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Webinar erstellen und durchführen: In 7 Schritten zum erfolgreichen Webinar

Webinare sind ein gutes Mittel, um dein Unternehmen bekannt zu machen, neue Kundschaft zu gewinnen und mehr über deine Zielgruppe zu lernen. Vielleicht hast du das Projekt “Webinar erstellen” schon lange auf deiner To-do-Liste, aber ebenso einige Fragen dazu? Dann bist du hier genau richtig. Ich erkläre dir in diesem Artikel, warum Webinare wichtig sind, wie du sie erstellst, vermarktest und bestmöglich nachbereitest.

Was genau ist ein Webinar und wie funktioniert das?

Der Begriff “Webinar” ist eine Zusammensetzung der Worte “Web” und “Seminar”: Es handelt sich um ein Seminar, das zu einem bestimmten Zeitpunkt live im Web übertragen wird. Aus diesem Grund eignet sich das Webinar wunderbar für Personen oder Unternehmen, die ein großes Publikum erreichen möchten, aber keine Veranstaltung an einem physischen Ort organisieren möchten.

Inhaltlich stehen meistens Marketing-Inhalte oder die Wissensvermittlung i. S. v. Schulungen oder Workshops im Fokus. In der Regel gibt es einen Vortrags-Part durch den Anbieter sowie einen interaktiven Part, mit der Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Diskussionen zu führen.

Vielleicht fragst du dich noch: Wie viel kostet ein Webinar? Wenn Unternehmen Webinare anbieten, sind sie häufig kostenlos – Ausnahmen bestätigen jedoch die Regel.

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Warum sind Webinare wichtig?

Warum brauchen Unternehmen Webinare? Webinare sind als Mittel für Marketing, Sales & Co. aus mehreren Gründen spannend:

  • Relevante Zielgruppe erreichen: Du erreichst damit Personen, die sich genau für die Fragestellungen interessieren, die du besprichst. Damit hast du also ein Publikum versammelt, das sehr exakt zu dir und deinen Angeboten passt.
  • Als Expert:innen positionieren: Du positionierst dich oder deine Mitarbeiter:innen als kompetente Ansprechpersonen. Über diesen persönlichen Bezug baust du Vertrauen auf.
  • Marktforschung betreiben: Nicht zuletzt kannst du das Webinar für Marktforschungszwecke nutzen. Du siehst etwa am Interesse, ob das Thema so wie von dir präsentiert relevant ist. Eine Q & A Session kann dir zudem Einblicke in die Bedürfnisse, Wünsche, Probleme und den Wissensstand deiner Zielgruppe geben.
  • Mit Teilnehmer:innen interagieren: Im Gegensatz zu anderen Marketingmaßnahmen, die eher unidirektional ausgerichtet sind, kann bei Webinaren wunderbar ein Austausch stattfinden. Etwa in einer Breakout oder Q & A Session. Außerdem kannst du direkt Feedback abfragen.
  • Günstige Maßnahme: Verglichen mit anderen Werbe- und Marketingmaßnahmen sind Webinare darüber hinaus preisgünstig: Du investierst hier in erster Linie Zeit und Mühe, um es vorzubereiten und umzusetzen. Zugleich gilt: Vor allem der initiale Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Der zahlt sich dann nach und nach aus.
  • Sichtbarkeit erzielen: Gut gemachte, kostenlose Webinare können deine Bekanntheit bei wichtigen Zielgruppen erhöhen. Schließlich müssen Teilnehmer:innen nicht an einem physischen Ort anwesend sein.
  • Leads generieren: Sales Webinare können durch die zuvor genannten Vorteile eine optimale Chance sein, um hochwertige Leads zu generieren. Bereits bei der Anmeldung greifst du regulär die wichtigsten Daten ab.
  • Community pflegen: Webinare eignen sich ferner, um bei der Zielgruppe auf dem Radar zu bleiben und als Lösungsanbieter im Kopf zu bleiben.
  • Weiterverwenden der Inhalte: Wenn ihr euer Webinar aufzeichnet, könnt ihr es im Anschluss noch als hochwertiges Content Piece weiterverwenden.

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Webinar erstellen mit Schritt-für-Schritt-Anleitung

Woran ist beim Webinar durchführen zu denken bzw. wie erstellt man ein Webinar? Ich erkläre es dir in 7 Schritten:

Schritt 1: Webinar Thema finden

Was möchtest du erreichen?

Wenn du ein Webinar erstellen möchtest, stehst du als erstes vor den Fragen, wen du genau erreichen möchtest und mit welchem Thema. Vielleicht bietest du eine Dienstleistung an, die bereits gut angenommen wird, die du aber bekannter machen möchtest. Oder du hast ein vollkommen neues Angebot im Portfolio. Oder du möchtest deine Agentur generell bekannter machen.

Ein Webinar kann hier eine gute Wahl sein, vor allem im Zusammenspiel mit anderen Aktivitäten. Dazu gehören etwa Social Media Marketing, E-Mail Marketing und Content Marketing.

Was interessiert die Zielgruppe?

Bei der Planung des Themas ist generell ein Punkt wichtig: Denke aus der Sichtweise deiner anvisierten Zielgruppe. Ein reines Werbe-Webinar wird nur wenig Anklang finden. Du musst vielmehr herausfinden, welche Fragestellung deiner potenziellen Kundschaft im Kopf herumgeht, die mit deinen Services in Zusammenhang stehen.

Dabei helfen dir Werkzeuge, die du vielleicht auch sonst für die Themenrecherche und Ideenfindung nutzt. Eine Seite wie Answer The Public hat sich etwa darauf spezialisiert, nach welchen Fragestellungen Nutzer:innen suchen. Google Trends gibt dir Einblicke dazu, wie sich ein Thema entwickelt und welche verwandten Themen es gibt. Relevante Gruppen in Social Networks wie Facebook oder LinkedIn können interessante Anregungen geben.

Mehrwert vs. Werbung

Letztlich sollte dein Ziel sein, das Webinar so interessant und nützlich zu gestalten, dass du es sogar bezahlt anbieten könntest. Unternehmen bieten es meistens nur deshalb kostenlos an, weil sie sich davon neue Kundschaft versprechen.

Deine eigenen Produkte und Angebote stehen, wie erwähnt, eher im Hintergrund. Das heißt aber nicht, dass du sie vollkommen verschweigen musst – im Gegenteil. Damit wir uns nicht missverstehen: Natürlich darfst du an passender Stelle über dich und deine Angebote sprechen. Aber das sollte in den Hintergrund treten. Im Vordergrund steht, dass du dich als kompetenter, vertrauenswürdiger und sympathischer Anbieter präsentierst. Anstatt aber einen „Werbeblock“ einzufügen, streue die Informationen hier und da ins Webinar ein. Näherst du dich dem Ende des Hauptteils, kannst du genauer darauf eingehen. Eine gute Idee ist es beispielsweise, einen Gutschein parat zu haben, der deine Teilnehmenden mit einem Rabatt belohnt.

Beispiel

Du hast eine Webagentur, die WordPress-Wartungsverträge anbietet. Bislang verkaufst du diese überwiegend als weitere Leistung an bestehende Kund:innen, für die du eine Website erstellt hast. Als neue Zielgruppe hast du nun kleine Unternehmen und Solopreneure ausgemacht: Die werden deine Agentur vielleicht nicht in Anspruch nehmen, um ihre Seite einzurichten, aber der Stress und die Verantwortung des laufenden Betriebs ist zu viel für sie.  

Möchtest du nun ein Webinar erstellen, könnte es sich darum drehen, wie diese Personen ihre WordPress-Website effizient aktuell halten, was sie tun und lassen sollten, welche typischen Probleme bei Updates auftreten können und welche Lösungen es dafür gibt.

Schritt 2: Format festlegen und entwickeln

Wie lange sollte ein Webinar gehen? Wenn Unternehmen ein Webinar anbieten, dauert dieses meistens zwischen 30 und 60 Minuten. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, es zu gestalten:

  • Präsentation (Klassiker): Du bereitest Vortrags-Slides vor. Eine Herausforderung im Digitalen ist das spärliche Feedback deiner Zuschauerschaft: Wenn du auf einer echten Bühne stehst, kannst du mit Blick aufs Publikum abschätzen, ob es dir noch folgt oder nicht. Hier geht das nicht. Achte darauf, deine Präsentation interessant und abwechslungsreich zu gestalten. Plane kleine Pausen für Fragen und andere Rückmeldungen ein.
  • Interview: Befrage eine Fachperson live zum Thema. Es ist zwar einerseits aufwändiger, zwei Personen als Gastgeber:innen zu haben, aber es fällt andererseits oft leichter: Die Verantwortung lastet dann nicht nur auf deinen Schultern. Ein Tipp, um es lebendiger zu gestalten: Gehe die Fragestellungen vorab durch. Dadurch kann dein Gegenüber bereits Ideen dazu entwickeln. Die Antworten kommen dann schneller und flüssiger.
  • Podiumsdiskussion: Mehrere Personen diskutieren ein Thema und du übernimmst die Moderation. Das ist vor allem bei vielschichtigen und umstrittenen Fragestellungen eine interessante Variante, weil du hier diverse Perspektiven zu Wort kommen lässt. Eine solche Runde interessant zu moderieren ist aber nichts für Anfänger. Auch der technische Aufwand ist entsprechend größer.
  • Workshop: Anstatt dein Publikum nur als passive Teilnehmende zu behandeln, werden sie auch selbst aktiv. Du hast eventuell einen ersten einführenden Part, der ein Thema erklärt oder Best Practices vermittelt. Danach stellst du eine Aufgabe oder mehrere. Am Ende besprichst du mit den Teilnehmenden, welche Fragen und Probleme aufgekommen sind.
  • Ask Me Anything: Hier legst du nur den Termin fest und stellst dich (oder eine andere Person) für alle Fragen des Publikums zur Verfügung. Das kann spannend und nützlich sein, ist aber zwangsläufig unberechenbar. Eine gute Idee ist es, dass du allgemein interessante Fragen vorbereitest, sollte aus der Zuschauerschaft nichts oder nicht genug kommen.
  • Labor: Hier besprichst du ein Thema anhand eines konkreten Beispiels, das du entweder selbst gewählt hast oder das aus den Reihen deiner Zuhörerschaft kommt. Beispielsweise kannst du anhand einer Website aufzeigen, was an ihrem Design gelungen ist und was nicht nicht.
  • Über die Schulter: Hier führst du etwas vor, beispielsweise indem du deinen Bildschirm teilst. Tipp: Spiele vor dem Webinar einmal durch, was du zeigen möchtest. Beschränke dich dabei auf die Punkte, die für dein Thema wesentlich sind. Es passiert in der Aufregung einer Live-Situation schnell, inhaltlich abzuschweifen.

Welches Format sich anbietet, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Einer davon ist, wie erfahren du mit Webinaren bist. Als Anfänger:in ist es besser vorzuplanen. Deshalb sehen wir so häufig Präsentationen. Zu den anderen Faktoren gehören das Thema selbst und dein Publikum. 

Zugleich schließen sich die Formate nicht untereinander aus. Du kannst beispielsweise eine Präsentation als Einführung ins Thema mit einem Workshop-Anteil kombinieren.

Schritt 3: Aufbau und Inhalte des Webinars planen

Bei deinem Webinar musst du die Aufmerksamkeit der Zuschauerschaft sofort gewinnen und dann über die 30 bis 60 Minuten halten. Das gilt besonders für ein kostenloses Angebot, denn hier fühlt sich dein Publikum weniger verpflichtet, dabeizubleiben.

Tatsächlich solltest du beim Webinar davon ausgehen, dass deine Teilnehmenden immer auf dem Sprung sind. Ablenkungen sind schließlich allgegenwärtig: Die To do-Liste ruft und das Fenster mit deinem Webinar ist schnell geschlossen.

Klare Struktur festlegen 

Sorge deshalb für eine klare Struktur. Stelle diese Agenda am Anfang kurz vor und mache während des Webinars immer wieder deutlich, wo du dich gerade im Plan befindest. Idealerweise arbeitest du hier mit dem einen oder anderen Spannungsbogen: Stelle also beispielsweise einen Punkt in Aussicht, von dem du denkst, dass er viele Personen interessieren wird.

Direkter Einstieg ins Thema

Steige zudem möglichst sofort in das Thema ein, denn deine Teilnehmenden werden in den ersten paar Minuten entscheiden, ob sich ihr Zeitinvestment lohnt oder nicht. Erkläre also beispielsweise die konkrete Problemstellung, um die es in deinem Webinar geht und stelle in Aussicht, wie du sie behandeln und lösen wirst. Halte dabei eventuell eine Belohnung am Ende des Webinars bereit, wie einen kostenlosen Download und weise darauf bereits am Anfang hin.

Best Practices für die Inhalte

Weitere Tipps, die ein Webinar interessanter und lebendiger gestalten:

  • Interaktive Elemente reißen dein Publikum aus ihrer passiven Haltung, die zu Langeweile und Ablenkung führen kann. Das können zum Beispiel Umfragen sein.
  • Storytelling hat sich vielfach bewährt. Erkläre dein Thema also anhand einer realistischen, interessanten Geschichte. Sie kann sich wie ein roter Faden durch das gesamte Webinar ziehen. Idealerweise ist es ein reales Beispiel aus deiner eigenen Erfahrung. Du kannst aber auch eines erfinden.
  • Bleibe nicht bei der Theorie hängen, sondern zeige immer auch Praxisbeispiele oder erkläre, welche Auswirkungen das Gesagte auf den Alltag deines Publikums hat.
  • Zeige dich von deiner menschlichen Seite. Du musst nicht gleich zum/zur Entertainer:in oder Komiker:in mutieren. Aber es ist gut, wenn deine Persönlichkeit ein wenig durchscheint. Das macht dein Webinar nahbarer und freundlicher.
  • Behalte im Hinterkopf, dass du auf dem Bildschirm weniger lebendig wirkst als im direkten Kontakt. Profis haben deshalb bisweilen eine Faustregel: Lege 20 % Energie und Begeisterung obendrauf. Was sich für dich ein wenig übertrieben anfühlt, kommt beim Publikum genau richtig an.

Diese Punkte sind Anregungen. Du musst nicht alle erfüllen. Versuche aber, dein geplantes Webinar anhand dieser Ideen zu verbessern.

Nachdem die Inhalte stehen, geht es an die gestalterische Umsetzung.

Schritt 4: Webinar-Tool wählen

Um ein Webinar durchführen zu können, benötigst du Zugang zu einem Webinar Tool, sprich einem Online-Raum, in der du die Teilnehmer:innen triffst und deine Inhalte vermittelst.

Welche Webinarsoftware ist die beste bzw. wo sollte man ein Webinar hosten? Bei der Anbieterwahl hast du die Qual der Wahl. Nutze am besten eine zuverlässige Webinar Plattform. Aufgrund der Pandemie sind wir inzwischen mit vielen Tools wie etwa Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet vertraut. Es gibt zudem spezialisierte Anbieter wie LiveWebinar. Je geringer die Hürde für dich und dein Publikum ist, desto besser.

Schritt 5: Termin aufsetzen

Sobald das Datum steht, erstelle die Veranstaltung im Kalender. An der Stelle empfiehlt es sich, auch automatische Erinnerungen für deine Interessent:innen einzurichten, damit der nicht im allgemeinen Trubel untergeht. 24 Stunden vorher und eine halbe Stunde vorher sind beispielsweise sinnvoll, um Erinnerungen zu senden. Du kannst diese E-Mails außerdem dafür nutzen, Fragen zum Thema zu sammeln. Generell sollten auch sie Lust auf die Teilnahme machen.

Schritt 6: Landingpage bzw. Anmeldeseite aufsetzen

Richte anschließend eine Landingpage ein, die Lust darauf macht, sich dein bzw. euer Webinar anzusehen und über die sich interessierte Teilnehmer:innen anmelden können. Die Seite sollte folgende Aspekte enthalten:

  • Vorstellung des Anbieters
  • Vorstellung der vortragenden Personen inkl. Grund der Auswahl
  • Überblick der Inhalte 
  • Anmeldeformular

10 Tipps zum Landingpage erstellen

In diesem Artikel geben wir dir 10 ultimative Tipps für das Erstellen von Landingpages: Von Mobile First über die klare Message und gezielte User Flows bis zum klaren CTAs.

Schritt 7: Detail-Planung der Ausstrahlung und Generalprobe

Verantwortlichkeiten festlegen

Gegebenenfalls ist es sinnvoll, verschiedene Verantwortlichkeiten festzulegen (z. B. Aufzeichnung starten und beenden, Folien teilen, Präsentieren, Fragen aus dem Chat sammeln).

Technik organisieren

Was braucht man für ein Webinar? Für die Durchführung braucht ihr einen Laptop/Computer inkl. Kamera sowie ein Mikrofon bzw. Lautsprecher. Ggf. möchtest du auch auf eine professionelle Beleuchtung zurückgreifen.

Physischen Ort planen

Damit die Möglichkeiten für Störungen minimal sind, überlegt euch, wo ihr das Webinar am Ausstrahlungstag streamen werdet.

Mit der Webinar-Software vertraut machen

Eine große Herausforderung bei Liveformaten wie Webinaren sind technische Probleme. Wir haben sie alle schon erlebt und sie können den Flow deiner Veranstaltung erheblich stören. Mache dich zudem mit der Plattform vertraut und probe alle Schritte und Abläufe. Niemand möchte dir dabei zuschauen, wie du nach einer Funktion oder Option suchst.

Legt auch fest, welche Rechte die Teilnehmer:innen haben sollen bzw. welche Art der Teilnahme ihr erwünscht/erlaubt. Sollen die Kameras an sein? Erlaubt ihr geregelten Zugriff auf das Mikrofon?

Proben der Inhalte gemäß des Zeitplans

Nicht zuletzt ist es wichtig, dass du dich an deinen eigenen Zeitplan hältst. Dazu musst du ihn von vornherein realistisch planen. Hast du eine Präsentation, gehst du sie vorab durch und schaust, wie du mit deiner Zeit hinkommst. Nutzt du ein anderes Format, hältst du Zeitpunkte für bestimmte Meilensteine fest. Planst du beispielsweise einen Workshop, solltest du vorab festlegen, wie lang die Einleitung ist, wie viel Zeit für die Bearbeitung der Aufgaben da ist und wie viel für die Auswertung.

Du wirst mit der Zeit lernen, diesen Zeitplan besser einzuschätzen.

Stabile Internetverbindung gewährleisten

Sorge für eine stabile Internetverbindung. Es kann eine gute Idee sein, direkt vor dem Termin den Router neu zu starten und darauf zu achten, dass der Rechner für die Präsentation nicht gerade ein großes Update herunterlädt, während du dein Webinar veranstaltest. Auch ist es sinnvoll, Benachrichtigungen nicht benötigter Programme auszuschalten.

Backup-Plan entwickeln

Halte zudem einen Backup-Plan bereit. Du könntest etwa einen Testlauf deines Webinars aufzeichnen und den im Fall der Fälle als Ersatz bereitstellen.

Jetzt kann beim Webinar durchführen nichts mehr schief laufen.

Wie kann ich das Webinar erfolgreich vermarkten?

Wie bewirbt man Webinare? Jetzt, wo alles geplant ist und der Termin sowie die Anmeldeseite aufgesetzt sind, geht es darum, dein potenzielles Publikum auf dein kommendes Webinar aufmerksam zu machen. Wobei: Idealerweise bewirbst du dein Angebot schon, bevor du dich an eine langwierige Vorbereitung machst. Auf diese Weise kannst du frühzeitig sehen, wie viel Interesse vorhanden ist.

Folgende Vermarktungstipps habe ich:

  • Landingpages
  • Popup-Elemente auf der Website, im Blog oder Shop
  • E-Mails an bestehende Kund:innen
  • Newsletter 
  • Social Media Organic (Postings und Eventseiten)
  • Social Meida Paid Ads
  • Google Ads
  • Presse
  • Kooperationen
  • Partnerschaften

Wie bereite ich das Webinar bestmöglich nach?

Remarketing über Follow-up E-Mails & Co.

Vergiss nicht, hinterher an alle Interessierten und Teilnehmenden eine abschließende E-Mail zu schicken. Die könnte beispielsweise Links zu einer Aufzeichnung und zu Zusatzmaterialien wie Checklisten, Grafiken etc. enthalten sowie eventuell den Gutscheincode für dein Angebot. Frage auch nach Feedback! Du wirst hier nicht so häufig eine Antwort bekommen, aber der Versuch lohnt sich dennoch.

Weiterverwendung der Inhalte

Überlege dir zugleich, ob du das Webinar und seine Inhalte in irgendeiner Form weiterentwickeln und zweitverwerten möchtest. So könnte aus einer erfolgreichen Session ein Post für die Website oder für Social Media entstehen. 

Neue Webinar-Ideen

Vielleicht gab es interessante Fragen, die du in der nächsten Version sofort beantworten möchtest. Oder du hast eine Idee bekommen, um ein weiteres Webinar anzubieten.

Webinar-Analytics checken

Schaue dir ebenfalls die Statistiken und andere Auswertungen an, sofern die Plattform deiner Wahl das bereitstellt. So kannst du etwa sehen, an welchen Stellen Teilnehmende ausgestiegen sind und kannst Schlussfolgerungen ziehen, falls du bald wieder ein Webinar anbieten möchtest.

Fazit

Wie oben beschrieben: Priorität Nr. 1 beim Webinar erstellen hat, dass dein Publikum genau das lernt, wonach es sucht. Es mag sich seltsam anfühlen, dein Fachwissen und deine Erfahrung „einfach so“ abzugeben. Allerdings musst du dir vor Augen halten, dass ein bestimmter Anteil deines Publikums so oder so nicht bereit ist, Geld für dein Angebot auszugeben – oder noch nicht. Und das ist okay. Wichtig ist, dass du mit deinem Webinar zumindest auch Menschen ansprichst, die am Ende feststellen: Ich könnte das selbst übernehmen, aber ich bezahle lieber eine Fachperson dafür. 

Diejenigen, die nicht zu Kund:innen werden, überlegen es sich vielleicht später doch noch anders. Oder sie erinnern sich an dich, wenn jemand nach solchen Dienstleistungen fragt. 

Beides ist potenziell sehr wertvoll. Also los geht’s – viel Spaß beim Webinar erstellen!

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