Agentursoftware: Die 19 wichtigsten Tools für deine Agentur 2021

Max Benz
9 Min.
Agency Software 2021

Interne Aufgaben verwalten, Social Media Accounts von Kunden betreuen, Remote-Organisation oder Zeiten der Mitarbeiter:innen erfassen: Agenturen haben vielfältige Aufgaben und Verpflichtungen. Es gibt wertvolle Tools, die dir bei all diesen Aufgaben helfen. Ein Überblick der Agentursoftware 2021.

Agentur Management

Die wichtigsten Tools für Agenturen wollen wir daher in diesem Artikel vorstellen. Denn längst müssen die zuvor genannten Aufgaben nicht mehr komplett manuell bearbeitet werden. Die folgenden Tools unterstützen dich bei der Projektarbeit in Agenturen.

Projektmanagement Tools

Anwendungen aus dem Bereich Projektmanagement Software sind ganz besonders hilfreich, wenn es darum geht, Projekte zu verwalten und Aufgaben zuzuweisen.

Asana

Das beliebte Projektmanagement Tool Asana kann dabei helfen, auch komplexe Projekte zu managen. Von Designanfragen über die Entwicklung bis hin zu Besprechungs- oder Redaktionsplänen, jegliche Arten von Projekten kannst du mit Hilfe von Asana erstellen und nachverfolgen.

asana Project Management
Die Projektmanagement Software Asana

Das Tool ermöglicht es dir, schnell und einfach Statusaktualisierungen deiner Projekte vorzunehmen. Zudem können mit Hilfe von “Goals” Zielstellungen definiert und direkt mit Aufgaben und Projekten verknüpft werden. Mit Asana ist es ganz einfach, die Arbeit in deiner Agentur zu verfolgen und zu verwalten.

monday

Eine weitere gelungene Projektmanagement-Software für Agenturen ist monday. Das Tool bietet Teams große Unterstützung bei der Planung, Kommunikation und Verfolgung von Projekten. Vom ersten Briefing bis zur letztgültigen Fertigstellung kann alles mit Hilfe dieser Software begleitet werden.

monday Project Management
monday – für die Planung, Kommunikation und Verfolgung von Projekten

monday liefert dir eine Reihe von nützlichen Features wie Projekt- und Ressourcenplanung, Kundenmanagement, Teamzusammenarbeit, Zeiterfassung, Reporting und Rechnungsstellung. Die Arbeit kann vollständig in einem Arbeitsbereich verwaltet und geplant werden. Mit dieser Software bist du innerhalb weniger Minuten bereit anzufangen. Zudem gibt es hunderte visuelle und anpassbare Vorlagen für dich.

Kommunikation in der Agentur

Bei erfolgreicher Kommunikation in deiner Agentur und in deinem Team können nach und nach sämtliche Probleme erörtert und gelöst werden. Es gibt Software, die diese Kommunikation erleichtert und alle Teammitglieder besser miteinander verbindet.

Slack

Die Kollaborations- und Kommunikations-Software Slack erleichtert und unterstützt deine Projektarbeit. Slack ist vor allem bekannt für seine Instant-Messaging-Funktion und bietet den Austausch von Nachrichten in Form einer Chatfunktion mit Einzelpersonen oder aber Gruppen. “Slack” ist ein Backronym und bedeutet “Searchable Log of All Conversation and Knowledge”.

slack collaboration software
Die Software für Kollaboration und Kommunikation Slack

Doch Slack hat auch ein großes Ökosystem von Integrationen aufgebaut. All deine Tools können bei Slack unter einem Dach integriert werden. Wenn du beispielsweise einen neuen Blogbeitrag auf deinem Blog veröffentlichst, der auf WordPress basiert, dann kannst du deinem Team kinderleicht in Slack komplett automatisch eine Benachrichtigung in Form einer Nachricht schicken. Die Möglichkeiten, Nachrichten-basierte Arbeitsschritte zu automatisieren, sind dabei schier unbegrenzt.

Slack für Remote Work

Wir bei RAIDBOXES nutzen schon seit längerem Slack für die Kommunikation im verteilten Team. Unsere Erfahrungen teilen wir in diesem Beitrag: Homeoffice Tools für die Remote-Arbeit.

Microsoft Teams

Die Software Microsoft Teams ist der ideale zentrale Ort für eine Online-Zusammenarbeit im Team. Es wird dabei alles unterstützt, was man für eine reibungslose Teamarbeit benötigt. So gibt es Chat- und Thread-Unterhaltungen, Besprechungen, Videokonferenzen und Anrufe. Dein Team kann mit den unterschiedlichsten Inhalten zusammenarbeiten, Apps und Workflows lassen sich in deinem Unternehmen erstellen und integrieren.

Microsoft Teams collaboration
Microsoft Teams für die Zusammenarbeit via Online-Meetings, Chat und Anrufen

Zeiterfassung

Eine zuverlässige Zeiterfassung ist wichtig für Lohnabrechnungen und das Erstellen von Rechnungen. Die folgende Software hilft dir dabei, zu garantieren, dass die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter:innen und Dienstleister zuverlässig und fehlerfrei funktioniert. Siehe hierzu auch den Beitrag Produktivitäts-Hacks: Mehr Aufgaben erledigen mit weniger Stress.

clockodo

clockodo unterstützt dich dabei, die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden zuverlässig zu erfassen. Mit clockodo kannst du immer auf dem aktuellen Stand der Zeiterfassung für deine Projekte bleiben. Es können zudem Urlaub und Abwesenheiten geplant und verwaltet werden.

clockodo Time Tracking
Arbeits- und Projektzeiten erfassen mit clockodo

Die Projektsoftware ist ganz besonders beliebt, weil sie übersichtlich alle Projektzeitdaten erfassen kann und intuitiv bedienbar ist. Die erfassten Arbeitszeiten lassen sich zudem zur Rechnungserstellung nutzen. Zudem ist eine Partner-Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung vorhanden. Die Software clockodo bietet außerdem einen zuverlässigen CSV-Export.

timr

timr bietet genaueste Projektzeiterfassung per Stoppuhr. Es können Projektzeiten aber auch nachträglich erfasst werden. Eine frei definierbare Projektstruktur bietet dir die notwendige Flexibilität. Im Live-Überblick kannst du Stunden, Mitarbeiter:innen und dein Budget verwalten. Es gibt aussagekräftige Auswertungen und solide Berichte. 

timr time tracking
timr – Projektzeiterfassung per Stoppuhr

Außerdem sind Apps für eine genaue Zeiterfassung von unterwegs aus vorhanden. Praktisch ist, dass sämtliche Aufzeichnungen der erfassten Zeiten sicher in einer Cloud gespeichert werden. Die aktuellen Projektzeitdaten lassen sich stets für fundierte Entscheidungen heranziehen. Ausgaben können angelegt, verschoben, zusammengelegt und deaktiviert werden.

Workflow Automatisierung

Mit Hilfe einer Workflow Automatisierung kannst du viel Zeit und damit Geld sparen. Die Automatisierung erleichtert die Umsetzung einzelner Arbeitsschritte in deinem Team.

Prozesse vereinfachen bei der WordPress Entwicklung

Die administrativen Arbeiten in WordPress nehmen einen großen Teil deiner Arbeitszeit ein. Wir zeigen dir, wie du dein WordPress Management zentral organisierst. In unserem E-Book 5 bis 100+ WordPress Projekte verwalten.

Zapier

Zapier ist ein bekanntes Online-Automatisierungs-Tool, das über 1.000 Apps miteinander verbinden kann. Es ist damit möglich, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Mit nur wenigen Klicks können eigene Workflows erstellt werden. Dabei sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

zapier automate workflows
Zapier für die Automatisierung von Workflows

Tausende von Web-Apps lassen sich miteinander verbinden. Mit Zapier können viele Workflows automatisiert werden und es hilft dir, wichtige Zeit zu gewinnen. Damit du dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren kannst.

Integromat

Mit dem Integromat können effiziente Datenflüsse geschaffen werden, das vereinfacht und optimiert die Prozesse in deinem Unternehmen oder deiner Agentur. Glücklicherweise funktioniert dies mit Hilfe einer grafischen Oberfläche, die ohne Programmierkenntnisse bedienbar ist.

integromat workflow automation
Effiziente Datenflüsse mit Integromat

Integromat unterstützt viele verschiedene Cloud-Anwendungen wie Outlook, Asana, Plutio, WordPress, Dropbox, LinkedIn und Facebook. Beispielsweise kann bei Eingang einer E-Mail mit einem wichtigen Anhang der Arbeitsprozess automatisiert werden. Statt also die E-Mail manuell zu öffnen, wird das E-Mail-Programm mit dem CRM-System verknüpft. Durch die Automatisierungen sparst du täglich wertvolle Zeit ein.

Kundenmanagement

Das ideale Management deiner Kund:innen nimmt Rücksicht auf die besonderen Bedürfnisse eines jeden Einzelnen. Die Wünsche deiner Zielgruppe sollen für das Angebot deiner Produkte und Dienstleistungen berücksichtigt werden. Die folgenden Anwendungen unterstützen Agenturen für Kundenprojekte aller Art.

Analytics und Tracking Software

Mit Analytics Software kannst du dir ein besseres Bild der Online-Performance deiner Kunden machen. Um daraus datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Google Analytics

Das Trackingtool Google Analytics erlaubt die Datenverkehrsanalyse auf Webseiten. Untersucht werden zum Beispiel die Herkunft von Besuchern und die Verweildauer auf den verschiedenen Unterseiten einer Website. Die Anzahl der erhobenen Daten ist dabei schier unerschöpflich und bietet eine gute Grundlage für tiefgehende Analysen.

Google Analytics Marketing Platform
Das Trackingtool Google Analytics

Egal, ob du wissen willst, welche Seiten am meisten Kunden generieren oder welche Artikel nie besucht werden: Mit den richtigen Einstellungen kannst du all dies für deine Kunden herausfinden.

Hotjar

Hotjar ist ein Komplettsystem zur vereinfachten Analyse des Onlineverhaltens der Besucher:innen von Websites. Es ermöglicht dir, beispielsweise Feedback von Besuchenden einer Webseite einzuholen. Zudem kannst du mit Hotjar feststellen, was die Anwender auf deiner Seite wollen. Es wird genauestens untersucht, was für ein Klick- und Tipp-Verhalten diese an den Tag legen. Sogar das Scrollverhalten lässt sich beobachten. Mit diesen Daten können Motivation und Wünsche der Zielgruppe der Webseite ermittelt werden.

hotjar web analytics
Hotjar analysiert das Onlineverhalten deiner Zielgruppe

Social Media Management Tools

Wenn du die Social Media Profile deiner Kund:innen verwaltest, wirst du nicht um Social Media Management Tools herumkommen. Sie helfen dir dabei, verschiedene Konten in einer Software zu managen.

Hootsuite

Hootsuite ermöglicht es dir, all deine Kunden-Accounts von einem Ort aus zu verwalten. Mit Hootsuite kannst du Beiträge im Voraus planen, die Leistung aller Social Media Aktivitäten von einem zentralen Ort aus überwachen und sogar Kundenfreigaben einholen. Je nachdem, wie viele Kundenkonten du betreust, gestalten sich die Preise.

Hootsuite Social Media Monitoring
Social Media Monitoring und Management mit Hootsuite

Agorapulse

Agorapulse ist eine Social Media Management Plattform, mit der du eine Social Inbox für all deine Kundenkonten einrichten kannst. Diese Boxen erfassen alle Unterhaltungen in den sozialen Medien. Durch praktische Filter- und Suchfunktionen erhältst du schnellen Zugriff auf Interaktionen jeglicher Art. Erwähnungen, Werbeanzeigen und wichtige Nachrichten bleiben somit stets abrufbar. Außerdem kannst du natürlich Beiträge für deine Kund:innen planen und dir deren Freigaben sowie Feedback einholen.

agorapulse Social Media Monitoring
Die Social Media Management Plattform Agorapulse

SEO Tools

Du hilfst deinen Kunden bei ihrer Suchmaschinenoptimierung? Die nachfolgenden Tools solltest du kennen. Für WordPress SEO Plugins selbst siehe den Vergleich Yoast vs Rank Math: WordPress SEO Plugins im Vergleich.

SEMrush

SEMrush ist eine populäre SEO-Plattform, die gezieltes SEO (Suchmaschinenoptimierung) und Content Marketing ermöglicht. Mit SEMrush kannst du deine Keyword Recherche betreiben und Wettbewerber tiefgehend analysieren, um dich von deren Strategien inspirieren zu lassen. Zudem bietet dir SEMrush einen praktischen Ranktracker für wichtige Keywords deiner Kund:innen. Das Tool hilft dir dabei, On-Page-Audits für deine Kunden-Webseiten zu erstellen.

Semrush SEO
Die SEO Plattform SEMrush

Ahrefs

Die beliebte SEO Software Ahrefs ist vor allem für ihre große und aktuelle Keyword- sowie Traffic-Datenbank bekannt. Ahrefs bietet dir umfangreiche Tools, um Keywords zu suchen und Wettbewerber zu analysieren. Auch Ahrefs verfügt über eine Ranktracker-Funktion und kann grundlegende SEO Audits durchführen.

ahrefs SEO
Keyword Analyse mit Ahrefs

Managed Hosting

Das Hosting muss den Erwartungen deiner Kund:innen entsprechen und ausreichend Performance liefern. Es gibt viele günstige Angebote, doch worauf kommt es an? Ich selbst nutze RAIDBOXES als Hoster. Er bietet sicheres, zuverlässiges und blitzschnelles WordPress Hosting an.

RAIDBOXES Managed WordPress Hosting
Das Managed WordPress Hosting von RAIDBOXES

Mit den entsprechenden Features, die bei RAIDBOXES im Angebot sind, spare ich Geld und Zeit. Der Top-Support hilft mir bei allen Fragen.

Vorteile von Managed WordPress Hosting

Du interessierst dich für unsere speziellen WordPress Funktionen, die dir zahlreiche administrative Aufgaben abnehmen? Dann lies dir unsere Beiträge 5 bis 100+ WordPress Projekte effizient verwalten und 13 Vorteile von Managed WordPress Hosting durch.

PPC Management Software

Wenn du Werbeanzeigen für deine Kund:innen schaltest, dann kannst du das manuell in den Interfaces der jeweiligen Plattformen (Google, Facebook etc.) handhaben. Alternativ kannst du jedoch auch eine PPC Software (pay per click) nutzen, um diesen Prozess zu vereinfachen. Und um mehrere Kunden-Accounts an einem Ort zu bündeln.

Optmyzr

Optmyzr hilft dir dabei, deine PPC Kampagnen kinderleicht zu optimieren. Das Feature “One Click Optimization” lässt dich deine Anzeigen mit nur einem einzigen Klick verbessern und liefert beispielsweise neue Keyword-Vorschläge oder optimiert deine Keyword-Gebote. Zudem bietet das Tool die Möglichkeit, eigene Werbeanzeigen zu formulieren und dann auch zu platzieren.

optmyzr PPC management
Optmyzr hilft bei der Optimierung von PPC Kampagnen

WordStream

WordStream ist eine praktische PPC Toolbox und bietet dir unter anderem einen kostenlosen Bericht über all deine Google Ads-Leistungen. Speziell für Agenturen bietet WordStream zudem AI-basiertes Reporting für deine Kund:innen sowie Hilfe beim Verwalten von vielen Anzeigen-Accounts.

WordStream online advertising
Die PPC Toolbox WordStream

Webinar Software

Webinare erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Viele Agenturen unterstützen ihre Kund:innen dabei, diese relativ neue Form des Content Marketings zu nutzen. Praktische Webinar-Tools können dabei helfen, die dahinterliegenden Prozesse zu optimieren.

ClickMeeting

Mit ClickMeeting kannst du innerhalb weniger Minuten dein erstes Webinar aufsetzen. Die Software bietet alle wichtigen Funktionen und lässt dich Webinare jeglicher Art und Größe für deine Kunden planen. Von der Landing Page bis hin zu den E-Mail-Benachrichtigungen kannst du hier alles anpassen.

ClickMeeting Online Meetings
Webinare durchführen mit ClickMeeting

WebinarJam

WebinarJam ist eine All-In-One Webinar Plattform, die sich auch für eine große Teilnehmerzahl eignet. Mit dem Tool können tausende Zuhörende erreicht und mit qualitativ hochwertigen Video-Inhalten versorgt werden. Die Software bietet alle wichtigen Funktionen, um ein Webinar von Anfang bis Ende auf einer Plattform abbilden zu können.

Webinarjam webinar software
Umfangreiche Webinare mit WebinarJam

Fazit zum Thema Agentursoftware

In diesem Artikel haben wir dir eine Reihe von verschiedenen Tools vorgestellt. Selbstverständlich bedeutet das nicht, dass du alle nutzen sollst. Bevor du über Software nachdenkst, solltest du dafür sorgen, dass dein zugrundeliegender Prozess klar und optimiert ist. Erst, wenn du weißt, wie der Workflow aussiehst, solltest du nach einer passenden Software suchen, um diesen zu digitalisieren. Das ist der Punkt, an dem die obenstehende Liste hilfreich sein kann. Viel Erfolg damit!

Deine Fragen zu Tools für Agenturen

Welche Fragen zur vorgestellten Agentursoftware hast du? Welche Tools kannst du empfehlen? Nutze gerne die Kommentarfunktion. Du willst über neue Beiträge für WordPress Agenturen informiert werden? Dann folge uns auf TwitterFacebookLinkedIn oder über unseren Newsletter.

Max schreibt, zusammen mit seiner Frau Lisa, für die Blogs Let’s be crazy und RemoteCanteen. Er betreibt zudem selbst eine kleine Content-Agentur. Max hat selbst schon viele Tools ausprobiert und weiß um die Stärken und Schwächen der einzelnen Anbieter.

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