permette di automatizzare molti passaggi che prima facevi manualmente in un team o nell'interfaccia con i tuoi clienti.

Per esempio, se ricevi un'e-mail con un allegato, potresti impostare uno zap di un solo passo per copiare automaticamente l'allegato su Dropbox e notificartelo via Slack . hai la possibilità di creare Zaps basati su qualsiasi trigger.

Un altro esempio potrebbe essere quello di impostare Zapier per scrivere automaticamente un evento nel calendario dei membri del tuo team quando viene assegnata una scheda di Trello con una data di scadenza. Niente più "Oh! Doveva essere consegnato oggi? Ho dimenticato...". Queste sono solo due idee dalle possibilità quasi infinite. Anche se utilizzi già uno strumento di gestione dei progetti a cui mancano alcuni flussi di lavoro, vale la pena dare un'occhiata a Zapier. Forse puoi estendere il tuo panorama software esistente in modo che i diversi strumenti e processi "parlino" tra loro.

Gestione e monitoraggio del tempo

Ci sono anche strumenti preziosi al di là delle suite di gestione dei progetti che ti aiutano a tenere traccia di tutto e di tutti. A volte sono inclusi nelle applicazioni più grandi, a volte come app separata. Come project manager:in un'agenzia WordPress , sei immerso fino al collo in ogni aspetto del lavoro del tuo team.

Ma anche come libero professionista, devi tenere a mente il quadro generale e magari coordinare forze e risorse esterne. In fin dei conti, la gestione di un progetto consiste nel tenere traccia dei pacchetti di attività di altre persone. Ad un certo livello, il tuo compito è quello di gestire coloro che svolgono questi compiti.

La gestione, la registrazione e il monitoraggio del tempo sono parte integrante della tua strategia complessiva. Pertanto, anche in questo caso devi conoscere gli strumenti più adatti.

Cosa fa il software per la gestione del tempo?

Uno dei compiti principali quando si lavora in team distribuiti è: come si possono registrare le ore effettivamente lavorate su un progetto quando si lavora da sedi diverse? O se coinvolgi altri freelance o agenzie che vogliono essere pagati?

Non siamo più in un mondo dove si può tirare fuori l'orologio del tempo. Invece, probabilmente avrete appaltatori che fanno ogni sorta di compiti diversi e complicati in tutto il mondo, e forse anche in diversi fusi orari. Hai familiarità con ogni piccolo aspetto del lavoro che va nella creazione di un sito web WordPress ? Anche allora, si fa fatica a tenere traccia di tutto.

È qui che entra in gioco la gestione e il monitoraggio dei vari compiti. Affrontiamo innanzitutto una scomoda verità: A nessuno piace avere dei manager interni che si guardano le spalle mentre lavorano. Allo stesso modo, i manager non vogliono essere visti come coloro che brandiscono la frusta digitale e si perdono nella microgestione.

La prima cosa che hai pensato quando hai letto il titolo "Gestione e monitoraggio del tempo" potrebbe essere stata qualcosa del tipo: "Non siamo quel tipo di negozio. Mi fido della mia squadra". Ma il fatto è che il software di gestione del tempo è utile sia agli sviluppatori e ai designer che alla direzione.

Il futuro è freelance e autodeterminato

Viviamo in una nuova era in cui il lavoro freelance è in aumento mentre i lavori permanenti sono in declino. Soprattutto nell'ambiente delle agenzie WordPress . E anche laddove il lavoro assicurato per contratto fortunatamente prevale ancora, i dipendenti vogliono più libertà. Per esempio, sotto forma di lavoro a distanza o di orari di lavoro che meritano effettivamente l'attributo "flessibile". Vedi il nostro articolo sui vantaggi e gli svantaggi per i dipendenti e le aziende.

Ecco alcuni modi concreti in cui la gestione e il monitoraggio del tempo sono utili a tutti, indipendentemente da come e da dove si lavora.

1. paga ai tuoi dipendenti ciò che è loro dovuto

La maggior parte dei dipendenti del settore creativo non vuole un classico lavoro d'ufficio in cui si aspetta la fine della giornata. Vogliono orari di lavoro più brevi e flessibili. In un lavoro in cui puoi affrontare regolarmente nuove sfide e che in cambio ti offre una retribuzione oraria più alta.

Come freelance, invece, è spesso una sfida assicurarsi che la retribuzione sia giusta. Molti creativi si svendono e hanno paura di chiedere una retribuzione oraria ragionevole. Dopo tutto, altri potrebbero farlo "per meno". Il fatto che sia difficile sopravvivere viene spesso trascurato. Lo stesso vale per il fatto che è possibile trovare progetti che pagano bene - se la qualità è giusta allo stesso tempo, vedi una gestione coerente del progetto.

Con gli strumenti di gestione del tempo, i freelance non devono più preoccuparsi di ricevere ciò che gli spetta. E i project manager non devono preoccuparsi se le ore elencate nella fattura sono state effettivamente lavorate. Tutti possono guardare il timer nell'app e vedere le scadenze di una certa attività o di un certo periodo di pagamento.

2. fatturazione conveniente

E non solo. Grazie ai dati dettagliati, puoi anche assicurare ai tuoi clienti che stanno pagando esattamente per quello che è stato fatto, né più né meno. Chi non conosce la spiacevole situazione di dover spiegare che ci è voluto davvero tanto tempo per fare questo o quel compito. È come dire: "No, non aggiungeremo nulla al conto".

Invece di affrontare questo tipo di conversazione imbarazzante, la maggior parte di noi preferirebbe arrotondare quando si tratta del numero di ore. Ma se un particolare compito richiede 20 minuti in più rispetto a quanto previsto e il tuo team lo svolge 10 volte a settimana, sono 170 ore fatturabili che stai regalando ogni anno.

Con gli strumenti di gestione del tempo ci sono molte meno controversie. Puoi fare riferimento al report e mostrare al tuo cliente esattamente quanto tempo è stato necessario per ogni parte. E non devi seguire le loro stime o approssimazioni. Questo è particolarmente utile se hai diversi freelance esterni che lavorano per te.

3. tutto il lavoro viene contabilizzato

Parlando di un team agile che è costantemente in movimento, poniamo una domanda veloce: Quanti di voi non hanno mai svolto attività lavorative in treno, in palestra o durante la colazione? Forse anche sul tuo smartphone?

I freelance e molti dipendenti dell'industria creativa sono abituati a usare le app sui loro telefoni cellulari, tablet e computer. Inoltre, il time tracking traccia anche il lavoro che altrimenti tende a passare inosservato: Leggere e rispondere alle e-mail, rispondere alla domanda di un cliente via Slack o videochiamata, mantenere il software di gestione del progetto, e così via.

Con il software di tracciamento del tempo, tu e i tuoi dipendenti sarete pagati per tutti i minuti extra che lavorano qua e là. Sono minuti che si sommano a ore più velocemente di quanto pensi.

4. tenere d'occhio il bilancio

Quando iniziamo la fase di produzione di un nuovo progetto, probabilmente la maggior parte di noi tende a coinvolgere un certo numero di freelance nella propria esuberanza. O persone di altre squadre. Per far partire il progetto e per portarlo a termine nei tempi previsti.

Tuttavia, questo approccio può sfuggire rapidamente di mano. Cercare di bilanciare gli orari degli "esterni" con quelli del personale interno può essere un incubo: Allora i costi vanno rapidamente fuori controllo. E finisci per mandare all'aria il budget stabilito dai tuoi clienti.

Con una corretta gestione del tempo, hai tutti i numeri davanti a voi, idealmente su un dashboard di facile lettura. In questo modo, puoi togliere il piede dall'acceleratore se le ore fatturabili ti sfuggono di mano. O, al contrario, si può mettere qualche persona in più sul progetto.

5. presentare offerte più accurate

Ti capita che il tuo team superi costantemente le stime di attività, milestone o addirittura interi progetti? Gli strumenti di gestione del tempo possono aiutare. Man mano che ti abitui a usarli nei tuoi progetti in corso, inizierai a sviluppare una serie di tempistiche più precise. In altre parole, un insieme di attività tipiche e di fasi del progetto.

Questi dati ti permettono di fornire preventivi migliori, cosa che tutti i clienti vogliono da te. E non dovrai chiedere al tuo team di fare le notti in bianco perché sei stato troppo ottimista nella stima dei tempi. Che ne dici di non dover più dire "Solo un altro progetto, per favore"? Poi le cose andranno meglio".

Strumenti di gestione del tempo

Lungi dall'essere il Grande Fratello, gli strumenti di gestione del tempo possono aiutarti a concentrarti sul tuo lavoro. Motiva il tuo team a parlarne in qualsiasi momento se si sentono ancora monitorati. Perché il monitoraggio non serve a nulla se la struttura non viene accettata. A volte è sufficiente modificare le regole delle pause o includere o escludere alcune attività nel tracking per far sì che i tuoi colleghi si sentano più a loro agio.

Stai cercando un supporto per la gestione o il monitoraggio del tempo? Allora puoi dare un'occhiata alle seguenti applicazioni e app, tra le altre:

• clockodo
• clockin
• chiedi aDANTE
• todoist

Esistono anche molti strumenti gratuiti: una semplice ricerca nei motori di ricerca per "registrare l'orario di lavoro" o "app per registrare l'orario" ti aiuterà.

Conclusione: Gestione del progetto per WordPress

In questa serie di articoli ti abbiamo illustrato i concetti e i sistemi più importanti della moderna gestione dei flussi di lavoro e dei progetti. In ognuna di queste fasi, è importante osservare se e come puoi prendere in considerazione le esigenze dei tuoi clienti. E questo in ogni fase del progetto, dal briefing all'accettazione finale.

Una volta impostato un sistema di gestione dei progetti sensato, ci si chiede come sia possibile che il lavoro abbia funzionato prima. Come agenzia o libero professionista ricercato, avrai sempre delle fasi di stress. Ma con gli strumenti e le strategie di cui sopra, potrai superarli meglio e saranno meno numerosi. Un altro piacevole effetto collaterale: grazie alla pianificazione, non accetterai più certi lavori perché ti renderai subito conto che non ne vale la pena. Oppure li accetterai solo se il committente modificherà le condizioni e/o il budget.

Il nostro consiglio: prova diversi strumenti di gestione dei progetti e modi di lavorare. Parla con altre agenzie e freelance per sapere quali sono le loro esperienze positive. Perché ciò che piace a una persona non è adatto a un'altra e viceversa. Abbiamo notato che la gestione dei progetti è molto più fluida da quando abbiamo cambiato strumento.