Řízení projektů pro agentury: Správný pracovní postup a větší efektivita

Marcel Kurrek Poslední aktualizace 22.12.2021
11 min.
Pracovní postup řízení projektu
Poslední aktualizace 22.12.2021

Práce s více klientskými projekty pro vás znamená být neustále přizpůsobivý a komunikativní. Jak vám pracovní postupy pomáhají udržet si přehled? A jak může být vaše projektové řízení flexibilnější? Naše nejlepší tipy pro agentury a freelancery.

Na dnešním globálním trhu je nejvyšší prioritou zákaznický servis, který skutečně splňuje přívlastky "flexibilní" a "komunikativní". Protože získat nové klienty a následně si je udržet je náročné. Zvláště když si uvědomíte, kolik agentur denně vytváří webové stránky WordPress a WooCommerce .

Série článků a e-kniha o řízení projektů s WordPress

Toto je druhý díl našeho seriálu o řízení projektů. Celý seriál si můžete stáhnout také jako e-knihu zde. V prvním díle se dočtete více o základech: WordPress Plánování projektů s rozmyslem. Všechny ostatní části budou po zveřejnění propojeny zde.

Ještě obtížnější je zajistit, aby tito zákazníci byli spokojeni s úspěšně dokončenými projekty. Přesto taková spokojenost přímo zvyšuje obrat, jak ukázaly četné studie. Spojení nemusí být tak jasné jako v případě maloobchodu nebo internetového obchodu. Přesto agentury a externí pracovníci, kteří kladou zvláštní důraz na čisté dokončení projektu, opakovaně uvádějí, jak to zvyšuje jejich příjmy ve střednědobém a dlouhodobém horizontu. Například z doporučení, affiliate marketingu, ale také z up- a cross-sellingu.

Pro některé lidi pracující v kreativním oboru může být změnou soustředit se především na potřeby klienta - spíše než přímo na vývoj nebo design. Poznáváte se v tom? Možná pravidelně žádáte blízké klienty o podrobnou a upřímnou zpětnou vazbu, abyste se postupně více zaměřili na klienta. Lze se na to ptát i strukturovaně, například formou malých dotazníků.

Význam pracovních postupů

Agentury WordPress a vývojáři mají s ostatními odvětvími společnou jednu věc: nakonec jsou to vaši klienti, kdo vám platí plat. Zlepšení pracovních procesů tak, aby více zohledňovaly potřeby zákazníků, je obzvláště efektivní. Klíčovou roli přitom hraje konstruktivní komunikace. Není nic horšího, než když podepíšete smlouvu s ochotným a nadšeným dodavatelem, abyste poté zažili ticho po pěšině.

Jistě, kontaktujete své zákazníky. Ale ruku na srdce: děláte to se stejnou péčí a stejnou intenzitou jako samotné pořízení? Pokud ano, děláte toho hodně správně. Protože pak budete také pozorněji naslouchat plánování projektu a dávat realistické (!) sliby. Realistické z hlediska toho, co je technicky možné s dostupným rozpočtem, ale také z hlediska doby trvání projektu.

RAIDBOXES Staging
RAIDBOXES vás také podporuje v pracovních postupech, např. pomocí Staging

První krok k tomu, aby byli vaši klienti spokojení, je jednoduchý: pozorně jim naslouchejte - je to přece jejich projekt. V rámci celkového plánu si domluvte pravidelné online nebo osobní schůzky. Ujistěte se, že jsou všechny otázky zodpovězeny. Zůstaňte v kontaktu a váš protějšek bude spokojený. To platí zejména v případě potíží a zpoždění. Vaši zákazníci se s takovými špatnými zprávami obvykle vyrovnají lépe, než si myslíte. Ale pouze pokud je vysvětlíte podrobně a souvisle. A pokud zároveň ukážete, jak lze problém vyřešit.

Dalším důležitým bodem je vaše přizpůsobivost různým potřebám a vkusu různých klientů. Při výběru projektů byste samozřejmě měli dbát na to, aby odpovídaly vašim hodnotám. A nemusíte přijmout práci, se kterou je od začátku velmi obtížné komunikovat. Pokud však chcete na trhu dlouhodobě přežít, musíte být do jisté míry flexibilní. Tato flexibilita je koneckonců nutná i při plánování jakéhokoli projektu. Zvláště pokud nepracujete jako osamělý bojovník, ale jako součást týmu.

Získávání zákazníků pro projekty WordPress

Pouze ti, kteří jednají profesionálně - a právě to je obor projektového řízení - budou doporučováni ostatním. Chcete proměnit stávající projekty v nové zakázky? V naší e-knize o získávání zákazníků pro agentury WordPress a freelancery se dozvíte, jak přesně to funguje.

Kladení nepříjemných otázek

Zatím jsme hovořili pouze o komunikaci, která je snadná. Kdykoli však dojde na práci na projektu, budete svým klientům klást i otázky, které jsou nepříjemné pro obě strany.

Abyste mohli projekt řídit nebo v něm postupovat, potřebujete vědět co nejvíce o procesech, organizaci, firemní politice, rozpočtech, hodnotách, mocenských vztazích a aktérech na straně klienta. Některé z těchto citlivých otázek má smysl položit hned na začátku. Fronty jsou pak vyčištěné a vy můžete začít pracovat bez většího zatížení. Zde je několik vzorových otázek pro vaši instruktáž:

  • Jaký je přesně rozsah projektu? Drobné úpravy a změny jsou samozřejmě nevyhnutelné u tak rozsáhlého projektu, jako je vytvoření zcela nových webových stránek WordPress - nebo revize stávajících. Pokud však klienti v průběhu projektu přidají nové součásti, které výrazně zvýší vaši pracovní zátěž, musíte mít možnost odvolat se na původní smlouvu. V případě pochybností to znamená říci pěkné, ale jasné "ne". Nebo alespoň znovu vyjednat cenu.
  • Jaké jsou termíny projektu? Tento bod se může zdát samozřejmý, ale je naprosto důležité, abyste měli všechny termíny a lhůty písemně potvrzené. Zejména ty, které jsou závislé na výkonu klienta. Pokud jednotliví členové týmu vašeho klienta neplní své úkoly, nemělo by to pro vás znamenat nevýhodu.
  • Jaké jsou závislosti? Další otázka, na kterou byste měli dostat odpověď: Existují vnější faktory, které ovlivňují jednotlivé milníky nebo délku vývoje projektu? Například důležité nadcházející konference, rozhodnutí na úrovni představenstva, zahájení centrální reklamní kampaně atd.?
  • Kdo přebírá konečné schválení? Kdo je "vlastníkem:in" projektu? Jak je upravena odpovědnost v případě škody? Je také důležité přesně vědět, kdo je na straně klienta zodpovědný za kterou oblast obsahu. Práce v týmu je skvělá. Ale pracovat s týmem, kde si každý myslí, že je ústřední klíčovou postavou, je noční můra.
  • Existují neznámé zúčastněné strany? Ti, kteří nejsou na briefingu přítomni, ale měli byste o nich vědět? Mluvíme zde o obávaném nepřítomném managementu, který na poslední chvíli přichází s řadou "návrhů", na které nikdo z jeho strany není schopen říci "ne". Pokud jste již takové situace zažili, připravíte se na ně ještě lépe a budete mít v budoucnu ještě více otázek.

Zde je několik dalších tipů, aby vaše instruktáž byla co nejpodrobnější. Protože na něm závisí, jak dobrý bude váš konečný projektový plán:

  • Návrh designu: V první fázi prezentace návrhu designu je třeba položit co nejvíce otázek a shromáždit co nejvíce informací. Jakmile budete mít přesnou představu o tom, jaký druh podnikání a jaký druh webových stránek potřebujete, sestavíte návrh nebo návrh designu. Ujistěte se, že jsou zahrnuty také následující body.
  • Navrhněte mapu webu: Vytvoření návrhu mapy webu na základě potřeb vašich klientů je důležité ještě předtím, než začnete. Ujistěte se, že znáte všechny požadované hierarchie stránek, a umístěte je tam, kam logicky patří. Pro stávající weby mají Yoast i Google nástroje, které umožňují vytvořit mapu stránek XML. To lze použít jako výchozí bod pro budoucí strukturu.
  • Kontrola strategie SEO na straně klienta: Spolupracujte se svým klientem na strategii klíčových slov. Prozkoumejte příslušný objem klíčových slov a jejich obtížnost. Podívejte se na našeho průvodce SEO klíčových slov a SEO audit. Vytvořte odpovídající tabulku se seznamem těchto pojmů. Dále zkontrolujte stávající obsah klienta z hlediska SEO a poznamenejte si, kde je třeba dohnat nedostatky. Nevíte nic o SEO? Pak buďte upřímní a přizvěte další odborníky nebo externisty.
  • Testování stávajícího obsahu a vývoj nového obsahu: Zkontrolujte veškerý stávající obsah webu a vytvořte plán pro vývoj nového obsahu, který bude odpovídat cílovému publiku a cílům webu. Podívejte se na náš návod na obsahový marketing pro agentury.
  • Vytvoření makety webové stránky: Jedná se o náčrt toho, jak by mohla navrhovaná webová stránka vypadat z hlediska uživatelského rozhraní, barev, designu atd. Jedná se spíše o statický model. Jedná se však o poměrně statický model. Vytvoření takové makety je skvělý způsob, jak přesvědčit klienta o svých návrzích. Umožňuje totiž získat hmatatelnou představu o tom, jak by mohl konečný produkt vypadat a fungovat. Zároveň je vytvoření makety webové stránky zvládnutelné. Alespoň pokud máte v týmu někoho, kdo má talent pro design a kreativitu.
  • Nezapomeňte testovat: Pomocí výše uvedeného plánu můžete přidat potřebné stránky do počáteční kopie webu WordPress nainstalované na místním hostiteli nebo testovacím serveru. Viz také obzvláště příhodný Staging z RAIDBOXES.

Pokud vše probíhá podle vašich představ, je čas domluvit si schůzku s klientem. Tam můžete předem projednat návrhy před zahájením vlastní realizace.

Jednoduchý management WordPressu

Chcete, aby byla technická implementace na webu WordPress co nejjednodušší? Aniž byste museli stále dokola provádět stejné ruční kroky? Poradíme vám, jak ušetřit spoustu času. Využijte znalosti z naší e-knihy WordPress k efektivnímu nastavení a řízení projektů.

Zvýšení efektivity

Projektové týmy stále častěji pracují distribuovaně. Proto je nezbytné používat online nástroje pro spolupráci. V dnešní době můžete snadno sdílet informace s lidmi na všech kontinentech světa, aniž byste museli opustit svůj domov. To má velkou cenu. Rostoucí rychlost, s jakou spolu komunikujeme o projektech, však také vytváří očekávání a nové tlaky.

Protože zde musíte být schopni držet krok s ostatními agenturami, například když levně nakupují vývojové kapacity v zahraničí. Neříkáme, že byste měli dělat totéž - vaši klienti přece ocení, když váš tým sídlí v místě a zná místní podnik. Ale i v rámci své země nebo kontinentu budete stále častěji spolupracovat s externími týmy a externisty. Nemluvě o příležitostech, které se vám otevřou, když se pustíte do svých prvních mezinárodních projektů. 

Staromódní e-mail a dokonce i (video)hovor jsou samozřejmě stále užitečnými nástroji komunikace. Představte si však, že se vaše týmy zvětšují a rozrůstají. Pak budete potřebovat další pomoc, aby všichni byli na stejné vlně. A abyste sami neztratili přehled.

Komunikace, spolupráce a produktivita

Těžko vás to může překvapit: Většinu času, který trávíme v práci, tvoří neefektivní činnosti. Podle studie společnosti McKinsey o efektivitě na pracovišti strávíme více než 60 % pracovního dne následujícími třemi úkoly:

  • Odpovědi na e-maily
  • Vyhledávání a shromažďování informací
  • Interní komunikace a spolupráce

Podle studie by se produktivita zaměstnanců mohla zvýšit o 20 až 25 procent pouhou optimalizací komunikace a spolupráce. A to s pomocí snadno dostupných online nástrojů. Více o tom za chvíli.

V žádném případě to neznamená, že by společnosti a agentury neměly správné nástroje nebo technologie. Jsou však možnosti těchto nástrojů také cíleně využívány? Ve většině případů tomu tak není, alespoň podle výsledků studie.

K čemu slouží online nástroje pro spolupráci?

Online nástroje pro spolupráci jsou aplikace, které pomáhají koordinovat pracovní postupy mezi jednotlivými zaměstnanci a týmy. A to v různých časových pásmech, médiích a na různé vzdálenosti. Tyto aplikace umožňují vytvořit koordinovanější pracovní postupy tím, že poskytují jednotnou platformu pro spolupráci a komunikaci. Na této platformě jsou všechny informace a úkoly související s konkrétním projektem shromážděny na jednom místě. V závislosti na nástroji to zahrnuje například:

  • Veškerá komunikace, ať už jde o zasílání zpráv, skupinové diskuse nebo dokonce videa a záznamy ze schůzek.
  • Sdílení souborů
  • Výměna a archivace dokumentů
  • Přístup ke stávajícím údajům a WIKI
  • Zadání a dokumentace pracovních kroků
  • Monitorování úkolů a stavů projektů v reálném čase
  • Spolupráce na projektu v reálném čase

Nástroje pro online spolupráci jsou v podstatě způsobem, jak shromáždit všechna data konkrétního projektu pod jednou střechou. Tedy všechny e-maily, chaty, schůzky, výzkumy, data a pracovní výsledky. Praktické, že? 

Zlepšení efektivity a pracovních postupů

Hlavním přínosem používání těchto nástrojů je přehlednější výměna informací mezi členy týmu a snížení počtu chyb. Pokud jste někdy poslali klientům zastaralou verzi stavu projektu nebo jste zapomněli sdělit členovi týmu důležitou informaci, kterou jste obdrželi po telefonu, pak chápete hodnotu online nástrojů pro spolupráci. Tyto aplikace totiž převracejí naruby způsob, jakým se řídí projekty s více kontakty.

Začněme starým dobrým známým online nástrojů, který pravděpodobně všichni známe a který je i dnes velmi užitečný: Dokumenty Google. Aplikace umožňuje distribuovaným týmům společně přistupovat k dokumentům, upravovat je a aktualizovat v reálném čase po celém světě. Většina z nás používá Dokumenty Google a možná i Microsoft OneDrive. A většina z nás se pravděpodobně musí potýkat s nekoordinovanými a překrývajícími se e-mailovými vlákny, která jsou výsledkem jejich používání.

Jiné online nástroje pro spolupráci umožňují spojit mnoho z těchto funkcí pod jednou střechou. A to s co nejjednodušším pracovním postupem, bez nutnosti přístupu k různým aplikacím nebo dokonce médiím.

Důležité funkce

Přesto byste se jako agentura WordPress nebo freelancer:in neměli nechat odradit množstvím dostupných online nástrojů. Při výběru správného nástroje pro vás a váš tým je třeba trpělivosti a metodou pokus-omyl. Můžete si položit následující otázky:

Vyhovuje nástroj mým potřebám?

Všichni, kdo pracujeme v digitální sféře, jsme asi obzvlášť citliví na první efektní dojem, který nový software obvykle vyvolává. Aniž bychom si položili otázku, zda opravdu potřebujeme všechny ty vymoženosti. Pokud vám program skutečně nepomáhá v tom, co od něj očekáváte, pak vám překáží. Tento vzorec může znít jako samozřejmost, ale málokdy se při výběru bere v úvahu. Nejprve si tedy položte následující banální otázku: Jaký problém chcete, aby nástroj řešil?

Pokud Slack a Dokumenty Google jsou vhodné pro malý tým, který potřebuje zvládnout pouze jeden nebo dva projekty najednou, pak se jich držte. Když se však věci stanou složitějšími, měli byste se poohlédnout po alternativách. Trello například umožňuje koordinovat práci velkého týmu na desítkách různých úkolů. Jiní přísahají na podobné nástroje, jako je Asana. Za chvíli se na tyto a další nástroje podíváme podrobněji.

Je jeho používání snadné?

Pokud se na projektu podílejí lidé z různých týmů s různými dovednostmi a zkušenostmi, je důležité při výběru online nástroje pro spolupráci myslet na křivku učení. Musíte vytvářet vlastní dlouhodobý projekt jen proto, abyste své lidi naučili používat nástroj, který má ušetřit čas? Je jeho používání dostatečně snadné? Je v týmu někdo, kdo se v aplikaci vyzná a může nováčkům pomoci se zorientovat? Odpovědi na tyto otázky mimo jiné rozhodnou o tom, zda váš tým nový software přijme, nebo ne.

Co tato změna znamená?

Pokud nástroje nebudete intenzivně používat a skončíte zpět u lokálně uložených souborů, investice se vám nevyplatí. Měli byste být proto připraveni skutečně změnit své procesy v týmu. Na začátku je to neobvyklé a zpočátku to může být i pracnější. Ale nakonec si nedokážete představit, že byste se vrátili ke starému způsobu práce. Přesto se ujistěte, že ochota ke změně skutečně existuje, a to nejen u vás, ale i ve vašem týmu.

Jak nástroje zlepšují efektivitu a pracovní postupy

Existuje mnoho oblastí, ve kterých mohou aplikace pro online spolupráci zefektivnit vaše procesy:

  • Jednotný status dokumentů: Pravděpodobně nejzřetelnější výhodou online nástrojů pro spolupráci je skutečnost, že všichni pracují na stejné kopii určitého dokumentu nebo úkolu. Už se nemusíte starat o to, kterou verzi je třeba upravit nebo odeslat. Nebo který z nich je nyní nejaktuálnější. Změny - a kdo je provedl - lze také snadno sledovat.
  • Sdílení a sdílení souborů: Při společné práci na projektu může být sdílení dat a podkladů zdlouhavé a časově náročné. S vhodným nástrojem získáte úložiště všech relevantních dat, ke kterému mají všichni účastníci přístup podle potřeby.
  • Transparentnost: Díky těmto aplikacím může každý člen týmu snadno zjistit, jak daleko jsou ostatní se svými částmi projektu. Lze jasně definovat termíny a závislosti. Je méně otázek ohledně toho, co se musí stát, aby bylo možné učinit další krok.
  • Monitorování a stav projektu: Jsou uvedeny všechny úkoly nezbytné pro dokončení projektu - nebo jeho milníku. Uvádí také, kdo je za ně zodpovědný. Díky tomu vždy přesně vidíte, jak projekt pokročil a kde je třeba zasáhnout.

Zaměřte se na své zákazníky

Díky těmto informacím se můžete snáze připravovat na schůzky s klienty. Už se nemusíte zdlouhavě ptát všech lidí v týmu, jak daleko jsou se svou prací. Nebo zda mají vše, co potřebují - za předpokladu, že je software pro řízení projektů řádně udržován. Kromě toho si můžete nechat zasílat určitá oznámení přímo klientům, například po dokončení úkolů nebo milníků. Ale také v případě dotazů, potřeby vydání nebo výměny dokumentů.

Některé nástroje také umožňují sledovat, které hodiny byly stráveny na které části projektu. To usnadňuje fakturaci a vyúčtování. Nebo můžete využít nástroje pro komunikaci prostřednictvím chatu nebo online schůzky. Protože některé věci se dají vyjasnit rychleji přímou cestou než posunováním připomínek sem a tam v jednotlivých úkolech.

Nástroje pro online spolupráci celkově zefektivňují správu vašich projektů. Prostřednictvím čistých procesů a cílené komunikace. Spokojený tak bude nejen váš tým, ale i vaši zákazníci. V další části našeho seriálu vám představíme několik nástrojů pro řízení projektů. Na článek zde uvedeme odkaz, jakmile bude zveřejněn.

Vaše otázky o řízení projektů pro agentury

Jaké otázky máte k řízení projektů na WordPress ? Těšíme se na vaše připomínky. Zajímají vás aktuální témata o WordPress a WooCommerce? Pak sledujte stránky RAIDBOXES na Twitteru a Facebooku, LinkedIn nebo prostřednictvím našeho newsletteru.

Marcel je zodpovědný za prodejní aktivity u RAIDBOXES a zaměřuje se na spokojenost našich zákazníků a partnerů. Již více než 15 let se zajímá o prodej a se svým týmem se zaměřuje například na další rozvoj a rozšiřování RAIDBOXES komunity, zejména u WordPress agentur, kooperací a sólo profesionálů.

Podobné články

Komentáře k tomuto článku

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Povinná pole jsou označena *.