Projektové řízení pro agentury: Správný workflow a větší efektivnost

Projektové řízení pro agentury: Správný workflow a větší efektivnost

Práce na více klientských projektech pro vás znamená být neustále přizpůsobiví a komunikativní. Jak vám workflows pomáhají udržet si přehled? A jak může být vaše projektové řízení flexibilnější? Naše nejlepší tipy pro agentury a freelancery.

Na dnešním globálním trhu je nejvyšší prioritou zákaznický servis, který skutečně splňuje přívlastky "flexibilní" a "komunikativní". Protože získat nové klienty a následně si je udržet, je náročné. Zvláště když si uvědomíte, kolik agentur denně vytváří webové stránky s WordPress a WooCommerce.

Série článků a e-kniha o projektovém řízení s WordPress

Toto je druhý díl naší série článků o řízení projektů. Celou sérii si můžete stáhnout také jako e-knihu zde. V prvním díle se dočtete více o základech: Plánování WordPress projektů s rozmyslem. Všechny ostatní články budou po zveřejnění zde propojeny.

Ještě obtížnější je zajistit, aby tito zákazníci byli spokojeni s úspěšně dokončenými projekty. Přesto taková spokojenost přímo zvyšuje obrat, jak ukázaly četné studie. Spojení nemusí být tak jasné jako v případě maloobchodu nebo e-shopu. Přesto agentury a odborníci na volné noze, kteří kladou zvláštní důraz na čisté dokončení projektu, opakovaně uvádějí, jak to zvyšuje jejich příjmy ve střednědobém a dlouhodobém horizontu. Například z doporučení, affiliate marketingu, ale také z up- a cross-sellingu.

Pro některé lidi pracující v kreativním oboru může být změnou soustředit se především na potřeby klienta – spíše než přímo na vývoj nebo design. Poznáváte se v tom? Možná pravidelně žádáte blízké klienty o podrobnou a upřímnou zpětnou vazbu, abyste se postupně více zaměřili na zákazníky. Lze se na to ptát i strukturovaně, například formou malých dotazníků.

Význam workflows

Agentury WordPress a vývojáři mají s ostatními odvětvími společnou jednu věc: nakonec jsou to jejich klienti, kdo platí. Zlepšení pracovních procesů tak, aby více zohledňovaly potřeby zákazníků, je obzvláště efektivní. Klíčovou roli přitom hraje konstruktivní komunikace. Není nic horšího, než když podepíšete smlouvu s ochotným a nadšeným dodavatelem, abyste poté zažili ticho po pěšině.

Jistě, kontaktujete své zákazníky. Ale ruku na srdce: děláte to se stejnou péčí a stejnou intenzitou jako samotnou akvizici? Pokud ano, děláte toho hodně správně. Protože pak budete také pozorněji naslouchat plánování projektu a dávat realistické (!) sliby. Realistické z hlediska toho, co je technicky možné s dostupným rozpočtem, ale také z hlediska doby trvání projektu.

Raidboxes Cestování dostavníkem
I Raidboxes vás podporuje pracovními postupy, jako je například staging

První krok k tomu, aby byli vaši klienti spokojení, je jednoduchý: pozorně jim naslouchejte – je to přece jejich projekt. V rámci celkového plánu si domluvte pravidelné online nebo osobní schůzky. Ujistěte se, že jsou všechny otázky zodpovězeny. Zůstaňte v kontaktu a váš protějšek bude spokojený. To platí zejména v případě potíží a zpoždění. Vaši zákazníci se s takovými špatnými zprávami obvykle vyrovnají lépe, než si myslíte. Ale pouze pokud je vysvětlíte podrobně a souvisle. A pokud zároveň ukážete, jak lze problém vyřešit.

Dalším důležitým bodem je vaše přizpůsobivost různým potřebám a vkusu klientů. Při výběru projektů byste samozřejmě měli dbát na to, aby odpovídaly vašim hodnotám. A nemusíte přijmout práci, která se co so komunikace jeví extrémně náročnou. Pokud však chcete na trhu dlouhodobě přežít, musíte být do jisté míry flexibilní. Tato flexibilita je koneckonců nutná i při plánování jakéhokoli projektu. Zvláště pokud nepracujete jako osamělý bojovník, ale jste součástí týmu.

Získávání zákazníků pro projekty WordPress

Pouze ti, kteří jednají profesionálně – a právě to je obor projektového řízení – budou doporučováni ostatním. Chcete proměnit stávající projekty v nové zakázky? V naší e-knize o Získávání zákazníků pro WordPress agentury a freelancery se dozvíte, jak přesně to funguje.

Kladení nepříjemných otázek

Zatím jsme hovořili pouze o komunikaci, která je snadná. Kdykoli však dojde na práci na projektu, budete svým klientům klást i otázky, které jsou nepříjemné pro obě strany.

Abyste mohli projekt řídit nebo v něm postupovat, potřebujete vědět co nejvíce o procesech, organizaci, firemní politice, rozpočtech, hodnotách, mocenských vztazích a aktérech na straně klienta. Některé z těchto citlivých otázek má smysl položit hned na začátku. Vzduch je pak čistý a vy můžete začít pracovat bez většího zatížení. Zde je několik vzorových otázek pro vaši instruktáž:

  • Jaký je přesně rozsah projektu? Drobné úpravy a změny jsou samozřejmé a nevyhnutelné u tak rozsáhlého projektu, jako je vytvoření zcela nových WordPress stránek – nebo revize stávajících. Pokud však klienti v průběhu projektu přidají nové části, které výrazně zvýší vaši pracovní zátěž, musíte mít možnost odvolat se na původní smlouvu. V případě pochybností to znamená říci pěkně, ale jasně "ne". Nebo alespoň znovu vyjednávat o ceně.
  • Jaké jsou termíny projektu? Tento bod se může zdát samozřejmý, ale je naprosto důležité, abyste měli všechny termíny a lhůty písemně potvrzené. Zejména ty, které jsou závislé na výkonu klienta. Pokud jednotliví členové týmu vašeho klienta neplní své úkoly, nemělo by to pro vás znamenat nevýhodu.
  • Jaké jsou posloupnosti? Další otázka, na kterou byste měli dostat odpověď: Existují vnější faktory, které ovlivňují jednotlivé milníky nebo délku vývoje projektu? Například důležité nadcházející konference, rozhodnutí na úrovni představenstva, zahájení centrální reklamní kampaně atd.?
  • Kdo přebírá konečné schválení? Kdo je "vlastníkem" projektu? Jak je upravena odpovědnost v případě škody? Je také důležité přesně vědět, kdo je na straně klienta zodpovědný za kterou oblast obsahu. Práce v týmu je skvělá. Ale pracovat s týmem, kde si každý myslí, že je ústřední klíčovou postavou, je noční můra.
  • Existují neznámé zúčastněné strany? Ti, kteří nejsou na briefingu přítomni, ale měli byste o nich vědět? Mluvíme zde o obávaném nepřítomném managementu, který na poslední chvíli přichází s řadou "návrhů", na které nikdo z jeho strany není schopen říci "ne". Pokud jste již takové situace zažili, připravíte se na ně ještě lépe a budete mít v budoucnu ještě více otázek.

Zde je několik dalších tipů, aby vaše instruktáž byla co nejpodrobnější. Protože na něm závisí, jak dobrý bude váš konečný plán projektu:

  • Návrh designu: V první fázi prezentace návrhu designu je třeba položit co nejvíce otázek a shromáždit co nejvíce informací. Jakmile budete mít přesnou představu o tom, jaký druh podnikání a jaký druh webových stránek potřebujete, sestavíte návrh nebo návrh designu. Ujistěte se, že jsou zahrnuty také následující body.
  • Navrhněte mapu webu: Vytvoření návrhu mapy webu na základě potřeb vašich klientů je důležité ještě předtím, než začnete. Ujistěte se, že znáte všechny požadované hierarchie stránek, a umístěte je tam, kam logicky patří. Pro stávající weby mají Yoast i Google nástroje, které umožňují vytvořit mapu stránek XML. Což lze použít jako výchozí bod pro budoucí strukturu.
  • Kontrola strategie SEO na straně klienta: Spolupracujte se svým klientem na strategii klíčových slov. Prozkoumejte příslušný objem klíčových slov a jejich obtížnost. Podívejte se na našeho průvodce SEO klíčových slov a SEO audit. Vytvořte odpovídající tabulku se seznamem těchto pojmů. Dále zkontrolujte stávající obsah klienta z hlediska SEO a poznamenejte si, kde je třeba dohnat nedostatky. Nevíte nic o SEO? Pak buďte upřímní a přizvěte další odborníky nebo externisty.
  • Testování stávajícího obsahu a vývoj nového obsahu: Zkontrolujte veškerý stávající obsah webu a vytvořte plán pro vývoj nového obsahu, který bude odpovídat cílovému publiku a cílům webu. Podívejte se na náš návod na obsahový marketing pro agentury.
  • Vytvořte mockup webové stránky: Jedná se o náčrt toho, jak by mohla navrhovaná webová stránka vypadat z hlediska uživatelského rozhraní, barev, designu atd. Jde spíše o statický model. Vytvoření takového mockupu je skvělý způsob, jak přesvědčit klienta o svých návrzích. Umožňuje totiž získat hmatatelnou představu o tom, jak by mohl konečný produkt vypadat a fungovat. Zároveň působí vytvoření šablony přehledně, a tak vede k tvorbě šablony webu.  Alespoň pokud máte v týmu někoho, kdo má talent pro design a kreativitu.
  • Nezapomeňte testovat: Pomocí výše uvedeného plánu můžete vložit stránky, které potřebujete, do první kopie aplikace od WordPress nainstalované u místního poskytovatele nebo na testovacím serveru. Viz také obzvláště pohodlný staging od Raidboxes.

Pokud vše probíhá podle vašich představ, je čas domluvit si schůzku s klientem. Tam můžete předem projednat návrhy před zahájením vlastní realizace.

Jednoduchý WordPress management

Chcete, aby byla technická implementace na WordPress webu co nejjednodušší? Aniž byste museli stále dokola provádět stejné manuální kroky? Poradíme vám, jak ušetřit spoustu času. Využijte znalosti z naší e-knihy Efektivní nastavení a správa WordPress projektů.

Zvýšení efektivity

Projektové týmy stále častěji pracují odděleně. Proto je nezbytné používat online nástroje pro spolupráci. V dnešní době můžete snadno sdílet informace s lidmi ze všech kontinentů světa, aniž byste museli opustit svůj domov. To má velkou výhodu. Rostoucí rychlost, s jakou spolu komunikujeme o projektech, však také vytváří určitá očekávání a nové tlaky.

Protože zde musíte být schopni držet krok s ostatními agenturami, například když si levně obstarají vývojové kapacity v zahraničí. Neříkáme, že byste měli dělat totéž – vaši klienti přece ocení, když váš tým sídlí v místě a zná místní podnik. Ale i v rámci své země nebo kontinentu budete stále častěji spolupracovat s externími týmy a odborníky na volné noze. Nemluvě o příležitostech, které se vám otevřou, když se pustíte do svých prvních mezinárodních projektů.

Staromódní e-mail a dokonce i (video)hovor jsou samozřejmě stále užitečnými nástroji komunikace. Představte si však, že se vaše týmy zvětšují a rozrůstají. Pak budete potřebovat další pomoc, aby všichni byli na stejné vlně. A abyste sami neztratili přehled.

Komunikace, spolupráce a produktivita

Těžko vás to může překvapit: Většinu času, který trávíme v práci, tvoří neefektivní činnosti. Podle studie společnosti McKinsey o efektivitě na pracovišti strávíme více než 60 % pracovního dne následujícími třemi úkoly:

  • Odpovědmi na e-maily
  • Vyhledáváním a shromažďováním informací
  • Interní komunikací a spoluprácí

Podle studie by se produktivita zaměstnanců mohla zvýšit o 20 až 25 procent pouhou optimalizací komunikace a spolupráce. A to s pomocí snadno dostupných online nástrojů. Více o tom za chvíli.

V žádném případě to neznamená, že by společnosti a agentury neměly správné nástroje nebo technologie. Jsou však možnosti těchto nástrojů také cíleně využívány? Ve většině případů tomu tak není, alespoň podle výsledků studie.

Co dokáží nástroje pro on-line spolupráci?

On-line nástroje pro spolupráci jsou aplikace, které pomáhají koordinovat pracovní postupy mezi jednotlivými zaměstnanci a týmy. A to v různých časových pásmech, médiích a na různé vzdálenosti. Tyto aplikace umožňují vytvořit koordinovanější pracovní postupy tím, že poskytují jednotnou platformu pro spolupráci a komunikaci. Na této platformě jsou všechny informace a úkoly související s konkrétním projektem shromážděny na jednom místě. V závislosti na nástroji je zahrnuta například:

  • Veškerá komunikace, ať už jde o zasílání zpráv, skupinové diskuse nebo dokonce videa a záznamy ze schůzek.
  • Sdílení souborů
  • Výměna a archivace dokumentů
  • Přístup ke stávajícím údajům a WIKI
  • Zadání a dokumentace pracovních kroků
  • Monitorování úkolů a stavů projektů v reálném čase
  • Spolupráce na projektu v reálném čase

Nástroje pro online spolupráci jsou v podstatě způsobem, jak shromáždit všechna data konkrétního projektu pod jednu střechu. Tedy všechny e-maily, chaty, schůzky, výzkumy, data a pracovní výsledky. Praktické, že? 

Zvýšení efektivity a zlepšení pracovních postupů

Hlavním přínosem používání těchto nástrojů je přehlednější výměna informací mezi členy týmu a snížení počtu chyb. Pokud jste někdy poslali klientům zastaralou verzi stavu projektu nebo jste zapomněli sdělit členovi týmu důležitou informaci, kterou jste obdrželi po telefonu, pak chápete hodnotu online nástrojů pro spolupráci. Tyto aplikace totiž převracejí naruby styl, jakým se obvykle řídí projekty zahrnující více kontaktních osob.

Začněme starým dobrým známým online nástrojem, který pravděpodobně všichni známe a který je i dnes velmi užitečný: Google Docs. Aplikace umožňuje rozděleným týmům společně přistupovat k dokumentům, upravovat je a aktualizovat v reálném čase po celém světě. Většina z nás používá Google Dokumenty a možná i Microsoft OneDrive. A většina z nás se pravděpodobně musí potýkat s nekoordinovanými a překrývajícími se e-mailovými vlákny, která jsou výsledkem jejich používání.

Jiné online nástroje pro spolupráci umožňují spojit mnoho z těchto funkcí do jedné. A to s co nejjednodušším pracovním postupem, bez nutnosti přístupu k různým aplikacím nebo dokonce médiím.

Důležité funkce

Přesto byste se jako WordPress agentura nebo jako odborník na volné noze neměli nechat odradit množstvím dostupných online nástrojů. Při výběru správného nástroje pro vás a váš tým je třeba trpělivosti a metody pokus-omyl. Můžete si položit následující otázky:

Vyhovuje nástroj mým potřebám?

Všichni, kdo pracujeme v digitální sféře, jsme asi obzvlášť citliví na první efektní dojem, který nový software obvykle vyvolává. Aniž bychom si položili otázku, zda opravdu potřebujeme všechny ty vymoženosti. Pokud vám program skutečně nepomáhá v tom, co od něj očekáváte, pak vám překáží. Tento vzorec může znít jako samozřejmost, ale málokdy se při výběru bere v úvahu. Nejprve si tedy položte následující banální otázku: Jaký problém chcete, aby nástroj řešil?

Pokud jsou Slack a Google Docs vhodné pro malý tým, který potřebuje zvládnout pouze jeden nebo dva projekty najednou, pak se jich držte. Když se však věci stanou složitějšími, měli byste se poohlédnout po alternativách. Trello například umožňuje koordinovat práci velkého týmu na desítkách různých úkolů. Jiní přísahají na podobné nástroje jako Asana. Za chvíli se na tyto a další nástroje podíváme podrobněji.

Je jeho používání snadné?

Pokud se na projektu podílejí lidé z různých týmů s různými dovednostmi a zkušenostmi, je důležité při výběru online nástroje pro spolupráci myslet na křivku učení. Musíte vytvářet vlastní dlouhodobý projekt jen proto, abyste své lidi naučili používat nástroj, který má ušetřit čas? Je jeho používání dostatečně snadné? Je v týmu někdo, kdo se v aplikaci vyzná a může nováčkům pomoci se zorientovat? Odpovědi na tyto otázky mimo jiné rozhodnou o tom, zda váš tým nový software přijme, nebo ne.

Co tato změna znamená?

Pokud nástroje nebudete intenzivně používat a skončíte zpět u lokálně uložených souborů, investice se vám nevyplatí. Měli byste být proto připraveni skutečně změnit své procesy v týmu. Na začátku je to neobvyklé a zpočátku to může být i pracnější. Ale nakonec si nedokážete představit, že byste se vrátili ke starému způsobu práce. Přesto se ujistěte, že ochota ke změně skutečně existuje, a to nejen u vás, ale i ve vašem týmu.

Jak nástroje zlepšují efektivitu a pracovní postupy

Existuje mnoho oblastí, ve kterých mohou aplikace pro online spolupráci zefektivnit vaše procesy:

  • Jednotný status dokumentů: Pravděpodobně nejzřetelnější výhodou online nástrojů pro spolupráci je skutečnost, že všichni pracují na stejné kopii určitého dokumentu nebo úkolu. Už se nemusíte starat o to, kterou verzi je třeba upravit nebo odeslat. Nebo která z nich je nyní nejaktuálnější. Změny – a kdo je provedl – lze také snadno sledovat.
  • Sdílení a souborů a jejich distribuce: Při společné práci na projektu může být sdílení dat a podkladů zdlouhavé a časově náročné. S vhodným nástrojem získáte úložiště všech relevantních dat, ke kterému mají všichni účastníci přístup dle potřeby.
  • Transparentnost: Díky těmto aplikacím může každý člen týmu snadno zjistit, jak daleko jsou ostatní se svými částmi projektu. Lze jasně definovat termíny a závislosti. Vyskytuje se mnohem méně otázek ohledně toho, co se musí stát, aby bylo možné učinit další krok.
  • Monitorování a stav projektu: Jsou uvedeny všechny úkoly nezbytné pro dokončení projektu – nebo jeho milníku. Uvádí se také, kdo je za ně zodpovědný. Díky tomu vždy přesně vidíte, jak projekt pokročil a kde je třeba zasáhnout.

Zaměřte se na své zákazníky

Díky těmto informacím se můžete snáze připravovat na schůzky s klienty. Už se nemusíte zdlouhavě ptát všech lidí v týmu, jak daleko jsou se svou prací. Nebo zda mají vše, co potřebují – za předpokladu, že je software pro řízení projektů řádně spravován. Kromě toho můžete nechat zasílat určitá oznámení přímo klientům, například po dokončení úkolu nebo milníku. Ale také v případě vydání některých dokumentů nebo jejich výměny.

Některé nástroje také umožňují sledovat, kolik hodin bylo stráveno na které části projektu. To usnadňuje fakturaci a vyúčtování. Nebo můžete využít nástroje pro komunikaci prostřednictvím chatu nebo online schůzky. Protože některé věci se dají vyjasnit rychleji přímou cestou než posunováním připomínek sem a tam u jednotlivých úkolů.

Nástroje pro online spolupráci celkově zefektivňují správu vašich projektů. Prostřednictvím čistých procesů a cílené komunikace. Spokojený tak bude nejen váš tým, ale i vaši zákazníci. V další části našeho seriálu vám představíme několik nástrojů pro řízení projektů. Na článek zde uvedeme odkaz, jakmile bude zveřejněn.

Vaše otázky o projektovém managementu pro agentury

Jaké máte otázky týkající se řízení WordPress projektů? Těšíme se na váš komentář. Zajímají vás aktuální témata kolem WordPress a WooCommerce? Pak sledujte Raidboxes na Twitteru, FacebookuLinkedIn nebo prostřednictvím našeho newsletteru.

Líbil se vám tento článek?

Svou recenzí nám pomůžete zlepšit náš obsah.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.