Homeoffice Tools: So funktioniert RAIDBOXES trotz Corona

13 Min.
Homeoffice-Tools

Wir bei RAIDBOXES nutzen schon seit längerem unser Homeoffice, teilweise oder gar komplett. Schwierige Phasen wie COVID-19 meistern wir so deutlich besser. Du arbeitest in einer Agentur oder als Freelancer und suchst noch die richtige Infrastruktur? Wir haben viel Erfahrung mit Homeoffice Tools. Und geben sie gerne an dich weiter.

In diesem Beitrag findest du die wichtigsten Werkzeuge für das verteilte Arbeiten. Wir verraten dir gleichzeitig, wie du sie möglichst effizient nutzt. Dein Team hat noch kaum Erfahrung mit der Zusammenarbeit von unterschiedlichen Standorten aus? Dann lies dir zusätzlich unsere Beiträge Vor- & Nachteile der Remote-Arbeit sowie Remote Leadership: Ortsunabhängige Agenturen durch.

Bevor es losgeht noch ein kleiner Tipp: RAIDBOXES hilft dir durch die aktuelle Krise: Du planst eine Plattform für deine Region, auf der sich lokale Händler, Gastronomen und Dienstleister digital präsentieren? Dann schau dir unsere Initiative zu #SupportYourLocals an. Du nutzt unser FREE DEV-Programm, um deine Projekte während der Entwicklungsphase gratis bei uns zu hosten? Dann verlängern wir diese Phase bei Bedarf – unkompliziert und unbürokratisch.

Deine Erfahrung zählt

Welche Werkzeuge nutzt du für das verteilte Arbeiten? Welche Erfahrungen hast du damit gemacht? Und wie löst du die typischen Herausforderungen im Homeoffice? Diskutiere mit, in den Kommentaren am Ende des Beitrags.

Slack: Verteilte Teams organisieren

Slack ist eine Art Chat-Dienst für Unternehmen, Agenturen und Teams. Viele Firmen im technischen Umfeld und in der WordPress-Szene organisieren sich komplett über Slack. Vor allem dann, wenn ein Teil der Mitarbeiter von Zuhause aus arbeitet, so wie bei RAIDBOXES. Immer mehr Unternehmen arbeiten sogar komplett Remote – ohne zentrales Büro. Dann sind Tools wie Slack unerlässlich.

Hier ein kleiner Einblick, wie wir Slack nutzen:

  • Direkte Kommunikation: Eben schnell eine Frage stellen, ohne den Schreibtisch zu verlassen? Du kannst direkt mit jemandem chatten, oder beliebige Personen im Unternehmen/Team für einen Gruppen-Chat zusammenstellen. Dabei lassen sich auch Dateien hochladen und austauschen.
  • Channels: Diskussionen oder Ergebnisse, die nur einzelne Teams interessieren, werden in speziellen Kanälen (“Channels”) kommuniziert und organisiert.
  • Benachrichtigungen: Lege fest, bei welchen Nachrichten und Channels du welche Art von Benachrichtigung erhalten willst, um sofort informiert zu werden. Oder schalte einzelne Kanäle stumm (“Muten”), um nur ab und an gezielt mitzulesen.
  • Ping: Eine Nachricht ist besonders wichtig? Du willst, dass die andere Person oder das Team sofort informiert werden? Dafür kannst du sogenannte Pings nutzen.
  • Status: In einem Status-Kanal kommunizieren wir, ob wir aktuell arbeiten und erreichbar sind. Oder ob wir Pause machen bzw. nicht gestört werden wollen (“Tunnel”). Slack bietet hierzu auch eine eigene Funktion und Kennzeichnung an.

Für bestimmte Aufgaben nutzen wir eigens eingerichtete Spezial-Channel. Etwa Kanäle, die nicht der Diskussion dienen, sondern in denen ausschließlich Arbeitsergebnisse und Protokolle geteilt werden.

Slack Homeoffice
So sieht Slack bei RAIDBOXES aus

Channel eher privater Natur kanalisieren alles, was Spaß macht, aber nicht direkt mit der Arbeit zu tun hat. Die Vorteile von Slack und ähnlichen Diensten:

  • Produktiv Arbeiten: Wenn du bei jeder Frage und Anmerkung vor dem Schreibtisch deiner KollegInnen stehst, dann unterbrichst du deren Arbeit unweigerlich. Über Slack lässt sich steuern, wer was wann lesen will. Das steigert die Effizienz – bei richtiger Anwendung.
  • Ablenkung vermeiden: Auch Slack kann für eine chaotische Kommunikation sorgen. Deswegen ist es wichtig, Funktionen wie Beitreten/Folgen, Stummschalten, Statusmeldungen, Ping, Threads etc. systematisch zu nutzen.
  • Autark informieren: Du entscheidest, wo du mitlesen willst. Oder du verlässt einen Channel, wenn er nicht mehr relevant für dich ist.
  • Archiv: Du kannst nach vergangenen Einträgen suchen. So wird die gesamte Kommunikation im Unternehmen – ebenso wie deren Ergebnisse – dokumentiert. Das ist wichtig, um doppelte Diskussionen zu vermeiden.
  • Remote-Anbindung: Bei konsequenter Nutzung von Slack sind MitarbeiterInnen im Homeoffice genauso informiert wie die Teams vor Ort.

Du kannst mit Slack zudem telefonieren bzw. Online-Meetings abhalten – mit oder ohne Kamera. Wir selbst nutzen diese Funktion nicht mehr, die Qualität und Performance waren uns zu schlecht. Dazu später noch mehr. Du hast Fragen zur Nutzung von Slack oder zu den anderen hier gelisteten Anwendungen? Die Kommentare sind offen.

Tipp: Threads nutzen

Chats in Slack lassen sich über sogenannte Threads um Sub-Chats erweitern. Das erhöht die Übersichtlichkeit sehr deutlich. Zudem wirst du über neue Einträge in Threads nur dann informiert, wenn du dich an der jeweiligen Unterdiskussion beteiligt hast.

Als Alternative zu Slack dient Microsoft Teams. Auch darüber lassen sich Chats, Meetings, Notizen und Anhänge miteinander kombinieren. Durch die Anbindung an Office 365 dürfte sich der Dienst vor allem für Unternehmen lohnen, die bereits über eine starke Infrastruktur für Microsoft verfügen.

Google Meet: Videokonferenz für Unternehmen

Google stellt eine Vielzahl von Werkzeugen für Unternehmen bereit. Diese sind meist leicht zu bedienen und auf die virtuelle Zusammenarbeit hin ausgerichtet. Das gilt auch für Google Meet. Das Tool ist den meisten immer noch bekannt als Google Hangouts. Es gibt Apps für Android und iOS, um an Online-Meetings teilzunehmen. Du kannst dich aber auch rein über den Browser einwählen, wobei Chrome am besten angebunden ist.

Homeoffice Tools: So funktioniert RAIDBOXES trotz Corona

Ansonsten werden Firefox, Edge und Apple Safari unterstützt. Externe Gäste können über einen Einladungs-Link oder eine Besprechungs-ID eingebunden werden. Meet ist in die Google Suite integriert. Das ist vor allem dann praktisch, wenn du andere Werkzeuge von Google nutzt, etwa den Kalender. Zu jedem Meeting-Eintrag wird dann bei Bedarf ein passender Link für das Meeting erzeugt.

Google und der Datenschutz

Die Tools von Google sind aus Datenschutz-Sicht umstritten. Bevor du sie für dein Unternehmen verwendest, solltest du dich fachlich beraten lassen: Welche Voraussetzungen gelten in deinem Fall? Zum Teil sind spezielle Einstellungen sowie zusätzliche Passagen in deiner Datenschutzerklärung notwendig.

Wir bei RAIDBOXES haben zudem mehrere feste virtuelle Meeting-Räume erstellt. Der Link bleibt immer gleich. Wir treffen uns dann in “Münster”, “Freiburg”, “Hamburg” oder “Magdeburg” – bei den letzten drei handelt es sich um die Standorte unserer Remote-MitarbeiterInnen. So können wir uns schnell und unkompliziert verabreden, auch für spontane Meetings.

Ansonsten nutzen wir die Online-Zusammenkünfte für unterschiedlichste Zwecke. Mal für Meetings vor Ort mit einer “Schalte” zu den Remotern (rechts oben, das Bild entstand noch vor Corona), oder für ein virtuelles Feierabend-Bier bzw. -Wasser in Homeoffice-Zeiten:

Homeoffice Tools: So funktioniert RAIDBOXES trotz Corona
Gute Stimmung bei RAIDBOXES

Videokonferenzen sind ab einer gewissen Größe nur schwer zu handhaben. Das merken wir ebenfalls, wenn sich wie jetzt – zu Zeiten von Corona – fast alle MitarbeiterInnen von Zuhause aus zuschalten. Wenn ein Online-Meeting mehr als zehn Teilnehmer hat, dann musst du sie klar organisieren. Etwa mit folgenden Regeln und Optionen:

  • Moderation: Jemand sollte das Meeting leiten, Wortbeiträge einholen, ausufernde Diskussionen verlagern und den Zeitrahmen kontrollieren.
  • Agenda: Du hast Probleme damit, die Struktur zu halten? Ein vorab geteiltes und von allen zu bearbeitendes Dokument hilft dir. Darin legt ihr gemeinsam fest, welche Punkte besprochen werden sollen.
  • Stummschalten: Du willst die Audioqualität verbessern? Dann sollten sich alle muten, solange sie nur zuhören.
  • Begleitender Chat: Die meisten Systeme unterstützen eine Chat-Funktion neben der Audio- bzw. Videospur. Darin kann man sich beispielsweise melden, wenn man von der Moderation berücksichtigt werden will.
  • Geteilter Bildschirm: Dein Team will zentral an einem Dokument arbeiten? Oder jemand möchte den anderen etwas präsentieren? Auch das geht, über die Funktion “Bildschirm teilen”.

Früher nutzten wir bei RAIDBOXES Slack Calls für die Videotelefonie. Doch mit zunehmender Größe des Teams häuften sich die Probleme: Abbrüche in den Konferenzen sowie schlechte Ton- und Videoqualität. Google Meet läuft hier bislang stabiler, selbst bei niedriger Bandbreite. Etwa im Homeoffice oder unterwegs. Teste für dich, welcher Dienst sich am besten eignet. Weitere Alternativen sind Skype von Microsoft oder Zoom.

Meeting mit oder ohne Video?

Manche schwören darauf, ihrem Gegenüber virtuell in die Augen sehen zu können. Schließlich gehört der Gesichtsausdruck zur Kommunikation. Andere fühlen sich davon abgelenkt. Du solltest gemeinsam mit dem Team diskutieren und ausprobieren, wann welche Variante zielführender ist. Bei RAIDBOXES können alle MitarbeiterInnen selbst entscheiden, ob sie sich im Homeoffice zeigen wollen oder nicht.

Aircall: Flexibles Telefon

Nicht alle deine Kunden oder Partner sind per Chat, Slack, Skype & Co. erreichbar. Und nicht alle MitarbeiterInnen haben oder wollen ein geschäftliches Smartphone. Dann muss das gute alte Telefon her, in seiner modernen Variante. Mit Dienstleistern wie Aircall kannst du von deinem Firmenrechner aus telefonieren. Egal ob du die Welt von Microsoft oder von Apple nutzt.

Die Qualität der Gespräche ist in Zeiten der IP-Telefonie kein Problem mehr. Dank eigener “Festnetz”-Nummer merkt niemand, von wo aus du telefonierst – die Vorwahl legst du bei Bedarf selbst fest. Und du bist jederzeit erreichbar. Assistenten wie der virtuelle Anrufbeantworter unterstützen dich zusätzlich. Bei den meisten Anbietern lassen sich zudem gemeinsame Nummern für einzelne Teams anlegen.

Aircall Homeoffice
Anrufen und angerufen werden vom Desktop aus

Oder du bindest das virtuelle Telefon an dein CRM bzw. an dein Helpdesk an. Aircall bietet eine Integration unter anderem für:

  • Salesforce
  • Zoho (dazu gleich noch mehr)
  • Slack
  • Hubspot
  • Zendesk
  • Intercom
  • Microsoft Dynamics & Microsoft Teams

Über Drittanbieter ist selbst eine Schnittstelle zu WordPress (zum Teil über Gravity Forms) und zu WooCommerce möglich. Wobei sich die Frage der Sinnhaftigkeit stellt – normalerweise wird hier dein CRM die erste Anlaufstelle sein.

Google Kalender: Den Homeoffice-Überblick behalten

Wer arbeitet wann, wo und woran? Welche Meetings und externen Termine finden statt? Wer hat Urlaub oder ist krank? Welche MitarbeiterInnen sind gerade im Büro, welche im Homeoffice? Durch “Corona” und ähnliche Herausforderungen verlierst du hier schnell den Überblick. Dann macht ein virtueller Kalender Sinn.

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Doch auch dieser wird schnell unübersichtlich. Etwa dann, wenn es mehrere Teams mit unterschiedlichen Meeting-Strukturen gibt. Abhilfe schaffen unterschiedliche Ebenen im Kalender, die sich je nach Bedarf ein- oder ausblenden lassen. So unterscheidet der RAIDBOXES-Kalender beispielsweise die Kategorien:

  • Interne Meetings
  • Externe Geschäftstermine
  • Informationen wie Homeoffice-Status
  • Urlaub
  • Support
  • Belegung der “echten” Meetingräume in Münster

Je nach Rolle im Unternehmen können wir uns auch hier nur jene Informationen anzeigen lassen, die für die jeweilige Arbeit relevant sind. Du suchst eine Alternative zu Googles Kalender? Dr. Web hat einen Test der wichtigsten Kalender Apps erstellt. Darin werden auch Lösungen wie Wunderlist (wird bald von Microsoft To Do abgelöst) oder Todoist vorgestellt, die den Kalender mit To-Do-Listen verknüpfen.

Zoho Sprints: Projektmanagement und Aufgabenverwaltung

Natürlich ist es nicht nur für Remote-Organisationen mit hohem Homeoffice-Anteil wichtig, ihre Projekte gut zu planen. Doch in verteilten Teams wird es noch bedeutsamer, weil die regelmäßige Abstimmung vor Ort fehlt. Sonst bleiben einzelne Tasks liegen oder werden gar doppelt erledigt. Jede Agentur braucht hier eine Methode und ein passendes Tool. Auch als FreiberuflerIn wird es dir helfen, dich in Sprints selbst zu verwalten.

Produktiver arbeiten

Du willst mehr Aufgaben mit weniger Stress erledigen? Dann schau dir unsere Ratgeber von Jan Tissler zu den Themen Produktivitäts-Hacks und Typische Freelancer-Fehler an. Darin erfährst du mehr zu Zeitmanagement, Projektplanung und der zielführenden Priorisierung.

Wir haben mehrere Werkzeuge zur Planung unserer Projekte für die Technik, das Marketing und den Support bzw. Vertrieb ausprobiert. Unter anderem Trello, Hygger und GitScrum. Weitere Möglichkeiten sind Asana oder Hive. Am Ende fiel unsere Wahl auf Zoho mit seinem Modul Sprints.

Die Arbeitsweise der Tools ist stets ähnlich:

  • Verwaltung der Aufgaben: MitarbeiterInnen und Teams tragen ihre Aufgaben bzw. Projekte als “Tasks” ein, zum Teil gewichtet nach Dringlichkeit. Beispiel: “Beitrag Tools für das Homeoffice schreiben”. Du kannst damit auch Aufgaben an andere aus dem Team vergeben.
  • Richtige Zuordnung: Die Tasks sind verschiedenen “Boards” zugeordnet. Diese bilden meist die Abteilungsstruktur im Unternehmen ab. So siehst du immer nur jene Aufgaben, die für dich und deine KollegInnen relevant sind.
  • Struktur abbilden: Einzelne Tasks lassen sich zu Projekten zusammenfassen, um den Überblick zu behalten. Sub-Tasks des eben genannten Beispiels wären etwa “Beitragsbild erstellen”, wenn du so granular vorgehen möchtest. Der Blogbeitrag könnte Teil eines übergeordneten Projekts “E-Book für Agenturen” sein.
  • Automatischer Zeitplan: Jeder Task wird regelmäßig eingestuft. Ist es eine Aufgabe bzw. Idee für die Zukunft (“Backlog”)? Soll sie im aktuellen Sprint erledigt werden? Ist sie bereits in Bearbeitung oder schon erledigt? Wo sind Tasks liegengeblieben?
  • Gemeinsame Abstimmung: In Meetings spricht dein Team regelmäßig über den aktuellen Stand. So wird schnell klar, wer Unterstützung benötigt, oder wo Kapazitäten für zusätzliche Aufgaben frei sind.

Bei konsequenter Durchführung siehst du sofort, wenn der Zeitplan eines Sub-Projekts gefährdet ist. Dann kannst du deine Ressourcen entsprechend umschichten. Das Projektmanagement (PM) diszipliert ein Team und dessen Mitglieder zudem, nicht zu viele Tasks für einen Sprint anzusammeln. Richtig angewendet landet deine Agentur so endlich bei einem realistischen Zeitmanagement.

Sprint Board
Auszug eines Marketing-Sprints bei RAIDBOXES

Du hast noch nie mit einem PM-Werkzeug gearbeitet? Dann wird dir die Arbeitsweise zu Beginn ungewohnt vorkommen. Du oder dein Team brauchen auch eine Weile, bis das Tool durchgängig genutzt und mit Tasks befüllt wird. In der Regel stellen sich jedoch bald die ersten Erfolge ein. Dann wirst du dein Projektmanagement nicht mehr missen wollen.

Google Cloud: Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente

Anwendungen wie Google Cloud leisten natürlich weit mehr, als einfach nur Dokumente zu verwalten. Das Spektrum reicht von der gemeinsamen Projektentwicklung über maschinelles Lernen bis hin zur umfassenden Web Analytics. In Zeiten von Corona sind es jedoch vor allem die einfachen Dinge, die den Arbeitsalltag bequemer machen:

  • Gemeinsamer Informationsstand: Alle im Unternehmen haben jederzeit Zugriff auf die gleichen Dokumente.
  • Stringente Datenhaltung: Damit gibt es kein auf diverse Firmenrechner verteiltes Archiv und keine unterschiedlichen Datei- und Datenstände mehr. Der Zugriff bleibt erhalten, wenn eine Person abwesend ist.
  • Weniger Ressourcen: Das Team spart gleichzeitig Speicherplatz, ein wichtiger Beitrag zur Nachhaltigkeit. Auch Backups sind einfacher möglich und lassen sich zentral verwalten.
  • Mehr Sicherheit: Du arbeitest in deinem Homeoffice mit einem Notebook oder einem privaten Rechner? Dann darfst oder solltest du die meisten Dateien nicht lokal speichern, aus Datenschutz- und Sicherheits-Gründen.

Gleichzeitig kannst du deine Arbeiten schneller erledigen. Bislang schiebst du Dateien in Slack & Co. hin- und her? In Zukunft verschickst du nur noch den Link zum Dokument. Das ist schneller und effizienter.

Homeoffice Tools: So funktioniert RAIDBOXES trotz Corona

Solch ein Cloud-Archiv will gut organisiert sein, damit es dir wirklich hilft. Achte vor allem auf folgende Punkte:

  • Strukturiertes Vorgehen: Auch in der Cloud kannst du schnell den Überblick verlieren, wenn es zu viele oder zu wenige Ordner-Ebenen gibt. Überprüfe deine Struktur regelmäßig. Gegebenenfalls sollte nur eine Person neue Ordner anlegen oder löschen können.
  • Alte und redundante Datenstände: Lege Regeln fest, wer welche Dateien wann und wo speichern sollte. Dazu gehört eine Rolle je Team, die immer wieder einmal aufräumt.
  • Projektverantwortliche: Gerade für einzelne Projekte benötigst du Verantwortliche, die sich um die Ablage von Protokollen, Angeboten, Rechnungen etc. kümmern. Sonst werden am Ende doch wieder alle Daten lokal gespeichert. Dieses Vorgehen zahlt sich zudem aus, wenn eine andere Person das Projekt übernimmt.
  • Zentraler Ablageort: Vor allem Dokumente, die regelmäßig von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden, benötigen eine zentrale Version – gespeichert an einem prägnanten Ort. Sonst existieren schnell mehrere Versionen und unterschiedliche Arbeitsanweisungen.

Dein Unternehmen darf oder will nicht mit Software von Google arbeiten? Dann schau dir Services wie Dropbox oder Microsoft OneDrive an. Achte jeweils intensiv auf die Bedingungen für den Datenschutz.

Open Source Cloud

Es gibt auch Lösungen für deinen eigenen Server, etwa ownCloud. Pluspunkt: Der Dienst kommt aus Deutschland. Wir haben ihn jedoch noch nicht ausprobiert. Du hast Erfahrungen mit ownCloud? Melde dich gerne in den Kommentaren.

Google Docs, Tabellen und mehr

Es lässt sich unschwer erkennen: Die Abhängigkeit von Google ist in vielen Startups und Agenturen recht hoch. Das liegt nicht zuletzt daran, dass das Unternehmen aus Mountain View die Faktoren Kompatibilität, einfacher Zugriff, Bekanntheit und günstige Einstiegspreise geschickt miteinander kombiniert. Aus den gleichen Gründen haben wir uns für Google Docs & Co. entschieden. Wir nutzen sie im gesamten Unternehmen, etwa um Projekte und Prozesse gemeinsam zu dokumentieren.

Gerade im Marketing machen uns die virtuellen Dokumente die Zusammenarbeit einfacher. Intern, aber auch im Zusammenspiel mit unseren externen AutorInnen oder mit Content-Partnern. Das zahlt sich jetzt aus, wo wir komplett verteilt arbeiten – und unsere Gastautoren teils mehr Zeit für die Erstellung neuer Beiträge haben:

  • Redaktion: Kommt der Text als Google Doc, dann können wir direkt darin Anmerkungen machen, den Inhalt redigieren und die Änderungen von den Urhebern freigeben lassen. Das spart erheblich Zeit.
  • Brainstorming: Ständig entstehen neue Beitragsideen – mehr, als sich umsetzen lassen. Diese sammeln wir in einem Google Sheet. Dann können wir sie gewichten und anhand unserer Keyword Strategie nach und nach umsetzen.
  • Redaktionsplan: Unser Redaktionsplan ist ebenfalls eine Google Tabelle, mit mehreren Reitern. Darin sehen wir unter anderem den Status aktuell geplanter Beiträge, die Vorausplanung für die nächsten Wochen, welche Kategorien wie oft bedient werden, welche Gastbeiträge anstehen, wer sich beworben hat und wie hoch die Kosten für externen Content sind.
  • Content Strategie: Unsere Content Strategie ist in einem ausführlichen mehrstufigen Dokument festgehalten. Durch Google Docs können wir die Strategie ständig zusammen erweitern, anpassen und neue Projekte aufnehmen. Gleichzeitig diskutieren wir im Vorschlagmodus über neue Punkte. Änderungen werden dokumentiert.

Das Schöne an derlei Werkzeugen: Sie arbeiten über Hardware-Grenzen hinweg. Du benötigst lediglich eine Freigabe für das jeweilige Dokument, dann kannst du sie aus einem Browser heraus bearbeiten. Die meisten MitarbeiterInnen bei RAIDBOXES arbeiten mit Apple, einige aber auch mit Microsoft. Bei unseren Autoren und Partnern sieht es ähnlich bunt aus.

Redaktionsplan mit Google Tabellen
Auszug aus unserem Redaktionsplan

Mit virtuellen Tools spielt das keine Rolle mehr. Bei Bedarf kannst du deine Google Docs und Tabellen immer noch exportieren. Unter anderem in die Formate:

  • Microsoft Word bzw. Excel
  • OpenDocument
  • RTF, PDF, .txt
  • CSV
  • HTML
  • EPUB (für E-Books)

Oder du erstellst mit einem Klick eine Kopie in deiner Cloud, um unterschiedliche Versionen zu erstellen. Du arbeitest mit externen Content-Lieferanten oder Agenturen? Dann achte darauf, welche Dokumente du freigibst. Du kannst hier zwischen reinen Lese- oder auch Schreibrechten unterscheiden.

TeamViewer: Fernzugriff und Fernwartung

Deine Mitarbeiter arbeiten verstärkt im Homeoffice? Auch dann müssen die Rechner weiter gewartet werden. Dringende Updates, Sicherheitslücken oder die Behebung von technischen Problemen dulden keinen Aufschub, bis Widrigkeiten wie Corona wieder vorbei sind. Die Lösung sind Programme wie TeamViewer oder AnyDesk. Mit ihnen kannst du:

  • Dich mit einem externen Arbeitsplatz verbinden
  • Zusammen mit dem jeweiligen Mitarbeiter auf Fehlersuche gehen bzw. die andere Person anleiten
  • Updates auf dem anderen Rechner ausrollen
  • Dessen Sicherheit überwachen etc.

Bei RAIDBOXES verwenden wir derlei Lösungen bislang nur vereinzelt, da die meisten MitarbeiterInnen regelmäßig im Büro arbeiten. Doch die Anzahl unserer Remote-Kollegen wächst. Auch aktuell sind wir froh, dass die Infrastruktur für das verteilte Arbeiten bereits komplett vorhanden ist.

Zeiterfassung: HeavenHR

Bislang war die toolgestützte Dokumentation der Arbeitszeiten bei RAIDBOXES freiwillig. Wer wollte, der konnte seine Zeiten via Clockify tracken. Denn manche lieben die systematische Zeiterfassung, andere lehnen sie ab. Gesetzliche Vorgaben zwangen uns, eine einheitliche Lösung einzuführen. Dafür nutzen wir nun HeavenHR. Es ist eine umfassende Suite zum Personalmanagement, die Dokumentation ist lediglich eine Komponente davon.

Homeoffice Zeiterfassung
Zeiterfassung im Homeoffice

Und so funktioniert die Verwaltung der Arbeitszeit in unserem Fall:

  • Tracking: Im Browser oder über eine App meldet sich jeder von uns an und ab, wenn ein Arbeitstag beginnt oder endet. Pausen werden auf die gleiche Weise erfasst.
  • Transparenz: Die Mitarbeiter haben in Echtzeit eine Übersicht, wie lange ihr Arbeitstag und ihre Arbeitswoche bereits dauert. Beziehungsweise welche Überstunden in der Vergangenheit angefallen sind.
  • Zeitkonto: Diese Überstunden können wir direkt im Tool in Freizeitausgleich (freie Tage) umwandeln. Auch unseren Urlaub nehmen und verwalten wir über HeavenHR.
  • Rechteverwaltung: RAIDBOXES gibt uns bei der Beantragung von Urlaub etc. die Freiheit des Selbstmanagement. Siehe unseren Beitrag zum Holokratie-Modell, das wir erfolgreich einsetzen.

Ich selbst war nie ein Freund der systematischen Zeiterfassung. Zu oft fühlte ich mich von den Tools unter Druck gesetzt. Doch in einem fairen Unternehmen geraten solche Zweifel in den Hintergrund. Zudem sind die Programme so einfach gestaltet, dass ihre Bedienung schnell selbstverständlich wird.

Homeoffice: Mit den richtigen Werkzeugen deutlich einfacher

Jeden Morgen werfe ich nun HeavenHR an, direkt danach Slack. Zusätzlich poste ich meinen Status im entsprechenden Channel. Ich muss Zuhause kurz weg vom Rechner, weil der Briefträger klingelt? Das ist ganz einfach:

  1. Ein kurzes “afk” (für „away from keyboard“) im Status-Channel
  2. Anschließend ein “re” (“zurück”)
  3. Fertig.

Dazwischen verwalte ich meine Tasks in Zoho, in Google Docs oder im virtuellen Redaktionsplan. Ich arbeite seit neun Jahren komplett von Zuhause aus. Doch selbst in einem Unternehmen vor Ort würde ich mittlerweile nicht mehr auf die hier gelisteten Anwendungen verzichten wollen.

Meine KollegInnen sehe ich regelmäßig – derzeit leider ausschließlich virtuell per Videokonferenz. Mit den passenden Werkzeugen gewöhnst du dich schneller an das Arbeiten im Homeoffice. Und es wird nach und nach effizienter. Trotzdem freue ich mich darauf, möglichst bald wieder vor Ort in Münster vorbeizuschauen. Für mich persönlich kann kein Tool der Welt den Kontakt mit meinen KollegInnen ersetzen.

Fragen zu den Homeoffice Tools

Mit welchen Tools gelingt dir die Arbeit im Homeoffice? Welche Fragen hast du? Nutze gerne die Kommentarfunktion. Du willst über neue Beiträge für Freelancer und Agenturen informiert werden? Dann folge uns auf TwitterFacebook oder über unseren Newsletter.

Michael kümmert sich bei RAIDBOXES um die Bereiche Content und Mental Health. In der Blogger- und WordPress-Community ist er seit 2007 aktiv. Unter anderem als Mitveranstalter von WordPress Events, Buchautor und Corporate Blog Trainer. Er bloggt unglaublich gerne, beruflich aber auch privat. Michael arbeitet und schreibt Remote aus dem sonnigen Freiburg.

Kommentare zu diesem Artikel

Samuel
Samuel

Servus,

ich nutze seit einiger Zeit auch ClickUp. Mega coole Software… leider nur auf Englisch.

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