Projectbeheer voor bureaus: de juiste workflow en meer efficiëntie

Werken met meerdere projecten voor klanten betekent voor jou dat je je steeds moet kunnen aanpassen en moet kunnen communiceren. Hoe helpen workflows om het overzicht te bewaren? En hoe wordt jouw projectbeheer flexibeler? Onze beste tips voor bureaus en freelancers.

Op de wereldmarkt van vandaag is een klantenservice die de kenmerken "flexibel" en "communicatief" daadwerkelijk waarmaakt een topprioriteit. Want nieuwe klanten krijgen en vervolgens houden is een uitdaging. Zeker als je bedenkt hoeveel bureaus er dagelijks websites maken met WordPress en WooCommerce .

Het is nog moeilijker om ervoor te zorgen dat deze klanten tevreden zijn met succesvol afgeronde projecten. Toch verhoogt een dergelijke tevredenheid rechtstreeks je omzet, zoals uit talrijke studies is gebleken. Het verband is misschien niet zo duidelijk als in de detailhandel of bij een webwinkel. En toch melden bureaus en freelancers die bijzondere waarde hechten aan een cleane projectafronding keer op keer hoe dit hun inkomsten op middellange en lange termijn verhoogt. Bijvoorbeeld door aanbevelingen, affiliate marketing, maar ook door up- en cross-selling.

Voor sommige mensen die in de creatieve sector werken, kan het een verandering zijn om zich in de eerste plaats te richten op de behoeften van de klant – in plaats van rechtstreeks op ontwikkeling of ontwerp. Herken je jezelf hierin? Misschien vraag je je naaste klanten regelmatig om gedetailleerde en eerlijke feedback om steeds klantgerichter te worden. Dit kan ook op een gestructureerde manier worden gevraagd, bijvoorbeeld in de vorm van kleine enquêtes.

Het belang van workflows

Eén ding hebben WordPress agentschappen en ontwikkelaars gemeen met andere branches: uiteindelijk zijn het je klanten die je salaris betalen. Het verbeteren van je werkprocessen om meer rekening te houden met de behoeften van de klant is bijzonder efficiënt. Constructieve communicatie speelt daarbij een sleutelrol. Er is niets erger dan een contract te tekenen met een gretige en uitbundige opdrachtgever om daarna radiostilte te ervaren.

Zeker, jij neemt contact op met je klanten. Maar hand op het hart: doe je dit met dezelfde zorg en dezelfde intensiteit als je dat doet met de aankoop zelf? Zo ja, dan doe je heel veel goed. Want dan luister je ook beter naar de projectplanning en doe je realistische (!) beloften. Realistisch in termen van wat technisch mogelijk is met het beschikbare budget, maar ook in termen van hoe lang het project gaat duren.

De eerste stap om je klanten gelukkig te maken is dus eenvoudig: luister goed naar hen – het is tenslotte hun project. Regel regelmatige bijeenkomsten online of persoonlijk als onderdeel van je totaalplan. Zorg ervoor dat alle vragen beantwoord zijn. Blijf in contact en de tegenpartij zal blij zijn. Dit geldt vooral wanneer zich moeilijkheden en vertragingen voordoen. Je klanten kunnen meestal beter met zulk slecht nieuws omgaan dan je denkt. Maar alleen als je dat gedetailleerd en overtuigend uitlegt. En als je tegelijkertijd laat zien hoe het probleem opgelost kan worden.

Een ander belangrijk punt is je aanpassingsvermogen aan de verschillende behoeften en smaken van verschillende klanten. Natuurlijk moet je er bij de keuze van projecten voor zorgen dat zij overeenstemmen met je waarden. En je hoeft geen baan te accepteren waar je vanaf het begin moeilijk mee kunt communiceren. Maar je moet over een zekere mate van flexibiliteit beschikken als je op lange termijn op de markt wilt overleven. Deze flexibiliteit is immers ook vereist in elke projectplanning. Vooral als je niet als individu werkt, maar als onderdeel van een team.

Ongemakkelijke vragen stellen

Tot nu toe hebben we het alleen gehad over de communicatie die gemakkelijk tot stand komt. Maar als het om projectwerk gaat, zul je je klanten ook vragen moeten stellen die voor beide partijen ongemakkelijk zijn.

Want om een project te beheren of vooruit te helpen, moet men zoveel mogelijk weten over de processen, de organisatie, het bedrijfsbeleid, de budgetten, de waarden, de machtsverhoudingen en de actoren van de klant. Het is zinvol om sommige van deze gevoelige vragen meteen in het begin te stellen. Dan zijn de fronten opgeruimd en kun je opgeruimd aan de slag gaan. Hier zijn enkele voorbeeldvragen voor je briefing:

• Wat is precies de omvang van het project? Kleine aanpassingen en veranderingen zijn natuurlijk onvermijdelijk bij een project dat zo omvangrijk is als het maken van een volledig nieuwe WordPress website – of de herziening van een bestaande. Indien de klant echter in de loop van het project nieuwe componenten toevoegt die je werklast aanzienlijk verhogen, moet je kunnen teruggrijpen naar de oorspronkelijke overeenkomst. In geval van twijfel betekent dit een vriendelijk maar duidelijk "nee" zeggen. Of op zijn minst opnieuw onderhandelen over de prijs.
• Wat zijn de projectdeadlines? Dit punt lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het is absoluut belangrijk dat je alle termijnen schriftelijk laat bevestigen. Vooral degenen die afhankelijk zijn van de prestaties van de klant. Als individuele leden van het team van je cliënt niet presteren, mag dit voor jou niet tot nadelen leiden.
• Wat zijn de afhankelijkheden? Nog een vraag die beantwoord moet worden: zijn er externe factoren die van invloed zijn op afzonderlijke mijlpalen of op de duur van de projectontwikkeling? Bijvoorbeeld, belangrijke komende conferenties, beslissingen op directieniveau, de lancering van een centrale reclamecampagne, enz.
• Wie neemt de uiteindelijke goedkeuring over? Wie is de "eigenaar:in" van het project? Hoe is de aansprakelijkheid bij schade geregeld? Het is ook belangrijk om precies te weten wie verantwoordelijk is voor welk inhoudsgebied aan de klantzijde. Werken in een team is geweldig. Maar werken met een team waarin iedereen denkt dat hij de centrale sleutelfiguur is, is een nachtmerrie.
• Zijn er onbekende belanghebbenden? Degenen die niet bij de briefing aanwezig zijn, maar die je wel zou moeten kennen? We hebben het hier over de gevreesde afwezige directie die op het laatste moment binnenstormt met een reeks "voorstellen" waar niemand aan hun kant "nee" tegen kan zeggen. Als je dergelijke situaties al hebt meegemaakt, bereid je je in de toekomst nog beter en met nog meer vragen voor.

Hier zijn nog een paar tips om je briefing zo gedetailleerd mogelijk te maken. Want hoe goed je uiteindelijke projectplan zal zijn, hangt af van de volgende factoren:

• Opzet voor het design: In de eerste fase van de presentatie van een ontwerpvoorstel gaat het erom zoveel mogelijk vragen te stellen en informatie te verzamelen. Zodra je een goed idee hebt van wat voor soort bedrijf en wat voor soort website nodig is, stel je een ontwerp of ontwerpvoorstel samen. Zorg ervoor dat ook de volgende punten aan bod komen.
• Stel een sitemap voor: Het maken van een ontwerp voor een sitemap op basis van de behoeften van je klanten is belangrijk voordat je begint. Zorg ervoor dat je alle pagina-hiërarchieën begrijpt die je wilt en plaats ze waar ze logischerwijze thuishoren. Voor bestaande sites hebben Yoast en Google beide tools waarmee je een XML sitemap kunt maken. Dit kan worden gebruikt als uitgangspunt voor de toekomstige structuur.
• Controleer de SEO-strategie van de klant: Werk samen met je klant aan een zoekwoordstrategie. Onderzoek het volume en de moeilijkheidsgraad van de zoekwoorden. Zie onze gids voor keyword SEO en SEO audit. Maak een bijbehorende tabel met deze termen. Bekijk vervolgens de bestaande inhoud van je klant op SEO en noteer waar je een inhaalslag moet maken. Weet je nog niets over SEO? Wees dan eerlijk en doe een beroep op andere deskundigen of freelancers.
• Test bestaande inhoud en ontwikkel nieuwe inhoud: Herziening van alle bestaande webinhoud en opstellen van een plan voor het ontwikkelen van nieuwe inhoud die past bij de doelgroepen en doelstellingen van de website. Zie onze gids over contentmarketing voor bureaus.
• Maak een website mockup: Dit is een schets van hoe een voorgestelde website eruit zou kunnen zien met betrekking tot gebruikersinterface, kleuren, ontwerp, enz. Maar het is een nogal statisch model. Het maken van zo'n mockup is een geweldige manier om de klant te overtuigen van je voorstellen. Omdat het een tastbaar idee geeft van hoe het eindproduct eruit zou kunnen zien en zou kunnen functioneren. Tegelijkertijd is de inspanning om een website mockup te maken beheersbaar. Tenminste als je iemand in je team hebt die aanleg heeft voor design en creativiteit.
• Vergeet niet te testen: Met behulp van het hierboven ontwikkelde stappenplan, kun je de pagina's die je nodig hebt toevoegen aan een eerste kopie van WordPress geïnstalleerd op een lokale host of testserver. Zie ook de bijzonder handige Staging van Raidboxes.

Als alles gaat zoals je je hebt voorgesteld, is het tijd om een ontmoeting met de klant te regelen. Daar kun je de ontwerpen van tevoren bespreken voordat de daadwerkelijke uitvoering begint.

Efficiëntie verhogen

Projectteams werken steeds meer gedistribueerd. Daarom is het van essentieel belang dat je gebruik maakt van online samenwerkingstools. In deze tijd kun je gemakkelijk informatie delen met mensen op alle continenten van de wereld zonder dat je je huis hoeft te verlaten. Dat is veel waard. De toenemende snelheid waarmee wij met elkaar over projecten communiceren schept echter ook verwachtingen en nieuwe druk.

Omdat je hier in staat moet zijn gelijke tred te houden met andere agentschappen, bijvoorbeeld wanneer zij ontwikkelingscapaciteit goedkoop overzee kopen. We zeggen niet dat je hetzelfde moet doen – je klanten waarderen het tenslotte als uw team ter plaatse gevestigd is en de plaatselijke zaken kent. Maar zelfs binnen je eigen land of continent zul je steeds meer samenwerken met externe teams en freelancers. Om nog maar te zwijgen van de kansen die je krijgt wanneer je je eerste internationale projecten aanneemt.

De ouderwetse e-mail en zelfs het (video)gesprek zijn natuurlijk nog steeds nuttige hulpmiddelen voor communicatie. Maar stel je voor dat je teams groter worden en meer verspreid raken. Dan heb je extra hulp nodig om iedereen op één lijn te houden. En om niet zelf het overzicht te verliezen.

Communicatie, samenwerking en productiviteit

Het komt misschien niet als een verrassing: de meeste tijd die we op het werk doorbrengen, bestaat uit inefficiënte activiteiten. Volgens een McKinsey-studie over efficiëntie op de werkplek besteden we meer dan 60 procent van de werkdag aan de volgende drie taken:

• E-mails beantwoorden
• Zoeken en verzamelen van informatie
• Interne communicatie en samenwerking

Volgens de studie kan de productiviteit van de werknemers met 20 tot 25% worden verhoogd door alleen al de communicatie en samenwerking te optimaliseren. En met de hulp van gemakkelijk toegankelijke online tools. Hierover zo meteen meer.

Het is geenszins zo dat bedrijven en bureaus niet over de juiste middelen of de juiste technologie beschikken. Maar worden de mogelijkheden van deze tools ook op de juiste manier gebruikt? In de meeste gevallen is dit niet het geval, althans volgens de resultaten van de studie.

Wat doen tools voor de online samenwerking?

Online samenwerkingstools zijn applicaties die helpen bij het coördineren van workflows tussen individuele werknemers en teams. En ze doen dat in verschillende tijdzones, media en op verschillende afstanden. Met deze apps kun je een beter gecoördineerde workflow creëren door een uniform platform voor samenwerking en communicatie te bieden. Op dit platform worden alle informatie en taken in verband met een specifiek project gebundeld, op één enkele plaats. Afhankelijk van de tool, omvat dit bijvoorbeeld:

• Alle communicatie, of het nu gaat om messaging, groepsdiscussies of zelfs meetingvideo's en logs
• Bestandsbeheer
• Uitwisseling en archivering van documenten
• Toegang tot achtergrondgegevens en Wiki's
• Toewijzing en documentatie van werkstappen
• Real-time monitoring van taken en projectstatussen
• Projectsamenwerking in real-time

In principe zijn online samenwerkingstools een manier om alle gegevens van een bepaald project samen te brengen. Dus al je e-mails, chats, vergaderingen, onderzoek, gegevens en werkresultaten. Praktisch, toch? 

Verbeterde efficiëntie en workflows

De belangrijkste voordelen van het gebruik van dergelijke tools zijn een duidelijker uitwisseling van informatie tussen de teamleden en een vermindering van het aantal fouten. Als je ooit een verouderde versie van een projectstatus naar je klanten hebt gestuurd of vergeten bent een teamlid te vertellen over een belangrijk stukje informatie dat je via de telefoon hebt ontvangen, dan begrijp je de waarde van online samenwerkingstools. Dat komt omdat deze toepassingen de manier waarop projecten met meerdere contactpersonen worden beheerd, op zijn kop zetten.

Laten we beginnen met een oude bekende van online tools die we waarschijnlijk allemaal kennen en die vandaag de dag nog steeds erg nuttig is: Google Docs. Met de app kunnen teams overal ter wereld in realtime documenten inzien, bewerken en bijwerken. De meesten van ons gebruiken Google Docs, en misschien Microsoft OneDrive. En de meesten van ons hebben waarschijnlijk te maken met ongecoördineerde en overlappende e-mail threads die hiervan het gevolg zijn.

Met andere online samenwerkingsinstrumenten kun je veel van deze functies onder één dak samenbrengen. En dit met een zo slank mogelijke workflow, zonder toegang tot verschillende toepassingen of zelfs media.

Functies die er toe doen

Toch moet je je als WordPress bureau of freelancer niet laten afschrikken door de overvloed aan beschikbare online tools. Als het erom gaat het juiste instrument voor jou en je team te kiezen, zijn geduld en vallen en opstaan geboden. Je kunt jezelf de volgende vragen stellen:

Voldoet de tool aan mijn behoeften?

Ieder van ons die op de digitale markt werkt, is wellicht bijzonder gevoelig voor de eerste chique indruk die nieuwe software meestal maakt. Zonder ons af te vragen of we echt alle toeters en bellen nodig hebben. Als een programma je niet echt helpt om te doen waar je verlichting van verwacht, dan zit het je in de weg. Deze formule klinkt misschien voor de hand liggend, maar er wordt zelden rekening mee gehouden bij het maken van een keuze. Stel jezelf dus eerst de volgende banale vraag: Welk probleem wil je dat de tool oplost?

Als Slack en Google Docs goed werken voor je kleine team dat slechts een of twee projecten tegelijk hoeft te beheersen, blijf er dan bij. Maar als het ingewikkelder wordt, moet je naar alternatieven zoeken. Met Trello kun je bijvoorbeeld een groot team coördineren dat aan tientallen verschillende taken werkt. Anderen zweren bij soortgelijke tools zoals Asana. We zullen deze en andere tools zo meteen nader bekijken.

Is het gemakkelijk te gebruiken?

Als je mensen uit verschillende teams met verschillende vaardigheden en achtergronden bij het project betrekt, is het belangrijk om na te denken over de leercurve bij het kiezen van een online samenwerkingstool. Moet je een eigen langetermijnproject opzetten alleen maar om je personeel te leren hoe ze een tool moeten gebruiken dat geacht wordt om tijd te besparen? Is het makkelijk genoeg om te gebruiken? Is er iemand in het team die bekend is met de app en die de nieuwkomers op weg kan helpen? De antwoorden op deze vragen zullen onder meer bepalen of je team de nieuwe software al dan niet zal aanvaarden.

Wat betekent de verandering?

Als je de tools niet intensief gebruikt en uiteindelijk terugkomt met lokaal opgeslagen bestanden, is het de investering niet waard. Je moet dus bereid zijn om je processen in het team daadwerkelijk te veranderen. Dit is eerst ongebruikelijk en kan in het begin zelfs meer werk zijn. Maar uiteindelijk kun je je niet voorstellen terug te gaan naar de oude manier van werken. Zorg er desalniettemin voor dat de bereidheid om te veranderen daadwerkelijk aanwezig is, niet alleen bij jezelf maar ook bij je team.

Hoe tools de efficiëntie en je workflow verbeteren

Er zijn veel gebieden waar online samenwerkingstoepassingen je processen kunnen stroomlijnen:

• Uniforme status van documenten: Het meest voor de hand liggende voordeel van online samenwerkingstools is waarschijnlijk het feit dat iedereen aan dezelfde kopie van een bepaald document of een bepaalde taak werkt. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over welke versie je moet aanpassen of indienen. Of welke nu het meest up-to-date is. Wijzigingen – en wie ze heeft aangebracht – kunnen ook gemakkelijk worden getraceerd.
• Bestanden delen en delen: Wanneer je samen aan een project werkt, kan het vervelend en tijdrovend zijn om gegevens en achtergronddocumenten uit te wisselen. Met een geschikt instrument beschik je over een opslagplaats voor alle relevante gegevens waartoe alle deelnemers indien nodig toegang hebben.
• Transparantie: Met dergelijke toepassingen kan iedereen in het team gemakkelijk zien hoe ver de anderen zijn met hun deel van het project. Deadlines en afhankelijkheden kunnen duidelijk worden gedefinieerd. Er zijn minder vragen over wat er moet gebeuren voordat de volgende stap kan worden gezet.
• Monitoring en projectstatus: Alle taken die nodig zijn voor de voltooiing van het project – of een mijlpaal daarvan – worden opgesomd. Het vermeldt ook wie er verantwoordelijk voor is. Zo kun je altijd precies zien hoe ver het project gevorderd is en waar je moet ingrijpen.

Focus op je klanten

Met al deze informatie kun je je gemakkelijker voorbereiden op statusmeetings met je klanten. Je hoeft niet langer alle mensen in het team moeizaam te vragen hoe ver ze met hun werk zijn gekomen. Of dat ze alles hebben wat ze nodig hebben – mits de projectbeheersoftware goed wordt bijgehouden. Bovendien kun je bepaalde meldingen rechtstreeks naar je klanten laten sturen, bijvoorbeeld wanneer taken of mijlpalen zijn voltooid. Maar ook wanneer er vragen zijn, een vrijgave nodig is of wanneer documenten moeten worden uitgewisseld.

Met sommige tools kun je ook bijhouden welke uren aan welk deel van het project zijn besteed. Dit maakt facturering en boekhouding gemakkelijker. Of je kunt de tools gebruiken om te communiceren via chat of online meeting. Want sommige dingen kunnen sneller worden opgehelderd op een directe manier dan het heen en weer sturen van opmerkingen in de afzonderlijke taken.

In het algemeen gaat het bij online samenwerkingstools om het stroomlijnen van de administratie van je projecten. Door zuivere processen en gerichte communicatie. Dit maakt niet alleen je team tevredener, maar ook je klanten. In het volgende deel van onze serie laten we je kennis maken met verschillende tools voor projectbeheer. Wij zullen hier een link naar het artikel plaatsen zodra het is gepubliceerd.