Projektmanagement für Agenturen: Der richtige Workflow und mehr Effizienz

Die Arbeit mit mehreren Kundenprojekten bedeutet für dich, jederzeit anpassungsfähig und kommunikativ zu sein. Wie helfen dir Workflows dabei, den Überblick zu behalten? Und wie wird dein Projektmanagement flexibler? Unsere besten Tipps für Agenturen und Freelancer.

Auf dem modernen globalen Markt hat eine Kundenbetreuung, welche die Attribute „flexibel“ und „kommunikativ“ auch tatsächlich lebt, oberste Priorität. Denn neue Kund:innen zu bekommen und dann auch zu halten ist eine Herausforderung. Besonders wenn man bedenkt, wie viele Agenturen da draußen jeden Tag Websites mit WordPress und WooCommerce erstellen.

Noch schwieriger ist es, mit erfolgreich abgeschlossenen Projekten dafür zu sorgen, dass diese Kund:innen zufrieden sind. Dabei steigert eine solche Zufriedenheit direkt deinen Umsatz, wie zahlreiche Untersuchungen belegen. Der Zusammenhang mag vielleicht nicht so deutlich sein, wie bei einem Einzelhandelsunternehmen oder einem Onlineshop. Und doch berichten Agenturen und Freelancer:innen, die besonderen Wert auf eine sauberen Projektabschluss legen, immer wieder, wie dadurch mittel- und langfristig die Einnahmen ansteigen. Etwa aus Weiterempfehlungen, dem Affiliate Marketing aber auch aus Up- und Cross Selling.

Für einige, die im kreativen Bereich arbeiten, kann es eine Umstellung bedeuten, sich in erster Linie auf die Bedürfnisse der Kund:innen zu konzentrieren – anstatt direkt auf die Entwicklung oder das Design. Du erkennst dich darin wieder? Vielleicht fragst du enge Kund:innen regelmäßig um detailliertes und ehrliches Feedback, um nach und nach kundenorientierter zu werden. Das lässt sich auch strukturiert abfragen, etwa in Form von kleinen Umfragen.

Die Bedeutung von Workflows

Eine Sache haben WordPress Agenturen und Entwickler:innen mit anderen Branchen gemeinsam: Am Ende des Tages sind es deine Kund:innen, die dein Gehalt bezahlen. Die Verbesserung deiner Arbeitsabläufe, um die Kundenwünsche mehr einzubeziehen, ist besonders effizient. Die konstruktive Kommunikation übernimmt dabei eine Schlüsselfunktion. Es gibt nichts Schlimmeres, als einen Vertrag mit einem eifrigen und überschwänglichen Auftragnehmer zu unterschreiben, nur um dann danach erst einmal Funkstille zu erleben.

Klar, du meldest dich bei deinen Kund:innen. Aber Hand aufs Herz: Tust du das mit der gleichen Sorgfalt und der gleichen Intensität wie bei der Akquise selbst? Wenn ja, dann machst du schon einmal ganz viel richtig. Denn dann wirst du auch bei der Projektplanung genauer hinhören und realistische (!) Versprechen machen. Realistisch im Bezug auf das, was technisch mit dem vorhandenen Budget möglich ist, aber auch hinsichtlich der Dauer des Projekts.

Der erste Schritt, um deine Kund:innen glücklich zu machen, ist also ganz einfach: Höre ihnen genau zu – es ist schließlich ihr Projekt. Vereinbare regelmäßige Besprechungen online oder persönlich, als Teil deines Gesamtplans. Damit alle Fragen beantwortet werden. Bleib in Kontakt und dein Gegenüber wird zufrieden sein. Das gilt gerade auch dann, wenn sich Schwierigkeiten und Verzögerungen ergeben. Deine Kund:innen können in der Regel besser mit solchen Hiobsbotschaften umgehen, als du denkst. Aber nur dann, wenn du sie ausführlich und schlüssig erklärst. Und wenn du gleichzeitig zeigst, wie das Problem gelöst werden kann.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist deine Anpassungsfähigkeit an die unterschiedlichen Bedürfnisse und Geschmäcker der verschiedenen Kund:innen. Klar solltest du bei der Auswahl von Projekten darauf achten, dass diese deinen Werten entsprechen. Und du musst keinen Auftrag annehmen, der sich von vorneherein als extrem zäh in der Kommunikation erweist. Doch ein gewisses Maß an Flexibilität musst du mitbringen, wenn du auf dem Markt auf Dauer bestehen willst. Schließlich ist diese Flexibilität auch bei jeder Projektplanung gefragt. Vor allem dann, wenn du nicht als Einzelkämpfer:in arbeitest, sondern im Rahmen eines Teams.

Unbequeme Fragen stellen

Bislang haben wir nur über jene Kommunikation gesprochen, die recht leicht von der Hand geht. Doch immer dann, wenn es um Projektarbeit geht, wirst du deinen Kund:innen auch Fragen stellen, die für beide Seiten unangenehm sind.

Denn um ein Projekt zu leiten oder voranzubringen, musst du so viel wie möglich über die Prozesse, die Organisation, die Unternehmenspolitik, die Budgets, die Werte, die Machtverhältnisse und die Akteure auf Kundenseite in Erfahrung bringen. Es macht Sinn, einige dieser heiklen Fragen gleich zu Beginn zu stellen. Dann sind die Fronten geklärt und du kannst unbelasteter loslegen. Hier einige beispielhafte Fragen für dein Briefing:

• Welchen Umfang hat das Projekt ganz genau? Kleinere Anpassungen und Änderungen sind bei einem so umfangreichen Projekt wie der Erstellung einer völlig neuen WordPress Website – oder bei der Überarbeitung einer bestehenden – natürlich unvermeidlich. Wenn die Kund:innen jedoch im Laufe des Projekts neue Komponenten hinzufügen, die deinen Arbeitsaufwand erheblich erhöhen, musst du in der Lage sein, auf die ursprüngliche Vereinbarung zu verweisen. Das bedeutet im Zweifelsfall, ein nettes aber klares “Nein” zu äußern. Oder zumindest neu über den Preis zu verhandeln.
• Wie sehen die Projektfristen aus? Dieser Punkt mag selbstverständlich erscheinen, aber es ist absolut wichtig, dass du dir alle Termine und Fristen schriftlich bestätigen lässt. Gerade jene, die von Leistungen auf Kundenseite abhängig sind. Wenn einzelne aus dem Team deiner Kund:innen nicht liefern, dann sollte das nicht zu Nachteilen für dich führen.
• Welche Abhängigkeiten bestehen? Eine weitere Frage, die du dir beantworten lassen solltest: Gibt es externe Faktoren, die einzelne Meilensteine oder die Dauer der Projektentwicklung beeinflussen? Etwa wichtige anstehende Konferenzen, Entscheidungen der Vorstandsebene, der Start einer zentralen Werbekampagne usw.?
• Wer übernimmt die endgültige Freigabe? Wer ist „Eigentümer:in“ des Projekts? Wie ist die Haftung in welchem Schadensfall geregelt? Es ist zudem wichtig, genau zu wissen, wer auf Kundenseite welchen inhaltlichen Bereich verantwortet. Die Arbeit in einem Team ist großartig. Aber die Arbeit mit einem Team, in dem alle denken, sie seien die zentrale Schlüsselfigur, ist ein Albtraum.
• Gibt es unbekannte Stakeholder? Also jene, die beim Briefing nicht anwesend sind, die du aber kennen solltest? Wir sprechen hier von der gefürchteten abwesenden Geschäftsführung, die in letzter Minute mit einer Reihe von „Vorschlägen“ hereinplatzt, zu denen niemand auf seiner Seite in der Lage ist, „nein“ zu sagen. Wenn du solche Situationen bereits kennengelernt hast, dann wirst du dich in Zukunft noch besser und mit noch mehr Fragen vorbereiten.

Hier noch einige weitere Hinweise, damit dein Briefing so detailliert wie möglich ausfällt. Denn davon hängt eins zu eins ab, wie gut dein finaler Projektplan wird:

• Entwurf für das Design: Die erste Phase, in der du einen Designvorschlag präsentierst, besteht genauso darin, möglichst viele Fragen zu stellen und Informationen zu sammeln. Sobald du eine solide Vorstellung davon hast, welche Art von Unternehmen und welche Art von Website gefragt ist, stellst du einen Entwurf bzw. Designvorschlag zusammen. Achte darauf, dass darin die gleich folgenden Punkte ebenfalls enthalten sind.
• Vorschlag einer Sitemap: Das Erstellen eines Entwurfs für eine Sitemap, die auf den Bedürfnissen deiner Kund:innen basiert, ist wichtig bevor du anfängst. Stelle sicher, dass du alle gewünschten Seitenhierarchien verstanden hast und dort anordnest, wo sie logischerweise hingehören würden. Für bestehende Seiten haben Yoast und Google jeweils Tools, mit denen du eine XML-Sitemap erstellen kannst. Das dient gegebenenfalls als Ausgangsbasis für die zukünftige Struktur.
• Überprüfe die SEO Strategie auf Kundenseite: Arbeite zusammen mit deinem Auftraggeber an einer Keyword Strategie. Recherchiere das jeweilige Volumen der Keywords ebenso, wie deren Schwierigkeitsgrad. Siehe unsere Anleitung zum Keyword SEO und zum SEO Audit. Erstelle eine zugehörige Tabelle, in der diese Begriffe aufgelistet sind. Als nächstes überprüfst den bestehenden Content deines Kunden auf SEO und notierst, wo Nachholbedarf besteht. Du hast keine Ahnung von SEO? Dann sei so ehrlich und hole dir weitere Fachkräfte bzw. Freelancer:innen hinzu.
• Bestehende Inhalte testen und neue entwickeln: Überprüfe alle bestehenden Webinhalte und erstelle einen Plan für die Entwicklung neuer Inhalte, die zu den Zielgruppen und Zielen der Website passen. Siehe unser Content Marketing Tutorial für Agenturen.
• Erstelle ein Website Mockup: Dabei handelt es sich um eine Skizze dessen, wie eine vorgeschlagene Website in Bezug auf User Interface, Farben, Design etc. aussehen könnte. Aber es handelt sich um ein eher statisches Modell. Ein solches Mockup zu erstellen ist eine großartige Möglichkeit, die Kundenseite von deinen Vorschlägen zu überzeugen. Denn es erlaubt eine greifbare Vorstellung davon, wie das Endprodukt aussehen und funktionieren könnte. Gleichzeitig ist der Aufwand überschaubar, ein Website Mockup zu erstellen. Zumindest dann, wenn du jemanden im Team hast, der oder die ein gutes Händchen für Design und Kreativität hat.
• Das Testen nicht vergessen: Anhand der oben entwickelten Roadmap kannst du die benötigten Seiten in eine erste Kopie von WordPress einfügen, die auf einem lokalen Host oder Testserver installiert ist. Siehe auch das besonders bequeme Staging von Raidboxes.

Wenn alles so läuft, wie du es dir vorgestellt hast, ist es an der Zeit, ein Treffen mit dem oder der Kund:in zu vereinbaren. Dort kannst du die Entwürfe vorab besprechen, bevor es an die konkrete Umsetzung geht.

Die Effizienz erhöhen

Projektteams arbeiten zunehmend verteilt. Das macht es auch für dich unerlässlich, Tools für die Online Zusammenarbeit einzusetzen. In unserer Zeit kannst du ganz einfach Informationen mit Menschen auf allen Kontinenten der Erde teilen, ohne dein Haus verlassen zu müssen. Das ist schon einmal viel wert. Die zunehmende Geschwindigkeit, mit der wir miteinander über Projekte kommunizieren, erzeugt jedoch auch eine Erwartungshaltung und neuen Druck.

Denn hier musst du mit anderen Agenturen mithalten können, etwa wenn diese günstig Entwicklungskapazitäten in Übersee einkaufen. Wir sagen, nicht, dass du das nun auch tun solltest – schließlich schätzen es deine Kund:innen, wenn dein Team vor Ort sitzt und Ahnung vom hiesigen Business hat. Aber selbst innerhalb deines Landes oder innerhalb deines Kontinents wirst du immer öfter mit externen Teams und Freiberufler:innen zusammenarbeiten. Ganz zu schweigen davon, was du dir für Möglichkeiten eröffnest, wenn du die ersten internationalen Projekte annimmst.

Die altmodische E-Mail und sogar der (Video-) Anruf sind natürlich immer noch nützliche Werkzeuge für die Kommunikation. Aber stell dir vor, dass deine Teams immer größer werden und verteilter agieren. Dann wirst du zusätzliche Hilfe brauchen, um alle auf dem gleichen Stand zu halten. Und um nicht selbst den Überblick zu verlieren.

Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität

Es mag kaum überraschen: Die meiste Zeit, die wir bei der Arbeit verbringen, besteht aus ineffizienten Tätigkeiten. Laut einer Studie von McKinsey zur Effizienz am Arbeitsplatz verbringen wir über 60 Prozent des Arbeitstages mit folgenden drei Aufgaben:

• E-Mails beantworten
• Suchen und Sammeln von Informationen
• Interne Kommunikation und Zusammenarbeit

Laut der Studie könnte die Produktivität der Mitarbeiter:innen um 20 bis 25 Prozent gesteigert werden, indem man einfach nur die Kommunikation und die Zusammenarbeit optimiert. Und zwar mit Hilfe von leicht zugänglichen Online Tools. Dazu gleich mehr.

Es ist nun keineswegs so, dass Unternehmen und Agenturen nicht über die passenden Mittel oder die richtige Technologie verfügen würden. Doch werden die Möglichkeiten dieser Tools auch gezielt ausschöpft? In den meisten Fällen ist dies nicht der Fall, so zumindest das Ergebnis der Studie.

Was leisten Tools für die Online Zusammenarbeit?

Online Kollaborationstools sind Anwendungen, die dabei helfen, Arbeitsabläufe zwischen einzelnen Mitarbeitern und Teams zu koordinieren. Und das über verschiedene Zeitzonen, Medien und Entfernungen hinweg. Diese Apps ermöglichen es dir, einen koordinierteren Arbeitsablauf zu schaffen, indem sie eine einheitliche Plattform zur Zusammenarbeit und zur Kommunikation bereitstellen. Auf dieser Plattform werden sämtliche Informationen und Tasks zu einem bestimmten Projekt gebündelt, an einem einzigen Ort. Das schließt – je nach Tool – beispielsweise ein:

• Jegliche Kommunikation, ob nun Messaging, Gruppendiskussionen oder sogar Meeting Videos und Logs
• Dateifreigaben
• Den Austausch und die Archivierung von Dokumenten
• Zugang zu Hintergrunddaten und WIKIs
• Zuweisungen und Dokumentation von Arbeitsschritten
• Monitoring der Aufgaben und Projektstände in Echtzeit
• Projektzusammenarbeit in Echtzeit

Im Grunde genommen sind Online Kollaborationstools eine Möglichkeit, alle Daten eines bestimmten Projektes unter einem Dach zusammenzubringen. Also alle deine E-Mails, Chats, Meetings, Recherchen, Daten und Arbeitsergebnisse. Praktisch, nicht? 

Verbesserte Effizienz und Arbeitsabläufe

Die Hauptvorteile des Einsatzes solcher Werkzeuge sind ein klarerer Informationsaustausch zwischen den Teammitgliedern und die Reduzierung von Fehlern. Wenn du schon einmal eine veraltete Version eines Projektstands an deine Kund:innen geschickt oder vergessen hast, einem Teammitglied eine wichtige Information mitzuteilen, die du per Telefon erhalten hast, dann verstehst du den Wert von kollaborativen Online Tools. Das liegt daran, dass diese Anwendungen die Art und Weise auf den Kopf stellen, wie Projekte mit mehreren Ansprechpartnern verwaltet werden.

Beginnen wir mit einem guten alten Bekannten der Online Tools, den wir wohl alle kennen und der auch heute noch sehr nützlich ist: Google Docs. Die App ermöglicht es verteilten Teams, gemeinsam auf Dokumente zuzugreifen, diese zu bearbeiten und in Echtzeit auf der ganzen Welt zu aktualisieren. Die meisten von uns nutzen Google Docs, und vielleicht auch Microsoft OneDrive. Und die meisten von uns müssen sich wahrscheinlich mit unkoordinierten und sich überschneidenden E-Mail Threads herumschlagen, die aus deren Anwendung resultieren.

Andere Werkzeuge für die Online Zusammenarbeit ermöglichen es dir, viele dieser Funktionen unter einem Dach zu vereinen. Und das mit einem möglichst schlanken Workflow, ohne dabei auf unterschiedliche Anwendungen oder gar Medien zugreifen zu müssen.

Funktionen, auf die es ankommt

Dennoch solltest du dich als WordPress Agentur oder Freelancer:in nicht von der Fülle der verfügbaren Online Tools verunsichern lassen. Wenn es darum geht, das richtige Werkzeug für dich und dein Team auszuwählen, sind Geduld und Ausprobieren gefragt. Dabei kannst du dir die folgenden Fragen stellen:

Passt das Tool zu meinen Bedürfnissen?

Alle, die im digitalen Bereich arbeiten, sind vielleicht besonders anfällig für den ersten schicken Eindruck, den neue Software meist macht. Ohne uns zu fragen, ob wir all den Schnickschnack wirklich brauchen. Wenn ein Programm dir nicht wirklich dabei hilft, das zu tun, bei dem du Erleichterung erwartest, dann steht es dir im Weg. Diese Formel mag selbstverständlich klingen, wird bei der Auswahl aber nur selten berücksichtigt. Stelle dir also zunächst folgende banale Frage: Welches Problem soll mit dem Tool gelöst werden?

Wenn Slack und Google Docs gut für dein kleines Team funktionieren, das nur ein oder zwei Projekte auf einmal meistern muss, dann bleib dabei. Aber wenn die Dinge komplexer werden, solltest du dich nach Alternativen umschauen. Mit Trello etwa kannst du ein großes Team koordinieren, das an Dutzenden von verschiedenen Tasks arbeitet. Andere wiederum schwören auf ähnliche Tools wie zum Beispiel Asana. Wir schauen uns diese und weitere Werkzeuge gleich noch im Detail an.

Ist es einfach zu bedienen?

Wenn du Personen aus verschiedenen Teams mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Hintergründen in dein Projekt einbindest, ist es wichtig, bei der Auswahl eines Online Kollaborationstools an die Lernkurve zu denken. Musst du ein eigenes längerfristiges Projekt ins Leben rufen, nur um deinen Leuten beizubringen, wie man ein Tool benutzt, das eigentlich Zeit sparen soll? Ist es einfach genug zu bedienen? Gibt es jemanden im Team, der sich mit der App auskennt und den Neulingen helfen kann, sich einzuarbeiten? Von den Antworten auf diese Fragen hängt unter anderem ab, ob dein Team die neue Software akzeptiert oder nicht.

Was bedeutet der Wechsel?

Wenn du die Tools nicht umfassend nutzt und am Ende doch wieder bei lokal gespeicherten Dateien landest, wird es die Investition nicht wert sein. Du solltest also bereit sein, deine Prozesse im Team tatsächlich umzustellen. Das ist zu Beginn ungewohnt und macht zunächst vielleicht sogar mehr Arbeit. Doch am Ende kannst du dir nicht mehr vorstellen, zur alten Arbeitsweise zurückzukehren. Dennoch: Stelle sicher, dass die Bereitschaft für einen Wechsel auch tatsächlich vorhanden ist, bei dir selbst aber auch bei deinem Team.

Wie Tools die Effizienz und deinen Workflow verbessern

Es gibt zahlreiche Bereiche, bei denen Anwendungen zur Online Zusammenarbeit deine Prozesse optimieren:

• Einheitlicher Stand von Dokumenten: Der wohl offensichtlichste Vorteil von Online Kollaborationstools ist die Tatsache, dass alle an der gleichen Kopie eines bestimmten Dokuments oder einer Aufgabe arbeitet. Du musst dir keine Gedanken mehr darüber machen, welche Version du anpassen oder einreichen musst. Oder welche nun den aktuellsten Stand beinhaltet. Auch Änderungen – und wer diese gemacht hat – lassen sich einfach nachvollziehen.
• Dateien teilen und freigeben: Wenn du gemeinsam an einem Projekt arbeitest, kann es mühsam und zeitintensiv sein, Daten und Hintergrunddokumente zu teilen. Mit einem passenden Tool steht dir ein Repository für alle relevanten Daten zur Verfügung, auf das alle Beteiligten bei Bedarf zugreifen können.
• Transparenz: Mit solchen Anwendungen kann jede und jeder im Team ganz einfach sehen, wie weit die anderen mit ihren Teilen des Projekts sind. Fristen und Abhängigkeiten lassen sich klar definieren. So gibt es weniger Fragen dazu, was passieren muss, bevor der nächste Schritt gemacht werden kann.
• Monitoring und Projektstand: Es werden alle Aufgaben aufgelistet, die für die Fertigstellung des Projekts – oder eines Meilensteins davon – notwendig sind. Ebenso, wer dafür verantwortlich ist. So kannst du jederzeit genau sehen, wie weit das Projekt fortgeschritten ist und wo du eingreifen musst.

Konzentriere dich auf deine Kund:innen

Mit all diesen Informationen kannst du dich leichter auf Statusmeetings mit deinen Kund:innen vorbereiten. Du musst nicht mehr vorab mühsam alle Leute im Team befragen, wie weit sie mit ihren Arbeiten gekommen sind. Oder ob sie alles haben, was sie dafür brauchen – vorausgesetzt die Projektmanagement Software wird richtig gepflegt. Außerdem kannst du bestimmte Benachrichtigungen direkt an deine Kund:innen senden lassen, etwa wenn Aufgaben oder Meilensteine erledigt sind. Aber auch dann, wenn es Rückfragen gibt, eine Freigabe benötigt wird, oder wenn Dokumente ausgetauscht werden müssen.

Manche Tools erlauben es dir zudem, nachzuverfolgen, welche Arbeitsstunden für welchen Teil des Projekts geleistet wurden. Das erleichtert dir die Abrechnung und die Rechnungslegung. Oder du nutzt die Möglichkeiten, in den Tools per Chat oder per Online Meeting zu kommunizieren. Denn manche Dinge lassen sich auf direktem Weg schneller klären, als Kommentare in den einzelnen Tasks hin- und herzuschieben.

Insgesamt geht es bei den Tools zur Online Zusammenarbeit darum, die Administration deiner Projekte deutlich zu verschlanken. Durch saubere Prozesse und eine zielgerichtete Kommunikation. Das macht nicht nur dein Team zufriedener, sondern auch deine Kund:innen. Im nächsten Teil unserer Serie stellen wir dir mehrere Tools für das Projektmanagement vor. Wir verlinken den Beitrag hier, sobald er veröffentlicht ist.